A importância de um novo manual do colaborador (e o que incluir)

O manual do colaborador é uma ferramenta crucial no seu conjunto de ferramentas para a integração de colaboradores. Deve fornecer orientações e instruções claras aos colaboradores relativamente aos valores fundamentais, à missão, à cultura da empresa e às políticas e procedimentos do local de trabalho da sua organização.

No entanto, não precisa de incluir a lista completa das políticas e procedimentos da empresa no seu pacote de orientação para que os novos colaboradores a leiam no primeiro dia. Na verdade, é uma forma garantida de os sobrecarregar!

Para criar uma experiência positiva para os novos colaboradores, pedir-lhes que leiam um documento longo e monótono não é a melhor abordagem.

Dois tipos de manuais do colaborador

Muitos profissionais de recursos humanos recomendam ter dois tipos de manuais do colaborador:

1.  Um documento resumido que abranja os elementos essenciais que os novos colaboradores devem conhecer para se familiarizarem com a empresa, e
2.  Um documento mais abrangente que possa ser consultado ao longo do período em que o colaborador estiver na sua organização. 

Para os novos colaboradores, sugiro fornecer um manual do colaborador mais conciso antes de iniciarem funções. Deve dar-lhes uma visão geral da cultura da empresa, do ambiente de trabalho, das principais políticas da empresa e de quaisquer outras informações que possam tornar o processo de integração mais simples.

Um manual do colaborador resumido é perfeito para incluir como parte do seu pacote de pré-integração—as comunicações que deve ter com cada novo colaborador antes da sua data de início.

Se já fez anteriormente um curso de integração, sabe que os novos colaboradores podem sentir-se facilmente sobrecarregados, pelo que é fundamental evitar o excesso de informação nesta fase crucial do ciclo de vida do colaborador. No entanto, os colaboradores continuarão a precisar de um manual muito mais completo no que diz respeito aos detalhes.

O seu manual completo do colaborador deve incluir um conjunto abrangente de políticas, funcionando como um documento de referência para os colaboradores durante todo o período em que estiverem na organização.

Isto não só é útil para os colaboradores, como também pode protegê-lo contra alegações de discriminação ou tratamento injusto.

O que deve incluir o seu manual do colaborador para novos colaboradores?

Embora não exista uma abordagem certa ou errada para isto—cabe-lhe determinar o que faz mais sentido para a sua organização—existem boas práticas que podemos analisar.

O objetivo de um manual do colaborador para novos colaboradores é ajudar a aliviar algumas das ansiedades que todos sentimos antes de começar um novo emprego e deixá-los entusiasmados com a sua nova função.

Pense nele como um resumo de tudo o que os novos colaboradores querem saber, mas podem ter receio de perguntar.

Eis alguns pontos e políticas que recomendo incluir:

• Diretório da empresa ou lista de contactos importantes: No mínimo, deve incluir instruções sobre quem os funcionários podem contactar nos recursos humanos para obter ajuda com determinadas questões (processamento salarial, benefícios, etc.).
• Um programa de integração que explique o que esperar do primeiro dia, da primeira semana e do período seguinte. Não se trata de uma descrição minuto a minuto, mas dá aos novos funcionários uma ideia do que esperar antes de começarem. 
• Um organograma: Dar-lhes-á uma ideia de como a organização funciona, quem são os principais membros da sua equipa e o que esperar dos colegas de trabalho. 
• Um glossário de jargão e acrónimos: Todas as organizações têm a sua quota-parte de termos e acrónimos que utilizam. Torne os primeiros dias mais fáceis, fornecendo algo a que possam recorrer para se familiarizarem com estes termos. 
• A declaração de missão e os valores fundamentais da organização. Pode explicar com mais detalhe por que razão foram escolhidos, em vez de se limitar a enumerá-los. Isto dá aos novos funcionários uma indicação do que esperar da cultura da sua empresa. 
• História e marcos da empresa: Pode fazer uma breve descrição geral de datas importantes na história da sua organização, como a data de fundação, a abertura de um novo escritório, o alcance de um determinado nível de receitas ou o reconhecimento como um dos melhores locais para trabalhar. 
• Informações gerais sobre o escritório: Se regressou ao escritório, devem estar disponíveis informações sobre estacionamento, cartões de acesso, códigos de alarme e informações de contacto do edifício. 
• Um índice do manual completo do funcionário. Isto é importante porque dá aos novos funcionários uma antevisão das outras políticas existentes, para que saibam onde procurar esta informação quando precisarem de a consultar mais tarde.
• As principais políticas de recursos humanos que os novos funcionários esperam encontrar, como informações relativas ao horário e aos períodos de trabalho, às ausências, ao património da empresa (como computadores e telemóveis) e às políticas relacionadas com o trabalho remoto.
• Detalhes do código de vestuário: Quer trabalhem remotamente ou no escritório, é boa ideia informá-los sobre o que esperar relativamente ao código de vestuário. 
• Resumo dos benefícios dos funcionários: Deve ser uma breve descrição geral do que podem esperar; os detalhes adicionais podem ser incluídos posteriormente. 

Em última análise, cabe-lhe a si decidir o que deve incluir. No entanto, estes são os principais pontos que recomendo que aborde para criar um manual do funcionário eficaz para novos funcionários.

Leitura relacionada: O que é a cobertura de responsabilidade civil relativa aos benefícios dos funcionários?

Que informações deve reservar para o seu manual formal do funcionário?

Agora que abordámos os elementos básicos a incluir no manual do funcionário para novos funcionários, poderá estar a perguntar-se que outras informações deve reservar como parte da sua versão mais formal e abrangente.

Para uma descrição completa do que incluir no seu manual, recomendo que consulte as boas práticas do nosso guia definitivo dos manuais dos funcionários para obter mais informações. No entanto, eis alguns pontos básicos para lhe dar uma ideia geral:

• Um guia detalhado sobre o funcionamento dos benefícios dos funcionários. Pode abordar o seguro de saúde, o período de férias (PTO), a licença por doença, a licença parental e a licença por luto, bem como os requisitos de elegibilidade para cada categoria.
• Um resumo de outros benefícios dos funcionários que possa oferecer e do seu funcionamento, como planos de reforma ou licença remunerada para o cumprimento de funções de jurado.
• Regras relativas às despesas dos funcionários, aos processos de aprovação e aos procedimentos de reembolso.
• Políticas de emprego, como o código de conduta, a segurança no local de trabalho, o assédio sexual, o registo de horas, as medidas disciplinares, as avaliações de desempenho, a igualdade de oportunidades de emprego e os conflitos de interesses.
• Orientações para as redes sociais! Hoje em dia, isto é especialmente importante, por isso certifique-se de que fornece aos seus novos funcionários orientações claras sobre como representar a sua organização nas redes sociais, de modo a eliminar ambiguidades e reduzir a confusão. 
• Informações sobre saúde e segurança relevantes para o seu setor e em conformidade com a legislação local e nacional. No caso de empresas que operam em setores sensíveis em termos de segurança, poderá também considerar a criação de um documento secundário que reúna as políticas empresariais específicas de segurança.

Se precisar de ajuda nesta área, não se preocupe! Compilámos mais de 40 políticas de recursos humanos, boas práticas e exemplos para o ajudar a simplificar bastante este processo.

Exemplos de manuais dos funcionários

Se procura inspiração para o seu novo manual do funcionário, ou para manuais dos funcionários em geral, eis alguns que pode consultar para obter algumas ideias. 

Trello

O manual do colaborador da Trello é interessante (eles referem-se a ele como um manual do colaborador) porque:

1. É um caso de a Trello estar a «comer a própria comida de cão», utilizando o seu próprio produto para criar um manual do colaborador. 
2. A natureza dos quadros da Trello torna a atualização contínua do manual do colaborador uma tarefa muito mais fácil. As revisões num quadro da Trello são muito mais fáceis de acompanhar do que as revisões num PDF. 

O que é interessante no manual da Trello é que inclui uma discriminação do que deve ser lido no primeiro dia, abrangendo sobretudo as políticas da empresa, incluindo a licença por doença, a política de férias e o assédio sexual.

Para leitura adicional, têm outros quadros que abrangem os benefícios dos colaboradores, o seguro de saúde, os reembolsos, o tempo livre remunerado, etc. Em vez de ser necessário folhear páginas, está tudo ali à sua frente.

Valve

Este manual do colaborador tornou-se viral em 2012. Não apenas pelo humor que transmite, mas também por dar uma visão sobre uma organização com uma estrutura única que, na altura, era muito reservada relativamente aos seus processos. 

Permite perceber o que os novos colaboradores devem esperar, a cultura da empresa, as condições de trabalho na Valve, o que esperar de uma semana de trabalho, a sua declaração de missão, as avaliações de desempenho, um glossário de jargão e muito mais. 

Note-se agora que, devido ao facto de a Valve ser totalmente autofinanciada, manter uma equipa pequena e ter uma estrutura horizontal, a sua abordagem é provavelmente muito diferente da forma como a sua empresa funciona, mais do que é habitual. O que funciona para eles pode não fazer sentido para a sua organização.

Ainda assim, é um guia agradável e conciso que ajuda a transmitir as missões e a visão da empresa, bem como a forma como trabalham. 

Netflix 

Este surgiu em 2009 e é um manual do colaborador muito objetivo. Embora os manuais do colaborador mais conhecidos tendam a apresentar elementos visuais agradáveis e humor, o manual da Netflix é franco e vai direto ao assunto — tal como a sua cultura. 

Aborda os seus valores, a forma como encaram os «idiotas brilhantes», a razão pela qual insistem tanto num elevado desempenho, o funcionamento do período de férias, a justificação para a compensação dos trabalhadores, as suas intensas condições de trabalho e muito mais. 

Uma coisa que tenho mesmo de elogiar neste manual do colaborador é o facto de não conter qualquer conversa fiada. É totalmente direto sobre a forma como a Netflix funciona e sobre o facto de não ser adequada para toda a gente, e nunca finge que seja. 

Embora este manual do colaborador seja de 2009, parece que a cultura da empresa não mudou muito desde então. 

Assim, temos três exemplos muito diferentes de manuais do colaborador. 

O manual da Netflix é muito despojado, franco e direto ao assunto, mas essa é a natureza da sua cultura. Seria estranho para eles incluir elementos visuais agradáveis e humor. 

Compare-se isso com o manual do colaborador da Valve — está repleto de linguagem colorida, humor e elementos visuais, e adequa-se à sua abordagem à cultura.

Por isso, quando se trata do «como» do seu novo manual do colaborador, tenha em consideração a sua cultura. 

Avisos sobre os manuais do colaborador

Agora que analisámos o aspeto que um manual do colaborador pode ter (com alguns exemplos) e o que deve incluir, quero abordar alguns aspetos a ter em conta relativamente ao manual do colaborador.

Por muito úteis que possam ser para o processo de integração, ter um manual do colaborador de qualidade não deve estar no topo da sua lista. Ter um sistema de tutoria, um plano para os primeiros 30-60-90 dias ou utilizar software de recrutamento para automatizar os fluxos de trabalho de integração também são aspetos cruciais para dar um bom início aos novos colaboradores.

O software de recrutamento com fluxos de trabalho de integração pode ajudar a simplificar o seu processo de contratação, garantindo que os novos colaboradores estão bem informados e preparados mesmo antes de começarem, complementando o papel de um manual do colaborador.

Outro aspeto a considerar é que um manual do colaborador pode facilmente transformar-se num daqueles documentos que ficam esquecidos numa gaveta. Por mais úteis que possam ser as informações sobre as políticas da empresa presentes nestes documentos, a sua consulta pode não ser particularmente entusiasmante. 

É por isso que sugiro que, sempre que possível (e se fizer sentido tendo em conta a cultura da sua organização), opte por uma abordagem mais descontraída e baseada em elementos visuais.

Somos seres visuais e processamos as imagens muito mais rapidamente do que o texto. Com sistemas de gestão documental, as equipas de RH podem gerir e atualizar facilmente o conteúdo do manual do colaborador e manter os elementos visuais modernos e atualizados.

Um último ponto sobre o manual do colaborador.

Um antigo colaborador da Valve (os excêntricos) disse o seguinte sobre o manual do colaborador:

"Todas as empresas legítimas e auto-organizadas têm de 'deixar escapar' um manual oficial não oficial da empresa. Tem de ser bem elaborado e divertido de ler. Os especialistas de marketing para programadores criam estas produções para atrair novos candidatos para o funil de contratação. Os membros da empresa riem-se destas coisas."  

Agora, esta pode ter sido apenas a experiência dele, mas é algo importante a ter em conta. Ao longo dos anos, este tipo de manuais do colaborador tornou-se viral e é, reconhecidamente, uma excelente ferramenta de marketing.

Mas lembre-se de o manter focado, para que os novos colaboradores possam retirar o máximo valor dele. 

Se, por acaso, se tornar viral e puder ser utilizado para atrair novos talentos, ótimo! Mas tenha o cuidado de não o conceber tendo apenas isso em mente. 

Próximos passos

Com isto, já compreende melhor o valor de um manual do colaborador para receber da melhor forma os novos colaboradores.

Mais uma vez, quero salientar que não existe uma forma certa ou errada de criar um manual—cada organização é diferente, com o seu próprio foco, pontos fortes e desafios. 

Talvez tenha um manual do colaborador antigo que seja apenas um documento do Word que não é atualizado há anos e que ninguém lê. Talvez nem sequer tenha um. 

Esta é uma boa altura para começar um de raiz ou trabalhar no que já tem. Para ajudar a tornar o processo menos penoso, recomendo a utilização de algum software para manuais do colaborador, para começar a utilizá-lo mais rapidamente.  

Para conhecer ferramentas e tecnologias que podem ajudar a sua organização, consulte a nossa lista do melhor software de integração, que o ajudará a trazer mais organização ao seu processo de acolhimento.

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