Wprowadzenie podpisów elektronicznych doskonale wpisuje się w strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, pomagając optymalizować obieg dokumentów i ograniczać opóźnienia administracyjne.

Kiedy należy używać podpisu elektronicznego?

Ogólnie rzecz biorąc, podpis elektroniczny służy dokładnie temu samemu celowi co podpis odręczny: stanowi dowód, że strona podpisująca zapoznała się z warunkami dokumentu i je akceptuje.

Wiele rozwiązań w zakresie oprogramowania HR obejmuje obecnie technologię podpisu elektronicznego, dodatkowo zwiększając efektywność obiegu pracy. Jest to rozwiązanie bez papieru, które może skrócić czas realizacji i zwiększyć efektywność obiegu pracy dzięki ograniczeniu konieczności organizowania spotkań osobistych. Pozwala też zaoszczędzić ogromne ilości papieru!

Korzyści ze stosowania podpisów elektronicznych

Podpisy elektroniczne mają wiele zalet w porównaniu z podpisami odręcznymi. Przyjrzyjmy się 6 najważniejszym korzyściom, które moim zdaniem oferują:

Przyjazność dla środowiska

Ponieważ podpisy elektroniczne nie wymagają papieru, są doskonałym sposobem, aby firmy świadome klimatu potwierdzały swoje deklaracje czynami. Pokazują klientom, że zaangażowanie firmy w zrównoważony rozwój wykracza poza materiały dotyczące marki i obejmuje również sposób prowadzenia działalności.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opłacalność

Elektroniczne podpisywanie dokumentów zapewnia natychmiastowe oszczędności, ponieważ ogranicza liczbę rozliczanych godzin pracy zespołu. Zamiast organizować spotkanie osobiste, można zebrać podpisy zdalnie, zmniejszając koszty związane z takimi zadaniami jak wysyłka pocztowa, drukowanie i przechowywanie dokumentów.

Ograniczenie błędów ludzkich

Podczas przygotowywania dokumentu elektronicznego można wstępnie wypełnić wiele części formularza, ograniczając ryzyko popełnienia błędu ludzkiego podczas podpisywania. Wiele rozwiązań do składania podpisów elektronicznych, w tym Adobe i DocuSign, automatycznie wskazuje również każde miejsce w dokumencie cyfrowym wymagające podpisu, dzięki czemu nic nie zostanie przypadkowo pominięte.

Bezpieczeństwo

Cyfrowe metody uwierzytelniania i zaawansowane funkcje bezpieczeństwa zapewniają weryfikację podpisów cyfrowych, pomagając spełnić wszystkie wymogi zgodności z przepisami. Tego typu oprogramowanie chroni również dokumenty przed manipulacją, zachowując ich integralność.

Elektroniczne zbieranie podpisów tworzy również ścieżkę audytu, którą można łatwo przeanalizować w przypadku pojawienia się wątpliwości.

Automatyzacja obiegu pracy

W dokumencie elektronicznym zatwierdzenia są zautomatyzowane. Oznacza to, że proces podpisywania jest z założenia usprawniony zgodnie z preferowanym obiegiem pracy. Wiele rozwiązań programowych oferuje zintegrowane funkcje podpisu elektronicznego w celu optymalizacji tego procesu.

Korzystanie z oprogramowania baz danych HR wraz z podpisami elektronicznymi przyspiesza zarządzanie dokumentami i procesy zatwierdzania dzięki żądaniu, przechowywaniu i porządkowaniu dokumentów oraz podpisów w jednym miejscu.

Widoczność & przejrzystość

Wszyscy podpisujący mogą zobaczyć, kto podpisał dokument, i natychmiast otrzymać w pełni podpisaną kopię po zatwierdzeniu go przez wszystkie właściwe strony. Większość rozwiązań do składania podpisów elektronicznych przechowuje również podpisane dokumenty do celów archiwizacyjnych, dzięki czemu można je później łatwo odnaleźć.

Lepsze doświadczenia użytkownika

Podpisy elektroniczne poprawiają doświadczenia klientów, ułatwiając i przyspieszając podpisywanie dokumentów. Jeśli przygotowujesz dokumenty dla zapracowanego dyrektora, który często podróżuje, nie ma problemu! Może podpisać je na lotnisku podczas wchodzenia na pokład samolotu.

Elastyczność

Podpisy elektroniczne nie wymagają pomieszczenia pełnego szaf na dokumenty, w których można by przechowywać dokumentację. Można je wysyłać do dowolnej osoby, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, a także przechowywać elektronicznie do wykorzystania w przyszłości. 

ROI - Zwrot z inwestycji

Korzystanie z oprogramowania do gromadzenia podpisów cyfrowych może zwiększyć zwrot z inwestycji firmy poprzez usprawnienie przepływów pracy, przyspieszenie finalizowania umów (co wymaga mniejszej liczby godzin pracy) oraz obniżenie kosztów związanych z papierem, tuszem i wysyłką pocztową.

Jak działają podpisy elektroniczne?

Podpisy elektroniczne wspomagają zarządzanie umowami poprzez uwierzytelnianie, śledzenie i przechowywanie informacji o osobie podpisującej. Działają podobnie jak podpis odręczny i są unikalne dla każdej podpisującej strony.

Osoby podpisujące mogą zdecydować się na użycie rysika do utworzenia podpisu elektronicznego lub wybrać podpis wpisywany. Zazwyczaj na początku dokumentu osoba podpisująca wybiera preferowaną opcję i korzysta z niej przez resztę dokumentu.

W przypadku członków zespołu, którzy dopiero zaczynają korzystać z podpisów elektronicznych, pomocne może być zapewnienie szkolenia wdrożeniowego. Dzięki temu można przeprowadzić użytkowników przez cały proces i odpowiedzieć na wszelkie pojawiające się pytania.

Czy podpisy elektroniczne są legalne?

Podpisy elektroniczne są legalne i uznawane przez wiele wytycznych dotyczących zgodności z przepisami, w tym przez rozporządzenie dotyczące elektronicznej identyfikacji, uwierzytelniania i usług zaufania (eIDAS) w Unii Europejskiej oraz ustawę o jednolitych transakcjach elektronicznych (UETA) w Stanach Zjednoczonych.

Przepisy dotyczące legalności podpisów elektronicznych mogą się różnić w zależności od lokalizacji geograficznej, a czasami nawet w obrębie jednego kraju wymagania będą inne w zależności od stanu lub prowincji, w której prowadzisz działalność. 

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu procesu podpisu elektronicznego najlepiej sprawdzić, czy dana sytuacja jest zgodna z wytycznymi dotyczącymi zgodności z przepisami.

Kiedy podpisy elektroniczne nie są akceptowane?

Istnieje jeszcze kilka obszarów, w których zazwyczaj wymagane są podpisy odręczne. Należą do nich:

• Dokumentacja dotycząca transportu materiałów niebezpiecznych
• Testamenty, trusty i inne dokumenty prawne
• Powiadomienia o wycofaniu produktów ze względów zdrowia publicznego i bezpieczeństwa
• Powiadomienia o rozwiązaniu umowy ubezpieczenia zdrowotnego lub na życie
• Powiadomienia dotyczące egzekucji z nieruchomości, eksmisji i niewywiązania się ze zobowiązań dotyczących głównego miejsca zamieszkania danej osoby
• Orzeczenia sądowe i dokumenty urzędowe
• Dokumentacja dotycząca rozwodu, adopcji i prawa rodzinnego.

Oprogramowanie do podpisu elektronicznego

Aby przygotowywać dokumentację z użyciem bezpiecznych podpisów elektronicznych, trzeba wybrać rozwiązanie programowe. Dostępna jest obszerna lista dostawców usług, a każdy z nich oferuje własne, unikalne korzyści. 

Wybierając rozwiązanie, najlepiej rozpocząć od bezpłatnego okresu próbnego. Dzięki temu można przetestować funkcjonalność i upewnić się, że spełnia ona konkretne potrzeby firmy. Należy również sprawdzić, czy rozwiązanie do obsługi podpisów elektronicznych integruje się z istniejącymi platformami używanymi obecnie przez zespół.

Najważniejsze funkcje i przypadki użycia

Podczas poszukiwania najlepszego rozwiązania do obsługi podpisów elektronicznych zalecam zwrócenie szczególnej uwagi na następujące kluczowe funkcje:

• Funkcje edycji i komentowania: Oprogramowanie powinno umożliwiać dodawanie pomocnych komentarzy (takich jak wyjaśnienia lub instrukcje) oraz edytowanie dokumentu zgodnie z potrzebami.
• Bezpieczeństwo: Upewnij się, że oprogramowanie oferuje funkcje uwierzytelniania i weryfikacji tożsamości oraz szyfrowanie danych.
• Szablony: Aby ułatwić korzystanie z oprogramowania, wybierz rozwiązania udostępniające szablony, na których można się opierać.
• Zautomatyzowany przepływ pracy: Upewnij się, że oprogramowanie umożliwia tworzenie automatyzacji dla takich czynności jak potwierdzenia i zatwierdzenia.
• Przechowywanie: Archiwizowanie dokumentów oszczędza czas i miejsce, które trzeba byłoby przeznaczyć na przechowywanie dokumentów papierowych.
• Ścieżki audytu: Wybierz rozwiązanie, które pozwala prześledzić historię w razie pojawienia się wątpliwości.
• Funkcjonalność mobilna: Aby dotrzeć do jak największej liczby klientów, upewnij się, że rozwiązanie obsługuje zarówno komputery stacjonarne, jak i urządzenia mobilne.
• Dostosowanie marki: Umieszczenie logo i kolorów marki w dokumentacji nadaje jej profesjonalny charakter.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu dokumentami

Wybór odpowiedniego oprogramowania do podpisu elektronicznego, dostosowanego do potrzeb Twojej firmy, wymaga czasu i namysłu.

Jeśli szukasz sposobów na zwiększenie wydajności i bezpieczeństwa procesów zarządzania dokumentami, zapisz się do naszego newslettera. Gdy nasi eksperci opublikują nowe artykuły i udostępnią nowe odcinki podcastu, dowiesz się o tym jako pierwszy.