Sikring av forretningskontinuitet i et permakrise-miljø

Hva er virksomhetskontinuitet?

Virksomhetskontinuitet viser til den strategiske og taktiske planleggingen en organisasjon gjennomfører for å sikre at den kan fortsette driften under og etter en forstyrrende hendelse.

Det innebærer å identifisere kritiske operasjoner og systemer samt iverksette planer og tiltak for å opprettholde eller raskt gjenopprette kritiske forretningsfunksjoner ved uforutsette forstyrrelser, som naturkatastrofer, cyberangrep eller andre kriser.

Denne prosessen er avgjørende for å minimere driftsstans og økonomiske tap, samtidig som virksomhetens fortsatte levedyktighet sikres.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Virksomhetskontinuitet betyr mobilitet

HR- og global mobilitetsfagfolk har god erfaring med krisehåndtering og gjenoppretting etter katastrofer, ettersom opplæring har blitt stadig mer nødvendig de siste årene. 

Hurtighet er et avgjørende element i krisehåndtering. HR-fagfolk bør gjøre praktiske immigrasjons- og mobilitetshensyn til en del av standardplanverket sitt og sørge for at det er oppdatert og stresstestet.

De generelle retningslinjene for håndtering av virksomhetskontinuitet er delt inn i tre deler:

1. Vit på forhånd hvem de viktigste interessentene er, samt hvilke roller og hvilket ansvar de har
2. Sørg for geografisk spredning av beredskapspersonell og personer med ansvar, i tilfelle noen blir direkte berørt og ikke kan utføre rollen sin
3. Perfeksjon kan være det godes fiende. Det må være godt nok, så lenge organisasjonene er smidige og kan tilpasse seg for å opprettholde driften.

De fem viktigste områdene innen virksomhetskontinuitet

Data er avgjørende under en krise

Det som har blitt tydelig i situasjoner der ansatte må evakueres fra ett land til et annet, er hvor viktig det er å innhente og vedlikeholde opplysninger om ansatte og deres pårørende. 

Du trenger dette for å kunne gjøre følgende: 

1. Identifisere alle berørte ansatte og vurdere risikoen, samt vurdere alternativer for umiddelbar evakuering av hensyn til sikkerheten. 
2. Vurdere kortsiktige og langsiktige alternativer for arbeidssteder. 
3. Handle besluttsomt og raskt for å flytte ansatte. 

Mange organisasjoner kjenner kanskje ikke til de ansattes nasjonalitet, ettersom disse opplysningene ikke samles inn rutinemessig fordi innsamling av data noen ganger kan oppfattes som et inngrep i personvernet. I en krise er det imidlertid avgjørende å ha korrekte opplysninger for hele prosessen. 

Når virksomheter ser på hvordan de skal samle inn disse opplysningene, er det avgjørende at de også registrerer nasjonaliteten til de ansattes familiemedlemmer, ettersom det er enda mindre sannsynlig at disse opplysningene blir samlet inn.

Det er i praksis enklere å flytte personer med enkelte nasjonaliteter raskt enn personer med andre nasjonaliteter. Sikkerhetsteam kan for eksempel organisere charterfly eller til og med båter for å evakuere personell, men i en nødsituasjon tar de ofte ikke hensyn til nasjonaliteten til de aktuelle personene og hvorvidt de faktisk får gå om bord på flyet eller reise inn i destinasjonslandet.  

Det er avgjørende at fagfolkene som har ansvar for å flytte ansatte i en nødsituasjon, er realistiske med hensyn til hva som er mulig i organisasjonen deres når det gjelder HR-systemenes kapasitet til å vedlikeholde et dataregister. 

Det er kanskje ikke nødvendig å ha alle opplysninger om alle ansatte globalt, og dette kan faktisk være forhindret av lokale lover i enkelte jurisdiksjoner. Men det vil være til stor hjelp for å organisere utreiser å ha en tydelig plan for hvor sikkerhetsutfordringene mest åpenbart kan ligge, og å sørge for at opplysninger om disse ansatte og deres pårørende er tilgjengelige.

Før brexit hadde mange organisasjoner for eksempel ikke opplysninger om britiske statsborgere i Europa og europeere i Storbritannia – de hadde ganske enkelt aldri hatt behov for dette.  

På grunn av tidslinjen var det imidlertid tilstrekkelig tid til å samle inn denne informasjonen og iverksette de nødvendige tiltakene for å opprettholde immigrasjonsstatus og sikre virksomhetskontinuitet. Slik er det ikke i virkelig akutte situasjoner, som vi har sett de siste årene i Ukraina og Afghanistan.

Hvis du bruker en registrert arbeidsgiver i en bestemt region, vil det være risikoer som må reduseres, og samarbeid som må organiseres som en del av dette.

Author's Tip

Data er bare nyttige så lenge de forblir gyldige. Det er viktig å etablere en mekanisme for å vedlikeholde og oppdatere dem, for eksempel ved å implementere en regelmessig påminnelsesrutine for ansatte, støttet av en egnet teknologiplattform.

Arbeidsstyringshåndtering under en krise

En strategi for arbeidsstyringshåndtering gjør det mulig å utvikle en plan for å flytte arbeidsstyrken på en effektiv måte, slik at virksomheten kan opprettholde kontinuiteten og ta veloverveide beslutninger når tilgjengelige alternativer vurderes. 

I noen tilfeller krever dette kanskje ikke at alle ansatte faktisk flyttes ut av landet, men det bør utarbeides en individuell plan for bestemte ansatte som kan være nødvendige for å fortsette driften på det berørte stedet.

Ved gjennomføring av en analyse bør en virksomhet vurdere følgende relevante faktorer i samarbeid med sine immigrasjonsspesialister og leverandør av tjenester for global mobilitet:

• Hvor kan ansatte reise på kort varsel av sikkerhetshensyn? Hvor finnes det visumfrie reisemål, eller steder der de kan få visum ved ankomst?
• Kan en person arbeide der på kort eller lang sikt? Hvor lang tid vil det ta å få arbeidstillatelse?
• Hvordan skal de holde seg oppdatert på raske og hyppige endringer i immigrasjonsregelverket og reisemulighetene?
•  Hvilke ulike hensyn gjelder for fjernarbeid? Digitale nomadevisum er for eksempel, med enkelte unntak, ikke alltid brukbare alternativer når tiden er avgjørende. Både virksomheter og ansatte må ta hensyn til fast driftssted, skatte- og trygdeforpliktelser osv.
• Hvilke konkrete kompetansebehov finnes på virksomhetens ulike lokasjoner?  Selv om dere har en global tilstedeværelse, kan kompetansen til de berørte ansatte bare passe med enkelte lokasjoner.
• Hva innebærer risikostyringen ved å flytte personer inn i kriseområdet for å støtte håndteringen – for eksempel å flytte sikkerhetsteam for å støtte evakueringer på grunn av politisk ustabilitet som har vært observert de siste årene i Irak, Syria og Afghanistan?
• Hvilke ulike scenarioer må vurderes, for eksempel situasjoner der det ikke er mulig å reise?
• Hvis hendelsen påvirker virksomhetens forsyningskjede, hvilke regulatoriske hindringer må håndteres, og hvilke beredskapsplaner finnes for å sikre at forretningsprosessene ikke blir fullstendig satt ut av spill?

Betydningen av å ha en reiseberedt arbeidsstyrke

Det er viktig å sikre at berørte personer er best mulig forberedt på å reise, slik at en plan for virksomhetskontinuitet kan gjennomføres på en smidig måte. 

I tillegg til å ha oversikt over nasjonalitetene til de berørte personene, er det også avgjørende å vite hvilke gyldige visum de allerede har, ettersom dette kan legge til rette for umiddelbar reise. 

En indisk statsborger i Israel har for eksempel kanskje ikke mange reisemuligheter, men hvis vedkommende har et gyldig Schengen-visum, amerikansk ESTA, britisk besøksvisum osv., åpner det seg plutselig en rekke alternativer, i hvert fall for reise og sikkerhet på kort sikt. 

Når det gjelder hvor berørte personer kan reise, er det i første omgang best å ha identifisert steder der de ikke bare kan reise, men også umiddelbart fortsette arbeidet.

Hvis det ikke er et alternativ, er det nest beste å vurdere steder der personer kan reise inn uten visum og endre immigrasjonsstatusen sin i landet. 

Noen ganger kan det bety et avbrudd i arbeidskontinuiteten hvis de for eksempel ikke kan arbeide mens en søknad er til behandling. Andre ganger kan det bety en periode med arbeid fra et hotell eller en leilighet i stedet for oppmøte på et kontor.

De forente arabiske emirater tilbyr for eksempel visum ved ankomst til mer enn 70 nasjonaliteter og gir mulighet til å konvertere visumet til et visum for fjernarbeid etter ankomst.

Da Russland–Ukraina-krisen oppsto, var EU raskt ute med å iverksette midlertidig beskyttelsesstatus for ukrainske statsborgere, noe som gjorde det langt enklere for personer å fortsette å arbeide etter at de hadde kommet seg til et trygt sted. Men da enkelte virksomheter avviklet driften i Russland og ønsket å flytte ansatte, var det mer problematisk, og alternativene var mer begrensede. 

Ansatte bør sørge for at passene deres er gyldige og har minst seks måneders gjenværende gyldighet. De bør også ha tilgang til dokumenter som vigselsattester, fødselsattester for barn, vitnemål og lignende. 

HR-medarbeidere bør innarbeide denne informasjonen i introduksjonen av utenlandske statsborgere og i oppfølgingssamtaler med dem, for å sikre at de har riktig dokumentasjon tilgjengelig i tilfelle reise på kort varsel.

More Articles

• PEO vs. EOR: Viktige forskjeller som hjelper deg å velge
• Registrert arbeidsgiver vs. bemanningsbyrå 2026

Geolokaliseringsfunksjonalitet?

Som nevnt tidligere er nøyaktige og oppdaterte data avgjørende i en krise, men det finnes begrensninger knyttet til kvaliteten og mengden av disse dataene når de håndteres manuelt. 

Virksomheter kan, og gjør det også, innføre systemer for å spore hvor de ansatte befinner seg, av hensyn til deres sikkerhet og trygghet. Disse systemene omfatter vanligvis bare landet de ansatte befinner seg i, ikke den spesifikke plasseringen i landet. 

Selv om organisasjoner sannsynligvis kjenner arbeidsstedet til de ansatte, vet de kanskje ikke om de faktisk befinner seg der når en nødsituasjon oppstår, eller om de er på reise. Som et minimum bør ansatte rådes til å registrere hvor de befinner seg hos hjemlandets ambassade, særlig hvis de reiser til et høyrisikoland.

Ved en katastrofe eller en annen type forstyrrende hendelse kan det være svært nyttig å ha oppdatert kontaktinformasjon for den ansatte og mulighet til å spore hvor vedkommende befinner seg ved hjelp av informasjonsteknologi, slik at man kan håndtere eventuelle bemanningsutfordringer.

Utvikle proaktivt en krisehåndteringsplan  

En strukturert tilnærming på organisasjonsnivå kan begrense mange av utfordringene en virksomhet kan møte under en krise. Organisasjoner, særlig de som opererer globalt, håndterer kontinuerlig den ene krisen etter den andre. En krisehåndteringsplan vil: 

•  Øke risikobevisstheten og bidra til en risikoanalyse for å identifisere eventuelle risikoområder og nødvendige tiltak
• Hjelpe organisasjonen med å tilpasse seg raskt i nødsituasjoner
• Hjelpe de viktigste interessentene med å iverksette tiltak raskt
• Muliggjøre overvåking i sanntid og situasjonsforståelse, noe som vil være avgjørende for effektiv beslutningstaking og for å sikre at kritiske forretningsfunksjoner opprettholdes
• Redusere ustabilitet og usikkerhet blant ansatte i etterkant av en krise som påvirker arbeidsplassen deres.

Samlet sett vil kontinuitetsplanen for virksomheten minimere krisens innvirkning på de berørte ansatte og legge til rette for kontinuitet i virksomheten. 

Som en del av risikovurderingene bør du gjennomføre en konsekvensanalyse for virksomheten i en rekke ulike scenarier og gjennomføre bordøvelser for å hjelpe beredskapsteamet med å forstå sine roller og ansvarsområder, slik at dere sikrer beredskap og korrekt gjennomføring av kontinuitetsprogrammet.

Hold deg oppdatert på den siste utviklingen innen beredskapsplanlegging og virksomhetskontinuitet ved å melde deg på nyhetsbrevet vårt!