Sjabloon en handleiding voor een prestatieverbeteringsplan & gids

In de kern is een PIP zowel een formeel instrument voor het afleggen van verantwoordelijkheid als een routekaart voor verbetering. Het geeft medewerkers een eerlijke kans om de verwachtingen te begrijpen, actie te ondernemen en vooruitgang te laten zien, terwijl het werkgevers helpt om zorgen over prestaties en vaardigheidstekorten op een transparante en consistente manier te beheren.

Voordelen van een prestatieverbeteringsplan

PIP's helpen teamleden begrijpen dat hun huidige prestaties niet aan de verwachtingen voldoen en zijn soms een laatste poging om medewerkers weer op het juiste spoor te krijgen voordat ontslag volgt.

Dit is een normaal onderdeel van het prestatiemanagementproces. Een PIP mag echter nooit als een verrassing komen wanneer het wordt ingezet voor corrigerende maatregelen.

In andere gevallen kunnen PIP's op een heel andere manier worden gebruikt, waarbij de nadruk ligt op de ontwikkeling van medewerkers om hen voor te bereiden op een nieuwe rol binnen het bedrijf. 

In deze gevallen wordt een PIP niet als disciplinair beschouwd en bevat het geen informatie over vervolgstappen als de PIP niet succesvol is. Deze gevallen komen veel minder vaak voor dan disciplinaire PIP's die verband houden met maatregelen.

Mogelijke voordelen van het gebruik van een PIP zijn:

Verduidelijkt verwachtingen

Een PIP beschrijft duidelijk de prestatienormen en verwachtingen, zodat medewerkers eventuele prestatiekloven en wat er van hen nodig is om succesvol te zijn beter begrijpen.

Biedt gestructureerde ondersteuning

Het biedt specifieke begeleiding en middelen, zoals training of mentorschap, om medewerkers te helpen prestatieproblemen en vaardigheidstekorten aan te pakken.

Verbeterde prestaties

Door de nadruk te leggen op meetbare doelen en een routekaart voor verbetering te bieden, kunnen PIP's leiden tot betere individuele en teamprestaties.

Stimuleert de ontwikkeling van medewerkers

Het plan kan medewerkers helpen gebieden voor groei en ontwikkeling te identificeren, wat leidt tot betere vaardigheden en loopbaanontwikkeling.

Verhoogt de betrokkenheid van medewerkers

Wanneer een PIP positief wordt benaderd, kan het laten zien dat de organisatie zich inzet voor het succes van de medewerker, waardoor motivatie en betrokkenheid mogelijk toenemen.

Beperkt juridische risico's

Het documenteren van prestatieproblemen en inspanningen om verbetering te ondersteunen kan de organisatie beschermen als ontslag noodzakelijk wordt, waardoor juridische risico's worden beperkt.

Bespaart kosten door personeelsverloop

Het behouden en verbeteren van een medewerker die onder de maat presteert is vaak kosteneffectiever dan het aannemen en inwerken van een vervanger.

Wat moet er in een PIP staan?

Een prestatieverbeteringsplan (PIP) moet de volgende belangrijke onderdelen bevatten:

Specificeer tekortkomingen in de prestaties

Identificeer duidelijk de gebieden waarop de prestaties van de medewerker tekortschieten. Geef concrete voorbeelden, zoals gemiste deadlines, lage productiviteit of specifieke gedragsproblemen.

Verbeterdoelen

Stel meetbare en haalbare doelen vast waaraan de medewerker moet voldoen om zijn of haar prestaties te verbeteren. 

Deze doelen moeten specifiek en tijdgebonden zijn en gekoppeld zijn aan de vastgestelde prestatieproblemen (bijvoorbeeld "verhoog de omzet binnen 60 dagen met 20%" of "haal alle projectdeadlines gedurende de komende drie maanden").

Actieplan

Beschrijf de stappen die de medewerker moet nemen om zich te verbeteren. Dit kan trainingsprogramma’s, mentoringsessies, veranderingen in werkprocessen of andere relevante activiteiten omvatten. In het plan moet ook worden vermeld wie ondersteuning of middelen zal bieden.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Ondersteuning en middelen

Vermeld de beschikbare ondersteuningsmechanismen voor de medewerker, bijvoorbeeld coaching, training of toegang tot hulpmiddelen en middelen die hen kunnen helpen succesvol te zijn.

Dit toont aan dat de werkgever zich inzet om de medewerker te helpen zich te verbeteren.

Tijdlijnen en mijlpalen

Geef een duidelijke termijn voor het PIP, doorgaans 30, 60 of 90 dagen, met tussentijdse mijlpalen om de voortgang regelmatig te volgen, bijvoorbeeld via wekelijkse of tweewekelijkse evaluatiemomenten.

Evaluatiecriteria

Definieer hoe succes wordt gemeten. Deze criteria moeten objectief en kwantificeerbaar zijn en gekoppeld zijn aan de doelstellingen die in het PIP zijn beschreven. 

Zo kunnen de meetwaarden bestaan uit het behalen van verkoopdoelstellingen, het verlagen van foutpercentages of het verbeteren van klanttevredenheidsscores.

Gevolgen van het niet behalen van doelstellingen

Leg uit wat de mogelijke gevolgen zijn als de medewerker de doelstellingen van het PIP niet behaalt. Dit kan betekenen dat het PIP wordt verlengd, dat de medewerker in een andere functie wordt geplaatst of dat het dienstverband mogelijk wordt beëindigd.

Ondertekening en bevestiging

Neem ruimte op voor zowel de manager als de medewerker om het document te ondertekenen en daarmee te bevestigen dat zij het PIP hebben doorgenomen en begrepen. Dit helpt om verantwoordelijkheid en wederzijds begrip te waarborgen.

SMART-doelstellingen gebruiken in prestatieverbeteringsplannen

Het opstellen van effectieve doelstellingen is een van de belangrijkste onderdelen van een prestatieverbeteringsplan. Zonder duidelijke verwachtingen en meetbare resultaten is het moeilijk voor de medewerker om succesvol te zijn — en voor managers om de voortgang eerlijk te beoordelen.

Daarom wordt het opnemen van de SMART-criteria in PIP-doelstellingen beschouwd als een goede werkwijze. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden, en dit raamwerk zorgt ervoor dat elke doelstelling in het plan duidelijk, uitvoerbaar en afgestemd op de bedrijfsbehoeften is.

Wat betekent SMART in de context van een PIP?

Specifiek
Doelstellingen moeten duidelijk aangeven wat de medewerker moet verbeteren. Vermijd vage formuleringen zoals “proactievere houding tonen” en richt je in plaats daarvan op concreet gedrag of concrete resultaten.
Voorbeeld: Beantwoord alle e-mails van klanten binnen één werkdag.

Meetbaar
De doelstelling moet kunnen worden gevolgd. Neem meetwaarden of benchmarks op waarmee zowel de manager als de medewerker het succes kunnen beoordelen.
Voorbeeld: Verhoog de maandelijkse klanttevredenheidsscores van 3,2 naar minimaal 4,0.

Acceptabel
Doelstellingen moeten realistisch zijn gezien de functie, middelen en termijn van de medewerker. Buitensporig ambitieuze doelstellingen kunnen leiden tot frustratie of mislukking.
Voorbeeld: Verminder fouten bij het invoeren van bestellingen de komende 30 dagen met 50%, met ondersteuning van een kwaliteitscontrolelijst.

Relevant
De doelstellingen moeten aansluiten bij de kerntaken van de medewerker en bredere team- of bedrijfsdoelstellingen ondersteunen.
Voorbeeld: Verbeter de nauwkeurigheid van financiële rapportages ter ondersteuning van de kwartaalafsluiting, met minder correcties.

Tijdsgebonden
Elke doelstelling in een PIP moet een duidelijke deadline of beoordelingsperiode bevatten. Dit creëert verantwoordelijkheid en geeft beide partijen een gedeelde tijdlijn voor verbetering.
Voorbeeld: Rond alle toegewezen trainingsmodules af vóór het einde van de verbeteringsperiode van 45 dagen.

Waarom SMART-doelstellingen de resultaten van een PIP verbeteren

Het gebruik van SMART-doelstellingen in PIP’s helpt om wederzijdse duidelijkheid te creëren en onduidelijkheid over wat “succes” inhoudt te verminderen. Het beschermt de organisatie ook door aan te tonen dat de medewerker een gestructureerde en eerlijke kans heeft gekregen om zich te verbeteren.

Wanneer doelstellingen vaag of onrealistisch zijn, kunnen gesprekken over prestaties subjectief worden en tot een gebrek aan afstemming leiden. SMART-doelstellingen bieden een neutrale, objectieve basis voor coaching, feedback en uiteindelijke beslissingen over de arbeidsstatus als er geen vooruitgang wordt geboekt.

Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een PIP?

De primaire verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een prestatieverbeteringsplan (PIP) ligt doorgaans bij de directe manager of leidinggevende van de medewerker. 

Hoewel de directe manager de meest prominente rol vervult, is een gezamenlijke inspanning van HR en de medewerker cruciaal voor het succes van het PIP​.

Zo dragen de verschillende rollen bij:

Manager of leidinggevende

• Start het PIP: De leidinggevende stelt slechte prestaties vast en stelt het PIP op, met daarin specifieke doelen, acties, tijdlijnen en succescriteria.
• Monitort de voortgang: Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om regelmatig gesprekken te voeren om de verbetering van de werknemer te volgen, feedback te geven en waar nodig aanpassingen aan het plan te doen.
• Biedt ondersteuning: De leidinggevende zorgt ervoor dat de werknemer toegang heeft tot de benodigde middelen, zoals training of mentorschap, om de doelen van het PIP te behalen.
• Evalueert de resultaten: Aan het einde van de PIP-periode beoordeelt de leidinggevende of de werknemer de doelstellingen heeft behaald.

Personeelszaken

• Begeleiding en toezicht: Personeelszaken kan advies geven over het opstellen van het PIP, zodat dit aansluit bij het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten.
• Documentatie: Personeelszaken zorgt ervoor dat het PIP-proces goed wordt gedocumenteerd. Dit is essentieel als verdere disciplinaire maatregelen nodig zijn.
• Ondersteuning voor leidinggevenden en werknemers: Personeelszaken kan zowel de leidinggevende als de werknemer hulpmiddelen of aanvullende training bieden om het PIP te ondersteunen.

Werknemer

• Actieve deelname: De werknemer is verantwoordelijk voor deelname aan het PIP-proces, het zetten van de noodzakelijke stappen om de vastgestelde doelen te behalen en het communiceren van eventuele problemen.

Soorten prestatieverbeteringsplannen

Er zijn verschillende soorten prestatieverbeteringsplannen die kunnen worden gebruikt om de werkprestaties van een werknemer te verbeteren. Over het algemeen zijn deze plannen gericht op correctie en disciplinaire maatregelen, of op de ontwikkeling van de werknemer.

De soorten plannen zijn: 

1. Corrigerend actieplan—dit type plan omvat het vaststellen en aanpakken van prestatieniveaus door middel van training, coaching en/of disciplinaire maatregelen.

2. Ontwikkelingsplan—dit type plan richt zich op het bieden van haalbare training en groeimogelijkheden aan werknemers die verband houden met hun huidige functies, of op het voorbereiden van hen op mogelijke toekomstige functies binnen de organisatie.

3. Loopbaanontwikkelingsplan—dit type plan is gericht op het helpen van werknemers bij het ontwikkelen van de vaardigheden die nodig zijn om vooruitgang te boeken in hun gekozen loopbaan. 

Tip van de auteur

Ontwikkelingsgerichte en loopbaangerichte prestatieverbeteringsplannen worden doorgaans niet geassocieerd met disciplinaire maatregelen. Let daarom op dat je ze geen PIP noemt!

 

 

Voor werknemers is het sociaal gezien moeilijk om onderscheid te maken tussen disciplinaire en niet-disciplinaire PIP’s.

 

Probeer een alternatieve naam, zoals “ontwikkelingsplan” of “actieplan voor prestaties op het volgende niveau”. Door een andere naam te gebruiken, hoeft de werknemer niet te verdedigen dat het plan geen disciplinaire aanleiding heeft en kan die er zelfverzekerder over praten.

De volgende informatie in dit artikel richt zich op een PIP met een disciplinaire aanleiding, omdat deze het meest voorkomen en het belangrijkst zijn om volgens de juiste protocollen uit te voeren.

Lees hier verder als je meer wilt leren over disciplinaire en prestatiegerelateerde PIP's.

Waarom iemand een PIP opleggen?

Prestatieverbeteringsplannen worden doorgaans ingezet wanneer iemand niet voldoet aan de functievereisten van de huidige rol.

Op basis van mijn persoonlijke ervaring zijn er verschillende redenen om iemand een PIP op te leggen: 

Ondermaatse prestaties

De werknemer presteert niet goed in de functie en eerdere pogingen om het gedrag te corrigeren zijn niet succesvol geweest. 

Deze persoon heeft een laatste waarschuwing nodig met duidelijke documentatie en bekende gevolgen, die doorgaans ontslag of degradatie omvatten. 

Dit is een veelomvattendere reden voor een PIP, maar vaak is het niet slechts één ding dat niet volgens plan verloopt wanneer een werknemer het punt heeft bereikt waarop een PIP nodig is. 

Onprofessioneel of ongepast gedrag

Als de werknemer onprofessioneel of ongepast gedrag heeft vertoond, kan een PIP worden ingezet om de werknemer te helpen het probleem te begrijpen en aan te pakken. 

Natuurlijk vormt bepaald onprofessioneel en ongepast gedrag een reden voor onmiddellijk ontslag. 

Onvermogen om standaardprocedures te volgen

Als iemand voortdurend aantoont dat hij of zij niet in staat is de standaardprocedures van de organisatie te volgen, kan een PIP richtlijnen bieden over hoe die processen correct moeten worden gevolgd en uiteenzetten wat er zal gebeuren als de processen niet worden nageleefd.

Slechte aanwezigheid/lage productiviteit

Als iemand voortdurend een slechte aanwezigheid heeft laten zien en/of de bedrijfsvoering negatief beïnvloedt door lage productiviteit, of binnen de organisatie als geheel meer problemen dan waarde veroorzaakt.

Ongeacht de onderliggende oorzaak moet de beslissing om iemand een PIP op te leggen niet lichtvaardig worden genomen, omdat dit waarschijnlijk de relatie tussen werknemer en manager zal veranderen, ongeacht de uitkomst van de PIP. 

Zodra iemand een PIP krijgt opgelegd, zal die persoon vaak op zoek gaan naar ander werk en de organisatie mogelijk verlaten voordat de PIP is afgerond, vooral als diegene niet vindt dat de PIP redelijk is of dat het gemakkelijk of realistisch is om succes te behalen.

PIP's zijn vaak de laatste stap in prestatiemanagement vóór het ontslag van een werknemer die ondermaats presteert.

Volgens Mark Carey, partner bij een arbeidsrechtkantoor, “resulteert slechts ongeveer 5%-10% van de PIP's erin dat de werknemer blijft” bij het bedrijf, dus gebruik dit instrument zorgvuldig!

Is een verbeterplan voor prestaties een disciplinaire maatregel?

Een PIP is niet per se een disciplinaire maatregel, maar werknemers kunnen het wel zo ervaren.

Hoewel het plan gericht is op verbetering, kan het ook dienen als documentatie als verdere disciplinaire maatregelen, zoals ontslag, noodzakelijk worden wanneer de prestaties niet verbeteren.

Organisaties zien het vaak als een laatste poging om werknemers te helpen succesvol te zijn voordat ze ernstigere gevolgen overwegen. 

Als het echter niet goed wordt gecommuniceerd, kunnen werknemers het zien als een voorbode van disciplinaire maatregelen.

Een verbeterplan voor prestaties opstellen

Zoals ik al zei, moeten PIP's voorzichtig worden ingezet. Om effectief te zijn, moet je een plan opstellen dat haalbaar is, aansluit bij de rol en doelstellingen van de persoon of het team, en ervoor zorgt dat het teamlid gedurende het hele proces de juiste ondersteuning krijgt.

Dit kan in enkele eenvoudige, cruciale stappen worden gedaan.

Stap 1: Bepaal of een PIP geschikt is

De eerste stap bij het opstellen van een PIP is bevestigen dat dit het juiste middel is voor de situatie. Een PIP mag nooit als een verrassing komen.

Het teamlid moet al terugkoppeling en begeleiding van de manager hebben ontvangen (vaak meerdere keren) over de problematische kwesties die nu in een PIP moeten worden aangepakt.

Als je een manager bent die de prestaties nog niet heeft besproken met het teamlid aan wie je een PIP wilt opleggen, is het nog niet het moment om een PIP te gebruiken.

Als het teamlid aan wie je overweegt een PIP op te leggen nog maar kort bij de organisatie werkt, denk dan na over diens inwerkervaring (is die persoon effectief opgeleid? Zou aanvullende training het probleem oplossen?). 

De eerste stap bij het invoeren van een PIP is eerst een gesprek met het teamlid voeren over de prestaties en jouw verwachtingen, en altijd opvolgen met een e-mail om het gesprek te documenteren en je verwachtingen te bevestigen (HR zal je hiervoor dankbaar zijn).

Zodra je gesprekken en opvolgingen na verloop van tijd geen resultaat hebben opgeleverd, is het gepast om te overwegen een PIP te gebruiken.

Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel, maar die vallen meestal onder ongepast gedrag—you’ll know these moments when they happen, they will be obvious (in a bad way). 

Houd je vertegenwoordiger van personeelszaken gedurende het hele proces op de hoogte. Je verzoek als manager om een werknemer een PIP op te leggen mag ook voor HR geen verrassing zijn. 

Stap 2: Stel het plan op

De eerste officieel gedocumenteerde stap bij het opleggen van een PIP is een gesprek met je HR-vertegenwoordiger over de prestaties van de werknemer, je eerdere pogingen om feedback te geven en de werknemer te coachen, en waarom je vindt dat dit het juiste moment is om het teamlid een PIP op te leggen.

Het geven van constructieve feedback is essentieel voor de ontwikkeling van werknemers. Om ervoor te zorgen dat je feedback zowel impactvol als motiverend is, kan het raadplegen van voorbeeldzinnen voor functioneringsgesprekken helpen om je boodschap af te stemmen op positieve resultaten

HR moet je verzoek erkennen en zal hopelijk een sjabloon voor de PIP verstrekken dat specifiek is afgestemd op jouw organisatie en is goedgekeurd door de arbeidsrechtadvocaten van het bedrijf. 

Schrijf en overhandig nooit een PIP zonder de betrokkenheid van de HR-vertegenwoordiger van je bedrijf. Als dit onjuist gebeurt en de werknemer daardoor schade ondervindt, kun je persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Raadpleeg de HR-vertegenwoordiger van je bedrijf en/of de bedrijfsjurist.

Als je het geluk hebt een sjabloon van je HR-vertegenwoordiger te ontvangen, begin daar dan mee en gebruik geen alternatieve sjablonen—stem altijd af op je organisatie. Als er geen sjabloon beschikbaar is, kun je het sjabloon aan het einde van het artikel downloaden.

Bespreek het sjabloon met je HR-vertegenwoordiger en zorg ervoor dat je begrijpt wat er in elk onderdeel van het sjabloon moet worden gedocumenteerd. Vervolgens is het doorgaans aan jou, de manager, om het gedocumenteerde plan in het sjabloon op te stellen.

PIP-sjablonen bevatten doorgaans de volgende onderdelen, die allemaal jouw inbreng als manager vereisen: 

• Aandachtsgebieden—wat werkt er niet? Wat is er gebeurd? Gebruik indien mogelijk statistieken en gegevens.
• Observaties, eerdere gesprekken en begeleiding—wat je tot nu toe hebt gezien en gedaan.
• Verwachtingen of prestatiedoelen—wat er wordt verwacht met betrekking tot de aandachtsgebieden en de functie, bijvoorbeeld op het gebied van statistieken, gedrag, resultaten, projectoplevering en meer (wees specifiek).
• Aanbevolen veranderingen—wat je verwacht dat de medewerker verandert om te voldoen aan de verwachtingen die in het plan en de functie zijn beschreven.
• Middelen—wat de medewerker tot zijn of haar beschikking heeft om aan de verwachtingen van het plan en de functie te voldoen.
• Ondersteuning vanuit het management—wat de manager zal doen om de medewerker te ondersteunen in diens verbeterplan.
• Voortgangsmomenten—wanneer zullen de manager en de medewerker in de toekomst specifiek over het PIP praten? Hoe wordt de voortgang van de medewerker gemonitord?
• Tijdlijn en mijlpalen—hoe lang duurt het PIP en wanneer is het afgelopen? 30, 60 of 90 dagen zijn gebruikelijk. Ik geef de voorkeur aan 60 dagen, omdat dat genoeg tijd biedt om een verandering te zien, maar kort genoeg is om niet te voelen alsof het eindeloos voortduurt. 
• Verwachtingen en gevolgen tijdens de PIP-periode—wat zijn tijdens de looptijd van het PIP de verwachtingen ten aanzien van gedrag en de gevolgen? Worden deze aangepast? Vermeld de gevolgen (vaak tot en met beëindiging van het dienstverband).
• Bevestiging—laat de medewerker, de manager en de HR-vertegenwoordiger het document altijd ondertekenen nadat het aan de medewerker is overhandigd. Het document wordt pas als voltooid en overhandigd beschouwd wanneer de handtekeningen zijn ontvangen. 

Bekijk bij het opstellen van een PIP de functiebeschrijving van de medewerker die ondermaats presteert en zorg ervoor dat duidelijk wordt beschreven wat je van die medewerker vraagt en dat deze voldoende tijd in de functie heeft gehad om te leren hoe die succesvol kan worden uitgevoerd. 

Je gebruikt de functiebeschrijving in het PIP zelf, dus houd deze bij de hand!

Ga na in hoeverre de medewerker wel en niet aan de prestatieverwachtingen voldoet en denk na over de vraag of je de onderliggende oorzaken van het probleem kunt vaststellen. 

Wees voorbereid om de specifieke aspecten van hun inzet en gedrag te beschrijven die bijdragen aan effectieve prestaties en de aspecten die dat niet doen. 

Bekijk hun meest recente beoordelingsgesprek en zoek naar specifieke voorbeelden waarbij je eerder feedback, coaching of begeleiding hebt gegeven over de problemen die voor jou aanleiding waren om een PIP op te stellen. Ga na of de slechte werkprestaties van de medewerker meetbaar zijn en zorg er, als dat het geval is, voor dat die op de hoogte is van de prestatiemeting.

Medewerkers die moeite hebben met hun werk zijn zich vaak bewust van hun ondermaatse prestaties, vooral wanneer hun manager onderweg feedback heeft gegeven. 

Duidelijke communicatie over verwachtingen is essentieel om ervoor te zorgen dat een PIP geen verrassing is en medewerkers met managers kunnen samenwerken aan een effectief prestatieverbeteringsplan. 

Als een medewerker verrast is of zegt dat een PIP volledig onverwacht komt, beschouw dat dan als een waarschuwingssignaal en bespreek dit onmiddellijk met je HR-vertegenwoordiger. 

Nadat je al deze punten grondig hebt doorgenomen, leg je het PIP schriftelijk vast. Je kunt ons PIP-sjabloon als uitgangspunt gebruiken, maar bespreek het uiteraard altijd met je HR-vertegenwoordiger en/of bedrijfsjurist. 

Stap 3: Leg het plan uit aan de medewerker

Nadat je het PIP hebt opgesteld, bespreek je het met je HR-vertegenwoordiger, breng je eventuele vereiste wijzigingen of verduidelijkingen aan en bespreek je hoe jij en de HR-vertegenwoordiger zullen samenwerken om het PIP persoonlijk of tijdens een videogesprek aan de medewerker te overhandigen.

Naar mijn persoonlijke mening werkt het het beste wanneer de manager en opsteller van het PIP het aan de medewerker presenteren, met ondersteuning en aanwezigheid van HR gedurende het hele gesprek.

Het is belangrijk dat HR tijdens dit gesprek aanwezig is als getuige en om de medewerker duidelijk te maken dat dit een serieuze kwestie is met echte gevolgen.

Vaak helpt alleen al de aanwezigheid van HR bij een gesprek over prestaties een medewerker om wakker te worden en in te zien dat wat die doet niet werkt en moet veranderen. 

Je hoort een medewerker misschien zeggen: “Word ik ontslagen?” zodra die HR in de kamer ziet.

Als dit gebeurt, reageer dan kalm met: “Nee, we zijn hier om je prestaties te bespreken en een prestatieverbeteringsplan in te voeren.” Duidelijke, eenvoudige en feitelijke antwoorden zullen je helpen naarmate het gesprek vordert.

Wanneer je het gesprek begint, kader je de bespreking en loop je elk onderdeel door van het document dat je vooraf hebt opgesteld (deel een afgedrukte versie uit aan iedereen die fysiek aanwezig is en/of deel je scherm als het een videogesprek is). Houd je zo goed mogelijk aan het document. Als je je goed hebt voorbereid, zou je het bijna regel voor regel kunnen voorlezen. 

Door je aan het document te houden, zorg je ervoor dat alles wat je bespreekt wordt vastgelegd en dat de medewerker het document later kan raadplegen wanneer diegene het gesprek probeert terug te halen en te verwerken wat er is gebeurd (vaak vervaagt het gesprek of wordt de tijd wazig door de natuurlijke reactie van het lichaam op dreiging of shock, dus houd je aan het draaiboek!).

Wanneer je het gesprek waarin je het PIP overhandigt afrondt, moet je ervoor zorgen dat de medewerker begrijpt dat diegene een kopie ontvangt van het gepresenteerde document en dat diegene het document moet ondertekenen om te bevestigen dat:

1. Diegene het heeft ontvangen
2. Het met diegene is besproken
3. Diegene de inhoud en de vereiste corrigerende maatregelen begrijpt, evenals de mogelijke gevolgen van het niet naleven ervan.

Stel een uiterste datum voor de ondertekening vast, doorgaans binnen 3 dagen. 

Je kunt ook overwegen om de medewerker na het overhandigen van een PIP voor de rest van de dag naar huis te sturen of niet beschikbaar te laten zijn, omdat het een behoorlijk emotioneel proces kan zijn. 

Stap 4: Houd de voortgang in de gaten

Nadat je het PIP hebt overhandigd, zal de situatie ongetwijfeld een beetje vreemd aanvoelen—misschien zelfs gespannen.

Als manager van de medewerker ben je betrokken bij diens prestaties en verbetering. Breng dit over op de medewerker en probeer terug te keren naar een positieve, op groei gerichte mentaliteit.

De meest succesvolle plannen die ik heb meegemaakt, waren plannen waarbij de medewerker contact opnam met naaste collega's of mentoren voor hulp bij het behalen van het PIP.

Gedurende de looptijd van het PIP zijn regelmatige evaluatiemomenten tussen de manager en de medewerker en tussen de manager en de HR-vertegenwoordiger essentiële elementen voor het faciliteren van een effectief prestatiemanagementproces. 

Meet en monitor de voortgang actief. Als manager is dit niet het moment om achterover te leunen en af te wachten of de medewerker kan veranderen; je moet actief bijdragen aan diens ontwikkeling.

Denk aan de middelen en de ondersteuning van de manager die in het plan zijn vastgelegd; het is jouw taak om ervoor te zorgen dat je jouw deel van de afspraak nakomt (en ja, het niet doen daarvan kan juridische gevolgen hebben). 

Ik stel voor om je ertoe te verbinden de PIP-documentatie elke twee weken rechtstreeks met de medewerker te bespreken, naast de (hopelijk) wekelijkse één-op-ééngesprekken die je al voert.

Zo kunnen sommige gesprekken rechtstreeks over het PIP gaan en andere niet. 

Creëer een ritme dat de medewerker betrokken houdt en laat nadenken over diens ontwikkeling, zonder het PIP-document tijdens elk contactmoment gedurende de looptijd van het PIP boven diens hoofd te houden. Als je document specifieke bevestigingen van vervolggesprekken bevat, zorg er dan voor dat deze correct worden vastgelegd.

Als er tijdens het monitoren van de voortgang niets verandert of als je een negatieve verandering bij de medewerker ziet, benoem dat dan. Vraag de medewerker hoe diegene vindt dat de voortgang richting de doelen van het PIP verloopt.

Voer eerlijke gesprekken over hoe het gaat—dit helpt wanneer je het einde nadert, vooral als er consequenties nodig zijn.

In sommige gevallen kun je voor een onverwachte situatie komen te staan waarin de medewerker aangeeft simpelweg niet aan het PIP te willen meewerken of de functie te willen voortzetten.

Als dit gebeurt, verander dan de toon van het gesprek enigszins en maak die meer adviserend. Erken daarbij dat de medewerker een PIP heeft met een einddatum.

Als de prestatiedoelen op de einddatum niet zijn behaald, krijgt de medewerker te maken met consequenties, tot en met beëindiging van het dienstverband.

Informeer vervolgens je HR-vertegenwoordiger over deze kleine verandering in de situatie en overleg met diegene wat de beste volgende stap is.

Door deze aanpak te kiezen, blijf je de prestaties managen en heb je een gegronde reden om de medewerker aan het einde van het PIP te laten gaan, maar misschien is er een betere weg binnen of buiten de organisatie—werk samen met HR; zij kunnen helpen.

Stap 5: Beoordeel de opties

Naarmate het einde van de PIP-periode nadert, moeten jij en de medewerker duidelijk begrijpen of wel of niet aan de verwachtingen en doelen van het PIP zal worden voldaan. 

Als de medewerker de doelen heeft behaald:
Vier de prestatie. Erken de inzet die nodig was om verbetering te bereiken en laat de medewerker terugkeren naar je reguliere proces voor prestatiemanagement. Erkenning—via een één-op-ééngesprek, een schriftelijke bevestiging of planning van de volgende stap—helpt om positieve vooruitgang te versterken en het moreel te verbeteren.

Als er vooruitgang is geboekt, maar de doelen niet volledig zijn behaald:
Je kunt overwegen het PIP te verlengen als er een duidelijk pad voorwaarts is. Pas de tijdlijnen of verwachtingen dienovereenkomstig aan en leg de beslissing vast met inbreng van HR.

Als de doelen niet zijn behaald:
Bespreek het volledige proces met HR, inclusief de gegeven feedback en geboden begeleiding. Als wordt besloten het dienstverband te beëindigen, volg dan de procedures van je organisatie voor beëindiging en uitstroom. Dit moet een laatste gesprek omvatten met HR, de manager en de werknemer, en moet zorgvuldig en onder juridisch toezicht worden afgehandeld.

Ongeacht de uitkomst moet je de afronding van het PIP altijd documenteren en gedurende het hele proces duidelijk en respectvol communiceren. Het doel is niet alleen om prestaties te managen, maar ook om een eerlijk en transparant proces te ondersteunen dat aansluit bij de waarden van je bedrijf.

Tips voor een succesvol PIP

Ik realiseer me dat ik hierboven veel informatie heb opgenomen, dus hier volgt een samenvatting van de tips voor een succesvol PIP:

1. Duidelijke doelstellingen

• Definieer specifieke, haalbare doelstellingen met duidelijke prestatiemaatstaven. Zorg ervoor dat doelen meetbaar en tijdgebonden zijn, zodat je de voortgang nauwkeurig kunt beoordelen.

2. Werk samen met de werknemer

• Betrek de werknemer bij het opstellen van het PIP, zodat die de verwachtingen begrijpt en zich betrokken voelt bij het proces. Vraag welke ondersteuning volgens de werknemer nodig is om succesvol te zijn.

3. Geef regelmatig feedback

• Plan regelmatig overleg om de voortgang, uitdagingen en aanpassingen te bespreken. Doorlopende feedback helpt de werknemer op koers te blijven en biedt de mogelijkheid om problemen aan te pakken zodra ze zich voordoen.

4. Bied middelen en ondersteuning

• Breng in kaart welke training, begeleiding of andere middelen nodig zijn om de werknemer te helpen verbeteren. Bied de benodigde hulpmiddelen en richtlijnen om de ontwikkeling te ondersteunen.

5. Documenteer alles

• Houd een gedetailleerd verslag bij van het PIP-proces, inclusief vergaderingen, feedback en voortgangsrapportages. Dit is belangrijk om de organisatie en de werknemer te helpen beschermen door transparantie te waarborgen.

6. Richt je op positieve bekrachtiging

• Erken verbeteringen en vier onderweg kleine successen. Positieve bekrachtiging kan de motivatie vergroten en verdere vooruitgang stimuleren.

7. Stel realistische tijdslijnen vast

• Stel een termijn vast die de werknemer voldoende tijd geeft om verbetering te laten zien. Wees indien nodig flexibel, maar zorg ervoor dat er een duidelijke einddatum is om het succes te evalueren.

8. Blijf objectief en ondersteunend

• Benader het PIP vanuit een constructieve houding en richt je op groei in plaats van op bestraffing. Toon empathie en voorkom dat de werknemer het gevoel krijgt dat die eruit wordt gepikt.

9. Bereid je voor op verschillende uitkomsten

• Hoewel verbetering het doel is, moet je voorbereid zijn om passende maatregelen te nemen als de werknemer de doelstellingen van het PIP niet behaalt, zoals het verlengen van het PIP, herplaatsing of beëindiging van het dienstverband.

Voorbeelden van prestatieverbeteringsplannen

Voorbeeld 1: Verkoopprestaties

Probleem: De werknemer heeft de verkoopdoelstellingen de afgelopen drie maanden niet behaald.

Doelen:

• Verhoog de maandelijkse verkoop binnen drie maanden met 20%.
• Bereik minimaal 10 nieuwe klanten per maand.

Acties:

• Volg in de eerste maand een verkooptraining gericht op onderhandelingsvaardigheden.
• Plan wekelijkse één-op-één gesprekken met de verkoopmanager om strategieën en voortgang te bespreken.
• Voer dagelijks minimaal 30 uitgaande telefoongesprekken met potentiële klanten.

Tijdlijn: Drie maanden

Succescriteria:

• De verkoopdoelstellingen worden gedurende twee opeenvolgende maanden behaald of overtroffen.
• Het aantal nieuwe klanten voldoet aan de doelstelling van 10 per maand.

---

Voorbeeld 2: Kwaliteit van de klantenservice

Probleem: De medewerker heeft meerdere klachten ontvangen over slechte klantenservice.

Doelen:

• Het aantal klantklachten binnen de komende 60 dagen terugbrengen naar nul.
• Een klanttevredenheidsscore van 4,5/5 of hoger behalen.

Acties:

• Een training klantenservice voltooien binnen de komende 30 dagen.
• Drie dagen meelopen met een klantenservicemedewerker die goed presteert.
• Feedback uit wekelijkse kwaliteitsbeoordelingen implementeren.

Tijdlijn: 60 dagen

Succescriteria:

• Geen klantklachten gedurende de periode van 60 dagen.
• Een klanttevredenheidsscore van 4,5 of hoger in enquêtes na afloop van gesprekken.

---

Voorbeeld 3: Prestaties op het gebied van projectmanagement

Probleem: De medewerker mist consequent de deadlines van projecten.

Doelen:

• 100% van de projectdeadlines voor de komende drie projecten halen.
• Vaardigheden op het gebied van projectplanning verbeteren om risico's te identificeren en vertragingen te beperken.

Acties:

• Een workshop timemanagement en projectplanning bijwonen.
• Een projectmanagementtool gebruiken om taken en deadlines bij te houden, met wekelijkse updates aan de leidinggevende.
• Een risicobeoordelingsplan voor komende projecten opstellen.

Tijdlijn: Drie maanden

Succescriteria:

• Alle projectdeadlines worden gehaald voor de gespecificeerde projecten.
• Aantoonbaar vermogen om potentiële projectrisico's te voorzien en aan te pakken.

---

Voorbeeld 4: Aanwezigheid en punctualiteit

Probleem: De medewerker komt regelmatig te laat of verzuimt te werken.

Doelen:

• De komende 90 dagen op tijd komen voor elke geplande dienst.
• Vooraf melding maken van geplande afwezigheid.

Acties:

• Dagelijkse herinneringen instellen ter voorbereiding op de werkdag.
• Een wekelijks rapport indienen waarin aankomsttijden worden bijgehouden.
• Deelnemen aan een workshop timemanagement.

Tijdlijn: 90 dagen

Succescriteria:

• 100% punctuele aanwezigheid gedurende de periode van 90 dagen.
• Geen ongeplande afwezigheid zonder voorafgaande goedkeuring.

Juridische & ethische overwegingen bij het opstellen van een prestatieverbeteringsplan

Het begeleiden van prestatieverbeteringsplannen voor medewerkers kan voor zowel managers als medewerkers een complexe en intimiderende taak zijn.

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen goed geïnformeerd zijn over de verwachtingen, doelstellingen en rechten binnen het PIP-proces, om een succesvolle implementatie en afronding te waarborgen.

Bij het opstellen van een prestatieverbeteringsplan is het belangrijk om enkele belangrijke details in gedachten te houden, zoals:

1. Beschermde categorieën—zorg ervoor dat alle teamleden eerlijk en met respect worden behandeld, ongeacht ras, gender, etniciteit of enige andere beschermde categorie.
2. Wetgeving van het land—houd je bij het opstellen en uitvoeren van PIP's aan de toepasselijke arbeidswetgeving van je land. Raadpleeg je HR-vertegenwoordiger en/of bedrijfsjurist. 
3. Discriminatie en intimidatie—zorg ervoor dat PIP's niet leiden tot discriminatie of intimidatie van werknemers op basis van hun beschermde categorieën.
4. Passende rechtsgang—bied teamleden een passende rechtsgang wanneer je de voortgang naar de doelstellingen van een PIP vaststelt en evalueert.
5. Schriftelijke documentatie—documenteer elke fase van het proces schriftelijk om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan tussen de partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een PIP.
6. Specificiteit—beschrijf elke verwachting, doelstelling en actiestap gedetailleerd en vermijd dubbelzinnigheid.
7. Eerlijkheid en consistentie—zorg ervoor dat verwachtingen en doelstellingen eerlijk worden toegepast op alle teamleden en consistent worden gemonitord binnen elke afdeling of elk team.
8. Recht op beroep—geef werknemers het recht om in beroep te gaan als ze het niet eens zijn met beslissingen die over hun PIP's zijn genomen.
9. Aanpasbaarheid—bied binnen de PIP's ruimte voor flexibiliteit om rekening te houden met wijzigingen in het rooster of onvoorziene omstandigheden die zich tijdens het prestatieverbeteringsplan van een werknemer kunnen voordoen.
10. Inbreng en feedback van werknemers—nodig werknemers uit om tijdens het proces van de uitvoering van hun PIP feedback te geven, evenals na afloop, om ervoor te zorgen dat het plan effectief was en de gewenste resultaten heeft opgeleverd.

Bij het opstellen van een prestatieverbeteringsplan is het ook essentieel om hulpmiddelen te gebruiken die je gegevensverzameling verbeteren. Hulpmiddelen zoals software voor prestatiebeheer en software voor tijdregistratie en aanwezigheidsbeheer kunnen je helpen de aanwezigheid en algehele werkprestaties van je werknemers te beheren, analyseren en verbeteren.

Download ons gratis sjabloon voor een prestatieverbeteringsplan

Gebruik ons sjabloon voor een prestatieverbeteringsplan wanneer je begint na te denken over een PIP. Gebruik dit sjabloon niet zonder je HR-vertegenwoordiger of bedrijfsjurist te raadplegen. 

Ontvang ons sjabloon voor een prestatieverbeteringsplan!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer begeleiding bij prestatiebeheer kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.