Samen werven: zo bouw je samen succesvolle teams
Werving mag nooit in een vacuüm plaatsvinden. Hoewel recruiters en personeelsmanagers het proces zullen leiden, loont het om het proces voor meer mensen open te stellen.
Hier neem ik je mee door de basisprincipes van gezamenlijke werving, welke fundamenten aanwezig moeten zijn voor succes, wat een gezamenlijke wervingsstrategie inhoudt en wat de mogelijke uitdagingen en valkuilen zijn.
Laten we erin duiken.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is gezamenlijke werving?
Gezamenlijke werving is een wervingsstrategie waarbij verschillende belanghebbenden, soms uit verschillende bedrijfsonderdelen, gedurende het hele wervingsproces worden betrokken.
Vanuit het perspectief van de kandidaat ontmoeten zij meer potentiële teamleden en krijgen ze een beter beeld van de organisatie, de bedrijfscultuur en het team.
Voor de organisatie biedt een gezamenlijke wervingsmethode een standaardkader voor werving dat het team verenigt en de grote taak van het aannemen van iemand opdeelt in beter beheersbare onderdelen voor elke persoon.
Iedereen kan zich op een specifiek gebied richten en de personeelsmanager helpen diepere inzichten te krijgen in de expertise van de kandidaat.
Zelfs mensen buiten het directe team kunnen betrokken zijn—productmanagers zijn bijvoorbeeld vaak betrokken bij het aannemen van kandidaten voor technische functies.
Werving is, zoals men zegt, een teamsport en niet iedereen in het team is een voetballer—ook coaches en medisch personeel zijn nodig.
Gezamenlijke werving versus traditionele werving
Zoals je waarschijnlijk al hebt gemerkt, doorbreekt gezamenlijke werving het patroon van het traditionele, door de personeelsmanager geleide wervingsproces.
Hoewel de personeelsmanager nog steeds nauw samenwerkt met de recruiter en de uiteindelijke beslissing neemt, kunnen zij gebruikmaken van de kennis en expertise van anderen.
| Traditionele werving | Gezamenlijke werving |
| Sterk afhankelijk van de mening van de personeelsmanager | Maakt gebruik van de expertise van meerdere teamleden |
| Kandidaten krijgen een beperkt beeld van de organisatie | Kandidaten krijgen een uitgebreider beeld van de organisatie en het team |
| Veel werk voor de recruiter en personeelsmanager | Mogelijkheid om de werklast te delen |
Zoals we nu zullen bespreken, is samenwerking nuttig tijdens zowel de wervingsplanning als de sollicitatiegesprekken.
Het in kaart brengen van wie verantwoordelijk is voor acties binnen elke fase van het wervingsproces kan worden gedaan door middel van het maken van een stroomdiagram van het wervingsproces.
Voordelen van gezamenlijke werving
Gezamenlijke werving kan het talentwervingsproces op verschillende manieren ten goede komen, bijvoorbeeld:
Stimuleer gesprekken over werving
Om te beginnen brengt een gezamenlijk wervingsproces de juiste mensen samen om ervoor te zorgen dat de juiste beslissingen worden genomen over openstaande functies en prioriteiten, vaardigheden, functieomschrijvingen en het wervingsproces zelf.
Het stimuleert gesprekken over het verfijnen van functies, bedrijfsbehoeften, teamstructuren, eigenschappen van kandidaten en vereiste vaardigheden.
Ik heb veel situaties meegemaakt waarin dergelijke gesprekken leidden tot het ontwikkelen van nieuwe strategieën voor teams, opvolgingsplannen en zelfs initiatieven op het gebied van leren en ontwikkelen.
Deze gesprekken zorgen er, als ze goed gericht zijn op capaciteitslacunes en vereiste vaardigheden, voor dat wervingsteams het beter met elkaar eens zijn over hoe goed functioneren eruitziet voor elke functie en die norm objectiever kunnen toepassen.
Tot slot geldt: hoe meer mensen op de hoogte zijn van openstaande functies en van wat teams nodig hebben, hoe meer mensen je hebt die uitkijken naar potentiële kandidaten 👀.
Voordeel van uiteenlopende meningen en verdeling van sollicitatiegesprekken
Bij het ontwerpen van het sollicitatieproces kun je profiteren van de betrokkenheid van meerdere mensen door iedereen op een specifiek gebied te laten focussen. Dit geldt met name als je kijkt naar hoe je een nieuwe manager aanneemt.
Bij een functie als engineeringmanager kan een senior engineer zich bijvoorbeeld richten op technische expertise, een productmanager op cross-functioneel werk en samenwerking, en het hoofd engineering op management en het leidinggeven aan het team.
Op die manier kan elk gesprek dieper ingaan op de expertise en wordt voorkomen dat meerdere keren dezelfde onderwerpen worden behandeld.
Betere kandidaatervaring
Door in contact te komen met verschillende potentiële collega's voelen kandidaten zich meer verbonden met de teams waarvan ze binnenkort deel gaan uitmaken, waaronder de cultuur, managementstijlen, verwachtingen, arbeidsvoorwaarden en hoe succes eruitziet.
“Teaminterviews voelen uitnodigend en boeiend voor een kandidaat,” zegt Hollie Castro, Chief People Officer bij Miro. “Het creëren van een individuele ervaring voor de kandidaat door een relatie met hen op te bouwen en hun persoonlijke situatie te begrijpen, is essentieel.”
Daarnaast zullen kandidaten het prettig vinden dat ze de kans hebben gekregen om hun vaardigheden aan meerdere mensen te laten zien en niet overgeleverd zijn aan het oordeel en de mogelijke vooringenomenheid van één persoon.
Vooringenomenheid verminderen
Over vooringenomenheid gesproken: een belangrijk voordeel van het hebben van meer dan één mening is de mogelijkheid om elkaar uit te dagen en vooringenomenheid aan de orde te stellen.
Als iemand zijn mening over een kandidaat niet kan onderbouwen met bewijs (d.w.z. wat de kandidaat heeft gezegd), is er waarschijnlijk sprake van enige vooringenomenheid en moet dit worden onderzocht.
Vooringenomenheid zit van nature in ons en is buitengewoon moeilijk te overwinnen. Een effectieve aanpak is echter om er licht op te werpen en jezelf te dwingen je redenering aan anderen uit te leggen—en daar komt gezamenlijk werven om de hoek kijken.
Een divers wervingspanel kan ook helpen om vooringenomenheid aan de kant van de kandidaat weg te nemen en kandidaten met ongewenste eigenschappen op te merken—bijvoorbeeld seksisme.
Zoals ik in mijn vorige artikel over vooringenomenheid bij het aannemen van personeel vermeldde, heb ik kandidaten meegemaakt die neerbuigend en seksistisch waren tegenover mijzelf en andere vrouwelijke collega's, maar zich correct gedroegen tegenover alle mannen in het interviewpanel.
Uitdagingen van gezamenlijk werven
Hoewel gezamenlijk werven in theorie geweldig is, brengt het, net als de meeste zaken waarbij meerdere mensen betrokken zijn, uitdagingen met zich mee om het goed aan te pakken.
Gebrek aan efficiëntie
Hoewel het betrekken van meer mensen een goede manier is om de werklast te verdelen en ervoor te zorgen dat je de juiste kandidaat aanneemt, kan het besluitvormingsproces hierdoor net zo gemakkelijk ingewikkelder worden en kan de kandidaat overweldigd raken.
Voor efficiëntie moet dit een samenwerking zijn tussen alleen degenen die betrokken moeten zijn.
Het proces moet nog steeds gestroomlijnd zijn, waarbij elke belanghebbende op de hoogte is van zijn specifieke rol en verantwoordelijkheden.
Hoewel het exacte aantal afhangt van de omstandigheden, kun je je gaan afvragen of iedereen aanwezig moet zijn als de kandidaat tijdens het sollicitatieproces met meer dan 6-7 mensen spreekt.
Je krijgt niet automatisch meer en betere inzichten door simpelweg meer mensen aan het proces toe te voegen. Probeer in plaats daarvan de interviews gericht te houden en van elke fase een diepgaandere bespreking te maken.
Zorg er daarnaast voor dat er bij geen enkel interview met de kandidaat meer dan 1-2 mensen uit het wervingspanel aanwezig zijn.
Ik ben ooit tegelijkertijd door vijf mensen van een bedrijf geïnterviewd (het zouden er zes zijn, maar één persoon kon niet komen).
Ze hadden nauwelijks tijd om ieder één vraag te stellen, laat staan ergens dieper op in te gaan, en ze praatten door elkaar heen omdat ze de volgorde niet hadden afgesproken en twee mensen helemaal niets zeiden.
Het was komisch en iets wat de meeste kandidaten vervelend of overweldigend zouden vinden.
Bovendien is het voor 99% van de functies volkomen onnodig, tenzij je specifiek iemand aanneemt die voor een jury moet verschijnen.
Training
Wanneer je het wervingsteam samenstelt, kan enige training nodig zijn om mensen vertrouwd te maken met processen en rollen.
Mensen hebben bijvoorbeeld training nodig in het gericht en boeiend houden van interviews en het verzamelen van passende feedback.
Iedereen die betrokken is, moet ook hetzelfde beeld hebben van waarnaar ze op zoek zijn. Zo zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde verhaal vertelt bij het uitleggen van de functie aan de kandidaat en de kandidaat volgens dezelfde normen beoordeelt.
Je wilt bijvoorbeeld niet dat iemand kandidaten op juniorniveau beoordeelt volgens normen voor seniorfuncties omdat diegene onvoldoende begrijpt wat het team nodig heeft.
Conflicterende agenda's
Iedereen die bij het proces betrokken is, heeft ook een fulltimebaan, waardoor het op elkaar afstemmen van iedereen het proces kan vertragen.
Om dit tegen te gaan, moet je alleen mensen betrekken die tijd kunnen vrijmaken om zich volledig voor het proces in te zetten.
Als iemand bij meerdere projecten betrokken is, achterloopt met het werk of geen tijd in de agenda kan vrijhouden voor training, zou ik die persoon niet uitnodigen om aan het proces deel te nemen.
Zorg ervoor dat de wervingsmanager dit in gedachten houdt bij het kiezen van de mensen die erbij worden betrokken. Zorg waar mogelijk voor geschikte vervangers.
Meningen managen
Hoewel het meenemen van het perspectief van meerdere belanghebbenden een belangrijk onderdeel is van het beoordelen van kandidaten en het vaststellen of ze goed bij het bedrijf passen, moet een persoon of groep de beslissing nemen die mogelijk niet overeenkomt met de opvattingen van sommige betrokkenen.
Aan het einde van dit proces moet de beslissing worden gerespecteerd en geaccepteerd, met dien verstande dat deze geen wrijving binnen bestaande teams mag veroorzaken.
Het gezamenlijke aanwervingsteam moet een shortlist van kandidaten samenstellen en over elke kandidaat feedback geven waar een aanwervingsmanager of panel zich over kan buigen.
De beslisser in het proces moet vervolgens zijn of haar visie en een onderbouwing geven voor de genomen beslissing.
Besluitvorming door een commissie
Een valkuil die je moet vermijden, is dat je te veel vertrouwt op de wijsheid van de massa.
Uiteindelijk moet er een beslissing worden genomen en zal de tijd die wordt opgeofferd om ervoor te zorgen dat iedereen die mogelijk een gering belang heeft bij of betrokken is bij de functie van de nieuwe medewerker de kans heeft gehad om die persoon te ontmoeten, steeds minder opleveren.
Ik zie dit vaak bij aanwervingsmanagers die onzeker zijn over zichzelf en zich verschuilen achter de meningen van anderen om de verantwoordelijkheid voor een mogelijk slechte aanwerving te ontlopen.
Het gaat om het vinden van een balans en soms zijn daar vallen en opstaan voor nodig.
De basis leggen voor gezamenlijke aanwerving
De kern van een goede strategie voor gezamenlijke aanwerving is een mentaliteitsverandering bij zowel de organisatie als het aanwervingsteam.
Traditionele wervingsprocessen en teamdynamieken kunnen ertoe leiden dat belanghebbenden bepaalde meningen of perspectieven belangrijker vinden dan andere, of dat de beslissing volledig aan één persoon wordt overgelaten.
Daarom heb je de groep niet samengebracht.
Hoe goed je gezamenlijke aanwerving kunt uitvoeren, zal uiteindelijk een afspiegeling zijn van je cultuur.
Als je als organisatie bijvoorbeeld geen waarde hecht aan diverse perspectieven, zul je de leden van je aanwervingsteam waarschijnlijk niet kunnen overtuigen dat je waarde zult hechten aan hun perspectieven.
Als een samenwerkingscultuur evenmin de norm is, zullen HR-leiders meer moeite hebben om betrokken deelnemers uit andere afdelingen te vinden.
Als de organisatie sterk verkokerd is, kan het aanwervingsteam moeite hebben om de behoeften van het team of de rol die deze persoon in het succes van het bedrijf zal spelen te begrijpen.
Gezamenlijke aanwervingsinspanningen worden gedreven door transparantie, cultuur en een mentaliteit die gebaseerd is op vertrouwen en open communicatie.
Als deze kenmerken niet in de huidige organisatie zijn ingebouwd, moet je met managers samenwerken om hen eerst voor te lichten over samenwerking in het algemeen en je vervolgens richten op aanwervingspraktijken en de voordelen voor hun teams uiteenzetten.
In het begin zullen waarschijnlijk alleen managers of afdelingshoofden betrokken zijn bij je inspanningen rond gezamenlijke aanwerving, maar naarmate het proces zich ontwikkelt, kan de verscheidenheid aan belanghebbenden meegroeien, afhankelijk van wat jij passend vindt.
Elementen van een strategie voor gezamenlijke aanwerving
Zodra er vertrouwen is dat de organisatie de basis heeft gelegd om gezamenlijke aanwerving uit te voeren, resteert de kleinere opgave om de verschillende elementen te implementeren die samen je werkwijze voor gezamenlijke aanwerving vormen.
Zoals gezegd kan er training nodig zijn rond verschillende aspecten van gezamenlijke aanwerving, bijvoorbeeld over het gebruik van het volgsysteem voor sollicitanten (ATS) of over het afstemmen van de focus en beoordeling van elk lid van het aanwervingsteam tijdens het sollicitatieproces.
Om je op weg te helpen met je strategie, heb ik zeven elementen beschreven die je vanaf het begin op hun plaats wilt hebben en gaandeweg wilt blijven verfijnen.
1. Een duidelijk omschreven wervingsproces
Het vaststellen van een duidelijk omschreven wervingsproces is de eerste stap bij het creëren van een strategie voor gezamenlijke aanwerving.
Het begint voordat er een aanwervingsbehoefte is vastgesteld, met inspanningen op het gebied van strategische personeelsplanning die richtlijnen creëren voor managers en teams om aanwervingsbehoeften vast te stellen, functievereisten te bepalen en functieomschrijvingen op te stellen.
De acties die je wervingsteam vervolgens onderneemt en wat er gebeurt zodra gekwalificeerde kandidaten in het ATS terechtkomen, moeten duidelijk in kaart worden gebracht voor het volledige aanwervingsteam.
Hier volgt een checklist met vragen die elk lid van het aanwervingsteam moet kunnen beantwoorden:
- Wie leidt elke fase van het sollicitatiegesprek?
- Wat wordt in elke fase behandeld - vaardigheden, eigenschappen en vragen?
- Hoe ziet goed eruit voor elk van de onderwerpen die ze behandelen?
- Wat is de aanwervingsnorm?
2. Effectieve personeelsplanning
Zoals we hebben vastgesteld, begint het samenwerkingsproces niet zodra je eenmaal bent begonnen met zoeken naar een kandidaat.
Een goed strategisch personeelsplanningsproces is een samenwerking tussen leidinggevenden die personeel aannemen en HR om de behoeften en prioriteiten van het team in kaart te brengen, evenals de vaardigheden die nodig zijn om langetermijndoelen en waarde voor het bedrijf te realiseren
“Samenwerking tussen HR en leidinggevenden die personeel aannemen om behoeften van wensen te onderscheiden,” zei Christina Schelling, senior vicepresident en hoofd talent en diversiteit bij Verizon. “Als managers beginnen we vaak met het zoeken naar ‘eenhoorns’. Het is de verantwoordelijkheid van zowel HR als de leidinggevende die personeel aanneemt om ons te richten op de kernvaardigheden en te zoeken naar aanleg voor enkele van de gewenste extra’s. Dit houdt ook in dat we opnieuw beoordelen hoe onze functieomschrijvingen eruitzien en hoe we contact maken met onze sollicitanten.”
Hoe de bedrijfscultuur tot uiting moet komen in het wervingsproces en welke verwachtingen er worden gesteld aan huidige medewerkers met betrekking tot wat het proces van hen vraagt, moet in deze fase eveneens worden vastgesteld.
Meer informatie: Beste software voor personeelsplanning
3. Het talentnetwerk mobiliseren
Samenwerkend aannemen begint met samenwerkende werving. Iedereen kan helpen bij het vinden van nieuw talent!
Of je nu je medewerkersaanbrengprogramma uitbreidt of eenvoudig te delen vacatureteksten maakt die op LinkedIn of andere sociale media kunnen worden gebruikt: gebruikmaken van de netwerken van de mensen die al bij je werken is een eenvoudige manier om in contact te komen met talent waarvan je voorheen misschien geen zicht had.
“Kandidaten die worden aangedragen door huidige teamleden van Grainger doen het vaak goed wanneer ze bij het bedrijf komen werken. Huidige teamleden begrijpen wat nodig is en zijn vaak goed in het herkennen van talent,” zegt Randy Tosch, vicepresident talent bij Grainger.
Dit zorgt er ook voor dat mensen intern met elkaar gaan praten en leidt onvermijdelijk tot gesprekken onder medewerkers over wie van het bestaande personeel goed bij de functie zou passen, waardoor een cultuur van interne mobiliteit wordt bevorderd.
Deze aanpak zorgt ervoor dat mensen het gevoel hebben dat er mogelijkheden zijn om zich te ontwikkelen en door te groeien, wat helpt bij het behouden van medewerkers en de meetbare resultaten van de werknemerservaring verbetert.
Vraag mensen ook: “Wiens stem wordt niet vertegenwoordigd in je team?” om hen uit te dagen na te denken over het aandragen van kandidaten uit ondervertegenwoordigde groepen.
Tip: Gebruik software voor medewerkersaanbevelingen om het aanbrengproces te automatiseren en het voor medewerkers eenvoudiger te maken om gekwalificeerde kandidaten aan te dragen voor openstaande functies binnen het bedrijf.
4. Gericht blijven op de kandidaatervaring
Je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken. Kandidaten voor een baan krijgen dit advies vaak, maar hetzelfde geldt ook voor het bedrijf.
De ervaring die je tijdens het sollicitatieproces creëert maakt daar deel van uit. Hoewel je inspanningen op het gebied van samenwerkend aannemen de kandidaat meer mogelijkheden bieden om mensen te ontmoeten en meer over het bedrijf te leren, kan het overweldigend en buitensporig tijdrovend zijn om hen met te veel gesprekken te belasten.
Door een balans te vinden en elke stap van het proces betekenisvol te maken, zorg je ervoor dat de ervaring van je kandidaat positief blijft.
5. De rollen van belanghebbenden begrijpen
Bij een samenwerkend wervingsproces zijn doorgaans drie groepen betrokken, elk met specifieke taken die het proces ondersteunen.
- Leidinggevenden die personeel aannemen helpen bij het opstellen van functieomschrijvingen en communiceren de visie voor de functie en de ideale kandidaat. Uiteindelijk komen beslissingen over het aannemen van personeel vaak op het bureau van de leidinggevende terecht.
- Wervers fungeren als tussenpersoon tussen kandidaten en andere belanghebbenden. Zij zijn verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het volledige wervingsproces en de kandidaatervaring.
- Interviewers helpen de kandidaat te beoordelen en bieden de kandidaat verschillende perspectieven op de organisatie.
Andere betrokkenen kunnen leidinggevenden of managers zijn die bijzonder geïnteresseerd zijn in de kandidaat en in wat die kan bijdragen. Zoals je zou verwachten, geldt dit vooral voor openstaande functies hoger in de organisatie.
"Wij hanteren een 360-gradenblik in ons wervingsproces,” zei Castro. “Dit betekent dat we input verzamelen van medewerkers, collega’s en leidinggevenden die personeel aannemen in onze interviewpanels.”
6. Samenwerking binnen het team bij het aannemen van personeel bevorderen
Hoewel de perspectieven van teamleden moeten worden gewaardeerd, moet dat perspectief ook worden ontwikkeld vanuit een invalshoek die de richting van het gesprek verduidelijkt en de reikwijdte aangeeft van waarnaar zij op zoek zijn.
Als een interviewer bijvoorbeeld de taak krijgt vragen te stellen waarop die zelf misschien het antwoord niet weet, dan zal diens mening over het antwoord van de kandidaat waarschijnlijk niet behulpzaam zijn voor de personeelsmanager.
Probeer daarom te voorkomen dat mensen vragen stellen waarop ze het antwoord niet weten. Als dat niet kan worden voorkomen, probeer dan training te geven over hoe een goed antwoord eruitziet, d.w.z. enkele verschillende variaties van mogelijke antwoorden.
Je hebt duidelijk omschreven doelen nodig voor de vragen die worden gesteld en beoordelingscriteria die interviewers in elke fase van het wervingsproces kunnen gebruiken.
Dit helpt het perspectief van de interviewer vorm te geven en hen te helpen hun percepties te vertalen naar consistente feedback, en onbewuste vooroordelen te beperken.
“We hebben een wervings‘groep gecreëerd,” zegt Weronika Niemczyk, Chief People Officer bij technologiebedrijf ABBYY. “Als kandidaat ontmoet je verschillende managers—de een interviewt je over technische vaardigheden, een ander over sociale vaardigheden, misschien weer een ander over leiderschapsvaardigheden of werkstijl, en of je goed bij de bedrijfscultuur past.
Als personeelsmanager heb je meer nodig dan alleen gegevens uit een interview van 60 minuten om een goede indruk te krijgen van iemands vaardigheden en persoonlijkheid voor de functie. Nu zijn de beslissing en de verantwoordelijkheid voor het aannemen van een nieuwe medewerker verdeeld over de groep.”
7. Feedback van belanghebbenden verzamelen
Nadat er een beslissing is genomen en de nieuwe medewerker is begonnen met het inwerkproces, is het belangrijk feedback te verzamelen van belanghebbenden over hoe zij vonden dat het proces verliep en wat er verbeterd kon worden.
Op hun beurt moeten de wervingspartners die het samenwerkende wervingsproces hebben opgezet, vanuit hun perspectief feedback geven aan de belanghebbenden en adviseren over verdere verbeteringen.
Zoals bij elke andere innovatieve benadering van een proces, zal het verfijnen van je aanpak van samenwerkende werving een iteratief proces zijn.
Uiteindelijk beschik je over een verdeelde werkstroom die vooroordelen beperkt en teams helpt de beste kandidaat te identificeren om aan hun behoeften te voldoen.
Op de hoogte blijven van trends in werving
Als je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving, waaronder meer trends zoals samenwerkende werving, kun je een aantal dingen doen.
Een optie is om een wervingscursus te volgen die je helpt de nieuwste technologie en de eisen van de markt in perspectief te blijven zien met betrekking tot je bedrijf.
De andere optie is je te abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People. We werken er altijd aan om op de hoogte te blijven van wat er speelt op het gebied van werving en delen inzichten die we opdoen tijdens paneldiscussies en interviews met experts, en je kunt dit allemaal rechtstreeks in je inbox ontvangen!
