Przewodnik po mapowaniu umiejętności: zrewolucjonizuj zarządzanie talentami

Czym jest mapowanie umiejętności?

Mapowanie umiejętności to proces identyfikowania umiejętności, wiedzy i zdolności potrzebnych na każdym stanowisku i w każdym zespole oraz porównywania ich z umiejętnościami, które już są dostępne. Powstałe mapy umiejętności są następnie wykorzystywane do opracowywania ukierunkowanych strategii rekrutacji i/lub szkoleń i rozwoju w celu uzupełnienia wszelkich braków.

Mapowanie umiejętności pomaga jasno określić ścieżki prowadzące do różnych ról w organizacji oraz wskazać, co jest potrzebne, aby przejść na kolejny poziom — zarówno obecnym, jak i potencjalnym pracownikom. Trzy główne obszary mapowania umiejętności to:

• Mapowanie umiejętności dla poszczególnych ról
• Mapowanie umiejętności dla zespołów
• Mapowanie umiejętności dla poszczególnych osób.

Korzyści z mapowania umiejętności

Mapowanie umiejętności dostarcza cennych informacji na temat puli talentów w organizacji. Można je wykorzystać do optymalizacji działań związanych z planowaniem zasobów ludzkich, zwiększenia zaangażowania i produktywności pracowników, usprawnienia procesów zarządzania wydajnością oraz działań związanych z planowaniem sukcesji.

Korzyści z mapowania umiejętności obejmują:

• Lepsze planowanie zasobów ludzkich. Mapowanie umiejętności pomaga organizacjom identyfikować braki kadrowe oraz planować przyszłe potrzeby związane z rekrutacją i szkoleniami. Dzięki temu odpowiednie osoby posiadające odpowiednie umiejętności są dostępne wtedy, gdy są potrzebne.
• Większe zaangażowanie pracowników. Identyfikując mocne i słabe strony pracowników, organizacje mogą zapewniać możliwości nauki opartej na umiejętnościach. Prowadzi to do zwiększenia wydajności, zaangażowania, satysfakcji z pracy i utrzymania pracowników.
• Wyższa produktywność. Gdy pracownicy dobrze rozumieją swoje role i obowiązki, pracują wydajniej. Mapowanie umiejętności pomaga menedżerom przydzielać zadania odpowiadające zestawom umiejętności pracowników, co prowadzi do wyższej jakości pracy i większej efektywności.
• Lepsze zarządzanie wydajnością. Dzięki łatwo dostępnym danym dotyczącym umiejętności menedżerowie mogą przekazywać zespołom dokładniejsze informacje zwrotne na temat wydajności. Prowadzi to do ogólnej poprawy procesów zarządzania wydajnością.
• Skuteczniejsze planowanie sukcesji. Mapowanie umiejętności pomaga organizacjom identyfikować potencjalnych następców na kluczowych stanowiskach w firmie. Umożliwia im to tworzenie skutecznych planów sukcesji zapewniających ciągłość na stanowiskach kierowniczych.
• Lepszy proces rekrutacji. Wiedza o tym, jakie umiejętności są potrzebne, pomaga wszystkim dokładnie określić, czego szukać podczas rekrutacji, co prowadzi do trafniejszych ocen oraz bardziej wydajnego i skutecznego procesu.

Macierz umiejętności

Macierze umiejętności są kluczową częścią procesu mapowania umiejętności i służą do wizualizowania umiejętności, wiedzy oraz zdolności potrzebnych na każdym stanowisku i w każdym zespole w porównaniu z tymi, które już są dostępne.

Pomagają liderom szybko identyfikować braki w umiejętnościach i kompetencjach oraz wskazywać obszary wymagające poprawy.

Macierz zazwyczaj przedstawia umiejętności na jednej osi, a role i nazwiska pracowników na drugiej. Punkt przecięcia każdej pozycji i pracownika pokazuje umiejętności wymagane na danej roli lub stanowisku, wskazując, które z nich są niezbędne. Następnie pracownicy są oceniani na podstawie poziomu biegłości w zakresie każdej wymienionej umiejętności.

W powyższej macierzy umiejętności role są mapowane względem każdej zidentyfikowanej umiejętności, wraz z informacjami o tym, które umiejętności są niezbędne na danej roli.

Następnie mapowane są umiejętności poszczególnych członków zespołu, aby ocenić, jak każda osoba radzi sobie względem oczekiwań związanych z daną rolą, co wskazuje poziom jej wydajności w zakresie każdej istotnej umiejętności.

Wszelkie braki są następnie wyróżniane za pomocą systemu kodowania kolorami, który pomoże rozpocząć rozmowy na temat rozwoju i rekrutacji.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak przeprowadzić projekt mapowania umiejętności

Obecnie wiele organizacji inwestuje w procesy i technologie, aby przejść na model organizacji opartej na umiejętnościach.

Oczywiście mapowanie umiejętności i tworzenie macierzy umiejętności stanowią część tego procesu.

W tym miejscu przedstawię pewną strukturę i spostrzeżenia, które pomogą Ci w mapowaniu umiejętności i kompetencji w Twojej organizacji.

1. Określ cele projektu

Przed wyborem modelu umiejętności i rozpoczęciem mapowania umiejętności należy dokładnie zrozumieć, co chcesz osiągnąć dzięki projektowi.

Czy chcesz zidentyfikować luki w kompetencjach pracowników? Czy chcesz opracować ukierunkowane programy szkoleniowe? Czy dążysz do dopasowania zestawów umiejętności pracowników do celów organizacji? 

Określenie tych celów pomoże Ci wybrać model zgodny z Twoimi założeniami i będzie wskazówką w pracy na kolejnych etapach procesu. 

2. Wybierz model umiejętności

Po określeniu celów projektu kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego modelu lub ram umiejętności, które będą wyznaczać kierunek oceny i ewaluacji ról, zespołów oraz umiejętności pracowników. 

Dostępnych jest kilka modeli, z których każdy ma własne mocne i słabe strony, dlatego ważne jest dokładne rozważenie, który z nich najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Do kilku powszechnie stosowanych modeli mapowania umiejętności należą: 

• Model kompetencji Korn/Ferry Lominger Leadership Architect
• Ramy kompetencji przywódczych SIGMA
• Modele kompetencji behawioralnych, technicznych i przywódczych HRSG
• Modele kompetencji właściwe dla danej branży, takie jak model kompetencji w usługach gastronomicznych i hotelarskich lub model kompetencji pielęgniarskich.

Uzyskanie zaangażowania i poparcia osób, na które model umiejętności będzie oddziaływać i które będą z nim pracować, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia wdrożenia dowolnego modelu. 

Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz mieć pewność, że wybierzesz model umiejętności zgodny z celami organizacji, zapewniający skuteczne ramy do oceny kompetencji pracowników.

2.1. Przeanalizuj dostępne modele

Dostępnych jest wiele różnych modeli umiejętności — od ogólnych ram umiejętności lub kompetencji po standardy właściwe dla poszczególnych branż. Przeprowadź analizę różnych dostępnych rozwiązań i oceń ich przydatność dla swojej organizacji, uwzględniając takie czynniki jak adekwatność, kompleksowość i łatwość użycia.

2.2. Zaangażuj interesariuszy

Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak menedżerowie HR, kierownicy działów i sami pracownicy, w proces wyboru. Weź pod uwagę ich zdanie na temat tego, który model najlepiej sprawdziłby się w Twojej organizacji.

2.3. Oceń koszty i zasoby

Oceń koszty związane z wdrożeniem każdego modelu, w tym wszelkie wymagane oprogramowanie lub szkolenia dla pracowników, którzy będą przeprowadzać oceny. Niektóre metody mapowania wykorzystują narzędzia programowe wymagające subskrypcji, podczas gdy inne modele są raczej rozwiązaniami typu „kup raz, używaj bezterminowo”, ale mogą nie obejmować rozbudowanych narzędzi, takich jak modele wspierane przez oprogramowanie.

2.4. Wybierz model

Na podstawie przeprowadzonych analiz i opinii interesariuszy wybierz model umiejętności najbardziej odpowiedni dla swojej organizacji.

Wskazówka eksperta: Nie ma tu jednej właściwej odpowiedzi, nawet w obrębie poszczególnych branż. Porozmawiaj ze swoim zespołem i liderami, aby zrozumieć ich oczekiwania dotyczące modelu umiejętności. Gdy znajdziesz model, który Ci odpowiada, zdecyduj się go wypróbować! Jeśli nie będzie odpowiedni, odważnie go dostosuj lub wypróbuj coś innego!

Po wybraniu modelu, który chcesz wypróbować, możesz rozpocząć ćwiczenie mapowania (teraz zaczyna się prawdziwa zabawa)!

3. Przypisz umiejętności do ról i zespołów

3.1. Zidentyfikuj kluczowe role

Zacznij od zidentyfikowania kluczowych ról w swojej organizacji, dla których chcesz zmapować umiejętności. Mogą to być stanowiska lub konkretne działy. Sugeruję rozpoczęcie od niewielkiego działu, w którym role są dobrze zrozumiane. Gotowe opisy stanowisk dla tych ról również są ogromną pomocą!

3.2 Wymień wymagane umiejętności.

Dla każdej roli sporządź listę konkretnych umiejętności potrzebnych do skutecznego wykonywania tej roli. Może ona opierać się na opisach stanowisk lub na informacjach uzyskanych od menedżerów i pracowników.

Osobiście zdecydowanie sugeruję zaangażowanie w ten proces menedżera odpowiedzialnego za daną rolę, ponieważ jest to osoba, która ocenia wykonywanie tej roli i powinna rozumieć, co czyni ją wyjątkową oraz szczególnie wartościową dla organizacji.

3.3 Dopasuj umiejętności do modelu

Gdy wymienisz umiejętności wymagane na danym stanowisku, mogą one nie być od razu zgodne z wybranym modelem, co oznacza, że ich dopasowanie będzie wymagało niewielkiego przeformułowania.

Korzystając z wybranego modelu umiejętności, dopasuj każdą wymaganą umiejętność do odpowiedniej umiejętności w modelu.

3.4 Oceń role jako część zespołu

Po przypisaniu umiejętności do ról przeanalizuj role znajdujące się w tym samym zespole i upewnij się, że przypisane do nich umiejętności wykazują zróżnicowanie. Na przykład role bardziej seniorskie powinny być powiązane z większą liczbą umiejętności lub umiejętnościami na wyższym poziomie, a role powinny różnić się pod względem wymaganych umiejętności.

Jeśli zauważysz, że każda rola w zespole wymaga wszystkich umiejętności lub w większości tych samych umiejętności, jest to sygnał, aby ponownie przeanalizować role i określić, co odróżnia każdą z nich oraz jak uwzględnić różne role pod kątem wymaganych umiejętności. 

Jeśli tak się stanie, wróć do kroku 2 w tej sekcji i nie bój się wprowadzać zmian w trakcie pracy! Im więcej ćwiczysz mapowanie umiejętności, tym lepiej będziesz sobie z nim radzić i tym wyraźniej będziesz dostrzegać różnice w wymaganiach dotyczących umiejętności na poszczególnych stanowiskach i w zespołach.

3.5 Przeanalizuj macierz umiejętności z zespołem

Po zidentyfikowaniu umiejętności wymaganych na poszczególnych stanowiskach i potwierdzeniu zróżnicowania wymaganych oraz pomocnych umiejętności przedstaw wstępną mapę zespołowi, który faktycznie wykonuje te zadania, i poproś jego członków o opinię, aby sprawdzić, czy mapa odzwierciedla umiejętności wykorzystywane przez nich podczas wykonywania swoich ról.

Czasami dowiesz się o elementach pracy, o których wcześniej nie wiedziałeś, lub o złożonościach wymagających konkretnej umiejętności, której nie przewidziałeś. Sprawdzenie poprawności modelu z zespołem, którego on dotyczy, jest koniecznością. 

4. Oceń umiejętności pracowników

Po zmapowaniu umiejętności wymaganych na każdym stanowisku oceń umiejętności pracowników w odniesieniu do tych wymagań, korzystając z wybranego modelu. Można to zrobić za pomocą ankiet, wywiadów i/lub innych metod oceny.

Proces zazwyczaj obejmuje przeprowadzanie ocen umiejętności lub ocen okresowych w celu oceny umiejętności pracowników w różnych obszarach, takich jak umiejętności techniczne, umiejętności komunikacyjne, zdolności przywódcze, umiejętność rozwiązywania problemów itp.

Ocena powinna odzwierciedlać wybrany model i należy przeprowadzać ją ostrożnie, aby nie promować uprzedzeń ani zawyżania poziomu umiejętności (czyli sytuacji, w której menedżer lub pracownik twierdzi, że pracownik ma wyższy poziom umiejętności, niż ma w rzeczywistości, sądząc, że w jakiś sposób pomoże to pracownikowi, menedżerowi lub zespołowi). 

W przeszłości korzystałem ze skal ocen podczas mapowania umiejętności, stosując trzy podstawowe kategorie: niewystarczające umiejętności, odpowiedni poziom umiejętności i zbyt wysokie kwalifikacje. Dzięki tym prostym kategoriom pracownicy i menedżerowie mogą jasno określić, czy dana osoba nie spełnia, spełnia czy przekracza oczekiwania dotyczące danej umiejętności. 

5. Przeanalizuj umiejętności w całej organizacji

Uff! Jeśli dotarłeś aż tutaj, włożyłeś wiele wysiłku w wybór modelu, dopasowanie ról i zespołów do umiejętności oraz ocenę indywidualnych umiejętności pracowników.

Teraz czas zastanowić się, jak wykorzystać model umiejętności, mapowanie i oceny, aby zidentyfikować luki między wymaganymi umiejętnościami a rzeczywistym poziomem wykonywania przez pracowników zadań wymagających tych umiejętności. 

Na tym etapie Twoim zadaniem jest zidentyfikowanie luk lub niedopasowań między umiejętnościami posiadanymi przez pracowników a wymaganiami związanymi z ich rolami. 

Gdy znajdziesz luki, nie uznawaj od razu danej osoby za niekompetentną w swojej pracy ani za „niedopasowaną”. Zamiast tego zastanów się, jakie inicjatywy związane z rozwojem talentów mogą pomóc w zniwelowaniu tej luki. 

Czy ktoś w Twoim zespole ma wysoki poziom umiejętności w obszarze, w którym inna osoba jest mniej kompetentna? Brzmi to dla mnie jak świetna okazja do pracy w parze, obserwowania pracy bardziej doświadczonej osoby lub wymiany umiejętności! 

Zastanawiając się, jak zniwelować jakąkolwiek lukę w umiejętnościach, rozejrzyj się i doceń ekspertów, których możesz już mieć w swojej organizacji.

Ludzie są istotami społecznymi, a uczenie się jest aktywnością społeczną, co oznacza, że zaangażowanie i nauka przynoszą ogromne korzyści, gdy jeden pracownik może mentorować drugiego pracownika lub nauczyć go umiejętności, która pomaga mu lepiej wykonywać swoją pracę. 

Podczas identyfikowania luk na większą skalę, wykraczającą poza jeden odizolowany zespół, zalecam opracowanie ukierunkowanych planów działania w celu rozwiązania wszelkich zidentyfikowanych luk w kompetencjach pracowników, takich jak programy szkoleniowe lub możliwości rozwoju. 

Analizując luki w różnych rolach i zespołach, szukaj powtarzających się wzorców w lukach kompetencyjnych. Na przykład: czy Twój zespół ds. sukcesu klienta potrzebuje szkolenia z rozwiązywania konfliktów? Brzmi to jak świetna okazja do stworzenia kursu na większą skalę lub programu rozwojowego dostosowanego konkretnie do potrzeb tej grupy.

Narzędzia do mapowania umiejętności

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do mapowania umiejętności, które mogą pomóc organizacjom w ocenie i mapowaniu umiejętności pracowników w różnych rolach i zespołach niemal w czasie rzeczywistym, a także w analizie danych. Oto kilka przykładów:

• HRSG – najstarsza firma w branży mapowania umiejętności. HRSG to oparte na sztucznej inteligencji narzędzie eksperckie do mapowania umiejętności, analizy luk oraz wspierania rozwoju umiejętności pracowników, którzy chcą rozwijać swoją karierę. Jako narzędzie jest elastyczne i pozwala uwzględniać na mapie umiejętności opracowane indywidualnie.
• AG5 – specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania umiejętnościami, któremu ufają jedne z największych linii lotniczych i firm produkcyjnych na świecie. AG5 obsługuje szczegółowe mapowanie umiejętności, w tym umiejętności związanych z bezpieczeństwem i regulacjami, oraz umożliwia liderom łatwe wyszukiwanie umiejętności w bazie danych pracowników w celu identyfikowania osób w organizacji, które dobrze pasują do określonych potrzeb.
• MuchSkills – platforma do zarządzania talentami, która umożliwia wizualizację indywidualnych umiejętności i umiejętności zespołów oraz oferuje wygodne wyszukiwanie osób w organizacji posiadających poszukiwane umiejętności. Za pomocą kilku kliknięć można zobaczyć wszystkie osoby w organizacji, które mają umiejętności w zakresie konkretnej technologii, regulacji, zachowań w kontakcie z klientem itp.
• iMocha – oparte na sztucznej inteligencji narzędzie do oceny, które pomaga organizacjom zrozumieć mocne i słabe strony pracowników oraz identyfikować możliwości mobilności wewnętrznej i dalszego rozwoju pracowników.
• Skills Base – oprogramowanie do mapowania umiejętności oparte na wizualizacji, które pomaga zespołom rozumieć, oceniać i wykorzystywać dane dotyczące umiejętności. Skills Base to jedno z najbardziej kompletnych narzędzi do mapowania umiejętności dostępnych na rynku, bezpośrednio uwzględniające rozwój talentów w odniesieniu do map umiejętności, luk kompetencyjnych i planowania sukcesji.
• TalentGuard – narzędzie do zarządzania wynikami i oceny kompetencji, które pomaga zespołom HR angażować pracowników poprzez możliwości uczenia się, w tym coaching, szkolenia i treści dostępne na żądanie. 
• Cognology – system zarządzania kompetencjami, który pomaga zrozumieć obecną kadrę oraz identyfikować kandydatów zewnętrznych w celu uzupełnienia luk kompetencyjnych. Cognology obejmuje ocenę umiejętności, śledzenie postępów i raportowanie. 
• SoftExpert – określane przez siebie jako oprogramowanie do zarządzania rozwojem pracowników, które umożliwia mapowanie umiejętności, analizę luk i tworzenie planów rozwoju talentów wspierających rozwój pracowników oraz planowanie sukcesji zgodnie z celami firmy. 
• Augmentir – nie jest wyspecjalizowanym narzędziem do mapowania i zarządzania umiejętnościami, ale może realizować te cele za pomocą jednego z wielu modułów. Augmentir umożliwia mapowanie i zarządzanie umiejętnościami, jednak z tego, co widzę, został stworzony z myślą o rolach związanych z produkcją i operacjami fizycznymi, w tym o mapowaniu umiejętności związanych z bezpieczeństwem i kontrolą procesów! 
• Kahuna – oprogramowanie do zarządzania umiejętnościami, które obejmuje wizualną macierz zespołu, mapującą umiejętności przypisane do poszczególnych osób i wskazującą luki oraz możliwości rozwoju za pomocą kilku kliknięć. Kahuna jest używana przez jedne z największych organizacji na świecie i obsługuje różne role, widoki oraz funkcje dla zespołów HR, przełożonych i liderów

Każda z tych opcji oprogramowania może być odpowiednim wyborem dla organizacji, które chcą mapować, tworzyć macierze i wizualizować umiejętności potrzebne w całej organizacji. 

Znalezienie odpowiedniego narzędzia programowego do tego zadania jest bardzo indywidualnym procesem, rozpoczynającym się od określenia celów inicjatywy przez organizację. 

Zanim zagłębisz się w temat oprogramowania, upewnij się, że Ty i Twój zespół macie wspólne zdanie na temat tego, dlaczego chcecie wypróbować mapowanie umiejętności oraz jakie rezultaty chcecie osiągnąć dzięki wykorzystaniu rozwiązania technologicznego do mapowania umiejętności w celu wspierania rozwoju talentów. 

Ponadto sprawdź jeszcze raz, czy Twój system pozyskiwania talentów ma funkcje mapowania umiejętności, ponieważ niektóre z bardziej zaawansowanych platform często je oferują.

Zmapujmy to! 

Poświęcenie czasu na mapowanie umiejętności pomaga odkryć drogę do zrównoważonego rozwoju organizacji i przyniesie korzyści w dłuższej perspektywie, ponieważ będziesz wiedzieć, jakie talenty i umiejętności posiadasz oraz jakie talenty i umiejętności musisz pozyskać w przyszłości. 

Pomoże Ci to podnosić kwalifikacje członków zespołu, a także zaobserwujesz wzrost zaangażowania i produktywności.