Gecertificeerde loonadministratie: een complete gids 2026

Gecertificeerde loonadministratie is een vereiste die voortvloeit uit de Davis-Bacon-wet, waarin wordt bepaald dat werknemers op dergelijke projecten ten minste het geldende loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden voor het gebied waarin ze werken moeten ontvangen.

De Davis-Bacon-wet

De Davis-Bacon-wet werd in 1931 door het Congres aangenomen om werknemers te beschermen tegen lage uurlonen.

Volgens de wet moet je voldoen aan de vereisten voor gecertificeerde loonadministratie als de overheid jouw bedrijf een contract van meer dan $2,000 toekent voor de bouw, verbouwing, het onderhoud of de reparatie van openbare gebouwen of openbare werken.

Dit betekent dat je je wekelijkse rapport van de gecertificeerde loonadministratie moet indienen en je werknemers het geldende loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden moet betalen die overeenkomen met hun geografische locatie.

De geldende lonen worden door het DOL vastgesteld aan de hand van enquêtes. Betaling van overuren tegen 1,5 keer het basisloon van de werknemer voor alle gewerkte uren boven de 40 uur is vereist voor contracten die vallen onder de Wet op de standaard werktijden voor contracten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Formulier WH-347

Formulier WH-347 gebruik je om je rapport van de gecertificeerde loonadministratie bij het DOL in te dienen. Instructies worden uitgebreid verstrekt door het DOL, maar hier volgt een samenvatting van de inhoud:

Bedrijfsinformatie

• Classificatie
• Naam
• Adres
• Loonadministratienummer
• Voor de week die eindigt op (datum)
• Project en locatie
• Project- of contractnummer.

Werknemersinformatie

• Naam en identificatienummer van de werknemer
• Werkclassificaties (vermeld de classificatie die het uitgevoerde werk van elke arbeider of monteur beschrijft).
• Gewerkte uren (vermeld bij contracten die vallen onder de Wet op de standaard werktijden voor contracten de uren boven de 40 uur per week als "overwerk".)
• Loon (inclusief secundaire arbeidsvoorwaarden)
• Brutobedrag verdiend
• Alle inhoudingen op het loon en het totaal van de inhoudingen
• Netto loon betaald voor de week.

Welke werkgevers moeten gecertificeerde loonadministratie gebruiken?

Gecertificeerde loonadministratie voor aannemers is een wettelijke vereiste voor alle aannemers of onderaannemers die werken aan bouwprojecten van de overheid ter waarde van meer dan $2,000.

Bouw is een breed begrip en kan van alles betekenen, van het bouwen van een school tot het repareren van een snelweg. Het omvat een grote verscheidenheid aan werkzaamheden, zoals schilderen, decoreren, loodgieterswerk of elektrotechnisch werk. 

De lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden die je moet betalen, worden bepaald door het ministerie van Arbeid. Hoewel deze informatie zou moeten worden verstrekt wanneer het contract aan je wordt toegekend, wordt aanbevolen contact op te nemen met het DOL om alles te bevestigen waarover je twijfelt.

Niet voldoen aan de vereisten voor gecertificeerde loonadministratie 

Het niet voldoen aan de vereisten voor gecertificeerde loonadministratie kan leiden tot het volgende:

• Inhouding van contractgelden: De federale instantie die het bouwproject financiert, kan een deel van de contractgelden inhouden om het bedrag aan onderbetalingen aan werknemers te dekken. Dit is vaak de eerste stap om ervoor te zorgen dat werknemers het loon ontvangen waar ze recht op hebben.
• Betaling van achterstallig loon: Van aannemers kan worden verlangd dat zij achterstallig loon betalen aan werknemers die minder dan de geldende loon- en salaristarieven voor hun werk hebben ontvangen. Dit kan zowel het loonverschil als eventueel te laag betaalde secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten.
• Beëindiging van het contract: In ernstige gevallen van niet-naleving kan het huidige contract van een aannemer worden beëindigd. De aannemer kan bovendien aansprakelijk worden gesteld voor eventuele extra kosten die de overheid maakt om het werk met een andere aannemer te voltooien.
• Uitsluiting: Aannemers en onderaannemers die de Davis-Bacon Act aanzienlijk blijken te hebben overtreden, kunnen gedurende een bepaalde periode, doorgaans drie jaar, worden uitgesloten van toekomstige overheidscontracten. Dit betekent dat zij niet in aanmerking komen om op federale contracten te bieden of deze te ontvangen, wat een aanzienlijke impact op hun bedrijf kan hebben.
• Juridische stappen en boetes: Aannemers kunnen te maken krijgen met juridische stappen, waaronder boetes en sancties, wegens opzettelijke overtredingen van de Davis-Bacon Act. Wanneer er aanwijzingen zijn voor fraude of valse verklaringen, kunnen ook strafrechtelijke vervolgingen worden ingesteld.
• Reputatieschade: Niet-naleving kan ook leiden tot reputatieschade, waardoor het voor een aannemer moeilijker wordt om toekomstig werk binnen te halen, zelfs buiten overheidscontracten om.
• Civiele rechtszaken: Werknemers aan wie niet het juiste geldende loon is betaald, kunnen ook het recht hebben om een civiele rechtszaak tegen hun werkgever aan te spannen wegens onbetaald loon.

Workshops over loonadministratie zijn ideaal om te leren hoe je kunt voldoen aan de normen voor gecertificeerde loonadministratie. Je kunt vragen stellen en antwoorden krijgen van deskundigen uit de sector, en bovendien meer leren over nieuwe technologie en ontwikkelingen.

Staats- en lokale wetten inzake geldende lonen

Aannemers die onder de Davis-Bacon Act vallen, moeten zich mogelijk ook houden aan staats- en lokale wetten voor geldende lonen en overwerkbetalingen.

Deze wetten staan bekend als "kleine Davis-Bacon-wetten" en zijn wetten op staatsniveau in de Verenigde Staten die vergelijkbaar zijn met de federale Davis-Bacon Act. 

Terwijl de federale Davis-Bacon Act van toepassing is op federaal gefinancierde bouwprojecten, zijn kleine Davis-Bacon-wetten van toepassing op door staten gefinancierde of door staten ondersteunde bouwprojecten.

Werkgevers op door staten gefinancierde projecten moeten contact opnemen met het bevoegde staatsministerie van Arbeid als hun rapportageverplichtingen niet uitgebreid worden toegelicht wanneer zij hun contract ontvangen.

Veelvoorkomende fouten bij gecertificeerde loonadministratie die je moet vermijden

Het bijhouden van een gecertificeerde loonadministratie vereist aandacht voor detail en naleving van specifieke voorschriften. Als je je bewust bent van veelvoorkomende fouten, kun je nalevingsproblemen en sancties voorkomen. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende fouten die je moet vermijden bij het bijhouden van een gecertificeerde loonadministratie:

• Onjuiste loon- en salaristarieven: Een van de meest voorkomende fouten is dat werknemers minder krijgen betaald dan de geldende loon- en salaristarieven voor hun functieclassificatie. Zorg ervoor dat je voor het project de meest recente loonbepaling gebruikt.
• Verkeerde classificatie van werknemers: Werknemers onjuist indelen in een lager betaalde functieclassificatie is een veelgemaakte fout. Elke werknemer moet worden ingedeeld op basis van het werk dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
• Onnauwkeurige registratie van gewerkte uren: Het niet nauwkeurig rapporteren van het aantal gewerkte uren, inclusief overuren, kan leiden tot nalevingsproblemen. Het is belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden van alle uren die elke werknemer heeft gewerkt. Investeren in de beste loonadministratiediensten voor kleine bedrijven kan dit proces vereenvoudigen en naleving waarborgen.
• Fouten bij het berekenen van overuren: Overuren moeten correct worden berekend en betaald in overeenstemming met de Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA). Houd er rekening mee dat overuren doorgaans worden betaald tegen anderhalf keer het reguliere loon van de werknemer voor uren die boven de 40 uur per werkweek worden gewerkt.
• Het niet opnemen van secundaire arbeidsvoorwaarden: Als secundaire arbeidsvoorwaarden deel uitmaken van de geldende loonbepaling, moeten ze correct worden berekend en gerapporteerd. Dit omvat bijdragen aan pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringen, vakantiefondsen enzovoort.
• Onvolledige of te late indieningen: Rapporten over de gecertificeerde loonadministratie moeten wekelijks en volledig worden ingediend. Te late of onvolledige indieningen kunnen leiden tot sancties.
• Geen correcte administratie bijhouden: Aannemers zijn verplicht loonadministratie bij te houden gedurende een bepaalde periode, meestal drie jaar. Deze administratie moet nauwkeurig zijn en gemakkelijk beschikbaar voor controle.
• Het negeren van staatsspecifieke vereisten: Als je werkt aan een project waarop ook staatswetten inzake geldende lonen van toepassing zijn (de zogenaamde "kleine Davis-Bacon-wetten"), zorg er dan voor dat je ook daaraan voldoet, omdat deze andere of aanvullende vereisten kunnen hebben.

Loonadministratiegegevens aanpassen of corrigeren

Het bijhouden van nauwkeurige gecertificeerde loonadministratiegegevens is essentieel om te voldoen aan de wetten inzake geldende lonen en mogelijke boetes te voorkomen. Als er afwijkingen of fouten worden vastgesteld in eerder ingediende gecertificeerde loonrapporten, is het belangrijk deze snel en systematisch aan te pakken.

Zo pas en corrigeer je deze gegevens nadat je een fout hebt ontdekt:​

1. Documenteer elke vastgestelde fout samen met de juiste informatie om een duidelijk overzicht van de afwijkingen te waarborgen.
2. Maak een nieuw loonadministratierecord met de juiste gegevens. Label dit duidelijk als een aangepast record voor de betreffende loonperiode.
3. Zorg ervoor dat alle gecorrigeerde gegevens volledig zijn, waaronder werknemersgegevens, werkclassificaties, gewerkte uren, loontarieven en inhoudingen.​
4. Volg de indieningsrichtlijnen van de relevante instantie of autoriteit.
   • Sommige systemen staan mogelijk geen rechtstreekse wijzigingen in ingediende gegevens toe. Dien in dat geval een nieuw record in voor dezelfde loonperiode. Het aangepaste record krijgt voorrang op het oorspronkelijke record.
   • Voeg ook een verklaring toe waarin je de aangebrachte correcties en de redenen voor de aanpassingen uitlegt.
5. Informeer de betrokken werknemers over de correcties, vooral als aanpassingen gevolgen hebben voor hun loon of belastinginhoudingen. Verstrek hun ook bijgewerkte loonstroken of overzichten waarin de wijzigingen zijn verwerkt.
6. Bewaar gedetailleerde gegevens van zowel de oorspronkelijke als de aangepaste loonrapporten, inclusief documentatie van vastgestelde fouten en genomen corrigerende maatregelen.​ Bewaar ook alle correspondentie met betrekking tot de aanpassingen voor toekomstig gebruik en ter controle van naleving.
7. Analyseer ten slotte de onderliggende oorzaken van de fouten om herhaling te voorkomen. Dit kan onder meer betekenen dat je interne controles verbetert, medewerkers aanvullende training in loonadministratie aanbiedt of loonadministratiesoftware met mogelijkheden voor foutcontrole invoert om de nauwkeurigheid te verbeteren.​

Een snelle en nauwkeurige correctie van loonadministratiegegevens zorgt niet alleen voor naleving van arbeidsvoorschriften, maar waarborgt ook de integriteit en betrouwbaarheid van de loonadministratiepraktijken van je organisatie.

More Articles

• Wereldwijde trends in loonadministratie om in 2026 in de gaten te houden
• Financiering van de loonadministratie: een complete gids
• Risico’s van wereldwijde salarisadministratie: hoe u ze vindt en oplost

Beste werkwijzen voor het indienen van gecertificeerde arbeidsrapporten

Volg deze beste werkwijzen om ervoor te zorgen dat je de gecertificeerde loonadministratie correct uitvoert:

• Begrijp de vereisten: Maak jezelf vertrouwd met de Davis-Bacon-wet, de bijbehorende arbeidsnormen en eventuele staatsspecifieke wetten inzake geldende lonen (kleine Davis-Bacon-wetten). Een grondige kennis van deze vereisten is fundamenteel.
• Blijf op de hoogte van geldende loontarieven: Controleer regelmatig of er updates zijn voor de geldende loontarieven voor de locatie van je project en de functieclassificaties.
• Houd gedetailleerde gegevens bij: Bewaar nauwkeurige en gedetailleerde gegevens van alle gewerkte uren, inclusief begin- en eindtijden, pauzes, overuren enzovoort. Een goede administratie is essentieel voor gecertificeerde loonrapportage.
• Gebruik nauwkeurige loonadministratiesoftware: Gebruik loonadministratiesoftware die is ontworpen voor gecertificeerde loonadministratie. Dit betekent dat je moet controleren of de software specifieke taken aankan, zoals verschillende loontarieven, berekeningen van overuren en het bijhouden van secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat eventuele bijbehorende kosten van loonadministratiesoftware eenvoudig te rechtvaardigen zijn.
• Werk samen met een specialist: Een specialist in gecertificeerde loonadministratie of een loonadministratiebedrijf beschikt over de kennis en ervaring om je te helpen bij het beheren van gecertificeerde loonadministratie en het blijven voldoen aan de voorschriften.

Gecertificeerde loonadministratie hoeft niet moeilijk te zijn

Door de richtlijnen en best practices in dit artikel en op de website van het DOL te volgen, kan gecertificeerde loonadministratie een routinematig proces worden.

Bekijk ons artikel over het beheren van de loonadministratie voor kleine bedrijven en onze checklist voor de loonadministratie voor verdere richtlijnen voor het optimaliseren van uw loonadministratieproces.