Hoe ontsla je iemand op de juiste manier: 10 absolute must-do’s
Iemands dienstverband beëindigen is nooit gemakkelijk. Als iemand die zelf werknemers heeft moeten ontslaan, weet ik dat dit een van de moeilijkste, meest emotionele en meest stressvolle verantwoordelijkheden is die leiders en eigenaren van kleine bedrijven kunnen hebben. Afhankelijk van de omstandigheden kan het ook een complexe situatie zijn.
Door deze passende acties te ondernemen wanneer je iemand ontslaat, creëer je als werkgever de best mogelijke uitkomst, terwijl de werknemer toch het gevoel houdt dat hij of zij met respect is behandeld en met een zekere mate van waardigheid kan vertrekken.
Redenen om iemand te ontslaan
Wanneer we iemands dienstverband beëindigen, moeten we bedenken welke impact dit kan hebben op die persoon, diens gezin en de teamleden die achterblijven.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Er zijn ook juridische en ethische aandachtspunten om rekening mee te houden. Daarom moet je alles documenteren.
Aanhoudend slechte prestaties
Wanneer een werknemer ondanks adequate training en ondersteuning consequent niet aan de prestatienormen van het bedrijf voldoet, kan beëindiging van het dienstverband noodzakelijk zijn.
Het onvermogen of de onwil om zich aan te passen aan belangrijke veranderingen op de werkplek, zoals nieuwe technologieën, processen of een herstructurering van de organisatie, kan de vooruitgang en ontwikkeling van het bedrijf belemmeren.
Overtreding van het bedrijfsbeleid of de gedragscode
Gedrag dat in strijd is met het beleid van de organisatie of gedragscodes, zoals intimidatie, geweld, discriminatie of diefstal, kan een reden voor ontslag zijn. Dit draagt bij aan een veilige en respectvolle werkomgeving.
Illegale activiteiten of ethische overtredingen
Betrokkenheid bij illegale activiteiten of ernstige ethische overtredingen, zoals fraude, verduistering of schending van vertrouwelijkheid, kan ernstig genoeg zijn om ontslag te rechtvaardigen.
Redenen om iemand niet te ontslaan
Voordat je de zeer ingrijpende beslissing neemt om iemands dienstverband te beëindigen, moet je nagaan of het probleem eerst kan worden opgelost.
Tijdelijk ondermaats presteren
Als een werknemer die eerder goed presteerde tijdelijk minder goed presteert, moet je niet meteen de stekker eruit trekken.
Misschien maakt die persoon persoonlijke problemen door, of is er onduidelijkheid over diens rol en verantwoordelijkheden. Misschien is een eenvoudig gesprek al voldoende.
Door vóór beëindiging van het dienstverband ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld in de vorm van een verbeterplan voor prestaties, een andere functie of zelfs verlof, bevorder je loyaliteit en productiviteit op de lange termijn.
Zo beëindig je iemands dienstverband op de juiste manier
Volg deze beste werkwijzen om ervoor te zorgen dat het proces zo pijnloos mogelijk verloopt voor de persoon in kwestie en het bredere team.
Absolute vereiste nummer 1: vermijd het woord “ontslagen”
Ondanks de titel van dit artikel gebruik ik niet graag de woorden “ontslagen” of “beëindigd” wanneer ik over het beëindigen van iemands dienstverband praat.
Hoewel ze hoog scoren op duidelijkheid, zijn ze hard en getuigen ze van weinig respect en empathie voor de mensen die erdoor worden geraakt.
Aan de andere kant bestaat er, als je te vaag bent, een kans dat de werknemer zich afvraagt wat diens precieze arbeidsstatus is.
Een “ontslag wegens overtolligheid” vindt bijvoorbeeld daadwerkelijk plaats wanneer er op dat moment niet genoeg werk is voor de werknemer, maar die persoon wel bij het bedrijf in dienst blijft.
“Iemand laten gaan” klinkt alsof het de beslissing van de werknemer was om te vertrekken en jij die persoon gewoon… hebt laten gaan?
Ik zeg liever dat iemands dienstverband “is beëindigd”. Dat is duidelijk, maar niet zo onaangenaam als “ontslagen”.
Absolute vereiste nummer 2: wees ervan overtuigd dat ontslag de BESTE optie is
Er zijn veel geldige redenen die je op dit punt kunnen hebben gebracht, of het nu gaat om aanhoudend slechte prestaties, een gebrek aan aansluiting bij de visie en waarden van de organisatie, of het feit dat de persoonlijkheid van de werknemer gewoon niet goed “past” bij jou of je team.
Wat de reden ook is, stel jezelf in deze gevallen de volgende vragen voordat je iemand ontslaat:
- Heb ik een redelijke inspanning geleverd om ondermaats functioneren te corrigeren?
- Heb ik een verbeterplan voor het functioneren opgesteld?
- Heb ik regelmatig functioneringsgesprekken en 1-op-1-gesprekken gehouden?
- Is er een andere functie binnen de organisatie waarvoor deze persoon wellicht beter geschikt is?
- Heb ik mijn observaties besproken met andere teamleden en managers?
- Komt dit voor deze medewerker en diens collega’s als een complete verrassing?
Wanneer er natuurlijk sprake is van ernstigere of zelfs illegale kwesties, zoals fraude, diefstal, seksuele intimidatie of geweld, kan de beslissing om iemands dienstverband te beëindigen veel eenvoudiger zijn.
Absoluut doen #3: Zet de puntjes op de i en regel de juridische details
Als je hebt besloten het dienstverband te beëindigen, moet je op de hoogte zijn van de volgende juridische en beleidskwesties die verband houden met het ontslaan van iemand:
- Beleidsregels van het bedrijf voor beëindiging van dienstverbanden, ongeacht of deze zijn vastgelegd in een personeelshandboek of simpelweg gangbare bedrijfspraktijken zijn;
- Arbeidsovereenkomsten, die de relatie tussen werkgever en werknemer contractueel regelen en vaak bepalingen over beëindiging bevatten;
- Fundamentele mensenrechten die mensen beschermen tegen zaken als discriminatie, zoals de Amerikaanse wet op burgerrechten en de Canadese wet op de mensenrechten;
- Arbeidswetgeving, ongeacht of het gaat om staats-, provinciale (bijv. de wet op arbeidsnormen van British Columbia) of federale wetgeving (bijv. de Canadese arbeidswet of de WARN-wet in de VS);
- Gebruikelijke rechtspraktijken, die volgens het Canadese ministerie van Justitie “wetten zijn die niet als wetgeving zijn opgeschreven, maar zijn geëvolueerd tot een systeem van regels op basis van jurisprudentie.”
Leidinggevenden op het gebied van personeelszaken of een arbeidsrechtadvocaat kunnen je helpen veelvoorkomende valkuilen rond juridische kwesties te vermijden, zoals proeftijd, dienstverband naar believen en beëindiging met of zonder dringende reden. Zij kunnen ook veelvoorkomende vragen beantwoorden, zoals:
- Hoeveel opzegtermijn of ontslagvergoeding moet ik geven?
- Zijn de opzegtermijn of ontslagvergoeding afhankelijk van de reden?
- Kan ik een werknemer om welke reden dan ook en op elk moment ontslaan?
- Kan ik een werknemer gewoon degraderen of diens salaris verlagen in de hoop dat diegene ontslag neemt?
In British Columbia worden werknemers bijvoorbeeld meestal “zonder dringende reden” ontslagen. Dit betekent dat hun dienstverband kan worden beëindigd zonder dat er een reden voor het ontslag wordt opgegeven.
Als de werknemer echter de proeftijd voorbij is, heeft diegene recht op een vorm van opzegtermijn of ontslagvergoeding. Deze beëindigingen verschillen van beëindigingen “met dringende reden”, die doorgaans verband houden met duidelijke, flagrante en ernstige schendingen van maatschappelijke wetten of bedrijfsbeleid.
Absoluut doen #4: Stel de ontslagbrief op
Nadat je de beslissing hebt genomen om iemand te ontslaan en overleg hebt gepleegd met personeelszaken of je arbeidsrechtadvocaat, moeten er vóór het ontslaggesprek veel zaken worden geregeld.
Deze zaken moeten stilletjes en vertrouwelijk worden geregeld. De enige andere personen die erbij moeten worden betrokken of ervan op de hoogte moeten zijn, zijn je HR-leidinggevende, je manager en je IT-leidinggevende.
De ontslagbrief is een schriftelijke versie van de boodschappen die je tijdens het ontslaggesprek zult overbrengen en wordt tijdens dat gesprek aan de werknemer overhandigd.
In de brief staan alleen feiten en worden geen redenen voor het ontslag vermeld. De brief is beleefd, respectvol en beknopt en bevat de volgende informatie:
- Ingangsdatum van het ontslag;
- Of het ontslag met of zonder reden was;
- Details van het ontslagpakket (salaris, arbeidsvoorwaarden, zorgverzekering, aandelenopties enz.);
- Ontslagvoorzieningen waar de werknemer mogelijk recht op heeft, bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding;
- Informatie na het dienstverband, bijvoorbeeld een officieel arbeidsverledenoverzicht en het teruggeven van bedrijfseigendommen; en
- Naam en contactgegevens voor eventuele vragen.
- Een warme afsluiting waarin de werknemer oprecht succes wordt gewenst met toekomstige inspanningen.
OPMERKING: In sommige gevallen waarin een aanvullende ontslagvergoeding wordt aangeboden, kunt u in ruil daarvoor vragen dat de werknemer vóór een bepaalde datum een finale kwijtingsbrief ondertekent (vaak binnen één week).
Absoluut doen #5: Bereid de communicatie met het team voor
Het kan een schok zijn voor collega's om een werknemer te zien vertrekken, vooral als zij niet op de hoogte waren van de prestaties of andere problemen van de werknemer.
Bereid een e-mailbericht voor dat onmiddellijk na het ontslaggesprek naar de rest van uw team en/of organisatie (als het om een kleiner bedrijf gaat) wordt verstuurd.
Zorg er ook voor dat u persoonlijk praat met personen die meer door het vertrek van de werknemer worden geraakt, bijvoorbeeld omdat zij vrienden waren, nauw samenwerkten of plotseling meer werk en verantwoordelijkheid op zich moeten nemen. Hoe u deze communicatie aanpakt, speelt een belangrijke rol bij het herstellen van vertrouwen na het ontslag bij de betrokken personen.
Denk er in alle e-mail- en persoonlijke gesprekken aan uw voormalige werknemer te respecteren, kleinerende opmerkingen te vermijden en de redenen achter uw beslissing niet te delen.
Het kan een schok zijn voor collega's om een werknemer te zien vertrekken, vooral als zij niet op de hoogte waren van de prestaties of andere problemen van de werknemer.
Bereid een e-mailbericht voor dat onmiddellijk na het ontslaggesprek naar de rest van uw team en/of organisatie (als het om een kleiner bedrijf gaat) wordt verstuurd.
Zorg er ook voor dat u persoonlijk praat met personen die meer door het vertrek van de werknemer worden geraakt, bijvoorbeeld omdat zij vrienden waren, nauw samenwerkten of plotseling meer werk en verantwoordelijkheid op zich moeten nemen.
Denk er in alle e-mail- en persoonlijke gesprekken aan uw voormalige werknemer te respecteren, kleinerende opmerkingen te vermijden en de redenen achter uw beslissing niet te delen.
Absoluut doen #6: Bereid een overgangsplan voor het team voor
Telkens wanneer een werknemer vertrekt, vrijwillig of onvrijwillig, zijn er veel noodzakelijke activiteiten voor het afsluiten van het dienstverband.
Wanneer iemand wordt ontslagen, moeten veel van deze activiteiten echter mogelijk in stilte worden geregeld.
Enkele van deze activiteiten zijn:
- Contact opnemen met betrokken klanten of leveranciers.
- Verantwoordelijkheden overdragen aan andere teamleden.
- Toegang tot faciliteiten, het netwerk en andere IT-systemen uitschakelen.
In sommige gevallen kunt u ook overwegen beveiligingspersoneel in te schakelen of in te huren om de ontslagen werknemer naar buiten te begeleiden.
Ik raad dit alleen aan in gevallen waarin u bang bent dat de werknemer agressief of gewelddadig reageert, of als er een aanzienlijk risico bestaat op diefstal of beschadiging van bedrijfseigendommen.
Absoluut doen #7: Kies het juiste tijdstip en de juiste plaats (en zorg voor een getuige)
Zorg voor een soepel ontslaggesprek door de juiste locatie, dag en tijd te kiezen. Hier volgen enkele beste praktijken die ik in de loop der jaren heb geleerd:
Zorg voor privacy en rust
Gebruik een vergaderruimte zonder ramen of met raamdecoratie. Vermijd openbare plaatsen zoals restaurants en gebruik uw kantoor niet om onderbrekingen door het team te voorkomen.
Vermijd vrijdagen
Ontslagen worden kan traumatisch zijn en hulpverleners zoals counselors en therapeuten werken in het weekend vaak niet. Door vrijdagen te vermijden, zorgt u er bovendien voor dat u of uw HR-leidinggevende de volgende dag beschikbaar is als uw werknemer vragen heeft.
Vermijd vakanties
Tenzij er een tijdkritisch element aan het ontslag verbonden is, moet u iemands dienstverband bijvoorbeeld niet beëindigen vlak voordat die persoon op een vakantie van een week gaat.
Kies een rustiger moment van de dag
Probeer de beëindigingsbijeenkomst te plannen op een moment waarop er minder mensen aanwezig zijn. Als de werknemer bijvoorbeeld vaak vroeg op kantoor is, voordat al hun collega's er zijn, probeer de bijeenkomst dan op dat moment te houden.
Persoonlijk ontmoeten
Ontslagen worden kan een traumatische gebeurtenis in iemands leven zijn. Vermijd daarom om dit via e-mail, sms of telefoon te doen en voer het gesprek persoonlijk.
Als je in een hybride werkomgeving werkt, probeer de bijeenkomst dan persoonlijk te houden op een dag waarvan je weet dat de werknemer op kantoor is. Als je echter in een volledig externe werkomgeving werkt, doe het dan virtueel (de werknemer zal het vreemd vinden om voor een “speciale bijeenkomst” naar kantoor te worden geroepen).
Zorg dat er een getuige aanwezig is
Het is belangrijk dat er iemand anders in de ruimte aanwezig is om juridische discussies over wat wel of niet is gezegd tot een minimum te beperken.
Over het algemeen is dit iemand van personeelszaken, maar als je in een kleiner bedrijf werkt, kan het nodig zijn dat dit een administratief medewerker of een ander teamlid is dat je vertrouwt.
Verplichte stap #8: Oefen, oefen, oefen
Iemand ontslaan kan een zenuwslopende ervaring zijn, vooral als het de eerste keer is.
De uitkomst van de beëindigingsbijeenkomst wordt sterk beïnvloed door de manier waarop jij en je verantwoordelijke voor personeelszaken je gedragen. Schrijf daarom een script, speel de situatie na en oefen. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om op alles voorbereid te zijn, ook als je script volledig ontspoort.
Je kunt allerlei emoties verwachten van de ontslagen werknemer. Ik heb verrassing en shock meegemaakt, zelfs in gevallen waarin ik eerder duidelijk slechte prestaties had gecommuniceerd en de werknemer had gewaarschuwd dat hun dienstverband gevaar liep.
Ik heb meegemaakt dat mensen boos werden, gingen huilen, gingen onderhandelen of daar gewoon met een uitdrukkingsloos gezicht en zonder iets te zeggen bleven zitten. Als jij en je HR-vertegenwoordiger jullie rollen oefenen en de bijeenkomst gaande houden, komt het echter goed.
Verplichte stap #9: Breng het slechte nieuws snel en respectvol
Het is tijd om je plannen, voorbereiding en oefening in de praktijk te brengen. Hieronder volgt een reeks stappen die ik in het verleden heb genomen tijdens beëindigingsbijeenkomsten. Houd er echter rekening mee dat elke organisatie en situatie uniek is, dus pas ze aan naar eigen inzicht.
Stap 1: Begeleid de werknemer naar de vergaderruimte
Dit kan om een paar redenen vaak een moeilijke en ongemakkelijke stap zijn.
Ten eerste staat de bijeenkomst niet in de agenda van de werknemer, dus hoop je dat die aanwezig is en niet even koffie is gaan halen of iets dergelijks. Soms moet je gewoon wachten tot die terugkomt.
Zodra je contact hebt gemaakt, zeg je ongeveer het volgende:
“[Naam werknemer], ik wil je vragen om met me mee te gaan naar de vergaderruimte voor een korte bijeenkomst.”
Op dit moment vermoedt de werknemer misschien dat die op het punt staat te worden ontslagen en begint die je vragen te stellen. Blijf gewoon herhalen: “We praten zodra we in de vergaderruimte zijn.”
Stap 2: Draai er niet omheen en vermijd koetjes en kalfjes
Zodra je werknemer je HR-manager met een ernstige blik op het gezicht in de ruimte ziet zitten, vermoedt die dat er iets aan de hand is.
Ga zo snel mogelijk zitten, vermijd koetjes en kalfjes of oppervlakkige gesprekken en kom vriendelijk maar vastberaden ter zake. Hier is een voorbeeldscript om iemand zonder dringende reden te ontslaan:
“[Naam werknemer], ik ben hier om je mee te delen dat we je dienstverband met ingang van vandaag beëindigen, zonder dringende reden. [Naam HR-verantwoordelijke] is hier om de volgende stappen met je door te nemen, zaken zoals ontslagvergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden uit te leggen en je hulpmiddelen te bieden die je helpen bij de overstap naar je volgende baan. [Naam werknemer], ik wens je veel succes in de toekomst. Het ga je goed en veel succes.”
Op dit punt kun je idealiter opstaan en de ruimte verlaten. Je voormalige werknemer kan echter vragen gaan stellen, proberen te onderhandelen of boos en beschuldigend worden. Blijf dan gewoon het volgende herhalen:
‘[Naam werknemer], ik heb je alle informatie gegeven die ik kan geven. Ik raad je aan om [naam HR-verantwoordelijke] nu alles met je te laten doornemen, zodat je je kunt richten op wat er voor jou komt. Het ga je goed en veel succes.”
Stap 3: Sluit de bijeenkomst af
Als je een HR-vertegenwoordiger hebt, neemt die dit onderdeel vaak voor zijn of haar rekening. Zo niet, dan komt het mogelijk op jou aan. Na het brengen van het slechte nieuws zijn er een paar zaken die je moet afhandelen:
- Papierwerk: geef hen de ontslagbrief, de vrijgavebrief (indien van toepassing) en het arbeidsattest, en neem de details en hun betekenis met hen door.
- Ontslagvergoeding: als hun dienstverband zonder dringende reden is beëindigd en zij recht hebben op een opzegtermijn, leg dan uit hoe dat werkt, wat er gebeurt met de ziektekostenverzekering en secundaire arbeidsvoorwaarden, enzovoort.
- Beveiliging en eigendommen: neem eventuele toegangspassen, sleutelhangers, telefoons, laptops enzovoort in die toegang geven tot het pand of netwerk.
Stap 4: Begeleid de werknemer naar buiten
Je HR-vertegenwoordiger kan de werknemer naar diens bureau begeleiden om persoonlijke spullen, autosleutels enz. op te halen.
Als diegene echter voor 20 jaar aan spullen heeft verzameld, raad ik aan een tijdstip buiten werktijd in te plannen zodat diegene ze kan ophalen. De werknemer probeert misschien met collega's te praten, maar het is het beste om deze gesprekken in te perken door te zeggen:
“[Naam werknemer], we willen dat je je spullen verzamelt en naar buiten gaat, maar neem vooral na thuiskomst contact op met mensen.”
Begeleid de werknemer ten slotte naar buiten, het kantoor of het gebouw uit, maar zorg ervoor dat diegene in een toestand verkeert waarin het veilig is om naar huis te gaan. Als diegene bijvoorbeeld overstuur is, bied dan aan een taxi te bellen om de werknemer naar huis te brengen.
Absoluut doen #10: Voer je plannen na het ontslag uit
Weet je nog hoeveel werk je hebt verricht om je communicatie met het team voor te bereiden, je transitieplannen op te stellen en IT klaar te hebben staan om de netwerktoegang van de werknemer af te sluiten?
Welnu, direct nadat de werknemer het gebouw heeft verlaten, is het tijd om die plannen uit te voeren.
Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, is hoewel het ontslaggesprek zelf belangrijk is, veel van het werk gericht op planning en voorbereiding. Door vooraf de juiste voorbereidingen te treffen, vergroot je de kans op een soepele overgang van de werknemer uit de organisatie.
Iemand ontslaan is een ongelukkig onderdeel van de werknemerservaring
Denk er tijdens het hele proces van iemand ontslaan aan dat de werknemers die achterblijven nauwlettend zullen letten op hoe je met de situatie bent omgegaan.
Was je empathisch en respectvol, of kleinerend en ondoordacht?
Was het voor iedereen, inclusief de ontslagen werknemer, een grote verrassing, of zag iedereen dat je er alles aan deed om een dergelijke drastische stap te vermijden?
De manier waarop je je tijdens deze stressvolle situaties gedraagt, kan je relatie met je team maken of breken en de algehele werknemerservaring beïnvloeden.
Software voor de werknemerservaring helpt bij taken zoals communicatie, ondersteuning, prestatiebeheer en het stellen van doelen.
Deze software helpt ongelukkige situaties, zoals het beëindigen van iemands dienstverband, te voorkomen en betrokkenheid, behoud en prestaties te verbeteren.
Belangrijkste punten
- Overweeg eerst alternatieven en gevolgen: onderzoek voordat je besluit een werknemer te ontslaan alle mogelijke corrigerende maatregelen, zoals verbeterplannen voor prestaties.
- Juridische en ethische voorbereiding: zorg voor naleving van wettelijke en ethische normen door het proces grondig te documenteren, HR-professionals of juristen te raadplegen en een respectvolle en feitelijke ontslagbrief op te stellen.
- Effectieve communicatie en gedrag: behandel het ontslagproces met empathie en respect, kies passende bewoordingen en timing en bereid je voor op verschillende reacties. Communiceer na het ontslag effectief met het team en begeleid de overgang soepel om een positieve werkomgeving te behouden.
Word lid van de People Managing People-gemeenschap
Voor verdere ondersteuning op het gebied van talentmanagement kun je lid worden van de People Managing People-community, een ondersteunende gemeenschap van HR- en bedrijfsleiders die kennis delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en organisaties van de toekomst op te bouwen.
