Dicas de Gestão de Pessoas que Todos os Gestores Podem Aprender

A gestão de pessoas é o processo de garantir que as pessoas certas estão no lugar certo, com os recursos certos, para alcançar os objetivos pretendidos. Isto inclui recrutar, formar e desenvolver os membros da sua equipa.

Porque é importante a gestão de pessoas?

A gestão faz uma enorme diferença na experiência de cada colaborador ao longo do ciclo de vida do colaborador. Os comportamentos e estilos de gestão têm um impacto significativo no desempenho, envolvimento, produtividade e retenção dos colaboradores, especialmente ao lidar com a mudança.

Existe uma grande sobreposição entre a gestão e a liderança de pessoas e, de um modo geral, os bons líderes também são bons gestores. No entanto, existem algumas diferenças importantes. Estas incluem:

• Os líderes têm frequentemente um papel e uma visão mais estratégicos, enquanto os gestores estão mais concentrados nas operações do dia a dia
• Os líderes orientam as pessoas para que melhorem e alcancem objetivos pessoais, enquanto os gestores dirigem as pessoas para alcançar o objetivo da empresa
• Os líderes tendem a desafiar a situação atual, enquanto os gestores procuram alcançar ou manter a situação atual de forma consistente
• A liderança é qualitativa e os resultados são intangíveis, enquanto a gestão é quantitativa e os resultados são mensuráveis

Entrar na área da gestão de pessoas

As qualidades de um bom gestor de pessoas podem ser algo difíceis de definir. Todos queremos ser liderados por alguém competente, confiante e decidido, mas como nos tornamos essa pessoa? E o que é necessário para permanecer nessa função?

Os meus alunos são frequentemente aspirantes a gestores de pessoas ou começaram recentemente a ter pessoas a reportar-lhes. Na maioria dos casos, estas pessoas preocupam-se profundamente com os seus colaboradores e estão ansiosas por aprender a apoiá-los da melhor forma.

A autenticidade dessa preocupação é o que mais importa nos primeiros tempos e, a partir daí, acrescentamos competências e consciência para criar gestores de pessoas verdadeiramente fortes, solidários e empáticos.

Existem alguns estilos notáveis a considerar ao avaliar as suas técnicas de gestão de pessoas, de modo a geri-las de uma forma que promova o desempenho, a retenção dos colaboradores e uma experiência positiva dos colaboradores.

Os estilos de gestão de pessoas podem ser divididos em quatro categorias:

• Diretivo
• Orientação
• De apoio
• Delegativo

Gestão diretiva de pessoas

Na gestão diretiva de pessoas, o gestor diz aos colaboradores o que fazer e como fazê-lo. Este estilo é mais eficaz quando as tarefas precisam de ser concluídas rápida e eficientemente, de acordo com um padrão ou requisito específico, ou quando os colaboradores se encontram numa fase inicial do seu desenvolvimento e precisam de mais orientação.

Dito isto, existe uma enorme diferença entre dirigir um colaborador e microgerir o seu trabalho. Se der por si a microgerir ou a contradizer o trabalho ou as decisões porque não são aquilo que teria feito, reflita para identificar os seus verdadeiros receios. Depois, crie oportunidades para que os seus colaboradores demonstrem competência, ganhem confiança e criem uma relação de confiança.

Gestão de pessoas através de orientação 

Nesta situação, os gestores fornecem orientações claras e específicas e apoiam os colaboradores na obtenção dos resultados pretendidos. Este estilo é eficaz para ajudar as pessoas a aprender comportamentos específicos e normas culturais, de modo que, no futuro, o gestor possa ser mais solidário e menos diretivo. 

O estilo de orientação é útil para desenvolver comportamentos específicos em colaboradores altamente competentes que se estão a adaptar a uma nova cultura ou contexto organizacional.

Gestão de pessoas de apoio

O gestor fornece orientação e apoio aos colaboradores, mas permite-lhes tomar as suas próprias decisões, incluindo a orientação dos resultados.

Este estilo é frequentemente mais positivo para os colaboradores e pode conduzir a melhores resultados quando pode haver várias "respostas certas" e os colaboradores têm experiência e competência para criar um resultado positivo no contexto ou na organização específicos.

Gestão delegativa de pessoas

O gestor dá aos colaboradores autonomia para tomarem as suas próprias decisões, com pouco apoio ou envolvimento.

O estilo delegativo pode ser útil para desenvolver as competências dos colaboradores e é normalmente mais adequado para colaboradores altamente desenvolvidos que compreendem profundamente o contexto, a cultura e os objetivos da organização.

Uma abordagem que não serve para todos

Mesmo dentro de uma equipa, os colaboradores com diferentes níveis de desenvolvimento podem ser mais bem geridos ou liderados utilizando estilos diferentes. Os melhores gestores de pessoas sabem identificar quais os estilos mais adequados para cada indivíduo e equipa.

Por exemplo, na minha experiência a gerir gestores de projetos, verifico que os novos colaboradores precisam de mais orientação no início, enquanto aprendem o contexto, a cultura, as expectativas, as normas da equipa e as normas da empresa.

Durante esta fase do seu desenvolvimento, peço frequentemente aos novos colaboradores que se juntem a mim na colaboração para resolver um problema ou alcançar um resultado. Mais tarde, começo a atribuir-lhes projetos pelos quais ficam responsáveis, o que me permite adotar um estilo de orientação. À medida que desenvolvem a sua experiência e competência, a minha abordagem torna-se mais solidária e, posteriormente, delegativa.

À medida que avança na determinação do tipo de estilo de gestão de pessoas mais adequado para cada um dos seus colaboradores, considere a sua experiência e desenvolvimento ou maturidade na função e solicite a sua opinião sobre a sua gestão. Isto ajudá-lo-á a perceber se precisam de mais apoio ou orientação da sua parte para realizarem o seu melhor trabalho.

Ser gestor de pessoas inclui as seguintes tarefas, muitas das quais são fundamentais para o ciclo de vida dos colaboradores:

• Recrutamento e entrevistas
• Integração e formação
• Atribuição e avaliação do trabalho
• Desenvolvimento de carreira e formação
• Gestão do desempenho
• Reconhecimento e recompensas dos colaboradores
• Saída de colaboradores.

Além destas tarefas, um gestor de pessoas desempenha um papel fundamental na criação de um ambiente de trabalho positivo e inclusivo, ouvindo ativamente as preocupações dos colaboradores, mediando conflitos e promovendo uma cultura de respeito.

Para se destacar nestas tarefas de gestão, é importante dar prioridade a uma comunicação eficaz e à aprendizagem contínua. Agende regularmente reuniões individuais para dar e receber feedback dos colaboradores e mantenha-se a par das últimas tendências e técnicas do setor através de workshops, formação e certificações de gestão.

A gestão de pessoas requer uma combinação de competências e capacidades centradas no apoio aos colaboradores e na gestão do desempenho, dos resultados e da alocação de recursos.

Algumas competências fundamentais que me vêm especificamente à mente incluem: 

1. Procurar, entrevistar e integrar colaboradores, de modo a garantir a seleção e integração do talento adequado para o sucesso organizacional.
2. Construir confiança e manter relações de confiança para criar um ambiente de trabalho positivo e colaborativo.
3. Ouvir ativamente e comunicar com clareza para facilitar a compreensão, resolver conflitos e garantir a colaboração e o alinhamento da equipa.
4. Dar feedback específico e atempado para orientar e motivar os colaboradores, ajudando-os a crescer e a melhorar o seu desempenho de forma eficaz.
5. Identificar os pontos fortes e as competências essenciais das pessoas para uma utilização ideal do talento, melhorando o desempenho da equipa e a satisfação profissional.
6. Distribuir e delegar trabalho para uma atribuição eficiente de tarefas, colaboradores capacitados e um ambiente de trabalho equilibrado.
7. Definir expectativas claras para proporcionar orientação, alinhar os esforços da equipa e estabelecer um padrão de desempenho e responsabilização.
8. Motivar os colaboradores para promover o envolvimento, aumentar o moral e melhorar a produtividade e a satisfação profissional.
9. Colaborar na resolução de problemas para tirar partido de diferentes perspetivas e conhecimentos especializados, conduzindo a soluções mais inovadoras e eficazes.
10. Incentivar o desenvolvimento e a aprendizagem com os erros para promover uma mentalidade de crescimento, a resiliência e a melhoria contínua entre os colaboradores.
11. Celebrar os sucessos para reconhecer as conquistas, reforçar o moral da equipa e individual e consolidar comportamentos positivos e a união da equipa.

1. Contrate as pessoas certas

Contratar as pessoas certas é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Alguém com o conjunto de competências ou os valores errados pode levar a um desperdício de tempo e esforço que poderia ter sido evitado.

Mas como saber se alguém tem o que é preciso? Como contratar um gestor em vez de um colaborador comum? Estas são algumas das perguntas para as quais precisará de respostas antes de começar a analisar candidatos

A melhor forma de contratar a pessoa certa é através de um processo de entrevista que inclua perguntas não técnicas sobre a sua experiência, valores e objetivos, bem como perguntas técnicas relacionadas com a função ou a sua empresa. Também tenho tido bons resultados ao incluir outros membros da equipa no processo de entrevista.

Eis uma dica a recordar: contrate devagar, despeça depressa. Se contratar a pessoa errada, trabalhe para a afastar rapidamente, para poder avançar com o seu plano de contratação e encontrar a pessoa certa para apoiar a sua equipa e os objetivos da organização.

2. Defina expectativas claras

Definir expectativas claras para os colaboradores é uma das coisas mais importantes que um gestor pode fazer pelos membros da sua equipa. Está a dizer aos seus colaboradores o que espera deles e o que podem esperar de si.

Então, como pode definir expectativas claras para os seus colaboradores? 

A melhor forma de o fazer é fornecer uma descrição da função ou um documento de clarificação da função que apresente as tarefas e responsabilidades específicas da função, bem como as metas e os objetivos do cargo. Este documento deve ser atualizado regularmente à medida que as responsabilidades do colaborador mudam.

Outra forma de definir expectativas claras é realizar reuniões individuais regulares com os colaboradores para discutir o seu desempenho. Lembre-se de que quer ajudá-los a compreender o valor e o impacto das suas ações e orientá-los para alcançarem os objetivos da equipa e os seus objetivos pessoais.

3. Dê feedback regularmente

Dar feedback regularmente é fundamental para manter uma comunicação aberta e minimizar desalinhamentos e surpresas. 

Ao dar feedback, está a dizer aos membros da sua equipa o que estão a fazer bem e onde precisam de melhorar. Isto ajuda a garantir que os seus colaboradores estão constantemente a crescer e a desenvolver o seu conjunto de competências.

Ao dar feedback, sigo o princípio da franqueza radical. Elogie publicamente os seus colaboradores e desafie-os em privado. Utilize as suas competências de inteligência emocional para orientar a forma como dá feedback e esteja também aberto a aceitar feedback sobre a forma como dá feedback! 

Porque é tão importante fazer isto regularmente? Bem, é extremamente importante que não guarde o feedback negativo sobre um colaborador para a sua avaliação oficial de desempenho. As verificações regulares garantem que pode corrigir os problemas mais rapidamente e reduzir o stress e o receio de conversas mais longas.

4. Proporcione oportunidades de formação e desenvolvimento

Quer sentir que está continuamente a aprender e a crescer profissionalmente, certo? 

É por isso que é tão importante que os gestores proporcionem oportunidades de desenvolvimento e formação aos seus colaboradores, em alinhamento com os objetivos individuais de carreira. Ao proporcionar estas oportunidades, está a dizer aos seus colaboradores que valoriza o seu crescimento e que está empenhado no seu futuro.

Tem alguém que quer desenvolver competências de gestão e aspira a liderar pessoas? Apoie essa pessoa. 

Para crescer e avançar, precisará de mais líderes para orientar as suas equipas, por isso incentive sempre aqueles que querem aprender a gerir outras pessoas e a desenvolver as suas competências de liderança.

A melhor forma de proporcionar oportunidades de desenvolvimento e formação aos membros da sua equipa é oferecer uma variedade de opções de aprendizagem, como cursos online, livros, podcasts dedicados à liderança e à gestão, ou workshops alinhados com os seus interesses e aspirações de carreira. Também pode oferecer acompanhamento no local de trabalho ou rotações de funções, para que os colaboradores possam conhecer outras áreas da empresa.

5. Aborde prontamente o baixo desempenho

Quando se trata de gerir colaboradores com baixo desempenho ou abordar um desempenho insuficiente, o momento é fundamental. Como referi anteriormente, não hesite nem adie a conversa com os colaboradores sobre o seu baixo desempenho.

Quando o gestor toma conhecimento do problema, os outros já são certamente afetados e, nos piores casos, o bem-estar do colaborador fica ameaçado. Quanto mais esperar, maior será a probabilidade de a situação piorar.

Alguns sinais comuns de baixo desempenho dos colaboradores incluem não cumprir prazos ou produzir trabalho de baixa qualidade, apresentar comportamentos perturbadores ou hostis, ou demonstrar falta de envolvimento ou motivação. Por vezes, isto é um sinal de que um colaborador está prestes a demitir-se, mas nem sempre.

Em alguns casos, os colaboradores de elevado desempenho que trabalham com colaboradores de baixo desempenho irão notar problemas de desempenho e queixar-se. Fale com o colaborador potencialmente com baixo desempenho e procure saber a sua perspetiva sobre a evolução da situação e os desafios que a equipa enfrenta para alcançar os seus objetivos. Em alguns casos, o problema pode ser simplesmente a falta de autoconsciência.

O que pode fazer quando o feedback e a abordagem pronta do problema não estão a resultar?

Quando confirmar que um colaborador não está a cumprir os padrões de desempenho, comece prontamente a documentar os problemas e inclua detalhes, marcas temporais e impactos. Registar pormenores sobre as situações, as suas intervenções, o feedback fornecido, as reações e os próximos passos acordados será muito útil se os problemas persistirem ou evoluírem até ao ponto de despedimento.

6. Incentive a criatividade e a inovação; aceite o fracasso

"Tem de confiar na paixão, no empenho e na criatividade de uma pessoa que quer realmente avançar com uma ideia. A confiança é aquilo de que precisamos para sermos bem-sucedidos no nosso trabalho e a relação que precisamos de ter com os nossos gestores." - John Carter, inventor dos auscultadores Bose com cancelamento de ruído

Incentivar a criatividade e a inovação no local de trabalho é um fator essencial para o crescimento, o envolvimento e a retenção dos colaboradores. Os colaboradores criativos e inovadores estão mais envolvidos e motivados e têm maior probabilidade de apresentar novas ideias e soluções para os problemas.

Mas parte da criatividade, da inovação e do crescimento é o fracasso. Nas organizações inovadoras, o fracasso deve ser encarado como uma oportunidade de aprendizagem. É importante criar um ambiente onde seja aceitável falhar, e, enquanto gestor, pode fazê-lo ajudando os colaboradores a aprender com a experiência.

Para ajudar a identificar o que correu mal, comece por fazer perguntas como "O que estava a tentar alcançar?", "Quais foram os principais desafios que enfrentou?" e "O que irá mudar ou ajustar na sua próxima tentativa?" Estas perguntas estão orientadas para o futuro e ajudarão os seus colaboradores a aprender.

7. Ouça ativamente as suas pessoas, equipas e organização

A escuta ativa é uma técnica de comunicação e uma competência interpessoal que consiste em prestar muita atenção à pessoa que está a falar, não a interromper, manter o contacto visual e tirar notas, se necessário. 

Sim, esta é uma competência interpessoal que os gestores precisam de ter, pois é essencial para criar uma cultura empresarial onde os colaboradores sintam apoio e autonomia. 

O objetivo da escuta ativa é garantir que a pessoa que fala se sente ouvida e compreendida. Isto é útil tanto para gestores novos como experientes, uma vez que os diferentes níveis de escuta os ajudam a obter uma compreensão mais profunda dos pensamentos e sentimentos dos seus colaboradores. Por sua vez, os gestores podem apoiar melhor os seus colaboradores e ajudá-los a alcançar os seus objetivos.

A escuta ativa também ajuda a criar confiança entre o gestor e o colaborador, pois demonstra que valoriza a pessoa que está a falar.

Quando os colaboradores se sentem ouvidos e compreendidos, cria-se um ambiente de trabalho mais positivo, com impacto no envolvimento, na retenção e na produtividade dos colaboradores. É também uma competência muito útil para lidar com situações de conflito.

8. Celebre os sucessos

Quando as pessoas sentem que o seu trabalho árduo é reconhecido e valorizado, sentem-se mais envolvidas e motivadas, o que fará com que sejam mais produtivas e contribuam mais para a organização.

Uma estratégia bem-sucedida de gestão de pessoas inclui celebrar os sucessos com os colaboradores e agradecer-lhes pelo seu trabalho árduo. Toque a campainha!

Seja o sucesso dos seus colaboradores partilhando a notícia com outras pessoas e felicitando-os publicamente. Pode fazê-lo presencialmente, em plataformas de colaboração virtual e até no LinkedIn!

As pessoas gostam de ouvir falar dos sucessos da empresa e dos seus colegas de trabalho. Isto faz com que sintam que fazem parte de algo maior e que o seu trabalho é valioso.

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Bónus: navegar pelo trabalho remoto

Depois de quase dois anos a gerir subordinados diretos através de uma câmara Web e de auscultadores, encontrei formas únicas de criar ligação na equipa, facilitar a tomada de decisões, desenvolver novas competências e continuar a apresentar resultados. 

Eis a minha lista de verificação para ser um excelente gestor e gerir equipas globais: 

• Conheça as suas pessoas. Informe-se sobre as suas vidas, competências, objetivos e sobre o que gostam de fazer fora do trabalho. Isto ajudará a criar empatia e ligação.
• Estabeleça ligações informais e frequentes. Agende regularmente tempo para se reunir com as suas pessoas. 25 minutos por semana ou a cada duas semanas é o melhor na maioria dos casos. Os seus colaboradores devem orientar este tempo, que deve estar focado no seu crescimento e desenvolvimento profissional. Como salienta Zack McGill num artigo sobre gestão de equipas de vendas remotas, "Tenho reuniões frequentes de acompanhamento com toda a equipa, individualmente (reuniões individuais, acompanhamento de chamadas, reuniões improvisadas, etc.). Também tentamos realizar um encontro mensal online por diversão."
• Adapte o seu estilo de liderança a cada colaborador e ao contexto. Poderá ter de passar mais tempo com alguns membros da sua equipa do que com outros, dependendo do seu desenvolvimento e necessidades. Dedique tempo onde é necessário e faça a gestão dos colaboradores remotos de acordo com as necessidades deles, não com as suas.
• Incentive o desenvolvimento profissional. O facto de as pessoas trabalharem a partir de casa não significa que devam deixar de aprender. A aprendizagem pode ajudar a ultrapassar a sensação de desânimo e conduzir-nos a novas competências, capacidades e interesses. 
• Crie ligações e incentive o trabalho em equipa. Pode ser difícil para as pessoas conhecerem outras e criarem relações reais a partir de casa quando tentam "concluir iniciativas". Pense no que as suas equipas podem fazer por diversão a partir de casa! Os jogos Jackbox são um enorme sucesso com a minha equipa.

Por fim, lidere com empatia, sempre. Em muitas empresas, colocar as pessoas em primeiro lugar é um valor fundamental. Entendo isto como significando que o meu papel enquanto líder é ser empático.