Orientar-se durante o período anual de inscrições pode ser complicado, mesmo para profissionais experientes de recursos humanos.
Vivenciei em primeira mão os muitos desafios que os profissionais de RH enfrentam durante o período anual de inscrições. Entre gerir renovações de benefícios, parcerias com fornecedores e requisitos do sistema, o maior obstáculo que enfrentamos é manter os colaboradores envolvidos no processo de inscrição.
Então, o período anual de inscrições tem de ser complicado? Não, podemos tomar medidas proativas para garantir que as nossas equipas estão preparadas para ter sucesso. Enquanto profissional experiente na área dos benefícios, com mais de 12 períodos anuais de inscrições realizados, tenho todo o gosto em partilhar algumas boas práticas e sugestões para transformar a experiência da sua empresa durante este período.
O que é o período anual de inscrições e como funciona?
O período anual de inscrições permite que os seus colaboradores elegíveis para benefícios se inscrevam pela primeira vez, alterem ou renunciem às opções do plano de benefícios da sua empresa para o próximo ano do plano, sem que ocorra um evento de vida qualificável ou outro período especial de inscrições.
As opções de benefícios incluem normalmente uma combinação de planos patrocinados pelo empregador, tais como:
- Planos de seguro de saúde—Organização de Manutenção de Saúde (HMO), organização de prestadores preferenciais (PPO) ou plano de saúde com franquia elevada (HDHP)
- Cobertura de saúde visual e dentária
- Contas com vantagens fiscais—Contas de despesas flexíveis (FSA), contas de poupança para despesas de saúde (HSA), contas de reembolso de despesas de saúde (HRA)
- Seguro de invalidez e de vida.
O período anual de inscrições ocorre durante o outono e pode durar entre duas e quatro semanas, embora isso possa variar consoante a organização.
Para os colaboradores, perder este período pode resultar na perda da cobertura de saúde ou na obrigação de manter benefícios que não respondem às suas necessidades atuais ou às dos seus dependentes/beneficiários abrangidos.
Isto pode significar terem de pagar do próprio bolso cuidados médicos essenciais ou deixarem de consultar um profissional de saúde.
É por isso que envolver os colaboradores é tão importante, para garantir que compreendem devidamente e tiram partido da inscrição nos benefícios.
5 passos para preparar uma inscrição bem-sucedida nos benefícios
Planeie com antecedência
Para os colaboradores, o planeamento do período anual de inscrições pode parecer tão fácil como um mágico tirar um coelho da cartola, enquanto, para os profissionais de RH, muitas vezes parece um número de circo com malabarismos.
Durante este período, os profissionais de RH desempenham muitos papéis diferentes: somos negociadores, estrategas, formadores, gestores de projetos e especialistas em implementação.
A criação de um plano de projeto detalhado ajudá-lo-á a conciliar os vários prazos, ações, marcos e parcerias, para garantir um lançamento tranquilo do período anual de inscrições.
Como boa prática, o planeamento das inscrições deve começar, no máximo, 3 meses antes do período de inscrições pretendido.
O planeamento deve ser uma colaboração entre si, a sua equipa de corretagem e os fornecedores de benefícios.
Com as organizações a terem dificuldades em acompanhar o aumento dos custos de saúde, é essencial trabalhar com a sua equipa de corretagem para avaliar as renovações dos benefícios.
Durante estas conversas, a sua equipa de corretagem apresentará dados de utilização dos benefícios acumulados no ano, que o ajudarão a determinar se o seu pacote de benefícios apoia adequadamente a sua população ou se são necessárias melhorias.
Se identificar lacunas nas ofertas de benefícios, este é o momento de definir alterações ao desenho dos planos, novas ofertas de benefícios ou novas parcerias com fornecedores.
Durante este período, deverá também reunir-se com os seus fornecedores de benefícios para identificar quaisquer requisitos do sistema, caso utilize software de gestão de benefícios, e registar os principais prazos para a entrega de ficheiros após as inscrições.
Para facilitar estas conversas, recorra à sua equipa de corretagem, que poderá coordenar estas reuniões em seu nome.
Depois de finalizadas as renovações dos benefícios e o desenho dos planos, pode começar a trabalhar num plano de comunicação e de formação sobre os benefícios, para garantir que são definidas expectativas claras e disponibilizadas ferramentas aos colaboradores, permitindo-lhes prepararem-se proativamente para agir durante o próximo período anual de inscrições.
Defina um plano de comunicação eficiente
Um dos desafios mais comuns enfrentados pelos empregadores durante o período anual de inscrições é o envolvimento dos colaboradores.
Para os profissionais de RH, pode parecer que, por mais que tentem comunicar com os colegas, não conseguem captar a sua atenção.
Por outro lado, alguns colaboradores com quem falei partilharam uma sensação de excesso de informação, que os levou a afastarem-se do processo.
Assim, descobri que uma estratégia de comunicação eficaz fará o seguinte:
Defina atempadamente prazos e expectativas claros
Com os colaboradores concentrados nas suas tarefas diárias, fornecer-lhes um calendário detalhado de datas e ações necessárias pelo menos duas semanas antes da data de início da inscrição escolhida irá ajudá-los a gerir melhor o seu tempo.
As comunicações devem também especificar quando as escolhas de benefícios entrarão em vigor e o que acontece caso não tomem medidas.
Destaque as principais alterações aos benefícios e as novas ofertas de benefícios
À medida que os colaboradores passam pelo processo de inscrição aberta, a pergunta mais comum que fazem é: “Os meus benefícios vão mudar?”.
Colocar as alterações aos benefícios no centro das atenções dos colaboradores durante a inscrição aberta garante que não perderão a oportunidade de se inscrever num benefício que responda melhor às suas necessidades e às dos seus familiares abrangidos.
Garanta que as informações e os recursos relativos à inscrição aberta estão facilmente acessíveis
A utilização de ferramentas como a intranet da sua empresa ou um quadro virtual de mensagens como centro de acesso a todos os recursos relativos à inscrição aberta pode garantir que os colaboradores sabem como encontrar e aceder facilmente às informações.
Utilize vários meios de comunicação
Os estilos e as preferências de comunicação variam — alguns colaboradores utilizam sobretudo o e-mail, enquanto outros preferem mensagens instantâneas, etc.
Para garantir que as suas comunicações chegam a todos os colaboradores, é fundamental utilizar vários canais de comunicação.
Eis alguns exemplos:
- Intranet
- Canais de comunicação por mensagens (como o Slack)
- Redes sociais internas
- Manual dos colaboradores.
Direcione as comunicações para os seus colaboradores
Embora devam ser enviadas a todos os colaboradores as comunicações e os recursos iniciais relativos à inscrição aberta, será importante direcionar os lembretes e as comunicações de acompanhamento para os colaboradores que ainda não tenham tomado medidas.
Isto reduzirá a confusão entre os colaboradores que concluíram atempadamente as ações solicitadas, garantindo simultaneamente que os colaboradores que ainda não tomaram medidas estão cientes dos próximos prazos.
Se estiver a utilizar software de gestão de benefícios, pode facilmente gerar relatórios sobre o estado das inscrições para acompanhar os colaboradores que possam necessitar de acompanhamento e automatizar os lembretes.
Se a comunicação for feita corretamente, os colaboradores estarão mais envolvidos no processo e, em última análise, sentir-se-ão mais no controlo dos seus benefícios.
Capacite os colaboradores através da formação
Embora as ofertas de benefícios sejam uma ferramenta importante de recrutamento e retenção, os colaboradores têm dificuldade em compreender como funcionam realmente os seus benefícios.
De facto, de acordo com o estudo de 2022 da MetLife sobre as tendências dos benefícios, 35% dos colaboradores consideram que as informações sobre benefícios fornecidas pelo empregador lhes deixam mais perguntas do que respostas.
Embora possamos compreender termos como copagamento, franquia, cosseguro e limite máximo de despesas do próprio bolso, a verdade é que a maioria dos colaboradores não está familiarizada com estes termos.
Esta falta de compreensão sobre o funcionamento dos benefícios de saúde pode aumentar a sensação de stress quando é necessário tomar decisões durante a inscrição aberta.
A formação sobre benefícios não tem de ser difícil; o que é crucial aqui é ir ao encontro dos seus colaboradores exatamente onde eles se encontram.
Na preparação para a sua inscrição aberta, enviar um inquérito sobre benefícios pode ser uma excelente forma de recolher opiniões dos colaboradores sobre o seu nível de compreensão do pacote de benefícios da empresa.
As informações recolhidas devem orientar o planeamento dos seus eventos sobre benefícios e dos recursos. Todos assimilamos as informações de forma diferente, por isso, certifique-se de que disponibiliza aos seus colaboradores várias opções de formação, tais como:
- Horário de atendimento sobre benefícios
- Sessões informativas (virtuais, presenciais ou ambas)
- Seminários online sobre benefícios/inscrições
- Recursos online e impressos (por exemplo, guia de inscrição aberta, resumo dos benefícios do plano, etc.).
Recomendo que tire partido da sua equipa de corretagem de benefícios e dos seus fornecedores. Muitas vezes, estes conseguem organizar sessões informativas ou fornecer-lhe um amplo conjunto de recursos sobre benefícios que pode partilhar com os seus colaboradores.
Proporcionar aos colaboradores oportunidades e ferramentas educativas pode capacitá-los a agir, ao mesmo tempo que promove uma compreensão do valor do seu pacote de benefícios.
Tire partido da tecnologia sempre que possível
Já lá vão os dias em que a papelada dominava o processo de inscrições abertas. Um software fiável de administração de benefícios pode automatizar as inscrições abertas do princípio ao fim.
Estas ferramentas ajudam a simplificar a experiência de inscrições abertas, permitindo às equipas de RH criar o seu próprio ponto único de acesso, onde os planos de benefícios são geridos, as inscrições nos benefícios são registadas, o envolvimento dos colaboradores é acompanhado e os ficheiros de inscrição são enviados diretamente para as seguradoras, garantindo que os sites das seguradoras refletem informações atualizadas sobre as inscrições nos benefícios.
O software de administração de benefícios não só facilita a vida dos empregadores, como também torna o processo geral de escolha dos benefícios menos avassalador para os colaboradores, graças à experiência de utilização intuitiva.
Do lado dos colaboradores, a maioria dos softwares de administração de benefícios dá-lhes acesso a um portal de autosserviço, onde podem receber lembretes importantes sobre prazos, acompanhar as tarefas pendentes relativas às inscrições abertas e consultar os seus planos de benefícios atuais, bem como quaisquer alterações que efetuem depois de concluírem a tarefa de inscrições abertas.
Dê tanta prioridade ao trabalho pós-inscrições abertas como ao planeamento antecipado
Ufa! O período de inscrições abertas terminou e agora é altura da auditoria!
A realização de auditorias às inscrições abertas é essencial para garantir um início tranquilo do ano do plano de benefícios.
Ao dedicar tempo a auditar os dados das inscrições antes de estes serem enviados para os sites das seguradoras, pode detetar discrepâncias nas inscrições e efetuar correções atempadas, garantindo que os dados mais atualizados são carregados antes da data de início dos benefícios.
Depois de finalizar a auditoria às inscrições, deve contactar os seus fornecedores de benefícios para confirmar que os ficheiros de inscrição foram recebidos e processados. Isto garantirá que os colaboradores recebem atempadamente os seus cartões de identificação dos benefícios atualizados, bem como qualquer comunicação necessária das seguradoras.
A auditoria das primeiras faturas a partir da data de início do plano também pode garantir que as deduções salariais dos colaboradores foram atualizadas para refletir as escolhas do novo ano do plano.
A adoção destas precauções pode reduzir as complicações no acesso aos cuidados quando começa o novo ano do plano e diminuir a necessidade de correções salariais, conduzindo, em última análise, a uma transição tranquila dos benefícios.
As auditorias às inscrições também podem ajudar a obter uma visão mais clara dos benefícios dos colaboradores que estão a ganhar popularidade entre os seus colaboradores.
Estas informações podem ser utilizadas para avaliar o seu programa de benefícios e determinar se poderão ser necessárias alterações no próximo ano.
Para encerrar o período de inscrições abertas, pode ser uma excelente ideia enviar um inquérito para recolher o feedback dos colaboradores sobre a sua experiência com as inscrições abertas.
Os dados recolhidos podem ajudar os profissionais de RH a avaliar o seu processo e a identificar melhorias onde forem necessárias para o próximo período de inscrições abertas.
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Boas práticas para as inscrições abertas
Embora as inscrições abertas sejam um evento sazonal, as ações realizadas nesta altura podem ter um impacto duradouro no acesso dos colaboradores aos cuidados durante o ano do plano seguinte.
Ao implementar estas boas práticas, pode transformar a experiência dos seus colaboradores com as inscrições abertas.
- Comece a planear pelo menos 3 meses antes do período de inscrição aberta pretendido. Quanto mais tempo tiver, melhor.
- Adapte o período de inscrição aberta à sua população; ferramentas como inquéritos podem garantir que a tomada de decisões reflete as necessidades da sua população.
- Recorra às equipas do seu mediador e dos fornecedores de benefícios, uma vez que, na maioria das vezes, dispõem de recursos sobre benefícios prontos a partilhar e podem facilitar sessões informativas
- Comunique cedo e com frequência; partilhe as datas importantes e as informações sobre os benefícios pelo menos 2 semanas antes da data de início da inscrição e envie lembretes semanais.
- Utilize vários canais de comunicação. Tire partido do e-mail, das mensagens instantâneas, da intranet da sua empresa, de sessões informativas, de seminários online, etc. Nem todas as pessoas consultam o e-mail; ao tirar partido de vários meios de comunicação, garante que a informação não passa despercebida.
- Automatize sempre que possível através da tecnologia. Com ferramentas como software de gestão de benefícios ou soluções de software de processamento salarial, pode configurar fluxos de trabalho para facilitar o processo de inscrição dos colaboradores, monitorizando-o simultaneamente para garantir que estes se mantêm no caminho certo.
- Audite os seus ficheiros de inscrição quando terminar o período de inscrição aberta. Isto garantirá que as discrepâncias nas inscrições sejam detetadas a tempo de serem corrigidas antes do início do ano do plano.
Seguir o processo e as boas práticas acima indicados colocá-lo-á numa boa posição para garantir um processo de inscrição sem problemas.
Para obter mais ajuda ou orientação, procure-me na Comunidade People Managing People, uma comunidade de apoio constituída por líderes de RH e empresariais apaixonados por construir as organizações do futuro.