Jak poprawić produktywność w miejscu pracy: najlepsze praktyki
Aby zwiększyć produktywność w organizacji, zacznij od zrozumienia, co właściwie oznacza produktywność organizacyjna i jak można ją mierzyć. W tym artykule omówię praktyczne najlepsze praktyki, które możesz zastosować jako lider HR lub menedżer, aby stworzyć kulturę zwiększającą produktywność, a także przedstawię rzeczywiste przykłady, aby jasno pokazać, jak możesz od razu wykorzystać te pomysły w praktyce.
Czym jest produktywność i dlaczego warto ją mierzyć?
Jednym z powodów, dla których produktywność może być tak trudna do uchwycenia w organizacji, jest brak zgody co do tego, co sprawia, że organizacja jest produktywna.
W środowisku fabrycznym produktywność można mierzyć na podstawie ilości czegoś, co pracownicy są w stanie wyprodukować w określonym czasie. Jednak w gospodarce opartej na wiedzy, w której pracownicy zazwyczaj świadczą usługi, a nie wytwarzają produkty, jest to mniej jednoznaczne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jedną z możliwości jest obliczanie produktywności biznesowej jako przychodu wygenerowanego na podstawie liczby przepracowanych godzin. Im więcej pieniędzy zarabiasz w krótszym czasie, tym większa jest twoja produktywność.
Choć jest to logiczny wskaźnik dla organizacji, taki sposób pomiaru może być trudny do przełożenia na poziom pracownika, ponieważ pracownik wiedzy zazwyczaj ocenia swoją osobistą produktywność na podstawie liczby zadań odhaczonych na liście rzeczy do zrobienia. Aby jednak organizacja mogła uznać takiego pracownika za produktywnego, pozycje na tej liście muszą generować wartość dla firmy.
Jeśli zdefiniujemy produktywność jako sposób optymalizacji przychodów, łatwo zrozumieć, dlaczego organizacje chętnie ją mierzą. Zwiększanie przychodów, a tym samym zwiększanie produktywności, jest oznaką zdrowo rozwijającej się firmy.
Jak mierzyć produktywność
Rozważając sposób pomiaru produktywności w swojej organizacji, skoncentruj się na rezultatach, które pomagają osiągać cele firmy.
W zależności od charakteru działalności przykładami wskaźników mogą być przychody, satysfakcja klientów lub czas do rozpoczęcia produkcji.
Określ, co będziesz śledzić
Pierwszym krokiem jest określenie, co będziesz śledzić, a co ważniejsze — dlaczego warto to śledzić. Jak wybrany przez ciebie wskaźnik produktywności wiąże się z celami biznesowymi?
Aby mieć pewność, że wskaźniki produktywności nie są jedynie strzałem w ciemno, współpracuj z liderami biznesowymi nad ustanowieniem jasnego procesu wyznaczania celów.
Proces ten powinien uzgodnić w poszczególnych działach pożądane cele oraz sposób oceny postępów w ich realizacji.
Ustalanie celów i kluczowych rezultatów (OKR) lub celów SMART pomaga również rozliczać organizacje z postępów w realizacji określonych priorytetów.
Pracownicy mogą wtedy zobaczyć, jak wykonywana przez nich codzienna praca łączy się z misją i wspiera kluczowe kamienie milowe.
Opracuj metodę śledzenia wskaźników
Jednym z częstych błędów przy ustalaniu OKR jest wybieranie kluczowych rezultatów, które są zbyt trudne do zmierzenia.
Na przykład jeśli określonym przez ciebie celem jest śledzenie satysfakcji klientów, ale jej ocena wymaga syntezy punktów danych z wielu źródeł informacji, możesz nie być jeszcze gotowy na wyznaczenie kluczowego rezultatu w tym obszarze. Lepiej przeznaczyć czas na uporządkowanie rozproszonych źródeł danych, aby usprawnić proces ich gromadzenia.
Uzgodnienia z interesariuszami z różnych działów mogą obejmować opracowanie i udokumentowanie glosariusza wskaźników. Potraktuj go jak słownik danych, który pomaga interesariuszom zrozumieć wspólną definicję tego, co próbujesz mierzyć, oraz źródło danych. Na przykład: kogo uznajemy za użytkownika lub subskrybenta? Jaki okres wykorzystasz do pomiaru zaangażowania?
Choć stworzenie glosariusza może wymagać dużo pracy, widziałem, jak organizacje osiągały dzięki niemu większą produktywność.
Dzieje się tak dlatego, że im więcej czasu zespół poświęca na pomiary, tym mniej czasu pozostaje mu na pracę nad celami biznesowymi. Wykonanie z wyprzedzeniem pracy polegającej na oczyszczeniu i uporządkowaniu danych oraz uzgodnieniu wspólnych definicji przynosi korzyści w dłuższej perspektywie.
Analizuj dane i wykorzystuj je do określania potencjalnych sposobów poprawy
Śledząc wyniki z kwartału na kwartał, wykorzystuj zebrane dane, aby identyfikować obszary wymagające poprawy i optymalizować procesy.
Możesz eksperymentować i testować hipotezy na małą skalę, a jeśli testy zakończą się sukcesem, rozszerzyć je i zastosować zmianę procesu w całej organizacji.
Na przykład w niedawnym badaniu wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencji zwiększyło produktywność pracowników wiedzy nawet o 35% w przypadku pracowników na stanowiskach podstawowych i początkujących.
Jak zwiększyć produktywność w swojej organizacji
Niektóre organizacje oceniają produktywność na podstawie liczby przepracowanych godzin lub pozornej aktywności, ale monitorowanie pracowników pozwala uzyskać dokładniejszy pomiar.
Pandemia COVID-19 ujawniła wady wykorzystywania obecności jako miary produktywności, podkreślając potrzebę koncentrowania się na dostarczanej wartości zamiast na śledzeniu liczby godzin.
W przeciwieństwie do pracowników fabrycznych, pracownicy wiedzy, tacy jak projektanci produktów, powinni być oceniani na podstawie jakości rezultatów. Jeden wyjątkowy projekt może przewyższyć wiele przeciętnych.
Oprogramowanie do monitorowania pracowników pomaga zwiększać produktywność poprzez identyfikowanie efektywności, wyróżnianie najlepszych pracowników i budowanie kultury, która pozwala uwolnić potencjał.
Oto kilka wskazówek dla działów HR i liderów, jak tworzyć środowisko pracy zapewniające produktywność w całych zespołach (podpowiedź: kluczowa jest motywacja!).
Zapewnij jasność, odpowiedzialność i rozliczalność
Określ jasne role i zakresy odpowiedzialności, aby było wiadomo, jakie są priorytety oraz kto za co odpowiada i z czego jest rozliczany. Obejmuje to przygotowywanie przemyślanych opisów stanowisk podczas rekrutacji na nowe role, dbanie o to, aby sam proces rekrutacji był możliwie sprawiedliwy, oraz tworzenie ścieżek kariery dla istniejących ról, aby pracownicy rozumieli, co jest potrzebne do dobrego wykonywania pracy i awansu w organizacji. Wskazówki na ten temat znajdziesz w artykule Model przywództwa CRA.
Pokaż pracownikom, że ich praca ma znaczenie
Członkowie zespołu szybko stracą motywację, jeśli uznają, że ich praca nie ma sensu. Z drugiej strony, jeśli dostrzegą, jak ich codzienne zadania przyczyniają się do realizacji szerszych celów organizacji, będą bardziej zmotywowani, aby każdego dnia osiągać dobre wyniki. Skuteczną metodą jest wyznaczanie celów za pomocą OKR-ów.
Dbaj o dobrostan pracowników
Nie trzeba chyba wyjaśniać, że dbanie o dobrostan psychiczny i fizyczny poprzez urlopy, urlopy na opiekę nad osobami zależnymi, świadczenia wspierające zdrowie i dobre samopoczucie oraz podobne rozwiązania pomoże członkom zespołu pracować z pełnym potencjałem i zapobiegać wypaleniu zawodowemu.
Co więcej, badania pokazują, że pracownicy pragną pracy stymulującej intelektualnie, a także swobody wyboru sposobu jej wykonywania. Pomyśl o tym: jeśli wiedziałbyś, że nie masz żadnej kontroli nad pracą, którą masz wykonać, dlaczego miałbyś martwić się o to, aby wykonywać ją lepiej?
Usuń przeszkody
Tworzenie produktywnego środowiska pracy oznacza również usuwanie potencjalnych przeszkód na drodze do sukcesu i optymalizowanie systemów. Może to obejmować wdrażanie narzędzi zwiększających produktywność, które pomagają pracownikom organizować pracę, zarządzać zadaniami i ograniczać rozpraszanie uwagi.
Zespoły HR mogą tworzyć wytyczne dotyczące korzystania przez pracowników ze stosu technologicznego organizacji (np. poczty elektronicznej lub Slacka), aby ograniczyć przełączanie kontekstu, oraz wykorzystywać ankiety do ustalenia, czy pracownicy mają narzędzia i zasoby potrzebne do efektywnej pracy. Mogą również tworzyć i utrzymywać repozytorium informacji, aby wspierać wdrażanie pracowników i ogranicać czas poświęcany na wyszukiwanie informacji.
Doceniaj swój zespół
Docenianie nie oznacza wyłącznie nagród finansowych — choć odpowiednie wynagrodzenie z pewnością pomaga! Obejmuje ono również możliwości rozwoju kariery, nagrody za wyniki, a nawet zwykłe publiczne pochwały za dobrze wykonaną pracę. Oto kilka świetnych pomysłów na docenianie pracowników.
Na koniec warto dodać, że niemal niemożliwe jest wzmacnianie zaangażowania pracowników i ograniczanie ryzyka wypalenia zawodowego bez menedżerów średniego szczebla.
Menedżerowie przekładają priorytety kadry zarządzającej na plany operacyjne i zapewniają spójność działań na poziomie operacyjnym. Są również kluczowi dla rozwoju i utrzymania zespołu.
Nie można jednak mieć skutecznych menedżerów średniego szczebla bez odpowiednich szkoleń. Dział HR odgrywa kluczową rolę w tworzeniu przez organizację solidnego programu szkoleniowego dla kierowników liniowych, aby mogli ćwiczyć skuteczną komunikację i rozwijać się jako odnoszący sukcesy liderzy biznesowi.
Studium przypadku: zwiększanie produktywności pracowników
Możesz wiele zrobić, aby zwiększyć produktywność pracowników, nawet jeśli nie należysz do najwyższej kadry kierowniczej.
W czasach, gdy zajmowałem się doradztwem strategicznym, kierowałem zespołem 15 osób i konsekwentnie koncentrowałem się na zaangażowaniu pracowników. W liczącej 200 osób strukturze o układzie piramidy mój zespół zdobył >50% awansów.
Oto, co sprawiło, że mój zespół odnosił sukcesy:
- Wprowadziłem comiesięczną ankietę motywacyjną, aby poznać poziom zaangażowania pracowników i ich zadowolenia z przywództwa, a następnie co miesiąc omawiałem z zespołem anonimowe wyniki, aby: 1) upowszechnić otrzymywanie informacji zwrotnych oraz 2) skrócić cykl informacji zwrotnej, uczenia się i działania.
- Przygotowywałem cotygodniowy e-mail z wyróżnieniami, aby doceniać członków zespołu za ich osiągnięcia, i dodawałem do wiadomości cały zespół kierowniczy. Dbałem o to, aby świętować zarówno pracę wysokiej jakości, jak i sytuacje, w których członkowie zespołu delegowali zadania, wspierali się nawzajem oraz dbali o swoje dobre samopoczucie psychiczne.
- Ustaliłem regularne cotygodniowe spotkania z każdym z moich bezpośrednich podwładnych, aby poznać ich obawy, pomagać im w doskonaleniu wyników pracowników oraz budować zaufanie.
Pracownicy czuli wsparcie bez mikrozarządzania, a także mieli motywację, by osiągać lepsze wyniki, ponieważ czuli, że ich wkład ma znaczenie.
Dołącz do rozmowy
W jaki sposób Wasza organizacja wdrożyła strategie zwiększania produktywności? Z jakimi wyzwaniami spotkaliście się po drodze? Dajcie nam znać w komentarzach!
Aby być na bieżąco z tematyką produktywności w miejscu pracy oraz kwestiami związanymi z ludźmi i kulturą organizacyjną, zasubskrybuj biuletyn People Managing People.
