A contratação nunca deve ocorrer num vácuo. Embora os recrutadores e os responsáveis pela contratação liderem o processo, é vantajoso envolver mais pessoas no processo.
Aqui vou explicar os conceitos básicos da contratação colaborativa, os fundamentos que têm de estar implementados para garantir o sucesso, o que caracteriza uma estratégia de contratação colaborativa e os potenciais desafios e armadilhas.
Vamos começar.
O que é a contratação colaborativa?
A contratação colaborativa é uma estratégia de recrutamento que envolve vários intervenientes, por vezes de diferentes áreas da empresa, ao longo de todo o processo de contratação.
Do ponto de vista do candidato, este conhece mais potenciais membros da equipa e obtém uma melhor perceção da organização, da cultura da empresa e da equipa.
Para a organização, um método de contratação colaborativa proporciona um quadro de contratação padrão que une a equipa e divide a grande tarefa de contratar alguém em partes mais fáceis de gerir para cada pessoa.
Cada pessoa pode concentrar-se numa área específica e ajudar o responsável pela contratação a obter uma compreensão mais aprofundada dos conhecimentos do candidato.
Até mesmo pessoas que não fazem parte da equipa direta podem estar envolvidas — por exemplo, os gestores de produto estão frequentemente envolvidos na contratação de candidatos para funções de engenharia.
Como se costuma dizer, a contratação é um desporto de equipa e nem todas as pessoas da equipa são jogadores de futebol — também são necessários treinadores e equipa médica.
Contratação colaborativa versus contratação tradicional
Como provavelmente já percebeu, a contratação colaborativa rompe com o molde do processo de recrutamento tradicional, liderado pelo responsável pela contratação.
Embora o responsável pela contratação continue a trabalhar em estreita colaboração com o recrutador e tenha a palavra final, pode tirar partido dos conhecimentos e da experiência de outras pessoas.
| Contratação tradicional | Contratação colaborativa |
| Depende fortemente da opinião do responsável pela contratação | Integra a experiência de vários membros da equipa |
| Os candidatos obtêm uma visão limitada da organização | Os candidatos obtêm uma visão mais abrangente da organização e da equipa |
| Muito trabalho para o recrutador e para o responsável pela contratação | Possibilidade de partilhar a carga de trabalho |
Contratação tradicional versus contratação colaborativa.
Como veremos agora, a colaboração é benéfica tanto na fase de planeamento do recrutamento como na fase de entrevistas.
A definição de quem é responsável pelas ações em cada fase do processo de contratação pode ser feita através da criação de um fluxograma do processo de recrutamento.
Benefícios da contratação colaborativa
A contratação colaborativa pode beneficiar o processo de aquisição de talento de várias formas, por exemplo:
Estimular conversas sobre recrutamento
Em primeiro lugar, um processo de contratação colaborativa reúne as pessoas certas para garantir que são tomadas as decisões corretas relativamente às funções em aberto e às prioridades, aos requisitos de competências, às descrições de funções e ao próprio processo de contratação.
Estimula conversas sobre o aperfeiçoamento das funções, as necessidades da empresa, as estruturas das equipas, as características dos candidatos e os requisitos de competências.
Já vivi muitas situações em que conversas deste tipo levaram à criação de novas estratégias para as equipas, de planos de sucessão e até de iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento.
Estas discussões, quando devidamente centradas nas lacunas de capacidade e nos conjuntos de competências necessários, garantem que as equipas de contratação estão mais alinhadas quanto ao que é um bom desempenho em cada função e conseguem aplicar esse padrão de forma mais objetiva.
Por último, quanto mais pessoas tiverem conhecimento das funções em aberto e do que é necessário nas equipas, mais pessoas estarão atentas a potenciais candidatos 👀.
Benefícios de opiniões diversificadas e da divisão das entrevistas
Ao conceber o processo de entrevistas, pode tirar partido do envolvimento de várias pessoas, atribuindo a cada uma o foco numa área específica. Isto é particularmente útil quando está a analisar como contratar um novo responsável.
Por exemplo, no caso de uma função de responsável de engenharia, um engenheiro sénior pode concentrar-se nos conhecimentos técnicos, um gestor de produto pode focar-se no trabalho multifuncional e na colaboração, e o diretor de engenharia pode concentrar-se na gestão e na liderança da equipa.
Desta forma, cada conversa pode ser mais aprofundada, permitindo descobrir conhecimentos e evitar abordar os mesmos temas várias vezes.
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Melhor experiência do candidato
Ao interagirem com uma variedade de potenciais colegas de trabalho, os candidatos sentem-se mais ligados às equipas a que estão prestes a juntar-se, incluindo no que diz respeito à cultura, aos estilos de gestão, às expectativas, aos benefícios e àquilo que representa o sucesso.
“As entrevistas com a equipa parecem acolhedoras e envolventes para um candidato”, afirma Hollie Castro, Diretora de Pessoas da Miro. “Criar uma experiência individual para o candidato, estabelecendo uma relação com ele para compreender a sua situação pessoal, é fundamental.”
Além disso, os candidatos apreciarão ter tido a oportunidade de demonstrar as suas competências a várias pessoas e de não estarem à mercê do julgamento e de possíveis preconceitos de uma única pessoa.
Reduzir os preconceitos
Falando de preconceitos — uma vantagem significativa de existir mais do que uma opinião é a oportunidade de se questionarem mutuamente e identificarem preconceitos.
Se alguém não conseguir fundamentar a sua opinião sobre um candidato com evidências (ou seja, com aquilo que o candidato disse), é provável que esteja presente algum preconceito, que deverá ser analisado.
Os preconceitos são inerentes a todos nós e extremamente difíceis de ultrapassar. No entanto, uma abordagem eficaz consiste em lançar luz sobre eles e obrigarmo-nos a explicar o nosso raciocínio aos outros — e é aqui que entra o recrutamento colaborativo.
Um painel de recrutamento diversificado também pode ajudar a eliminar preconceitos do lado do candidato e a identificar candidatos com características indesejáveis — por exemplo, sexismo.
Como mencionei no meu artigo anterior sobre preconceitos no recrutamento, já identifiquei candidatos que foram condescendentes e sexistas comigo e com outras colegas, mas que se comportaram corretamente com todos os homens do painel de entrevistadores.
Desafios do recrutamento colaborativo
Embora o recrutamento colaborativo seja excelente em teoria, tal como acontece com a maioria das coisas que envolvem várias pessoas, existem desafios para o fazer corretamente.
Falta de eficiência
Embora incluir mais pessoas seja uma excelente forma de distribuir o trabalho e garantir que se contrata o candidato certo, também pode facilmente complicar o processo de tomada de decisão e sobrecarregar o candidato.
Para garantir a eficiência, esta deve ser uma colaboração apenas entre as pessoas que precisam de estar envolvidas.
O processo deve continuar a ser simples, com cada parte interessada ciente do seu papel e das suas responsabilidades específicas.
Embora o número exato dependa das circunstâncias, se o candidato se reunir com mais de 6-7 pessoas durante o processo de entrevista, pode começar a questionar-se se é necessário que todas estejam presentes.
Não obterá mais informações, nem informações melhores, apenas por adicionar mais pessoas ao processo. Em vez disso, tente concentrar as entrevistas e tornar cada etapa numa análise mais aprofundada.
Além disso, certifique-se de que não há mais de 1-2 pessoas do painel de recrutamento em cada entrevista com o candidato.
Certa vez, fui entrevistada simultaneamente por cinco pessoas de uma empresa (deveriam ter sido seis, mas uma não pôde comparecer).
Cada uma mal teve tempo para fazer uma única pergunta, quanto mais para aprofundar qualquer questão, e falavam umas por cima das outras, pois não tinham definido a ordem e duas pessoas nem sequer falaram.
Foi cómico e algo que a maioria dos candidatos consideraria irritante ou demasiado intenso.
Além disso, é completamente desnecessário para 99% das funções, a menos que esteja especificamente a contratar alguém para se apresentar perante painéis de jurados.
Formação
Ao criar a equipa de recrutamento, pode ser necessária alguma formação para explicar os processos e as funções às pessoas.
Por exemplo, as pessoas podem precisar de formação sobre como manter as entrevistas focadas e envolventes e recolher feedback adequado.
Todas as pessoas envolvidas também terão de estar alinhadas relativamente ao que procuram. Isto garante que todas seguem a mesma linha ao explicar a função ao candidato e ao avaliar o candidato segundo os mesmos critérios.
Por exemplo, não quer que uma pessoa avalie candidatos juniores segundo critérios de nível sénior por não compreender aquilo de que a equipa precisa.
Agendas incompatíveis
Todas as pessoas envolvidas no processo também têm o seu trabalho a tempo inteiro para realizar, pelo que coordenar toda a gente pode atrasar o processo.
Para contrariar esta situação, certifique-se de que envolve apenas pessoas que consigam reservar tempo para se comprometerem devidamente com o processo.
Se alguém estiver envolvido em vários projetos, tiver trabalho atrasado ou não conseguir reservar tempo no calendário para a formação, evitaria convidar essa pessoa a participar no processo.
Certifique-se de que o responsável pela contratação tem isto em mente quando escolhe as pessoas que estarão envolvidas. Sempre que possível, tenha pessoas de substituição, se adequado.
Gerir opiniões
Embora incluir a perspetiva de vários intervenientes seja uma parte importante da avaliação dos candidatos e da determinação de se são adequados para a empresa, tem de ser tomada uma decisão por uma pessoa ou grupo que poderá não coincidir com as opiniões de algumas das pessoas envolvidas.
No final deste processo, a decisão tem de ser respeitada e aceite, partindo do princípio de que não pode gerar conflitos nas equipas existentes.
A equipa de contratação colaborativa deve criar uma lista restrita de candidatos e fornecer comentários sobre cada um deles para que um responsável pela contratação ou um painel possa refletir sobre o assunto.
O decisor no processo deve então apresentar a sua opinião e justificar a decisão tomada, seja ela qual for.
Decisão por comissão
Uma armadilha em que não se deve cair é sobrevalorizar a sabedoria coletiva.
Mais cedo ou mais tarde, será necessário tomar uma decisão, e o tempo sacrificado para garantir que todas as pessoas que possam ter um ligeiro interesse ou envolvimento com a função a preencher tiveram oportunidade de conhecer o candidato terá retornos cada vez menores.
Vejo frequentemente esta situação em responsáveis pela contratação que não têm confiança em si próprios e se escondem atrás das opiniões dos outros para evitar a responsabilidade por uma possível contratação inadequada.
É necessário encontrar um equilíbrio e, por vezes, isso requer tentativa e erro.
Estabelecer as bases para a contratação colaborativa
No centro de uma boa estratégia de contratação colaborativa está uma mudança de mentalidade, tanto por parte da organização como da equipa de contratação.
Os processos de recrutamento tradicionais e a dinâmica das equipas podem levar os intervenientes a valorizar mais determinadas opiniões ou perspetivas do que outras, ou a deixar tudo ao critério de uma só pessoa.
Não foi para isso que reuniu o grupo.
A forma como conseguir implementar a contratação colaborativa será, em última análise, um reflexo da sua cultura.
Por exemplo, se, enquanto organização, não valoriza perspetivas diversificadas, é pouco provável que consiga convencer os membros da sua equipa de contratação de que irá valorizar as perspetivas deles.
Da mesma forma, se uma cultura de colaboração não for a norma, os líderes de RH terão mais dificuldade em conseguir participantes empenhados de outros departamentos.
Se a organização estiver fortemente compartimentada, a equipa de contratação poderá ter dificuldade em compreender as necessidades da equipa ou o papel que essa pessoa desempenhará no sucesso da empresa.
Os esforços de contratação colaborativa são orientados pela transparência, pela cultura e por uma mentalidade baseada na confiança e na comunicação aberta.
Se estas características não estiverem integradas na organização tal como ela existe, terá de trabalhar com os responsáveis para promover a colaboração em geral e, depois, centrar-se nas práticas de contratação e apresentar os benefícios às respetivas equipas.
No início, é provável que apenas os responsáveis ou chefes de departamento estejam envolvidos nos seus esforços de contratação colaborativa, mas, à medida que o processo evolui, a variedade de intervenientes pode aumentar, conforme considerar adequado.
Elementos de uma estratégia de contratação colaborativa
Assim que houver confiança de que a organização dispõe das bases necessárias para realizar o trabalho de contratação colaborativa, surge a pequena questão de implementar os vários elementos que irão constituir a sua prática de contratação colaborativa.
Como mencionado, poderá ser necessário dar formação sobre diferentes aspetos da contratação colaborativa, seja sobre como utilizar o sistema de acompanhamento de candidaturas (ATS), seja sobre como coordenar aquilo em que cada membro da equipa de contratação se concentra e o que avalia durante o processo de entrevista.
Para o ajudar a começar a implementar a sua estratégia, defini sete elementos que deverá ter em vigor desde o início e aperfeiçoar à medida que avança.
1. Um processo de recrutamento bem definido
Estabelecer um processo de recrutamento bem definido é o primeiro passo para criar uma estratégia de contratação colaborativa.
Começa antes de ser identificada uma necessidade de contratação, com esforços de planeamento estratégico da força de trabalho que criam orientações para que os responsáveis e as equipas identifiquem necessidades de contratação, determinem os requisitos das funções e criem descrições de funções.
As ações que a sua equipa de recrutamento realiza em seguida, bem como o que acontece quando os candidatos qualificados entram no ATS, devem ser claramente definidas para toda a equipa de contratação.
Eis uma lista de verificação de perguntas a que cada membro da equipa de contratação deverá conseguir responder:
- Quem lidera cada etapa da entrevista?
- O que é abordado em cada etapa — competências, características e perguntas?
- Como é definido um bom resultado para cada um dos temas abordados?
- Qual é o nível de exigência para a contratação?
2. Planeamento eficaz da força de trabalho
Como já estabelecemos, o processo colaborativo não começa depois de ter iniciado a procura de um candidato.
Um bom processo estratégico de planeamento da força de trabalho é uma colaboração entre os responsáveis pela contratação e os Recursos Humanos para mapear as necessidades e prioridades da equipa, bem como as competências que serão necessárias para alcançar objetivos a longo prazo e gerar valor para a empresa
“Colaboração entre os Recursos Humanos e os responsáveis pela contratação para identificar necessidades em vez de desejos”, afirmou Christina Schelling, Vice-Presidente Sénior e Diretora de Talento & Diversidade da Verizon. “Enquanto responsáveis, começamos muitas vezes por procurar ‘unicórnios’. É responsabilidade tanto dos Recursos Humanos como do responsável pela contratação concentrarem-se nas competências essenciais e procurarem aptidão para algumas das competências desejáveis. Isto inclui reavaliar o aspeto das nossas descrições de funções e a forma como estabelecemos ligação com os candidatos.”
A forma como a cultura da empresa deve ser refletida no processo de recrutamento, bem como a definição das expectativas relativamente ao que o processo exige dos atuais colaboradores, também deve ser estabelecida nesta fase.
Recurso adicional: Melhor software de planeamento da força de trabalho
3. Dar a conhecer o conjunto de talentos
A contratação colaborativa começa com um recrutamento colaborativo. Qualquer pessoa pode ajudar a encontrar novos talentos!
Quer seja através do reforço do seu programa de recomendação de colaboradores, quer seja simplesmente através da criação de anúncios de emprego fáceis de partilhar e que possam ser utilizados no LinkedIn ou noutras redes sociais, aproveitar as redes de contactos das pessoas que já fazem parte da empresa é uma forma simples de estabelecer ligação com talentos aos quais anteriormente poderá não ter tido acesso.
“Os candidatos recomendados por atuais membros da equipa da Grainger acabam frequentemente por ter um bom desempenho quando entram na empresa. Os atuais membros da equipa compreendem o que é necessário e são muitas vezes excelentes a identificar talentos”, afirma Randy Tosch, Vice-Presidente de Talento da Grainger.
Isto também fará com que as pessoas falem internamente e desencadeará inevitavelmente discussões entre os colaboradores sobre quem, entre a equipa existente, poderá ser adequado para a função, promovendo assim uma cultura de mobilidade interna.
Esta abordagem garante que as pessoas sentem que existem oportunidades para se desenvolverem e progredirem, contribuindo assim para a retenção dos colaboradores e melhorando os indicadores da experiência dos colaboradores.
Além disso, certifique-se de que pergunta às pessoas: “Que voz não está representada na sua equipa?”, desafiando-as a considerar a recomendação de candidatos de grupos sub-representados.
Dica: Utilize software de recomendações para automatizar o processo de recomendação e facilitar a tarefa dos trabalhadores de recomendarem candidatos qualificados para posições abertas na empresa.
4. Manter o foco na experiência do candidato
Só tem uma oportunidade para causar uma primeira impressão. Este é um conselho frequentemente dado aos candidatos a um emprego, mas o mesmo se aplica à empresa.
A experiência que cria no processo de entrevista faz parte disso. Embora os seus esforços de contratação colaborativa proporcionem ao candidato mais oportunidades para conhecer pessoas e saber mais sobre a empresa, sobrecarregá-lo com demasiadas entrevistas pode ser avassalador e excessivamente demorado.
Encontrar um equilíbrio e tornar cada etapa do processo significativa garantirá que a experiência do candidato continua a ser positiva.
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5. Compreender os papéis das partes interessadas
Normalmente, um processo de contratação colaborativa envolve três grupos com responsabilidades distintas que apoiam o processo.
- Responsáveis pela contratação ajudam a criar descrições de funções e comunicam a visão para a posição e para o candidato ideal. No final, as decisões de contratação acabam frequentemente na secretária do responsável pela contratação.
- Recrutadores atuam como intermediários entre os candidatos e as outras partes interessadas. São responsáveis pela criação e execução do processo de contratação de ponta a ponta e pela experiência do candidato.
- Entrevistadores ajudam a avaliar o candidato e fornecem-lhe diferentes perspetivas sobre a organização.
Outras pessoas que poderão estar envolvidas incluem executivos ou líderes particularmente interessados no candidato e no contributo que este pode dar. Como seria de esperar, isto é especialmente verdade para posições abertas em níveis superiores da organização.
"Adotamos uma visão de 360 graus no nosso processo de contratação”, afirmou Castro. “Isto significa que recolhemos contributos de colaboradores, colegas e responsáveis pela contratação nos nossos painéis de entrevista.”
6. Promover a colaboração da equipa na contratação
Embora as perspetivas dos membros da equipa tenham de ser valorizadas, essa perspetiva também tem de ser cultivada através de uma abordagem que clarifique a direção que a entrevista deve tomar e o âmbito do que estão à procura.
Se, por exemplo, for pedido a um entrevistador que faça perguntas para as quais ele próprio pode não saber a resposta, então a sua opinião sobre a resposta do candidato provavelmente não será útil para o responsável pela contratação.
Por isso, tente evitar que as pessoas façam perguntas para as quais não sabem a resposta. Se isso não puder ser evitado, tente então dar formação sobre o que constitui uma boa resposta, ou seja, algumas variações diferentes de respostas possíveis.
Precisará de objetivos claramente definidos para as perguntas colocadas e de parâmetros de avaliação para os entrevistadores utilizarem em cada etapa do processo de contratação.
Isto ajudará a orientar a perspetiva do entrevistador e a traduzir as suas perceções em comentários consistentes, além de atenuar preconceitos inconscientes.
“Criámos um ‘grupo’ de contratação,” afirma Weronika Niemczyk, diretora de Pessoas da empresa tecnológica ABBYY. “Enquanto candidato, reúne-se com diferentes responsáveis — um entrevistá-lo-á sobre competências técnicas, outro sobre competências comportamentais, talvez outro sobre competências de liderança ou estilo de trabalho, e sobre se se adapta bem à cultura.
Enquanto responsável pela contratação, precisa de mais do que simples dados de uma entrevista de 60 minutos para obter uma boa impressão das capacidades e da personalidade de alguém para a função. Agora, a decisão e a responsabilidade de contratar uma nova pessoa são partilhadas pelo grupo.”
7. Recolher comentários das partes interessadas
Depois de ser tomada uma decisão e de a nova pessoa contratada ter iniciado o processo de integração, é importante recolher comentários das partes interessadas sobre a forma como consideraram que o processo decorreu e sobre o que poderia ser melhorado.
Por sua vez, o parceiro de recrutamento que criou o processo de contratação colaborativa deverá partilhar com as partes interessadas os seus comentários sobre o processo e aconselhar sobre melhorias adicionais.
Tal como acontece com qualquer outra abordagem inovadora a um processo, o aperfeiçoamento da sua abordagem à contratação colaborativa será iterativo.
Com o tempo, terá um fluxo de trabalho distribuído que atenua os preconceitos e ajuda as equipas a identificar o melhor candidato para responder às suas necessidades.
Manter-se a par das tendências de contratação
Se pretende acompanhar todos os desenvolvimentos mais recentes na contratação, incluindo mais tendências como a contratação colaborativa, há algumas coisas que pode fazer.
Uma opção a considerar é fazer um curso de recrutamento que o ajudará a manter em perspetiva toda a tecnologia mais recente e as exigências do mercado no que diz respeito à sua empresa.
A outra é subscrever a newsletter da People Managing People. Estamos sempre a trabalhar para acompanhar de perto o que está a acontecer na contratação e a partilhar os conhecimentos que obtemos em debates de painéis e entrevistas com especialistas — e pode receber tudo diretamente na sua caixa de entrada!
