Hoe creëer je een hybride werkplek waar mensen enthousiast over zijn

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Anna Tavis: Voor mij betekent hybride niet twee dagen op kantoor en drie dagen thuis, of andersom. Het gaat dus niet om een aantal dagen dat je verdeelt tussen thuis en kantoor. Hybride betekent vooral flexibiliteit, toegankelijkheid en inclusiviteit. Het betekent dat we kunnen spelen met de variabelen die ons ter beschikking staan op kantoor, thuis en op derde plekken, zoals coworkinglocaties.

Tim Reitsma: Welkom bij de People Managing People-podcast. We willen je helpen een betere wereld van werk te creëren en gelukkige, gezonde en productieve werkplekken te bouwen. Ik ben je gastheer, Tim Reitsma!

Hybride werken. Hoe definieer je wat hybride werken betekent? Twee dagen op kantoor en de rest werken waar je maar wilt? Laat me je dan dit vragen: heb je overwogen om te definiëren wat flexibiliteit, toegankelijkheid en inclusiviteit voor jouw organisatie betekenen? En hoe omarm en ondersteun je dat met technologie?

Mijn gasten schreven een nieuwe bron voor iedereen die meer wil weten over hybride werken: Humans at Work: The Art and Practice of Creating the Hybrid Workplace.

Dr. Anna Tavis is hoogleraar en academisch directeur van de afdeling Human Capital Management aan NYU. Ze werd ook opgenomen in de Thinkers50 Radar voor 2020.

Stela Lupushor is oprichter van Reframe.Work Inc., een adviesbureau dat klanten adviseert over innovatie en de ontwikkeling van personeelsstrategieën om veerkrachtige, inclusieve en toegankelijke werkplekken te creëren met behulp van technologie, mensgericht ontwerp en toekomstgericht denken. Stela is ook docent aan NYU.

Als je meer wilt weten over wat hybride werken is en hoe je een hybride werkplek creëert waar mensen enthousiast over zijn, blijf dan luisteren.

Anna en Stela, heel erg bedankt dat jullie vandaag bij me zijn. Bedankt ook dat jullie me een tijdje geleden jullie boek, Humans at Work, hebben gestuurd. Ik heb het gelezen en het is een fantastisch boek. Ik weet dat het in maart 2022 is verschenen. We lopen dus een beetje achter, en volgens mij las ik ergens dat er binnenkort nog een boek uitkomt.

Maar ik wil graag dieper ingaan op het idee achter Humans at Work. Bedankt dat jullie er vandaag zijn.

Stela Lupushor: Fijn om hier te zijn.

Tim Reitsma: Voordat we daarop ingaan, willen jullie iets over jezelf vertellen? Stela, wil jij beginnen?

Stela Lupushor: Ik ben Stela Lupushor en heb een achtergrond in wiskunde en computerwetenschappen.

Ik heb verschillende advies- en interne functies vervuld, vooral binnen HR, waarbij ik technologie en analyses gebruikte. Ik heb een grote passie voor het toepassen van technologie en analyses om de werkervaring voor iedereen te verbeteren. Momenteel ben ik universitair docent aan NYU.

Ik geef les over digitaal werkplekontwerp en begeleid een afstudeerproject. Daarnaast doe ik verschillende adviesopdrachten en adviseer ik start-ups en durfkapitaalfondsen over het gebruik van technologie in de werkomgeving om de werkervaring te verbeteren.

Tim Reitsma: Dat vind ik ontzettend interessant, omdat ik vaak hoor: we hebben een probleem, laten we technologie aanschaffen en dan worden alle problemen vanzelf opgelost.

Je hebt daar vast veel verhalen over. Anna, wil jij jezelf voorstellen?

Anna Tavis: Ik ben hoofd van de afdeling Human Capital Management Programs aan New York University. Mijn levensmissie is om de volgende generatie leiders op te leiden en voor te bereiden, niet alleen op het gebied van human capital, maar ook op management in het algemeen.

Ik heb een lange carrière in het bedrijfsleven achter de rug, onder meer op Wall Street en bij technologiebedrijven, waar ik seniorfuncties bekleedde op het gebied van talentmanagement, leiderschapsontwikkeling, leren en ontwikkeling. Ook was ik Chief Learning Officer bij een Fortune 50-bedrijf. Daarnaast ben ik zeer internationaal georiënteerd.

De helft van mijn carrière in het bedrijfsleven bracht ik door in Europa. Ik woonde en werkte in Londen voor technologiebedrijven en werkte ook in Scandinavië. Daarna bracht ik al die ervaring terug naar de Verenigde Staten. Mijn belangrijkste doel is nu ervoor te zorgen dat de volgende generatie niet alleen goed is opgeleid, maar ook voorbereid is om als manager met mensen op de werkplek om te gaan.

Dat was ook de belangrijkste missie achter het boek: verbanden leggen. Er is momenteel veel fascinatie voor technologie en computers, maar volgens mij moeten al die hulpmiddelen, hardware en software de mensheid op de juiste manier dienen.

Tim Reitsma: Ik vind die combinatie van menselijkheid en technologie geweldig. Technologie verdwijnt immers niet. Kijk naar ons: we zitten aan weerszijden van het land. Ik zit in Canada en jij in de Verenigde Staten. We zijn door een grote afstand van elkaar gescheiden en moeten technologie omarmen.

Wat ik mooi vond aan het boek is zelfs de titel: Creating the Hybrid Workplace, the Art and Practice. Toen ik dat las, dacht ik: wat? Er bestaat een kunst en een praktijk voor het creëren van een hybride werkplek? Ik dacht dat je mensen gewoon een computer gaf, ze af en toe naar kantoor liet komen en dat dan hybride noemde.

Daar gaan we zo op in. Maar uit nieuwsgierigheid wil ik, zoals vaste luisteraars weten, graag meteen een paar vragen stellen. Wat betekent het om een leider te zijn? En wat betekent dat in deze context: een leider op de werkplek?

Ik hoor graag jullie gedachten over het woord ‘leider’.

Stela Lupushor: In mijn ogen is een leider iemand die ruimte creëert voor anderen om leiding te geven. Het gaat om mensen in staat stellen, coachen, ondersteunen, de nodige middelen bieden en achter de mensen staan die je beheert, coacht en leidt.

Tim Reitsma: Dat is een grote rol. Het kan inderdaad iemand in de hele organisatie zijn: coachen, mensen in staat stellen en ruimte creëren.

Anna, wil jij daar nog iets aan toevoegen?

Anna Tavis: Ik denk dat leiderschap veelzijdig is. Soms stap je terug, luister je, ondersteun je en coach je. Maar zoals we momenteel bij alle gebeurtenissen zien, is er ook een rol voor de leider om naar voren te stappen, daadwerkelijk leiding te geven en voorop te lopen, misschien zelfs vóór je mensen uit.

Dat moet op een bepaalde manier gebeuren, zodat anderen volgen. Dat is volgens mij de complexiteit van de leidersrol.

We zijn overspoeld met bepaalde leiderschapsmodellen die, vooral in de industrie, nogal top-down en dominant zijn. Daardoor reageren we soms overdreven en zeggen we dat een leider alleen maar coacht. Maar het is een veel complexere rol. Het is een dialoog.

Je moet goed afgestemd en empathisch zijn op de situatie en weten wanneer je naar voren moet stappen en voor iedereen uit moet lopen. Soms is dat nodig om een doorbraak te creëren. Op andere momenten moet je juist een stap terug doen en anderen jouw plaats laten innemen. Leiderschap is dus zeer complex. Daarom hebben we het, ondanks de miljoenen boeken die erover zijn geschreven, nog steeds niet volledig doorgrond.

Tim Reitsma: Wat mij vooral aanspreekt, is dat leiderschap veelzijdig is. Soms zet een leider zijn of haar coachingspet op en moet diegene coachen. Maar soms heeft een team gewoon iemand nodig die een beslissing neemt en leiding geeft.

De volgende vraag gaat over onze publicatie. Wij zijn gebouwd op de basisgedachte dat we willen helpen een betere wereld van werk te creëren. Wat komt er bij jullie op als je die zin hoort: een betere wereld van werk creëren?

Anna Tavis: De werkplek wordt steeds complexer. Wat het betekent om een betere werkplek te creëren, verschilt per persoon. We proberen nu te begrijpen hoe die complexiteit eruitziet en hoe we ermee kunnen omgaan. Technologie en gegevens helpen ons daarbij.

Daarom schreven we over de hybride werkplek. Hybride betekent voor verschillende mensen verschillende dingen. Het gaat niet alleen om twee dagen op kantoor en drie dagen thuis. Iemand kan voortdurend op kantoor zijn, terwijl een ander altijd thuiswerkt. Daarnaast zijn er derde locaties waar mensen kunnen werken.

Het is een voorbeeld van een gepersonaliseerde werkervaring. De werkplek die zich richt op individualiteit en persoonlijke ervaringen, zal succesvoller zijn.

Ik hoor tegenwoordig steeds vaker het woord gastvrijheid in de context van het beheren van de werkplek. Het gaat om een zorgvuldig samengestelde ervaring, zoals in een goede toeristische bestemming, waar je service en voorzieningen krijgt die op jouw specifieke behoeften zijn afgestemd. We zien die verfijning nu ook op de werkplek en technologie helpt ons daar te komen.

Stela Lupushor: Ik zou drie kernwoorden gebruiken: flexibiliteit, inclusiviteit en toegankelijkheid. Iedereen heeft andere behoeften, verwachtingen en omstandigheden die bepalen wat ‘beter’ voor die persoon betekent.

Inclusiviteit betekent dat je verschillende behoeften accepteert en de omstandigheden en technologie kunt afstemmen op de behoeften van mensen, zodat zij zich opgenomen voelen in de wereld van werk.

Toegankelijkheid gaat zowel over de formele definitie als over technologie, fysieke inrichting en de mogelijkheid om deel te nemen, ongeacht fysieke of cognitieve kenmerken en persoonlijke voorkeuren.

Tim Reitsma: Dat is mooi samengevat in drie woorden: flexibel, inclusief en toegankelijk.

Voordat we verdergaan met hybride werken, laten we eerst definiëren wat het precies betekent. Anna, wat is jouw visie daarop?

Anna Tavis: Laten we beginnen met wat het niet is. Hybride betekent voor mij niet twee dagen op kantoor en drie dagen thuis, of andersom. Het gaat niet om een bepaald aantal dagen dat je tussen thuis en kantoor verdeelt.

Hybride betekent flexibiliteit, toegankelijkheid en inclusiviteit. We kunnen de variabelen combineren: kantoor, thuis, coworkinglocaties, cafés, bibliotheken en andere beschikbare plekken.

Technologie hoort daar ook bij. Denk aan augmented reality, metaverses en communicatietechnologieën die voortdurende transparantie en communicatie mogelijk maken. Hybride werken is een combinatie van verschillende ingrediënten die mensen en bedrijven voor zichzelf samenstellen.

Het moet bovendien het bedrijfsdoel dienen. Organisaties en individuen moeten hun eigen keuzes maken. Als de hybride aanpak van een bedrijf niet bij iemand past, kan die persoon een andere werkplek kiezen. Die mogelijkheid bestaat tegenwoordig voor veel mensen.

Stela Lupushor: In eenvoudige woorden is hybride werken de versmelting van de digitale en fysieke werkelijkheid om de meest optimale omgeving te creëren waarin we ons werk kunnen doen.

Dat klinkt eenvoudig, maar er is veel integratie nodig: beveiliging, toegangsniveaus en functies moeten ervoor zorgen dat deze gecombineerde werkelijkheid ons productief maakt, of we nu thuis, in een café of op een afgelegen eiland werken.

Anna Tavis: De technologische oplossing die een hybride werkregeling mogelijk maakt, wordt vaak niet eens besproken. Denk bijvoorbeeld aan monitoringtechnologie. Houdt een bedrijf je in de gaten wanneer je op afstand werkt? Hoeveel vrijheid heb je dan werkelijk?

Wanneer mensen over werken op afstand praten, gaat het niet alleen om woon-werkverkeer. Ze moeten ook vragen welk technologisch support ze krijgen en welke HR-gevolgen daaraan verbonden zijn.

Stela Lupushor: Dit gebied heeft jarenlang te weinig aandacht gekregen. Technologie op de werkplek wordt meestal gezien als middel om kosten te verlagen en de organisatie-infrastructuur veerkrachtiger te maken. Zelden wordt gekeken naar de ervaring van werknemers: hoe is het om met hulpmiddelen te werken die niet met elkaar communiceren, een slechte gebruikerservaring bieden of niet toegankelijk zijn?

Dat beïnvloedt onze productiviteit en ons gevoel dat iemand geeft om onze ervaring en ons werk. Dezelfde investering die organisaties doen om de klantervaring soepel en aangenaam te maken, moet ook naar de wereld van werk worden gebracht.

Als wij als werknemers niet weten hoe een goede ervaring eruitziet, hoe kunnen we dan verwachten dat we die aan anderen bieden?

Tim Reitsma: Dat is een belangrijk punt: een interne gebruikerservaring creëren. Organisaties moeten kijken naar hun hulpmiddelen, onboarding en ondersteuning. Als systemen niet met elkaar communiceren en iemand dagen moet wachten op hulp, is dat geen goede werkervaring.

De kunst en praktijk van hybride werken vragen dus om naar binnen te kijken. Organisaties moeten onderzoeken wat goed werkt en waar verbetering nodig is.

Anna Tavis: Ik bezocht onlangs een conferentie in New York en maakte een rondleiding door een nieuw kantoor van Accenture. Het was ontworpen rond het idee van magnetische werkplekken.

De bezettingsgraad was hoog, ondanks zeer ruimhartig beleid voor thuiswerken. Dat had volgens mij te maken met de kwaliteit van het kantoor: ergonomisch ontwerp, toegankelijkheid, temperatuursensoren, bezettingsmetingen en luchtkwaliteitsmetingen.

Het was een intelligente omgeving met prachtige uitzichten over New York. Als je zo’n werkplek creëert, kunnen mensen hun omgeving aanpassen aan hun specifieke behoeften. Dan hebben ze thuis én op kantoor een aantrekkelijke plek om te werken.

Ook augmented reality en metaverse-ruimtes speelden een rol. Mensen op verschillende locaties konden met elkaar communiceren alsof ze in dezelfde ruimte waren. Wanneer we zulke omgevingen overal kunnen aanbieden, zie ik dat als succesvol hybride werken.

Stela Lupushor: Technologie kan de fysieke werkelijkheid uitbreiden. Shared Studios gebruikt camera’s, microfoons en relatief goedkope apparaten om ruimtes zo in te richten dat mensen op afstand het gevoel hebben dat ze in dezelfde ruimte zijn.

Het is geen volledige vervanging van fysiek contact, maar het komt dichtbij genoeg om aanwezigheid en nabijheid te creëren zonder dat mensen hoeven te reizen of verhuizen.

Tim Reitsma: Flexibiliteit is daarbij essentieel. Sommige mensen kunnen werken waar ze willen, terwijl anderen verplicht twee dagen per week naar kantoor moeten. Veel van hen werken liever thuis omdat ze daar productiever zijn en niet lang hoeven te reizen.

Tegelijkertijd moeten organisaties kantoren creëren waar mensen graag naartoe gaan. Mensen verlangen naar persoonlijk contact. Moeten bedrijven hun kantoor en beleid daarom opnieuw overdenken?

Stela Lupushor: Ik hoor steeds vaker dat organisaties mensen één dag per week naar kantoor laten komen, vooral voor sociale activiteiten. Anders reizen ze anderhalf uur om vervolgens alsnog in een videogesprek te zitten.

Een gezamenlijke dag kan mensen helpen vertrouwen op te bouwen, relaties te ontwikkelen en elkaar persoonlijker te leren kennen. Daardoor ontstaat er meer verbondenheid wanneer ze daarna op afstand werken.

Anna Tavis: We moeten oppassen met de aanname dat iedereen thuis goede omstandigheden heeft om te werken. Niet iedereen beschikt over een ruime woning of een geschikte werkplek. Vooral jonge mensen hebben dat vaak niet.

Daarom mogen we niet automatisch tegen kantoren zijn. Hybride werken betekent niet dat niemand naar kantoor gaat. Het betekent dat mensen meerdere opties krijgen en kunnen kiezen wat bij hun persoonlijkheid en omstandigheden past.

Sommige mensen kunnen zich beter concentreren in een koffiezaak of op kantoor. Anderen werken liever thuis. We moeten meerdere mogelijkheden creëren.

Tim Reitsma: Niet elke organisatie kan hybride werken. Sommige mensen moeten in winkels, supermarkten, fabrieken of productielijnen werken. Als alle leidinggevenden op afstand werken, kan dat oneerlijk aanvoelen voor werknemers die fysiek aanwezig moeten zijn.

Stela Lupushor: We kunnen ook het werk zelf opnieuw ontwerpen. Sommige werkzaamheden lijken op locatie te moeten gebeuren, maar technologie kan ondersteuning op afstand mogelijk maken. Een monteur kan bijvoorbeeld iemand op afstand begeleiden bij het oplossen van een probleem.

Bepaalde werkzaamheden zullen altijd fysiek moeten plaatsvinden, maar technologie kan ons helpen andere werkzaamheden anders in te richten. Zo kunnen we personeelstekorten, reiskosten en lokale beperkingen verminderen.

Tim Reitsma: Als we het gesprek afronden: waar moet een leider of HR-team beginnen wanneer mensen hun werkomgeving niet meer prettig vinden?

Stela Lupushor: De pandemie heeft ons de kans gegeven veel modellen en aannames opnieuw te bekijken. Productiviteit staat niet gelijk aan aanwezigheid op kantoor. We kunnen overal productief zijn, maar hebben ook sociale interactie nodig.

Flexibiliteit is geen keuze tussen thuis of kantoor. Het is een spectrum waarin personeelsontwerp, werkplekontwerp, de definitie van werk en de waarden van mensen samenkomen.

We moeten ons afvragen wat voor werknemers het belangrijkst is en hoe een organisatie dat kan ondersteunen zonder nieuwe scheidslijnen te creëren. Technologie kan helpen werk inclusiever en toegankelijker te maken.

Anna Tavis: Alleen mensen vragen wat ze willen is niet genoeg, omdat veel mensen niet weten wat ze niet weten. Het is een belangrijke eerste stap, maar er is een doordacht proces nodig.

Begin met duidelijk maken wat je niet wilt. Daarna ontstaat ruimte voor experimenten en leren door vallen en opstaan. Probeer dingen uit en wees bereid om van koers te veranderen wanneer omstandigheden veranderen.

Mensen kunnen een gezin stichten, van baan veranderen of andere behoeften ontwikkelen. Daarom moeten organisaties duurzaam, flexibel en aanpasbaar zijn. We moeten niet doen alsof alles in steen gebeiteld staat.

Wees duidelijk over wat niet acceptabel is, maar blijf open en flexibel over mogelijke oplossingen. Zowel mensen als organisaties moeten hun keuzes kunnen aanpassen.

Tim Reitsma: Wees duidelijk over wat je niet wilt, vraag het aan je mensen, wees flexibel en probeer nieuwe dingen uit. Communiceer met je teams dat je iets nieuws gaat proberen en dat het misschien niet meteen werkt.

Voor mij komt het erop neer dat het niet uitmaakt waar mijn team werkt. Ze kunnen naar kantoor komen of op een strand zitten, zolang we weten wat we doen, waar we naartoe gaan en hoe we daar komen.

Mensen kunnen productief zijn op een strand of in een kantoor met augmented reality.

Bedankt dat jullie er waren. Voor iedereen die geïnteresseerd is: hybride werken is blijvend. We zien werken op afstand en werken op kantoor, maar hybride werken combineert beide. Of je nu een hybride kantoor inricht of niet, lees dit boek.

Humans at Work: The Art and Practice of Creating the Hybrid Workplace is meer dan een handleiding om Slack en Google in te stellen. Er komt veel meer bij kijken.

Anna en Stela, bedankt dat jullie vandaag in de uitzending waren.

Stela Lupushor: Bedankt voor de uitnodiging.

Anna Tavis: Bedankt.

Tim Reitsma: Bedankt. Als je luistert en vragen of opmerkingen hebt, stuur me dan zoals altijd een e-mail via tim@peoplemanagingpeople.com. Like en abonneer je ook op de podcast. Je kunt ook contact met me opnemen via LinkedIn.

Anna en Stela, hoe kunnen mensen contact met jullie opnemen als ze vragen hebben over hybride werken?

Stela Lupushor: LinkedIn is waarschijnlijk het gemakkelijkst. Zoek op Stela Lupushor, Stela met één l.

Anna Tavis: Je kunt ook zoeken op Anna Tavis op LinkedIn. Bedankt.

Tim Reitsma: Perfect. We zetten de links in de shownotes. Anna en Stela, een fijne dag gewenst. En voor iedereen die luistert: ik hoop dat jullie een goede dag hebben.