Praca zdalna poprawiła naszą produktywność, ale co z dynamiką zespołu?

Ewolucja działalności zdalnej

Gdy wybuchła pandemia, firma Synivate stanęła przed pilną koniecznością dostosowania się. Początkowo opierająca się na tradycyjnych interakcjach bezpośrednich firma dostrzegła korzyści płynące z pracy zdalnej nie tylko jako tymczasowe rozwiązanie, lecz także jako strategiczną szansę.

Oto jak przebiegała ta transformacja.

Nowe spojrzenie na dynamikę pracy

Przejście na działalność zdalną nie polegało wyłącznie na zmianie lokalizacji — obejmowało także ponowne wyobrażenie sobie, jak można realizować każdy aspekt pracy.

Przykładowo spotkania zespołu przeniosły się z sal konferencyjnych do wirtualnych narad, a rozmowy przy dystrybutorze wody zostały zastąpione kanałami Slacka. Ta zmiana pomogła zachować dynamikę zespołu, a nawet poprawiła efektywność komunikacji.

Zmiany kulturowe

Przejście na pracę zdalną wymagało również dostosowania kultury organizacyjnej.

Przywództwo firmy Synivate pracowało nad stworzeniem środowiska, w którym każdy członek zespołu czuł się doceniany i wspierany, rozumiejąc, że biuro przestało być centrum ich zawodowych interakcji. Obejmowało to regularne wirtualne wydarzenia integracyjne oraz zaplanowane spotkania kontrolne, aby nikt nie czuł się odizolowany.

Istotnym elementem zmiany kulturowej było zwiększenie poziomu automatyzacji.

„Automatyzacja procesów wdrażania i wyłączania z organizacji dla nowych pracowników ma kluczowe znaczenie — powiedział Maguire. — Automatyzacja tego procesu zapewnia nowemu użytkownikowi bardzo dobry początek. Najgorsze jest, gdy ktoś zaczyna pracę w firmie, a pierwszego dnia pyta: «Dlaczego nie mam dostępu do tego czy tamtego systemu?». To naprawdę stawia sprawy na niewłaściwym torze”.

Wykorzystanie technologii

Przyjęcie narzędzi takich jak Slack miało kluczowe znaczenie. Narzędzia te nie tylko pozwoliły podtrzymać komunikację, lecz także pomogły usprawnić koordynację pracy zespołu. 

Synivate nie wykorzystywała Slacka wyłącznie do komunikacji — dostosowała go tak, aby odzwierciedlał jej przepływy pracy. Utworzono osobne kanały dla różnych projektów, działów, a nawet interakcji towarzyskich. Taka struktura pomogła utrzymać rozmowy w skupieniu i zapewnić ich znaczenie, ograniczając szum informacyjny oraz usprawniając przepływ informacji.

Uznając, że praca zdalna może powodować poczucie izolacji, firma Synivate wdrożyła zaplanowane codzienne narady oraz cotygodniowe spotkania kontrolne zespołu za pośrednictwem Slacka. Były to krótkie, uporządkowane sesje mające na celu ujednolicenie celów zespołu, wymianę aktualizacji i omówienie bieżących problemów.

Praktyka ta pomogła utrzymać rytm pracy i sprawiła, że wszyscy byli na bieżąco, wzmacniając poczucie jedności i wspólnego celu.

Aby zmaksymalizować korzyści ze Slacka, firma Synivate zainwestowała w szkolenia dla wszystkich członków zespołu, koncentrując się na najlepszych praktykach komunikacyjnych, udostępnianiu plików i efektywnym korzystaniu z funkcji Slacka.

Stworzono również zestaw wytycznych dotyczących etykiety na Slacku, aby zapewnić pełną szacunku i produktywną komunikację.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Porady dla innych firm:

• Starannie uporządkuj kanały: Organizuj kanały Slacka wokół jasno określonych tematów lub projektów, aby utrzymać porządek w dyskusjach i ograniczyć przeciążenie informacjami.
• Wykorzystuj integracje: Korzystaj z integracji z innymi narzędziami, aby Slack stał się centrum Twojego środowiska pracy i ograniczyć konieczność przełączania się między wieloma aplikacjami.
• Ustal zasady komunikacji: Określ jasne wytyczne dotyczące tego, jak i kiedy korzystać ze Slacka, w tym oczekiwanego czasu odpowiedzi oraz właściwych rodzajów wiadomości dla poszczególnych kanałów.
• Regularne szkolenia: Stale zapewniaj szkolenia i aktualizacje dotyczące nowych funkcji oraz najlepszych praktyk, dbając o to, aby zespół sprawnie i efektywnie korzystał z platformy.
• Zaplanowane interakcje: Wprowadzaj regularne wirtualne spotkania i sesje kontrolne, aby utrzymać wysokie zaangażowanie zespołu oraz zapewnić wszystkim poczucie więzi i docenienia.

Transformacja nie obyła się bez wyzwań, ale jej rezultaty były wyraźne. Produktywność wyraźnie wzrosła, projekty były częściej dostarczane na czas, a członkowie zespołu zgłaszali wyższy poziom satysfakcji z pracy.

Podstawowe wartości i komunikacja

W przypadku każdej organizacji przejście na pracę zdalną jest ściśle powiązane z jej podstawowymi wartościami, które są czymś więcej niż aspiracyjnymi ideałami — stanowią praktyczne wytyczne wpływające na codzienne działania i decyzje.

W Synivate wartości te są aktywnie kształtowane w następujący sposób:

Pełna odpowiedzialność

Oznacza to, że każdy członek zespołu, niezależnie od swojej roli, bierze pełną odpowiedzialność za swój wkład oraz rezultaty swojej pracy. Aby to wspierać, Synivate wdrożyło przejrzysty mechanizm informacji zwrotnej, w ramach którego pracownicy regularnie przedstawiają swoje projekty współpracownikom w celu uzyskania opinii, budując kulturę odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia.

Satysfakcja klienta

Ta podstawowa wartość polega na przekraczaniu oczekiwań klientów poprzez proaktywną obsługę i szybkie reagowanie na problemy. Synivate regularnie mierzy satysfakcję klientów za pomocą ankiet i ma wdrożony sprawny system reagowania, dzięki czemu każdy członek zespołu zna opinie klientów i odpowiednio na nie reaguje. Ta widoczność pomaga wszystkim zrozumieć ich bezpośredni wpływ na doświadczenia klientów.

Praca zespołowa

Synivate promuje silne poczucie jedności zespołu, organizując regularne wirtualne aktywności integracyjne i korzystając ze wspólnych narzędzi do zarządzania projektami, które wymagają aktywnego udziału wszystkich członków. Dzięki temu nikt nie czuje się odizolowany mimo fizycznego dystansu.

Przestrzeganie procesów

Przestrzeganie ustalonych procesów ma kluczowe znaczenie, szczególnie w środowisku pracy zdalnej.

Synivate korzysta ze szczegółowych map procesów zintegrowanych z narzędziami do zarządzania projektami, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu stosują te same procedury i wytyczne, które są regularnie analizowane i aktualizowane w celu dostosowania ich do zmieniających się potrzeb.

Zaradność

Wspierając zaradność, Synivate organizuje szkolenia z rozwiązywania problemów i kreatywnego myślenia.

Firma prowadzi również wewnętrzną wiki, w której pracownicy mogą dzielić się innowacyjnymi rozwiązaniami i poznanymi skrótami, promując środowisko, w którym zaradność jest dostrzegana i nagradzana.

Korzystanie z platform takich jak Slack nie tylko do dyskusji związanych z zadaniami, lecz także jako miejsca wzmacniania tych podstawowych wartości, również jest częścią tego podejścia. Na przykład:

• Dedykowane kanały: Istnieją specjalne kanały Slacka służące do wyróżnień i wyrazów uznania, na których członkowie zespołu celebrują przykłady stosowania podstawowych wartości w praktyce.
• Regularne spotkania kontrolne: Codzienne i cotygodniowe spotkania kontrolne nie służą wyłącznie przekazywaniu informacji operacyjnych, lecz obejmują również segment poświęcony refleksji nad podstawowymi wartościami, podczas którego członkowie zespołu dzielą się tym, jak realizowali te wartości w swojej pracy.

Wartości służą jako kompas, kierując członkami zespołu podczas codziennych zadań i interakcji oraz zapewniając spójne podejście do pracy, które wykracza poza bariery fizyczne.

Aktywne zaangażowanie w podstawowe wartości ma kluczowe znaczenie dla utrzymania silnych relacji w zespole i wspólnego poczucia celu, które są niezbędne do długoterminowego sukcesu w środowisku pracy zdalnej.

Rola informacji zwrotnej i uznania w budowaniu relacji w zespole

Informacja zwrotna i uznanie odgrywają kluczową rolę w tworzeniu pozytywnego i spójnego środowiska pracy oraz przezwyciężaniu wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi.

Maguire, rozumiejąc to, wprowadził w Synivate „Piątek z informacją zwrotną'' — wyznaczony czas w każdym tygodniu, w którym członkowie zespołu mogą doceniać i wyrażać uznanie dla wysiłków innych osób. Praktyka ta jest ściśle powiązana z podstawowymi wartościami firmy i służy jako platforma wzmacniania zasad pracy zespołowej w codziennych działaniach.

Piątek z informacją zwrotną wykracza poza tradycyjne postrzeganie informacji zwrotnej jako procesu odgórnego. Zamiast tego zachęca do kultury wzajemnego uznania, w której wyrazy uznania i konstruktywna informacja zwrotna swobodnie przepływają między wszystkimi szczeblami organizacji. 

Takie podejście demokratyzuje informację zwrotną, czyniąc z niej wspólną odpowiedzialność, a nie zadanie menedżerskie. Spełnia ono podwójny cel: nie tylko motywuje poszczególne osoby poprzez docenianie ich wkładu, lecz także wzmacnia więzi w zespole, ponieważ jego członkowie czują się doceniani i zauważani przez współpracowników.

Utrzymywanie koncentracji i odpowiedzialności

Podczas przechodzenia na pracę zdalną ograniczony nadzór może prowadzić do rozproszenia uwagi i spadku produktywności.

Aby temu zaradzić, wdrożyli rozmowy grupowe na Slacku, ale w strategiczny sposób, który zwiększa, a nie zakłóca produktywność.

Cel i terminy spotkań na Slacku

W przeciwieństwie do spontanicznych wizyt przy biurku, które mogą przerywać pracę, spotkania na Slacku w Synivate są starannie planowane i ukierunkowane na konkretny cel.

Spotkania te są zarezerwowane na dyskusje, które mają kluczowe znaczenie i wymagają szybkiego działania, dzięki czemu ich termin jest dopasowany do przebiegu pracy, a nie zakłóca go.

Wytyczne dotyczące prowadzenia spotkań

Ustal jasne wytyczne określające, co wywołuje potrzebę spotkania i jakie kwestie powinny zostać na nim omówione. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać.

• Punkty wywołujące spotkanie: Spotkanie jest organizowane, gdy podjęcie decyzji wymaga wspólnego wkładu wykraczającego poza to, co można sprawnie obsłużyć za pomocą komunikacji asynchronicznej, lub gdy projekt osiąga kluczowy etap wymagający uzyskania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym.
• Wytyczne dotyczące treści: Każde spotkanie ma skoncentrowany program. Oczekuje się, że uczestnicy przyjdą przygotowani i będą mieć istotne informacje, pytania lub aktualizacje wymagające natychmiastowej uwagi. Takie przygotowanie sprawia, że spotkania są zwięzłe i produktywne.
• Integracja z przebiegiem pracy: Aby jeszcze lepiej włączyć spotkania do codziennej rutyny i nie dopuścić do tego, by stały się rozpraszaczem, Synivate stosuje praktyki planowania uwzględniające naturalny rytm pracy. Spotkania często odbywają się w porach, gdy członkowie zespołu z mniejszym prawdopodobieństwem są głęboko zaangażowani w indywidualne zadania, na przykład przed południem lub tuż po lunchu.

Członkowie zespołu informują, że te skoncentrowane i ograniczone czasowo dyskusje pomagają wyjaśniać cele, szybko uzgadniać działania i efektywnie wykorzystywać czas wszystkich osób. Takie podejście zamienia potencjalne rozpraszacze w szanse na usprawnienie współpracy i przyspieszenie realizacji projektów.

Wdrażanie pracy zdalnej

Patrząc w przyszłość, wizja Synivate autorstwa Maguire'a jest zgodna z szerszymi trendami w świecie biznesu i najlepszymi praktykami dotyczącymi pracy hybrydowej, kładąc nacisk na rozwiązania SaaS i automatyzację.

To podejście nie polega wyłącznie na wykorzystywaniu technologii w imię modernizacji, lecz na zwiększaniu efektywności i usprawnianiu procesów, zwłaszcza wdrażania i wyłączania pracowników.

W środowisku zdalnym, gdzie bezpośrednie interakcje są ograniczone, automatyzacja tych procesów może znacząco zmniejszyć opóźnienia i nieporozumienia. Inwestując w systemy, które sprawiają, że procesy te przebiegają sprawnie i są przyjazne dla użytkownika, możesz zagwarantować, że zmiany w zespole nie zakłócą ogólnego przebiegu pracy.

Przejście na rozwiązania SaaS i automatyzację to strategiczne posunięcie zgodne z wymaganiami nowoczesnego, zdalnego lub hybrydowego zespołu. Technologie te zapewniają skalowalność, elastyczność i dostępność — cechy niezbędne w rozproszonym zespole.

3 najważniejsze wnioski

• Strategiczna integracja narzędzi komunikacyjnych może znacząco poprawić dynamikę zespołu i efektywność operacyjną poprzez dostosowywanie przebiegów pracy i integrowanie różnych platform zwiększających produktywność.
• Silnie zakorzenione wartości podstawowe mają kluczowe znaczenie dla utrzymania spójności i motywacji zespołu w warunkach pracy zdalnej, kierując interakcjami i procesami decyzyjnymi pod nieobecność fizycznej obecności.
• Regularne mierzenie kluczowych wskaźników efektywności, takich jak czas odpowiedzi klientom, realizacja projektów i zadowolenie klientów, jest niezbędne do oceny i wykazania skuteczności modeli pracy zdalnej, dostarczając informacji, które mogą prowadzić do dalszych usprawnień.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o najnowszych trendach w pracy zdalnej i hybrydowej, o tym, co się sprawdza, a co nie, koniecznie zapisz się do newslettera People Managing People. Najnowsze informacje trafią prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.