Kwartalny przegląd wyników: poradnik i szablon

Jednym z głównych celów kwartalnych ocen wyników jest dopasowanie krótkoterminowych celów indywidualnych do nadrzędnych celów biznesowych (to kluczowa technika zarządzania wynikami).

Cele mogą być doprecyzowywane lub dostosowywane na podstawie zmieniających się priorytetów, a ocenianie postępów co kwartał może sprawić, że cele będą łatwiejsze do osiągnięcia. Łatwiej jest również śledzić postępy.

Innym celem charakterystycznym dla ocen kwartalnych jest zawężenie zakresu oceny do poprzednich 3 miesięcy.

Oznacza to, że oceny mają bardziej taktyczny charakter, a pytania dotyczące oceny koncentrują się na niedawnych osiągnięciach i obszarach wymagających poprawy. Zapewniają one podstawę do częstszych działań następczych i stanowią bardziej proaktywne podejście do zarządzania wynikami.

Co uwzględnić w kwartalnych ocenach wyników

Brzmi dobrze? Oto, co należy uwzględnić w kwartalnych ocenach.

Wskaźniki wyników

Stosujemy połączenie różnych rodzajów oceny wyników, w tym wskaźników ilościowych (np. celów sprzedażowych lub dotyczących obsługi klienta albo rezultatów projektu) oraz czynników jakościowych (np. pracy zespołowej i umiejętności rozwiązywania problemów), aby pomóc w ocenie wyników.

Niektóre metody pomiaru wyników jakościowych:

• Skale ocen zakotwiczone behawioralnie (BARS): Korzystaj ze skali oceny wyników zakotwiczonej na konkretnych zachowaniach, aby konsekwentnie oceniać cechy jakościowe.
• Informacja zwrotna 360 stopni: Zbieraj informacje zwrotne z różnych źródeł, aby uzyskać wszechstronny obraz wyników pracownika.
• Listy kontrolne oparte na kompetencjach: Podczas ocen przeglądaj listę kluczowych kompetencji wraz z obserwowalnymi zachowaniami.
• rezultaty projektów i studia przypadków: Analizuj rezultaty projektów lub studia przypadków, aby ocenić wkład w obszary takie jak kreatywność i inicjatywa.

Dostosowanie celów

Przeanalizuj i dostosuj cele tak, aby odpowiadały aspiracjom zawodowym pracownika oraz strategicznym priorytetom firmy.

Informacja zwrotna i wskazówki na przyszłość

Przekaż konstruktywną informację zwrotną na temat dotychczasowych wyników i przedstaw wskazówki na przyszłość, koncentrując się na możliwych do zastosowania sugestiach dotyczących dalszego rozwoju.

Promowanie otwartego dialogu

Szkolimy naszych menedżerów, aby potrafili zadawać wartościowe pytania, które zachęcają członków zespołu do dzielenia się swoimi doświadczeniami, obawami i aspiracjami. Przykłady obejmują: „Jakie wsparcie pomogłoby Ci osiągnąć Twoje cele?” oraz „Jakie umiejętności chcesz rozwijać?”.

Identyfikowanie możliwości rozwoju zawodowego

Oceny te są okazją do zidentyfikowania szkoleń, certyfikatów, ambitnych zadań lub możliwości mentoringu, które odpowiadają zarówno celom zawodowym pracownika, jak i potrzebom firmy.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkretne działania

Zakończ ocenę, ustalając konkretne i możliwe do zrealizowania działania, które pracownik i menedżer podejmą, aby zapewnić postępy w kolejnym kwartale. Działania mogą obejmować nowe zadania, modyfikacje bieżących projektów lub aktywności rozwojowe.

Jak przeprowadzić kwartalną ocenę wyników pracy

Kwartalna ocena wyników pracy ma strukturę podobną do oceny rocznej, a Liz Lockhart szczegółowo omawia ten temat w swoim artykule na temat przeprowadzania ocen wyników pracy.

Krok pierwszy: Przeanalizuj wyniki pracy swojego zespołu i pracownika

Ponieważ będziesz oceniać wyniki pracy z ostatnich 3 miesięcy, ten krok powinien zająć mniej czasu niż w przypadku oceny rocznej.

Oprócz najważniejszych osiągnięć i obszarów wymagających poprawy z perspektywy menedżera i pracownika możesz również zebrać informacje zwrotne 360 stopni od innych członków zespołu, a także pozostałych liderów i interesariuszy znających pracę pracownika.

Poproszenie innych osób o dodatkowe opinie może ograniczyć stronniczość i pomóc w stworzeniu bardziej kompleksowej oceny wyników pracy członków zespołu.

Zidentyfikuj również wyzwania, z którymi mierzyli się Twoi podwładni, i określ, na co mieli wpływ. Następnie opracuj pomysły ukierunkowane na działania, które pozwolą sprostać tym wyzwaniom i wyznaczyć obszary wymagające poprawy. 

Poszukaj obszarów rozwoju pracownika w poprzednim kwartale i odnotuj poprawę w obszarach budzących zastrzeżenia podczas ostatniej oceny wyników pracy. 

Krok drugi: Przygotuj informację zwrotną powiązaną z oczekiwaniami dotyczącymi roli

Przygotowanie szczegółowego zarysu kwestii, które chcesz omówić, pomoże Ci w procesie oceny wyników pracy.

W zarysie warto wyróżnić konkretne miary wyników pracy z poprzedniego kwartału (miary te powinny opierać się na oczekiwaniach dotyczących danej roli).

Następnie możesz przekazać informację zwrotną opartą na działaniach, które pracownik będzie mógł wykorzystać do poprawy swoich wyników w kolejnym kwartale.

Jeśli poprosiłeś współpracowników lub innych liderów o opinie na temat wyników pracy, uwzględnij te informacje, aby pokazać, jak wyniki Twoich pracowników wpływają na inne osoby w organizacji.

Krok trzeci: Przygotuj się do przeprowadzenia oceny wyników pracy

Na tym etapie przygotujesz szczegółowy zarys rozmowy w kolejności, w jakiej chcesz ją poprowadzić, korzystając z firmowego szablonu oceny wyników pracy (jeśli go nie masz, możesz skorzystać z pliku do pobrania poniżej).

Dobrym sposobem na rozpoczęcie rozmowy jest przekazanie pozytywnej informacji zwrotnej i podkreślenie wartościowego wkładu, jaki dana osoba wniosła do zespołu w ostatnim kwartale. Możesz omówić kamienie milowe osiągnięte przez nią na drodze do realizacji celów.

Następnie możesz przejść do konstruktywnej informacji zwrotnej i możliwości rozwoju, a także omówić sposoby, w jakie planujesz wspierać pracownika. W tym miejscu omówisz działania wynikające z przekazanej informacji zwrotnej.

Krok czwarty: Przeprowadź ocenę wyników pracy

Korzystając ze szczegółowego zarysu, omów miary wyników pracy i przekaż informację zwrotną opartą na działaniach. 

Pozwól swojemu podwładnemu opowiedzieć o swoich wynikach pracy w ostatnim kwartale i aktywnie słuchaj tego, co ma do powiedzenia, nawet jeśli nie zgadzasz się z jego perspektywą. Jeśli pracownik przeprowadził samoocenę, jest to moment, aby wspólnie ją przeanalizować.

Zapytaj pracownika, co uważa za obszary wymagające poprawy, i omów wszelkie rozbieżności. Ta część rozmowy ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania i umożliwienia pracownikom dzielenia się swoimi perspektywami. 

Następnie daj pracownikom czas na rozmowę o rozwoju kariery, w tym o tym, nad czym chcieliby pracować w kolejnym kwartale. 

Na koniec zapytaj pracownika, jak możesz go wspierać, oraz poproś o wszelkie opinie na temat swoich wyników jako jego przełożony.

Przeszedłem przez ten temat dość szybko, dlatego sugeruję przeczytanie doskonałego artykułu Mariyi Hristovej na temat najlepszych praktyk dotyczących ocen pracowniczych, aby lepiej zgłębić ten temat.

Szablon oceny pracowniczej

Pobierz nasz szablon oceny pracowniczej!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Jak przejść w organizacji na kwartalne oceny pracownicze

Przejście z corocznych ocen pracowniczych na oceny kwartalne to znacząca zmiana dla każdej organizacji, która wpływa na pracowników na wszystkich szczeblach.

Poniżej opisano kroki, które podjęła moja organizacja, aby przejść z corocznego na kwartalny cykl ocen pracowniczych.

Uwaga dotycząca naszego procesu i harmonogramu: korzystaliśmy z tych samych narzędzi do zarządzania wynikami pracy, które już mieliśmy, eliminując potrzebę wdrażania technologii.

Zachowaliśmy również w większości ten sam szablon oceny wyników pracy. Gdybyśmy wprowadzili w nim zmiany, znacząco wpłynęłoby to na nasz harmonogram.

Uzyskaj poparcie kierownictwa

Tak jak w przypadku każdej inicjatywy, przed rozpoczęciem przejścia na kwartalne oceny pracownicze należy uzyskać poparcie kierownictwa.

Przygotowaliśmy uzasadnienie biznesowe do przedstawienia wyższemu kierownictwu, pokazując, że kwartalne oceny usprawnią proces zarządzania wynikami pracy pracowników na wszystkich szczeblach organizacji, oraz podkreślając wymienione powyżej korzyści. 

W naszej krótkiej prezentacji podkreśliliśmy również, że przejście to pozwoli menedżerom zaoszczędzić czas i będzie mniej uciążliwe dla wszystkich pracowników.

Po uzyskaniu poparcia kierownictwa zidentyfikowaliśmy w całej firmie pierwszych zwolenników, którzy pomogli nam zdobyć szersze poparcie w organizacji.

Komunikacja i zarządzanie zmianą

Rozpoczęliśmy od ustalenia konkretnej daty zakończenia pierwszych kwartalnych ocen, a następnie, wychodząc od niej, opracowaliśmy harmonogram i kompleksowy plan zarządzania zmianą oraz komunikacji.

Ponieważ uruchomienie procesu zaplanowano na koniec pierwszego kwartału nadchodzącego roku, rozpoczęliśmy prace w 2. kwartale, aby opracować harmonogram i upewnić się, że mamy wystarczająco dużo czasu na właściwe wdrożenie tej zmiany. 

Pracowaliśmy nad komunikatami, które jasno wyjaśniały powody zmiany zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Wykorzystaliśmy wiele kanałów do przekazywania tych informacji, w tym pocztę elektroniczną i intranet, aby dotrzeć do wszystkich pracowników.

W komunikatach podkreślaliśmy korzyści płynące z częstszego przekazywania informacji zwrotnych oraz ich zgodność z celami firmy.

W komunikacji skierowanej do menedżerów szczególnie podkreślaliśmy, że przejście na kwartalne oceny nie zwiększy ich obciążenia pracą, lecz usprawni ten proces. Pokazaliśmy również, jak pomoże im to śledzić postępy pracowników w realizacji celów. 

Sesje szkoleniowe

Oprócz komunikacji skierowanej do całej firmy opracowaliśmy programy szkoleniowe dla wszystkich pracowników i przeprowadziliśmy je podczas 20-minutowych sesji na Zoomie. 

Te sesje szkoleniowe przypominały wcześniejsze komunikaty, a jednocześnie zapewniały pracownikom i menedżerom narzędzia oraz informacje potrzebne do pomyślnego ukończenia pierwszego kwartalnego cyklu ocen.

Zapewniliśmy również dodatkowe szkolenia dla menedżerów, aby wyposażyć ich w umiejętności coachingowe pozwalające wspierać pracowników w rozwoju zawodowym. 

W ramach szkolenia przypomnieliśmy menedżerom, aby przekazywali informacje zwrotne, które są konkretne, możliwe do wykorzystania i skoncentrowane na poprawie.

Przeglądaj i udoskonalaj

Po zakończeniu pierwszej rundy kwartalnego cyklu oceniania wyników to świetny moment, aby zebrać opinie na temat jego przebiegu. Możesz wysłać krótką ankietę pulsacyjną do wszystkich pracowników i menedżerów, aby poznać ich perspektywę na temat tego, co przebiegło dobrze, oraz możliwości poprawy.

Moja organizacja wyśle osobne ankiety pulsacyjne — jedną do menedżerów, a drugą do wszystkich pracowników — z prośbą o opinię na temat przebiegu kwartalnej oceny wyników. Chcemy poznać zdanie całej organizacji, aby upewnić się, że proces przebiega sprawnie, oraz ustalić, czy należy wprowadzić jakieś zmiany. 

Dostosujemy ankietę pulsacyjną tak, aby zapytać pracowników i menedżerów, czy czuli się przygotowani oraz czy ich zdaniem proces przebiegł sprawnie. 

Później w ciągu roku będziemy również zbierać opinie, aby ustalić, czy kwartalne cykle oceniania są mniej uciążliwe niż cykl roczny. 

Najlepsze praktyki dotyczące kwartalnej oceny wyników

Technologia i szablon

Jeśli jeszcze tego nie robisz, radzę skorzystać z oprogramowania do zarządzania wynikami, aby usprawnić kwartalny proces oceniania. Oprogramowanie, którego już używasz, prawdopodobnie obsługuje kwartalny cykl oceniania. 

Na początku naszego harmonogramu ustaliliśmy, że używane przez nas oprogramowanie do zarządzania wynikami można przystosować do kwartalnego cyklu oceniania. Można to jeszcze bardziej ułatwić, jeśli korzystasz z narzędzia oferującego funkcje AI do oceniania wyników.

Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowe oprogramowanie, teraz jest dobry moment, aby przeanalizować szablon oceny wyników.

Może być konieczne wprowadzenie zmian w obecnym szablonie, aby dostosować go do kwartalnego cyklu oceniania. 

Ustal, czy obecne szablony samooceny i oceny menedżerskiej odpowiadają Twoim nowym potrzebom.

Wyznaczanie celów i ich zgodność

Warto zadbać o zgodność celów indywidualnych i zespołowych z ogólnymi celami firmy. 

Zachęcaj menedżerów i pracowników do wyznaczania celów oceny wyników na każdy kwartał z wykorzystaniem modelu SMART (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie).

Przełożenie nadrzędnych celów firmy na kwartalne cele SMART to świetny sposób na zapewnienie zgodności. 

Ważne jest, aby pracownicy rozumieli, w jaki sposób ich indywidualne cele są zgodne z celami firmy, a menedżerowie odgrywają kluczową rolę w pomaganiu im w zrozumieniu tej zgodności. 

Kwartalny cykl oceniania wyników umożliwia regularne ponowne analizowanie i dostosowywanie celów krótkoterminowych tak, aby odzwierciedlały zmieniające się priorytety firmy. 

Rozwijanie kultury ciągłej informacji zwrotnej

Regularne oceny wyników powinny wspierać rozwój kultury częstszej i bardziej ciągłej informacji zwrotnej.

Możesz wspierać kulturę ciągłej informacji zwrotnej poza formalnymi ocenami, zapewniając kanały do przekazywania opinii w czasie rzeczywistym, takie jak regularne spotkania kontrolne i platformy otwartej komunikacji.

Regularne spotkania indywidualne to świetna okazja do przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnej, a także ułatwiają śledzenie wyników.

Inne wartościowe metody zbierania opinii pracowników obejmują ankiety, spotkania z pominięciem szczebla oraz rozmowy końcowe.

Innym świetnym sposobem na stworzenie kultury ciągłej informacji zwrotnej jest regularne docenianie i nagradzanie pożądanych zachowań oraz pozytywnych wyników — nie trzeba czekać na ocenę wyników. 

Pytania, które warto zadawać podczas kwartalnych ocen

Nawiązując do tego, co wspomniałem wyżej na temat promowania otwartego dialogu, oto kilka przydatnych pytań, które warto zadawać podczas kwartalnej oceny.

Zgodność celów i postępy

• "Jak oceniasz swoje postępy w realizacji celów w tym kwartale?"
• "Jakie przeszkody napotkałeś podczas realizacji celów i jak udało Ci się je pokonać?"

Mocne strony i osiągnięcia

• "Z których osiągnięć w tym kwartale jesteś najbardziej dumny/dumna?"
• "Które z Twoich mocnych stron najbardziej przyczyniły się ostatnio do Twojego sukcesu?"

Obszary wymagające poprawy

• "Jakie umiejętności lub obszary chcesz dalej rozwijać?"
• "W których obszarach uważasz, że możesz poprawić swoje wyniki i jakiego wsparcia potrzebujesz?"

Informacja zwrotna i wskazówki na przyszłość

• "Jakiej informacji zwrotnej udzieliłbyś/udzieliłabyś sobie na podstawie wyników pracy w tym kwartale?"
• "Co mogę zrobić jako menedżer/menedżerka, aby lepiej wspierać Cię w kolejnym kwartale?"

Rozwój zawodowy

• "Czy są jakieś możliwości szkoleniowe lub rozwojowe, z których chcesz skorzystać?"
• "Jakie umiejętności lub doświadczenia pomogłyby Ci osiągnąć długoterminowe cele zawodowe?"

Środowisko pracy i dobre samopoczucie

• "Co sądzisz o swoim obecnym obciążeniu pracą i równowadze między życiem zawodowym a prywatnym?"
• "Czy masz jakieś sugestie dotyczące usprawnienia przepływu pracy lub procesów w naszym zespole?"

Przyszłe cele i oczekiwania

• "Jakie cele chcesz wyznaczyć na kolejny kwartał i dlaczego?"
• "Jak widzisz ewolucję swojej roli w ciągu najbliższego roku i jakie kroki możemy podjąć, aby Ci w tym pomóc?"

Współpraca w zespole i relacje

• "Jak opisałbyś/opisałabyś swoją współpracę z zespołem w tym kwartale?"
• "Czy jest ktoś, z kim chcesz bliżej współpracować, lub jakiś aspekt dynamiki zespołu, który chcesz poprawić?"

Więcej inspiracji znajdziesz na naszych listach pytań dotyczących oceny wyników pracy oraz sformułowań przydatnych podczas oceny wyników pracy.

Kwartalne oceny sprzyjają bardziej dynamicznemu zarządzaniu efektywnością

Kwartalne oceny wyników pracy stają się coraz ważniejszym trendem w zarządzaniu efektywnością, odzwierciedlającym postępowe przejście w kierunku bardziej dynamicznego i proaktywnego podejścia do zarządzania efektywnością.

Organizacje mogą wspierać kulturę ciągłej informacji zwrotnej i doskonalenia, zwiększać satysfakcję pracowników oraz przyczyniać się do ogólnego sukcesu firmy.

Skuteczna komunikacja, zarządzanie zmianą i szkolenia są kluczowymi elementami udanej transformacji, dzięki którym zarówno pracownicy, jak i menedżerowie rozumieją przyczyny zmian i są wyposażeni w niezbędne narzędzia zapewniające płynne przejście.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby uzyskać dodatkowe wskazówki dotyczące zarządzania efektywnością, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.