Personalchef och vd: Så bygger ni denna avgörande relation
Det går inte att överskatta hur viktigt det är med en nära relation mellan personalchefen och organisationens vd.
Men trots att detta är uppenbart för HR-chefer verkar det som att ledningsgrupper behöver upplysas om saken.
Låt mig illustrera detta med ett exempel på en blind fläck som chefer tenderar att ha när personalchefen inte rapporterar direkt till vd:n.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Som interimistisk vice vd med ansvar för personal och kultur arbetade jag en gång med en fintech-organisation inom bolån, där jag rapporterade till COO:n.
Jag betonade från början att de personalinitiativ som organisationen efterfrågade var komplexa och att det behövdes en HR-chef som kunde hjälpa vd:n att hantera dessa frågor.
Det var omöjligt att uppnå deras mål om vi inte ändrade rapporteringsstrukturen så att denna relation möjliggjordes.
Tyvärr förblev strukturen oförändrad tills organisationen nådde botten. De utmaningar de ställdes inför hanterades, men de kulturella normer som bidrog till dessa utmaningar förblev orörda.
Följaktligen hade COO:n svårt att klara sin roll, var överväldigad och kunde inte åstadkomma någon betydande kulturell förändring uppifrån, samtidigt som teamet försvann och personalomsättningen ökade.
HR-chefer är inga mirakelarbetare; framsteg skapas endast genom människor. Utan möjligheten att utveckla de relationer som krävs kommer även de skickligaste HR-experterna att ha svårt att åstadkomma verklig förändring.
Lyckligtvis ändrades rapporteringsstrukturen så småningom, och jag började rapportera till vd:n.
Genom att arbeta nära COO:n kunde jag ha meningsfulla, mänskliga samtal med vd:n om kultur. Som ett resultat började synen på medarbetarupplevelsen förbättras, och grundorsakerna till organisationens utmaningar hanterades.
Det är viktigt att komma ihåg att detta bara är ett exempel på hur en bristande relation mellan personalchefen och vd:n har lett till problem. Som HR-specialist med fokus på att åstadkomma meningsfull förändring är detta en relation du måste odla.
Så här utvecklade jag med tiden den relation som krävdes.
7 metoder för att bygga en stark relation med vd:n
1. Rapportera direkt till vd:n
Som framgick av exemplet ovan är detta viktigt. Men innan du kontaktar vd:n för att be om att få rapportera till honom eller henne är det viktigt att samarbeta med din nuvarande chef och se till att ni är överens.
För att övertyga din chef och vd:n om att ändra strukturen måste du först lägga fram starka argument för hur denna förändring skulle gynna organisationen.
Det innebär att visa att du kan bidra till vd:ns strategiska prioriteringar och mål, lyfta fram din unika kompetens och erfarenhet samt visa ditt engagemang för organisationens uppdrag och värderingar.
Det är också viktigt att ha en tydlig och övertygande vision för hur den nya rapporteringsstrukturen skulle fungera, inklusive en detaljerad plan för hur du skulle samarbeta med vd:n och andra intressenter.
Slutligen bör du vara beredd att bemöta eventuella frågor eller invändningar som din chef eller vd:n kan ha och kunna förklara varför denna förändring är nödvändig för organisationens framgång.
Det är naturligtvis tänkbart att det kan uppstå oro kring att CFO:n eller COO:n inte skulle utnyttjas fullt ut om rapporteringsstrukturen ändras. Föreställningen att de kanske inte får möjlighet att nå sin fulla potential eller att deras expertis och kompetens inte utnyttjas fullt ut kan vara oroande.
För att bemöta detta skulle jag förklara att förändringen av rapporteringsstrukturen inte är avsedd att minska CFO:ns eller COO:ns roll eller ansvar, utan snarare att skapa en mer effektiv och strömlinjeformad struktur för hanteringen av personalverksamheten.
Genom att rapportera direkt till vd:n säkerställs att företagets HR-initiativ ligger i linje med dess övergripande mål och vision och att resurserna används effektivt.
Det kan hjälpa CFO:n eller COO:n att fokusera på sina kärnkompetenser och sitt ansvar, samtidigt som du kan hantera personalrelaterade frågor mer effektivt.
En annan sannolik invändning mot den föreslagna förändringen är oro för en ökad arbetsbelastning för vd:n. Den möjliga extra belastningen på vd:ns redan fullspäckade schema och den potentiella stress den skulle kunna orsaka kan skapa oro och motstånd mot förändringen.
Jag skulle bemöta denna oro genom att presentera en tydlig plan för hur förändringen av rapporteringsstrukturen ska genomföras, inklusive information om hur den kommer att påverka vd:ns arbetsbelastning och ansvar.
Det kan innebära att ge konkreta exempel på hur du skulle kunna ta över vissa av de uppgifter som tidigare hanterades av din chef, exempelvis talangförvärv, personalbevarande samt utbildning och utveckling.
Du kan också framhäva att förändringen kommer att leda till snabbare beslutsfattande och förbättrad kommunikation, vilket i slutändan minskar arbetsbelastningen för alla inblandade.
Genom att bemöta dessa frågor på ett genomtänkt och grundligt sätt kan du visa varför förändringen av rapporteringsstrukturen är ett positivt och nödvändigt beslut för organisationen.
Genom att ta dig an det här samtalet med självförtroende, förberedelse och ett strategiskt tankesätt kan du öka dina chanser att övertyga dem om att låta dig rapportera till dem.
2. Skapa en kommunikationsrytm
Jag är angelägen om att införa ett återkommande möte med vd:n, eftersom det är ett utmärkt sätt att skapa en god relation och hålla personalfrågor och talanghantering aktuella.
Genom att organisera ett återkommande möte kan du skapa ett metodiskt och konsekvent sätt att diskutera HR-relaterade frågor och upprätthålla en stadig kommunikationsrytm.
Jag skulle rekommendera att arrangera ett individuellt möte varje eller varannan vecka, som inte varar längre än 30 minuter, utöver ledningsgruppens gemensamma återkommande möte.
Det här mötet ger en plattform för att ta upp komplexa HR-utmaningar som kräver nyanserad uppmärksamhet eller som kan vara olämpliga att diskutera i ett större sammanhang.
3. Bli ledningsgruppens HRBP
I min roll som personalchef har jag fått ansvaret att övervaka organisationens personalstrategi och samtidigt ge råd och stöd till ledningsgruppen.
Som HR-partner till gruppen antar jag en dubbel roll – som coach och kollega – för att hjälpa vd:n att upprätthålla en engagerad ledningsgrupp med hög prestationsförmåga.
Ett exempel på mitt stöd är att ge vägledning om hur känslig information ska kommuniceras till gruppen eller att coacha vd:n i hur man hanterar utmanande samtal med medarbetare.
4. Bekanta dig med deras föredragna kommunikationsplattform
Att förstå vd:ns föredragna kommunikationsmetod är avgörande för att skapa en stark relation.
Vissa vd:ar kan föredra direkt interaktion, medan andra kanske föredrar digitala plattformar som e-post, Slack eller Teams.
Genom att förstå vd:ns föredragna kommunikationsstil kan jag anpassa mitt tillvägagångssätt för att säkerställa maximal effektivitet.
Om det exempelvis gäller det förstnämnda kommer jag att försöka efterfråga personliga möten när det är möjligt och på så sätt skapa en mer personlig kontakt.
Om det däremot gäller det sistnämnda kan jag skicka regelbundna uppdateringar eller rapporter via e-post för att hålla vd:n välinformerad.
5. Känn till deras mest aktuella utmaningar
Att förstå vd:ns prioriteringar och utmaningar är avgörande för att skapa en stark relation. Jag prioriterar att lägga tid på att på djupet förstå deras fokusområden, både på ett personligt och professionellt plan.
Om vd:ns agenda kretsar kring att expandera verksamheten skulle jag rikta mitt fokus mot att utforma strategier för att attrahera och behålla högpresterande medarbetare för att driva företagets tillväxt.
Om vd:n däremot är bekymrad över medarbetarnas engagemang eller hög personalomsättning skulle jag undersöka metoder för att förbättra organisationskulturen och stärka medarbetarupplevelsen.
6. Skapa förtroende hos dem de litar på
Att identifiera de personer som vd:n förlitar sig på och skapa relationer med dem är en effektiv strategi för att bygga trovärdighet och utöva inflytande inom organisationen. Genom att skapa förtroende hos viktiga intressenter kan jag etablera mig som en pålitlig rådgivare.
För att illustrera detta odlar jag medvetet goda relationer med medlemmar i ledningsgruppen eller inflytelserika personer på olika avdelningar för att bygga allianser och få stöd för HR-initiativ.
Det här tillvägagångssättet är också en fördelaktig metod för att identifiera kritiska frågor som organisationen är mer benägen att ta itu med.
7. Var lätt att relatera till
Att identifiera gemensamma intressen eller fritidsintressen som jag delar med vd:n kan vara en givande metod för att skapa en god relation och vänskaplig samvaro.
Den här strategin skapar en personlig kontakt och stärker vår relation genom våra gemensamma intressen.
Om vd:n exempelvis är en hängiven supporter av ett visst idrottslag eller älskar att vandra kan jag dela personliga berättelser eller observationer med anknytning till dessa områden.
Genom detta tillvägagångssätt kan jag skapa en mer naturlig och personlig kontakt som överskrider den traditionella arbetsgivar–arbetstagarrelationen.
Att skapa en allians är avgörande för organisationens framgång
En nära allians mellan personalchefen och vd:n är avgörande för organisationens framgång.
Ett exempel är mitt tidigare fall med bolånefintechföretaget där jag, som tillförordnad VP för Personal och kultur, rapporterade till COO:n i stället för vd:n, vilket ledde till betydande utmaningar och kulturproblem. Det var först när rapporteringsstrukturen ändrades och jag började rapportera direkt till vd:n som meningsfulla framsteg uppnåddes.
Genom att främja denna relation kommer du att kunna hantera personalrelaterade utmaningar mer effektivt, förbättra kulturen och anpassa HR-initiativ till strategiska mål, vilket i slutändan leder till positiva resultat.
Om du söker kulturell transformation, coachning för ledare, strategier för talanghantering eller strategiskt HR-stöd från en global senior HR-chefskonsult är du varmt välkommen att kontakta mig på Linkedin eller besöka min webbplats The CPO Playbook.
Ytterligare resurser som hjälper dig att genomföra förändringar som HR-ledare:
