Para a maioria dos recrutadores, a conformidade é frequentemente deixada para segundo plano. No entanto, é extremamente importante se quiser evitar penalizações elevadas, multas e processos judiciais. De facto, se for considerado culpado de discriminação, poderá enfrentar multas superiores a 300,000.
O que é a conformidade no recrutamento?
A conformidade no recrutamento é o processo de garantir que as práticas de contratação cumprem as leis laborais, os regulamentos antidiscriminação, os requisitos de privacidade dos dados e as políticas internas de contratação ao longo de todo o ciclo de recrutamento.
Isto aplica-se a todas as fases da contratação, desde as descrições de funções e a seleção de candidatos até às entrevistas, verificações de antecedentes e manutenção de registos.
As principais áreas da conformidade no recrutamento incluem:
- Igualdade de oportunidades e não discriminação
- Privacidade dos dados dos candidatos e manutenção de registos
- Verificações de antecedentes e seleção
- Transparência salarial e práticas de contratação justas
- Requisitos de elegibilidade para o emprego
Por exemplo, processos de entrevista inconsistentes ou a recolha de dados dos candidatos sem o devido consentimento podem criar riscos de conformidade, mesmo que o problema não tenha sido intencional. Para uma camada adicional de revisão, as ferramentas de verificação de preconceitos nas descrições de funções podem ajudar a identificar linguagem potencialmente excludente antes de uma oferta ser publicada.
Porque é importante a conformidade no recrutamento?
Eis várias áreas fundamentais em que a conformidade no recrutamento ajuda as organizações a reduzir riscos e a melhorar os resultados das contratações.
| Área | Porque é importante |
|---|---|
| ÁreaProteção jurídica | Porque é importanteAs práticas de contratação que não cumprem a legislação podem levar a processos judiciais, multas, auditorias e investigações da EEOC. Só nos EUA, a EEOC recebe anualmente mais de 80,000 queixas de discriminação no emprego. |
| ÁreaMarca empregadora | Porque é importanteÉ menos provável que os candidatos confiem em organizações conhecidas por práticas de contratação injustas ou discriminatórias ou se candidatem às mesmas. |
| ÁreaConsistência das contratações | Porque é importanteOs processos de contratação estruturados reduzem os preconceitos e permitem tomar decisões de contratação mais fáceis de defender. |
| ÁreaExperiência do candidato | Porque é importanteOs processos de recrutamento claros, justos e transparentes melhoram a confiança e o envolvimento ao longo de todo o processo de contratação. |
| ÁreaPrivacidade dos dados | Porque é importanteOs recrutadores são responsáveis por tratar as informações dos candidatos de forma segura e em conformidade com a legislação. |
| ÁreaContratação à distância e global | Porque é importanteA contratação em diferentes jurisdições pode implicar diferentes leis relativas à transparência salarial, à privacidade e ao emprego. |
| ÁreaDiversidade e inclusão | Porque é importanteAs avaliações normalizadas e as práticas de contratação justas aumentam a probabilidade de criar equipas mais diversificadas e de obter os benefícios que isso traz para a empresa. |
Um aspeto importante que muitas organizações não têm em conta é que as falhas de conformidade no recrutamento são frequentemente causadas por processos de contratação inconsistentes, e não por discriminação intencional. Entrevistas não estruturadas, decisões de contratação não documentadas e critérios de avaliação pouco claros são algumas das maiores áreas de risco para recrutadores e responsáveis pela contratação.
Principais leis de conformidade no recrutamento
Agora que já sabe porque é importante dar prioridade à conformidade no recrutamento, vejamos algumas leis fundamentais que deve ter em consideração.
Have an account? Log In
Os Estados Unidos
| Lei | O que os recrutadores precisam de saber |
|---|---|
| LeiTítulo VII da Lei dos Direitos Civis | O que os recrutadores precisam de saberProíbe a discriminação com base na raça, cor, religião, sexo ou origem nacional durante o recrutamento e o emprego. |
| LeiLei da Igualdade Salarial | O que os recrutadores precisam de saberExige salário igual para trabalho substancialmente igual, independentemente do género. |
| LeiADEA | O que os recrutadores precisam de saberProtege candidatos e trabalhadores com 40 ou mais anos contra a discriminação com base na idade durante o recrutamento e o emprego. |
| LeiADA | O que os recrutadores precisam de saberExige adaptações razoáveis e proíbe a discriminação com base na deficiência durante o recrutamento. |
| LeiFCRA | O que os recrutadores precisam de saberRegula as verificações de antecedentes e exige o consentimento e a divulgação ao candidato antes da realização da verificação. |
| LeiINA / Formulário I-9 | O que os recrutadores precisam de saberOs empregadores têm de verificar se os candidatos estão legalmente autorizados a trabalhar nos EUA. |
| LeiCCPA | O que os recrutadores precisam de saberConcede aos candidatos da Califórnia um maior controlo sobre a forma como os seus dados pessoais são recolhidos e armazenados. |
Europa e Reino Unido
| Lei | O que os recrutadores precisam de saber |
|---|---|
| LeiRGPD (UE) / DPA 2018 (Reino Unido) | O que os recrutadores precisam de saberRegula a forma como os dados dos candidatos são recolhidos, armazenados, tratados e eliminados durante o recrutamento. |
| LeiLei da Igualdade de 2010 (Reino Unido) | O que os recrutadores precisam de saberProíbe a discriminação com base em características protegidas, como idade, raça, deficiência, religião e género. |
| LeiLei da Imigração, Asilo e Nacionalidade | O que os recrutadores precisam de saberOs empregadores têm de verificar se os candidatos possuem autorização legal para trabalhar no Reino Unido. |
| LeiLeis relativas ao salário mínimo nacional | O que os recrutadores precisam de saberOs empregadores têm de cumprir os requisitos de salário mínimo específicos de cada país. |
| LeiRegulamentos relativos ao tempo de trabalho | O que os recrutadores precisam de saberMuitos países europeus limitam o número máximo de horas de trabalho semanais e regulam o trabalho suplementar. |
| LeiLeis relativas a contratos e ao emprego | O que os recrutadores precisam de saberOs contratos de trabalho têm de definir claramente a remuneração, os termos e as condições de trabalho. |
Na UE, tem de cumprir as orientações de conformidade no recrutamento, as leis laborais da UE e a Carta dos Direitos Fundamentais da UE.
Aqui pode consultar uma cábula descarregável desenvolvida por Jennifer Opare-Aryee, uma especialista de recursos humanos galardoada, com as principais leis de conformidade no recrutamento nos EUA, no Reino Unido e na Europa.
Lista de verificação da conformidade no recrutamento
Utilize esta lista de verificação para ajudar a reduzir os riscos de contratação, melhorar a consistência e manter o seu processo de recrutamento em conformidade em todas as fases da contratação.
| ✓ | Utilizar linguagem inclusiva nas descrições de funções |
| ✓ | Adicionar intervalos salariais quando exigido pelas leis de transparência salarial |
| ✓ | Incluir declarações sobre igualdade de oportunidades no emprego e acessibilidade nos anúncios de emprego |
| ✓ | Aplicar critérios consistentes de pesquisa e seleção |
| ✓ | Utilizar entrevistas estruturadas e grelhas de avaliação normalizadas |
| ✓ | Obter consentimento antes das verificações de antecedentes ou de referências |
| ✓ | Armazenar os dados dos candidatos de forma segura e cumprir as políticas de retenção |
| ✓ | Verificar a elegibilidade para o emprego e a documentação relativa ao direito de trabalhar |
| ✓ | Manter notas das entrevistas e registos de contratação para auditorias de conformidade |
| ✓ | Formar os recrutadores e os responsáveis pela contratação sobre os requisitos de conformidade |
Melhores práticas de conformidade no recrutamento
Uma forte conformidade no recrutamento resulta da criação de processos de contratação estruturados, documentados e consistentes em todas as interações com os candidatos.
Pesquisa de candidatos
O processo de recrutamento torna-se uma questão de conformidade muito antes do início das entrevistas. As descrições de funções, os métodos de pesquisa e a divulgação dos salários podem criar riscos jurídicos se forem tratados de forma inconsistente.
| Boa prática | Por que é importante |
|---|---|
| Boa práticaUtilizar descrições de funções inclusivas | Por que é importanteEvitar linguagem que exclua indiretamente grupos protegidos, como formulações associadas à idade ou ao género. |
| Boa práticaFocar nos requisitos essenciais da função | Por que é importanteDefinir claramente as responsabilidades, qualificações e condições de trabalho para apoiar uma avaliação justa dos candidatos. |
| Boa práticaIncluir intervalos salariais quando exigido | Por que é importanteAs leis de transparência salarial em vários estados e cidades dos EUA exigem agora que os empregadores divulguem os intervalos de remuneração nos anúncios de emprego. |
| Boa práticaAdicionar declarações sobre igualdade de oportunidades e acessibilidade | Por que é importanteDemonstra o compromisso com uma contratação justa e com adaptações de acessibilidade. |
| Boa práticaUniformizar os critérios de pesquisa | Por que é importanteOs recrutadores devem avaliar os candidatos com base em requisitos consistentes relacionados com a função, em vez de preferências subjetivas. |
Por exemplo, expressões como “nativo digital”, “jovem e enérgico” ou “recém-licenciado” podem criar, involuntariamente, preocupações relacionadas com discriminação etária. Uma abordagem melhor consiste em focar nas competências efetivamente necessárias para a função.
Entrevistar candidatos
As entrevistas são uma das áreas de maior risco de conformidade no recrutamento, porque perguntas inconsistentes e decisões não documentadas podem facilmente introduzir preconceitos no processo de contratação.
| Boa prática | Por que é importante |
|---|---|
| Boa práticaUtilizar entrevistas estruturadas | Por que é importanteFazer as mesmas perguntas relacionadas com a função a todos os candidatos cria um processo de contratação mais defensável. |
| Boa práticaFocar nas qualificações relacionadas com a função | Por que é importanteAs perguntas devem avaliar competências, experiência e capacidade para desempenhar a função, não características pessoais. |
| Boa práticaFormar regularmente os responsáveis pela contratação | Por que é importanteMuitos problemas de conformidade ocorrem quando entrevistadores sem formação fazem perguntas inadequadas ou inconsistentes. |
| Boa práticaUtilizar grelhas de avaliação das entrevistas | Por que é importanteCritérios de avaliação normalizados melhoram a consistência entre candidatos e entrevistadores. |
| Boa práticaConstituir painéis de entrevista diversificados | Por que é importanteEquipas de contratação colaborativa podem ajudar a reduzir preconceitos inconscientes nas decisões de contratação. |
Um risco de conformidade menos óbvio são as conversas informais entre entrevistadores. Até discussões casuais sobre idade, situação familiar, nacionalidade, deficiência ou religião podem criar exposição jurídica se as decisões de contratação forem posteriormente contestadas.
Segundo David T. Azrin, sócio e especialista em direito do trabalho na Gallet Dreyer & Berkey:
Se fizer perguntas sobre categorias protegidas e decidir não contratar o candidato, este poderá alegar que a decisão se baseou num preconceito contra essa categoria.
Dados dos candidatos e conformidade com a privacidade
Os recrutadores são responsáveis pela forma como as informações dos candidatos são recolhidas, armazenadas, partilhadas e eliminadas ao longo do processo de contratação.
| Boa prática | Por que é importante |
|---|---|
| Boa práticaObter consentimento antes de recolher dados sensíveis | Por que é importanteLeis de privacidade como o RGPD e a CCPA exigem transparência relativamente à recolha e utilização de dados. |
| Boa práticaLimitar o acesso às informações dos candidatos | Por que é importanteRestringir o acesso reduz o risco de utilização não autorizada ou de violações de dados. |
| Boa práticaVerificar a conformidade dos fornecedores | Por que é importanteOs fornecedores de sistemas de acompanhamento de candidatos, as agências de recrutamento e os fornecedores de software de RH podem criar exposição a riscos de conformidade se os seus sistemas não forem conformes. |
| Boa práticaDefinir políticas de conservação de dados | Por que é importanteOs dados dos candidatos não devem ser armazenados indefinidamente sem prazos claros de conservação e práticas de consentimento. |
| Boa práticaArmazenar os dados dos candidatos de forma segura | Por que é importanteA encriptação, os controlos de acesso e os registos de auditoria ajudam a proteger as informações sensíveis dos candidatos. |
Uma área que os recrutadores muitas vezes ignoram é a responsabilização dos fornecedores. Se o seu ATS, software de recrutamento ou software de verificação de antecedentes tratar incorretamente a base de dados de candidatos, a sua organização poderá continuar a partilhar responsabilidades ao abrigo dos regulamentos de privacidade. Além disso, os serviços de verificação de funcionários e serviços de testes de despistagem de drogas podem ajudá-lo a realizar todas as verificações necessárias.
Por fim, mantenha uma documentação clara das atividades de recrutamento, das notas das entrevistas, das decisões de contratação e das comunicações com os candidatos. A utilização de software de conformidade de RH e a aprendizagem sobre os custos associados também podem ajudá-lo a melhorar as suas estratégias de conformidade no recrutamento.
More Articles
Criar uma política
Uma política de conformidade no recrutamento ajuda a uniformizar as práticas de contratação entre recrutadores, responsáveis pela contratação e departamentos.
A sua política deve definir claramente:
- Processos aprovados de entrevista e avaliação
- Normas de igualdade de oportunidades e de não discriminação
- Procedimentos para o tratamento e a retenção dos dados dos candidatos
- Requisitos para verificações de antecedentes e processos de seleção
- Expectativas relativas à documentação e à manutenção de registos
- Procedimentos de acessibilidade e adaptação
- Responsabilidades dos recrutadores e dos responsáveis pela contratação
Uma política documentada torna-se especialmente importante à medida que as organizações expandem o recrutamento para várias equipas, localizações ou países.
IA no recrutamento
As ferramentas de recrutamento com IA podem melhorar a eficiência, mas também podem criar riscos de conformidade se as equipas de contratação dependerem excessivamente da tomada de decisões automatizada.
Por exemplo, as ferramentas de seleção com IA treinadas com dados históricos de contratação podem favorecer involuntariamente determinados contextos, universidades ou grupos demográficos se já existisse parcialidade em decisões de contratação anteriores.
Para reduzir os riscos de conformidade:
- Audite regularmente as ferramentas de contratação com IA para detetar tendências discriminatórias
- Mantenha supervisão humana nas decisões de contratação
- Documente a forma como as ferramentas de seleção automatizada são utilizadas
- Garanta que os candidatos compreendem como os seus dados são tratados
- Analise as políticas de conformidade e transparência dos fornecedores
À medida que a regulamentação da IA evolui, os recrutadores devem considerar os sistemas automatizados de contratação como ferramentas sensíveis do ponto de vista da conformidade, e não como decisores totalmente autónomos.
Considerações finais
A conformidade no recrutamento não consiste apenas em evitar processos judiciais ou sanções; trata-se de criar processos de contratação justos, consistentes, transparentes e escaláveis.
À medida que a regulamentação da contratação continua a evoluir em torno da transparência salarial, da seleção com IA, da privacidade dos candidatos e da contratação à distância, os recrutadores precisam de sistemas estruturados que reduzam os riscos sem abrandar as operações de contratação.
As organizações que encaram a conformidade no recrutamento como um processo operacional, e não apenas como um requisito legal, estão muito mais bem posicionadas para criar experiências mais sólidas para os candidatos e decisões de contratação mais defensáveis ao longo do tempo.
