Thuiswerken verbeterde onze productiviteit, maar hoe zit het met teamdynamiek?
Thuiswerken heeft bewezen meer te zijn dan alleen een tijdelijke oplossing voor een aantal zeer succesvolle bedrijven. Sean Maguire, president van Synivate, gaf me onlangs in een interview met hem een fascinerend perspectief op deze kwestie.
Het bedrijf, dat in 2011 werd opgericht, paste zich aan de veranderingen als gevolg van COVID-19 en de veranderende eisen van de IT-sector aan. Deze strategische koerswijziging zorgde er niet alleen voor dat de bedrijfsactiviteiten konden worden voortgezet, maar verbeterde ook de onderlinge verstandhouding en productiviteit van het team aanzienlijk.
In mijn interview met Maguire bespraken we de transformerende impact die thuiswerken op zijn bedrijf heeft gehad. Daarbij kwamen inzichten naar voren die de manier waarop bedrijven tegen werken op afstand aankijken, kunnen veranderen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
De ontwikkeling van werken op afstand
Toen de pandemie toesloeg, werd Synivate geconfronteerd met een dringende behoefte om zich aan te passen. Het bedrijf was aanvankelijk geworteld in traditionele, persoonlijke interacties, maar zag de voordelen van thuiswerken niet alleen als een tijdelijke oplossing, maar ook als een strategische kans.
Zo verliep de overgang.
Werkdynamiek opnieuw bekijken
De overstap naar werken op afstand draaide niet alleen om het veranderen van locatie—het ging erom opnieuw na te denken over de manier waarop elk aspect van het werk kon worden uitgevoerd.
Teamvergaderingen verhuisden bijvoorbeeld van vergaderruimten naar virtuele bijeenkomsten en gesprekken bij de koffieautomaat verplaatsten zich naar Slack-kanalen. Deze verandering hielp de teamdynamiek te behouden en verbeterde zelfs de efficiëntie van de communicatie.
Culturele veranderingen
De overstap naar thuiswerken vereiste ook een culturele aanpassing.
De leiding van Synivate werkte aan een omgeving waarin ieder teamlid zich gewaardeerd en gesteund voelde, met het besef dat het fysieke kantoor niet langer het middelpunt van hun professionele interacties was. Dit omvatte regelmatige virtuele sociale evenementen en gestructureerde contactmomenten om ervoor te zorgen dat niemand zich geïsoleerd voelde.
Een belangrijk onderdeel van de culturele verandering was het uitbreiden van automatisering.
“Het automatiseren van de in- en uitdiensttredingsprocessen voor nieuwe organisaties is cruciaal", zei Maguire. "Het automatiseren van dat proces zorgt voor een heel goede start voor een nieuwe gebruiker. Het ergste is wanneer iemand bij een bedrijf begint en de eerste dag denkt: waarom heb ik geen toegang tot dit of dat systeem? Dan begint alles meteen verkeerd."
Technologie optimaal benutten
Het gebruik van hulpmiddelen zoals Slack was cruciaal. Deze hulpmiddelen hielpen niet alleen om de communicatie in stand te houden, maar verbeterden ook de coördinatie binnen het team.
Synivate gebruikte Slack niet alleen voor communicatie, maar paste het ook aan om hun operationele werkprocessen te weerspiegelen. Er werden specifieke kanalen aangemaakt voor verschillende projecten, afdelingen en zelfs sociale interacties. Deze structuur hielp om gesprekken gericht en relevant te houden, ruis te verminderen en de informatiestroom te verbeteren.
Omdat het bedrijf zich realiseerde dat thuiswerken een geïsoleerd gevoel kan geven, voerde Synivate geplande dagelijkse bijeenkomsten en wekelijkse teamcontactmomenten via Slack in. Dit waren korte, gestructureerde sessies om de teamdoelen op elkaar af te stemmen, updates te delen en eventuele directe zorgen te bespreken.
Deze werkwijze hielp om een vast ritme te behouden en zorgde ervoor dat iedereen dezelfde informatie had, wat een gevoel van eenheid en doelgerichtheid bevorderde.
Om de voordelen van Slack optimaal te benutten, investeerde Synivate in trainingen voor alle teamleden, met aandacht voor beste communicatiepraktijken, het delen van bestanden en effectief gebruik van de functies van Slack.
Ook stelden ze richtlijnen op voor omgangsvormen op Slack, zodat de communicatie respectvol en productief bleef.
Advies voor andere bedrijven:
- Richt je kanalen zorgvuldig in: Organiseer Slack-kanalen rond duidelijke thema's of projecten om discussies geordend te houden en een overvloed aan informatie te voorkomen.
- Benut integraties: Gebruik integraties met andere hulpmiddelen om van Slack het middelpunt van je werkomgeving te maken, zodat je minder verschillende applicaties hoeft te gebruiken.
- Stel communicatienormen vast: Stel duidelijke richtlijnen op over hoe en wanneer Slack moet worden gebruikt, met inbegrip van verwachtingen voor reactietijden en geschikte berichttypen voor verschillende kanalen.
- Regelmatige training: Bied voortdurend trainingen en updates over nieuwe functies en beste praktijken aan, zodat het team vaardig en efficiënt blijft in het gebruik van het platform.
- Plan interactiemomenten: Organiseer regelmatig virtuele vergaderingen en contactmomenten om de betrokkenheid van het team hoog te houden en ervoor te zorgen dat iedereen zich verbonden en gewaardeerd voelt.
De overgang verliep niet zonder uitdagingen, maar de resultaten waren duidelijk. De productiviteit nam aantoonbaar toe, projecten werden consistenter op tijd opgeleverd en teamleden rapporteerden een hogere arbeidstevredenheid.
Kernwaarden en communicatie
Voor elke organisatie is een overgang naar werken op afstand sterk verweven met haar kernwaarden. Deze zijn meer dan idealistische ambities: het zijn praktische richtlijnen die dagelijkse handelingen en beslissingen beïnvloeden.
Voor Synivate worden deze waarden als volgt actief ontwikkeld:
Extreem eigenaarschap
Dit betekent dat elk teamlid, ongeacht diens rol, volledige verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar bijdragen en de resultaten van het werk. Om dit aan te moedigen heeft Synivate een transparant feedbackmechanisme ingevoerd waarbij medewerkers hun projecten regelmatig aan collega's presenteren voor kritiek. Zo wordt een cultuur van verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering bevorderd.
Klanttevredenheid
Deze kernwaarde draait om het overtreffen van de verwachtingen van klanten door proactieve dienstverlening en een snelle reactie op problemen. Synivate meet de klanttevredenheid regelmatig via enquêtes en heeft een responsief systeem ingesteld, zodat elk teamlid de feedback kent en erop reageert. Deze zichtbaarheid helpt iedereen te begrijpen welke directe impact hij of zij heeft op klantervaringen.
Teamwerk
Synivate bevordert een sterk gevoel van teameenheid door regelmatig virtuele teambuildingactiviteiten te organiseren en samenwerkende projectmanagementtools te gebruiken die actieve deelname van alle leden vereisen. Zo voelt geen enkel teamlid zich geïsoleerd, ondanks de fysieke afstand.
Processen volgen
Het naleven van vastgestelde processen is van cruciaal belang, vooral in een werkomgeving op afstand.
Synivate gebruikt gedetailleerde proceskaarten die in de projectmanagementtools zijn geïntegreerd. Zo zorgt het bedrijf ervoor dat alle teamleden dezelfde procedures en richtlijnen volgen, die regelmatig worden geëvalueerd en bijgewerkt om zich aan veranderende behoeften aan te passen.
Vindingrijk zijn
Om vindingrijkheid aan te moedigen biedt Synivate trainingen aan over probleemoplossing en creatief denken.
Daarnaast beheert het bedrijf een interne wiki waar medewerkers innovatieve oplossingen en snelkoppelingen die ze hebben ontdekt kunnen delen. Zo wordt een omgeving bevorderd waarin vindingrijkheid wordt erkend en beloond.
Het gebruik van platforms zoals Slack, niet alleen voor taakgerelateerde discussies maar ook als plek om deze kernwaarden te versterken, maakt hier eveneens deel van uit. Bijvoorbeeld:
- Toegewijde kanalen: Er zijn specifieke Slack-kanalen voor complimenten en erkenning, waar teamleden voorbeelden van kernwaarden in de praktijk vieren.
- Regelmatige check-ins: Dagelijkse en wekelijkse check-ins zijn niet alleen operationele updates, maar bevatten ook een onderdeel waarin de kernwaarden worden besproken. Teamleden delen hoe zij deze waarden in hun werk hebben toegepast.
Waarden dienen als kompas en begeleiden teamleden bij hun dagelijkse taken en interacties. Zo zorgen ze voor een eensgezinde aanpak van het werk die fysieke barrières overstijgt.
Een actieve toewijding aan kernwaarden is essentieel voor het behouden van een sterke band binnen het team en een gedeeld gevoel van doelgerichtheid. Beide zijn van vitaal belang voor succes op lange termijn in een werkomgeving op afstand.
De rol van feedback en erkenning bij het opbouwen van een band binnen het team
Feedback en erkenning spelen een cruciale rol bij het bevorderen van een positieve en hechte werkomgeving en bij het overwinnen van de uitdagingen van het aansturen van medewerkers op afstand.
Maguire heeft dit ingezien en bij Synivate “Feedbackvrijdag'' ingevoerd: een vast moment elke week waarop teamleden elkaars inspanningen erkennen en waarderen. Deze praktijk is sterk verweven met de kernwaarden van het bedrijf en biedt een platform om de principes van teamwerk in de dagelijkse werkzaamheden te versterken.
Feedbackvrijdag overstijgt het traditionele idee van feedback als een top-downproces. In plaats daarvan stimuleert het een cultuur van erkenning tussen collega's, waarin waardering en constructieve feedback vrijelijk tussen alle niveaus van de organisatie worden uitgewisseld.
Deze aanpak democratiseert feedback en maakt er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van in plaats van een managementtaak. Het dient een tweeledig doel: het motiveert medewerkers niet alleen door hun bijdragen te erkennen, maar versterkt ook de banden binnen het team, omdat teamleden zich gewaardeerd en gezien voelen door hun collega's.
Focus en verantwoordelijkheid behouden
Bij de overgang naar werken op afstand bestaat het risico dat minder toezicht leidt tot afleiding en een daling van de productiviteit.
Om dit aan te pakken hebben zij Slack-huddles ingevoerd, maar wel met een strategische aanpak die de productiviteit verhoogt in plaats van verstoort.
Doel en timing van Slack-huddles
In tegenstelling tot onverwachte bezoekjes aan het bureau, die het werkproces kunnen onderbreken, worden Slack-overlegsessies bij Synivate zorgvuldig gepland en doelgericht ingezet.
Deze overlegsessies zijn gereserveerd voor cruciale en tijdgevoelige discussies, zodat de timing aansluit op het werkproces in plaats van dit te onderbreken.
Richtlijnen voor het houden van overlegsessies
Stel duidelijke richtlijnen op voor wat aanleiding geeft tot een overlegsessie en wat deze moet bevatten. Houd rekening met de volgende zaken.
- Aanleidingen: Een overlegsessie wordt gestart wanneer een beslissing gezamenlijke inbreng vereist die niet efficiënt via asynchrone communicatie kan worden verkregen, of wanneer een project een cruciaal controlepunt bereikt dat gelijktijdige feedback vereist.
- Richtlijnen voor de inhoud: Elke overlegsessie heeft een gerichte agenda. Van deelnemers wordt verwacht dat ze voorbereid zijn met relevante informatie, vragen of updates die onmiddellijk aandacht nodig hebben. Deze voorbereiding zorgt ervoor dat overlegsessies beknopt en productief zijn.
- Integratie in het werkproces: Om overlegsessies verder in de dagelijkse routine te integreren zonder dat ze een afleiding worden, past Synivate planningspraktijken toe die rekening houden met natuurlijke werkritmes. Overlegsessies worden vaak gepland op momenten waarop teamleden minder snel diepgaand bezig zijn met individuele taken, zoals halverwege de ochtend of direct na de lunch.
Teamleden melden dat deze gerichte, tijdgebonden discussies helpen om doelstellingen te verduidelijken, inspanningen snel op elkaar af te stemmen en ieders tijd efficiënt te benutten. Deze aanpak verandert potentiële afleidingen in kansen om de samenwerking te verbeteren en het project sneller vooruit te helpen.
Werken op afstand omarmen
Vooruitkijkend sluit Maguires visie voor Synivate aan bij bredere trends in de zakenwereld en beste werkwijzen voor hybride werken, met de nadruk op SaaS-oplossingen en automatisering.
Deze focus gaat niet alleen over het benutten van technologie omwille van modernisering, maar over het verbeteren van de efficiëntie en het stroomlijnen van processen, met name voor het inwerken en uit dienst treden.
In een omgeving waarin op afstand wordt gewerkt en fysieke interacties beperkt zijn, kan het automatiseren van deze processen vertragingen en misverstanden aanzienlijk verminderen. Door te investeren in systemen die deze processen naadloos en gebruiksvriendelijk maken, kun je ervoor zorgen dat veranderingen binnen het team het algehele werkproces niet verstoren.
De verschuiving naar SaaS-oplossingen en automatisering is een strategische stap die aansluit bij de eisen van een modern team dat op afstand of hybride werkt. Deze technologieën bieden schaalbaarheid, flexibiliteit en toegankelijkheid—essentiële eigenschappen voor een verspreid team.
3 belangrijkste conclusies
- Strategische integratie van communicatietools kan de teamdynamiek en operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren door werkprocessen aan te passen en verschillende productiviteitsplatforms te integreren.
- Sterk verankerde kernwaarden zijn cruciaal voor het behouden van teamcohesie en motivatie in werkomgevingen op afstand. Ze sturen interacties en besluitvormingsprocessen bij afwezigheid van fysieke aanwezigheid.
- Regelmatige meting van belangrijke prestatie-indicatoren, zoals responstijden van klanten, projectoplevering en klanttevredenheid, is essentieel om de effectiviteit van werkmodellen op afstand te beoordelen en aan te tonen. Dit levert inzichten op die tot verdere verbeteringen kunnen leiden.
Als je meer wilt weten over de nieuwste trends op het gebied van werken op afstand en hybride werken, wat wel en niet werkt, zorg dan dat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief van People Managing People. Je ontvangt de nieuwste inzichten rechtstreeks in je inbox.
