10 beste Envoy-alternatieven in 2026

De beste Envoy-alternatieven bieden je flexibel bezoekersbeheer, eenvoudig reserveren van ruimtes en hulpmiddelen die aansluiten op de unieke behoeften van je werkplek. Als je op zoek bent naar Envoy-alternatieven, zoek je waarschijnlijk naar oplossingen die het inchecken, reserveren van ruimtes en naleving van regelgeving regelen, zonder de beperkingen die je met Envoy bent tegengekomen. In deze gids vind je platforms voor werkplekbeheer waarmee je bezoekers, bureaus en vergaderruimtes kunt beheren, zodat je je team kunt ondersteunen en je kantoor soepel kunt laten functioneren.

Wat is Envoy?

Envoy is een platform voor werkplekbeheer waarmee bedrijven het inchecken van bezoekers, het reserveren van bureaus en het reserveren van vergaderruimtes kunnen beheren. Het is ontworpen om receptiewerkzaamheden te vereenvoudigen, de beveiliging te verbeteren en hybride werkomgevingen te ondersteunen. Met functies zoals digitale aanmelding, het afdrukken van bezoekersbadges en hulpmiddelen voor naleving van regelgeving biedt Envoy je een gecentraliseerde manier om te beheren wie je werkplek betreedt en hoe je ruimtes worden gebruikt.

Overzicht van de beste Envoy-alternatieven

Deze vergelijkingstabel vat de prijsgegevens van mijn belangrijkste Envoy-alternatieven samen, zodat je de beste optie voor je budget en zakelijke behoeften kunt vinden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Het beste voor bezoekersregistratie in het Engels en Frans	Gratis abonnement + gratis demo beschikbaar Book Demo	Vanaf $500/maand Get Custom Pricing	Website
2	Hybrid Hero	Het beste voor snelle onboarding en migratieondersteuning	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website
3	WorkInSync	Het beste voor mobiele personeelsplanning	7 dagen gratis uitproberen + gratis demo beschikbaar	Vanaf $1.79/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
4	YAROOMS	Het beste voor het bijhouden van de ecologische voetafdruk	Gratis demo beschikbaar	Vanaf $99/maand	Website
5	Joan	Het beste voor integratie van schermen voor vergaderruimten	Gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar	Vanaf $51/maand	Website
6	Officely	Ideaal voor het coördineren van bureauboekingen in Slack	Gratis proefperiode + gratis demo beschikbaar	Vanaf $2.50/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
7	Eptura	Het beste voor analyses van werkplekgebruik	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website
8	Robin	Meest geschikt voor interactieve plattegronden	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website
9	The Receptionist	Ideaal voor het gepersonaliseerd afdrukken van bezoekersbadges	Gratis proefperiode van 15 dagen beschikbaar	Vanaf $630/locatie/jaar	Website
10	Gable	Ideaal voor het beheren van verspreide teams	Gratis demo beschikbaar	Vanaf $2.50/gebruiker/maand	Website

Beoordelingen van Envoy-alternatieven

Hieronder vind je mijn uitgebreide samenvattingen van de Envoy-alternatieven die op mijn selectie zijn gekomen. In mijn beoordelingen krijg je een gedetailleerd overzicht van de functies, de beste toepassingen en de integraties van elk platform, zodat je de beste optie voor jou kunt vinden.

1

elia

Het beste voor bezoekersregistratie in het Engels en Frans

• Gratis abonnement + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $500/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

elia is een platform voor werkplekbeheer voor hybride teams dat bezoekersbeheer, het boeken van bureaus, het plannen van ruimtes en het bijhouden van bezettingsgraad bundelt in één systeem—zodat je receptie-, HR- en facilitaire teams één centrale bron van waarheid delen.

Voor wie is elia het meest geschikt?

elia is zeer geschikt voor middelgrote tot grote organisaties met hybride werkplekken, waar facilitaire, HR- en IT-teams gedeeld inzicht nodig hebben in de kantooractiviteiten.

Waarom elia een goed alternatief voor Envoy is

Ik heb elia gekozen als een van de beste opties omdat de kiosk standaard Engels en Frans ondersteunt. Hierdoor kunnen internationale bezoekers zichzelf registreren zonder hulp van de receptie om de taalbarrière te overbruggen. Ik waardeer het dat de taalondersteuning rechtstreeks in het incheckproces is ingebouwd en niet achteraf als extra functie is toegevoegd.

Belangrijkste functies van elia

• Voorregistratie: Stuur bezoekers vooraf een gepersonaliseerde uitnodiging, zodat ze aankomen met een QR-code die klaar is om te scannen. Zo worden wachttijden in de lobby verkort.
• Ondertekening van NDA's en documenten: Bouw de bevestiging van documenten of de ondertekening van NDA's rechtstreeks in het incheckproces in voordat een bezoeker toegang krijgt tot je ruimte.
• Afdrukken van bezoekersbadges: Druk automatisch een bezoekersbadge af bij het inchecken, zodat beveiligingsteams ter plaatse een snelle visuele referentie hebben om gasten te identificeren.
• Bezoekerslogboek klaar voor audits: Krijg toegang tot een logboek met tijdstempels van elk bezoek, inclusief CSV-export voor nalevingscontroles of beveiligingsaudits.

Integraties van elia

elia biedt rechtstreekse integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Slack en specifieke hulpmiddelen binnen die ecosystemen, waaronder Google Calendar, Microsoft Teams en Microsoft Outlook.

Pros and Cons

Pros:

• Bundelt ingebouwde hardware voor werkplekken
• Beschikt over het bijhouden van hulpverleners bij noodgevallen
• Combineert modules voor bezoekersbeheer en het boeken van bureaus

Cons:

• Bezettingsstatistieken kunnen onnauwkeurig zijn
• De opties voor het bewerken van beheerdersprofielen zijn beperkt

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Hybrid Hero

Het beste voor snelle onboarding en migratieondersteuning

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hybrid Hero is een platform voor werkplekbeheer dat HR- en faciliteitenteams helpt bij het coördineren van het reserveren van bureaus, het reserveren van ruimtes, het inchecken van bezoekers en het plannen van hybride werk binnen één of meerdere kantoorlocaties.

Voor wie is Hybrid Hero het meest geschikt?

Hybrid Hero is geschikt voor middelgrote en grote organisaties die verspreide kantoorlocaties beheren, vooral organisaties in gereguleerde sectoren zoals financiën, energie of bouw.

Waarom Hybrid Hero een goed alternatief voor Envoy is

Ik heb Hybrid Hero opgenomen in mijn topkeuzes omdat het Switch Programme een van de meest gestructureerde migratietrajecten is die ik in deze sector heb gezien. Het omvat een evaluatiegesprek van 15 minuten, een migratieplan van één pagina en een gegarandeerde migratietijdlijn van 30 dagen. Zo'n gestructureerde overdracht betekent dat teams die overstappen van Envoy implementatievertragingen kunnen vermijden en ervoor kunnen zorgen dat medewerkers vanaf dag één bureaus kunnen boeken en bezoekers kunnen inchecken.

Belangrijkste functies van Hybrid Hero

• Interactieve plattegrondbouwer: Breng werkruimtes snel in kaart en beheer toegewezen en niet-toegewezen bureaus voor elke kantoorindeling.
• Boeken in natuurlijke taal met AI: Boek bureaus of ruimtes met eenvoudige taalopdrachten rechtstreeks in de app.
• Zoeken op basis van voorzieningen: Filter werkruimtes vóór het reserveren op functies zoals dubbele monitoren, zit-stabureaus of rustige zones.
• Automatisch inchecken en vrijgeven van bureaus: QR-codes maken snel inchecken op locatie mogelijk en geven ongebruikte bureaus automatisch vrij.

Integraties van Hybrid Hero

Hybrid Hero biedt native integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Azure Active Directory, Okta en SAML SSO. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Het gestructureerde Switch Programme vereenvoudigt de overstap van Envoy
• Boeken in natuurlijke taal met AI versnelt reserveringen
• Filteren op voorzieningen maakt het zoeken naar bureaus snel en gericht

Cons:

• De functies voor bezoekersbeheer blijven achter bij het boeken van bureaus
• Weinig openbare gebruikersreviews maken evaluatie moeilijker

LEARN MORE ABOUT HYBRID HERO:

• Check out Hybrid Hero on their website

3

WorkInSync

Het beste voor mobiele personeelsplanning

• 7 dagen gratis uitproberen + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $1.79/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

WorkInSync is een platform voor werkplekbeheer, ontworpen voor teams die prioriteit geven aan flexibele planning en mobiele toegang. Het is zeer geschikt voor organisaties die hybride werk willen coördineren, bureaureserveringen willen beheren en het woon-werkverkeer van medewerkers vanuit één app willen verbeteren.

Voor wie is WorkInSync het meest geschikt?

HR-teams en facilitair managers bij hybride of verspreid georganiseerde organisaties die mobiele hulpmiddelen nodig hebben voor personeelsplanning en werkplekcoördinatie.

Waarom WorkInSync een goed alternatief voor Envoy is

Ik heb WorkInSync gekozen omdat de mobiele app de controle over de planning rechtstreeks in handen van medewerkers legt. Vanuit de app kunnen medewerkers de realtime beschikbaarheid van bureaus controleren, een werkplek boeken en hun kantoordag bevestigen voordat ze überhaupt van huis vertrekken. Ik waardeer de functies voor teamzones, waarmee managers teamleden kunnen groeperen in aangewezen zones op de verdieping, zodat ze bij een bezoek aan kantoor in de buurt zitten van de collega's met wie ze moeten samenwerken. In de praktijk betekent dit dat mijn team niet zomaar willekeurig een bureau boekt, maar doelgericht hun aanwezigheid coördineert. Dat is iets waar het bezoekersgerichte model van Envoy niet op dezelfde manier prioriteit aan geeft.

Belangrijkste functies van WorkInSync

• Parkeerplaatsen boeken: Medewerkers reserveren parkeerplaatsen via mobiel of web voordat ze aankomen. Beheerders kunnen zoneregels instellen, plaatsen voor specifieke voertuigtypen aanwijzen en de bezetting in realtime volgen.
• Bezoekersbeheer: Gastheren nodigen gasten uit via de app, bezoekers ontvangen een QR-code voor contactloze toegang en beheerders krijgen een realtimeoverzicht van alle geplande en ingecheckte bezoekers van die dag.
• Dashboard voor werkplekanalyses: Beheerders hebben toegang tot realtime rapporten over het gebruik van bureaus, ruimtes en parkeerplaatsen om bezettingspatronen te volgen en beslissingen over ruimteplanning te onderbouwen.
• Module voor maaltijdbeheer: Medewerkers registreren vooraf hun kantinebestellingen, waardoor facilitaire teams realtime inzicht krijgen in de vraag en consumptiegegevens om voedselverspilling te verminderen.

Integraties van WorkInSync

WorkInSync biedt ingebouwde integraties met Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta en Active Directory, en stelt een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Mobiele app ondersteunt alle planningsfuncties
• Bureaus en parkeerplaatsen boeken binnen één platform
• Realtime kantoorbezetting en analyses

Cons:

• Beperkte aanpassingsmogelijkheden voor bezoekersworkflows
• Geen opties voor kioskhardware

LEARN MORE ABOUT WORKINSYNC:

• Check out WorkInSync on their website
• Read my in-depth review of WorkInSync

4

YAROOMS

Het beste voor het bijhouden van de ecologische voetafdruk

• Gratis demo beschikbaar
• Vanaf $99/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

YAROOMS is een platform voor werkplekbeheer, ontworpen voor organisaties die ruimteboekingen, reserveringen van bureaus en beleid voor hybride werken willen coördineren. Het is geschikt voor bedrijven die planning willen centraliseren en ruimtegebruik op meerdere locaties willen optimaliseren.

Voor wie is YAROOMS het meest geschikt?

Faciliteitsmanagers en verantwoordelijken voor duurzaamheid bij middelgrote tot grote organisaties die de ecologische voetafdruk van de werkplek willen bijhouden en verkleinen.

Waarom YAROOMS een goed alternatief voor Envoy is

Het bijhouden van de ecologische voetafdruk onderscheidt YAROOMS van de meeste alternatieven voor Envoy en is de belangrijkste reden waarom ik het zou aanbevelen aan duurzaamheidsgerichte organisaties. YAROOMS monitort de CO2-uitstoot van Scope 2 en Scope 3 door het gebruik van kantoorapparatuur, het woon-werkverkeer van werknemers en werken op afstand, waardoor faciliteitsmanagers over daadwerkelijke gegevens beschikken om actie te ondernemen. Ik vind het ook prettig dat dit naast bureau- en ruimteboekingen, planning voor hybride werken en bezoekersbeheer binnen één platform beschikbaar is. Voor teams die naast het dagelijkse ruimtebeheer ook over hun milieueffect moeten rapporteren, is die combinatie elders moeilijk te vinden.

Belangrijkste functies van YAROOMS

• Interactieve plattegronden: Bekijk de realtime beschikbaarheid van bureaus en ruimtes op visuele plattegronden, met ingebouwde wegwijzering om collega's te vinden en door het kantoor te navigeren.
• Planning voor hybride werken: Stel de werkstatus in, coördineer kantoordagen tussen teams en zie wie er op een bepaalde dag naar kantoor komt.
• Bezoekersbeheersysteem: Registreer gasten vooraf, verstuur geautomatiseerde aankomstmeldingen en beheer het volledige registratieproces voor bezoekers.
• Yarvis AI-assistent: Boek ruimtes, vind collega's en beheer planningen via opdrachten in natuurlijke taal, rechtstreeks in Microsoft Teams of e-mail.

YAROOMS-integraties

YAROOMS biedt native integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Okta en Azure Active Directory, en biedt een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Houdt emissiegegevens van Scope 2 en Scope 3 bij
• Biedt interactieve plattegronden voor boekingen
• Biedt bezoekersbeheer met voorafgaande registratie

Cons:

• Ontbreekt aan geavanceerde integraties voor toegangscontrole
• Geen ingebouwde catering- of serviceaanvragen

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

5

Joan

Het beste voor integratie van schermen voor vergaderruimten

• Gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar
• Vanaf $51/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Joan is een platform voor werkplekbeheer dat is ontworpen voor organisaties die het boeken van vergaderruimten moeten coördineren en de beschikbaarheid van ruimten in realtime willen weergeven. Het is zeer geschikt voor kantoormanagers en IT-teams die planningsconflicten willen verminderen en het gebruik van gedeelde ruimten willen optimaliseren.

Voor wie is Joan het meest geschikt?

Kantoormanagers en IT-teams in middelgrote tot grote organisaties die speciale oplossingen nodig hebben voor schermen bij vergaderruimten.

Waarom Joan een goed alternatief voor Envoy is

De integratie van schermen voor vergaderruimten is waar Joan zich naar mijn mening echt onderscheidt. De eigen e-paperplanners van Joan worden zonder kabels direct buiten vergaderruimten gemonteerd en synchroniseren in realtime met Google Calendar, Outlook en Microsoft Teams, zodat de status van een ruimte altijd in één oogopslag correct is. Ik waardeer ook de functie ter voorkoming van spookvergaderingen, die ruimten automatisch vrijgeeft wanneer niemand incheckt, waardoor verspilde ruimte wordt verminderd. Voor teams die meerdere ruimten beheren, kun je met de instellingen per apparaat elk scherm afzonderlijk configureren. Dat vind ik vooral handig bij het beheren van ruimten met verschillende boekingsregels of capaciteiten.

Belangrijkste functies van Joan

• Bureauboeking met plattegrondweergave: Upload je kantoorplattegrond en laat medewerkers bureaus visueel bekijken en reserveren, waarbij ze kunnen filteren op voorzieningen zoals sta-bureaus of monitoren.
• Werkplekanalyses: Volg de bezettingsgraad van ruimten, het gebruik van bureaus, de boekingsfrequentie en piekmomenten vanuit één beheerdersdashboard.
• Boekingsregels per afdeling: Wijs bureaus toe aan specifieke afdelingen en stel bezettingslimieten in, zodat alleen de juiste personen bepaalde ruimten kunnen reserveren.
• Bewaking van de binnenluchtkwaliteit: Volg temperatuur- en luchtvochtigheidsniveaus in je hele kantoor rechtstreeks vanuit het Joan-platform.

Integraties van Joan

Joan biedt ingebouwde integraties met Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Teams, Slack, Zoom en Cisco Webex, en voorziet in een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Draadloze e-paper-schermen hebben geen stroomkabels nodig
• Voorkoming van spookvergaderingen maakt ruimten automatisch vrij
• Biedt sensoren voor bewaking van de binnenluchtkwaliteit

Cons:

• Geen functies voor bezoekersbeheer of inchecken
• Voor volledige functionaliteit is aanschaf van hardware vereist

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

6

Officely

Ideaal voor het coördineren van bureauboekingen in Slack

• Gratis proefperiode + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $2.50/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Officely is een alles-in-één tool voor het reserveren van bureaus en het coördineren van kantooractiviteiten, die rechtstreeks in Slack is ingebouwd. Hierdoor kunnen hybride teams eenvoudig werkplekken reserveren. Het is een sterke keuze voor bedrijven die aanwezigheid op kantoor willen coördineren zonder extra toepassingen.

Voor wie is Officely het meest geschikt?

Teams die Slack gebruiken in hybride of flexibele werkomgevingen en behoefte hebben aan eenvoudige coördinatie van bureau- en kantoorreserveringen.

Waarom Officely een goed alternatief voor Envoy is

Ik heb Officely gekozen omdat het reserveren van bureaus volledig binnen Slack afhandelt. Daardoor hoeft mijn team geen afzonderlijke app te openen om een werkplek te reserveren. Met de functie voor buurtschappen kunnen teams bureaus per afdeling groeperen, zodat mensen kunnen zien waar hun collega's zitten en een bureau in de buurt kunnen boeken. Ook de zichtbaarheid van de kantoorbezetting vind ik prettig: die laat rechtstreeks in Slack zien wie er op een bepaalde dag van plan is naar kantoor te komen. Zo wordt het eenvoudig om samenwerking op locatie te coördineren zonder extra heen-en-weerberichten.

Belangrijkste functies van Officely

• Bijhouden van naleving van hybride werkbeleid: Vergelijk de daadwerkelijke aanwezigheid op kantoor met je hybride werkbeleid en breng afwijkingen automatisch aan het licht.
• Reserveren van vergaderruimten: Reserveer vergaderruimten rechtstreeks in Slack of Microsoft Teams, met actuele beschikbaarheid om dubbele boekingen te voorkomen.
• Reserveren van parkeerplaatsen en andere middelen: Laat medewerkers parkeerplaatsen, lunches en andere kantoormiddelen reserveren naast hun bureauboeking.
• Dagelijkse kantoorberichtgeving: Stuur automatisch een bericht naar een Slack- of Microsoft Teams-kanaal met een overzicht van wie er elke dag naar kantoor komt.

Integraties van Officely

Officely biedt native integraties met Google Calendar, Microsoft Outlook en Slack, en beschikt over een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Volledig geïntegreerd met Slack en Microsoft Teams
• Bureauboekingen en aanwezigheidsregistratie op één platform
• Geautomatiseerde dagelijkse meldingen over aanwezigheid op kantoor

Cons:

• Beperkte opties voor analyse en rapportage
• Het reserveren van vergaderruimten is alleen beschikbaar in betaalde abonnementen

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

7

Eptura

Het beste voor analyses van werkplekgebruik

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Eptura is een platform voor werkplekbeheer dat is ontwikkeld voor organisaties die ruimte, middelen en gebruikerservaring willen optimaliseren. Facilitymanagers en werkplekteams gebruiken het om bureauboekingen te coördineren, bezoekers te beheren en bruikbare inzichten te verkrijgen in hoe hun kantoren worden gebruikt.

Voor wie is Eptura het meest geschikt?

Facilitymanagers en werkplekverantwoordelijken bij grote organisaties die geavanceerde analyses nodig hebben om kantoorruimte en het gebruik van middelen te optimaliseren.

Waarom Eptura een goed alternatief voor Envoy is

Wat mij aanspreekt in Eptura voor werkplekanalyses, is de manier waarop het sensorgegevens combineert met boekingsgegevens om je een compleet beeld te geven van hoe ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt. De functie voor gebruiksmonitoring houdt piekgebruik en frequentietrends op je plattegrond bij, zodat je niet alleen kunt zien welke bureaus zijn geboekt, maar ook welke bureaus medewerkers daadwerkelijk gebruiken. Ik gebruik ook het overzicht voor vastgoedplanning om huurlasten en vervaldatums naast bezettingsgegevens bij te houden. Dat helpt om beslissingen over ruimte tegenover het management met harde cijfers te onderbouwen. In de praktijk betekent dit dat mijn team een portefeuillebeoordeling kan ingaan met bewijs van het gebruik in plaats van schattingen.

Belangrijkste functies van Eptura

• Reserveren van vergaderruimten: Boek en beheer vergaderruimten in je hele kantoor, met inzicht in beschikbaarheid en ruimtecapaciteit.
• Verhuisbeheer: Plan en voer verhuizingen van medewerkers van begin tot eind uit, van stoeltoewijzingen tot afdelingsverhuizingen.
• Kantoor­navigatie: Help medewerkers en bezoekers hun weg te vinden in het kantoor met interactieve kaarten en routehulpmiddelen.
• Teamzones en samenwerkingsruimten: Wijs teamzones of gedeelde ruimten aan en beheer deze ter ondersteuning van groepswerk en flexibele zitopstellingen.

Eptura-integraties

Standaardintegraties zijn onder meer Slack, Jira, Power BI, Dropbox, Google Drive en Zoom. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Realtime updates van de beschikbaarheid van bureaus en ruimten
• Bezoekersbeheer met opties voor voorafgaande registratie
• Aanpasbare werkstromen voor vergaderservices

Cons:

• Af en toe synchronisatieproblemen met agenda-integraties
• Minder standaardintegraties

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

8

Robin

Meest geschikt voor interactieve plattegronden

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

Robin is een platform voor werkplekbeheer, ontwikkeld voor teams die het boeken van bureaus, het plannen van vergaderruimtes en de coördinatie van kantooractiviteiten willen vereenvoudigen. Als je een flexibele manier nodig hebt om hybride werkruimtes te beheren en je kantoor georganiseerd te houden, biedt Robin je de middelen om dat te doen.

Voor wie is Robin het meest geschikt?

Kantoormanagers en werkplek­teams bij middelgrote tot grote ondernemingen die flexibele werkruimtes moeten coördineren en kantoorindelingen visueel willen weergeven.

Waarom Robin een goed alternatief voor Envoy is

De interactieve plattegronden van Robin zijn voor mij wat het platform onderscheidt. Met de kaarteditor kunnen beheerders kantoorindelingen opstellen, bijwerken en publiceren naarmate de werkplek verandert, en medewerkers kunnen rechtstreeks op de plattegrond klikken om te zien welke bureaus beschikbaar zijn en er in realtime een te boeken. Ik vind de wegwijzerfunctie vooral nuttig voor grotere kantoren: medewerkers en bezoekers kunnen naar een specifiek bureau, een specifieke ruimte of een bezienswaardigheid navigeren zonder iemand om aanwijzingen te hoeven vragen. In de praktijk betekent dit dat nieuwe medewerkers en bezoekende collega's zich op hun eerste dag zelfstandig kunnen oriënteren, zonder begeleiding, iets waar het bezoekersgerichte model van Envoy niet in dezelfde mate in voorziet.

Belangrijkste functies van Robin

• Bezoekersbeheer: Gasten vooraf registreren, inchecken beheren en bezoeklogboeken vanuit één dashboard openen.
• Beleid voor aanwezigheid op kantoor: Hybride werkbeleid instellen en communiceren, en medewerkers hun eigen aanwezigheid op kantoor laten bijhouden.
• Vergaderservices: Aanpasbare workflows creëren voor cateringverzoeken, het inrichten van ruimtes en audiovisuele ondersteuning, gekoppeld aan vergaderboekingen.
• Werkplekanalyses: Aangepaste rapporten opstellen om ruimtebenutting te volgen en bezettingstrends in het hele kantoor te monitoren.

Integraties van Robin

Robin biedt standaardintegraties met Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta en Azure Active Directory. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Interactieve plattegronden voor visueel boeken
• Realtime updates van de beschikbaarheid van bureaus en ruimtes
• Flexibele ondersteuning voor hybride werkbeleid

Cons:

• Prijzen worden niet transparant online vermeld
• Geen ingebouwde hardware voor incheckkiosken

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

9

The Receptionist

Ideaal voor het gepersonaliseerd afdrukken van bezoekersbadges

• Gratis proefperiode van 15 dagen beschikbaar
• Vanaf $630/locatie/jaar

Visit Website

The Receptionist is een bezoekersbeheersysteem voor kantoren, coworkingruimtes en klinieken die het inchecken van gasten en meldingen willen automatiseren. Het is een sterke keuze voor teams die hun receptiewerkzaamheden en bezoekersregistratie willen verbeteren.

Voor wie is The Receptionist het meest geschikt?

Receptieteams en kantoormanagers in zakelijke dienstverlening, de gezondheidszorg en coworkingruimtes die behoefte hebben aan veilig, gepersonaliseerd bezoekers inchecken en het afdrukken van badges.

Waarom The Receptionist een goed alternatief voor Envoy is

Het afdrukken van badges is iets wat veel bezoekersbeheertools als bijzaak behandelen—The Receptionist doet dat niet. Ik waardeer het dat je met de badgeontwerper precies kunt bepalen wat er wordt afgedrukt: de foto van de bezoeker, de naam van de gastheer, het bezoekdoel, de vervaltijd en een aangepast logo, allemaal configureerbaar per bezoekerstype. Dat niveau van controle is belangrijk in omgevingen waar een badge voor een aannemer er anders uit moet zien en andere informatie moet bevatten dan een badge voor een klant. Ik gebruik ook de knopgebaseerde incheckworkflow om verschillende bezoekerstypen via volledig afzonderlijke aanmeldingspaden te leiden, zodat de badge-uitvoer altijd aansluit bij de context van het bezoek.

Belangrijkste functies van The Receptionist

• Aangepaste incheckworkflows: Maak afzonderlijke incheckprocessen voor verschillende bezoekerstypen, zoals bezorgers, klanten of aannemers, waarbij voor elk type andere informatie wordt verzameld.
• Aanmelden via QR-code en zonder contact: Laat bezoekers inchecken zonder de iPad aan te raken door een QR-code met hun telefoon te scannen.
• Nood- en evacuatielijst: Genereer een realtime lijst van iedereen die momenteel is ingecheckt ter ondersteuning van veilige en snelle evacuaties.
• Meldingen voor vooraf geregistreerde bezoekers: Breng gastheren automatisch op de hoogte wanneer een verwachte bezoeker incheckt, via e-mail, sms, Slack of Microsoft Teams.

Integraties van The Receptionist

The Receptionist biedt ingebouwde integraties met Slack, Microsoft Teams, Google Workspace en Active Directory, en beschikt over een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Aangepaste badgeontwerper met logo en foto
• Directe meldingen aan gastheren via Slack of Teams
• Meerdere incheckworkflows voor verschillende bezoekerstypen

Cons:

• Geen ingebouwde integratie met Salesforce
• Voor het inchecken is iPad-hardware vereist

LEARN MORE ABOUT THE RECEPTIONIST:

• Check out The Receptionist on their website

10

Gable

Ideaal voor het beheren van verspreide teams

• Gratis demo beschikbaar
• Vanaf $2.50/gebruiker/maand

Visit Website

Gable is een platform voor werkplekbeheer dat is ontworpen voor bedrijven met verspreide of hybride teams die de toegang tot kantoren en flexibele werkplekken moeten coördineren. Het helpt HR- en operationele leidinggevenden om werkplekreserveringen te centraliseren, budgetten te beheren en samenwerking tussen medewerkers op verschillende locaties te ondersteunen.

Voor wie is Gable het meest geschikt?

HR- en operationele teams bij verspreide of hybride bedrijven die de toegang tot werkplekken en budgetten op meerdere locaties beheren.

Waarom Gable een goed alternatief voor Envoy is

Gable benadert werkplekken anders dan de meeste tools op deze lijst: het is specifiek ontwikkeld voor teams die niet allemaal vanuit hetzelfde kantoor werken. Het netwerk van werkplekken op aanvraag is wat Gable onderscheidt voor verspreide teams: medewerkers kunnen flexibele bureaus, privékantoren of vergaderruimtes reserveren in meer dan 20.000 coworkingruimtes in meer dan 900 steden wereldwijd, iets wat Envoy simpelweg niet biedt. Ik vind ook de geofencing en budgetbeperkingen bijzonder nuttig om ervoor te zorgen dat reserveringen door verspreide teams binnen het beleid blijven: beheerders kunnen uitgaven per afdeling beperken of bepalen in welke steden medewerkers mogen reserveren. In de praktijk betekent dit dat een bedrijf dat primair op afstand werkt medewerkers echte mogelijkheden biedt om persoonlijk samen te werken, zonder nieuwe huurcontracten aan te gaan.

Belangrijkste functies van Gable

• Bezoekersbeheer: Ontvang gasten met zelfregistratie via een iPad-kiosk of QR-code, het afdrukken van badges, het ondertekenen van NDA's en meldingen bij aankomst.
• Evenementencoördinatie: Maak evenementen op locatie of buiten kantoor aan, promoot ze en houd ze bij, inclusief locatiereserveringen, RSVP-registratie en het verzamelen van feedback van deelnemers.
• Analyses van kantoorgebruik: Krijg toegang tot gegevens over reserveringen, ruimtes en aanwezigheid om beslissingen over vastgoed en de planning van hybride werkbeleid te onderbouwen.
• Geografische afbakening en toestemmingsbeheer: Stel locatiegebaseerde reserveringsbeperkingen en goedkeuringsprocessen in om te beheren waar en hoe medewerkers werkplekken reserveren.

Gable-integraties

Gable biedt ingebouwde integraties met Slack, Google Workspace en Okta, en biedt een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Maakt het mogelijk om reserveringen van werkplekken voor verspreide teams te beheren
• Biedt budgetbeperkingen voor werkplekuitgaven
• Centraliseert analyses van werkplekgebruik

Cons:

• Biedt geen reserveringen van vergaderruimtes voor privékantoren
• Het analysedashboard is eenvoudig en biedt weinig diepgang

LEARN MORE ABOUT GABLE:

• Check out Gable on their website

Andere Envoy-alternatieven

Hier zijn enkele aanvullende Envoy-alternatieven die mijn selectie niet hebben gehaald, maar die toch de moeite waard zijn om te bekijken:

1. OfficeSpace

   Het beste voor aanpasbaar ruimtebeheer

2. Visitly

   Het beste voor bezoekersbeheer op meerdere locaties

3. Sign In Solutions

   Het beste voor nalevingsgerichte bezoekersscreening

4. SwipedOn

   E voor bezoekersregistratie via QR-codes

5. Archie

   E voor automatisering van coworkingruimtes

Waarom zoeken naar een Envoy-alternatief?

Hoewel Envoy een goede keuze is als oplossing voor werkplekbeheer, zijn er verschillende redenen waarom sommige gebruikers op zoek gaan naar alternatieve oplossingen. Misschien zoek je naar een Envoy-alternatief omdat…

• Je geavanceerdere functies voor het reserveren van bureaus nodig hebt
• Je team afhankelijk is van planning die in de eerste plaats op mobiele apparaten is gericht
• Je geïntegreerd parkeerbeheer wilt
• Je behoefte hebt aan uitgebreidere analyses en rapportages
• Je organisatie behoefte heeft aan gegevensprivacy die gericht is op de AVG
• Je uitgebreidere integratiemogelijkheden voor hardware nodig hebt

Als een van deze punten herkenbaar klinkt, ben je hier aan het juiste adres. Mijn lijst bevat verschillende opties voor oplossingen voor werkplekbeheer die beter geschikt zijn voor teams die met deze uitdagingen van Envoy te maken hebben en op zoek zijn naar alternatieve oplossingen.

Belangrijkste functies van Envoy

Hier zijn enkele van de belangrijkste functies van Envoy, zodat je kunt vergelijken wat alternatieve oplossingen bieden:

• Beheer van bezoekersregistratie: Automatiseert gastregistratie, het afdrukken van badges en meldingen voor hosts, waardoor het incheckproces wordt verbeterd met beveiligingsfuncties.
• Bureaureservering: Hiermee kunnen werknemers vooraf of onderweg bureaus reserveren, ter ondersteuning van flexibele zitplaatsen en hybride werkregelingen.
• Ruimteplanning: Hiermee kunnen gebruikers vergaderruimtes boeken, de beschikbaarheid bekijken en reserveringen beheren via web- of mobiele apparaten.
• Beheer van leveringen: Houdt binnenkomende pakketten bij, stelt ontvangers op de hoogte en registreert leveringen voor veilig ophalen en een lagere werkdruk bij de receptie.
• Gezondheids- en veiligheidsscreening: Biedt aanpasbare gezondheidsvragenlijsten en contactloos inchecken ter ondersteuning van veiligheidsprotocollen op de werkplek.
• Werknemersregistratie: Hiermee kan personeel zich in- en uitchecken op kantoor, met realtimegegevens over bezetting en aanwezigheidsregistraties.
• Ruimteanalyse: Biedt inzicht in het gebruik van werkruimtes, bezoekerstrends en bezettingspatronen om beslissingen over ruimteplanning te ondersteunen.
• Integraties: Maakt verbinding met tools zoals Slack, Microsoft Teams, Google Workspace en toegangscontrolesystemen voor je werkprocessen.
• Mobiele app: Biedt werknemers en beheerders onderweg toegang tot reserveringen, inchecken en meldingen.
• Integratie met toegangscontrole: Synchroniseert met badgesystemen en deurbeslag om veilige toegang voor werknemers en bezoekers te automatiseren.