Trabalho Assíncrono: Guia das Melhores Práticas

Se alguma vez tentou conciliar compromissos pessoais e profissionais, interagir com colegas em diferentes fusos horários ou simplesmente descobriu que não há horas suficientes no dia para encaixar todas as reuniões de equipa que aparentemente precisa de ter, então o trabalho assíncrono pode ser o contrapeso que procura para o caos atual.

Mas como pode afastar-se de uma cultura do imediatismo e da tentação de fazer “breves pontos de situação” para discutir cada pequeno problema que surge durante o dia de trabalho?

Aqui, abordarei os benefícios do trabalho assíncrono, os desafios e as melhores práticas para ultrapassar esses desafios e otimizar a comunicação assíncrona na sua organização.

O que é o trabalho assíncrono?

O trabalho assíncrono refere-se a um estilo de comunicação que ocorre quando duas pessoas não interagem em direto ou ao mesmo tempo. Ao contrário da comunicação síncrona, que ocorre presencialmente, através de videochamadas ou de áudio em direto, a comunicação assíncrona não acontece em tempo real.

Exemplos de comunicação assíncrona incluem:

Mensagens de vídeo pré-gravadas (como o Loom)
Mensagens de áudio pré-gravadas
Correspondência escrita quando não existe a expectativa de uma resposta imediata (isto pode aplicar-se a e-mails, mensagens instantâneas ou mensagens de texto, dependendo da forma como a sua empresa utiliza estas ferramentas)
Documentação mais formal (por exemplo, políticas, memorandos, apresentações ou artigos.)
Comentários em espaços de trabalho partilhados, como o Google Docs ou o Adobe Xd.

Mesmo quando trabalhamos num ambiente 100% presencial, é provável que uma parte do nosso trabalho seja assíncrona.

Benefícios do trabalho assíncrono

Para começar, vejamos os benefícios do trabalho assíncrono, para que possa compreender de que forma dar prioridade ao trabalho assíncrono pode ajudar a sua organização.

Maior produtividade

Aqueles de nós que fazem parte da comunidade de gestão de pessoas — e, já agora, os trabalhadores do conhecimento em geral — estão habituados a ter um calendário diário repleto de reuniões das 9 ou 10 da manhã até às 5 ou 6 da tarde.

Pode haver pequenos intervalos aqui e ali, entre reuniões no Zoom, nos quais tentamos encaixar o nosso trabalho propriamente dito, enquanto lidamos com um fluxo quase constante de notificações e alertas. Mas, realisticamente, essa abordagem não é suficiente. Só a alternância de contexto já é desgastante.

Como não temos tempo útil suficiente durante o dia para realizar qualquer tarefa que exija concentração, acabamos por trabalhar horas extra ou por realizar várias tarefas em simultâneo durante outras reuniões para conseguir concluir o trabalho.

Agora imagine que faz parte de uma cultura de trabalho assíncrona:

Muitas das reuniões de acompanhamento de rotina no seu calendário transformam-se em relatórios de progresso que pode ler quando lhe for conveniente.
Já não começa automaticamente por pedir uma reunião ou enviar uma mensagem a alguém quando tem uma pergunta. Em vez disso, consulta a documentação existente e, se esta não fornecer uma resposta, redige uma mensagem ponderada que o ajuda a articular as suas ideias e dá ao destinatário a oportunidade de responder de forma igualmente ponderada.
O seu calendário parece muito mais livre. Substitui o tempo das reuniões por blocos de trabalho focado, que ajudam a concluir tarefas analíticas ou criativas.

Mais flexibilidade

Se já não estiver limitado pela necessidade de estar disponível a uma hora específica, abre-se todo um novo mundo de possibilidades para o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Quando trabalha entre diferentes fusos horários, pode decidir quais serão as horas habitualmente disponíveis para a colaboração síncrona e comprometer-se a agendar reuniões apenas durante esses períodos.

De repente, o seu horário pode conter períodos disponíveis que pode reservar para trabalho concentrado ou utilizar para tratar de obrigações pessoais, mesmo que seja durante o horário de trabalho convencional.

Um ambiente de trabalho assíncrono dá-lhe a liberdade de escolher quando trabalhar e a partir de que local, desde que conclua o seu trabalho e permaneça razoavelmente disponível para responder às perguntas dos membros da equipa.

Do ponto de vista do empregador, o trabalho flexível é um fator significativo para contratar e reter talento.

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Inclusão

Com o trabalho flexível surge a inclusão. Agora que já não exige horários específicos presenciais ou “no escritório”, pode atrair um conjunto de talentos mais diversificado. Este pode incluir pessoas que têm:

Responsabilidades de assistência a pessoas dependentes
Deficiências
Uma situação socioeconómica que beneficiaria da poupança nas deslocações, nas despesas com refeições e/ou nos custos de vestuário
Origens diversas e que são mais suscetíveis a microagressões num ambiente presencial.
Tipos de personalidade mais introvertidos, que consideram a comunicação síncrona desafiante.

5 desafios do trabalho assíncrono e como os superar

É evidente que o trabalho assíncrono não é sempre um mar de rosas; caso contrário, a nossa sociedade teria adotado de forma mais generalizada o trabalho remoto, o trabalho híbrido e outros modelos de trabalho flexível muito antes da pandemia.

Nesta secção, iremos abordar alguns dos principais desafios associados ao trabalho assíncrono, bem como algumas soluções possíveis para os superar.

Desafios de comunicação

Muitas pessoas concordariam que, em alguns casos, o trabalho síncrono é preferível ao assíncrono — há uma razão para tendermos a reservar as conversas importantes para quando estamos frente a frente ou para que a virulência online pareça muito mais fácil de desencadear.

Quando comunica presencialmente ou até em direto por vídeo, consegue captar muitas pistas contextuais que o ajudam a transmitir e a receber mensagens de forma mais eficaz. A linguagem corporal, a inflexão e o tom de voz podem influenciar a forma como interpreta o conteúdo destas comunicações.

Perde esse conhecimento quando comunica de forma assíncrona, o que pode por vezes dar origem a mal-entendidos. A transmissão de uma comunicação de forma assíncrona também pode demorar mais tempo.

Pode perguntar-se por que razão haveria de escrever algo quando poderia simplesmente participar numa chamada do Zoom. Também pode recear não obter uma resposta dentro do prazo de que necessita.

Como ultrapassar os desafios da comunicação assíncrona

Eis algumas estratégias a considerar ao lidar com os desafios da comunicação assíncrona:

Invista nas ferramentas de comunicação adequadas. Certifique-se de que seleciona cuidadosamente o conjunto de tecnologias de comunicação com base nos objetivos da sua organização. Mais importante ainda, certifique-se de que define os protocolos para utilizar esse conjunto de tecnologias de RH, para que todos compreendam os vários canais de comunicação e a forma de os utilizar.

Orientações claras e consistentes = menos tempo a procurar informações. Deste modo, começa desde logo a ver os benefícios de trabalhar de forma assíncrona. A informação deixa de estar apenas na cabeça das pessoas e passa a estar acessível a todos.

Concentre-se na qualidade, não na quantidade. Considere quais os tipos de conversas que mais beneficiariam da comunicação em tempo real e limite as reuniões a esses tipos de interação. Por exemplo, as equipas remotas podem não precisar de uma reunião para atualizar o estado de um projeto, mas faria sentido manter uma reunião individual com o seu subordinado direto para ajudar a cultivar uma relação sólida e a criar confiança.

Defina expectativas razoáveis, a nível da empresa ou de toda a equipa, relativamente aos tempos de resposta adequados. Se as pessoas não sentirem que têm de responder imediatamente às mensagens, isso reduz o stress e ajuda-as a manter o foco nas suas tarefas prioritárias. Também aumenta a probabilidade de responderem de forma ponderada, em vez de responderem impulsivamente durante outras reuniões.

Comunique frequentemente através de vários canais. Isto é necessário tanto nas organizações síncronas como nas assíncronas, mas vale a pena reiterar que, com menos tempo passado em conjunto, as atualizações da empresa devem ser comunicadas regularmente e partilhadas através de vários canais, com arquivos correspondentes para consulta.

Tenha também em mente que um modelo de trabalho assíncrono pode ser mais fácil para algumas pessoas, como as pessoas neurodivergentes, porque reduz a necessidade de interpretar sinais sociais.

Desafios de responsabilização

Para além dos desafios de comunicação propriamente ditos, existe a perceção de que o trabalho remoto, ou o trabalho assíncrono, destrói a responsabilização.

Os gestores e os trabalhadores já não podem avaliar o desempenho com base em quem chega primeiro e sai por último do escritório, pelo que se torna tentador medir a frequência com que os trabalhadores remotos estão online nas mensagens instantâneas como indicador.

Não, não, não, não, não.

Adotar ferramentas de monitorização do trabalho remoto é a forma mais rápida de destruir a confiança e dizimar a sua estratégia de aquisição de talentos. Além disso, não é uma verdadeira medida da produtividade.

Como ultrapassar os desafios de responsabilização

Eis algumas formas alternativas de avaliar a responsabilização e o envolvimento dos trabalhadores:

Documente, documente, documente. Para que a sua empresa seja bem-sucedida no trabalho assíncrono, é fundamental adotar uma cultura de transparência em toda a organização.

Não se pode esperar que os trabalhadores assíncronos aprendam por observação, uma vez que passam menos tempo a trabalhar no mesmo espaço. Em vez disso, terá de lhes explicar claramente o que significa ser bem-sucedido. Isto inclui definir os resultados que são responsáveis por produzir, e não o tempo que passam nas suas secretárias.

Alinhe as expectativas de desempenho dos colaboradores com os objetivos da organização. Esclarecer os papéis e as responsabilidades não só reduz o potencial de duplicação do trabalho, como também aumenta a motivação dos colaboradores.

Os colaboradores empenhados compreendem de que forma o seu trabalho diário contribui para aquilo que a empresa procura alcançar e, por isso, são menos suscetíveis ao esgotamento. Pst: também os torna mais produtivos.

Utilize ferramentas de gestão de projetos e fluxos de trabalho para acompanhar o progresso em relação aos objetivos. Atribua aos colaboradores a responsabilidade de avaliarem o seu desempenho, investindo nas ferramentas de colaboração assíncrona adequadas. Pontos extra: todos na empresa sabem o que se passa com os seus projetos, pelo que precisará de menos reuniões recorrentes de atualização de estado 😎.

Desafios de conectividade da equipa

Outra queixa comum relativamente às equipas assíncronas é o facto de se tornar mais difícil criar relações fortes com colegas que ainda não conhecemos ou com quem raramente passamos tempo presencialmente.

O trabalho síncrono obriga-nos a cultivar relações interpessoais, o que cria confiança mais rapidamente e melhora o trabalho em equipa.

Além disso, alguns líderes defendem que estamos a perder a inspiração criativa suscitada pelas conversas informais junto à máquina de água.

Como enfrentar os desafios de conectividade da equipa

Os desafios de conectividade da equipa não são impossíveis de ultrapassar num ambiente que privilegia o trabalho assíncrono — simplesmente exigem algum esforço inicial para serem resolvidos. Eis algumas estratégias que funcionaram bem para a minha equipa:

Crie uma experiência de integração de excelência. Uma integração bem feita é algo maravilhoso. Reforça o envolvimento e a retenção dos colaboradores nos primeiros meses críticos do emprego, reduz o tempo necessário para atingir a plena produtividade e oferece uma boa forma de facilitar um feedback honesto sobre como os líderes de pessoas podem melhorar.

Num ambiente assíncrono, a integração é uma dádiva que continua a dar frutos. Designe uma pessoa de cada departamento (idealmente de forma rotativa, para partilhar a responsabilidade) para ser responsável por manter os materiais de integração atualizados e relevantes, bem como por garantir que fazem parte de um ciclo contínuo de feedback em coordenação com a equipa de gestão de pessoas.

Leitura relacionada: Como elaborar um plano de 30, 60 e 90 dias para a integração na sua organização + modelo

Invista no desenvolvimento de bons gestores. Num ambiente assíncrono, não subestime o poder de uma cultura de reuniões individuais recorrentes para promover a ligação, facilitar a comunicação e manter o envolvimento dos colaboradores. Estudos demonstraram que os gestores intermédios são fundamentais para a saúde mental de uma organização — negligencie-os por sua conta e risco!

Leitura relacionada: Como apoiar novos gestores com um programa de apoio de pessoas

Promova oportunidades (opcionais) de ligação. Descubra o que os colaboradores querem para se manterem ligados e ponha isso em prática. Pode tratar-se de um retiro presencial trimestral, de uma série de canais divertidos no Slack ou de “horários de atendimento” opcionais para conversar sobre assuntos alheios ao trabalho.

Uma ressalva importante: se estes eventos forem realmente opcionais, certifique-se de que os colaboradores não sofrem penalizações ocultas por optarem por não participar.

Desafios na tomada de decisões

A tomada de decisões também pode ser complicada num ambiente assíncrono — como garantir que as pessoas adequadas participam para tomar decisões de qualidade em tempo útil, especialmente quando não é possível reservar uma sala de reuniões para desenhar o problema num quadro?

Como enfrentar os desafios na tomada de decisões

Ao contrário do que se pensa, a tomada de decisões assíncrona pode conduzir a resultados melhores do que uma sessão tradicional de brainstorming.

Desde que formule corretamente o problema e envolva as pessoas adequadas, a tomada de decisões assíncrona pode, na realidade, estimular a criatividade e combater o pensamento de grupo.

Pense nisto: numa reunião síncrona, é frequente a voz mais alta (ou a pessoa mais sénior) na sala acabar por prevalecer.

Apesar dos seus melhores esforços para tornar a reunião o mais inclusiva possível, os outros participantes podem sentir-se demasiado intimidados para intervir, ou o seu tipo de personalidade pode exigir que passem mais tempo a processar a informação antes de se sentirem à vontade para dar a sua opinião.

Estabelecer uma cultura de escrita na sua organização simplifica o processo de tomada de decisões. Incentiva as pessoas a:

Resumir sucintamente o problema
Pesquisar possíveis soluções
Recomendar uma solução com base em evidências empíricas e na sua própria experiência
Solicitar perspetivas diversificadas para confirmar ou refutar a recomendação.

Leituras relacionadas:

Atrasos na aprovação e conclusão de documentos

Os atrasos na aprovação e assinatura de documentos são um problema comum em contextos de trabalho assíncrono, especialmente quando os membros da equipa estão distribuídos por diferentes fusos horários ou têm horários variados.

Esperar por assinaturas pode tornar o processo mais lento, criar estrangulamentos e prejudicar a produtividade geral. Sem colaboração em tempo real, estes atrasos podem acumular-se e bloquear projetos ou acordos importantes.

Como combater os atrasos na aprovação e conclusão de documentos

O software de assinatura eletrónica pode ajudar, permitindo que as pessoas assinem documentos quando lhes for mais conveniente, acelerando o processo e mantendo tudo em andamento, mesmo com diferenças de fuso horário.
Utilize lembretes automáticos para notificar os signatários quando a sua aprovação for necessária, reduzindo a probabilidade de atrasos causados por esquecimento ou por e-mails não consultados.
Implemente fluxos de trabalho claros que definam quem precisa de aprovar ou assinar os documentos, garantindo que todos conhecem o seu papel no processo, o que minimiza a confusão e a perda de tempo.
Armazene os documentos num sistema centralizado e baseado na nuvem, onde os membros da equipa possam aceder-lhes e analisá-los facilmente a qualquer momento, evitando atrasos causados pela procura de ficheiros.
Estabeleça prazos para aprovações e assinaturas, de modo a criar um sentido de urgência e a manter o processo de aprovação de documentos no caminho certo.
Disponibilize opções de assinatura de documentos compatíveis com dispositivos móveis, permitindo que os membros da equipa aprovem documentos a partir de qualquer lugar, mesmo quando não estão nas suas secretárias.

Junte-se à conversa

Como esperamos que já tenha percebido, há muitos benefícios a obter com a adoção de uma cultura de trabalho mais assíncrona.

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