Organisasjonsdesign: En eksperts veiledning

Her vil jeg dele hva organisasjonsdesign er, noen beste praksiser og en prosess som kan hjelpe deg med å gjøre det riktig.

Hva er organisasjonsdesign?

Organisasjonsdesign (noen ganger kalt organisasjonsdesign eller OD) er en metodikk for å identifisere flere aspekter ved en organisasjon (for eksempel misjon, arbeidsflyt og strategi) og deretter samordne eller omorganisere dem for å nå organisasjonens mål i det nåværende forretningsmiljøet.

Det utløses ofte av betydelige interne eller eksterne endringer, inkludert:

• Endringer i selskapets misjon eller strategi
• Forstyrrelser i omgivelsene (for eksempel risikoer som følge av klimaendringer) 
• Teknologiske fremskritt (for eksempel økt automatisering)
• Nye konkurrenter
• Lovendringer
• Betydelige endringer i forretningsresultater (positive eller negative)
• Ny ledelse.

Ekte organisasjonsdesign har som mål å optimalisere funksjonene, prosessene og selskapsstrukturen for å oppnå forretningsresultater.

En veldesignet organisasjon kan tilpasse seg endringer, samarbeide på tvers av funksjoner, ta og gjennomføre beslutninger effektivt og legge til rette for et positivt arbeidsmiljø.

Ofte forveksler folk organisasjonsdesign med å redesigne organisasjonsstrukturen ved hjelp av verktøy for organisasjonskart. 

I virkeligheten er resultatet av OD-prosessen en rekke anbefalinger som kan være ganske omfattende og inkludere ting som organisasjonsstruktur, teknologibehov, oppdateringer av kompensasjonsmodellen, endringer i retningslinjer og felles atferd.

Potensielle positive resultater av disse anbefalingene inkluderer:

• Forbedret lønnsomhet
• Økt medarbeiderengasjement
• God medarbeiderbevaring og karriereutvikling
• Bedre produkter og tjenester
• Økt kundeanskaffelse og/eller lojalitet
• Bedre forberedelse på fremtidige endringer og vekst.

HRs rolle i å lede organisasjonsdesignprosessen

HR spiller en avgjørende rolle i organisasjonsdesign. I selskaper som har organisasjonsdesignere ansatt, leder de prosessen og fungerer både som eksperter og prosjektledere. I selskaper uten partnere innen organisasjonsdesign får HR-forretningspartnerne vanligvis ansvaret for dette arbeidet.

Ofte er den største utfordringen team står overfor, å veilede virksomhetens ledere til å støtte og delta i en fullstendig organisasjonsdesignprosess, i stedet for å bare gå rett på å lage nye organisasjonskart. 

De må også balansere en tilnærming som er rettet både mot virksomheten og menneskene. 

Prinsipper for organisasjonsdesign

Før du starter organisasjonsdesignprosessen, er det nyttig å først forankre deg selv og teamet ditt i  noen viktige prinsipper: 

• Forretningsmessig samordning først, struktur sist
• Lær av fortiden, men la deg ikke styre av den
• Ha som mål å beholde de beste talentene, men ikke utform organisasjonen rundt dem
• Utform organisasjonen for fleksibilitet
• Utform organisasjonen for tydelighet

Forretningsmessig samordning først, struktur sist

Fordi folk feilaktig bruker «organisasjonsdesign» og «organisasjonsstruktur» om hverandre, ønsker de ofte å starte med strukturen. Strukturen er et resultat – det er én av måtene du vil gjøre designet til virkelighet på.

Forretningsmessig samordning er den mest omfattende og viktigste delen av organisasjonsdesignprosessen, fordi den legger grunnlaget for alle designvalgene – inkludert strukturen – du skal ta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lær av fortiden, men la deg ikke styre av den

Selv om det er nyttig å gjennomgå tidligere organisasjonsdesign for å lære av erfaringer, må du huske at du utformer organisasjonen etter behovene dine i dag og det du forventer i fremtiden. 

Ting som kan ha vært riktige tidligere, gjelder kanskje ikke lenger (f.eks. var for mange nivåer lite hensiktsmessig da vi startet; nå som vi har blitt dobbelt så store, opplever vi at vi er for flate).

Målet er å beholde de beste talentene, men ikke utform organisasjonen rundt dem

Talenter er en stor investering og kan være et konkurransefortrinn. Selv om det er viktig å beholde medarbeidere, er det ingen tjent med å utforme organisasjonen rundt noen få personer. 

Hvis noen av disse personene slutter, kan du oppdage at du sitter igjen med en organisasjon som ikke lenger gir mening.

Utform organisasjonen for fleksibilitet

Virksomheten kan bli påvirket av forhold utenfor vår kontroll. Selv om ingen kan forutsi fremtiden, vil en utforming som legger til rette for ting som karriereveier, ny teknologi og kontinuerlig læring, gjøre det mulig for organisasjonen å tilpasse seg endringer uten behov for en fullstendig ny utforming.

Utform organisasjonen for tydelighet

I en velfungerende organisasjon forstår medarbeiderne rollene sine. De vet hvor de passer inn i helheten, og forstår hva de er ansvarlige for. 

Det er vanligvis kjent hvem som har beslutningsmyndighet, og medarbeiderne vet hvordan informasjon flyter i organisasjonen.

Prosess for organisasjonsdesign i 6 trinn: Etablering av grunnlaget gjennom forretningsmessig tilpasning 

Grundig forretningsmessig tilpasning er grunnlaget for vellykket organisasjonsdesign. Det er slik vi vurderer om en virksomhet er rigget for å nå de strategiske målene sine. 

Tilpasning er en prosess i flere trinn. Først må du forankre deg i noen grunnleggende prinsipper for virksomheten, og deretter samle inn informasjon.

Undersøk oppdraget, visjonen og verdiene

Oppdraget, visjonen og verdiene former formålet med og målene for den strategiske planen. De danner grunnlaget for ting som prestasjonsstandarder, måltall og forventninger til atferd.

Ikke alle virksomheter har alle tre – eller de kan ha noe lignende, for eksempel en formålserklæring.

• Oppdrag = det vi gjør (taktisk)
• Visjon = det vi skal gjøre (ambisiøst)
• Verdier = hvordan vi gjør det (atferdsmessig)

Ved å undersøke oppdraget, visjonen og verdiene vil du kunne identifisere ting som hvilken type erfaring eller opplæring teamene trenger, behov for prosesser, praksis eller teknologi, samt hvilken infrastruktur som trengs nå for å levere på lang sikt.

Gå gjennom strategien

Når du går gjennom strategien, må du undersøke både den strategiske planen og de årlige målene. 

Den strategiske planen beskriver organisasjonens langsiktige mål, mens de årlige målene beskriver de mer umiddelbare målene. 

Årlige mål bør på en eller annen måte bygge opp under den strategiske planen. Hvis de ikke gjør det, må du ta dette opp med den øverste ledelsen før du går videre med utformingen.

I tillegg til å forstå strategien bør du forsøke å identifisere de ønskede resultatene, ressursene (økonomiske, i form av medarbeidere eller andre) som trengs, samt gapet mellom dagens situasjon og den ønskede fremtidige situasjonen. Dette vil danne grunnlaget for anbefalingene dine om utformingen.

Samle inn informasjon

Du trenger ytterligere informasjon før du kan gå videre. Dette omfatter både formell eller konkret og uformell eller immateriell informasjon. 

Selv om det er fristende å fokusere på det formelle, er det uformelle like viktig, om ikke viktigere.

Formell informasjon omfatter ting som beslutningsprosesser, strukturer for lønn og belønning, kommunikasjonskanaler (allmøter, elektroniske nyhetsbrev osv.), eksisterende hierarkier og teamstrukturer. 

Formelle elementer er eksplisitte og ofte kommunisert et sted (medarbeiderportal, personalhåndbok, organisasjonens retningslinjer) som medarbeiderne kan slå opp i.

Uformell informasjon er implisitt. Du finner den ikke på portalen eller i personalhåndboken, men den påvirker hvordan ting faktisk blir gjort i organisasjonen. 

For eksempel kan virksomhetens formelle standard være at beslutninger tas i bestemte milepælsmøter. I virkeligheten vet kanskje alle at beslutningene faktisk tas i ad hoc-samtaler (uformelt) før milepælsmøtet.

Når du samler inn uformell informasjon, bør du se etter ting som normer, tankesett, holdninger og oppfatninger som deles av mange, samt nettverk blant medarbeiderne.

Ta hensyn til organisasjonene i organisasjonen

Husk at informasjon – formell og uformell – kanskje ikke er den samme i alle deler av organisasjonen.

Når vi vurderer hvor dypt vi skal gå, er det en god idé å utforske forskjeller basert på geografi, fordi måten arbeidet utføres på, kan være sterkt påvirket av nasjonale eller kulturelle normer og tankesett. Dette gjelder særlig hvis du jobber i en global virksomhet.

Det kan også være lurt å se etter forskjeller på tvers av funksjoner eller teamsammensetninger knyttet til spesifikke hendelser, av mange ulike grunner. Vær åpen for å utvide informasjonsinnhentingen basert på det du lærer underveis i prosessen.

Opprette eller redesigne organisasjonen

Nå er du klar til å utforme den nye organisasjonen. Igjen betyr ikke dette bare å opprette en organisasjonsstruktur.

Du utformer en organisasjon som skal legge til rette for at virksomheten når målene sine og gjennomfører den strategiske planen. 

Utformingen din kan omfatte ting som:

• Nye beslutningsprosesser
• Ny teknologi
• Redusert eller utvidet produktfokus
• Endringer for å holde tritt med forventede regulatoriske endringer.

Ikke la dagens begrensninger påvirke utformingen din. Målet ditt er å finne ut hva virksomheten trenger for å gjøre strategien til virkelighet.

Det blir den øverste ledelsen som må avgjøre om de er villige og i stand til å støtte det som trengs.

Til slutt: en ny struktur

Nå er du klar til å opprette organisasjonsstrukturen. Du har informasjonen du trenger for å opprette strukturen som skal gjøre resten av organisasjonsdesignet til virkelighet. 

For eksempel kan du, for å effektivisere beslutningstakingen i hele organisasjonen, foreslå en flatere struktur med færre nivåer. 

For å sikre at du kan ansette, beholde og utvikle den brede gruppen av tekniske spesialister du trenger for å fremme kontinuerlig innovasjon, kan du opprette en struktur der spesialister ikke trenger å bli ledere for å avansere til mer senior stillinger i organisasjonen.

Eksempel på organisasjonsdesign

Tilbake til den globale detaljhandelsvirksomheten jeg nevnte i innledningen. I løpet av de nærmere ti årene jeg var der, opplevde organisasjonen flere endringer i den øverste ledelsen.

Dette, kombinert med andre faktorer som fallende salg, nye konkurrenter og økende materialkostnader, førte til betydelige strategiske endringer omtrent annethvert år.

I stedet for at HR ledet en redesign av organisasjonen for å tilpasse alle deler av organisasjonen helhetlig til endringene i strategien, insisterte den øverste ledelsen på flere omorganiseringer.

I løpet av denne perioden gjennomgikk ulike deler av organisasjonen 12 omorganiseringer(?!). I ett tilfelle vokste et team på 100 personer til nærmere 400, for så å krympe tilbake igjen mindre enn 18 måneder senere.

I løpet av disse årene mistet organisasjonen talenter, pådro seg betydelige kostnader til sluttpakker og fratredelsesordninger, og fortsatte å tape markedsandeler.

Beslutningsmyndigheten ble stadig mindre tydelig, tverrfunksjonelle samarbeid ble vanskeligere, og ansvarsbevisstheten fortsatte å svekkes.

Ved å fokusere nesten utelukkende på struktur på bekostning av samordning og utforming oppnådde virksomheten ikke bare ikke de strategiske målene sine; den motarbeidet også seg selv.

Godt organisasjonsdesign krever tid

En vanlig innvending jeg hører mot å gjennomføre en fullstendig prosess for organisasjonsdesign, er at det tar for mye tid, og at det går raskere å bare omorganisere.

Som HR-medarbeider er det din rolle å hjelpe ledelsen med å se verdien av å sakke ned for å få opp farten.

Selv om omorganisering kan virke raskere, vil alternativkostnaden ved tapt effektivitet, utilstrekkelig eller tapt kompetanse, manglende tydelighet i organisasjonen og svekket ansvarlighet til syvende og sist koste organisasjonen mer tid (og ofte mer) når den prøver å rette opp det som ikke fungerer. 

Redesignprosessen er en gjennomtenkt og grundig måte å sikre at organisasjonen er rigget for å lykkes på.

Viktige punkter

• Organisasjonsdesign og organisasjonsstruktur er forskjellig. OD innebærer å samordne ulike sider av en organisasjon, inkludert prosesser, arbeidsflyter, strategier og struktur, for å nå virksomhetens mål.
• HRs viktige rolle i utformingen. Menneskelige ressurser (HR) spiller en avgjørende rolle i å lede organisasjonsdesignet ved å sikre at ledelsen forplikter seg til å redesigne, i stedet for bare å omorganisere.
• Prinsipper og prosess for effektivt organisasjonsdesign: De underliggende prinsippene for effektivt organisasjonsdesign er tilpasning til virksomheten, fleksibilitet for utvikling, tydelighet og det å beholde talenter.