Beheers de talentbeoordeling met 9 vakken: een gids voor HR-professionals

Op het eerste gezicht lijkt de 9-vakken-talentbeoordeling misschien een beetje een gimmick. Maar in werkelijkheid is het door de jaren heen een nuttig hulpmiddel gebleken voor HR-teams in verschillende sectoren.

In dit artikel leid ik je door het proces van de 9-vakken-talentbeoordeling, leg ik de waarde ervan uit en geef ik praktisch advies voor HR-professionals die optimaal gebruik willen maken van dit hulpmiddel. Of je nu toekomstige leiders wilt ontdekken of strategieën voor talentontwikkeling wilt verbeteren, de 9-vakken-talentbeoordeling kan helpen je aanpak te stroomlijnen en te optimaliseren.

Wat is een 9-vakken-talentbeoordeling?

De 9-vakken-talentbeoordeling is een strategisch raamwerk dat HR-professionals en bedrijfsleiders helpt hun personeelsbestand te evalueren en te ontwikkelen. Het is een visueel hulpmiddel dat twee assen gebruikt—prestaties en potentieel—om medewerkers te beoordelen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om toptalent te identificeren, enige opvolgingsplanning te doen en personeelsbeheer af te stemmen op organisatiedoelen.

In de kern is de 9-vakken-talentbeoordeling een raster van 3x3 dat wordt gebruikt om medewerkers te beoordelen op basis van de twee belangrijkste assen die ik eerder noemde:

• Prestaties: Hoe goed een medewerker momenteel presteert in zijn of haar functie.
• Potentieel: Het vermogen van een medewerker om te groeien, meer verantwoordelijkheid op zich te nemen of leiderschapskwaliteiten te ontwikkelen.

Dit raamwerk plaatst medewerkers in een van negen categorieën, afhankelijk van hun positie met betrekking tot zowel prestaties als potentieel. Afhankelijk van de tool voor prestatiebeheer die je gebruikt, kun je mogelijk functionaliteit binnen de software gebruiken om dit na te bootsen of op zijn minst de gegevens ervan in het proces te integreren.

Doel

Het 9-vakkenraster vervult verschillende belangrijke functies binnen talentmanagement:

• Het identificeren van hoogpresteerders en medewerkers met hoog potentieel: Het helpt medewerkers onder de aandacht te brengen die de toekomstige leiders van je organisatie kunnen worden.
• Het sturen van ontwikkelingsplannen: Voor medewerkers die veelbelovend zijn maar ondersteuning nodig hebben om te groeien, helpt het raster om gerichte ontwikkelingsinitiatieven te prioriteren.
• Het ondersteunen van opvolgingsplanning: Door medewerkers met een hoog potentieel te identificeren, kunnen HR-teams plannen maken voor leiderschapsovergangen en een sterke talentpijplijn opbouwen.

“De 9-vakken-talentbeoordeling is een hulpmiddel voor talentstrategie dat wordt gebruikt om medewerkers te beoordelen en te kalibreren voor beslissingen over beloning, opvolgingsplannen enzovoort,” zei Heather Doshay, Hoofd Talent bij SignalFire. “Het identificeert toptalent, stabiele presteerders en medewerkers die ontwikkeling nodig hebben. De kracht ervan ligt in de eenvoud. Het biedt een visueel overzicht om mensen te beoordelen en snel beslissingen te nemen, maar heeft ook veel tekortkomingen.”

Waarom het waardevol is

Het 9-vakkenraster is, althans in theorie, een datagestuurd hulpmiddel voor besluitvorming. Door medewerkers te plaatsen op basis van prestaties en potentieel, kunnen HR-leiders weloverwogen beslissingen nemen over promoties, loopbaanontwikkeling en opvolgingsplanning. Deze gestructureerde aanpak vermindert vooringenomenheid, vergroot de transparantie en zorgt ervoor dat talentmanagement aansluit bij de doelen van het bedrijf.

Om meer inzicht te krijgen in de praktische voordelen van dit hulpmiddel, spraken we met Heather Doshay, een leidinggevende expert op het gebied van talentmanagement. Volgens Doshay creëert “het 9-vakkenraster een duidelijk, objectief raamwerk voor gesprekken over talentontwikkeling, waardoor leiders betere beslissingen kunnen nemen en uiteindelijk de prestaties van de organisatie worden versterkt.”

Onderdelen van een 9-vakken-talentbeoordeling

De 9-vakkenbeoordeling is geliefd vanwege de eenvoud. Laten we kijken naar de belangrijkste onderdelen die de achterliggende gedachte ervan bepalen. 

Prestatie-as

De prestatie-as beoordeelt de huidige werkprestaties van een medewerker, waaronder factoren zoals:

• Het behalen van KPI's (Kernprestatie-indicatoren)
• Consistentie in het behalen van resultaten
• Kwaliteit van het werk en oog voor detail
• Feedback van collega's, managers en klanten

Een hoogpresteerder op deze as kan bijvoorbeeld een medewerker zijn die zijn of haar verkoopdoelstellingen consequent overtreft, uitstekende klantenservice biedt en bekendstaat om zijn of haar betrouwbaarheid.

Potentieel-as

De potentieel-as meet het vermogen van een medewerker om te groeien en toekomstige verantwoordelijkheden op zich te nemen. Dit omvat factoren zoals:

• Leiderschapsvermogen: Toont de medewerker het potentieel om teams te leiden of grotere projecten te beheren?
• Aanpassingsvermogen: Kunnen zij nieuwe uitdagingen aangaan of zich aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften?
• Leervaardigheid: Pikken zij snel nieuwe vaardigheden op en gedijen zij in onbekende situaties?

Een medewerker die bijvoorbeeld proactief anderen begeleidt of interesse heeft getoond in leiderschapstraining, kan hoog scoren op de potentie-as.

Volgens Doshay betekent het terugbrengen van iemands bijdrage aan het bedrijf tot de twee assen die bij de 9-vakkenbenadering betrokken zijn, dat de zaken te eenvoudig worden voorgesteld en dat er aanpassingen van jouw kant nodig zijn. 

“Deze twee eenvoudige variabelen — prestaties en potentieel — zijn niet de optimale input als de enige twee variabelen om zulke kritieke beslissingen te nemen, van promotiebeslissingen tot bonusresultaten”, schreef Doshay in een bericht op de blog van SignalFire. “Het aanpassen van de aslijnen zodat ze zo goed mogelijk aansluiten bij de betreffende toepassing, is cruciaal om ervoor te zorgen dat de tool voor je werkt en niet tegen je.” 

De 9 categorieën

Het 9-vakkenraster wordt op basis van de combinatie van prestaties en potentieel onderverdeeld in negen afzonderlijke vakken. Hier volgt een kort overzicht:

1. Hoge prestaties/hoog potentieel: Dit zijn medewerkers die consistent goed presteren en een aanzienlijk groeipotentieel hebben. Ze worden vaak gezien als toekomstige leiders.
2. Hoge prestaties/gemiddeld potentieel: Deze medewerkers doen het goed in hun huidige functies, maar hebben mogelijk minder leiderschapspotentieel. Ze leveren uitstekende bijdragen, maar hebben mogelijk specifieke ontwikkelingsplannen nodig om verder te groeien.
3. Gemiddelde prestaties/hoog potentieel: Deze medewerkers hebben ruimte voor verbetering in hun huidige functies, maar tonen veelbelovend potentieel voor groei en leiderschap.
4. Gemiddelde prestaties/gemiddeld potentieel: Deze medewerkers zijn betrouwbaar in hun huidige functies, maar hebben mogelijk aanzienlijke ondersteuning nodig voor verdere ontwikkeling.
5. Lage prestaties/hoog potentieel: Deze medewerkers presteren onder de maat, maar hebben het vermogen om met de juiste ontwikkeling en ondersteuning beter te worden en mogelijk uit te blinken.
6. Lage prestaties/gemiddeld potentieel: Deze medewerkers hebben onmiddellijk betere prestaties nodig en hebben mogelijk een beperkt potentieel.
7. Lage prestaties/laag potentieel: Deze medewerkers hebben mogelijk zowel op het gebied van prestaties als potentieel moeite, waardoor ze mogelijk in aanmerking komen voor een nieuwe beoordeling of vertrek.
8. Gemiddelde prestaties/laag potentieel: Medewerkers in deze categorie kunnen hun huidige functies behouden, maar zijn mogelijk niet geschikt voor langdurige loopbaangroei.
9. Hoge prestaties/laag potentieel: Deze medewerkers blinken uit in hun huidige functies, maar zijn waarschijnlijk niet geschikt voor toekomstig leiderschap of meer geavanceerde functies.

Laten we dit dus even bekijken, uitgewerkt zoals het er in de praktijk uit zou zien. 

Visualisatie

Stel dat we de verschillende soorten medewerkers binnen een team willen bekijken en willen zien hoe de organisatie hun potentieel voor de toekomst beoordeelt. Dit kan deel uitmaken van een bredere beoordeling van teamprestaties. Denk bijvoorbeeld aan het volgende. 

Het 9-vakkenraster wordt doorgaans weergegeven als een matrix van 3 bij 3. Voor de duidelijkheid kunnen HR-professionals het raster maken met hulpmiddelen zoals Excel-sjablonen of HR-software.

Door medewerkers op deze manier in kaart te brengen, kun je verbeterpunten, talenttekorten en toekomstige leiderschapskandidaten identificeren.

Uitdagingen en oplossingen

Zoals elk hulpmiddel brengt ook het 9-vakkenraster uitdagingen met zich mee. Een veelvoorkomend probleem is vooringenomenheid bij beoordelingen. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat beoordelingen gebaseerd zijn op objectieve gegevens — zoals prestatie-indicatoren en feedback — in plaats van op subjectieve indrukken.

Een andere uitdaging is het overmatige gebruik van het raster, wat kan leiden tot “rastermoeheid” of tot een afhankelijkheid van het raster om elk HR-probleem op te lossen. Om dit te voorkomen, moeten HR-teams het 9-vakkenraster gebruiken als onderdeel van een breder talentbeoordelingsproces, in plaats van er afzonderlijk op te vertrouwen.

Wat te doen met de analyse

Communicatie vormt een belangrijke belemmering voor de effectiviteit ervan, maar niet op de manier die je misschien verwacht. De 9-box is een instrument voor talentbeoordeling dat niet bedoeld is om op deze manier te worden gedeeld met de persoon die wordt beoordeeld. Het is niet strikt genomen een instrument voor prestatiemanagement, maar eerder een instrument voor talentbeoordeling en opvolgingsplanning. 

Reacties zoals die van de Reddit-gebruiker hierboven zijn niet ongewoon wanneer werknemers worden geconfronteerd met de 9-boxanalyse. Reacties van deelnemers aan de discussie merken op dat het, ongeacht waar werknemers op het raster worden geplaatst, het beste is als alleen hun manager en de leidinggevende teams toegang hebben tot deze informatie. 

Een moderne aanpak

De 9-box is niets nieuws en daarom wijzen veel werknemers en mensen die trends op de arbeidsmarkt analyseren snel op de tekortkomingen ervan. Om deze reden wordt de methode vaak niet goed gewaardeerd.

Doshay pleit voor een gemoderniseerd 9-boxbeoordelingsproces waarin leidinggevenden prestaties kunnen uitzetten in drie verschillende 9-boxindelingen. Dit zijn: 

• Prestatiegericht, waarbij de X-as = prestaties is en de Y-as = gedrag (afstemming op waarden)
• Promotiegericht, waarbij de X-as = individuele geschiktheid is en de Y-as = bedrijfsbehoefte
• Opvolgingsgericht, waarbij de X-as = rolwaarde/kritikaliteit is en de Y-as = retentierisico

De prestatiegerichte 9-box lijkt redelijk veel op het traditionele model, terwijl de andere twee de volgende stappen voor het management in kaart brengen. Ze richten zich met name op het stellen van doelen en ontwikkeling. Doshay heeft gezien dat ze effectief worden gebruikt om gesprekken over beloning en promoties te ondersteunen. 

“Ze bieden meer waarde als een bedrijf probeert uit te zoeken hoe het een strategie voor prestatiegerichte beloning kan afstemmen, maar ook cultureel gedrag hoog op de agenda wil houden”, zegt ze. “Ik heb gezien dat onze moderne 9-box wordt gebruikt waarbij potentieel wordt vervangen door "culturele afstemming" en beloningsbedragen per gekalibreerde box konden worden afgestemd.”

Hoe werkt het?

Het 9-box-talentreviewproces bestaat uit vier belangrijke stappen die je helpen de prestaties en het potentieel van je werknemers effectief te beoordelen, te plaatsen en te analyseren. Elke stap is essentieel om ervoor te zorgen dat je datagestuurde beslissingen neemt en prioriteit geeft aan de juiste ontwikkelingsstrategieën voor je personeelsbestand.

Stap 1: Beoordeel de prestaties

De eerste stap in het 9-box-talentreviewproces is het beoordelen van de huidige prestaties van de werknemer. Prestatiebeoordelingen door getrainde managers helpen vaststellen hoe goed een werknemer zijn of haar rol uitvoert en werkgerelateerde doelstellingen behaalt. Zo pak je dit aan:

• Definieer duidelijke meetcriteria: Begin met het vaststellen van specifieke prestatie-indicatoren die aansluiten bij de verantwoordelijkheden van de functie en de organisatiedoelen. Deze meetcriteria kunnen KPI's (kritieke prestatie-indicatoren), percentages voltooide projecten of klanttevredenheidsscores omvatten. 
• Verzamel feedback: Prestatiebeoordelingen gaan niet alleen over cijfers. Door feedback van managers, collega's en zelfs ondergeschikten mee te nemen, krijg je een holistisch beeld van de bijdrage van een werknemer. Feedbacktools voor 360-gradenfeedback helpen vooroordelen te beperken en zorgen voor een evenwichtigere beoordeling.
• Houd rekening met consistentie: Let op aanhoudende prestaties in de loop der tijd. Eenmalige successen of mislukkingen kunnen misleidend zijn. Een werknemer die gedurende meerdere kwartalen consequent de verkoopdoelstellingen behaalt, moet bijvoorbeeld hoger worden beoordeeld dan iemand die slechts één periode sterk presteerde maar moeite heeft om dit vol te houden.
• Gebruik objectieve gegevens: Zorg ervoor dat je objectieve, meetbare gegevens gebruikt, zoals maandelijkse verkoopdoelstellingen, feedback van klanten of rapporten over de productiviteit van werknemers. Vermijd subjectieve oordelen die de beoordeling kunnen vertekenen. Overweeg hulpmiddelen zoals prestatiebeoordelingen, psychometrische tests, leiderschapsbeoordelingen, gedragsbeoordelingen en productiviteitsanalyses in je beoordeling op te nemen.

"Een 9-box kan je een indicatie geven van de diepte en breedte van je talent, maar zonder context is deze betekenisloos", zei Tim Toterhi, CHRO en coach bij Ploterline Leadership. "Het talentevaluatieproces moet beginnen met een algemene stand van zaken op organisatie- of afdelingsniveau, waarin naar toekomstige behoeften wordt gekeken. Je hebt misschien geweldige presteerders voor vandaag, maar als de sector of markt verandert, is zelfs je beste prestatie mogelijk niet goed genoeg voor de behoeften van morgen."

"Talentbeoordelingen en opvolgingsplannen zijn nutteloos zonder acties die het plan verder brengen. Als je plannen er jaar na jaar hetzelfde uitzien, ben je tekortgeschoten."

Stap 2: Beoordeel het potentieel

De volgende stap is het evalueren van het potentieel van een medewerker: diens vermogen om in de toekomst te groeien, meer verantwoordelijkheid op zich te nemen of leidinggevende rollen te vervullen. Het beoordelen van potentieel kan subjectiever zijn dan het beoordelen van prestaties, maar er zijn belangrijke methoden en indicatoren die kunnen helpen. 

Beoordeel het potentieel aan de hand van indicatoren zoals leiderschapsvaardigheden, leervermogen en aanpassingsvermogen. Hulpmiddelen zoals enquêtes over loopbaanambities, evaluaties van leiderschapstrainingen en talentbeoordelingen van medewerkers kunnen je helpen het groeipotentieel van een medewerker nauwkeuriger te beoordelen.

Uiteindelijk wil je begrijpen hoe de persoon scoort op de volgende gebieden:

• Aanpassingsvermogen: Kijk hoe medewerkers omgaan met veranderingen of nieuwe uitdagingen aangaan. Gedijen ze in onzekere situaties? Een medewerker die zich snel aanpast aan nieuwe technologieën of processen heeft waarschijnlijk een hoog potentieel.
• Leiderschapskwaliteiten: Beoordeel de leiderschapskwaliteiten van een medewerker door te observeren hoe die anderen motiveert en ondersteunt. Dit omvat het vermogen om collega’s te inspireren, taken te delegeren en samenwerking te bevorderen.
• Leervermogen: Beoordeel de bereidheid en het vermogen van een medewerker om nieuwe vaardigheden te leren. Medewerkers die nieuwsgierigheid, proactiviteit bij het leren van nieuwe technologieën of enthousiasme voor zelfverbetering tonen, hebben vaak een hoog potentieel.
• Gereedheid voor de toekomst: Bekijk loopbaanambities en de aansluiting bij toekomstige rollen. Gebruik talentbeoordelingen en gedragsgerichte sollicitatiegesprekken om groeimogelijkheden en gereedheid voor meer verantwoordelijkheid aan het licht te brengen.

Betrek managers 

De inzichten van managers in het vermogen van een medewerker om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen of complexe projecten uit te voeren, behoren tot de waardevolste informatie waarover je beschikt. Hun input over het groei- en ontwikkelingspotentieel van een medewerker helpt bij beslissingen over de plaatsing van die medewerker in het raster.

Voorbeeld: Een IT-specialist die proactief problemen oplost, juniorcollega’s begeleidt en interesse toont in leiderschapstraining, kan worden beschouwd als iemand met een hoog potentieel. Het vermogen om anderen les te geven en te innoveren maakt die persoon een uitstekende kandidaat voor toekomstige leidinggevende rollen.

Stap 3: Plaats medewerkers in het raster

Nadat prestaties en potentieel zijn beoordeeld, is de volgende stap om medewerkers nauwkeurig in het 9-vakkenraster te plaatsen. Hiervoor moet je:

• Gebruik een consistent scoresysteem: Zorg ervoor dat zowel prestaties als potentieel op een consistente schaal voor alle medewerkers worden beoordeeld. Je kunt bijvoorbeeld zowel prestaties als potentieel beoordelen op een schaal van 1 tot 5, waarbij 1 laag en 5 hoog is.
• Wees objectief en consistent: Wees bij het plaatsen van medewerkers in het raster zo objectief mogelijk. Zorg ervoor dat je beoordelingen consistent zijn met de evaluatienormen van het bedrijf.
• Documenteer de onderbouwing: Geef specifieke voorbeelden of bewijsmateriaal die ondersteunen waarom een medewerker in een bepaald vak is geplaatst. Als een medewerker in het vak "Gemiddelde prestaties/Hoog potentieel" is geplaatst, noteer dan de specifieke projecten of gedragingen die het groeipotentieel aantonen, ondanks de huidige prestatieproblemen.
• Gebruik HR-software of sjablonen: Hulpmiddelen zoals HR-softwareplatforms of zelfs Excel-sjablonen kunnen dit proces vereenvoudigen doordat je kunt bijhouden en visualiseren waar medewerkers in het raster zijn geplaatst. Deze hulpmiddelen kunnen ook helpen trends te analyseren en inzicht te bieden in organisatorische sterke en zwakke punten.

Stap 4: Analyseer en interpreteer de resultaten

Zodra de medewerkers in het raster zijn geplaatst, is het tijd om de resultaten te analyseren en te interpreteren. Hier begin je trends te ontdekken en bepaal je welke strategische acties moeten worden ondernomen.

• Talenttekorten identificeren: Zoek naar patronen, zoals een tekort aan medewerkers in het kwadrant "Hoog potentieel/Hoge prestaties". Als de meeste van je medewerkers zijn geconcentreerd in de categorie “Lage prestaties/Laag potentieel”, wijst dit op de behoefte aan betere werving, training of processen voor prestatiemanagement.
• Ontwikkelingsbehoeften aanpakken: De analyse moet medewerkers aanwijzen die onmiddellijke aandacht nodig hebben. Medewerkers in de categorie "Lage prestaties/Hoog potentieel" hebben bijvoorbeeld mogelijk gerichte verbeterplannen voor hun prestaties nodig, terwijl medewerkers in de categorie "Gemiddelde prestaties/Laag potentieel" baat kunnen hebben bij loopbaancoaching of een nieuwe beoordeling.
• Prioriteit geven aan middelen: Gebruik de matrix om middelen strategisch toe te wijzen. Medewerkers met hoge prestaties en een hoog potentieel moeten versneld worden ontwikkeld, terwijl medewerkers met lage prestaties mogelijk intensievere training nodig hebben of in sommige gevallen opnieuw moet worden gekeken of ze bij de organisatie passen.

"Ik werkte ooit samen met een HRBP om een sessie te leiden met een verkoopteam van ongeveer 15 mensen. Voorafgaand aan de oefening beoordeelden de managers binnen het team iedereen hoog op zowel prestaties als potentieel. Toen we de tool introduceerden en deze op een whiteboard hadden gezet, en we als team elk teamlid bespraken en positioneerden, werd het voor hen duidelijker waarin de twee van elkaar verschillen en hoe medewerkers verschillen op basis van de criteria," zei Catherine Rymsha, auteur van De leiderschapsbeslissing en docent Managerieel leiderschap aan de University of Massachussetts Lowell.

"De tool, in combinatie met het positioneren door het leiderschapsteam en het bespreken ervan, geeft de oefening als geheel meer waarde. Leiders voorlichten over waarom dit belangrijk is en talent op de juiste manier segmenteren, is essentieel."

Wat nu?

Blijf op de hoogte van de nieuwste trends op het gebied van prestatiemanagement en talentbeoordeling door je te abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People. Je ontvangt de nieuwste ontwikkelingen, inzichten van experts en tips rechtstreeks in je inbox!