Kwartaalbeoordeling: handleiding & sjabloon

Een belangrijk doel van kwartaalbeoordelingen is het afstemmen van kortetermijndoelen van individuen op de overkoepelende bedrijfsdoelen (een belangrijke techniek voor prestatiemanagement).

Doelen kunnen worden verfijnd of aangepast op basis van veranderende prioriteiten, en door elk kwartaal de voortgang te beoordelen kunnen de doelen haalbaarder worden. Het is ook eenvoudiger om de voortgang bij te houden.

Een ander doel dat specifiek is voor kwartaalbeoordelingen, is het beperken van de focus van de beoordeling tot de afgelopen 3 maanden.

Dit betekent dat de beoordelingen tactischer zijn en dat vragen voor beoordelingen zich richten op recente prestaties en verbeterpunten. Ze bieden een platform voor frequentere opvolging en vormen een proactievere aanpak van prestatiemanagement.

Wat je moet opnemen in kwartaalbeoordelingen

Klinkt goed tot nu toe? Dit is wat je in kwartaalbeoordelingen moet behandelen.

Prestatiemaatstaven

We gebruiken een mix van verschillende typen prestatiebeoordelingen, waaronder kwantitatieve maatstaven (bijv. verkoop- of klantenservicedoelen of projectresultaten) en kwalitatieve factoren (bijv. teamwerk en probleemoplossend vermogen) om prestaties te helpen beoordelen.

Enkele methoden om kwalitatieve prestaties te meten:

• Gedragsgerichte beoordelingsschalen (BARS): Gebruik een prestatiebeoordelingsschaal die is gebaseerd op specifiek gedrag om kwalitatieve eigenschappen consistent te beoordelen.
• 360-gradenevaluatie: Verzamel feedback uit verschillende bronnen om een volledig beeld van de prestaties van de medewerker te krijgen.
• Op competenties gebaseerde checklists: Neem tijdens evaluaties een checklist van belangrijke competenties met observeerbaar gedrag door.
• projectresultaten en casestudy's: Analyseer projectresultaten of casestudy's om bijdragen op gebieden zoals creativiteit en initiatief te beoordelen.

Afstemming van doelen

Beoordeel en pas doelstellingen aan zodat ze aansluiten bij de loopbaanambities van de medewerker en de strategische prioriteiten van het bedrijf.

Feedback en toekomstgerichte feedback

Geef constructieve feedback op prestaties uit het verleden en bied toekomstgerichte feedback, die zich richt op uitvoerbare suggesties voor toekomstige verbetering.

Een open dialoog bevorderen

We trainen onze managers om betekenisvolle vragen te kunnen stellen die teamleden aanmoedigen om hun ervaringen, zorgen en ambities te delen. Voorbeelden zijn: “Welke ondersteuning zou je helpen om je doelen te bereiken?” en “Welke vaardigheden wil je ontwikkelen?”.

Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling identificeren

Deze beoordelingen bieden de mogelijkheid om trainingen, certificeringen, uitdagende opdrachten of mentorschapsmogelijkheden te identificeren die aansluiten bij zowel de loopbaandoelen van de medewerker als de behoeften van het bedrijf.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Concrete actiepunten

Sluit de beoordeling af door specifieke, uitvoerbare stappen vast te leggen die de medewerker en manager zullen nemen om in het volgende kwartaal vooruitgang te boeken. Actiepunten kunnen nieuwe taken, aanpassingen aan lopende projecten of ontwikkelingsactiviteiten omvatten.

Een kwartaalbeoordeling van prestaties uitvoeren

Een kwartaalbeoordeling van prestaties volgt een vergelijkbare structuur als een jaarlijkse beoordeling, en Liz Lockhart biedt in haar artikel een uitstekende diepgaande uitleg over het uitvoeren van prestatiebeoordelingen.

Stap één: reflecteer op de prestaties van je team en medewerker

Omdat je de prestaties van de afgelopen 3 maanden beoordeelt, zou deze stap minder tijd in beslag moeten nemen dan bij een jaarlijkse beoordeling.

Naast hoogte- en dieptepunten in de prestaties vanuit het perspectief van de manager en medewerker, kun je ook feedback vanuit 360 graden verzamelen van medeleden van het team en van andere leidinggevenden en belanghebbenden die bekend zijn met het werk van de medewerker.

Door aanvullende input van anderen te vragen, kun je vooroordelen verminderen en een uitgebreidere prestatiebeoordeling voor teamleden opstellen.

Breng ook in kaart welke uitdagingen je directe medewerkers hadden en bepaal wat binnen hun invloedssfeer lag. Bedenk vervolgens enkele actiegerichte ideeën om die uitdagingen aan te pakken en verbeterpunten te creëren. 

Let op de ontwikkelingsgebieden van medewerkers tijdens het vorige kwartaal en noteer verbeteringen op aandachtspunten uit de laatste prestatiebeoordeling. 

Stap twee: stel je feedback op in relatie tot de verwachtingen van de functie

Een gedetailleerd overzicht maken van de punten die je wilt bespreken, helpt je tijdens het prestatiebeoordelingsproces.

In het overzicht wil je specifieke prestatiemaatstaven uit het vorige kwartaal benadrukken (deze maatstaven moeten gebaseerd zijn op de verwachtingen van de functie).

Vervolgens kun je actiegerichte feedback geven die medewerkers kunnen gebruiken om hun prestaties in het volgende kwartaal te verbeteren.

Als je input over de prestaties hebt gevraagd aan collega's of andere leidinggevenden, neem die informatie dan op om te laten zien hoe de prestaties van je medewerkers anderen binnen de organisatie beïnvloeden.

Stap drie: bereid je voor op het voeren van de prestatiebeoordeling

In deze stap maak je een gedetailleerd overzicht in de volgorde waarin je het gesprek wilt laten verlopen, met behulp van het sjabloon voor prestatiebeoordelingen van je organisatie (als je dat niet hebt, kun je de download hieronder gebruiken).

Een goede manier om het gesprek te beginnen is met positieve feedback, waarbij je de goede bijdragen benadrukt die de medewerker het afgelopen kwartaal aan het team heeft geleverd. Je kunt de mijlpalen bespreken die de medewerker op weg naar de doelen heeft behaald.

Vervolgens kun je overstappen op constructieve feedback en ontwikkelingsmogelijkheden, samen met ideeën over hoe je van plan bent de medewerker te ondersteunen. Hier bespreek je de actiegerichte feedbackpunten.

Stap vier: voer de prestatiebeoordeling uit

Bespreek aan de hand van je gedetailleerde overzicht de prestatiemaatstaven en geef actiegerichte feedback. 

Geef je directe medewerker de gelegenheid om over diens prestaties van het afgelopen kwartaal te praten en luister actief naar wat diegene te zeggen heeft, zelfs als je het niet eens bent met diens perspectief. Als de medewerker een zelfevaluatie heeft ingevuld, kun je die nu samen doornemen.

Vraag je medewerker welke verbeterpunten volgens hen aandacht verdienen en bespreek eventuele verschillen van inzicht. Dit deel van het gesprek is essentieel om vertrouwen op te bouwen en je medewerkers de ruimte te geven hun perspectieven te delen. 

Geef je medewerkers vervolgens de tijd om over hun loopbaanontwikkeling te praten, waaronder wat ze in het volgende kwartaal willen aanpakken. 

Vraag je medewerker ten slotte hoe je hen kunt ondersteunen en vraag om eventuele feedback op jouw functioneren als hun manager.

Ik ben hier vrij snel overheen gegaan. Ik raad je aan het uitstekende artikel van Mariya Hristova over beste praktijken voor functioneringsgesprekken te lezen voor een grondigere uiteenzetting.

Sjabloon voor een functioneringsgesprek

Ontvang ons sjabloon voor functioneringsgesprekken!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Hoe je organisatie kan overstappen op driemaandelijkse functioneringsgesprekken

De overstap van jaarlijkse naar driemaandelijkse functioneringsgesprekken is een ingrijpende verandering voor elke organisatie die medewerkers op alle niveaus raakt.

Hieronder staan de stappen die mijn organisatie heeft gezet om over te stappen van een jaarlijkse naar een driemaandelijkse cyclus van functioneringsgesprekken.

Een opmerking over ons proces en onze planning: we gebruikten dezelfde tools voor prestatiemanagement die we al hadden, waardoor de implementatie van technologie niet nodig was.

We hielden het sjabloon voor de prestatiebeoordeling ook grotendeels hetzelfde. Als we daarin wijzigingen hadden aangebracht, zou dat onze planning aanzienlijk hebben beïnvloed.

Draagvlak bij de leiding verkrijgen

Zoals bij elk initiatief moet je draagvlak bij de leiding verkrijgen voordat je aan de overstap naar driemaandelijkse functioneringsgesprekken begint.

We stelden een onderbouwd bedrijfsvoorstel op voor het senior management, waarin we aantoonden dat driemaandelijkse gesprekken het prestatiemanagementproces voor medewerkers op alle niveaus van de organisatie zouden optimaliseren. Daarbij belichtten we de hierboven genoemde voordelen. 

In onze korte pitch benadrukten we ook dat de overstap managers tijd zou besparen en voor alle medewerkers minder omslachtig zou zijn.

Nadat we het draagvlak bij de leiding hadden verkregen, identificeerden we binnen de organisatie enkele vroege ambassadeurs die ons konden helpen breder draagvlak te creëren.

Communicatie en veranderingsmanagement

We begonnen met een specifieke datum waarop de eerste driemaandelijkse gesprekken afgerond moesten zijn en werkten vanaf daar terug om onze planning te bepalen. Daarbij ontwikkelden we een robuust plan voor veranderingsmanagement en communicatie.

Omdat de ingebruiknamedatum aan het einde van het eerste kwartaal van het komende jaar lag, begonnen we in het 2e kwartaal met het opstellen van onze planning en zorgden we ervoor dat we voldoende tijd hadden om deze verandering goed door te voeren. 

We werkten aan communicatie waarin we zowel medewerkers als managers duidelijk de redenen voor de verandering uitlegden. We gebruikten meerdere platforms om deze communicatie te verspreiden, waaronder e-mail en ons intranet, zodat alle medewerkers werden bereikt.

In de communicatie benadrukten we de voordelen van frequentere feedback en de aansluiting daarvan bij de doelstellingen van het bedrijf.

In de communicatie aan managers benadrukten we specifiek dat de overstap naar driemaandelijkse gesprekken hun werkbelasting niet zou verhogen en het proces zou stroomlijnen. We lieten ook zien hoe dit hen zou helpen de voortgang van hun medewerkers op hun doelstellingen bij te houden. 

Trainingssessies

Naast de communicatie voor het hele bedrijf ontwikkelden we trainingsprogramma's voor alle medewerkers en verzorgden we deze in Zoomsessies van 20 minuten. 

Deze trainingssessies herhaalden de eerdere communicatie en boden medewerkers en managers tegelijkertijd de tools en informatie die nodig waren om hun eerste driemaandelijkse beoordelingscyclus succesvol af te ronden.

We boden managers ook aanvullende training om hen uit te rusten met coachingsvaardigheden waarmee ze medewerkers konden begeleiden in hun professionele ontwikkeling. 

Als onderdeel van de training herinnerden we managers eraan feedback te geven die specifiek, uitvoerbaar en gericht op verbetering is.

Evalueren en herhalen

Na de eerste ronde van een driemaandelijkse beoordelingscyclus is het een goed moment om feedback te verzamelen over hoe deze is verlopen. Je kunt een korte peiling sturen naar alle medewerkers en managers om hun perspectief te krijgen op wat goed ging en waar mogelijkheden voor verbetering liggen.

Mijn organisatie zal afzonderlijke pulse-enquêtes versturen, één naar managers en één naar alle medewerkers, met de vraag om feedback over hoe de kwartaalprestatiebeoordeling is verlopen. We willen de mening van de organisatie horen om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt en te bepalen of er wijzigingen moeten worden aangebracht. 

We zullen de pulse-enquête afstemmen op de vraag of medewerkers en managers zich goed voorbereid voelden en of zij vonden dat het proces voor hen soepel verliep. 

Later in het jaar zullen we ook feedback verzamelen om te bepalen of de kwartaalbeoordelingscycli minder omslachtig aanvoelen dan een jaarlijkse cyclus. 

Beste werkwijzen voor kwartaalprestatiebeoordelingen

Technologie en sjabloon

Als je dat nog niet doet, is mijn advies om software voor prestatiebeheer te benutten om het proces van kwartaalbeoordelingen te stroomlijnen. De software die je al gebruikt, kan waarschijnlijk een kwartaalbeoordelingscyclus ondersteunen. 

We hebben aan het begin van onze planning vastgesteld dat onze huidige software voor prestatiebeheer kon overstappen op een kwartaalbeoordelingscyclus. Dat zou nog eenvoudiger kunnen als je een tool gebruikt die AI-functies voor prestatiebeoordelingen biedt.

Of je nu nieuwe software implementeert of niet, dit is een goed moment om je sjabloon voor prestatiebeoordelingen te bekijken.

Je moet mogelijk aanpassingen aanbrengen in je huidige sjabloon om rekening te houden met een kwartaalbeoordelingscyclus. 

Bepaal of je huidige sjablonen voor zelfbeoordelingen en managerbeoordelingen aansluiten bij je nieuwe behoeften.

Doelen stellen en afstemmen

Je wilt individuele en teamdoelen afstemmen op de algemene doelstellingen van het bedrijf. 

Moedig managers en medewerkers aan om voor elk kwartaal SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) te stellen. 

De overkoepelende doelen van het bedrijf vertalen naar SMART-doelen voor elk kwartaal is een goede manier om ervoor te zorgen dat alles op elkaar is afgestemd. 

Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen hoe hun individuele doelen aansluiten bij de doelen van het bedrijf, en managers spelen een belangrijke rol bij het helpen begrijpen van die afstemming. 

Met een kwartaalprestatiebeoordelingscyclus kun je kortetermijndoelen regelmatig opnieuw bekijken en aanpassen aan veranderende prioriteiten binnen het bedrijf. 

Een cultuur van voortdurende feedback stimuleren

Regelmatige prestatiebeoordelingen zouden moeten helpen een cultuur van meer voortdurende feedback te stimuleren.

Je kunt buiten formele beoordelingen een bedrijfscultuur van voortdurende feedback stimuleren door kanalen voor realtimefeedback aan te bieden, zoals regelmatige check-ins en platforms voor open communicatie.

Regelmatige één-op-éénvergaderingen zijn goede gelegenheden om feedback te geven en te ontvangen en maken het ook gemakkelijk om prestaties bij te houden.

Andere waardevolle methoden om feedback van medewerkers te verzamelen zijn onder meer enquêtes, skip-levelvergaderingen en exitgesprekken.

Een andere goede manier om een cultuur van voortdurende feedback te creëren, is gewenst gedrag en positieve prestaties regelmatig te erkennen en te belonen; je hoeft niet te wachten tot de prestatiebeoordeling. 

Vragen om te stellen tijdens kwartaalbeoordelingen

Voortbouwend op wat ik hierboven zei over het bevorderen van een open dialoog, volgen hier enkele nuttige vragen om tijdens een kwartaalbeoordeling te stellen.

Afstemming en voortgang van doelen

• "Hoe voel je je over je voortgang richting je doelen dit kwartaal?"
• "Welke obstakels kwam je tegen terwijl je aan je doelen werkte, en hoe heb je die overwonnen?"

Sterke punten en prestaties

• "Op welke prestaties van dit kwartaal ben je het meest trots?"
• "Welke van je sterke punten hebben onlangs het meest bijgedragen aan je succes?"

Verbeterpunten

• "Welke vaardigheden of gebieden zou je verder willen ontwikkelen?"
• "Op welke gebieden denk je dat je beter had kunnen presteren en welke ondersteuning heb je nodig?"

Feedback en feedforward

• "Welke feedback zou je jezelf geven op basis van je prestaties dit kwartaal?"
• "Wat kan ik als manager doen om je het komende kwartaal beter te ondersteunen?"

Professionele ontwikkeling

• "Zijn er trainingen of ontwikkelingsmogelijkheden die je zou willen volgen?"
• "Welke vaardigheden of ervaringen zouden je helpen om je langetermijncarrièredoelen te bereiken?"

Werkomgeving en welzijn

• "Wat vind je van je huidige werklast en werk-privébalans?"
• "Heb je suggesties om de workflow of processen binnen ons team te verbeteren?"

Toekomstige doelen en verwachtingen

• "Welke doelen zou je voor het volgende kwartaal willen stellen en waarom?"
• "Hoe zie je je rol zich het komende jaar ontwikkelen en welke stappen kunnen we zetten om je daarbij te helpen?"

Samenwerking en relaties binnen het team

• "Hoe zou je je samenwerking met het team dit kwartaal omschrijven?"
• "Is er iemand met wie je nauwer zou willen samenwerken, of is er een teamdynamiek die je zou willen verbeteren?"

Doe meer inspiratie op in onze lijst met vragen voor prestatiebeoordelingen en formuleringen voor prestatiebeoordelingen.

Kwartaalbeoordelingen zorgen voor dynamischer prestatiemanagement

Kwartaalbeoordelingen van prestaties vormen een groeiende trend op het gebied van prestatiemanagement die een progressieve verschuiving naar een dynamischere en proactievere aanpak van prestatiemanagement vertegenwoordigt.

Organisaties kunnen een cultuur van voortdurende feedback en verbetering bevorderen, de medewerkerstevredenheid vergroten en bijdragen aan het algehele succes van de organisatie.

Effectieve communicatie, verandermanagement en trainingssessies zijn essentiële onderdelen van een succesvolle overgang. Ze zorgen ervoor dat zowel medewerkers als managers de redenen voor de verandering begrijpen en beschikken over de benodigde hulpmiddelen voor een soepele overgang.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer begeleiding op het gebied van prestatiemanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en een grotere impact te maken binnen je organisatie.