Datadrivet beslutsfattande, dess betydelse och hur du bygger in det i er kultur

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddavsnitt med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella skrivfel, eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Darren Person: Jag tycker att en stor del av ledarskap verkligen handlar om att förstå sina medarbetare. För det första handlar det om att förstå att man kan skapa en enorm mängd arbete, men också att förstå vilka utmaningar människor har, vad som händer i deras liv och vad som är viktigt för dem. Sedan gäller det att skapa en miljö som stödjer alla dessa egenskaper.

Tim Reitsma: Välkommen till podden People Managing People. Vi har som mål att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att skapa lyckliga, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag heter Tim Reitsma och är din programledare. I dag har jag sällskap av Darren Person, en teknikchef med över 20 års erfarenhet som för närvarande är CIO på NPD Technology Group, ett ledande företag som tillgodoser kunders behov genom innovationer inom data och analys.

I dagens samtal pratar Darren och jag om betydelsen av en datadriven kultur och hur vi bör gå till väga för att skapa denna kultur. Och vet du vad? Det börjar med oss som ledare. Att skapa en kultur präglad av trygghet, innovation och tillit. Det handlar inte nödvändigtvis om att skapa kalkylblad och formler. Visst, det är en del av det, men framför allt handlar det om att bygga system som gör att våra medarbetare vet vad som är viktigt, vilka mätvärden som är relevanta och hur man kan ha roligt på vägen. Fortsätt lyssna.

Darren, det är så roligt att ha dig med i podden People Managing People. Jag ser fram emot vårt samtal i dag. Vi ska fördjupa oss i frågan om datadrivet beslutsfattande. Jag vet att det för vissa kanske inte är ett roligt eller enkelt ämne, men det är verkligen ett så viktigt samtal, särskilt när vi tänker på våra företag och på att bygga en bättre arbetsvärld.

Darren Person: Först och främst vill jag tacka dig, Tim, för att jag fick vara med. Det är roligt att vara här med dig och dina lyssnare. Så tack igen. Låt mig berätta lite om mig själv.

Jag heter Darren Person och är CIO på ett företag som heter The NPD Group. Vi är ett marknadsundersökningsföretag. Vi är specialiserade på att samla in världens kassadata, med målet att hjälpa återförsäljare och tillverkare att fatta bättre beslut – både kring hur de bör prissätta och marknadsföra sina produkter och kring vilka typer av produkter och funktioner de bör utveckla.

Tim Reitsma: Det är en fascinerande roll. När vi pratade inför samtalet om din roll på NPD Group och om hur ni samlar in data för att fatta bättre beslut eller hjälpa organisationer att fatta bättre beslut, blev jag nyfiken på din syn på ledarskap.

Darren Person: När man tänker på ledarskap handlar det framför allt om att förstå och engagera sina team och förstå att alla i organisationen har olika behov. Det som driver och motiverar en person skiljer sig från det som driver och motiverar en annan.

När man rör sig uppåt i en organisation får varje ord man säger större genomslag. På vd-nivå kan den minsta antydan i ett uttalande skapa en enorm mängd aktivitet i ett företag. Därför är en del av att vara ledare att inse att ens ord väger mycket mer och att vara medveten om vad man säger.

En stor del av ledarskap handlar också om att verkligen förstå sina medarbetare: vilka utmaningar de har, vad som händer i deras liv och vad som är viktigt för dem. Sedan gäller det att skapa en miljö som stödjer allt detta.

Tim Reitsma: Det jag hör är att man skapar en inkluderande kultur och en inkluderande miljö. Våra organisationer består av unika individer, och vi har alla olika behov och ambitioner. En viktig del av att vara ledare är därför att förstå var människor befinner sig, vad de behöver och hur man skapar en miljö där de kan utvecklas.

Darren Person: Pandemin har, trots allt det hemska den förde med sig, gett organisationer en inblick i hur viktigt det verkligen är att skapa kontakt med människor.

Jag skapade exempelvis ett återkommande möte som jag kallade ”Vad tänker du på?”. Varje vecka samlade jag en liten tvärfunktionell grupp på sex eller sju personer från olika delar av organisationen. På så sätt fick de möjlighet att dela vad som hände i deras värld och höra vad andra tänkte på.

Det har gett medarbetarna möjlighet att se mig som mer än bara CIO. Jag är också pappa, make och hundälskare. Det gör mig mer mänsklig än om jag bara vore några ord i ett organisationsdiagram.

Tim Reitsma: Jag älskar det. Det skapar en trygg miljö, bygger tillit och främjar kommunikation i båda riktningarna mellan tvärfunktionella team.

Darren Person: Ledarskap handlar både om ett inifrån- och ett utifrånperspektiv. Det handlar inte bara om att vara en bra chef, sätta visionen och strategin eller mobilisera organisationen. Det handlar också om att bli en närmare affärspartner och förstå hur man kan hjälpa andra företagsledare att lyckas.

Därför skapade jag också ett nätverksprogram för CIO:er. Teknik är ett område där man kan föra samtal även med företag som konkurrerar med varandra. Genom dessa samtal kunde jag bättre förstå våra kunders problem och ta med mig den kunskapen tillbaka till ledningsgruppen.

Tim Reitsma: Vårt syfte på People Managing People är att hjälpa människor att bygga en bättre arbetsvärld. Vad tänker du på när du hör den frasen?

Darren Person: Jag tänker på hur vi kan hjälpa varandra. En stor del av våra liv tillbringas i arbetsmiljön, och där skapar vi nätverk av människor som vi samarbetar med, lär oss av och delar erfarenheter med.

Att bygga en bättre arbetsvärld handlar om att använda alla resurser man har som individ och hela sitt nätverk. När man ställs inför en situation man aldrig varit med om tidigare är det ofta mycket mindre stressande om man känner någon som redan har varit där och kan hjälpa en framåt.

Det handlar om att minska ångesten i arbetsmiljön och bygga en bättre arbetsvärld.

Tim Reitsma: Det leder oss in på vårt samtal om datadrivet beslutsfattande. Hur kan ett datadrivet arbetssätt bidra till att bygga en bättre arbetsvärld?

Darren Person: Data är framför allt en vägledning. Den finns där för att informera de beslut vi fattar och hjälpa oss att förklara varför vi fattade dem. Data är inte nödvändigtvis en förutsägelse av framtiden, men den kan visa mönster och ge oss ett bättre underlag.

Vi samlar in världens kassadata och kan se vad människor faktiskt köper. Om man exempelvis analyserar vilka funktioner kunder väljer i tv-apparater kan man se mönster: om de föredrar HDMI-portar, LED, LCD eller QLED. Det hjälper till att informera beslutet, även om det inte garanterar att beslutet blir rätt.

Data bör därför ses som en guide som hjälper människor att fatta välgrundade beslut. Den är inte själva svaret. Erfarenhet, kundsamtal och magkänsla spelar också en viktig roll.

Tim Reitsma: Det gäller alla typer av företag. Man kan samla in enorma mängder data och nästan bli förlamad av den, eller fatta beslut enbart på magkänsla. Hur hittar man balansen?

Darren Person: Många företag har blivit bättre på att använda data. Den stora frågan är om de väljer rätt mätvärden. Vilka datapunkter är viktigast för just den verksamheten och vad händer i den större omvärlden?

Före pandemin kanske ett företag främst tittade på tillväxt i omsättningen. I en lågkonjunktur kan det i stället handla om att optimera marginalerna och förbättra lönsamheten. Företag samlar ofta in data, men det viktiga är att välja rätt mätvärde för verksamheten.

Många företag samlar in data. Det handlar verkligen om att välja rätt mätvärde för den aktuella verksamheten. Det mätvärdet kommer att skilja sig mellan olika företag och bero på vilken bransch företaget verkar i. Många företag stärker denna förmåga och blir bättre med tiden.

Tim Reitsma: Hur balanserar du data mot magkänslan när du måste fatta ett beslut?

Darren Person: Vi hanterar det hela tiden. När det gäller helt nya möjligheter finns det kanske ingen data som direkt leder till idén. Apple är ett bra exempel. Det fanns data om att människor ville lyssna på musik, men inte nödvändigtvis data som direkt ledde till iPoden.

Det krävs ibland ett språng i tron och förmågan att tänka utanför ramarna. Man måste förstå kunden, förstå när det är rätt tid att introducera något banbrytande och våga prova. Data kan inte alltid tala om när man ska göra något helt nytt.

Darren Person: Företag behöver också skapa utrymme för att prova nya saker. Vissa frågor blir så småningom självklara, men nya frågor dyker hela tiden upp. Data kommer inte alltid att kunna ge svaret. Då krävs instinkt, och sedan måste man prova och använda resultatet som nya datapunkter.

Företag måste skapa utrymme för att experimentera och acceptera att vissa satsningar kommer att misslyckas. Det är en stor vinst att skapa förutsättningar för det.

Tim Reitsma: Hur skapar man en trygg miljö eller en kultur där man får prova, misslyckas och växa?

Darren Person: Jag föredrar ett iterativt arbetssätt. Börja med en hypotes och fråga hur mycket man behöver investera för att ta reda på om hypotesen stämmer. Om man kan börja med en liten investering kan man minska risken och lära sig snabbt.

Efter det första steget kan man avgöra om man ska fortsätta eller avsluta. På så sätt kan man misslyckas snabbt och billigt i stället för stort och dyrt. Många fastnar när de från början lovar att leverera något stort och sedan försöker få en felaktig hypotes att fungera.

Tim Reitsma: Det är en viktig skillnad: att misslyckas snabbt och i liten skala i stället för att kasta ut allt på en gång.

Darren Person: Zappos är ett bra exempel. I början fanns en webbplats, men ingen e-handelsmotor. När en order kom in gick någon bokstavligen till en butik och köpte skorna för att uppfylla beställningen. På så sätt testade de om människor var villiga att köpa skor på nätet.

När man presenterar idéer kan man använda sådana exempel för att visa att man har en hypotes, vill börja i liten skala och sedan iterera för att se om idén fungerar.

Tim Reitsma: Det knyter samman datadrivet beslutsfattande med kulturförändring. Om det inte finns psykologisk trygghet, tillit och en kultur där man får experimentera, spelar datan inte hela rollen.

Darren Person: Jag tycker att man ska börja med resultatet man vill uppnå. Många projekt börjar med vad man ska göra och hur man ska göra det. Det är ofta fel utgångspunkt. Sätt i stället målet och ge teamen möjlighet att prova sig fram till rätt verktyg och teknik.

Alla vill veta vilket målet är, men alla vill inte bli tillsagda exakt hur de ska nå det. Människor har olika idéer och perspektiv. Fokusera på resultatet och låt teamen tänka igenom hur de ska nå dit.

Tim Reitsma: Datadrivet beslutsfattande handlar alltså inte bara om att samla in data och fastställa mätvärden. Det handlar också om kultur, ledarskap och att skapa utrymme för att använda data på ett sätt som driver verksamheten framåt.

Darren Person: Våra medarbetare är vår största och viktigaste tillgång. Jag kan inte själv införa teknik i en organisation eller skriva all kod. Vårt jobb är att skapa ett team med de bästa personerna och hjälpa dem att lyckas.

När jag rodde åtta hörde varje plats i båten ihop med särskilda egenskaper. Om man placerade människor fel gick båten långsamt. Men med rätt kombination och rätt placering gled båten över vattnet. Jag tycker att ledarskap handlar om att hitta rätt kombination av människor och rätt roller för dem.

Tim Reitsma: Var börjar man? Vad kan man göra i dag för att skapa en trygg miljö och bli mer datadriven?

Darren Person: På ledarskapssidan finns det inget som hindrar dig från att själv bli en ledare. Samla kollegor och skapa egna samtal där ni delar vad ni tänker på. Även i en miljö med distansarbete kan man skapa en virtuell motsvarighet till vattenkylaren.

På datasidan kan man prata med styrelsen, vd:n eller ledningsgruppen och förstå vilka mätvärden de anser driver företaget framåt. Använd sedan den kunskapen för att hjälpa teamen att stödja företagets mål.

Det viktigaste är fokus. Identifiera de centrala mätvärdena och skapa ett gemensamt fokus för organisationen. Det hjälper er att lyckas.

Tim Reitsma: Tack så mycket för att du var med i podden. Jag tar med mig mycket från vårt samtal.

Darren Person: Tack själv, Tim. Det var ett mycket bra samtal.

Tim Reitsma: Till dig som lyssnar: vi uppskattar alltid din feedback. Besök vår LinkedIn-sida eller webbplats och hör av dig. Gilla och prenumerera gärna på podden.