ChatGPT: En expertguide för HR-personal

1. Omvandla data till insikter

Resultat: Upptäck mönster snabbare och omvandla data till beslut.

HR-team simmar i data: avgångsintervjuer, pulsmätningar, rapporter om personalomsättning och mycket mer. 

Det jag har sett gång på gång är att även om vi älskar att samla in data har vi ofta svårt att hitta tid att förstå allt.

AI kan hjälpa dig att utvinna mening, synliggöra teman och förbereda det som är viktigt för ledningen eller handlingsplaneringen.

Det hjälper till med:

• Att identifiera teman i avgångsintervjuer eller kommentarer från pulsmätningar
• Att sammanfatta långa kalkylblad för ledningen
• Att omvandla råa nyckeltal till budskap för olika målgrupper
• Att hitta mönster i befintlig data eller organisera data så att den blir lättare att ta till sig
• Excel-filer. Du kan antingen använda de inbyggda Microsoft Copilot AI-verktygen eller klistra in data direkt i en annan AI (eller ladda upp den, beroende på din plattform) och be AI:n om sammanfattningar, jämförelser eller visuella förslag. Även om detta är en ENORM hjälp för Excel-användare ersätter det inte din förståelse för pivottabeller (en mycket viktig färdighet!), men det kan hjälpa dig att snabbt upptäcka mönster, skriva formler och skapa snabba insikter att dela. Kom ihåg att dubbelkolla källdatan för att säkerställa att AI:n inte hallucinerar! 

Varför det spelar roll: Du går från ”Vi har data” till ”Vi vet vad vi ska göra åt det”, snabbare och potentiellt med färre steg eller utan behov av Excel-experter eller specialiserade dataanalytiker.

Testa dessa prompts:

• ”Här är 100 kommentarer i fritext från vår medarbetarundersökning. Sammanfatta de viktigaste temana på ett enkelt språk och identifiera allt som förekommer mer än tre gånger.”
• ”Granska den här rapporten om personalomsättning per avdelning och identifiera de tre områden som har förändrats mest sedan förra kvartalet. Sammanfatta den för vår högsta ledningsgrupp.”
• ”Ta den här utskriften från en avgångsintervju och skriv en sammanfattning för ledningen i tre punkter. Fokusera på vad vi kan lära oss och vad vi bör vara uppmärksamma på.”

Extra tips: Efter att du har fått en sammanfattning kan du fråga: ”Skriv nu tre möjliga nästa steg som HR kan ta för att hantera den här trenden.” Du analyserar inte bara – du rör dig mot handling.

2. Strukturera mallar och anpassa innehåll för olika grupper

Resultat: Skapa tillförlitliga, återanvändbara kalkylblad, arbetsböcker eller andra mallar utan att börja från grunden. 

Under min erfarenhet inom HR har jag upptäckt att en överraskande stor del av tiden går åt till att göra om liknande arbete för olika personer eller grupper.

Så ofta har jag skapat samma uppföljningsverktyg, skrivit samma kommunikation eller formaterat samma typ av rapporter i hela företaget. 

Med AI kan du omvandla dessa rutiner till återanvändbara mallar och använda dina data på ett smartare sätt.

Det hjälper till med:

• Att skapa återanvändbara mallar för personalförteckningar, prestationsbedömningar, personalstyrkerapporter, löner – du kan själv räkna upp resten
• Att hämta sammanfattningar, jämförelser eller åtgärdspunkter från kalkylblad
• Att strukturera data till tydliga visualiseringar eller samtalspunkter för presentationer

Varför det spelar roll:

Du lägger mindre tid på formatering eller anpassning och mer tid på att fokusera på insikter, beslut och strategi (dina unikt mänskliga superkrafter).

Testa dessa prompts:

• ”Skapa en anpassningsbar mall för en kvartalsrapport om personalstyrka och personalavgångar, med utrymme för sammanfattande insikter och nyckeltal på avdelningsnivå.”
• ”Jag har en CSV-fil med medarbetarnas nöjdhetspoäng per team. Sammanfatta områdena med högst och lägst poäng och rekommendera två åtgärder för varje.”
• ”Skapa en mall för prestationsbedömning för personalansvariga, inklusive bedömningsskalor, utrymme för feedback och en sammanfattningssektion för bedömning av befordringsberedskap.”

Tips för tillägg: När du har fått fram något i AI som du är nöjd med kan du be den att bygga ut eller anpassa det. Prova: ”Gör nu om detta till en återanvändbar checklista eller ett formulär som kan användas av andra chefer eller medlemmar i HR-teamet.” Kör detta på några olika sätt och se hur ett innehåll eller en informationsdel kan omvandlas till flera saker som passar deras unika syfte och målgrupp.

3. Spara tid på återkommande planering

Resultat: Skapa snabbare utan att kompromissa med kvaliteten.

Om du någon gång har byggt om en introduktionsplan, en utbildningsöversikt eller en kalender från grunden vet du hur mycket tid sådana ”standarddokument” faktiskt tar. AI kan hjälpa dig att hoppa över startsträckan och snabbare komma till förfiningen.

Det kan hjälpa till med:

• Utarbeta tidsplaner för introduktion
• Skapa översikter för ledarskapsutveckling
• Bygga innehållsblock för DEI-program

Varför det är viktigt:

Du kommer 70 % av vägen på några minuter – och kan fokusera din energi på att anpassa och genomföra.

Prova dessa uppmaningar:

• ”Skapa en introduktionsplan på 30–60–90 dagar för en senioringenjör som arbetar på distans, inklusive introduktionspartners, teknisk installation och milstolpar för det första projektet.”
• ”Skissa upp en 12 månader lång utvecklingsresa inom ledarskap för nya personalchefer på en hybrid arbetsplats. Inkludera minst en erfarenhetsbaserad aktivitet per kvartal.”
• ”Skapa en mall för dagordningen till ett kvartalsvis allmöte för HR. Inkludera tidsblock, föreslaget innehåll och påminnelser om stödmaterial.”

Tips för tillägg: När du har fått fram en plan som du gillar kan du följa upp med: ”Gör nu om detta till en översikt för en presentationsserie” eller ”Skriv ett informationsmejl som hör ihop med den här planen.” Du kan skapa material i flera format under ett och samma arbetstillfälle.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

4. Gör strategin enklare att kommunicera

Resultat: Berätta tydligare och mer övertygande – särskilt med hjälp av data.

HR-ledare har aldrig haft större tillgång till insikter – eller större press att göra dessa insikter meningsfulla för andra. Oavsett om det handlar om en förändring i personalstrategin, en DEI-uppdatering eller en instrumentpanel för talangrelaterade risker kan AI hjälpa dig att berätta historien bakom siffrorna.

Det kan hjälpa till med:

• Omvandla personalmått till diskussionspunkter för ledningen
• Utarbeta bilder eller översikter för tvärfunktionella team
• Kommunicera visioner, avvägningar eller förändringars konsekvenser

Varför det är viktigt:
Du påverkar mer effektivt – och framstår med tydlighet och självförtroende.

Prova dessa uppmaningar:

• ”Ta det här HR-strategidokumentet och skriv om det för en allmän målgrupp av medarbetare. Gör det samtalsinriktat, i linje med våra värderingar och kortare än 400 ord.”
• ”Sammanfatta vår rapport om personalanalys i 5 punktlistor som en ekonomichef skulle bry sig om. Fokusera på kostnader, risk för personalomsättning och produktivitet.”
• ”Skapa en berättelse för en enda presentationsbild som förklarar förändringen i vår talangstrategi, med en rubrik och 3 huvudbudskap under den.”

Tips för tillägg: När ditt budskap är tydligt kan du fråga: ”Skriv nu en version av detta som personalchefer kan dela på teammöten.” Det hjälper till att förstärka samsynen på alla nivåer i organisationen.

5. Modellera scenarier och ”tänk om”-situationer

Resultat: Tänk igenom risker och alternativ innan beslut fattas.

Du behöver ingen kristallkula för att se runt hörnen – du behöver bara stresstesta idéer innan de lanseras. Du kan använda AI för att tänka igenom möjliga reaktioner, risker och lösningar inför kommande beslut eller riktlinjer.

Det kan hjälpa till med:

• Utvärdera avvägningar i utformningen av riktlinjer eller förändringar
• Stresstesta budskap eller lanseringsplaner
• Förbereda ledare på sannolika frågor eller motstånd

Varför det är viktigt: Du framstår som en strategisk tänkare, inte bara som någon som verkställer riktlinjer.

Prova dessa uppmaningar:

• ”Om vi minskar vår policy för distansarbete från 3 dagar till 1, vilka reaktioner från medarbetarna bör vi förbereda oss på? Vilken kommunikation och vilket stöd kan minska friktionen?”
• ”Jämför tre tillvägagångssätt för att införa ett nytt ramverk för intern rörlighet. Lyft fram för- och nackdelar, sannolika reaktioner från medarbetarna och komplexiteten i genomförandet.”
• ”Föreställ dig att vi tar bort våra bonusar vid årets slut och ersätter dem med kvartalsvisa utmärkelser på initiativbasis. Vad kan gå fel? Vad kan förbättras?”

Extra tips: Efter att ha kartlagt scenarierna kan du fråga: ”Skriv nu ett fråge- och svarsdokument för ledningen som hjälper chefer att hantera de fem främsta problemen som medarbetarna kan ta upp.” Du ligger steget före med budskapet redo att användas.

6. Skala upp ditt stöd utan att bli utbränd

Resultat: Hjälp fler människor – snabbare – utan att sänka dina krav.

HR:s uppgift är att stödja människor – och mängden förfrågningar, samtal och återkommande frågor tar aldrig slut. AI kan hjälpa dig att skala upp genom att omvandla din kunskap till verktyg för självservice, mallar och resurser med ett enda klick.

Det hjälper till med:

• Att skapa verktygslådor, checklistor eller samtalsguider
• Att utarbeta vanliga frågor eller instruktioner för nya system
• Att bygga återanvändbara resurser för självservice

Varför det är viktigt:
Du blir mer tillgänglig för strategiskt arbete genom att göra din expertis mer lättillgänglig.

Testa dessa instruktioner:

• ”Skriv en ensidesguide för nya chefer om hur man ger feedback. Ta med 3 saker man bör göra, 3 saker man bör undvika och ett exempel på hur man kan formulera konstruktiv feedback.”
• ”Skapa en steg-för-steg-guide för medarbetare om hur de uppdaterar sina förmåner under den öppna registreringsperioden. Använd ett enkelt språk och strukturera den med vanliga frågor.”
• ”Utarbeta en uppsättning samtalspunkter som HRBP:er kan använda i samtal med chefer på högre nivå, med fokus på att upptäcka drivkrafter för engagemang och risk för utbrändhet.”

Extra tips: Be AI att skapa både en ”fullständig version” och en ”TL;DR-version” för varje resurs, eller en version formaterad för Slack/Teams. Ju mer lättillgängligt ditt innehåll är, desto mer användbart blir det.

Felsökning av vanliga problem

När du börjar använda AI-verktyg kan du uppleva många av de alltför vanliga fallgroparna med AI, såsom hallucinationer, att du inte får exakt det du bad om och min absoluta favorit bland problemen: intensiv upprepning. 

Det här är de vanligaste problemen med att skriva instruktioner till AI och vad du kan göra åt dem.

1. Resultatet är för generellt eller vagt

Vad som går fel: Instruktionen innehöll inte tillräckligt med kontext, information om målgruppen eller tydligt syfte.

Vad du kan göra: Var specifik i din instruktion. Berätta för AI vem innehållet är till för, varför det är viktigt och var det ska användas.

Exempel på förbättrad instruktion:

• I stället för: ”Skriv en sammanfattning av en utbildning”
• Prova: ”Sammanfatta den här 60 minuter långa virtuella utbildningen för mellanchefer som inte kunde delta. Ta med 3 huvudinsikter och 2 åtgärdspunkter. Ton: kortfattad och praktisk.”

2. Texten låter för mycket som AI

Vad som går fel: ChatGPT tenderar att automatiskt använda ett överdrivet polerat, formellt eller modeordsbetonat språk.

Vad du kan göra: Ge tydliga instruktioner om tonen i din fråga. Be om ett mänskligt och praktiskt språk. Be AI att skriva mindre som AI (mer om det kommer senare).

3. För mycket upprepning eller självklarheter

Vad som går fel: AI försöker ofta låta heltäckande i stället för kortfattad. Man får inga poäng för fina ord, utan för användbarhet och tydlighet (kom ihåg det, alltid!)

Vad du kan göra: Avgränsa instruktionen. Be endast om viktig eller ny information och lägg till en ordgräns.

Exempel på förbättrad instruktion:  ”Skriv detta med högst 150 ord. Ta endast med det som är nytt eller viktigt för den här målgruppen.”

4. Överdriven säkerhet eller felaktig information

Vad som går fel: ChatGPT är tränat för att låta kunnigt och vältaligt, även när det gör antaganden (hallucinerar).

Vad du kan göra: Be om källor, faktagranska allt som låter alltför säkert och undvik att använda AI för att skriva juridiskt innehåll eller efterlevnadsinnehåll utan mänsklig granskning (det här är extremt viktigt och får många konsekvenser, särskilt inom HR).

Exempel på förbättrad instruktion:  ”Vilka är dina källor för dessa uppgifter? Länka om möjligt till primära referenser.”

5. Matchar inte stil- eller formateringspreferenser

Vad går fel: AI använder som standard vanliga stilar om du inte specifikt talar om vad den ska göra. Den tror att den vet vad som är hjälpsamt, men det är ofta inte det du faktiskt vill ha.

Vad du ska göra: Var tydlig med formateringen tidigt. Förstärk det som är viktigt för dig när det gäller format, ton och struktur under redigeringen – var specifik!

Exempel på förbättrad prompt: ”Skriv som punktlista, begränsa varje punkt till 2 rader, använd stor begynnelsebokstav i rubriker och undvik tankstreck eller överdrivet språk.”

Ett försök att åtgärda fallgropar med AI-skrivande

Genom hela den här artikeln har jag betonat hur viktigt det är att vara specifik med vad du vill ha från ditt AI-verktyg! 

Det gäller även hur du instruerar verktygen att skriva åt dig. I början av en chatt (eller ännu hellre i inställningarna) ska du tala om för dina AI-verktyg hur du vill att de ska skriva. 

Här är ett exempel: ”Skriv med en professionell men naturlig ton. Undvik utfyllnadsspråk, jargong och överanvända fraser. Använd inte tankstreck eller utropstecken. Undvik ord som ’transformativ’ och ’spelförändrande’ eller försäljningsinriktade metaforer. Håll det tydligt, användbart och som något jag faktiskt skulle säga högt.”

Du kan gå ännu längre och ge AI:n egna skrivprover för att hjälpa den förstå din unikt mänskliga ton och rytm i skrivandet. 

Om det inte räcker kan du också förstärka dina preferenser med uppföljande prompter som: 

• ”Få det här att låta mer mänskligt.”
• ”Skriv om det här för tydlighetens skull och ta bort alla modeord.”
• ”Strama upp det här och få det att låta som intern företagskommunikation.”

Mitt bästa råd i det här fallet är att vara tydlig och konsekvent med hur du vill att AI ska skriva åt dig. 

Det tar lite tid att finjustera vad AI tror att du vill ha, men om du får allt rätt inställt kan det vara exceptionellt användbart för att snygga till kommunikationen med olika intressenter. 

Din tur!

Du behöver inte vara expert på AI för att använda det som en expert. Du behöver bara ett tydligt resultat och några bra prompter.

Så var börjar du?

1. Välj ett av resultaten ovan.
2. Prova en av prompterna.
3. Se hur den hjälper dig.

Du kanske sparar 30 minuter. Du kanske får den klarhet du har saknat. Eller så känner du kanske bara den där lilla energikicken som påminner dig om att du klarar det här!

Hade du nytta av det här? Bokmärk det, dela det med en kollega eller prova en av prompterna i ditt nästa 1:1-möte (visa din chef dina nya färdigheter!).

Vi befinner oss bara i början av AI:s användning inom HR. Ju mer du experimenterar, desto större värde får du.

En snabb kommentar om plattformar

ChatGPT är ett av flera verktyg som fungerar på liknande sätt. Claude, Gemini och Microsoft Copilot – alla använder stora språkmodeller för att generera och forma innehåll utifrån det du matar in. 

Valet handlar ofta om vad som integreras bäst med dina system och var dina data behöver finnas. Mekaniken är jämförbar; hur du formulerar prompter och redigerar kommer att ha större betydelse än vilket verktyg du använder.

Sekretessinformation

AI är otroligt användbart, men det är fortfarande ett tredjepartssystem. Även om det känns som att du bara chattar med ett dokument kan allt du skriver in lagras eller behandlas utanför organisationens kontroll, särskilt i kostnadsfria versioner av AI-verktyg.

Om du inte skulle skriva det i ett externt mejl eller i en gemensam Slack-kanal ska du inte skriva det i kostnadsfria AI-verktyg. 

Det innebär att du inte ska inkludera riktiga namn, anställningsnummer, specifika leverantörsuppgifter, konfidentiell information eller ej offentliggjorda ekonomiska uppgifter eller strategidokument i dina samtal med kostnadsfria eller obetalda AI-verktyg. 

Det bästa sättet att hantera de integritets- och säkerhetsutmaningar som AI medför är att prata med företagets IT-team om hur AI ska användas på arbetsplatsen och ta reda på om de har några föredragna verktyg eller privata verktyg som du fritt kan använda med företagsinformation i.

Om inte, se till att du har tillstånd att använda AI-verktyg och överväg sedan ett betalt konto. Välj också bort att låta AI-verktyget träna sina AI-modeller på dina data.