Planlegging av kontorlokaler: Komplett guide for moderne organisasjoner

1. Utnyttelse av plass: Fastslå hvordan plassen skal deles inn på en effektiv måte, for eksempel plasseringen av skrivebord, møterom, samarbeidsområder og private kontorer.
2. Ergonomi: Omfatter valg av møbler og utforming av arbeidsstasjoner, med fokus på de ansattes velvære
3. Fleksibilitet: Planlegging for vekst eller endringer i virksomheten, for eksempel å ansette flere medarbeidere eller tilpasse seg nye arbeidsmåter.
4. Teknologisk integrasjon: Sikre at det finnes tilstrekkelig kabling, strømuttak og internettilkobling, samt integrere smarte arbeidsplassfunksjoner som intelligent belysning og klimakontroll.
5. Estetikk og merkevarebygging: Skape et miljø som gjenspeiler virksomhetens merkevare, kultur og verdier gjennom fargevalg, kunstverk og designelementer.
6. Akustikk og belysning: Balansering av naturlig lys med kunstig belysning for å skape et lyst og komfortabelt miljø, samt håndtering av støynivåer gjennom lydabsorberende materialer, akustikkpaneler eller strategisk plassering av roligere områder unna soner med mye trafikk.
7. Regelverk og sikkerhet: Sikre at kontorutformingen er i samsvar med lokale byggeforskrifter, brannsikkerhetsregler og tilgjengelighetsstandarder (det kan til og med være lurt å gå et skritt videre her hvis virksomheten etableres internasjonalt).
8. Kostnadsstyring: Planlegge kontorløsningen og utformingen innenfor rammene av et budsjett, og balansere kostnader med funksjonalitet og estetikk.
9. De ansattes behov:
   • Inkluderende: Kontorlokaler bør være tilgjengelige og imøtekomme behovene til alle ansatte.
   • Samarbeidsorienterte: Skape områder der team kan arbeide effektivt sammen.
   • Stille soner: Tilby områder der de ansatte kan konsentrere seg uten forstyrrelser.
   • Sosiale områder: Utforme pauserom eller salonger der de ansatte kan slappe av og være sosiale.
   • Kantiner: En annen organisasjon jeg jobbet i, hadde en kantine på arbeidsplassen som serverte oss gratis lunsj hver dag (den var som regel velsmakende og alltid sunn).
   • Soner for barnepass: Et velkomment personaltiltak!
10. Bærekraft: Integrere energibesparende teknologier og løsninger for å redusere kontorets karbonavtrykk, bruke bærekraftige materialer og designmetoder for å redusere miljøpåvirkningen, og sikre at det finnes tilstrekkelige fasiliteter for resirkulering og avfallshåndtering.

Avhengig av hvilken type virksomhet du driver, kan det også være hensiktsmessig å innføre en smidig arbeidsplass for å oppmuntre til teamsamarbeid og samtidig støtte individuell produktivitet.

Faktorer som påvirker planlegging av kontorlokaler

Min tidligere arbeidsgivers kontor ble valgt fordi virksomheten var relativt velstående, og fordi vi trengte plass til å vokse samt muligheten til å tilpasse enkelte områder.

Noen hensyn ved planlegging av et nytt kontor eller oppussing av et eksisterende kontor er blant annet:

• Budsjettbetraktninger: Du ønsker et funksjonelt og inspirerende område uten å bruke for mye penger eller sløse med ressurser.
• Tilgjengelig plass: Hvilken plass er realistisk tilgjengelig, og hvordan kan den utnyttes best for å dekke teamets behov (tips: spør dem).
• Arbeidsmodell: Hvorvidt teammedlemmene er på kontoret på heltid, eller har hybride arbeidsordninger eller jobber eksternt, vil ha stor innvirkning på planleggingsprosessen for kontoret.
• Bedriftskulturen deres: Den unike kulturen deres vil uunngåelig påvirke utformingen av kontorlokalene. Fintech-oppstartsbedriften Wise installerte for eksempel badstuer på kontorene sine som følge av sin estiske arv.
• Sikkerhet og regelverk: Sist, men ikke minst, må lokalene være trygge, tilgjengelige og oppfylle alle lovpålagte krav.

5 mål for planlegging av kontorareal

Kontorer utgjør en betydelig kostnad, så det er viktig å utnytte dem effektivt. Her er 5 mål for planlegging av kontorareal:

1. Skape et komfortabelt og trygt arbeidsmiljø

Dette er et hovedmål med planlegging av kontorareal. Det innebærer å velge ergonomiske møbler som ivaretar de ansattes helse, sørge for tilstrekkelig belysning for å redusere belastningen på øynene og sikre at arbeidsområdet har god ventilasjon og kontrollert temperatur. 

Sikkerhetshensyn omfatter overholdelse av byggeforskrifter, brannsikkerhetsregler og tilgjengelighetsstandarder for å sikre at kontoret er et sikkert og inkluderende sted for alle ansatte. 

Ved å prioritere komfort og sikkerhet kan virksomheter redusere risikoen for skader på arbeidsplassen og skape et miljø der de ansatte føler seg verdsatt og ivaretatt.

Det viktigste behovet hos arbeidstakere? Naturlig lys og utsikt mot uteområder.

2. Økt produktivitet

Planlegging av kontorareal har som mål å øke produktiviteten ved å utforme en planløsning som støtter effektive arbeidsflyter. 

Dette innebærer blant annet å plassere avdelinger og team strategisk nær hverandre for å minimere tiden som brukes på å gå rundt eller lete etter kolleger. 

Utformingen bør også minimere forstyrrelser ved å tilby stille soner for konsentrert arbeid og samarbeidsområder for oppgaver som utføres i team. 

God integrering av teknologi, som høyhastighetsinternett og lett tilgjengelige stikkontakter, sikrer at de ansatte kan arbeide uten avbrudd.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Bedre samarbeid

Bedre samarbeid er en av hovedgrunnene organisasjoner oppgir for å kreve RTO, så kontorarealet må støtte dette bedre!

Som Timothy Gawel, leder for Corporate + Commercial Studio i arkitektfirmaet HUB, skriver i artikkelen sin om utforming av hybride kontorer, «Kontorer utformes med mer «vi-plass» og mindre «jeg-plass» for å gi de ansatte felles fasiliteter som ikke kan gjenskapes hjemme.»

Igjen innebærer dette å skape en blanding av områder som dekker ulike bruksområder og behov.

4. Reduserte driftskostnader

Et godt planlagt kontor utnytter plassen på en smart måte for å redusere behovet for ytterligere lokaler og senke kostnadene til leie, strøm, andre forsyninger og vedlikehold. Dette kan innebære å innføre enten fleksible arbeidsplasser eller kontorhotell (hvis du er usikker på forskjellen, kan du lese artikkelen vår om fleksible arbeidsplasser kontra kontorhotell).

I tillegg kan gjennomtenkt planlegging føre til energibesparelser og annen effektivisering, noe som ytterligere reduserer de samlede kostnadene ved å drive et kontor.

5. Bedre sikkerhet

Sikkerhet er en annen viktig faktor i planleggingen av kontorareal for å beskytte mennesker, fysiske verdier og sensitiv informasjon. 

Dette innebærer å utforme kontorplanen med kontrollerte adkomstpunkter, sikre inngangssystemer og overvåkningskameraer. Følsomme områder, som serverrom eller kontorer for ledelsen, kan kreve ytterligere sikkerhetstiltak, inkludert begrenset adgang eller forsterkede dører.

7 beste praksiser for planlegging av kontorareal

Å planlegge et nytt kontor er et spennende prosjekt. Her er noen beste praksiser som kan bidra til å sikre at det blir vellykket.

1. Vurder lokalene dine

Før du går i gang med utformingsprosessen, er det avgjørende å vurdere de nåværende kontorlokalene dine grundig. 

Dette innebærer å forstå de fysiske dimensjonene, identifisere styrkene og begrensningene ved planløsningen og vurdere hvordan området brukes i dag.

Faktorer som bør vurderes, er trafikkflyt, naturlig lys og eksisterende infrastruktur. Programvare for planlegging av kontorarealer kan være til hjelp her ved å tilby sanntidsanalyse som støtter datadrevne beslutninger for å optimalisere arealutnyttelsen.

Denne vurderingen hjelper deg med å identifisere områder som ikke utnyttes godt, og muligheter for forbedring, slik at den nye arealplanen utnytter det du har, best mulig.

Et godt råd

For å utforme virkelig inkluderende områder bør du ta deg tid til å forstå hvilke stimuli og arbeidsmåter som kan utløse reaksjoner hos medarbeiderne dine. Du kan ivareta disse behovene på en god måte ved å undersøke hvordan du best kan optimalisere de viktigste romlige elementene på arbeidsplassen. Ved å skaffe deg en forståelse av hvor det naturlige lyset er mest fremtredende, og hvilke områder som er mest utsatt for høye lyder, kan du for eksempel legge til rette for en hensiktsmessig plassering av sosiale soner. — Sarah Payne, designsjef hos Kerr Office Group

2. Involver medarbeiderne 

Som med de fleste initiativer som gjelder medarbeidere, er det god praksis å involvere menneskene du utformer initiativet for.

I tilfellet med det ovennevnte HUB-prosjektet brukte de medarbeiderundersøkelser som grunnlag for utformingen av de nye kontorene.

De ba medarbeiderne vurdere kontorfasilitetene og stilte spørsmål som hvor ofte de kommer inn på kontoret for å bruke private møterom, for å finne ut hvilke områder 

Resultatet ble et område kalt «HUB-en», et åpent område som strekker seg fra den ene siden av bygningen til den andre.

Den ene enden av HUB-en er det sentrale kontrollsenteret for produksjonsprosessene, mens den andre enden er kontorets inngangsparti, med resepsjon, utstillingsområde, møterom for kunder, lounge og uformelle sitteplasser for samtaler mellom kunder og designere.

I tillegg til undersøkelser kan du også arrangere fokusgrupper eller involvere en representativ komité for å samle inn tilbakemeldinger om dagens utfordringer og ideer til den nye planløsningen. 

Å involvere medarbeiderne sikrer ikke bare at den endelige utformingen støtter produktiviteten og trivselen deres, men øker også følelsen av eierskap og tilfredshet med den nye arbeidsplassen.

3. Bruk de riktige verktøyene

Moderne designprogramvare og verktøy for arealplanlegging lar deg lage detaljerte plantegninger, visualisere planløsninger i 3D og teste ulike konfigurasjoner før du gjør fysiske endringer.

Disse verktøyene kan hjelpe deg med å optimalisere arealutnyttelsen, sikre samsvar med regelverk og identifisere potensielle problemer tidlig i planleggingsprosessen. 

Ved å bruke de riktige verktøyene kan du dessuten effektivisere kommunikasjonen med interessenter, gjøre det enklere å formidle visjonen din og få beslutningstakere med på laget.

Microsoft brukte for eksempel VR-teknologien sin til å involvere interessenter da de utformet kontorene sine i Sydney.

4. Dokumenter arealplanen

Det er avgjørende å dokumentere arealplanen for å sikre at planleggingsprosessen er organisert, og at alle interessenter har samme forståelse.

En detaljert arealplan bør inneholde plantegninger, møbleringsplaner, diagrammer for elektriske anlegg og nettverk samt andre relevante spesifikasjoner.

Denne dokumentasjonen fungerer som en referanse gjennom hele gjennomføringsprosessen. Den bidrar til å unngå misforståelser og sikrer at sluttresultatet samsvarer med den opprinnelige visjonen. 

En dokumentert plan gjør det dessuten enklere å kommunisere med entreprenører, designere og andre involverte parter, noe som legger til rette for en smidigere gjennomføring.

5. Optimaliser for teknologi

Det virker kanskje grunnleggende, men sørg for at arealplanen ivaretar dagens og fremtidens teknologibehov ved å inkludere tilstrekkelig med strømuttak, høyhastighetsinternettilgang og tilstrekkelig IT-infrastruktur.

Planlegg for samarbeidsverktøy som videokonferansesystemer, interaktive skjermer og trådløse ladestasjoner. Programvare for bestilling av fleksible arbeidsplasser kan hjelpe deg med å utnytte den tilgjengelige skrivebordsplassen smartere. 

Ved å optimalisere kontoret for dagens og fremtidens teknologier skaper du en mer effektiv, sammenkoblet og fremtidssikker arbeidsplass som støtter de digitale behovene til medarbeiderne dine.

6.  Overvåk og juster

Planlegging av kontorlokaler avsluttes ikke når den nye planløsningen er på plass; det er en kontinuerlig prosess som krever overvåking og justering. 

Etter at kontoret er omorganisert, bør du se på hvor godt lokalene oppfyller virksomhetens og medarbeidernes behov.

Samle inn tilbakemeldinger og følg med på viktige resultatindikatorer, som medarbeidertilfredshet, produktivitet og utnyttelse av lokalene.

Hvis det oppstår problemer eller nye behov utvikler seg, bør du være forberedt på å gjøre justeringer i planløsningen. Ved å ta i bruk en tilnærming basert på kontinuerlig forbedring kan du sørge for at kontorlokalene forblir effektive og tilpasningsdyktige over tid.

7. Skaff en god kaffemaskin

Det er helt nødvendig!

Inspirasjon til stilige kontorlokaler

Jeg tenkte å avslutte med noe morsomt og gi 5 inspirerende eksempler på stilige kontorer:

1. Amazon «Spheres», Seattle

[bio]Spheres ligger i Amazons kontorer i Seattle og huser mer enn 40 000 planter fra skyskogene i over 30 land. Tanken bak etableringen er å gi medarbeiderne et sted der de kan komme i kontakt med naturen og redusere stress.

2. AirBnBs kundeservicekontorer, Portland

AirBnB gikk langt for å fornye det tradisjonelle kundesenteret. Designerne gjennomførte flere måneder med erkjennelsesteoretisk forskning og samarbeidet med medarbeiderne for å skape noe helt spesielt.

3. Microsoft, Sydney

Microsofts flaggskipkontor i ANZ regnes som en foregangsbedrift innen utforming av hybride arbeidsplasser. Tanken er at medarbeiderne skal kunne jobbe når og hvor de vil, ved hjelp av en kombinasjon av intelligent belysning, robotteknologi, sensorer, digitale whiteboardtavler, varierte arbeidsområder og en spesialutviklet app som gir denne fleksibiliteten.

4. Adidas' hovedkontor, Herzogenaurach

Adidas' flaggskipkontor i Tyskland ligger ikke i München, Berlin eller Frankfurt, slik du kanskje skulle tro. For å tiltrekke seg medarbeidere og imøtekomme behovene deres utviklet de konseptet «My Arena», som bruker prinsipper fra designtenkning for å forstå behovene og ønskene til 3800 medarbeidere fra 80 nasjoner.

De ulike delene av bygningen representerer Adidas' «seks viktigste byer» (Los Angeles, New York, London, Paris, Shanghai og Tokyo), og komplekset inneholder kantiner, restauranter samt sports- og fritidsfasiliteter.

5. Lego, Billund

Legos flaggskipkontor i Danmark ble utformet i samarbeid med medarbeiderne for å gjenspeile LEGO-konsernets verdier: «Fantasi, moro, kreativitet, omsorg, læring og kvalitet». Campusområdet er utformet for å gi medarbeiderne og familiene deres et lekent, inkluderende og samarbeidsorientert miljø.