De sleutel tot succes ligt in de data
In de afgelopen jaren, nadat ik betrokken ben geweest bij ongeveer een dozijn HR-technologieprojecten, kan ik één ding met zekerheid zeggen: ik ben nog geen 100% datagedreven HR functie tegengekomen.
Ik wil beginnen door duidelijk te maken dat dit bericht niet bedoeld is om HR-professionals terecht te wijzen, maar om de HR-functie waardevoller en gewilder te maken binnen de organisatie. Het gaat er ook om te bewijzen dat businesscases voor HR-technologie gemakkelijker te rechtvaardigen zijn. En wanneer HR meer wordt gewaardeerd, hebben ze niet alleen een plaats aan tafel, maar worden ze uitgenodigd om de beste plaats aan tafel in te nemen.
Dus hoe begint het allemaal? Met deze 3 eenvoudige stappen:
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Alle processen documenteren
Begin met het documenteren van al je processen in een allesomvattende gegevensverzameling met details over de gebruikte technologieën, volumes, snelheid, betrokken personen (waaronder leveranciers en klanten), invoer en uitvoer. Dit wordt ook wel een SIPOC diagram genoemd.
Dit zou geen verrassing moeten zijn, maar voor het geval dat wel zo is: hier moet HR beginnen. Het maakt niet uit of je geen bedrijfsanalist, de juiste software en vaardigheden of een team van consultants hebt die je benchmarkgegevens verstrekken over hoe vergelijkbare organisaties dit aanpakken.
Hoewel al het bovenstaande het proces sneller en eenvoudiger maakt, is een eenvoudige manier om te beginnen het gebruik van slagerpapier, plaknotities en pennen, en natuurlijk HR-medewerkers.
Zodra bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht, kunnen ze eenvoudig worden uitgewerkt in een stroomdiagram in MS Word of andere gratis software voor het in kaart brengen van processen. Het idee is eenvoudig: zodra het bedrijf en HR weten hoe dingen worden gedaan, wie ze doet, hoe lang het duurt, wat er bij elke stap in- en uitgaat en hoe vaak het hele proces wordt herhaald, is het eenvoudig om het volgende te berekenen:
- Hoe lang alles duurt
- Wat HR-processen het bedrijf kosten
- Wat er kan worden bespaard door technologie te gebruiken
Inventarisatie van technologie
Dit moet een van de eenvoudigste stappen zijn die HR-functies nu kunnen zetten en waarvoor geen consultants of middelen hoeven te worden ingezet. Maak een eenvoudige tabel, diagram of kaart van de HR-technologieën die momenteel worden gebruikt, wat ze de HR-functie en de organisatie kosten en wie ze dus beheert.
Er is geen andere manier om het te zeggen: als je deze informatie niet paraat hebt, verspil dan geen tijd aan vergaderingen met consultants of zelfs interne belanghebbenden, zoals teams voor informatie- en communicatietechnologie (ICT), financiële teams en eindgebruikers, want dit is het absolute minimum dat belanghebbenden nodig hebben om serieus werk te maken van de zoektocht naar nieuwe technologieën.
Personeelskosten berekenen
Tot slot heeft minstens 75% van de kosten van de meeste bedrijven betrekking op personeel. Die informatie samen met de kosten van de mensen die elke stap uitvoeren toevoegen aan je procesinventaris zou dus eenvoudig moeten zijn.
Hierdoor weet het bedrijf precies hoeveel elk HR-proces kost en wat de onderhoudskosten zijn. Dit zou geen onbekend concept moeten zijn voor HR. De uitdaging ligt meestal in het feit dat de processen überhaupt moeten worden gedocumenteerd, wat ons terugbrengt naar stap 1 hierboven!
Alle stappen leiden tot het duidelijk meten van mensen, processen, en technologiegegevens die de weg vrijmaken voor het nemen van datagedreven beslissingen.
Wat kan helpen, is software voor onkostendeclaraties om inzicht te krijgen in hoe elke euro wordt besteed.
Als je je zorgen maakt over bedrijfskosten, richt je dan op gratis of goedkope middelen. Open-source HR-software heeft vaak een gratis, zeer flexibel abonnement.
Conclusie
Weten wat het werkelijk kost om je organisatie te runnen begint met een volledige inventarisatie. Zonder deze inventarisatie loop je het risico details over het hoofd te zien die misschien onschuldig lijken, maar uiteindelijk schadelijk kunnen zijn voor het succes van je organisatie. Lees in ons artikel hier hoe een HRMS-analist al deze taken eenvoudig op zich kan nemen.
Schrijf je vandaag nog in voor de People Managing People-nieuwsbrief voor nog meer nuttige informatie!
Gerelateerde artikelen:
