Zbyt głęboko: Jak zachować spokój & działać dalej, gdy jako nowy menedżer czujesz się przytłoczony
Kiedy ubiegałeś się o stanowisko kierownicze, wiedziałeś, że będzie to wyzwanie. Czułeś jednak, że jesteś na nie gotowy.
Kiedy komisja rekrutacyjna poprosiła cię o opisanie sytuacji, w której musiałeś poradzić sobie ze stresem, twoja odpowiedź przekonała ją, że będziesz spokojnym liderem. Dlatego otrzymałeś to stanowisko i objąłeś kierownictwo nad swoim zespołem.
Jak to się więc stało, że już czujesz się przytłoczony?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pierwszego dnia powiedziałeś swojemu zespołowi: „Moje drzwi są zawsze otwarte”. Teraz przez korytarz nieustannie ciągnie się kolejka.
Przeskakujesz z jednego spotkania na rozmowę w Zoomie, a potem na kolejne spotkanie. Twoja skrzynka odbiorcza i lista zadań się zapełniają. Nie potrafisz jeszcze zapanować nad nową dynamiką zespołu. Zauważasz sygnały rodzącego się konfliktu.
Nie wspominając już o zbliżającym się terminie realizacji ważnego projektu.
Jak zachować spokój i działać dalej, kiedy czujesz, że sytuacja cię przerasta?
W tym artykule przyjrzymy się temu, dlaczego czujemy się przytłoczeni i jak przytłoczenie wpływa na nas, naszą pracę oraz nasze zespoły.
Omówimy cechy spokojnego lidera i przedstawimy 5 praktycznych sposobów podejścia do nowego stanowiska, które pomogą ci zachować spokój i działać dalej (nawet gdy czujesz się przytłoczony).
Wpływ przytłoczenia
Nie będziemy udawać — bycie nowym menedżerem może być niezwykle stresujące. Pojawią się wyzwania. Pojawią się konflikty. Wydarzą się kryzysy. Taka jest natura pracy menedżera.
Stres nie zawsze jest czymś złym. W rzeczywistości może nawet działać jako pozytywny motywator, który skłania cię do osiągania celów. Zbyt dużo stresu może jednak prowadzić do przytłoczenia, a nawet wypalenia zawodowego. Osłabia twoją zdolność do skutecznego radzenia sobie z wyzwaniami, przez co im bardziej czujesz się przytłoczony, tym bardziej przytłaczające stają się twoje wyzwania. To błędne koło.
Badanie Harvard Business Review wykazało, że pod presją 53% liderów staje się bardziej zamkniętych na nowe idee i kontrolujących. 45% zestresowanych liderów ignoruje opinie pracowników lub je odrzuca. W innym badaniu ponad połowa respondentów uznała, że menedżer, który nie potrafi skutecznie radzić sobie ze stresem, szkodzi funkcjonowaniu organizacji.
Oznacza to, że masz obowiązek być spokojnym liderem.
Jeśli teraz myślisz, że brzmi to niemożliwie, nie martw się. To po prostu kolejna umiejętność menedżerska, nad którą warto pracować.
Jak wygląda spokojny lider?
Spokojni liderzy to po prostu osoby, które wiedzą, jak wykorzystać siłę swojej intuicji, doświadczenia, dojrzałości i mądrości, aby skuteczniej przewodzić.
Doug Dickerson, ekspert ds. przywództwa
Trener przywództwa i arbiter Doug Dickerson wskazuje cztery kluczowe cechy spokojnych liderów:
- Widzą szerszy obraz
- Wiedzą, kiedy działać, a kiedy poczekać
- Podważają standardowe sposoby wykonywania zadań
- Zapewniają bardzo potrzebną stabilność w trudnych czasach.
Rozwinęli również zestaw podstawowych umiejętności, które pomagają im szerzyć spokój w całym zespole:
Mają spokojny i asertywny styl komunikacji
Spokojne stawianie czoła trudnym czasom nie ma sensu, jeśli nie komunikujesz swojego planu jasno, pewnie i skutecznie. Spokojni liderzy stosują w komunikacji asertywne, ale pełne empatii podejście.
Inspirują innych do rozwijania odporności i radzenia sobie ze stresem
Jeśli stres może być zaraźliwy, to samo dotyczy umiejętnego radzenia sobie ze stresem. W rzeczywistości 79% pracowników, których menedżer potrafi skutecznie zarządzać stresem, aspiruje do awansu w firmie, w porównaniu z zaledwie 55% pracowników mających mniej odpornych psychicznie liderów.
Rozwijanie tego zestawu umiejętności sprowadza się do 5 kluczowych nawyków:
- Okazywanie sobie współczucia
- Robienie uważnej pauzy przed działaniem
- Nauka proszenia o pomoc
- Wykonywanie jednego zadania naraz
- Skuteczne delegowanie.
Jak rozwijać umiejętności spokojnego lidera (nawet gdy czujesz się przytłoczony)
1. Bądź dla siebie wyrozumiały
Ten pierwszy krok ma ogromne znaczenie: bądź dla siebie życzliwy. Bycie menedżerem to wielka odpowiedzialność, ale to także proces. Stanie się świetnym menedżerem wymaga pracy od każdego — nie jest to umiejętność, która przychodzi naturalnie.
Aby rozwijać swoje umiejętności spokojnego lidera, musisz zaakceptować, że wiele jeszcze musisz się nauczyć — i to absolutnie w porządku. Zacznij od nastawienia opartego na współczuciu dla siebie.
Działania:
- Praktykuj dbanie o siebie w miejscu pracy. Dbaj o swój dobrostan fizyczny, psychiczny, emocjonalny i społeczny. Jeśli na przykład zaczynasz się stresować, odejdź na chwilę od biurka i wyjdź na spacer. Wprowadzaj przerwy w ciągu dnia pracy, aby się rozciągnąć, poćwiczyć lub nawet pomedytować.
- Zauważaj samokrytykę i negatywny dialog wewnętrzny oraz reaguj na nie w zarodku. Zapytaj siebie: „Czy przekazałbym taką informację zwrotną osobie, która mi podlega?” Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, przestań mówić do siebie w ten sposób.
- Prowadź plik „Sukcesy”. Utwórz dokument na Dysku Google i dodawaj do niego wszystkie pozytywne informacje zwrotne otrzymane od menedżerów, zespołu, mentorów lub klientów. Otwórz go w gorszy dzień i przypomnij sobie, jak wiele już osiągnąłeś.
- Jeśli potrzebujesz przypomnienia, przeczytaj list Jo Small zaczynający się od słów: „Drogi przemęczony menedżerze, wykonujesz wspaniałą pracę…”
2. Nie spiesz się; zastanów się
Nie należy działać pochopnie, szczególnie w obliczu kryzysu. Nancy Koehn, profesor Harvard Business School, wskazuje na przykład Abrahama Lincolna, który w sytuacjach wysokiego ryzyka celowo reagował, nie robiąc… nic.
Dając sobie czas na przemyślenie i ocenę sytuacji, Lincoln mógł opracować bardziej przemyślany i realistyczny plan, niż gdyby rzucił się do działania bez namysłu.
Koehn mówi: „Najkrótsza pauza przed podniesieniem telefonu, wysłaniem tweeta lub powiedzeniem czegoś drugiej osobie pomoże liderowi zebrać myśli i zwiększyć prawdopodobieństwo podjęcia rozsądnego działania.”
Badacze McKinsey, Jacqueline Brassey i Michiel Kruyt, nazywają tę umiejętność świadomością integracyjną — procesem łączenia świadomości sytuacji ze świadomością siebie i swoich reakcji.
Robiąc uważną pauzę przed odpowiedzią, możesz przepracować stres, kształtować świadomy spokój i stworzyć przestrzeń do podejmowania jasnych decyzji oraz udzielania przemyślanych odpowiedzi.
Działania:
- Zaplanuj czas na myślenie. Na początku i na końcu każdego tygodnia zarezerwuj chwilę na ocenę swoich wyników jako menedżera i zidentyfikowanie czynników wywołujących stres. Jeśli doświadczyłeś przytłoczenia, jaka była jego przyczyna i jak możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo, że ponownie poczujesz się w ten sposób? W jakich momentach wszystko przebiegało dobrze?
- Rozważ rozpoczęcie praktyki uważności. Nawet kilka minut medytacji w ciągu dnia pracy może pomóc Ci zrobić pauzę, zanim zareagujesz.
3. Proś o pomoc
Bez względu na wszystko, każdy z nas będzie musiał zmierzyć się z problemami, które przekraczają nasze możliwości. Ważne jest jednak, aby duma nie powstrzymywała nas przed proszeniem o pomoc.
Niezależnie od tego, czy zwracasz się do współpracowników, czy do swojego przełożonego, szukanie wsparcia jest w porządku — szczególnie jeśli jesteś nowym menedżerem. Wbrew temu, co możesz sądzić, ludzie są znacznie bardziej skłonni Ci pomóc, niż oceniać Cię za to, że prosisz.
„Kiedy jesteś tuż na granicy swojej strefy komfortu” — mówi Kane Carpenter, lider ds. marki pracodawcy i strategii wzrostu w firmie Daggerfinn — „możesz spróbować samodzielnie coś zrozumieć i rozwiązać. Kiedy czujesz, że całkowicie przerasta cię sytuacja, wtedy nadchodzi czas, by poprosić o pomoc”.
Punkty działania:
- Prosząc o pomoc, otwarcie, szczerze i konkretnie powiedz, co sprawia ci trudność. Pokaż, czego już próbowałeś, zaproponuj jedno lub dwa możliwe rozwiązania i poproś o opinię.
- Przygotuj wcześniej to, co chcesz powiedzieć, i przedstaw to w pozytywny sposób.
- Znajdź mentora spoza swojej organizacji, aby móc omawiać problemy i wyzwania bez obaw, że będziesz wyglądać na osobę, która sobie nie radzi.
4. Rób jedną rzecz naraz
Umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie jest często traktowana jako powód do dumy. Jednak wielozadaniowość nie jest tak produktywna, jak nam się wydaje. Spowalnia nas, rozprasza i zwiększa prawdopodobieństwo popełniania błędów. Co więcej, badania pokazują, że mamy tendencję do znacznego przeceniania swojej zdolności do wykonywania wielu zadań jednocześnie.
Robiąc jedną rzecz naraz, możemy skupić się na tym, by dobrze wykonać każde zadanie, i uniknąć poczucia przytłoczenia. W swojej książce Życie w pełni katastrofy ekspert w dziedzinie uważności John Kabat-Zinn radzi:
„Spróbuj robić jedną rzecz naraz i poświęcać jej tyle uwagi, na ile zasługuje, tak długo, jak na nią zasługuje, nie rozpraszając się ani nie pozwalając, by coś cię rozpraszało, na przykład przychodzące wiadomości e-mail lub SMS-y.”
Punkty działania:
- Ustal priorytety na swojej liście zadań, a następnie realizuj każde zadanie po kolei, jedno naraz.
- Rozróżniaj to, co ważne, od tego, co pilne, i zdecyduj, co musisz zrobić najpierw, co możesz zrobić później, a co możesz zlecić innym.
- Wypróbuj narzędzie do ustalania priorytetów, takie jak macierz Eisenhowera.
- Cyfrowe menedżery zadań, takie jak Todoist lub Trello, mogą pomóc tobie i twojemu zespołowi skutecznie organizować zadania projektowe.
5. Deleguj
Nie próbuj radzić sobie ze wszystkim samodzielnie. Nadal jesteś częścią zespołu, ale nie jesteś już wyłącznie wykonawcą. Delegowanie daje ci przestrzeń, by skupić się na priorytetach związanych z zarządzaniem. Zapewnia ci czas na odpoczynek i rozwijanie się jako menedżer.
Dodatkową korzyścią jest to, że pomaga pracownikom się rozwijać oraz zdobywać nowe umiejętności i kompetencje.
Punkty działania:
- Poświęć czas na spisanie wszystkich swoich zadań. Określ, które działania mogą lub powinny być wykonywane wyłącznie przez ciebie. Wszystko inne, co może zrobić inny członek zespołu, przekaż mu (nawet jeśli wydaje ci się, że zrobiłbyś to lepiej!).
- Przed delegowaniem zadań weź pod uwagę role, predyspozycje i obecne obciążenie pracą członków zespołu. W ten sposób nie tylko zapewnisz jakość, ale także unikniesz po prostu przerzucania swojego przytłoczenia na bezpośrednich podwładnych.
Zachowaj spokój i działaj dalej
Bycie spokojnym liderem nie oznacza zaprzeczania wyzwaniom związanym z zarządzaniem ani udawania, że nie są one trudne. Oznacza po prostu wybór najlepszego sposobu reagowania. Chodzi o akceptację i działanie, a nie reakcję.
Nie musisz czekać, aż uzyskasz kwalifikacje „spokojnego lidera”. Podobnie jak Lincoln możesz wybrać spokojne działanie. Zaletą zachowywania się jak spokojny lider jest to, że w rzeczywistości pomaga ci to stać się spokojnym liderem. Powodzenia!
The New Manager Handbook
Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.
Poza podręcznikiem, jeśli szukasz dodatkowej pomocy w doskonaleniu umiejętności i rozwijaniu technik przydatnych w pracy z bezpośrednimi podwładnymi, warto rozważyć kurs dla nowych menedżerów zapewniający dodatkowe szkolenie.
Kilka dodatkowych materiałów, które pomogą ci w drodze do sprawnego zarządzania:
- Dlaczego jako nowy menedżer nie powinieneś bać się prosić o pomoc (i jak to robić)
- Jak prowadzić niezręczne i trudne rozmowy: co każdy nowy menedżer powinien wiedzieć
- Od przyjaciela do szefa: jak ustanowić autorytet & wyznaczać granice jako nowy menedżer
- Wskazówki dotyczące zarządzania ludźmi dla nowych i doświadczonych menedżerów
- 5 metod, które pomogą ci radzić sobie z trudnymi członkami zespołu
- Jak przejść od roli menedżera do roli coacha
- Model przywództwa oparty na jasności, odpowiedzialności i rozliczalności (CRA)
- Oduczanie się przywództwa: jak przewodzić w nowym świecie pracy (z Bev Attfield z Within People)
- 10 najlepszych programów rozwoju przywództwa, które pomogą rozwijać przyszłych liderów
