Como abordar a contratação e o recrutamento quando não se tem RH (com Joel Peterson, do Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

Enquanto proprietário ou líder de uma empresa, pode ser responsável por muita coisa. Tem de contratar novos talentos à medida que cresce ou quando as pessoas saem, mas não tem um recrutador dedicado nem uma equipa de RH para ajudar. Então, o que faz? Recorre a serviços externos? Trata de tudo sozinho? E, se o fizer sozinho, sabe como fazê-lo? Publica simplesmente uma oferta de emprego em todo o lado e reza para encontrar bons candidatos e espera pelo melhor? Existem custos associados a ambas as opções — custos financeiros, mas também de tempo e o receio de fazer uma contratação inadequada. Joel Peterson é um empresário, headhunter e consultor de recrutamento que fundou a sua própria empresa, a Arbutus Search Group, em 2017. Tem muita experiência, mas adivinhe: também enfrenta os mesmos desafios enquanto desenvolve a sua empresa.

Obrigado por nos acompanhar. Sou Tim Reitsma, o apresentador residente da People Managing People. Bem-vindo ao podcast para pessoas que gerem pessoas e querem liderar e gerir melhor. Somos proprietários, fundadores, empreendedores e gestores intermédios. Somos líderes de equipas. Gerimos pessoas. E sim, trabalhamos com recursos humanos, mas não somos profissionais de RH — pelo menos não no sentido tradicional. A nossa missão é ajudar as pessoas a liderar e gerir as suas equipas e organizações de forma mais eficaz. Por isso, se quer liderar e gerir melhor, se quer tornar-se um líder organizacional melhor e um gestor de pessoas mais eficaz, junte-se a nós. Continue a ouvir o podcast para descobrir as dicas, os truques e as ferramentas de que precisa para recrutar, reter, gerir e liderar melhor as suas pessoas na organização. E, enquanto ouve o programa, subscreva-o e junte-se à nossa lista de correio em PeopleManagingPeople.com para se manter atualizado sobre tudo o que está a acontecer.

Joel, seja bem-vindo. Agradeço muito por teres tirado tempo para participar hoje no podcast People Managing People. Para começar, gostava de saber o que te entusiasma atualmente. O que está no topo das tuas preocupações? Imaginemos que estou a atravessar uma fase de crescimento na minha empresa e preciso de contratar mais dez pessoas. Devo contratar tendo em conta apenas a função ou também a compatibilidade com a empresa, os valores e a cultura — ou uma combinação de ambos? Devo contratar imediatamente os primeiros dez candidatos que aparecerem porque talvez tenha medo de os perder? Há muita coisa nessa pergunta, mas penso que é uma questão importante para muitas pessoas. O que devo fazer?

Joel Peterson

Obrigado pelo convite. Estou muito contente por estar aqui contigo. Parece que queres saber por onde começar. Penso que a principal coisa que uma organização deve fazer antes de iniciar o recrutamento, quer esteja a contratar para uma ou duas funções, quer para várias, é compreender verdadeiramente os seus próprios valores e a sua cultura. Atualmente, é muito importante que as pessoas compreendam como será trabalhar numa determinada organização. O Eric Tremouende explicou-o muito bem: podes ter dez organizações na cidade à procura de dez contabilistas diferentes e todas as descrições de funções podem ser praticamente iguais. As competências, as tarefas diárias e a função podem ser semelhantes. Mas a experiência concreta que essa pessoa terá na sua secretária, em qualquer uma dessas dez empresas, pode ser completamente diferente. Por isso, é tão importante definir os valores, os elementos da cultura, aquilo que a organização representa e como será a experiência de um colaborador que se junta à empresa.

É preciso estabelecer isso primeiro, trabalhando com a equipa de liderança e com os colaboradores. Pode ser através de um inquérito de envolvimento dos colaboradores ou simplesmente de uma conversa informal de alguns minutos. Se tiver uma equipa de RH ou alguns líderes que possam falar com os colaboradores, procure perceber como é trabalhar na organização, aquilo que todos defendem, pelo que trabalham e qual é essa experiência. Depois de estabelecer isso, pode incorporar essa informação numa descrição de funções, juntamente com as restantes estatísticas, requisitos e qualificações. Assim, a descrição transmite não só como será o trabalho diário, mas também qual será a experiência. Esse é, na minha opinião, o melhor ponto de partida.

Tim Reitsma

É isso que também tenho observado no mercado. Não se trata apenas de cumprir os requisitos; é definitivamente mais do que isso. Imaginemos agora que alguém que está a ouvir o podcast procura um novo emprego ou está a iniciar a carreira. Encontra os sites das empresas e vê afirmações sobre a cultura e sobre como é trabalhar nelas. Como pode saber se não passa de uma imagem bonita, mas falsa?

Joel Peterson

É uma excelente pergunta. Houve uma mudança: as empresas estão mais conscientes e promovem determinada marca junto de potenciais colaboradores e candidatos. Cabe ao candidato perceber se essa imagem corresponde à realidade. Isso implica conversar com pessoas da empresa. Recomendo que os candidatos contactem alguém que conheçam na organização ou alguém a quem possam chegar através de uma recomendação, para descobrir como é realmente trabalhar lá. Durante o processo de entrevista, devem perguntar: “Porque gosta de trabalhar aqui?” ou “O que o trouxe para esta organização?”. Também faço essas perguntas aos meus clientes quando estamos a preparar a contratação e as entrevistas. Quero perceber o que os mantém envolvidos e motivados todos os dias.

Tim Reitsma

É uma excelente pergunta. Já a fiz no passado e também me fizeram essa pergunta quando contratei várias pessoas ao longo da minha carreira. Ter uma boa resposta é fundamental. Os candidatos atentos conseguem perceber a linguagem corporal e as palavras escolhidas. Conseguem distinguir entre alguém que está apenas a repetir o que está escrito no site e alguém que realmente gosta de trabalhar ali. Por isso, este é um conselho para os candidatos, mas também para quem está a contratar: estejam preparados para responder.

Joel Peterson

Sem dúvida. A maioria das pessoas já percebeu que o processo de entrevista funciona nos dois sentidos. O candidato está a entrevistar a empresa tanto quanto a empresa está a entrevistar o candidato. É importante dar o melhor de si, quer seja o empregador quer seja o potencial colaborador, mas também estar atento aos sinais de alerta. Tal como um empregador observa a linguagem corporal e os comportamentos de um candidato, o candidato faz exatamente o mesmo. Ambos tentam perceber o que é verdade e o que pode não ser.

Tim Reitsma

Quero mudar um pouco de assunto. Tenho curiosidade em saber: és proprietário de uma empresa há alguns anos e, na Arbutus Search Group, desempenhas várias funções. És responsável pelas operações, contratas talentos, pagas as contas e geres a folha salarial. O que fazes quando precisas de contratar alguém? Recorres a outra empresa de recrutamento, publicas a oferta em todo o lado ou defines um alvo específico?

Joel Peterson

Não existe uma única abordagem. Faço aquilo que recomendo aos meus clientes: abrir a porta a várias opções. Procuro recomendações na minha rede. É provável que alguém conheça alguém, por isso divulgo a oportunidade. Publico nas redes sociais e faço publicidade. Não só informo as pessoas de que estou a contratar naquele momento, como também reforço a nossa imagem enquanto empregador na Colúmbia Britânica e mostro que estamos sempre à procura de bons talentos. Também peço recomendações aos meus colaboradores. Se fizeres esse trabalho internamente, terás sempre colaboradores dispostos a recomendar amigos.

Tim Reitsma

É um excelente ponto. Em vez de publicar uma descrição de funções por toda a Internet e esperar encontrar um bom candidato, começa por procurar dentro da própria empresa. Algumas organizações oferecem incentivos: um bónus, um dia de folga ou outra recompensa pela recomendação de um bom candidato. Quando existe algo associado, as pessoas não querem arriscar a sua reputação recomendando alguém apenas por recomendar. É um excelente conselho: procurar primeiro dentro da própria organização, perguntar e avançar a partir daí. Também é importante recorrer à rede de contactos, incluindo o LinkedIn. Quer se goste ou não, veio para ficar. Quando uma empresa anuncia que está a crescer e procura determinado talento, vê-se rapidamente muitas pessoas a serem identificadas nos comentários. É um bom lugar para procurar.

Joel Peterson

Concordo. O LinkedIn está a crescer muito rapidamente e há cada vez mais profissionais na plataforma. Existem oportunidades de aprendizagem, de networking e de contratação, tanto dentro da plataforma como fora dela, em tempo real, com outras pessoas. É também um bom lugar para divulgar a marca na Internet.

Tim Reitsma

A tua empresa trabalha em recrutamento. Imaginemos que sou uma pequena ou média empresa sem equipa de RH e preciso de contratar alguém. Quando devo recorrer a alguém como tu?

Joel Peterson

Podes recorrer a uma empresa de recrutamento a qualquer momento. Uma das razões pelas quais criámos a Arbutus Search Group foi proporcionar um nível diferente de serviço, quase como uma função de recrutamento interno, sem ter de contratar essa pessoa para a equipa. Trabalhamos com organizações pequenas, desde empresas com cerca de doze colaboradores até empresas com duzentos e cinquenta; esse é provavelmente o nosso ponto ideal. Ajudámos empresas a crescer de doze para trinta e cinco colaboradores e, num caso, de trinta e cinco para cerca de oitenta e sete.

As necessidades mudam ao longo desse processo, mas conseguimos ajudar a definir rapidamente a publicação, o anúncio e o título corretos para que as pessoas reconheçam e compreendam a função. Depois, entramos no mercado para identificar as pessoas, as competências e o perfil mais viável e bem-sucedido para essa posição. Podes contactar-nos sem ter uma descrição de funções — ajudamos a escrevê-la — ou depois de uma procura exaustiva sem resultados. Talvez o salário não seja competitivo, talvez os candidatos tenham recusado ofertas ou talvez outra organização tenha contratado o talento antes de teres oportunidade de fazer uma proposta. Conhecemos todos esses cenários.

Ajudamos a superar os desafios do mercado, as ofertas recusadas e as dificuldades do processo, até voltares a sentir confiança para apresentar uma proposta. Muito disso depende de um processo consistente, de comunicar o valor certo aos candidatos e de avançar com rapidez e propósito, sem precipitação, para captar o candidato adequado.

Tim Reitsma

Uma coisa que aprendi sobre ti e sobre a tua empresa é que o trabalho vai muito além de encontrar alguém para ocupar uma vaga. Existem empresas de recrutamento que fazem apenas isso, e não há necessariamente nada de errado nisso. Mas, pelo que sei de ti, preocupas-te com o propósito, os valores e uma abordagem baseada numa grande humildade. Parece existir aí uma combinação interessante. À medida que as empresas crescem, é importante encontrar uma empresa de recrutamento alinhada com a organização e com o tipo de pessoas que pretende contratar.

Joel Peterson

Obrigado. Fico contente por isso ter feito sentido. Trabalho no recrutamento há cerca de treze ou quase catorze anos no mercado da Colúmbia Britânica e também recrutei na Austrália, no Japão e nos Estados Unidos. Quando se trata de preencher funções e garantir que as pessoas não entram e saem três ou seis meses depois, tudo volta à mesma questão: garantir que os candidatos se identificam com os valores, interesses, paixões, missão, visão e cultura da organização.

Isso só acontece através de conversas reais e de várias conversas reais. Tive algumas entrevistas muito interessantes. Numa delas, na Austrália, o vice-presidente de vendas levantava a sua cadeira atrás de uma grande secretária de mogno e baixava a cadeira do candidato, criando uma mudança de poder para o deixar o mais desconfortável possível. Fiquei chocado. Eram entrevistas terríveis.

Os candidatos saíam sem qualquer interesse em trabalhar para ele, com toda a razão. Mais tarde, ele explicou que queria perceber como lidariam com um cliente difícil, porque era assim que os clientes tratavam os representantes comerciais. Mas essa não é a forma de obter o melhor das pessoas nem de as tratar no trabalho. Tivemos conversas importantes sobre deixar os candidatos à vontade e perceber quem são num ambiente calmo. Quando se sentem confortáveis, falam naturalmente sobre aquilo que os apaixona e sobre o que gostam de fazer.

As entrevistas comportamentais são muito importantes. Em vez de perguntas filosóficas ou hipotéticas, pergunta: “Fale-me de uma situação em que fez X. Como correu? Que solução propôs e qual foi o resultado?”. Isso é melhor do que perguntar simplesmente o que faria perante um cliente difícil, deixando tudo entregue à imaginação.

Para garantir que uma pessoa se adapta à organização, é importante dar-lhe uma visão realista da função e da cultura. Deve conhecer o escritório, falar com as pessoas e perceber o ambiente. Com várias entrevistas e contactos com pessoas diferentes, ambas as partes conseguem avaliar se existe compatibilidade. Já trabalhei em organizações que fizeram más contratações. Por vezes, a pessoa não se adequava à equipa; noutras, a função não era aquilo que realmente queria fazer. Isso é difícil para todos.

Não somos meros verificadores de requisitos. Não procuramos apenas alguém com determinadas competências técnicas. Procuramos muito mais: compatibilidade cultural e adequação global à função.

Tim Reitsma

É um excelente conselho, mesmo para quem está a contratar pela primeira ou segunda vez. Não se trata apenas de marcar caixas. E talvez seja melhor evitar intimidar os candidatos ou criar medo para tentar obter as respostas certas.

Joel Peterson

Não levantem as cadeiras.

Tim Reitsma

Não levantem as cadeiras. Sentem-se no chão. Estou a brincar. Não façam isso.

Joel Peterson

Podemos brincar um pouco ao polícia bom e polícia mau, mas não se obtém uma imagem precisa de uma pessoa quando se tenta assustá-la. Uma tática baseada no medo não proporciona um bom desempenho num ambiente de trabalho real. Por que razão funcionaria numa entrevista? Não vejo como.

Tim Reitsma

Tenho uma pergunta sobre referências. Quando contratamos alguém, pedimos referências porque é uma prática habitual há décadas. Sempre pensei que, se me pedissem referências, escolheria pessoas de quem gosto e que falariam bem de mim. Certa vez, uma pessoa chegou à fase final para uma função técnica. Passou pela entrevista telefónica e pela entrevista com a equipa de RH; depois falou comigo e pareceu-me excelente. Fizemos uma verificação de referências e as três referências disseram: “Não contrate esta pessoa”. Foi uma situação surpreendente. Qual é a tua opinião sobre as referências?

Joel Peterson

Gostava de saber se a contrataram naquele momento.

Tim Reitsma

Não. Ficámos imediatamente em alerta. Não obtivemos uma resposta clara do candidato. Demos-lhe uma segunda oportunidade, mas a conversa acabou por se transformar numa discussão sobre o que cada pessoa tinha dito. Acabámos por encontrar outro candidato adequado. Não foi um problema grave, mas foi um grande sinal de alerta.

Joel Peterson

E deveria ter sido. As referências são um tema interessante porque, como disseste, são tendenciosas: são escolhidas pelo candidato, que quer entrar na organização. Por isso, podem apresentar uma visão distorcida. De um modo geral, as pessoas partilham informações que ajudam o candidato a quem estão a dar a referência.

Se analisarmos as referências de forma mais científica, elas devem representar apenas cerca de 10% a 12% da decisão final. Não se deve contratar alguém apenas porque as referências são excelentes, nem rejeitá-lo automaticamente porque uma referência foi negativa. As referências devem ser uma parte do conjunto de critérios de decisão.

A primeira coisa que faço é definir, juntamente com o cliente, quem serão as referências. Quando se pede referências a um candidato, ele pode indicar um antigo colega, um antigo superior cujo contacto já não tem, um professor universitário ou alguém que considera conveniente. Mas é necessário pedir as duas chefias ou responsáveis diretos anteriores. Se já não tiverem contacto, é possível encontrá-los no LinkedIn, mas convém obter primeiro autorização do candidato.

Não estamos a tentar encontrar problemas ou a fazer uma caça às bruxas. Queremos compreender o desempenho da pessoa num determinado contexto e perceber como podemos aproveitar melhor as suas competências. É importante obter referências recentes, porque queremos saber como a pessoa desempenhou uma função recente, não como se comportou na universidade há muitos anos.

Também é fundamental compreender o contexto das respostas. Se uma referência disser que a pessoa não lidava bem com clientes hostis, é preciso relacionar isso com a função. A pessoa vai ter contacto com clientes? Se não, talvez não seja um problema relevante. Ainda assim, podemos perguntar o que aconteceu e em que aspetos teve dificuldades. Talvez estivesse num centro de atendimento a lidar com clientes furiosos por causa de um aumento de preços de 50%. Se a nova função for na contabilidade, a trabalhar com clientes internos, o contexto é completamente diferente. A referência deve ser interpretada à luz da função para a qual estamos a contratar.

Tim Reitsma

Concordo. Numa entrevista podemos dizer o que quisermos para nos promover, mas é importante colocar tudo em contexto. Tenho outra pergunta: publicas uma vaga e recebes vinte, trinta, quarenta ou cinquenta candidaturas. Não tens mais ninguém para analisar os currículos. Que ferramenta recomendas? Criar uma enorme folha de Excel? Usar software pago? Imprimir tudo e usar um marcador?

Joel Peterson

Depois desta resposta, talvez não receba muitos telefonemas das empresas tecnológicas locais. Ao longo dos meus treze anos de recrutamento, usei ferramentas robustas e dispendiosas para filtrar candidaturas e currículos. O que descobri é que a inteligência artificial e os algoritmos que classificam uma candidatura com base em palavras-chave do currículo ou da carta de apresentação não funcionam de forma consistente.

Podem eliminar alguns candidatos menos adequados, mas também podem excluir um bom candidato que seria importante identificar num mercado competitivo. Se confiares 100% no sistema, podes perder excelentes candidatos. Se receberes centenas de candidaturas, provavelmente terás de ler os currículos. Não existe uma solução fácil.

Ainda assim, existem ferramentas que simplificam a receção e a gestão das candidaturas. No mínimo, deves ter uma folha de cálculo ou um repositório partilhado onde guardes currículos, cartas de apresentação e documentos associados a cada candidato. A folha de cálculo deve incluir notas, feedback, próximos passos e datas. Também convém registar a origem das candidaturas, para saber de onde vêm as contratações bem-sucedidas e onde deves investir mais na divulgação.

Em segundo lugar, deves ter uma conta empresarial no LinkedIn e uma página corporativa. Publica os anúncios, as ofertas de emprego e os conteúdos nas redes sociais. Assim, os teus colaboradores podem partilhar as vagas nas suas próprias redes quando pensarem em recomendações.

Se quiseres uma solução mais robusta, podes utilizar um sistema de acompanhamento de candidaturas. Esse sistema funciona como um repositório central, permite guardar notas e organizar o processo. Existem opções a partir de cerca de 50 dólares por utilizador e por mês, o que pode ser bastante acessível para manter todas as candidaturas num local seguro.

Tim Reitsma

O que estou a ouvir é: organizem-se. Pode ser através de um ficheiro Excel ou de algum tipo de sistema de acompanhamento. À medida que a organização cresce, pode começar a utilizar software específico. Também se fala muito de sistemas de inteligência artificial que analisam currículos e perfis do LinkedIn em busca de palavras-chave. Por isso, até os candidatos devem pesquisar o setor e a oferta de emprego para garantir que são encontrados pelos recrutadores ou por estas ferramentas de software.

Antes de terminarmos, gostava de ouvir uma história rápida. Ao longo dos últimos treze anos, contrataste centenas de pessoas. Lideraste uma equipa de recrutadores que contratava cerca de 250 pessoas por ano durante quatro anos. É muita gente. Podes partilhar uma história sobre uma contratação inadequada, alguém que não resultou, e o que aprendeste com isso?

Joel Peterson

Em treze anos de recrutamento, é natural existirem algumas contratações que não resultam. Gosto da distinção entre uma contratação inadequada e uma má contratação. Uma contratação inadequada pode simplesmente significar que a pessoa não se adaptou à organização ou que as suas competências não eram as certas para a função.

Quando isso acontece, toda a organização abranda. É preciso trabalhar a dobrar para encontrar soluções, motivar a pessoa ou reformular o trabalho para que seja mais produtiva. O impacto é grande. O custo de uma contratação é elevado, quer se recorra a uma agência quer se faça tudo internamente, porque envolve tempo valioso. Para o proprietário de uma empresa, tempo é dinheiro.

Lembro-me de uma situação em 2015, quando era responsável por uma equipa de recrutamento. Contratámos alguém para a equipa de RH que não se adaptou. Vimos empresas muito prestigiadas no currículo e ficámos impressionados. No entanto, não analisámos suficientemente o trabalho concreto que a pessoa tinha realizado. Prestámos mais atenção ao que a equipa tinha alcançado do que às entregas, resultados e conquistas individuais.

Quando a pessoa entrou, percebemos que não tinha as competências necessárias para realizar aquelas tarefas sozinha. Tinha dependido muito da grande equipa da empresa anterior. Nós éramos uma equipa pequena e não tínhamos pessoas suficientes para a apoiar. A pessoa precisava de trabalhar de forma autónoma e teve muitas dificuldades. A lição foi clara: não devemos deixar-nos impressionar apenas pelos nomes das empresas no currículo. É necessário compreender exatamente o que o candidato fez e alcançou.

Tim Reitsma

Agradeço a partilha. É fácil ver nomes conhecidos num currículo e ficar impressionado, mas é muito importante aprofundar e perceber o contributo individual. Obrigado por participares hoje, Joel, e por partilhares esta história, bem como as tuas ideias sobre organização, recrutamento e identificação do talento certo. Vamos incluir o nome da tua empresa, a Arbutus Search Group, nas notas do programa, juntamente com uma ligação para o teu perfil do LinkedIn. Muito obrigado por teres vindo e espero falar contigo em breve.

Joel Peterson

Obrigado, Tim. Obrigado pelo convite. Posso falar sobre este tema o dia inteiro. Agradeço muito o teu tempo e foi ótimo conversar contigo. Espero que os ouvintes tenham retirado algo útil. Boa sorte com o recrutamento. O mercado é competitivo, mas está muito interessante neste momento.

Tim Reitsma

Está bem. Até à próxima.

Joel Peterson
Obrigado.