Como Manter as Equipas Virtuais Ligadas (com Ben Hoffman, da cityHUNT)

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Tim ReitsmaQuer a sua equipa esteja dispersa ou a trabalhar no escritório, o envolvimento e a ligação são dois ingredientes fundamentais para criar um local de trabalho saudável. Mas como criamos e mantemos ligações num mundo virtual através de cafés online ou eventos de equipa? Bem, sim, ambos são ótimos. E no episódio de hoje, vou conversar sobre ligações num mundo virtual com Benjamin Hoffman, fundador da cityHUNT, uma empresa criada com a simples missão de proporcionar às equipas relações mais fortes e significativas.

Obrigado por nos acompanhar. Eu sou Tim Reitsma, o apresentador residente do People Managing People. Bem-vindo ao podcast. Somos pessoas que gerem pessoas e queremos liderar e gerir melhor. Somos proprietários, fundadores, empreendedores, gestores intermédios e líderes de equipas responsáveis pela gestão de pessoas. E sim, trabalhamos em recursos humanos, mas não somos RH, pelo menos não no sentido tradicional. Estamos empenhados em ajudar as pessoas a liderar e gerir as suas equipas e organizações de forma mais eficaz. Por isso, se quer liderar e gerir melhor, se quer tornar-se um líder organizacional melhor e um gestor mais eficaz, junte-se a nós. Continue a ouvir o podcast para encontrar as dicas, os truques e as ferramentas de que precisa para recrutar, reter, gerir e liderar as suas pessoas e a sua organização de forma mais eficaz. E, enquanto ouve o programa, subscreva e junte-se à nossa lista de distribuição em peoplemanagingpeople.com para se manter a par de tudo o que está a acontecer.

Bem-vindo ao podcast. Ben, como está?

Ben Hoffman
Incrível. Obrigado. Estou muito entusiasmado por estar aqui.

Tim ReitsmaIsso é ótimo. Conte aos nossos ouvintes um pouco sobre si e sobre a sua empresa. Gostamos de saber quem é.

Ben HoffmanClaro. Comecei esta empresa em 2000, na NYU. Estava a estudar teatro, prestes a licenciar-me, e decidi que não queria realmente fazer teatro da forma como era feito, por isso precisava de descobrir outra coisa.

Com o meu parceiro na altura, começámos a organizar visitas a pubs com caças ao tesouro e câmaras Polaroid, apenas por diversão com os nossos amigos. Depois, as pessoas perguntaram-nos se podíamos fazer o mesmo em festas de aniversário e despedidas de solteira. Pensámos: sim, claro; era a nossa forma divertida de criar uma experiência, uma experiência teatral. Um dia, alguém perguntou se podíamos fazer aquilo para um evento empresarial de team building. Eu disse que sim e perguntei qual era o orçamento. Disseram-me o orçamento e respondi: é exatamente isso que fazemos; somos obviamente uma empresa de dinâmicas de equipa.

Depois, tive de aprender a construir uma empresa de dinâmicas de equipa. Tudo acabou por estar ligado ao que percebi ser a minha paixão: a psicologia positiva, a gamificação e a criação de experiências. Foi assim que tudo começou. Nos últimos anos, canalizei grande parte da minha energia e do meu tempo para a atenção plena, a consciência e a presença. E para o que isso significa, porque sinto que tudo passa por essa lente. Foi assim que fomos crescendo. Passámos das Polaroid para as câmaras digitais, começámos a expandir-nos a nível nacional e, depois, surgiram estes novos iPhones incríveis. Criámos aplicações e continuámos a tentar perceber, conversando com os nossos clientes, como criar experiências que lhes permitissem conhecerem-se melhor, conhecerem-se uns aos outros e conhecerem melhor os seus ambientes.

Agora, uma dessas coisas é um pouco diferente. As pessoas já não conseguem estar tanto no mesmo ambiente quando participam nestas experiências. Por isso, criámos uma experiência totalmente nova, baseada no mundo em que vivemos atualmente. Tem sido um período muito interessante, desafiante, mas também incrível e gratificante, com tudo o que está a acontecer.

Tim ReitsmaSim, o mundo mudou bastante, desde os primeiros dias das Polaroid às câmaras digitais, aos telemóveis e agora ao confinamento. Sair para participar num evento de equipa, numa caça ao tesouro ou noutra atividade tem agora um aspeto diferente. Como se adaptaram durante este período?

Ben HoffmanFoi uma mudança drástica. Estávamos a crescer muito e eu tinha lançado uma ideia completamente nova no ano passado. Em 2019, tive uma epifania: criar algo incrível para os outros. O que é que isso realmente significa? Como podemos construir isso? Organizávamos muitos eventos empresariais, tornávamo-los acessíveis a todos, trabalhávamos com organizações sem fins lucrativos, levávamos as pessoas a sair e a participar, expandíamos a nossa tecnologia e tentávamos realmente levar as pessoas para o mundo, criando relações. Estávamos a crescer extraordinariamente e, em março, tudo parou. Todos os eventos empresariais foram cancelados. Então perguntámo-nos: está bem, isto é interessante; o que fazemos agora?

Começámos a criar novos jogos através do Zoom, utilizando a nossa tecnologia e uma experiência com dois ecrãs. Criámos caças ao tesouro, concursos, projetos artísticos e jogos de mistério. Estávamos a experimentar tudo. Os nossos clientes pediam-nos atividades e nós criávamo-las, mas, honestamente, não eram tão divertidas como eu precisava ou queria que fossem. As ligações não estavam a acontecer. As pessoas estavam cansadas destas videoconferências e as experiências não correspondiam ao nível das atividades que fazíamos antes. Por isso, decidi recuar.

Reunimos todos os dados dos jogos que estávamos a fazer e tentámos perceber o que as pessoas adoravam, onde sentiam ligação e onde se sentiam vivas. O que fazia com que se esquecessem de que estavam no Zoom e simplesmente vivessem, estivessem presentes e jogassem? Identificámos esses elementos e criámos uma experiência com o melhor de tudo. É praticamente tudo o que oferecemos agora: reunimos as melhores partes de cada jogo e combinámo-las numa experiência de uma hora, na qual as pessoas podem participar no conforto das suas casas e continuar a divertir-se, ligando-se umas às outras. Há muitos risos, sorrisos e um ritmo muito rápido. Assim, cada pessoa tem contacto com diferentes tipos de jogos e, sobretudo, pode rir, sorrir e ver os outros de uma forma mais leve do que talvez tenha acontecido recentemente.

Tim ReitsmaOntem estava a falar com um amigo sobre como tinha sido a minha semana. Comecei a contar todas as chamadas e videochamadas em que participei. Às sextas-feiras, no final do dia, algumas pessoas juntam-se para outra conversa por vídeo, normalmente com uma cerveja na mão. É uma excelente forma de terminar o dia, mas estou cansado de olhar para as pessoas através de um ecrã. Como é que acrescentar esse elemento de diversão promove uma ligação mais profunda?

Ben HoffmanÉ exatamente isso que tem de acontecer, porque é difícil. Sinto o mesmo. Estou cansado. Tento limitar-me e limitar o número de reuniões que marco. Pergunto-me: precisamos mesmo de fazer isto? Posso passar mais tempo a fazer outra coisa?

Tenho passado muito mais tempo na natureza, mas, quando fazemos os jogos, tentamos dar a todos um momento para brilhar. É como dizer: todos estão a jogar e, de repente, pedimos a alguém que ligue o microfone e todos cumprimentam essa pessoa. Perguntamos qual foi a resposta ou a preferência de cada um e começamos a conversar. É isso que estamos a construir: pequenos momentos de ligação em que deixa de parecer que estamos num Zoom. Recebemos comentários de que foi a melhor videoconferência em que alguém participou. Ao introduzir elementos diferentes na experiência, conseguimos pôr as pessoas de pé e em movimento. No final, estão a tirar fotografias, a regressar e a partilhar coisas. Temos música, excelentes apresentadores e muita conversa. Nunca se sabe quando alguém será chamado, por isso todos participam e apoiam-se uns aos outros.

É muito bonito ter toda a empresa a dizer o seu nome e a torcer por si. Fazemos também inquéritos. Perguntamos, por exemplo, qual é o doce de que todos gostam mais durante as festas: bolachas, doces ou outra coisa. Quando alguém acerta, todos celebram. Esses momentos criam uma ligação verdadeira.

Tim ReitsmaÉ interessante haver esse elemento pessoal. Não é apenas mais um concurso de perguntas online. Porque é tão importante acrescentar esse toque pessoal?

Ben HoffmanEm todos os nossos jogos tentamos personalizar a experiência, perceber quem são as pessoas, do que gostam, ouvi-las e estar com elas, para podermos criar o jogo em conjunto. Assim, não parece uma atividade aleatória. Tem de ser relevante. Quando é divertido, permite-nos aprender uns sobre os outros, algo que perdemos. No escritório, aprendíamos naturalmente sobre os outros através das conversas e da convivência. Online, isso não acontece da mesma forma. Por isso, é importante ouvir aquilo de que as pessoas gostam e o que fazem. Usamos muito a comida nos nossos jogos, porque é um tema confortável para iniciar conversas. Falamos das refeições preferidas, de livros e do que as pessoas fazem para se divertir. Perdemos muitas dessas conversas espontâneas, como perguntar a alguém: “Como estás?”

Tim ReitsmaPorque somos humanos, precisamos de nos ligar aos outros. O que podem os fundadores, gestores e membros das equipas fazer de forma diferente para promover essa ligação?

Ben HoffmanAcho que devemos fazer perguntas, ouvir e estar presentes, sem tentar resolver imediatamente o problema. É difícil fazê-lo virtualmente, mas podemos perguntar às pessoas como estão. Com as minhas equipas, temos uma chamada diária. Começamos por falar sobre algo positivo que está a acontecer na vida de cada pessoa ou no trabalho. Depois perguntamos se existe algo que possa ser ainda melhor. Não temos muitas reuniões; fazemos apenas esta reunião diária, que é relativamente rápida. Quero saber como está a vida das pessoas. É muito bonito conhecer o que a minha equipa está a fazer e permitir que estejamos presentes uns para os outros durante essas conversas.

Celebramos as coisas boas e trabalhamos também os assuntos que precisam de atenção. As pessoas sabem que estão num espaço seguro, com pouco julgamento, onde podemos simplesmente estar juntos. Se alguém precisa de fazer uma pausa, dar um passeio ou dormir uma sesta para recuperar energia, apoio essa decisão. Prefiro que cuide de si e esteja plenamente presente quando trabalha, em vez de estar esgotado.

O autocuidado é essencial. Digo à minha equipa que devem cuidar de si próprios para poderem cuidar dos outros. Durante a pandemia, percebi que tinha colocado demasiado da minha identidade no sucesso da empresa e no reconhecimento dos eventos. Quando tudo parou, percebi o quanto estava cansado. Tive de trabalhar em mim próprio para conseguir estar mais presente com a equipa, os clientes e os parceiros.

Tim ReitsmaA vulnerabilidade pode ser uma palavra assustadora. Quando alguém partilha algo pessoal, é importante responder com empatia. A vulnerabilidade e a empatia estão ligadas à criação de uma ligação?

Ben HoffmanSem dúvida. Acrescentaria a presença, estar no momento. Tudo se relaciona com a capacidade de estar presente. Posso estar aqui consigo agora, independentemente de tudo o que está a acontecer à minha volta? É aí que existe a ligação. Se não conseguimos estar connosco próprios num espaço de silêncio, é muito difícil estar nesse espaço com outras pessoas.

Tim ReitsmaNo mundo virtual, o Slack, os e-mails e as mensagens estão constantemente a chamar a nossa atenção. Como podemos criar um ambiente de ligação mais significativa?

Ben HoffmanQuando as empresas nos contratam, quero que a experiência não se pareça com tudo aquilo por que já estão a passar. No dia a dia, tento limitar as reuniões, as interações e as mensagens. Procuro estar consciente de quando envio algo e pergunto-me se é mesmo necessário fazê-lo naquele momento. Será que posso esperar? É importante comunicar de forma consciente, fazer uma pausa e abrandar.

Também definimos protocolos de comunicação. Se alguém precisar de uma resposta dentro de 24 horas úteis, pode enviar-me um e-mail. Se precisar de algo no próprio dia, pode enviar uma mensagem. Se for urgente, pode telefonar-me. Todos sabem como entrar em contacto comigo e quais são as expectativas. As conversas informais são apenas para conviver; não esperamos necessariamente uma resposta imediata. Quando todos compreendem as regras, evitamos sofrimento causado por expectativas diferentes.

Tim ReitsmaDar às pessoas essa clareza e possibilidade de escolha é muito importante, sobretudo quando alguém entra numa equipa nova.

Ben HoffmanSim, e também devemos dar-lhes escolha. Pergunto às pessoas se este método funciona para elas e se preferem comunicar de outra forma. Não imponho o sistema a ninguém. O objetivo é encontrarmos uma forma de comunicação que funcione para todos e nos mantenha alinhados.

Tim ReitsmaFalámos sobre os eventos de equipa, as chamadas diárias e os métodos de comunicação. Parece que “incrível” é um dos valores fundamentais da cityHUNT.

Ben HoffmanÉ mesmo. No último ano, o foco era criar algo mais incrível para os outros. Agora sinto que quero ser mais incrível em conjunto com os outros. Vejo uma mudança na sociedade: não se trata apenas de consumir ou criar, mas de estarmos juntos nas experiências. É isso que quero na minha vida: ligação e momentos partilhados.

Tim ReitsmaUma atividade simples, como duas verdades e uma mentira, pode ensinar-nos muito sobre os colegas e criar momentos de riso. Não é preciso muito para criar ligações significativas. Também não devemos forçar a diversão. Já ouviu o termo “diversão forçada”?

Ben HoffmanSim, e é precisamente contra isso que lutamos. Não quero que ninguém seja forçado. Cada pessoa deve encontrar o seu espaço e participar da forma que lhe permite desfrutar mais. Algumas pessoas querem estar diante da câmara; outras preferem observar. Ambas as opções são válidas. Cada pessoa deve poder encontrar o seu lugar e a sua forma de participar.

O objetivo é criar uma experiência suficientemente diversificada para que todos encontrem um momento de que gostem. A diversão de uma pessoa pode não ser a diversão de outra. Quando as pessoas encontram o seu espaço, participam de forma mais natural e sentem-se confortáveis.

Tim ReitsmaTambém é importante permitir que as pessoas digam que não é uma boa altura para conversar. Podemos pedir autorização, agendar uma conversa ou esperar até haver disponibilidade. Isso exige empatia e atenção plena.

Ben HoffmanExatamente. Antes de contactar alguém, devemos fazer uma pausa e perguntar se é mesmo necessário fazê-lo naquele momento. Poucas coisas são realmente urgentes. Muitas são importantes, mas podem esperar. Até com os meus filhos, procuro definir momentos em que posso estar plenamente presente. Se tento trabalhar e ouvi-los ao mesmo tempo, não faço bem nenhuma das coisas. É melhor estar verdadeiramente presente do que tentar agradar sem prestar atenção.

Tim ReitsmaEstar presente é essencial para criar ligações, seja presencialmente ou virtualmente. Quando estamos junto à máquina de café, não temos notificações a interromper-nos; estamos simplesmente a conversar sobre a vida. É importante criar esse espaço.

Ben HoffmanSim. Muitas vezes, deixamos os telemóveis de lado e ficamos simplesmente juntos, sem uma intenção específica. Esses são os momentos mágicos: estar com alguém sem precisar de nada dessa pessoa. É uma ligação humana genuína.

Faço também um exercício de respiração com a minha equipa no final das chamadas. A respiração ajuda a sincronizar o corpo e a mente. Podemos fechar os olhos, inspirar e expirar juntos durante um minuto. É uma ferramenta simples que nos ajuda a estar presentes uns com os outros.

Tim ReitsmaSe não conseguimos criar uma ligação connosco próprios, como podemos criar uma ligação com os outros? Que conselho prático daria a alguém que quer promover mais ligação na sua organização ou equipa?

Ben HoffmanDepende da cultura da equipa e das suas necessidades. Uma ferramenta simples é respirar em conjunto durante um minuto. Isso abranda tudo e ajuda-nos a estar mais presentes. Podemos começar ou terminar uma reunião dessa forma.

Também devemos usar as videoconferências para criar comunidade, rir e partilhar momentos. O objetivo é recriar a energia de uma sala onde todos riem e celebram juntos. Estamos a organizar festas virtuais e a combinar os melhores elementos das nossas experiências com temas festivos. Não estamos a perder a festa; estamos a reformulá-la e a reinventá-la.

Tim ReitsmaPara quem está a planear uma festa de fim de ano, é importante pensar nos objetivos que quer alcançar. Quer apenas enviar um cartão-oferta ou criar uma experiência partilhada? Pode encontrar a cityHUNT em cityHUNT.com, correto?

Ben HoffmanSim. Também estou a trabalhar num livro. Pode visitar BenjamínPeaceHoffman.com para conhecer alguns dos projetos em que estou a trabalhar. Estou a escrever sobre atenção plena, dinâmicas de equipa, abundância com propósito, vitalidade física e emocional e sustentabilidade financeira. Quero partilhar a minha experiência, incluindo a luz, a sombra e o trabalho difícil que todos enfrentamos.

Na cityHUNT, queremos criar experiências incríveis para os outros. Estamos a trabalhar com organizações de solidariedade, incluindo a American Cancer Society, e a organizar muitas atividades de team building e festas virtuais.

Tim ReitsmaFoi um prazer conversar consigo. Obrigado por participar.

Ben HoffmanObrigado a si. Admiro muito o trabalho que está a fazer para ajudar as pessoas a ligarem-se de formas mais profundas e significativas.

Tim ReitsmaObrigado a todos os que nos ouviram. Visitem o nosso site, subscrevam o podcast e enviem-nos sugestões sobre temas que gostariam de ouvir. Tenham uma excelente tarde e até breve.