Het pleidooi voor een nieuw werknemershandboek (en wat je erin moet opnemen)
Het personeelshandboek is een essentieel hulpmiddel in je inwerktraject voor medewerkers. Het moet medewerkers duidelijke aanwijzingen en richtlijnen bieden met betrekking tot de kernwaarden, missie, bedrijfscultuur en beleidsregels en procedures op de werkplek van je organisatie.
Je hoeft echter niet je volledige overzicht van beleidsregels en procedures van het bedrijf op te nemen in je introductiepakket dat nieuwe medewerkers op hun eerste dag moeten lezen. Het is zelfs een gegarandeerde manier om hen te overweldigen!
Om nieuwe medewerkers een positieve ervaring te bieden, is hen vragen een lang, droog document te lezen niet de beste aanpak.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Twee soorten personeelshandboeken
Veel HR-professionals raden aan om twee soorten personeelshandboeken te hebben:
- Een beknopt document met essentiële informatie die nieuwe medewerkers moeten kennen om kennis te maken met het bedrijf, en
- Een uitgebreider document dat gedurende de hele tijd dat een medewerker bij je organisatie werkt, kan worden geraadpleegd.
Voor nieuwe medewerkers raad ik aan om vóór hun start een beknopter personeelshandboek te verstrekken. Het moet hun een overzicht geven van je bedrijfscultuur, werkomgeving, belangrijkste bedrijfsbeleidsregels en alle andere informatie die hun inwerkproces soepeler kan laten verlopen.
Een beknopt personeelshandboek is perfect om op te nemen in je preboardingpakket—de communicatie die je vóór hun startdatum met iedere nieuwe medewerker zou moeten hebben.
Als je ooit eerder een inwerkcursus hebt gevolgd, weet je dat nieuwe medewerkers snel overweldigd kunnen raken. Het is dus cruciaal om informatie-overload in dit belangrijke deel van de levenscyclus van medewerkers te voorkomen. Toch hebben medewerkers nog steeds een handboek nodig dat veel grondiger ingaat op de details.
Je volledige personeelshandboek moet een uitgebreide reeks beleidsregels bevatten en fungeren als naslagdocument voor medewerkers gedurende hun tijd bij de organisatie.
Dit is niet alleen nuttig voor medewerkers, maar kan je ook beschermen tegen claims van discriminatie of oneerlijke behandeling.
Wat moet er in je personeelshandboek voor nieuwe medewerkers staan?
Hoewel er geen goede of foute aanpak hiervoor bestaat—je moet bepalen wat het meest logisch is voor jouw organisatie—zijn er best practices waar we naar kunnen kijken.
Het doel van een personeelshandboek voor nieuwe medewerkers is om een deel van de zorgen te helpen verminderen die we allemaal voelen voordat we aan een nieuwe baan beginnen, en om hen enthousiast te maken voor hun nieuwe functie.
Beschouw het als een samenvatting van alles wat nieuwe medewerkers willen weten, maar misschien niet durven te vragen.
Hier zijn enkele punten en beleidsregels die ik aanbeveel om op te nemen:
- Bedrijvengids of lijst met belangrijke contactpersonen: Dit moet op zijn minst instructies bevatten over met wie werknemers binnen HR contact kunnen opnemen voor hulp bij bepaalde zaken (salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, enzovoort).
- Een introductieplanning waarin wordt uitgelegd wat je kunt verwachten op de eerste dag, in de eerste week en daarna. Dit is geen minutieuze planning, maar geeft nieuwe medewerkers een idee van wat ze kunnen verwachten voordat ze beginnen.
- Een organigram: Hiermee krijgen ze een idee van hoe de organisatie werkt, wie hun belangrijkste teamleden zijn en wat ze van collega's kunnen verwachten.
- Een verklarende woordenlijst met jargon en acroniemen: Elke organisatie heeft haar eigen jargon en acroniemen. Maak die eerste dagen gemakkelijker door iets aan te bieden waarnaar ze kunnen verwijzen om zich snel in te werken.
- De missie en kernwaarden van de organisatie. Je kunt uitgebreider ingaan op waarom hiervoor is gekozen in plaats van ze alleen op te sommen. Dit geeft nieuwe medewerkers een indicatie van wat ze van je organisatiecultuur kunnen verwachten.
- Geschiedenis en mijlpalen van het bedrijf: Je kunt een kort overzicht geven van belangrijke data in de geschiedenis van je organisatie, zoals de oprichtingsdatum, de opening van een nieuw kantoor, het bereiken van een bepaald omzetniveau of de erkenning als een van de beste werkgevers.
- Algemene kantoorinformatie: Als je weer op kantoor werkt, moet er informatie beschikbaar zijn over parkeren, toegangspassen, alarmcodes en contactgegevens van het gebouw.
- Een inhoudsopgave voor je volledige personeelshandboek. Dit is belangrijk omdat nieuwe medewerkers zo een voorproefje krijgen van andere bestaande beleidsregels en weten waar ze deze informatie kunnen vinden wanneer ze er later naar moeten verwijzen.
- De belangrijkste HR-beleidsregels die nieuwe medewerkers verwachten, zoals informatie over werktijden en roosters, verlof, bedrijfseigendommen (denk aan computers en mobiele telefoons) en beleid rondom werken op afstand.
- Details over de kledingvoorschriften: Of je nu op afstand of op kantoor werkt, het is een goed idee om te laten weten wat ze kunnen verwachten met betrekking tot de kledingvoorschriften.
- Samenvatting van secundaire arbeidsvoorwaarden: Dit moet meer een kort overzicht zijn van wat ze kunnen verwachten; verdere details kunnen later worden opgenomen.
Uiteindelijk bepaal je zelf wat je moet opnemen. Dit zijn echter de belangrijkste punten die ik aanbeveel om te behandelen voor het opstellen van een effectief personeelshandboek voor nieuwe medewerkers.
Gerelateerd artikel: Wat is een aansprakelijkheidsverzekering voor secundaire arbeidsvoorwaarden?
Welke informatie moet je bewaren voor je formele personeelshandboek?
Nu we de basisitems hebben besproken die je in het personeelshandboek voor nieuwe medewerkers moet opnemen, vraag je je misschien af welke andere informatie je moet apart houden als onderdeel van een meer formele en uitgebreide versie.
Voor een volledig overzicht van wat je in je handboek moet opnemen, raad ik aan de beste werkwijzen in onze ultieme gids voor personeelshandboeken te bekijken voor meer informatie. Hier zijn echter enkele basisrichtlijnen om je een algemeen idee te geven:
- Een uitgebreide handleiding over de werking van secundaire arbeidsvoorwaarden. Je kunt ingaan op ziektekostenverzekeringen, vakantiedagen (PTO), ziekteverlof, ouderschapsverlof en rouwverlof, evenals de toelatingsvoorwaarden voor elke categorie.
- Een samenvatting van andere secundaire arbeidsvoorwaarden die je mogelijk aanbiedt en hoe ze werken, zoals pensioenregelingen of betaald verlof voor jurydienst.
- Regels rondom onkosten van werknemers, goedkeuringsprocessen en terugbetalingsprocedures.
- Arbeidsvoorwaarden en -beleid zoals een gedragscode, veiligheid op de werkplek, seksuele intimidatie, tijdregistratie, disciplinaire maatregelen, functioneringsgesprekken, gelijke kansen op werk en belangenconflicten.
- Richtlijnen voor sociale media! Dit is tegenwoordig bijzonder belangrijk, dus zorg ervoor dat je nieuwe medewerkers duidelijke richtlijnen geeft over hoe ze je organisatie op sociale media moeten vertegenwoordigen om onduidelijkheid en verwarring te voorkomen.
- Informatie over gezondheid en veiligheid die relevant is voor je sector en in overeenstemming is met lokale en landelijke wetgeving. Voor bedrijven die actief zijn in veiligheidsgevoelige sectoren kun je ook overwegen een secundair document op te stellen met daarin specifieke bedrijfsbeleidsregels voor veiligheid.
Als je hierbij hulp nodig hebt, maak je dan geen zorgen! We hebben meer dan 40 HR-beleidsregels, beste werkwijzen en voorbeelden verzameld om je te helpen dit proces aanzienlijk te vereenvoudigen.
Voorbeelden van personeelshandboeken
Als je inspiratie zoekt voor je nieuwe personeelshandboek of voor personeelshandboeken in het algemeen, zijn hier enkele voorbeelden die je kunt bekijken om inspiratie op te doen.
Trello
Het werknemershandboek van Trello is interessant (zij noemen het een werknemershandleiding), omdat:
- Het een geval is van Trello dat "hun eigen hondenvoer eet" door hun eigen product te gebruiken om een werknemershandleiding te maken.
- Door de aard van Trello-borden is het veel eenvoudiger om het werknemershandboek voortdurend aan te passen. Herzieningen op een Trello-bord zijn veel gemakkelijker bij te houden dan herzieningen in een pdf.
Wat prettig is aan dat van Trello, is dat ze een overzicht hebben van wat je op je eerste dag moet lezen. Dit gaat voornamelijk over bedrijfsbeleid, waaronder ziekteverlof, het vakantiebeleid en seksuele intimidatie.
Voor verdere informatie hebben ze andere borden over secundaire arbeidsvoorwaarden, zorgverzekering, vergoedingen, PTO enzovoort. In plaats van door pagina’s te moeten bladeren, staat alles direct voor je.
Valve
Dit werknemershandboek ging in 2012 viraal. Niet alleen vanwege de humor die het bevat, maar ook omdat het inzicht geeft in een organisatie met een unieke structuur die destijds zeer gesloten was over haar werkwijze.
Het geeft inzicht in wat nieuwe medewerkers kunnen verwachten, de cultuur van het bedrijf, de arbeidsomstandigheden bij Valve, wat je tijdens een werkweek kunt verwachten, hun missie, prestatiebeoordelingen, een verklarende woordenlijst met vakjargon en meer.
Houd er wel rekening mee dat Valve volledig zelfgefinancierd is, een klein personeelsbestand heeft en een platte structuur kent. Hun aanpak wijkt daarom waarschijnlijk meer dan gebruikelijk af van de manier waarop jouw bedrijf werkt. Wat voor hen werkt, is misschien niet zinvol voor jouw organisatie.
Toch is het een prettige, beknopte handleiding die helpt de missie en visie van het bedrijf en hun manier van werken over te brengen.
Netflix
Dit verscheen in 2009 en is een zeer nuchter werknemershandboek. Hoewel de bekendste werknemershandboeken doorgaans aantrekkelijke beelden en humor bevatten, is het handboek van Netflix direct en recht voor zijn raap—net als hun cultuur.
Het bespreekt hun waarden, hoe ze kijken naar ‘briljante lastpakken’, waarom ze zo sterk aandringen op hoge prestaties, hoe hun vakantiedagen werken, de reden achter hun werknemerscompensatie, hun intensieve arbeidsomstandigheden en meer.
Wat ik dit werknemershandboek echt moet nageven, is hoe ongefilterd het is. Het is volkomen duidelijk over hoe Netflix werkt en dat het bedrijf niet voor iedereen geschikt zal zijn—en doet ook niet alsof dat wel zo is.
Hoewel dit werknemershandboek uit 2009 stamt, lijkt er sindsdien niet veel te zijn veranderd aan hun bedrijfscultuur.
Drie zeer verschillende voorbeelden van werknemershandboeken dus.
Het handboek van Netflix is zeer eenvoudig, direct en recht voor zijn raap, maar dat past bij hun cultuur. Het zou misplaatst aanvoelen als ze aantrekkelijke beelden en humor zouden toevoegen.
Vergelijk dat met het werknemershandboek van Valve: het staat vol kleurrijke taal, humor en beelden en sluit aan bij hun benadering van cultuur.
Dus als het gaat om het ‘hoe’ van jouw nieuwe werknemershandboek, houd dan rekening met je cultuur.
Voorbehoud over werknemershandboeken
Nu we hebben bekeken hoe een werknemershandboek eruit kan zien (aan de hand van enkele voorbeelden) en wat erin moet staan, wil ik ook enkele zaken bespreken waarmee je rekening moet houden bij een werknemershandboek.
Hoe nuttig ze ook kunnen zijn voor het onboardingproces, een kwalitatief werknemershandboek zou niet helemaal bovenaan je lijst moeten staan. Een buddysysteem, een 30-60-90-dagenplan of het gebruik van recruitmentsoftware om onboardingwerkstromen te automatiseren, is ook cruciaal om nieuwe medewerkers goed van start te laten gaan.
Recruitmentsoftware met onboardingwerkstromen kan helpen je wervingsproces te stroomlijnen door ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers al vóór hun start goed geïnformeerd en voorbereid zijn, als aanvulling op de rol van een werknemershandboek.
Een ander punt om te overwegen is dat een werknemershandboek gemakkelijk een van die documenten kan worden die ergens in een bureau verdwijnen. Hoe nuttig de informatie over bedrijfsbeleid in deze documenten ook kan zijn, ze zijn misschien niet de spannendste om door te nemen.
Daarom raad ik aan om, wanneer dat kan (en als het past bij de cultuur van je organisatie), waar mogelijk te kiezen voor een luchtigere aanpak die op beeld is gebaseerd.
We zijn visueel ingesteld en verwerken beelden veel sneller dan tekst. Met documentbeheersystemen kunnen HR-teams de inhoud van werknemershandboeken eenvoudig beheren en bijwerken en ervoor zorgen dat de beelden modern en actueel blijven.
Tot slot nog een punt over het werknemershandboek.
Een voormalige medewerker van Valve (de eigenzinnige types) zei het volgende over hun werknemershandboek:
"Alle legitieme zelforganiserende bedrijven moeten een officieel onofficieel bedrijfshandboek laten 'uitlekken'. Het moet gelikt zijn gemaakt en leuk zijn om te lezen. Marketinggoeroes voor ontwikkelaars maken deze producties om nieuwe kandidaten de wervingsfunnel in te lokken. Insiders lachen om dit soort dingen."
Dit was misschien slechts zijn ervaring, maar het is iets om in gedachten te houden. In de loop der jaren zijn dit soort werknemershandboeken viraal gegaan en eerlijk gezegd zijn het geweldige marketingtools.
Maar vergeet niet het gericht te houden, zodat nieuwe medewerkers er de meeste waarde uit halen.
Als het toevallig viraal gaat en kan worden gebruikt om nieuw talent aan te trekken, geweldig! Maar let erop dat je het niet uitsluitend met dat doel voor ogen ontwerpt.
Volgende stappen
Daarmee heb je nu een beter inzicht in de waarde van een werknemershandboek om nieuwe medewerkers zo goed mogelijk welkom te heten.
Nogmaals, ik wil benadrukken dat er geen goede of foute manier is om er een samen te stellen—elke organisatie is anders en heeft haar eigen focus, sterke punten en uitdagingen.
Misschien heb je een oud werknemershandboek dat slechts een Word-document is waaraan jarenlang niets is gedaan en dat niemand leest. Misschien heb je er helemaal geen.
Dit is een goed moment om er een vanaf nul te beginnen of verder te werken aan wat je al hebt. Om het je gemakkelijker te maken, raad ik aan om software voor werknemershandboeken te gebruiken, zodat je het sneller operationeel krijgt.
Voor hulpmiddelen en technologie om je organisatie te ondersteunen, vind je hier onze lijst met de beste onboardingsoftware om meer structuur aan je introductieproces toe te voegen.
Gerelateerd artikel: Beste MVO-software voor maatschappelijk verantwoord ondernemen
