10 tips för att stödja psykisk hälsa på distansarbetsplatser

Förekomsten av psykisk ohälsa på arbetsplatsen

Eftersom arbetsplatsen kan betraktas som ett mikrokosmos av det samhälle som de anställda kommer från, är det klokt att börja med att undersöka förekomsten av psykisk ohälsa i befolkningen i stort.

WHO rapporterar att ”globalt uppskattas 264 miljoner människor lida av depression, en av de främsta orsakerna till funktionsnedsättning, och många av dessa människor lider även av ångestsymtom.” Detta kostar den globala ekonomin ”US$ 1 trillion varje år i förlorad produktivitet” (Källa).  

Om Zoom-arbetsplatsen introducerar en egen unik uppsättning psykiska hälsoutmaningar läggs dessa till de utmaningar som redan har funnits i många år.

USA:s centrum för sjukdomskontroll och förebyggande (CDC) rapporterar till exempel att ”nästan 1 av 5 vuxna i USA som är 18 år eller äldre (18,3 %, eller 44,7 miljoner människor) rapporterade någon form av psykisk sjukdom under 2016.  Dessutom rapporterade 71 % av de vuxna minst ett stressymtom, såsom huvudvärk eller att känna sig överväldigad eller orolig” (Källa). 

År 2019 uppgav USA:s institut för stressforskning att 23 % av arbetstagarna rapporterade höga stressnivåer på arbetsplatsen (Källa). CDC tillägger att ”depression påverkar en persons förmåga att utföra fysiska arbetsuppgifter ungefär 20 % av tiden och försämrar den kognitiva prestationsförmågan ungefär 35 % av tiden” (Källa). 

För personer som leder andra är siffrorna ovan en väckarklocka som visar att det finns ett behov av att ta fram strategier för att hjälpa anställda som ställs inför psykiska hälsoutmaningar. Om detta inte hanteras kommer arbetsprestation och produktivitet att försämras.

Psykisk ohälsa kan också leda till dålig kommunikation, bristande engagemang i arbetet och påverka den dagliga funktionsförmågan och den fysiska kapaciteten negativt (Källa).    

Vanliga hälsoproblem på arbetsplatsen

Att hantera psykisk ohälsa samtidigt som man leder digitala team kräver ofta extra uppmärksamhet på det emotionella välbefinnandet. Även om det finns många typer av psykisk ohälsa på arbetsplatsen följer här några vanliga som identifierats av Harvards hälsoförlag:  

Depression: Anställda som lider av depression kan vara nervösa, lättretliga och rastlösa, dra sig undan från aktiviteter, vara passiva under möten och i allmänhet misslyckas med att uppfylla kraven i det aktuella arbetet. 

Bipolär sjukdom: Visar sig hos anställda som dramatiska humörsvängningar, från extrem upprymdhet till depression. Även om anställda med bipolär sjukdom kan se ut att vara upptagna kan de vara störande och improduktiva. 

Omdömet hos anställda med bipolär sjukdom kan bli bristfälligt. En anställd kan till exempel skicka ett e-postmeddelande med konfidentiell information till personer som inte bör ha tillgång till sådan information.  

Ångestsyndrom: Kan identifieras hos anställda som ofta är trötta, har svårt att koncentrera sig, är rastlösa och överdrivet oroliga över sin förmåga att utföra arbetet. Sådana anställda kan bli krävande och behöva ständig försäkran om att deras prestation är godtagbar.  

ADHD: Kan leda till att anställda i allmänhet misslyckas med att slutföra de aktuella uppgifterna. Denna oförmåga kan bero på att de inte kan hantera uppgifter, vägrar följa instruktioner och hamnar i konflikter med arbetskamrater. 

Hälsoriskfaktorer kopplade till en Zoom-arbetsplats

I en artikel för The Washington Post rapporterar Joel Achenbach att en undersökning genomförd av Kaiser Family Foundation kom fram till att ”nästan hälften av alla människor i USA upplever att coronaviruset påverkar deras psykiska hälsa”. Samma artikel noterar att insikten om att flera människor dör på grund av viruset varje dag är en betydande källa till oro för många människor. De som har förlorat en närstående under pandemin löper också större risk att drabbas av psykisk ohälsa (Källa). 

Eftersom människor inte plötsligt stänger av och blir andra individer när de är på arbetet, kommer dessa problem som The Washington Post rapporterar sannolikt även att påverka arbetsplatsen. Zoom-interaktioner sker redan i en miljö där anställda känner oro och ofta saknar det stabila och konsekventa stöd som de vanligtvis får när de arbetar i en gemensam arbetsmiljö. Detta medför en ny uppsättning utmaningar för den psykiska hälsan, som vi går igenom nedan.  

Brist på stöd 

I den traditionella arbetsmiljön interagerar chefer ofta med de anställda i samma miljö. På en arbetsplats där interaktionen främst sker via Zoom kanske cheferna inte vet hur de ska stödja anställda som arbetar hemifrån. Cheferna själva har bara börjat anpassa sig till den nya verkligheten som en Zoom-arbetsplats innebär. 

I en artikel för Forbes noterar Rachel Montañez att Zoom-möten leder till att man förlorar ”den typiska blicken och ansiktsuttrycken som visar uppmärksamhet, irritation, kontakt och oenighet” (Källa). Detta innebär att chefer och andra arbetskamrater saknar ledtrådar som skulle kunna hjälpa dem att identifiera tecken på psykisk ohälsa bland underställda eller kollegor.   

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Otillräckliga resurser 

När anställda befinner sig på arbetsplatsen kan de enkelt dela resurser och behöver inte oroa sig för att ha en bra bakgrund när de deltar i möten. Zoom-arbetsplatsen kan göra enskilda anställda osäkra på sina boendeförhållanden, eftersom de kan tro att andra skulle döma dem för dem. Detta kan skapa onödig press, vilket leder till psykiska hälsoutmaningar.

När anställda inte har de resurser som krävs för att utföra sitt arbete kan deras produktivitet påverkas. Det kan vara svårt för chefer att se till att alla anställda har tillgång till samma resurser som de är vana vid att arbeta med. Detta kommer oundvikligen att påverka de anställdas produktivitet, vilket kan leda till psykisk ohälsa. Vissa anställda kanske inte heller har en lämplig miljö att arbeta i eller kan ha problem med de enheter som behövs för att få tillgång till Zoom-plattformen. 

Ständig exponering för onlinemöten 

Att regelbundet delta i onlinemöten är något som många anställda inte var vana vid innan Covid-19-situationen tvingade dem att arbeta hemifrån. Eftersom detta är något nytt är det en situation som sannolikt kommer att leda till vissa psykiska hälsoutmaningar.

I en artikel för Psycreg.org, en webbplats som publicerar berättelser om psykisk hälsa, noterar Nikka Celeste att appar som Zoom inte bara ”dränerar oss på liv och energi, utan också bryter ner våra kroppar” (Källa).

Highfive, ett företag inom konferensteknik, genomförde en undersökning som visade att ”59 % av alla människor blir mer självmedvetna när de är framför kameran än de är i livet utanför kameran. Nästan hälften (48 %) av alla människor oroar sig mer för hur de ser ut i ett videosamtal än för vad de ska prata om under samtalet” (Källa).      

Utmaningar med att tolka situationen  

Utöver den tekniska belastning som följer av att arbeta vid en dator i flera timmar påverkas även mänskliga sociala interaktioner när man deltar i ett onlinemöte. Ett av de områden där onlinemöten försvårar sociala interaktioner är oförmågan att enkelt tolka ansiktsuttryck och kroppsspråk.  

Utan de vanliga signalerna som hör till möten ansikte mot ansikte kan mötesdeltagare lätt börja oroa sig för saker som de inte skulle ha oroat sig för i en traditionell gemensam arbetsmiljö.

Under ett Zoom-möte kan det till exempel vara svårt att se om deltagarna är uppmärksamma eller inte. Någon kan titta på skärmen men samtidigt läsa ett mejl medan andra anställda pratar.

10 tips för att förbättra den psykiska hälsan på arbetsplatsen

I den oöverträffade eran med Zoom-arbetsplatser behöver arbetsgivare och anställda ta ett steg tillbaka och ompröva den psykiska hälsan på arbetsplatsen.

För chefer är det lika viktigt att känna till rätt sätt att hantera medarbetares psykiska hälsa som att se till att de är produktiva. Här är några sätt för chefer att hantera de psykiska hälsoproblem som är kopplade till Zoom-arbetsplatsen på rätt sätt:

1. Identifiera arbetsrelaterade psykiska riskfaktorer kopplade till Zoom

Psykiska hälsoproblem på den traditionella arbetsplatsen har varit kända i flera år. Problemen som är förknippade med att arbeta hemifrån med hjälp av videokonferensappar är däremot relativt nya.

Medarbetare kanske inte är säkra på vad som förväntas av dem under dessa interaktioner. Därför måste chefen tydliggöra förväntningar och mål samt ge medarbetarna tillräckligt stöd för att utföra sitt arbete. 

2. Identifiera symtom på psykiska hälsoproblem hos medarbetare som arbetar hemifrån 

Röda ögon, bristande fokus, att inte säga någonting under ett helt möte och att se utmattad ut är symtom hos medarbetare som har påverkats av de ständiga virtuella mötena. Chefer bör vara uppmärksamma på dessa tecken hos sina medarbetare och erbjuda lösningar så snabbt som möjligt.  

Chefer bör också införa mindre individuella möten för medarbetare som verkar ha svårt att uttrycka sina egna åsikter eller idéer under Zoom-möten. Detta kan ge medarbetarna möjlighet att berätta om sina utmaningar och ge chefen bättre möjligheter att upptäcka andra problem.

3. Skapa en positiv Zoom-arbetsplats 

Att känna sig uppskattad är ett av människans mest grundläggande behov. Därför behöver chefer visa att alla medarbetare spelar en viktig roll för verksamhetens framgång. Det kan göras genom att se till att medarbetarna har alla resurser de behöver för att utföra sitt arbete hemifrån och att de är fullt delaktiga under möten. Ingen medarbetare bör lämnas utanför och behöva höra om förändringar från andra.

4. Hantera psykiska hälsoproblem oavsett orsaken

Eftersom gränsen mellan arbetsplatsen och hemmet är otydlig på Zoom-arbetsplatsen behöver personalansvariga inse vikten av att hantera psykiska hälsoproblem utan att nödvändigtvis fokusera på vad som orsakade dem. En medarbetare som har psykiska problem hemma kommer dessutom sannolikt att ta med sig dessa problem till arbetsplatsen. Det är avgörande att se till att medarbetarna vet var de kan få hjälp. 

5. Identifiera kommunikationsformer som medarbetarna känner sig bekväma med

Zoom är användbart, men chefer bör inte tvinga fram videokommunikation eftersom vissa medarbetare kanske inte känner sig bekväma med det. För att tillgodose allas behov bör man växla mellan Zoom-möten och andra kommunikationskanaler samt undvika överdriven kommunikation.  

6. Gör det valfritt att slå på kameran

Att känna oro över att se lämplig ut framför kameran är ett problem som medarbetare måste hantera. Om medarbetarna själva får välja om de vill slå på kameran känner de mindre press att vara korrekt klädda inför mötet.

Medarbetarna kan också få hjälp genom utbildning i hur man använder skärmen under möten.  Exempelvis rekommenderar Gianpiero Petriglieri, docent i organisationsbeteende, följande: ”Att ha skärmen vid sidan av dig i stället för rakt framför dig kan också hjälpa din koncentration, särskilt under gruppmöten” (Källa).

7. Samla in återkoppling för att förbättra processen

Ett sätt att se till att alla känner sig bekväma är att ta reda på hur medarbetarna upplever Zoom-mötena. Fråga ditt team vad som fungerar och vad som inte fungerar, och använd sedan återkopplingen för att skapa en bättre upplevelse av videomöten. 

8. Minska stress genom tydlig kommunikation

Vissa psykiska hälsoproblem på arbetsplatsen kan orsakas av otydlig och ineffektiv kommunikation. Därför behöver chefer vara tydliga med mål, tidsfrister och var medarbetare som har kört fast kan få hjälp. Bristande tydlighet kan göra medarbetarna oroliga, isolerade och i hög grad beroende av antaganden. 

9. Lita på dina medarbetare

Ett av problemen som kan leda till psykiska hälsoutmaningar uppstår när chefer detaljstyr och överkommunicerar eftersom de inte litar på sina medarbetare. Om du inte lyckas lita på dina medarbetare kanske du inte heller lyckas skapa en positiv arbetsplats som lyfter fram medarbetarnas styrkor. 

Relaterad läsning: 10 bästa programvarorna för uppgiftshantering för att leda personer på distans [2023]

10. Sätt gränser för arbetsschemat

Att arbeta hemifrån kan fresta anställda att arbeta för mycket, vilket kan påverka deras hälsa och välbefinnande negativt. Därför är det viktigt att uppmuntra anställda att hålla ett regelbundet arbetsschema (Källa). Anställda bör dock involveras i beslut om raster och när de förväntas vara tillgängliga för möten. 

Delta i ett samtal med oss om att bygga en entreprenöriell kultur, distansarbete, chefers roll, tjänande ledarskap, att återskapa kontorskänslan hemma och att motverka digital trötthet, här!

Relaterade resurser:

• Att avlära sig ledarskap: Så leder du i den nya arbetsvärlden (med Bev Attfield från Within People)
• Att utveckla en strategi för psykisk hälsa på arbetsplatsen: 4 kraftfulla principer för att skapa effekt
• Så skapar du säkrare arbetsplatser för suicidprevention