De acordo com um estudo da Gallup, apenas 12% dos trabalhadores afirmam que a sua empresa faz um bom trabalho na integração. O mesmo estudo concluiu que, pelo contrário, os trabalhadores que tiveram uma excelente experiência de integração têm 2,6 vezes mais probabilidades de estar extremamente satisfeitos com o seu local de trabalho e, consequentemente, maior probabilidade de permanecer na empresa.
Mesmo sem estas estatísticas, todos sabemos que a integração dos colaboradores é muito importante. Os inquéritos de integração são um método eficaz para avaliar a eficácia do seu processo de integração.
Eis como criar um questionário de integração eficaz e 24 perguntas de exemplo que pode utilizar nos seus próprios inquéritos.
O que é um inquérito de integração?
Os inquéritos de integração, também conhecidos como inquéritos a novos colaboradores, são realizados junto de novos trabalhadores para recolher feedback sobre a sua experiência de integração. Um inquérito de integração abrangente deve:
- Medir a eficácia do seu programa de integração
- Fazer com que os novos colaboradores se sintam bem-vindos e valorizados
- Comunicar uma cultura de melhoria contínua
- Determinar a clareza das expectativas relativas à função e à empresa
- Perceber o que precisa de ser melhorado do ponto de vista do utilizador final.
Porque são importantes os inquéritos de integração?
Ao fazer perguntas específicas e normalizadas aos novos colaboradores sobre o seu processo de integração, obtém informações sobre o funcionamento atual do processo e sobre o que precisa de ser melhorado.
Eis algumas áreas em que os inquéritos de integração podem ajudá-lo a melhorar:
- Aperfeiçoar o seu processo de recrutamento. Identifique onde pode introduzir melhorias no seu processo de contratação para responder a questões de clareza, transparência e à experiência global dos candidatos.
- Compreender a eficácia da formação. Avalie até que ponto os colaboradores consideram relevantes os conteúdos da formação, os métodos de transmissão e a sua aplicação geral às novas funções.
- Melhorar o envolvimento dos colaboradores. Determine potenciais fatores que desencadeiam a falta de envolvimento e tome medidas proativas para os resolver.
- Alinhamento com os valores e a cultura da empresa. Saliente a adequação dos seus novos colaboradores para garantir uma base sólida para o sucesso e a satisfação a longo prazo em toda a organização.
- Marca empregadora. Compreenda e avalie a influência da primeira impressão da sua marca. Isto reflete-se na forma como atrai novos colaboradores e no que os incentiva a juntarem-se ao seu grupo de trabalhadores.
- Ambiente de trabalho e bem-estar. Verifique se os valores da sua organização estão alinhados com o ambiente de trabalho e se promovem uma atmosfera positiva e inclusiva.
De um modo geral, os inquéritos são uma ferramenta útil para melhorar o seu processo e, utilizando a linguagem financeira, maximizar o ROI da integração.
Benefícios dos inquéritos de integração
Quando combinados com ações adequadas, os inquéritos de integração podem ajudar as organizações a:
- Aumentar a retenção dos colaboradores: o feedback inicial pode ajudar a resolver problemas que poderiam conduzir à insatisfação ou à rotatividade.
- Aumentar a produtividade: as informações obtidas através dos inquéritos ajudam a orientar ajustes que garantem que os novos colaboradores estão devidamente preparados, acelerando o tempo necessário para atingirem a produtividade plena.
- Promover uma comunicação aberta: incentiva uma cultura de feedback na qual os colaboradores se sentem seguros para partilhar as suas opiniões e preocupações.
- Reforçar a marca empregadora: um processo de integração bem estruturado, baseado nos resultados dos inquéritos, cria uma primeira impressão positiva, beneficiando a sua reputação no mercado.
Por outro lado, não ter em conta a experiência dos novos colaboradores significa que estes estarão provavelmente menos envolvidos e preparados, tendo também maior probabilidade de sair.
Como criar um inquérito de integração
Tendo em conta o que foi referido acima, como pode criar um ou vários inquéritos de integração eficazes?
1. Defina antecipadamente os principais marcos
É uma boa prática realizar inquéritos breves em diferentes marcos do processo de integração, enquanto a informação ainda está fresca na memória dos novos colaboradores.
De um modo geral, isto deverá acontecer 1-2 semanas após a data de início, para refletir sobre os processos de pré-integração e orientação.
Depois disso, poderá querer fazer mais algumas perguntas após os primeiros 30 dias, com foco na formação e integração, e novamente após 90 dias, para obter feedback sobre a cultura e os níveis de envolvimento.
2. Crie inquéritos para cada fase
Crie alguns inquéritos com cerca de 5 a 10 perguntas para cada uma das fases escolhidas
- Inquérito da 1.ª semana: Primeiras impressões, comunicação antes da integração e clareza do plano do primeiro dia/da primeira semana.
- Inquérito dos 30 dias: Feedback sobre a formação, clareza das funções e integração na equipa.
- Inquérito dos 90 dias: Reflexões a longo prazo sobre o processo de integração, alinhamento com a cultura da empresa e preparação para assumir responsabilidades.
- Inquérito dos 6 meses (opcional): Perspetivas retrospetivas sobre o papel da integração na preparação para o sucesso.
Também deverá criar inquéritos de integração separados para os gestores contratados recentemente, uma vez que o processo de integração de gestores será um pouco diferente.
Algumas boas práticas para redigir perguntas de inquéritos:
- Perguntas recorrentes: Inclua algumas perguntas recorrentes nos vários inquéritos para acompanhar as mudanças na perceção ou satisfação ao longo do tempo, por exemplo: “Como classificaria a sua experiência de integração numa escala de 1 a 10?”.
- Utilize uma combinação de tipos de perguntas:
- Perguntas com escala de Likert: Permitem aos inquiridos classificar o seu grau de concordância ou satisfação numa escala (por exemplo, de 1 a 5 ou de 1 a 7).
- Perguntas de sim/não: Simples e rápidas para respostas binárias.
- Perguntas abertas: Incentivam um feedback detalhado e novas ideias.
- Perguntas de escolha múltipla: Apresentam opções predefinidas para escolher, permitindo obter feedback estruturado.
- Perguntas de ordenação: Peça às pessoas que ordenem as opções por ordem de preferência ou importância.
3. Decida como distribuir os inquéritos
O último passo consiste em determinar como irá administrar o inquérito e analisar os resultados. Muitas soluções de software de integração terão uma funcionalidade de inquéritos, tal como as ferramentas de inquéritos a colaboradores, mas poderá sempre utilizar o Typeform ou uma ferramenta semelhante.
A utilização de tecnologias como estas tornará muito mais fácil enviar os inquéritos e analisar os resultados. Algumas também terão modelos úteis para facilitar a criação.
24 perguntas para inquéritos de integração
Para o ajudar a começar, apresentamos 24 exemplos de perguntas para inquéritos de integração de colaboradores, divididos nas 7 categorias seguintes:
- Recrutamento e integração
- Formação
- Envolvimento
- Alinhamento
- Marca do empregador
- Ambiente de trabalho e bem-estar
- Ambiente de trabalho remoto
Incluí dois tipos de perguntas, às quais se pode responder através de uma escala de avaliação ou de uma resposta livre.
- As perguntas de escala de avaliação pedem ao colaborador que indique em que medida estas afirmações refletem a sua concordância ou opinião.
- As perguntas de resposta livre pedem ao colaborador que partilhe as suas ideias sobre um tema específico.
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Recrutamento e integração
Perguntas de escala de avaliação (1-10)
- Como classificaria a clareza e a transparência do processo de recrutamento? [Escala de avaliação]
Para avaliar a eficácia do processo de recrutamento e identificar áreas de melhoria.
- Classifique o seu nível de envolvimento e satisfação com o processo de integração. [Escala de avaliação]
Para compreender os níveis de satisfação dos colaboradores durante o período de integração e perceber se a descrição da função corresponde ao cargo.
- Até que ponto se sente confiante na utilização do nosso produto ou serviço após concluir o processo de integração? [Escala de avaliação]
Para avaliar a eficácia da integração de novos colaboradores e dotá-los dos conhecimentos e da confiança necessários para utilizar o produto ou serviço.
- Como classificaria a experiência geral de integração? [Escala de classificação]
Para compreender a experiência de integração como um todo.
- Que recursos ou informações adicionais teriam sido úteis durante o processo de integração? [Resposta livre]
Para identificar eventuais lacunas nos materiais de integração atuais e recolher opiniões sobre os recursos adicionais que melhorariam a compreensão e a competência dos participantes.
- Que melhorias ou alterações sugeriria para melhorar a experiência de integração? [Resposta livre]
Para recolher recomendações específicas sobre como pode otimizar ou personalizar o seu processo de integração.
- Há mais alguma coisa que gostaria de partilhar sobre a sua experiência de integração? [Resposta livre]
Para dar aos utilizadores a oportunidade de partilharem quaisquer opiniões, sugestões ou preocupações adicionais que possam não ter sido abordadas pelas perguntas anteriores.
Formação
- Numa escala de 1 a 10, em que medida a formação está alinhada com a sua função e responsabilidades? [Escala de classificação]
Para avaliar a relevância do seu programa de formação de integração.
Envolvimento
- Desde que entrei na empresa, raramente penso em trabalhar noutro lugar. [Escala de classificação]
Para descobrir quão satisfeitos estão os colaboradores — o que tem um impacto direto nas taxas de retenção dos colaboradores.
- Recebo frequentemente feedback do meu responsável sobre as tarefas que me são atribuídas. [Escala de classificação]
Para determinar se os novos colaboradores recebem o feedback de que necessitam para se adaptarem ao seu local de trabalho e melhorarem as suas competências.
Alinhamento
- Compreendo de que forma a minha função contribui para os valores e objetivos da organização. [Escala de classificação]
Para compreender como os novos colaboradores veem a sua posição na sua organização e cultura empresarial.
- Considero que as minhas ideias são valorizadas. [Escala de classificação]
Para perceber se os colaboradores se sentem parte da equipa.
Marca empregadora
- De que forma a nossa marca empregadora influenciou a sua decisão de se juntar à nossa organização? [Escala de classificação]
Para compreender o impacto da marca na atração de novos colaboradores e o que convenceu os recém-chegados a juntarem-se à sua equipa.
- A sua experiência com a organização até ao momento está alinhada com a marca empregadora que lhe foi comunicada durante o processo de recrutamento? [Escala de classificação]
Para avaliar a consistência entre a sua perceção da marca empregadora e a experiência real dos colaboradores.
- Que aspetos da nossa marca empregadora se destacaram para si durante o processo de recrutamento? [Resposta livre]
Para identificar os elementos específicos que os atraíram para o seu local de trabalho.
- O que considera que torna a nossa organização única enquanto empregadora? [Resposta livre]
Para compreender os principais fatores diferenciadores na perspetiva dos novos colaboradores.
Ambiente de trabalho e bem-estar
- Como classificaria o ambiente de trabalho em termos de colaboração, inclusão e apoio? [Escala de classificação]
Para avaliar as perspetivas do seu ambiente de trabalho — como a inclusão, a diversidade e a igualdade, bem como o nível de apoio que presta.
- Avalie o grau em que considera que a nossa organização dá prioridade ao bem-estar dos colaboradores e ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. [Escala de classificação]
Para compreender se as políticas, iniciativas e práticas da sua empresa promovem uma compreensão clara do apoio ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e ao bem-estar dos colaboradores.
- Em que medida o ambiente de trabalho está alinhado com a marca empregadora que foi comunicada? [Escala de classificação]
Para avaliar se a sua organização cumpre eficazmente as promessas e os valores apresentados desde o primeiro dia.
Ambiente de trabalho remoto
- Como avalia a eficácia das ferramentas e plataformas de comunicação disponibilizadas para o trabalho remoto? [Escala de classificação]
Para avaliar a adequação e a eficiência das ferramentas de comunicação disponíveis, que são cruciais num contexto remoto.
- Em que medida considera que as reuniões virtuais são eficazes em termos de produtividade e envolvimento? [Escala de classificação]
Para avaliar a eficiência e o nível de envolvimento nas reuniões virtuais, que constituem um aspeto central do trabalho remoto.
- Em que medida considera que está integrado na sua equipa no ambiente de trabalho remoto? [Escala de classificação]
Para avaliar o sentimento de pertença e de integração do colaborador na equipa, o que pode ser um desafio num contexto remoto. A utilização de perguntas eficazes para quebrar o gelo durante as reuniões virtuais pode ajudar a promover a ligação entre as pessoas.
- Que melhorias, caso existam, sugeriria para os nossos programas de formação e desenvolvimento remotos? [Resposta livre]
Para obter comentários construtivos sobre os programas de formação e identificar lacunas ou áreas que necessitem de melhorias.
- Existem ferramentas ou recursos que considere em falta ou inadequados para a sua função no ambiente de trabalho remoto? [Resposta livre]
Para identificar eventuais lacunas nas ferramentas ou nos recursos disponibilizados, que são essenciais para um trabalho remoto eficaz.
Boas práticas para inquéritos de integração
Siga estas boas práticas para obter comentários úteis e acionáveis sobre as suas iniciativas de integração.
Defina claramente o objetivo
O primeiro passo deve ser definir claramente o que pretende alcançar ou melhorar no seu processo de integração. Isso ajudá-lo-á a formular as perguntas certas e a obter as informações de que necessita.
Mantenha-as curtas
As suas perguntas devem ser concisas e focadas, para aumentar as taxas de resposta e garantir que recolhe comentários relevantes e acionáveis sobre a integração.
O ideal é incluir, no máximo, 10 perguntas por inquérito.
Utilize diferentes tipos de perguntas
A inclusão de escalas de classificação permite uma análise quantitativa, enquanto as perguntas abertas permitem que os inquiridos expressem livremente as suas opiniões e apresentem sugestões de melhoria.
Utilize uma combinação de ambas para criar uma abordagem equilibrada que o ajude a recolher comentários detalhados e estruturados.
Escolha o momento certo
Ponha-se, por um momento, no lugar do seu novo colaborador e considere quando obteria os comentários mais recentes para cada grupo de perguntas.
Por exemplo, as perguntas relacionadas com a orientação são melhor respondidas assim que o novo colaborador é contratado, enquanto as perguntas sobre o ambiente de trabalho devem ser guardadas para quando já estiver mais adaptado à sua função.
Dica profissional
“A recomendação é enviar-lhes um inquérito algumas semanas depois do primeiro dia. É importante que o inquérito seja realizado suficientemente perto da experiência de integração para que a informação ainda esteja fresca na sua memória, mas não tão perto do primeiro dia que ainda não tenham concluído todo o processo de integração.”—Alice Ferretti, HumansR
Comunique o porquê
Para aumentar as taxas de resposta e a qualidade do feedback, explique aos participantes por que razão criou o inquérito e de que forma este os beneficia, bem como à empresa no seu conjunto.
Verá que este esclarecimento torna muito mais provável que as pessoas respondam e se envolvam mais enquanto o fazem.
Anonimato ou não?
A decisão de solicitar ou não os nomes dos participantes é sua.
Isso facilita o acompanhamento, mas os inquiridos poderão ser menos sinceros nas suas respostas. O meu conselho seria oferecer anonimato, mas também a possibilidade de adicionarem os seus dados para um acompanhamento posterior.
Comunique as conclusões do inquérito
Quando partilha as conclusões e as ações que tomou na sequência das mesmas, influencia a adesão a quaisquer alterações e demonstra que vale a pena preencher os inquéritos na sua organização.
Analisar os inquéritos de integração
Passou algum tempo a criar inquéritos e a recolher dados; o que faz com os resultados?
Para agir eficazmente com base nos resultados dos inquéritos, comece por analisar cuidadosamente os dados para identificar padrões, tendências e problemas recorrentes.
Se estiver a utilizar software de integração ou de inquéritos, este processo deverá ser relativamente simples. Caso contrário, reúna as respostas dos inquéritos numa folha de cálculo ou ferramenta semelhante para facilitar a análise.
Terá as categorias de perguntas acima indicadas, mas poderá também querer dividir as respostas por dados demográficos (por exemplo, equipa, função, antiguidade, trabalho no escritório ou à distância) para identificar variações nas experiências entre grupos.
Deverá também combinar os resultados com outras métricas de integração, como as taxas de retenção e o tempo até atingir a produtividade.
A partir daqui, tal como Liam Reese explica no seu excelente artigo sobre análise de dados de RH, pode utilizar o que recolheu para “contar uma história” às partes interessadas relevantes.
É provável que a direção executiva disponha de pouco tempo e precise de compreender o impacto a longo prazo daquilo que os dados de integração nos dizem sobre a saúde organizacional e o progresso rumo aos principais objetivos estratégicos.
Os gestores, por outro lado, precisarão de menos informação sobre o que deve mudar ao nível organizacional e, em vez disso, de informações acionáveis sobre aquilo que podem melhorar nas suas equipas.
Criar perguntas de integração com o ChatGPT
Sim, leu bem. Tenho considerado o ChatGPT um excelente assistente no processo de idealização de tarefas como esta.
Aqui estão 3 instruções para o ChatGPT recolher perguntas adicionais para os seus inquéritos de integração.
Basta copiar e colar as instruções seguintes, uma de cada vez, para obter algumas ideias novas.
Passo 1: Crie um perfil
Considero sempre útil dizer ao GPT quem quero que represente antes de começar, para que possa enquadrar corretamente o contexto das suas respostas. Copie e cole a instrução abaixo para começar.
Instrução 1
É um líder de RH experiente que me ensina tudo o que sabe sobre como ser um excelente gestor de operações de pessoas.
Conhece as melhores práticas para a função e não tem receio de rejeitar normas históricas sobre a forma como as coisas “deveriam ser” feitas quando estas não são manifestamente úteis.
Neste momento, está a utilizar os seus conhecimentos para me ajudar a criar inquéritos úteis de integração de colaboradores. Iremos contratar estes colaboradores para funções [à distância/híbridas/no escritório].
Confirme que compreende o meu pedido, falando-me mais sobre o seu perfil.
Passo 2: Dê contexto adicional
Este passo é opcional, mas considero-o útil.
O GPT pode ter dificuldade em fornecer afirmações generalizadas e generalidades. Para contornar esta situação, dê ao GPT mais contexto sobre a sua empresa. Isto poderá incluir:
- Tipo de colaboradores que procura atrair
- O seu estado/país específico
- O seu setor
- Função(ões) que pretende preencher
- Fase de crescimento da sua empresa
- Qualquer informação circunstancial sobre a sua empresa que considere importante
Instrução 2
A minha empresa atua no setor [o seu setor], com atividade em [País/Estado]. Encontramo-nos atualmente numa fase de [crescimento linear/crescimento exponencial/manutenção] da nossa atividade e procuramos colaboradores para preencher [função(ões) pretendida(s)] cargo(s).
Confirme que compreendeu o meu pedido, dizendo-me o que sabe sobre a minha empresa.
Passo 3: Faça perguntas específicas
Ótimo, já preparámos o terreno. Agora vem a parte interessante.
Considero útil pedir perguntas específicas sobre determinados temas, uma de cada vez, para obrigar o GPT a aprofundar cada um deles, em vez de se limitar a passar superficialmente por todos.
Instrução 3
Crie 10 perguntas específicas e pertinentes para um questionário de integração sobre [tema sobre o qual pretende perguntas para o questionário] e inclua as seguintes informações para cada uma:
- A pergunta a incluir
- Se esta pergunta deve ser respondida utilizando uma escala de avaliação (isto é, até que ponto concorda, numa escala de 1 a 5) ou uma caixa de texto para resposta livre
- O objetivo da pergunta
Parta do princípio de que estas perguntas são feitas 1 mês depois de o colaborador ter começado a trabalhar na empresa.
Está a ter problemas com o GPT?
Se verificar que não está a obter resultados úteis, tem duas opções:
- Adicione mais informações sobre a sua empresa — como os problemas específicos que enfrenta no seu processo de integração — no Passo 2, para esclarecer o que pretende alcançar. Não parta do princípio de que o GPT consegue ler nas entrelinhas.
- Junte-se à nossa comunidade exclusiva de membros no Slack para discutir os seus problemas com outros líderes de operações de pessoas que já enfrentaram a mesma situação. Ah, e eu também estarei lá!
Se combinar a geração de ideias do GPT com a sua pesquisa organizacional, terá perguntas úteis para novos colaboradores num instante.
Outras formas de medir e melhorar a integração
Embora os questionários de feedback sejam uma ferramenta poderosa para compreender as experiências dos colaboradores, não são (nem devem ser) o único método para medir e melhorar a experiência de integração.
Eis outras formas de melhorar a integração de novos colaboradores:
- Verificar as taxas de rotatividade voluntária dos colaboradores: Se forem elevadas entre os novos colaboradores, um melhor processo de integração pode ajudar.
- Analisar as taxas de tempo até à produtividade: Meça este KPI calculando o número de dias que os novos colaboradores demoram a tornar-se produtivos e, em seguida, divida esse número pelo total de novos colaboradores num determinado período. Valores baixos são uma excelente notícia e mostram que os seus processos de integração são eficazes a ajudar os novos colaboradores a atingir rapidamente o nível de desempenho esperado.
- Verificar se os novos colaboradores estão a aplicar a sua formação: Se não estiverem a concluir ou a aplicar a formação necessária para o novo cargo, está na altura de verificar e analisar se atribuiu tempo suficiente para a formação no processo de orientação.
- Melhorar continuamente o processo de integração: Estabelecer um ciclo de feedback ajuda a analisar regularmente os seus processos de integração e a resolver rapidamente quaisquer problemas identificados. Incentive os gestores e as equipas de recursos humanos a colaborar e a partilhar conhecimentos para melhorar ainda mais a integração ao longo do tempo.
- Introduzir sessões estruturadas de feedback: Realize sessões de feedback individuais ou em grupo com os novos colaboradores, pelo menos, durante a primeira semana. Incentive discussões aprofundadas e dê-lhes a oportunidade de expressarem as suas opiniões, preocupações e sugestões.
- Disponibilizar programas de mentoria e acompanhamento: Associar novos colaboradores a mentores ou colegas de acompanhamento experientes ajuda-os a orientar-se na organização, promove relações e dá-lhes acesso a um sistema informal de apoio durante o primeiro mês ou período semelhante.
- Realizar entrevistas de saída: No outro extremo do processo de contratação, encontram-se as pessoas que estão a sair. As entrevistas de saída permitem conhecer opiniões não expressas ou feedback dos colaboradores que outros membros da equipa poderão partilhar.
- Utilizar a tecnologia: Ferramentas como o software de integração podem ajudar a atribuir tarefas, acompanhar o progresso, partilhar recursos e realizar inquéritos. Poderá tirar partido da automatização da integração para enviar inquéritos automaticamente no momento certo.
Está pronto para iniciar a integração!
Se não tiver um inquérito de integração como parte do seu processo, está na altura de criar um.
Poderá identificar:
- O que está a funcionar e o que precisa de ser melhorado,
- Em que áreas os seus novos colaboradores precisam de mais apoio, e
- Que tipo de reputação a sua empresa tem junto dos potenciais candidatos.
Então, de que está à espera? Utilize estas boas práticas e perguntas de exemplo e mãos à obra!
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