14 técnicas de gestão do desempenho de um especialista

As técnicas de gestão do desempenho são estratégias práticas que pode utilizar para promover o desenvolvimento, a motivação e a eficácia geral dos colaboradores.

Neste artigo, partilho nove abordagens comprovadas, baseadas na minha própria experiência de trabalho com diferentes organizações, para ajudar a melhorar a gestão do desempenho, de modo a que o feedback seja útil, os objetivos continuem relevantes e a sua equipa beneficie verdadeiramente do processo.

14 técnicas para uma gestão eficaz do desempenho

Eis 14 técnicas essenciais que podem ajudá-lo a gerir melhor o desempenho dos seus colaboradores.

1. Definição trimestral de objetivos

Se os objetivos forem definidos para um período demasiado longo, podem tornar-se irrelevantes. Em vez disso, defina objetivos trimestralmente e, a meio do trimestre, reveja-os para garantir que estão corretos e são relevantes para a estratégia organizacional atual.

Se se sentir tentado a definir objetivos individuais que se prolonguem por mais de um trimestre, divida um objetivo maior em partes mais pequenas e estabeleça essas partes como objetivos trimestrais. Pode também considerar períodos mais longos como parte da sua abordagem de avaliação do desempenho em comparação com os estilos de gestão do desempenho que se concentram em períodos mais curtos.

2. Avaliações do desempenho semestrais ou trimestrais

A avaliação anual não é suficiente. As avaliações do desempenho trimestrais ou semestrais são melhores porque se integram num sistema de feedback mais frequente e atempado, permitindo aos colaboradores ajustar os objetivos e os comportamentos enquanto estes ainda são relevantes.

O desafio consiste em equilibrar o tempo necessário para concluir as avaliações do desempenho com a frequência com que é necessário fornecer feedback formal. A minha preferência pessoal é por um período de avaliação de 6 meses, o que significa que é realizada uma avaliação mais abrangente no final de janeiro e uma avaliação mais ligeira em meados de julho.

3. Avaliações do desempenho duplamente cegas 

A maioria das avaliações do desempenho inclui uma componente de autoanálise (pelo menos, deveria incluir). Em muitos casos, o membro da equipa faz uma autorreflexão que é depois enviada ao seu responsável para análise, após o que o responsável redige a sua avaliação do membro da equipa. 

Pessoalmente, não gosto deste método porque permite que os responsáveis não tenham de refletir verdadeiramente sobre o desempenho de um colaborador, uma vez que este envia a sua autorreflexão para análise como contributo para a avaliação do responsável.

Prefiro muito mais as avaliações do desempenho duplamente cegas, nas quais tanto o responsável como o colaborador elaboram a sua avaliação do desempenho de forma independente, sendo os resultados apresentados um ao outro numa data e hora definidas, normalmente pouco antes da conversa presencial sobre o desempenho. 

Este método identifica claramente quando os responsáveis e os colaboradores estão ou não alinhados quanto às perceções sobre o desempenho, e leva ambas as partes a refletir de forma verdadeiramente crítica. Pode também atenuar os preconceitos e ajudar os colaboradores a sentir que o seu responsável se preocupa com o desempenho e o acompanha, em vez de basear simplesmente a sua avaliação na autorreflexão do colaborador. 

4. Feedback de 360 graus

O feedback de 360 graus é uma técnica de gestão do desempenho que permite aos colaboradores compreender melhor a forma como são vistos e valorizados pelas outras pessoas da organização e, por vezes, também pelos clientes. Isto é feito através de feedback confidencial e anónimo de responsáveis, colegas, subordinados diretos e clientes.

Neste processo, é normalmente pedido às pessoas que identifiquem 4-10 indivíduos com quem considerem trabalhar de perto e que possam fazer uma avaliação eficaz do seu desempenho. O feedback recolhido pode proporcionar uma visão mais abrangente para avaliar o desempenho dos colaboradores e quaisquer áreas de melhoria, especialmente ao avaliar responsáveis.

Este processo exige mais esforço, mas o software de feedback de 360 graus pode ajudar a reduzi-lo.

5. Gestão contínua do desempenho

Nada numa avaliação de desempenho deve ser uma surpresa. A gestão eficaz do desempenho é um processo contínuo, e o feedback contínuo ajuda a fazer ajustes mais rápidos e a obter melhores resultados. 

Um sistema de gestão contínua do desempenho é ideal para gestores e líderes. Isto significa não deixar o feedback, positivo ou negativo, para mais tarde, mas encontrar formas de o integrar continuamente nas conversas com os colaboradores.

Todas as semanas, cada colaborador precisa de receber pelo menos um feedback, positivo ou negativo. Este feedback, tanto positivo como construtivo, deve ser específico, estar centrado na tarefa, relacionado com as expectativas da função e ser acompanhado por aquilo que pode fazer para o ajudar.

Nas pequenas organizações, o feedback contínuo aplicado de forma consistente poderá conseguir substituir as avaliações formais de desempenho, mas esta abordagem não é escalável e não apoiará a organização à medida que esta se desenvolve e precisa de representar consistentemente o desempenho dos colaboradores para o planeamento da sucessão, a atribuição de prémios por mérito, etc.

6. Programas de reconhecimento dos colaboradores

Os programas de reconhecimento dos colaboradores são iniciativas intencionais, implementadas em toda a empresa, concebidas para valorizar e recompensar os colaboradores pelas suas conquistas, esforços e contribuições. O objetivo é promover a prática consistente de reconhecer indivíduos ou equipas pelo seu desempenho no trabalho.

Um estudo da Gallup e da Workhuman concluiu que os colaboradores que se sentem valorizados têm maior probabilidade de estar envolvidos e de ter um melhor desempenho, sendo os elogios da liderança sénior particularmente eficazes.

Os programas de reconhecimento também reforçam os comportamentos desejados ao alinhar as recompensas com os objetivos organizacionais, incentivando os colaboradores a contribuir consistentemente de formas que promovam o sucesso da empresa. Este alinhamento, combinado com o reconhecimento regular, reforça o moral e apoia uma cultura de elevado desempenho​.

Algumas ideias para reconhecer os colaboradores incluem:

• Reconhecimento público, por exemplo, um elogio numa reunião, num canal do Slack ou numa newsletter
• Oferta de oportunidades de desenvolvimento, aumentos salariais, prémios, benefícios e participação na empresa
• Presentes personalizados
• Recompensas relacionadas com o tempo

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Muitas organizações utilizam software de reconhecimento dos colaboradores para ajudar a lançar e gerir estes programas.

7. Escalas de avaliação flexíveis

Existem inúmeras escalas de avaliação do desempenho à escolha e é necessário ser flexível consoante as suas necessidades.

A escala que escolho depende daquilo que estou a tentar avaliar, do número de perguntas e de outros fatores.

Por exemplo, se houver muitas perguntas, gosto de uniformizar a escala para minimizar o cansaço associado aos questionários. É necessária muito menos leitura para uniformizar a escala do que, por exemplo, ter de ler uma escala de avaliação ancorada em comportamentos (BARS) personalizada para cada pergunta.

8. Planos de desenvolvimento personalizados

Embora a gestão do desempenho seja uma iniciativa organizacional, cujo objetivo é melhorar o desempenho geral da organização, é geralmente mais eficaz quando os trabalhadores também conseguem perceber de que forma esta os beneficia.

Os planos de desenvolvimento pessoal/profissional (PDP) são planos de ação estruturados que ajudam os colaboradores a traçar o seu percurso de aprendizagem e crescimento profissional, alinhando-o com a sua função atual e as suas aspirações futuras. 

São uma parte integrante do processo de gestão do desempenho, porque capacitam os colaboradores para assumirem a responsabilidade pelo seu desenvolvimento e se esforçarem mais, resultando em níveis mais elevados de envolvimento e retenção. Estes planos podem levar os trabalhadores a participar em formação adicional, projetos multifuncionais ou até destacamentos, ajudando a reforçar a colaboração interna.

9. Programas de mentoria

A mentoria é uma técnica altamente eficaz no âmbito da gestão do desempenho que ajuda a facilitar o estabelecimento de contactos, o desenvolvimento de competências e o apoio à carreira, o que pode aumentar significativamente o desempenho dos colaboradores, a satisfação e a retenção.

Os tipos de programas de mentoria incluem:

• Mentoria tradicional individual, em que um colaborador experiente (mentor) é associado a um colega com menos experiência (mentorando) para fornecer orientação e apoio individualizados no seu desenvolvimento profissional.
• Mentoria em grupo, em que um único mentor ou um grupo de mentores trabalha com vários mentorandos. Esta abordagem pode ser benéfica para oficinas ou sessões de formação em que se pretenda uma experiência de aprendizagem coletiva.
• Mentoria entre pares, na qual colaboradores com níveis ou funções profissionais semelhantes orientam-se mutuamente. É particularmente eficaz para partilhar competências ou conhecimentos específicos relacionados com o trabalho.
• Mentoria inversa, quando um colaborador mais jovem ou com menos experiência orienta membros séniores da equipa, frequentemente para partilhar conhecimentos em áreas como a tecnologia, as tendências digitais ou os comportamentos emergentes do mercado.

10. Utilize as ferramentas adequadas

Existem muitas abordagens e ferramentas de avaliação dos colaboradores diferentes que podem ser utilizadas para medir o desempenho dos colaboradores.

No nível mais básico, a gestão do desempenho pode ser realizada em papel, através de um formulário na internet ou numa base de dados simples. Estes métodos podem ser potencialmente eficazes, mas não permitem uma expansão fácil. Se a sua equipa tiver três pessoas, provavelmente não fará sentido conceber um sistema de gestão do desempenho demasiado complexo. 

Mas, se for um grupo de dez ou mais pessoas, é altura de considerar que ferramentas de gestão do desempenho podem tornar o seu processo de gestão do desempenho mais consistente, justo e eficaz. Os modelos são também uma excelente forma de começar a acrescentar valor aos gestores que procuram aplicar boas práticas de gestão do desempenho.

11. Remuneração baseada no desempenho (utilizada com ponderação)

A remuneração baseada no desempenho é uma metodologia que procura recompensar os colaboradores com bom desempenho pelo seu trabalho árduo, como quando excedem os requisitos da sua função. 

Existem muitos tipos de modelos de remuneração baseados no desempenho, alguns dos quais têm um impacto maior. Por exemplo, os planos de incentivos individuais, como as comissões de vendas, são muito comuns. Os prémios baseados no desempenho da empresa e no desempenho individual também são comuns, e os aumentos salariais por mérito, embora pareçam rotineiros, são também normalmente influenciados pelo desempenho.

A ideia é motivar os colaboradores a alcançar resultados e a demonstrar determinados comportamentos, mas isso exige retorno claro e documentado sobre o desempenho, bem como uma estratégia de gestão do desempenho implementada de forma consistente em toda a organização. A outra falha é que as avaliações de desempenho que não são sustentadas por dados são inerentemente subjetivas e potencialmente enviesadas. 

Neste modelo, a competição instala-se e torna-se central na cultura da organização. Algumas organizações podem beneficiar desta situação, mas, ao longo do tempo, esta cultura competitiva irá alterar o perfil médio dos colaboradores dentro da organização.

12. Sessões de calibração do desempenho

As sessões de calibração do desempenho reúnem os gestores para analisarem em grupo as classificações do desempenho dos colaboradores. 

O objetivo é assegurar consistência, equidade e alinhamento em toda a organização. Durante estas sessões, os líderes discutem as avaliações dos colaboradores, comparam exemplos de desempenho e resolvem discrepâncias na forma como as normas são aplicadas. 

Isto ajuda a minimizar enviesamentos, evita a inflação ou a deflação das classificações e dá aos colaboradores maior confiança de que o processo é equitativo. Na minha experiência, a calibração do desempenho pode ser difícil e desconfortável, mas, quando é realizada de forma ponderada e bem executada, pode ser um processo positivo e transformador que resulta num processo de gestão do desempenho mais justo, equilibrado e objetivo.

13. Formação dos gestores sobre retorno

Mesmo o sistema de desempenho mais bem concebido irá falhar se os gestores não tiverem competências para dar retorno.

Uma formação adequada ajuda os gestores a fornecer retorno claro, específico e acionável, ao mesmo tempo que aumenta a sua confiança para lidar com conversas difíceis. Os programas eficazes abrangem a sensibilização para os enviesamentos, técnicas de orientação, a utilização de exemplos e o equilíbrio entre o reforço positivo e a crítica construtiva.

As sessões de atualização regulares e os exercícios de simulação ajudam os gestores a melhorar continuamente a forma como transmitem retorno.

14. Gestão do desempenho baseada em competências

Gestão do desempenho baseada em competências avalia os colaboradores não apenas pelos resultados, mas também pelas competências, conhecimentos e comportamentos que utilizam para os alcançar. 

As organizações definem um conjunto de competências essenciais e específicas de cada função (como comunicação, resolução de problemas ou liderança) e avaliam os colaboradores com base nesses critérios. 

Esta abordagem promove a equidade, apoia o desenvolvimento profissional e alinha o crescimento individual com as necessidades de competências da organização. Também torna o planeamento do desenvolvimento mais preciso, ao destacar pontos fortes e lacunas específicos.

O que é a gestão do desempenho?

A gestão do desempenho é o processo que os gestores e as organizações podem utilizar para avaliar, melhorar e acompanhar o desempenho dos seus colaboradores e subordinados. Envolve um ciclo contínuo de definição de objetivos, fornecimento de feedback regular, realização de avaliações formais, planeamento do crescimento e orientação e acompanhamento.

Técnicas vs. estratégias vs. métodos de gestão do desempenho

As estratégias de gestão do desempenho são as abordagens gerais que uma organização adota para gerir o desempenho a um nível elevado; os métodos de gestão do desempenho são estruturas e processos abrangentes que apoiam a estratégia geral; e as técnicas de gestão do desempenho são as táticas específicas utilizadas no trabalho do dia a dia.

Na minha experiência, estes termos são, na prática, utilizados de forma bastante intercambiável. O mais importante é que os seus colaboradores adiram às estratégias ou técnicas utilizadas pela sua organização, e não a forma como as classificam: estratégia ou técnica.

Porque são importantes as técnicas de gestão do desempenho?

As técnicas de gestão do desempenho são importantes porque ajudam as organizações a:

• Melhorar o desempenho dos colaboradores: Estas técnicas ajudam a definir expectativas claras, fornecer feedback atempado e apoiar os colaboradores na superação de desafios, o que conduz a um melhor desempenho.
• Aumentar o envolvimento dos colaboradores: O acompanhamento regular, o reconhecimento e as conversas significativas sobre o desempenho ajudam a manter a equipa envolvida e empenhada no seu trabalho e nos resultados que produz.
• Alinhar os objetivos individuais com os objetivos empresariais: As técnicas de gestão do desempenho ajudam os colaboradores a compreender de que forma o seu trabalho contribui para o sucesso da organização, promovendo, por sua vez, o envolvimento.
• Apoiar o desenvolvimento dos colaboradores: Estas técnicas ajudam a identificar lacunas de competências e a criar oportunidades de aprendizagem e crescimento profissional, o que é benéfico tanto para os colaboradores como para a organização.
• Reduzir precocemente os problemas de desempenho: As técnicas de gestão do desempenho permitem abordar as preocupações de forma proativa, em vez de esperar pelas avaliações formais de desempenho.

Como escolher as técnicas de gestão do desempenho adequadas

A escolha das técnicas de gestão do desempenho adequadas começa pelos objetivos, pelo estilo de gestão e pelas necessidades da força de trabalho da sua organização. Em vez de adotar todas as táticas disponíveis ou simplesmente copiar empresas conhecidas pelas suas boas práticas de gestão do desempenho, concentre-se em técnicas que respondam aos seus maiores desafios de desempenho e que se integrem naturalmente nos fluxos de trabalho existentes.

Ao aplicar essas escolhas na prática, seguir as melhores práticas de gestão do desempenho estabelecidas pode ajudá-lo a aplicar as técnicas escolhidas de forma consistente e eficaz em toda a organização.

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