In deze aflevering praten Tim Reitsma en Jordan Boogaard—HR-evangelist bij EddyHR—over onboarding in een externe werkomgeving en hoe je dit op de juiste manier doet.
Hoogtepunten uit het interview
- Jordan werkt inmiddels bijna 14 jaar in de salarisadministratie en HR. Hij werkte bij ADP en Heartland en startte zijn eigen salarisadministratiebedrijf. Vervolgens fuseerde hij ongeveer drie jaar geleden met het bedrijf Eddy, waar hij nu werkt. [2:30]
- Voor Jordan is een leider iemand die je kunt vertrouwen en naar wie je kunt opkijken, en die een voorbeeld kan zijn van het soort persoon dat je wilt worden. [3:21]
Een leider is voor mij iemand die je kunt vertrouwen en die bereid is om op te staan en een ander naar een hoger niveau te brengen.
JORDAN BOOGAARD
- Als je een betere werkplek probeert op te bouwen, begint dat echt met onboarding. Met de eerste indruk die een bedrijf maakt wanneer je een nieuwe medewerker in dienst neemt. [4:33]
- Elke mei doet Jordan op LinkedIn iets dat “hoe kan ik je helpen in mei” heet. [7:15]
- De juiste manier van onboarden hangt af van je organisatie, maar Jordan deelt enkele specifieke tips, zoals het vastleggen van verwachtingen. Die verwachtingen moeten heel duidelijk in je functieomschrijving staan. [9:07]
Je kunt niet zomaar geweldig talent aannemen zonder het goed in te werken en die verwachtingen vast te leggen als je hen wilt behouden.
JORDAN BOOGAARD
- Het grootste probleem bij onboarding, vooral op afstand, is dat de organisatie en de voorbereiding niet goed op orde zijn. [22:06]
- Wanneer je bijvoorbeeld bij Eddy een nieuwe medewerker op afstand aanneemt, geven ze die persoon een computer, een e-mailaccount en bedrijfskleding, versieren ze het bureau en plannen ze vergaderingen met alle leidinggevenden. Zo kunnen die vanaf de eerste dag hun verhaal en visie op het bedrijf delen, vertellen over hun ervaringen en de nieuwe medewerker echt leren kennen. [22:16]
Als je iemand snel wilt aannemen, kan dat als je gestructureerd en georganiseerd te werk gaat.
JORDAN BOOGAARD
- Het belangrijkste wat Eddy doet, is het onboardingproces heel eenvoudig maken. Maak je onboardingprocessen niet ingewikkeld. Vereenvoudig ze zoveel mogelijk. [25:02]
- Iemand laten zien dat je om die persoon geeft en wilt dat diegene succesvol is, levert meer op dan wat dan ook, bijvoorbeeld iemand belonen met een reis. [30:34]
Ik heb liever een manager die om mij geeft en echt om mij geeft als individu en als persoon, niet alleen als medewerker, dan dat ik de hoofdprijs win.
JORDAN BOOGAARD
- Geestelijke gezondheid is momenteel ontzettend belangrijk. Wanneer je een manager hebt die om je geeft en bij wie je het gevoel hebt dat je over alles kunt praten, is zorgzaamheid het allerbelangrijkst. Mensen willen namelijk het comfort ervaren van mensen die om hen geven. [31:06]
Maak kennis met onze gast
Jordan is HR-evangelist bij EddyHR. Hij werkt inmiddels bijna 14 jaar in de salarisadministratie en HR. Hij werkte bij bedrijven als ADP en Heartland en startte zijn eigen salarisadministratiebedrijf, dat hij vervolgens met Eddy liet fuseren.
Jordan werkt uitgebreid samen met kleine tot middelgrote bedrijven en zorgt ervoor dat alle werknemers op tijd worden betaald. Hij gebruikt een adviserende aanpak om manieren te vinden om de verkoop en ROI te verhogen en de kosten te verlagen door middel van de volgende oplossingen: loonadministratie + HR-oplossingen, verzekeringen, gezondheidszorg, belastingen, boekhouding, advocaten, financieel adviseurs, uitgavenbeheer, betaaldiensten, kassasystemen, franchises en marketing.

De manier om een betere werkplek te creëren, is door op één lijn te zitten en verantwoordelijk te worden gehouden voor je verwachtingen.
JORDAN BOOGAARD
Gerelateerde links:
- Word lid van de People Managing People-community
- Abonneer je op de nieuwsbrief om onze nieuwste artikelen en podcasts te ontvangen
- Volg Jordan op LinkedIn en Instagram
- Lees meer over Eddy
Gerelateerde artikelen en podcasts:
Lees het transcript:
We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.
Jordan Boogaard
Als ik aan een leider denk, zou ik zeggen dat het eerste wat in me opkomt iemand is die je kunt vertrouwen, iemand naar wie je kunt opkijken en die een voorbeeld kan zijn van wie je zelf wilt worden. Voor mij is een leider dus iemand die je kunt vertrouwen en die bereid is om verantwoordelijkheid te nemen en een ander individu naar een hoger niveau te tillen.
Tim Reitsma
Welkom bij de People Managing People-podcast. We zetten ons in om een betere wereld van werk te creëren en jou te helpen gelukkige, productieve werkplekken op te bouwen. Ik ben je gastheer, Tim Reitsma. Vandaag praat ik met Jordan Boogaard, HR-evangelist bij EddyHR. We hebben het vandaag over onboarding.
Onboarding is eenvoudig, toch? Geef iemand zijn computer, plan honderd onboardinggesprekken en geef de nieuwe medewerker een plan voor de eerste 30, 60 en 90 dagen.
Daarna gaat diegene waarschijnlijk gewoon aan het werk. Dat is niet verkeerd, maar het is zeker ook niet de juiste aanpak. Onboarding draait om laten zien dat we om mensen geven, communiceren hoe succes eruitziet en wat de verwachtingen van de functie zijn. Het gaat er ook om dat nieuwe medewerkers het gevoel krijgen dat ze de juiste beslissing hebben genomen. We krijgen maar één kans om een eerste indruk te maken tijdens onboarding. Neem dat dus serieus.
In deze aflevering horen we hoe Jordan onboarding bij EddyHR aanpakt en krijgen we zijn visie op hoe je onboarding op de juiste manier uitvoert.
Jordan, geweldig dat je te gast bent bij de People Managing People-podcast. Ik ben enthousiast over dit onderwerp en het is een actueel thema. Het maakt eigenlijk niet uit of we dit gesprek vandaag, morgen of over een jaar publiceren; het blijft een tijdloze aflevering over onboarding op de juiste manier.
Voordat we daarop ingaan: wil je iets over jezelf vertellen en wat je momenteel bezighoudt?
Jordan Boogaard
Ja, allereerst bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Tim. Ik kijk ernaar uit om over dit onderwerp te praten. Zoals je zegt, is het inderdaad een tijdloos onderwerp. Door technologie is er de afgelopen vijf tot tien jaar veel veranderd, dus ik praat er graag over.
Wat mij betreft: ik kom uit Utah. Ik ben getrouwd met mijn geweldige vrouw Erica en we hebben samen vier kinderen. Ik ben behoorlijk geobsedeerd door hen. Wat zij leuk vinden, vind ik meestal ook leuk: voetballen met mijn oudste zoon, naar cheerleadingwedstrijden met mijn dochters gaan en fietsen met mijn vijfjarige.
Daar ben ik erg gepassioneerd over. In mijn vrije tijd ben ik bovendien een fanatieke mountainbiker. De meeste ochtenden sta ik vroeg op om te gaan fietsen. Wat de zakelijke wereld betreft: ik werk inmiddels bijna veertien jaar in de salarisadministratie- en HR-sector. Ik heb onder andere bij ADP en Heartland gewerkt en ben zelfs mijn eigen salarisadministratiebedrijf begonnen.
Daarna ben ik ongeveer drie jaar geleden gefuseerd met het bedrijf Eddy, waar ik nu werk. Ik kijk ernaar uit om met je over onboarding te praten.
Tim Reitsma
Onboarding. Ja. Voordat we het gesprek beginnen, wil ik zeggen dat mijn eerste twee vragen vaak vanzelf aansluiten op het onderwerp waar we het die dag over hebben.
Ik ben van nature nieuwsgierig. Ik kan uren verdwalen in een gedachtegang of in een Google-konijnenhol. Daarom is mijn grote nieuwsgierigheidsvraag: wat betekent het om een leider te zijn?
Jordan Boogaard
Dat is een diepgaande vraag. Ik heb daar onlangs nog over nagedacht, vooral over de mensen die mij gedurende mijn carrière en in mijn persoonlijke leven hebben geïnspireerd en geleid.
Als ik aan een leider denk, is het eerste wat in me opkomt iemand die je kunt vertrouwen, iemand naar wie je kunt opkijken en die een voorbeeld kan zijn van wie je wilt worden. Toen ik dieper nadacht over mijn geschiedenis en over wie voor mij leiders zijn geweest, waren mijn favoriete leiders degenen die vanaf het begin een verbinding met me aangingen.
Ze probeerden echt te begrijpen wie ik als persoon was, wat mij motiveerde en waar ik enthousiast van werd. Vervolgens motiveerden ze me gedurende de hele periode waarin ze mijn leider waren. Voor mij is een leider dus iemand die je kunt vertrouwen en die bereid is om verantwoordelijkheid te nemen en een ander individu naar een hoger niveau te tillen.
Tim Reitsma
Daar hou ik van. Wat een mooi en bondig antwoord. Vertrouwen is zo’n belangrijk onderdeel van leiderschap. Iemand kunnen vertrouwen, maar ook iemand die vertrouwen geeft, in plaats van het gevoel dat je vertrouwen steeds moet verdienen. Mijn volgende vraag sluit daar weer op aan. Ons doel bij People Managing People is een betere wereld van werk creëren.
Als we de komende vijf, tien of twintig jaar kunnen uitzoeken hoe we dat kunnen bereiken, zou dat geweldig zijn. En omdat ik tegen mensen zoals jij opkijk, ben ik benieuwd: wat komt er bij je op als je de woorden "een betere wereld van werk creëren" hoort?
Jordan Boogaard
De afgelopen tijd hebben we wereldwijd een aantal zeer interessante ontwikkelingen meegemaakt.
Jij zit in Canada en ik in de Verenigde Staten, maar we hebben allemaal de wereldwijde COVID-pandemie meegemaakt. Volgens mij betekent een betere plek om te werken vooral flexibiliteit. Dat is een van de belangrijkste onderwerpen als het gaat om het creëren van een betere werkplek.
Mensen werken al jaren vanuit huis, maar nu zijn sommigen gedwongen om thuis of op afstand te werken en niet naar kantoor te komen. Als je echt een betere plek om te werken wilt creëren, begint dat volgens mij—en dit klinkt misschien een beetje cliché—bij onboarding.
De eerste indruk die een bedrijf maakt wanneer het een nieuwe medewerker aanneemt. Wanneer iemand wordt onboarded en meer leert over het bedrijf en de cultuur, leert diegene wie de leiders zijn en wie hij of zij kan vertrouwen. Vervolgens gaan die leiders met de medewerker zitten en spreken ze de verwachtingen uit.
Als leiders en managers de verwachtingen vanaf het begin duidelijk maken en de medewerker begrijpt wat die verwachtingen zijn, kun je bijvoorbeeld wekelijkse of kwartaaldoelen opstellen en de medewerker daarop aanspreken. Of iemand nu op kantoor werkt, vanuit huis of vanuit een koffiezaak: zolang iedereen dezelfde verwachtingen heeft en de medewerker zijn of haar doelen behaalt, maakt het volgens mij niet uit waar of hoe het werk wordt uitgevoerd.
Dat is volgens mij de manier om een betere werkplek te creëren: dezelfde verwachtingen delen en mensen verantwoordelijk houden voor hun resultaten.
Tim Reitsma
We zitten hier volledig op één lijn. Ik heb hier eerder over geschreven: over de duidelijkheid die leiders hun organisaties en teams bieden. Duidelijkheid over de visie: waar gaan we naartoe en wat doen we? En duidelijkheid over waar je verantwoordelijk voor bent, op team- en individueel niveau.
Verantwoordelijkheid wordt soms als iets negatiefs gezien, maar het gaat er ook om dat je begrijpt hoe je binnen de organisatie het verschil kunt maken. Als ik niet wist wat ik vandaag moest doen, zou ik dan acht uur lang naar mijn scherm zitten staren? Het gaat om het creëren van een goede ervaring en een goede onboardingervaring.
Jordan Boogaard
Omdat dit onderwerp zo actueel is, doe ik elke mei iets op LinkedIn dat "hoe kan ik je helpen?" heet. Ik probeer mensen te helpen een nieuwe baan te vinden, bijvoorbeeld mensen die zijn ontslagen, een overstap willen maken of naar een ander bedrijf willen.
Ik heb de afgelopen vier jaar honderden mensen gesproken. Een van de meest schokkende dingen vond ik dat mensen die zes maanden tot twee jaar in hun carrière waren, niet wisten wat hun verwachtingen waren.
Ze hadden de functieomschrijving gelezen, maar die bleek volledig anders te zijn dan wat hun manager van hen verwachtte. Veel mensen vertrekken dus omdat de verwachtingen die ze bij hun start hadden, of die ze uit de functieomschrijving haalden, precies het tegenovergestelde zijn van wat hun manager van hen vraagt.
Tim Reitsma
Dat is heel actueel. Ik las onlangs een onderzoek onder 700 mensen die tijdens de pandemie aan een nieuwe functie begonnen. Daaruit bleek dat 62% geen duidelijk beeld had van de werkcultuur van het bedrijf. Na hun onboarding wisten ze het dus nog steeds niet. Daarnaast gaf 71% aan niet te weten met wie ze een relatie moesten opbouwen.
Kun je je voorstellen hoe het is om in een externe werkomgeving te worden onboarded en te denken: met wie moet ik eigenlijk praten? Op kantoor kun je rondlopen, koffie halen en iemand bij de waterkoeler ontmoeten. In een virtuele omgeving hebben we dat niet vanzelfsprekend.
Wat betekent het dus om iemand op de juiste manier te onboarden, vooral in de context van een externe werkomgeving?
Jordan Boogaard
Dat is een uitgebreide vraag. Onboarding op zichzelf is al belangrijk, en als je daar de juiste aanpak aan toevoegt, wordt het voor ieder bedrijf net iets anders. Als we het over enkele algemene principes eens kunnen worden, zou ik zeggen dat de eerste stap al vóór de onboarding begint: nog voordat je iemand aanneemt, moet je duidelijk maken wat de verwachtingen zijn.
Die verwachtingen moeten heel duidelijk in je functieomschrijving staan. Veel mensen maken fouten bij het opstellen van functieomschrijvingen. Sommige zijn heel eenvoudig en werken met een paar opsommingstekens: dit is de functie en dit ga je doen. Daarna kun je tijdens een eerste gesprek dieper ingaan op de verwachtingen.
Andere functieomschrijvingen zijn zes pagina’s lang en bevatten een eindeloze lijst met vereisten. Daardoor sluit je veel mensen uit die de functie prima zouden kunnen uitvoeren, maar niet aan elk detail voldoen.
Voordat we dus naar onboarding kijken, moeten we de verwachtingen goed vastleggen. Wanneer je iemand hebt aangenomen, breng je die persoon als het ware je organisatie en cultuur binnen. Die medewerker vertegenwoordigt je bedrijf op allerlei manieren.
Als je iemand op de verkeerde manier onboardt, kunnen er veel negatieve gevolgen zijn. De medewerker kan bijvoorbeeld verkeerd over het bedrijf communiceren op sociale media of in een podcast.
Een goede onboarding betekent tegenwoordig ook dat je iemand niet op de eerste dag overspoelt met papierwerk. Niemand wil op de eerste werkdag een personeelshandboek van 70 pagina’s krijgen met de opdracht om het door te lezen.
In de Verenigde Staten gaat het daarnaast om formulieren zoals de W-4, de I-9 en formulieren voor automatische salarisstorting. Dat kan niet alleen een dag, maar soms een hele week duren.
Als een nieuwe medewerker de eerste week alleen maar juridische teksten leest en verplichte trainingsvideo’s bekijkt, creëert dat geen geweldige ervaring. Er zijn betere manieren om het aan te pakken.
Tim Reitsma
Ik heb het zelf meegemaakt. Dat was jaren geleden, vóór de pandemie. Iemand zei: hier is je bureau, hier is je laptop en hier is een link naar het personeelshandboek. Iemand komt je ergens in de ochtend ophalen. En hier is een stapel papier die je moet invullen.
Ik werd aan niemand voorgesteld. Ik zat alleen aan een bureau en wist niet eens waar de badkamer of het water was. Je denkt dan: blijkbaar is dit mijn eerste werkdag.
Stel je nu voor dat dit op afstand gebeurt. Je krijgt een e-mail waarin staat dat iemand om elf uur een gesprek met je heeft gepland, maar je moest al om acht uur beginnen. Wat moet je dan drie uur doen?
Het draait allemaal om die eerste indruk. Wanneer je iemand in je organisatie verwelkomt, hoe wil je dan dat die persoon zich voelt? Wil je dat iemand aan het einde van de dag de laptop dichtklapt en denkt: ik ben bij het juiste bedrijf begonnen?
Jordan Boogaard
Precies. Je kunt het vergelijken met een eerste afspraak. Die eerste indruk bepaalt of er een tweede afspraak komt. Als je een week lang formulieren invult en trainingsvideo’s over ongewenst gedrag bekijkt, kan je eerste indruk zo slecht zijn dat je al naar een andere baan zoekt.
Tijdens de huidige grote ontslaggolf kun je niet zomaar goed talent aannemen zonder het op een goede manier te onboarden en duidelijke verwachtingen te scheppen. Als je leert hoe je mensen op de juiste manier aanneemt en behoudt, kun je medewerkers jarenlang aan je bedrijf binden en hen helpen hun carrière op te bouwen.
Maar als de eerste indruk slecht is, kan het snel misgaan. Veel mensen wisselen tegenwoordig om de paar maanden van baan. Ik vermoed dat een groot deel van hen een beeld was voorgespiegeld dat niet volledig realistisch was. Op de eerste dag kregen ze vervolgens zo’n slechte indruk dat ze meteen elders gingen zoeken.
Tim Reitsma
Die eerste indruk is cruciaal. Ik was onlangs op een HR-conferentie waar iemand sprak over werknemers die terugkeren naar hun vorige werkgever. Ze vertrekken, beginnen ergens anders en ontdekken dat de nieuwe werkgever een totaal ander beeld heeft geschetst van het werk. Vervolgens vragen ze hun vorige werkgever of ze terug mogen komen.
Dat laat zien hoe belangrijk het is om de juiste mensen aan te trekken, functieomschrijvingen glashelder te maken en jargon te vermijden. Als een functieomschrijving zes pagina’s lang is, beschrijf je misschien vier functies in plaats van één.
Een bedrijf waar ik werkte, werkte met vijf verantwoordelijkheden. Dat was bijzonder behulpzaam tijdens sollicitatiegesprekken: dit zijn de vijf dingen waarvoor je verantwoordelijk bent. Wil je je daarvoor inzetten? Dat zorgde voor een duidelijke onboardingervaring.
Jordan Boogaard
Dat is op locatie al belangrijk, maar op afstand nog moeilijker. Je moet mensen op een goede manier kennis laten maken met je cultuur en duidelijk maken waar je waarden voor staan.
Een goede aanpak op afstand kan bijvoorbeeld speels worden gemaakt. Je kunt uitleggen welke documenten iemand voor juridische doeleinden moet invullen en welk handboek moet worden gelezen. Vervolgens kun je een beloning aanbieden wanneer alles binnen de afgesproken tijd is afgerond.
Als iemand bijvoorbeeld graag bij Nike winkelt en graag bij Ruth’s Chris uit eten gaat, kun je een cadeaubon van 150 dollar en een diner voor de medewerker en diens partner aanbieden. Je gebruikt dan geld dat je anders misschien aan een lunch had besteed, maar motiveert mensen ook en laat zien dat je naar hen hebt geluisterd.
Door vragen te stellen over wat iemand motiveert, waar diegene graag winkelt en wat diens favoriete restaurant is, leer je medewerkers beter kennen. Die informatie kun je later ook gebruiken voor verjaardagen en werkjubilea.
Zo kun je iemand op diens verjaardag feliciteren met een cadeaubon voor een favoriete winkel. De medewerker merkt dan dat het bedrijf hem of haar kent, luistert en waardeert.
Tim Reitsma
Je raakt hier iets belangrijks: hoe willen we dat iemand zich voelt tijdens onboarding? Hoe willen we dat iemand aan het einde van de eerste, tweede en derde dag de laptop dichtklapt?
Bij People Managing People werken we grotendeels op afstand. Als ik opnieuw zou worden onboarded, zou ik willen dat de laptop klaarstaat en dat ik weet wat er van me wordt verwacht. Ik ben ooit op afstand onboarded zonder computer. Dat maakte de eerste dag erg lastig.
Uiteindelijk gaat het terug naar de vraag hoe we willen dat mensen zich binnen onze organisatie voelen. En dat heeft weer te maken met leiderschap en vertrouwen.
Heb je een voorbeeld van een onboardingervaring die volledig verkeerd is aangepakt, vooral op afstand?
Jordan Boogaard
Mijn eerste voorbeeld is niet op afstand, maar wel een persoonlijke ervaring. Ik werd aangenomen voor een promotie en was ontzettend enthousiast. Op mijn eerste dag kwam de HR-directeur naar me toe en vroeg: wacht, hoe heette je ook alweer? We hadden niet door dat je vandaag zou beginnen.
Een groep van ongeveer tien andere mensen was diezelfde dag begonnen. Zij hadden hun welkomstpakket, nieuwe shirts, computers en andere spullen al klaarstaan. Ik stond daar enthousiast, maar zij vroegen wie ik was en zeiden dat ik eigenlijk niet had moeten beginnen.
Ze moesten vervolgens snel allerlei spullen bij elkaar zoeken. De andere medewerkers hadden artikelen met hun naam erop, terwijl voor mij niets was voorbereid. Ik was enorm teleurgesteld. Die slechte eerste indruk bleef hangen en ik wilde er eigenlijk vanaf de eerste dag al niet werken. Binnen een jaar ben ik vertrokken.
Ik heb duizenden mensen onboarded en denk dat de grootste fout, vooral op afstand, het gebrek aan organisatie is. Wanneer je iemand aanneemt, moet je vooraf een computer, e-mailaccount, welkomstpakket en alle benodigde software regelen. Je kunt ook gesprekken plannen met leidinggevenden, zodat de nieuwe medewerker vanaf de eerste dag het verhaal en de visie van het bedrijf hoort.
Als iemand op de eerste dag geen computer heeft of niet weet wat het e-mailadres is, moet je je proces verbeteren. Alles moet weken of maanden van tevoren geregeld zijn.
Als je iemand over twee weken wilt laten beginnen, moeten de laptop, tablet, software, accounts en toegangsrechten tot bijvoorbeeld Slack klaarstaan. Nieuwe medewerkers moeten die informatie vóór hun eerste dag ontvangen.
Organisatie en structuur zijn de sleutel tot een goed onboardingproces.
Tim Reitsma
Stel gewoon een checklist op. Als je een HR-leider bent en nog geen checklist voor externe onboarding hebt, heb je er een nodig.
Denk na over alle processen, alle betrokkenen en wat je nodig hebt van de hiringmanager. Als je met een onboardingplan voor 30, 60 en 90 dagen werkt, is dat plan dan klaar? Wat doet iemand op dag één, dag twee, in week één en in week twee?
Als het antwoord is: ik weet het niet, maar die persoon zal het wel druk hebben, dan is dat geen antwoord. We moeten heel duidelijk zijn. Onduidelijkheid vernietigt enthousiasme snel.
Jordan Boogaard
De eenvoudigste manier is volgens mij om achteruit te werken. Stel het plan voor 90 dagen op en werk terug naar dag één. Als alles klopt, kun je het uitrollen. Hoe meer je kunt automatiseren, hoe beter.
Tim Reitsma
Ik ben erg benieuwd naar EddyHR. Je zei dat dit misschien wel de beste onboardingervaring is die je hebt meegemaakt. Wat doen jullie dat andere bedrijven ook zouden moeten doen?
Jordan Boogaard
Het belangrijkste is dat Eddy alles eenvoudig maakt. Het maakt niet uit of je twintig jaar HR-ervaring hebt of plotseling HR-verantwoordelijkheid krijgt omdat je bij een bedrijf met tien medewerkers werkt.
Je kunt ermee aan de slag zonder dat je eerst uitgebreid moet worden getraind. Het belangrijkste is gebruiksgemak. Maak processen niet ingewikkeld en vereenvoudig ze zo veel mogelijk.
Als de medewerker op het laagste niveau een verlofbeleid niet begrijpt, is het te ingewikkeld. Hetzelfde geldt voor onboarding. Als je het niet eenvoudig en overzichtelijk houdt, kun je het niet steeds opnieuw goed uitvoeren.
Bij Eddy kunnen alle juridische documenten invulbaar of ondertekenbaar worden gemaakt. Formulieren zoals W-4’s en I-9’s staan er al in en kunnen worden aangepast. Ook het personeelshandboek kan worden geüpload en van handtekeningen worden voorzien.
Er is geen papierwerk nodig. Alles is geautomatiseerd en kan vanaf een mobiele telefoon worden geregeld.
Ik heb de laatste tien mensen die ik bij Eddy heb onboarded gevraagd hoe lang hun papierwerk duurde. De gemiddelde tijd lag tussen vijftien en 45 minuten. Je kunt alle documenten dus snel vanaf je computer invullen.
Je kunt medewerkers ook aan het einde belonen met een cadeaubon voor hun favoriete winkel. Het proces wordt daardoor eenvoudig en prettig. Dat is waarschijnlijk ons belangrijkste voordeel.
Tim Reitsma
Het hoeft inderdaad niet ingewikkeld te zijn. Je hoeft niet elke minuut van iedere dag uit te schrijven. Maar in een externe werkomgeving is het geen goede ervaring wanneer een nieuwe medewerker twee of drie uur zit te wachten zonder te weten wat de volgende stap of vergadering is.
Je kunt de tijd van nieuwe medewerkers goed vullen. Een bedrijf op die conferentie vertelde dat het medewerkers verloor kort na de onboarding, omdat die ervaring zo slecht was. Vervolgens investeerden ze meer middelen in onboarding.
Er zijn veel sjablonen beschikbaar, maar die lossen je probleem niet automatisch op. Ontwerp eerst je eigen onboardingproces en zoek daarna middelen om het in te vullen.
Jordan Boogaard
Daar ben ik het mee eens, en ik zou er nog iets aan toevoegen. De informatie is beschikbaar bij People Managing People, HR Mavericks, Eddy en onze concurrenten. Er zijn veel gratis hulpmiddelen.
De belangrijkste stap is echter dat je het proces eigen maakt. Waar staat jouw organisatie voor? Wat proberen jullie te bereiken? Wat zijn jullie doelen voor de komende vijf jaar?
Als mensen dat op hun eerste dag niet weten en je hen niet enthousiast maakt, ontstaat er een slechte onboardingervaring. Ook de persoon aan wie de nieuwe medewerker rapporteert, speelt een belangrijke rol. Als die leidinggevende ongeïnteresseerd overkomt, vraagt de nieuwe medewerker zich af waarom hij of zij daar zou willen werken.
Zorg er dus voor dat de juiste mensen op de juiste plek zitten en dat zij enthousiast zijn over de cultuur. Zij vertegenwoordigen je bedrijf en maken de eerste indruk op nieuwe medewerkers.
Tim Reitsma
Ik sluit gesprekken graag af met de vraag wat iemand vandaag kan doen. Als je leidinggeeft aan mensen of verantwoordelijk bent voor HR en weet dat je onboarding moet verbeteren—op locatie, op afstand of hybride—waar moet je dan beginnen?
Jordan Boogaard
Dat is een moeilijke vraag als je maar één ding mag noemen. Als ik het tot één punt moet beperken, zou ik zeggen: laat zien dat je om mensen geeft.
Laten zien dat je om iemand geeft en dat je wilt dat die persoon succesvol is, gaat verder dan een reis, televisie of andere beloning. Ik heb liever een manager die echt om mij geeft als individu dan dat ik een grote verkoopprijs win.
Geestelijke gezondheid is tegenwoordig ook een belangrijk onderwerp. Mensen moeten de ruimte krijgen om voor zichzelf te zorgen, bijvoorbeeld door met een therapeut te praten. Als je een manager hebt die om je geeft en met wie je over alles kunt praten, maakt dat een enorm verschil.
Zorgzaamheid is volgens mij het belangrijkste. Mensen willen het comfort voelen van mensen die om hen geven.
Tim Reitsma
Ik vind het mooi dat we hiermee eindigen. Er zijn checklists en onboardingtemplates voor iedere werkomgeving, maar de kern is dat we mensen als mensen behandelen.
We halen mensen onze organisaties binnen en nodigen hen uit in ons werk en ons leven. Laten zien dat we om hen geven is ontzettend belangrijk.
Jordan, bedankt dat je te gast was. Hoe kunnen mensen contact met je opnemen als ze meer willen weten?
Jordan Boogaard
Bedankt, Tim. Ik waardeer het echt dat je contact met me hebt opgenomen en me hebt uitgenodigd voor je podcast. De eenvoudigste manier om me te vinden is via LinkedIn.
Zoek op LinkedIn naar Jordan Boogaard. Mijn persoonlijke gegevens, e-mailadres en mobiele nummer staan daar. Je kunt ook onze website bezoeken als je Eddy wilt bekijken: ww.eddy.com. Maar Jordan Boogaard zoeken op LinkedIn is de eenvoudigste manier.
Tim Reitsma
Perfect, bedankt. Voor iedereen die luistert: we zetten links naar Jordans contactgegevens ook in de shownotities.
En voor iedereen die luistert: ik waardeer jullie feedback en ideeën over andere onderwerpen waarover je meer wilt horen. Neem contact met me op via tim@peoplemanagingpeople.com of zoek me op LinkedIn.
Ik hoop dat je inspiratie en concrete acties hebt gekregen om je onboardingervaring binnen je organisatie opnieuw vorm te geven, te verbeteren of opnieuw op te bouwen.
Bedankt en een fijne dag.
Jordan Boogaard
Bedankt, Tim!
