De 8 beste praktijken voor het inwerken van medewerkers

Waarom is het inwerken van medewerkers belangrijk?

Onderzoek toont aan dat het implementeren van een effectief inwerkproces voor nieuwe medewerkers (dat vaak een gestructureerd introductieprogramma omvat) een enorme positieve impact kan hebben op het succes van een bedrijf en op de betrokkenheid, het behoud en de productiviteit van medewerkers op de lange termijn.

Enkele voordelen van het inwerken van medewerkers zijn:

1. Behoud en loyaliteit maximaliseren: volgens Click Boarding, een bedrijf voor software voor het inwerken, is de kans 69 procent groter dat medewerkers drie jaar bij een bedrijf blijven als ze een geweldig inwerkproces hebben ervaren.

2. De bedrijfscultuur versterken: een effectief inwerkproces helpt nieuwe teamleden de visie, missie en waarden van het bedrijf te begrijpen en versterkt het verwachte gedrag en de verwachte houding die samen de bedrijfscultuur vormen. 

3. Erbij horen en inclusie bevorderen: 93 procent van de respondenten van Deloitte’s Global Human Capital Trends-onderzoek uit 2020 gaf aan dat een gevoel van erbij horen de prestaties van organisaties stimuleert. Een geweldig inwerkproces kan angst aanzienlijk verminderen en het gevoel van verbondenheid van een nieuwe medewerker met het nieuwe team versterken.

4. Productiviteit maximaliseren: volgens onderzoek van Glassdoor kan een sterk inwerkproces de productiviteit met meer dan 70% verbeteren door duidelijke verwachtingen over de functie en de organisatie te schetsen, fouten te verminderen en tijd en frustratie te besparen.

5. Bedrijfsrisico’s minimaliseren: er zijn arbeidsovereenkomsten om te ondertekenen, salarisformulieren om in te vullen en bedrijfsbeleid en -procedures om door te nemen. De meeste van deze zaken zijn ingevoerd om zowel het bedrijf als de medewerker te beschermen.

6. De kosten van personeelsverloop verlagen: volgens SHRM’s Human Capital Benchmarking Report bedroegen de gemiddelde kosten per aanwerving in de Verenigde Staten $4,129 en duurde het gemiddeld 42 dagen om een functie in te vullen. Een geweldig inwerkproces kan langdurige betrokkenheid van medewerkers creëren.

7. Toptalent aantrekken: de wereld is klein en websites zoals Glassdoor en LinkedIn stellen medewerkers in staat hun werkervaringen te delen met andere potentiële kandidaten. Het nieuws verspreidt zich als je een geweldige inwerkervaring creëert die nieuwe teamleden ondersteunt wanneer ze beginnen.

Wat zijn enkele belangrijke succesfactoren voor een effectief inwerkproces voor medewerkers?

De beste werkwijzen die in dit artikel worden beschreven, zijn alleen succesvol als je ook een aantal belangrijke factoren in gedachten houdt:

• Heb een duidelijk doel: zorg voor een duidelijke visie op waarom het inwerken belangrijk is, welke ervaring je een nieuwe medewerker wilt bieden en zelfs wat je wilt dat diegene zegt op sociale media en openbare platforms zoals Glassdoor.

• Beperk verrassingen: het kan voor iedereen moeilijk zijn om een onbekende situatie en omgeving binnen te stappen. Beperk verrassingen voor de nieuwe medewerker, van uitleg over de dresscode tot informatie over hoe de eerste werkdag en -week eruit zullen zien.

• Wees voorbereid: je nieuwe teamlid verschijnt op de eerste dag klaar om aan de slag te gaan, en dat zou jij ook moeten zijn. Begin met het opstellen van een checklist voor nieuwe medewerkers. Plan vergaderingen en trainingen vooraf, zorg dat de computer en werkplek klaarstaan en bereid andere teamleden voor om te helpen. Ik heb zelfs een checklistsjabloon voor nieuwe medewerkers gemaakt om te helpen.

• Heb geduld: Je nieuwe teamlid zal vrijwel zeker fouten maken, delen van het introductieprogramma vergeten en een stap of twee overslaan terwijl diegene op snelheid komt. “Geduld is een schone zaak”, vooral als het gaat om het inwerken van nieuwe medewerkers.

• Hanteer een redelijk tempo: Niemand vindt het prettig om informatie als uit een brandslang over zich heen te krijgen, dus voorkom dat je hen overweldigt met te veel informatie. Hierdoor kunnen belangrijkere zaken worden gemist of vergeten. Probeer je te herinneren hoe lang het jou kostte om alles te leren!

• Bied hulpmiddelen aan: Stel hen voor aan belangrijke personen en laat zien waar hulpmiddelen zoals personeelshandboeken en beleidsdocumenten te vinden zijn.

• Bouw flexibiliteit in: Sinds COVID-19 zijn veel bedrijven overgestapt op werken op afstand en andere virtuele werkwijzen. Bouw flexibiliteit in je inwerkprocessen in, zodat deze kunnen worden aangepast voor medewerkers op kantoor en medewerkers op afstand.
• Leren en ontwikkeling: Het integreren van L&D in de inwerkworkflow houdt in dat je ontwikkelingsplannen op maat maakt die aansluiten bij zowel de organisatiedoelen als de individuele ambities. Deze aanpak voorziet nieuwe medewerkers niet alleen van de nodige vaardigheden, maar toont ook betrokkenheid bij hun professionele groei door een gestructureerd pad naar competentie te bieden.
• Omgaan met informatieoverbelasting: Beheer de overdracht van inhoud strategisch. Met gepersonaliseerde leertrajecten kunnen medewerkers informatie in hun eigen tempo opnemen, wat het onthouden en de betrokkenheid bevordert. Het gebruik van microleertechnieken, zoals korte, gerichte modules, kan trainingen begrijpelijker en minder ontmoedigend maken.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

8 beste werkwijzen voor het inwerken van medewerkers

Het kan maanden duren om een nieuwe medewerker de kennis, vaardigheden en gedragingen bij te brengen die nodig zijn om bij te dragen aan het succes van de organisatie. 

Omdat het inwerken een lange periode beslaat, die tot en met het eerste dienstjaar kan doorgaan, is het vrijwel onmogelijk om een specifieke agenda, planning of sjabloon voor het inwerken te maken.

Probeer in plaats daarvan enkele van deze beste werkwijzen te volgen terwijl je de langetermijndoelen en meetwaarden opstelt om te bepalen of het inwerken succesvol is.

Beste werkwijze #1: Begin met het inwerken voordat je nieuwe medewerker aan de eerste werkdag begint

Na een hopelijk soepel en efficiënt wervingsproces wachten veel organisaties ten onrechte tot de eerste werkdag van de nieuwe medewerker om met de introductie en het inwerken te beginnen.

In veel gevallen zit er echter een vertraging van dagen, weken of zelfs maanden tussen het ontvangen van een baanaanbod en het moment waarop je nieuwe medewerker aan de nieuwe baan begint.

Deze vertraging biedt je een geweldige kans om de tijd vóór de eerste dag te gebruiken om enthousiasme op te bouwen, ervoor te zorgen dat diegene zich welkom voelt en te beginnen met de gestage informatiestroom die nodig is om snel op snelheid te komen.

De fase tussen het accepteren van een aanbod en de startdatum wordt voorbereidend inwerken genoemd. Enkele aanvullende hulpmiddelen die hierbij kunnen helpen: Zo pak je het voorbereidende inwerken van nieuwe medewerkers goed aan 

Beste werkwijze #2: Creëer geweldige wervings- en welkomstpraktijken

Een geweldige inwerkervaring helpt om een geweldige en langdurige eerste indruk te creëren. Die ervaring bestaat echter uit veel verschillende elementen, en niet alleen uit het opsturen van een koffiemok of een lijst met bedrijfsbeleid naar je nieuwe teamleden.

Om je nieuwe medewerker goed van start te laten gaan en diegene niet alleen klaar te stomen voor de eerste werkdag in de nieuwe baan, maar ook voor de eerste maand, kun je overwegen een checklist voor nieuwe medewerkers op te stellen waarin enkele van de volgende praktijken zijn opgenomen:

• Verwelkom de nieuwe medewerker met een telefoontje en welkomstmail
• Stuur de nieuwe medewerker een welkomstpakket (kan enkele promotieartikelen bevatten)
• Bereid de werkmiddelen en hulpmiddelen van de nieuwe medewerker voor
• Bereid een introductieprogramma en agenda voor
• Bied mogelijkheden om collega's te ontmoeten en kennis te maken

1 of 2

2 of 2

Tracy McDonald van Thinkific, plaatst op LinkedIn het welkomstpakket dat ze van hen heeft ontvangen.

Beste praktijk #3: Betrek senior leiders om de bedrijfscultuur te versterken

Onboarding is niet alleen de verantwoordelijkheid van je HR-team. Hoewel HR-professionals vaak betrokken zijn bij het opstellen van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers, is het de verantwoordelijkheid van de hele organisatie—teamleden, managers en senior leiders—om onboardingactiviteiten uit te voeren.

Door bijvoorbeeld een senior leider, zoals een oprichter, erbij te betrekken, krijgt die persoon de kans om nieuwe medewerkers inzicht te geven in de bedrijfscultuur, hen meer te vertellen over de geschiedenis van het bedrijf en de bedrijfswaarden en verwachte gedragingen uit te leggen.

Er zijn veel manieren waarop je senior leiders kunt betrekken, zoals:

• Een bedrijfspresentatie geven;
• Een rondleiding door het gebouw of de faciliteit geven;
• Een specifiek onderwerp voor een training presenteren; en/of
• Het nieuwe teamlid meenemen voor koffie of lunch.

Beste praktijk #4: Benut onboardingsoftware

Een effectief onboardingproces bestaat uit veel verschillende taken en activiteiten, van het invullen van papierwerk voor nieuwe medewerkers tot het uitvoeren van introductieprogramma’s voor nieuwe medewerkers en trainingsprogramma’s.

Veel HR-informatiesystemen hebben ingebouwde oplossingen voor onboardingautomatisering die dubbele gegevensinvoer overbodig maken, het gebruik van papieren formulieren verminderen en het algehele proces stroomlijnen.

Ze zorgen er ook voor dat taken tijdens die belangrijke eerste dagen niet worden vergeten dankzij herinneringen en visuele werkstromen.

Je kunt ook HR-workflowsoftware gebruiken om repetitieve onboardingtaken, zoals goedkeuringen, meldingen en het delen van documenten, te automatiseren.

Beste praktijk #5: Stel samen met je medewerker een levende vertrouwensovereenkomst op

Een vertrouwensovereenkomst vormt de basis voor een positieve werkrelatie, of die nu bestaat tussen leden van een groep of tussen een manager en diens teamlid of teamleden. De overeenkomst moet gezamenlijk worden opgesteld, worden vastgelegd en regelmatig worden beoordeeld en bijgewerkt als een levend document.

Volgens Lorie Corcuera, hoofd HR bij DNEG, “Zijn het wervings- en onboardingproces belangrijke momenten om verbondenheid te creëren. Werk samen met je medewerker aan een vertrouwensovereenkomst om je bestaande onboardingprogramma aan te vullen. Vraag de nieuwe medewerker om te bepalen en te delen wat diegene nodig heeft om zich verbonden te voelen. Deel ook jouw antwoord. Zo laat je zien dat inclusie en verbondenheid belangrijk voor je zijn.”

Beste praktijk #6: Voer regelmatig één-op-één-gesprekken

Het belangrijkste doel van regelmatige één-op-één-gesprekken (1:1) (ook wel “check-ins” genoemd) met je teamleden is het bevorderen van positieve en productieve relaties tussen jou (de manager) en de individuele leden van je team.

Het is belangrijk om deze 1:1-gesprekken op te nemen in de normale werkroutine van je nieuwe medewerker en er zo vroeg mogelijk een gewoonte van te maken. Overweeg om als onderdeel van het onboarding- en introductieprogramma al op de eerste werkdag het eerste 1:1-gesprek te voeren. Dit legt de basis voor toekomstige gesprekken.

Beste praktijk #7: Bied mogelijkheden om contact te leggen met collega’s

Het kan lastig zijn om de nieuweling in het team te zijn. Er zijn veel manieren waarop je je nieuwe medewerker kunt ondersteunen bij het leggen van contact met nieuwe teamgenoten en het versterken van diens gevoel van verbondenheid en inclusie, zoals:

• Plan korte kennismakingsgesprekken met collega's.
• Vraag een bestaand teamlid om op te treden als mentor of buddy voor je nieuwe medewerker.
• Organiseer een teamlunch of teambuildingevenement om een meer ontspannen, informele omgeving te creëren waarin je elkaar beter leert kennen.
• Deel vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker een welkomstvideo waarin leden van het nieuwe team worden voorgesteld.
• Voor wereldwijd inwerken of het inwerken van medewerkers op afstand zou ik, indien mogelijk, aanraden om hen voor de eerste een of twee weken naar kantoor te laten komen.

Leuk idee: koekjes voor nieuwelingen

Bij een bedrijf waar ik werkte, hadden ze een traditie die “Koekjes voor nieuwelingen” heette. Nieuwe medewerkers werden aangemoedigd om koekjes te bakken (of te kopen), waarna mensen langskwamen, zichzelf voorstelden, een koekje pakten en een praatje maakten. Het was een geweldige (en smakelijke!) manier om voor het eerst kennis te maken met nieuwe collega’s!

Beste praktijk #8: Verzamel feedback

Het inwerken bestaat uit een aantal activiteiten, waarvan er veel gericht zijn op het creëren van een geweldige werknemerservaring. Een manier om dit proces te verfijnen is door feedback te verzamelen via middelen zoals interviews, enquêtes over het inwerken en de eerdergenoemde evaluatiemomenten.

Feedback uit dit onderzoek helpt je om het inwerkproces te optimaliseren.

Inwerken is meer dan de eerste week

Een effectief inwerkproces moet ervoor zorgen dat de medewerker zich voorbereid en gemotiveerd voelt in de nieuwe functie en dat hij of zij de juiste beslissing heeft genomen door bij de organisatie in dienst te treden.

De tijd nemen om te investeren in een goed inwerkproces werpt zijn vruchten af in de productiviteit en het behoud van medewerkers en verhoogt het rendement op je investering in het inwerkproces.

Belangrijk is ook dat het je helpt om je te houden aan arbeidswetgeving met betrekking tot naleving van regels rond het inwerken.

Zelfs als je moet investeren in een aantal opleidingen over het inwerken voor je leidinggevenden en HR-teams, zal die investering vruchten afwerpen.

Zoals eerder vermeld, is inwerken meer dan de eerste week en kan het tot een jaar duren voordat iemand volledig is ingewerkt in de nieuwe functie.

De algemene consensus is dat je een inwerkplan moet hebben voor de eerste 90 dagen of daaromtrent.

Lees Zo schrijf je een 30-, 60- en 90-dagenplan voor het inwerken binnen je organisatie + sjabloon voor hulp bij het opstellen hiervan.

Ontvang ons sjabloon voor een checklist voor nieuwe medewerkers!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.