8 najlepszych praktyk wdrażania pracowników

Dlaczego wdrażanie pracowników jest ważne?

Badania pokazują, że wdrożenie skutecznego procesu wdrażania nowo zatrudnionej osoby (który często obejmuje ustrukturyzowany program orientacyjny) może mieć ogromny pozytywny wpływ na sukces firmy oraz długoterminowe zaangażowanie, utrzymanie i produktywność pracowników.

Korzyści z wdrażania pracowników obejmują:

1. Maksymalizacja utrzymania pracowników i lojalności: według Click Boarding, firmy oferującej oprogramowanie do wdrażania pracowników, 69 procent pracowników jest bardziej skłonnych pozostać w firmie przez trzy lata, jeśli doświadczyli świetnego procesu wdrażania.

2. Wzmacnianie kultury firmy: skuteczny proces wdrażania pomoże nowym członkom zespołu zrozumieć wizję, misję i wartości firmy oraz wzmocni oczekiwane zachowania i postawy, które wspólnie tworzą kulturę firmy. 

3. Budowanie poczucia przynależności i włączania: 93 procent respondentów badania Deloitte Global Human Capital Trends z 2020 roku wskazało, że poczucie przynależności napędza wyniki organizacji. Dobry proces wdrażania może znacznie zmniejszyć niepokój i zwiększyć poczucie przynależności nowego pracownika do nowego zespołu.

4. Maksymalizacja produktywności: według badań Glassdoor skuteczny proces wdrażania może zwiększyć produktywność o ponad 70%, jasno określając oczekiwania dotyczące stanowiska i organizacji, ograniczając liczbę błędów oraz oszczędzając czas i zmniejszając frustrację.

5. Minimalizacja ryzyka biznesowego: istnieją umowy o pracę do podpisania, formularze płacowe do wypełnienia oraz zasady i procedury firmy do przejrzenia. Większość tych elementów ma na celu ochronę zarówno firmy, jak i pracownika.

6. Obniżenie kosztów rotacji pracowników: według raportu SHRM dotyczącego benchmarkingu kapitału ludzkiego średni koszt zatrudnienia jednej osoby w Stanach Zjednoczonych wynosił $4,129, a obsadzenie stanowiska zajmowało średnio 42 dni. Dobry proces wdrażania może budować długoterminowe zaangażowanie pracowników.

7. Przyciąganie najlepszych talentów: świat jest mały, a serwisy takie jak Glassdoor i LinkedIn pozwalają pracownikom dzielić się doświadczeniami związanymi z zatrudnieniem z innymi potencjalnymi kandydatami. Jeśli stworzysz świetne doświadczenie związane z wdrażaniem, które wspiera nowych członków zespołu po ich dołączeniu, informacja szybko się rozejdzie.

Jakie są kluczowe czynniki sukcesu skutecznego procesu wdrażania pracowników?

Najlepsze praktyki przedstawione w tym artykule będą skuteczne tylko wtedy, gdy weźmiesz również pod uwagę kilka kluczowych czynników:

• Miej jasno określony cel: wypracuj jasną wizję tego, dlaczego wdrażanie pracowników jest ważne, jakie doświadczenia chcesz zapewnić nowo zatrudnionej osobie, a nawet co chciałbyś, aby powiedziała w mediach społecznościowych i publicznych serwisach, takich jak Glassdoor.

• Minimalizuj niespodzianki: dla każdego może być trudne wejście w nieznaną sytuację i nieznane środowisko. Ogranicz niespodzianki dla nowo zatrudnionej osoby, informując ją zarówno o obowiązującym stroju, jak i o tym, jak będzie wyglądał jej pierwszy dzień oraz pierwszy tydzień pracy.

• Przygotuj się: nowy członek Twojego zespołu pojawi się pierwszego dnia gotowy do rozpoczęcia pracy — Ty również powinieneś być na to gotowy. Zacznij od przygotowania listy kontrolnej dla nowo zatrudnionej osoby. Z wyprzedzeniem zaplanuj spotkania i szkolenia, przygotuj komputer oraz stanowisko pracy i poproś innych członków zespołu o pomoc. Przygotowałem nawet szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnionej osoby, który może Ci pomóc.

• Ćwicz cierpliwość: Twój nowy członek zespołu niemal na pewno będzie popełniać błędy, zapominać części programu wdrożeniowego i pomijać jeden lub dwa kroki, gdy będzie nabierać wprawy. „Cierpliwość jest cnotą”, zwłaszcza jeśli chodzi o wdrażanie nowych pracowników.

• Ustal rozsądne tempo: Nikt nie lubi pić z węża strażackiego, dlatego unikaj przytłaczania nowej osoby zbyt dużą ilością informacji, co może prowadzić do pominięcia lub zapomnienia ważniejszych rzeczy. Spróbuj pamiętać, ile czasu zajęło Tobie nauczenie się wszystkiego!

• Zapewnij zasoby: Przedstaw nową osobę kluczowym pracownikom i pokaż jej, gdzie można znaleźć takie zasoby jak podręczniki pracownika i instrukcje dotyczące zasad i procedur.

• Zadbaj o elastyczność: Po COVID-19 wiele firm przeszło na pracę zdalną i inne wirtualne formy działania. Wprowadź elastyczność do procesów wdrażania, aby można je było dostosować do pracowników pracujących w biurze i zdalnie.
• Uczenie się i rozwój: Włączenie L&D do procesu wdrażania obejmuje tworzenie spersonalizowanych planów rozwoju, które są zgodne zarówno z celami organizacji, jak i indywidualnymi aspiracjami. Takie podejście nie tylko wyposaża nowych pracowników w niezbędne umiejętności, lecz także pokazuje zaangażowanie w ich rozwój zawodowy poprzez zapewnienie uporządkowanej ścieżki do osiągnięcia kompetencji.
• Zarządzanie nadmiarem informacji: Zarządzaj strategicznie sposobem przekazywania treści. Spersonalizowane ścieżki uczenia się pozwalają pracownikom przyswajać informacje we własnym tempie, zwiększając ich zapamiętywanie i zaangażowanie. Wykorzystanie technik mikronauki, takich jak krótkie, skoncentrowane moduły, może sprawić, że szkolenie będzie łatwiejsze do przyswojenia i mniej przytłaczające.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

8 najlepszych praktyk wdrażania pracowników

Zapoznanie nowego pracownika z wiedzą, umiejętnościami i zachowaniami wymaganymi do rozpoczęcia pracy na rzecz sukcesu organizacji może zająć kilka miesięcy. 

Ze względu na długi okres wdrażania, który może trwać przez pierwszy rok zatrudnienia, stworzenie konkretnego programu, harmonogramu lub szablonu wdrażania jest niemal niemożliwe.

Zamiast tego spróbuj stosować niektóre z tych najlepszych praktyk podczas wyznaczania długoterminowych celów i wskaźników pozwalających określić, czy wdrażanie przebiega pomyślnie.

Najlepsza praktyka nr 1: Rozpocznij wdrażanie przed pierwszym dniem pracy nowej osoby

Po zakończeniu — miejmy nadzieję — sprawnego i efektywnego procesu rekrutacji wiele organizacji popełnia błąd, czekając z rozpoczęciem orientacji i wdrażania do pierwszego dnia pracy nowego pracownika.

W wielu przypadkach od otrzymania oferty pracy do rozpoczęcia nowej pracy przez zatrudnioną osobę mija jednak kilka dni, tygodni, a nawet miesięcy.

To opóźnienie stanowi doskonałą okazję do wykorzystania czasu przed pierwszym dniem pracy na wzbudzenie entuzjazmu, sprawienie, by nowa osoba poczuła się mile widziana, oraz rozpoczęcie stałego przekazywania informacji, których będzie potrzebować, aby szybko nabrać wprawy.

Etap między przyjęciem oferty przez daną osobę a datą rozpoczęcia pracy nazywa się preboardingiem. Oto dodatkowe materiały, które mogą być pomocne: Jak skutecznie przeprowadzić preboarding nowego pracownika 

Najlepsza praktyka nr 2: Stwórz świetne praktyki rekrutacyjne i powitalne

Stworzenie świetnego doświadczenia wdrożeniowego pomaga wywrzeć świetne i trwałe pierwsze wrażenie. Na to doświadczenie składa się jednak wiele różnych elementów, a nie tylko wysłanie nowym członkom zespołu kubka do kawy lub listy zasad obowiązujących w firmie.

Aby pomóc nowemu pracownikowi od razu rozpocząć pracę i przygotować go nie tylko na pierwszy dzień w nowej pracy, lecz także na pierwszy miesiąc, rozważ wdrożenie listy kontrolnej dla nowej osoby, uwzględniającej niektóre z poniższych praktyk:

• Powitaj nową osobę telefonicznie i wyślij jej powitalną wiadomość e-mail
• Wyślij nowej osobie pakiet powitalny (może zawierać firmowe gadżety)
• Przygotuj narzędzia i zasoby potrzebne do pracy dla nowej osoby
• Przygotuj program wdrożeniowy i harmonogram
• Zapewnij możliwość poznania i przywitania się ze współpracownikami

1 of 2

2 of 2

Tracy McDonald z Thinkific, publikująca na LinkedIn zdjęcie otrzymanego od nich pakietu powitalnego.

Najlepsza praktyka nr 3: Zaangażuj starszych rangą liderów, aby kształtować kulturę firmy

Wprowadzenie pracownika nie jest wyłączną odpowiedzialnością zespołu ds. zasobów ludzkich. Chociaż specjaliści HR często uczestniczą w tworzeniu programu wdrażania nowych pracowników, za realizację działań wdrożeniowych odpowiada cała organizacja — członkowie zespołu, menedżerowie i starsi rangą liderzy.

Zaangażowanie starszego rangą lidera, na przykład założyciela firmy, daje mu możliwość pomóc nowym pracownikom zrozumieć kulturę organizacyjną, zapoznać ich z historią firmy oraz wyjaśnić wartości firmy i oczekiwane zachowania.

Starszych rangą liderów można zaangażować na wiele sposobów, na przykład:

• Przeprowadzić prezentację firmy;
• Oprowadzić po budynku lub obiekcie;
• Przedstawić konkretny temat szkoleniowy; i/lub
• Wyjść z nowym członkiem zespołu na kawę lub lunch.

Najlepsza praktyka nr 4: Wykorzystaj oprogramowanie do wdrażania pracowników

Skuteczny proces wdrażania pracownika obejmuje wiele różnych zadań i działań — od wypełnienia dokumentów nowego pracownika po przeprowadzenie orientacji nowego pracownika i programów szkoleniowych.

Wiele systemów informacji kadrowej ma wbudowane rozwiązania do automatyzacji wdrażania pracowników, które eliminują powtarzalne wprowadzanie danych, ograniczają korzystanie z formularzy papierowych i usprawniają cały proces.

Zapewniają również, że dzięki przypomnieniom i wizualnym przepływom pracy żadne zadania nie zostaną pominięte w tych ważnych pierwszych dniach.

Możesz także wykorzystać oprogramowanie do przepływu pracy HR, aby automatyzować powtarzalne zadania związane z wdrażaniem pracowników, takie jak zatwierdzenia, powiadomienia i udostępnianie dokumentów.

Najlepsza praktyka nr 5: Stwórz z pracownikiem żywą umowę zaufania

Umowa zaufania stanowi podstawę pozytywnej relacji zawodowej, niezależnie od tego, czy dotyczy członków grupy, czy menedżera i członka lub członków jego zespołu. Powinna zostać stworzona wspólnie, spisana oraz regularnie przeglądana i aktualizowana jako żywy dokument.

Jak mówi Lorie Corcuera, dyrektorka HR w DNEG: „Proces rekrutacji i wdrażania pracownika to kluczowe momenty w budowaniu poczucia przynależności. Aby uzupełnić istniejący program wdrażania, współpracuj z pracownikiem nad stworzeniem umowy zaufania. Poproś nowo zatrudnioną osobę, aby określiła i podzieliła się tym, czego potrzebuje, by czuć, że należy do zespołu. Podziel się również swoją odpowiedzią. Pokazuje to, że różnorodność, integracja i poczucie przynależności są dla Ciebie ważne.”

Najlepsza praktyka nr 6: Regularnie przeprowadzaj spotkania indywidualne

Głównym celem regularnych spotkań indywidualnych (1:1) (nazywanych również „spotkaniami kontrolnymi”) z członkami zespołu jest budowanie pozytywnych i produktywnych relacji między Tobą (menedżerem) a poszczególnymi członkami zespołu.

Ważne jest, aby włączyć te spotkania 1:1 do codziennej rutyny pracy nowego pracownika i jak najwcześniej uczynić z nich stały nawyk. W ramach programu wdrażania i orientacji rozważ przeprowadzenie pierwszego spotkania 1:1 już w pierwszym dniu pracy. Stworzy to podstawę do przyszłych spotkań.

Najlepsza praktyka nr 7: Stwarzaj możliwości nawiązywania kontaktów ze współpracownikami

Bycie nową osobą w zespole może być trudne. Możesz na wiele sposobów wspierać nowego pracownika w nawiązywaniu kontaktów z nowymi kolegami i koleżankami z zespołu oraz budowaniu poczucia przynależności i integracji, na przykład:

• Zaplanuj krótkie spotkania zapoznawcze ze współpracownikami.
• Poproś obecnego członka zespołu, aby został mentorem lub opiekunem nowo zatrudnionej osoby.
• Zorganizuj lunch zespołowy lub wydarzenie integracyjne, aby stworzyć bardziej swobodną, nieformalną atmosferę sprzyjającą wzajemnemu poznaniu się.
• Udostępnij nowo zatrudnionej osobie film powitalny jeszcze przed jej pierwszym dniem pracy, przedstawiający członków jej nowego zespołu.
• W przypadku globalnego wdrażania lub wdrażania pracowników zdalnych, jeśli to możliwe, zalecałbym sprowadzenie ich do biura na pierwszy lub dwa pierwsze tygodnie.

Pomysł na dobrą zabawę: Ciasteczka nowicjusza

W jednej z firm, w których pracowałem, funkcjonowała praktyka nazywana „Ciasteczkami nowicjusza”. Zachęcano nowych pracowników do upieczenia (lub kupienia) ciasteczek, a pozostali przychodzili, przedstawiali się, częstowali ciasteczkiem i rozmawiali. Był to świetny (i smaczny!) sposób na poznanie nowych współpracowników!

Dobra praktyka nr 8: Zbieraj opinie

Wdrażanie obejmuje szereg działań, z których wiele koncentruje się na tworzeniu dobrych doświadczeń pracownika. Jednym ze sposobów doskonalenia tego procesu jest zbieranie opinii za pomocą takich metod jak wywiady, ankiety dotyczące wdrażania oraz wspomniane wcześniej spotkania kontrolne.

Opinie zebrane w ramach tych badań pomogą Ci zoptymalizować proces wdrażania.

Wdrażanie to coś więcej niż pierwszy tydzień

Skuteczny proces wdrażania powinien sprawić, że pracownik będzie czuł się przygotowany i zmotywowany do pełnienia nowej roli oraz że będzie przekonany, iż podjął właściwą decyzję, dołączając do firmy.

Poświęcenie czasu na inwestycję w odpowiedni proces wdrażania przyniesie korzyści w postaci większej produktywności i utrzymania pracowników, a także zwiększy zwrot z inwestycji w proces wdrażania.

Co ważne, pomoże Ci również przestrzegać przepisów prawa pracy związanych ze zgodnością procesu wdrażania.

Nawet jeśli musisz zainwestować w kursy dotyczące wdrażania dla menedżerów ds. rekrutacji i zespołów HR, inwestycja ta przyniesie owoce.

Jak wspomniano wcześniej, wdrażanie to coś więcej niż pierwszy tydzień, a osiągnięcie przez pracownika pełnej produktywności na nowym stanowisku może zająć nawet rok.

Powszechnie uważa się, że plan wdrażania powinien obejmować około pierwszych 90 dni.

Jeśli potrzebujesz pomocy w jego stworzeniu, przeczytaj Jak napisać 30-, 60- i 90-dniowy plan wdrażania w organizacji + szablon

Pobierz nasz szablon listy kontrolnej dla nowo zatrudnionych osób!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.