Stannaintervjuer: komplett guide med exempelfrågor

Genom stannaintervjuer har min organisation kunnat komma till kärnan av vissa avdelningsproblem och dessutom snabbt bemöta olika medarbetares frågor och problem.

I den här artikeln definierar vi vad en stannaintervju är och vilka fördelarna med att använda dem är, hur de bör genomföras samt några frågor som hjälper dig att komma igång.

Vad är en stannaintervju?

En stannaintervju, som ibland kallas kvarstannandeintervju, är ett strukturerat samtal mellan en chef eller HR-representant och en medarbetare för att mäta engagemangsnivåerna, bedöma företagskulturen, ta reda på vad som får medarbetaren att stanna kvar i organisationen och förstå var förbättringar kan göras.

Precis som avslutningsintervjuer är stannaintervjuer en del av din strategi för att lyssna på medarbetarna. De är ett utmärkt sätt att samla in återkoppling för att förbättra medarbetarupplevelsen.

Fördelar med stannaintervjuer

• Förbättra medarbetarnas kvarstannande. Genom att synliggöra och åtgärda problem för att förbättra medarbetarupplevelsen bör du kunna behålla (och attrahera) topptalanger.
• Förbättra medarbetarnas engagemang. Stannaintervjuer kan vara starka drivkrafter för medarbetarengagemang eftersom de ger individer en röst och får dem att känna sig hörda. Detta bör i sin tur få dem att känna sig värdefulla som medarbetare och öka deras engagemang.
• Bygga förtroende. En effektiv stannaintervju kan vara ett utmärkt sätt att bygga förtroende mellan den som intervjuas och den som genomför intervjun. Förtroende är viktigt i välfungerande organisationer, särskilt i organisationer där medarbetarna arbetar på distans.
• Förbättra företagskulturen. Data från stannaintervjuer kan användas för att skapa den arbetsplatskultur du vill ha.

Som exempel genomförde min organisation nyligen en omgång stannaintervjuer, och många medarbetare tog upp ämnet balans mellan arbete och privatliv.

Vi använde det som en möjlighet att gå lite djupare för att ta reda på hur individerna upplevde sin egen balans.

Vi upptäckte att även om majoriteten av medarbetarna arbetar enligt ett hybridschema, ser det inte likadant ut på alla avdelningar, och denna skillnad skapade viss friktion. Vi lät chefer bemöta denna upplevda ojämlikhet direkt med sina team för att förklara verksamhetsrelaterade orsaker till skillnaderna.

Denna öppenhet uppskattades, eftersom det var ett tag sedan företaget hade diskuterat orsakerna till våra olika hybridscheman. 

Så genomför du en stannaintervju

Använd denna process som en steg-för-steg-mall för att genomföra stannaintervjuer i din organisation.

Steg ett: Definiera omfattningen

Den här delen handlar om att tydligt definiera vad du vill få ut av stannaintervjun och om det finns specifika personer, avdelningar eller team som du vill fokusera på.

Definiera tydligt vad du hoppas uppnå med stannaintervjun, till exempel att förstå medarbetarnas motivation, identifiera potentiella problem eller mäta arbetstillfredsställelsen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg två: Ta fram frågor

Du bör ställa öppna frågor som uppmuntrar till utförliga svar, i stället för enkla "ja"- eller "nej"-svar. Detta tillvägagångssätt främjar ett djupare samtal och ger fler insikter. 

Jag har sammanställt en lista med frågor i nästa avsnitt, men här är några principer som kan vägleda dig:

• Fokusera även på det positiva: formulera frågor för att förstå vad som får medarbetaren att stanna på företaget, till exempel vad de tycker om med sitt arbete eller vad de upplever som meningsfullt.
• Utforska utvecklingsmöjligheter: fråga om deras karriärmål och hur företaget kan stödja deras professionella utveckling.
• Be om feedback: inkludera frågor om möjliga förbättringar på arbetsplatsen eller i ledarstilen.

Steg tre: Genomföra intervjun

Att genomföra en stannakvar-intervju är ett tillfälle för din medarbetare att dela med sig av sina erfarenheter, men det är förståeligt att de kan vara lite tveksamma.

För att främja ärlighet bör du se till att upprepa syftet och att deras svar kommer att behandlas konfidentiellt.

Du har förberett dina frågor, men i stället för att bara gå igenom dem bör du lyssna aktivt och gå djupare om du tycker att något är värt att undersöka.

För att få mer utförliga svar rekommenderar jag att du använder 5 varför-tekniken. Denna praktiska teknik innebär att man ställer uppföljningsfrågor baserade på deras svar och frågar ”varför” upp till fem gånger för att gå djupare in i svaret och få mer detaljer.

Ytterligare ett tips: Någon kan ta upp en fråga som inte går att förändra. Du bör ta itu med den så snart som möjligt. Ge inte intryck av att du kan agera i frågan om det inte är möjligt. 

Under omgången av stannakvar-intervjuer på vårt huvudkontor uppgav flera medarbetare att de gärna skulle vilja ha möjlighet att arbeta på distans till 100 %. I deras specifika roller inom organisationen är distansarbete helt enkelt inte möjligt. Ledningen tog upp detta med dem direkt. 

Som nästa steg kan du se dig omkring och ta reda på om någon annan inom organisationen använder stannakvar-intervjuer och fråga dem om deras process för detta.

Steg fyra: Analysera svaren

Efter intervjuerna är det dags att analysera svaren – eventuellt tillsammans med andra källor, såsom medarbetarundersökningar och HR-mätvärden – för att hitta gemensamma teman och bedöma vad som kan uppnås.

Härifrån kan du utvärdera konkreta insikter och avgöra vilken feedback som realistiskt kan omsättas i åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Påverkans-/insatsmatrisen är ett praktiskt verktyg som hjälper dig att prioritera vad som är möjligt inom en viss tidsram och börja planera vissa projekt.

Vi upptäckte till exempel att många av dem vi pratade med föredrog större flexibilitet på morgonen och kvällen för uppgifter som barnomsorg, så vi införde ett koncept med kärnarbetstid som krävde minimala insatser.

Tidiga indikationer visar att detta har haft en positiv inverkan på medarbetarnas välbefinnande och förhoppningsvis kommer att hjälpa oss att behålla våra främsta medarbetare.

Steg fem: Följ upp

Det finns få saker som gör dina medarbetare mer besvikna än att ignorera deras feedback.

Därför är det viktigt att kommunicera vilka åtgärder som kommer att vidtas och låta medarbetarna veta att deras feedback har hörts och vilka steg som kommer att tas.

Om något är orealistiskt bör du ändå bekräfta att du har tagit emot feedbacken och förklara varför. Kanske finns det en kompromiss.

Kom ihåg att nyckeln till en framgångsrik stannakvar-intervju är ett genuint engagemang för medarbetarna och en vilja att agera utifrån de insikter som framkommer.

20 frågor för stannakvar-intervjuer

Som utlovat följer här ett urval av exempel på frågor för stannakvar-intervjuer som hjälper dig att utforma din intervju.

Medarbetaren

1. Vad skulle du vilja se mer eller mindre av från mig som din chef?
2. När tänkte du senast på att lämna företaget?
3. Känner du att dina prestationer uppmärksammas?
4. Känner du dig uppskattad som medarbetare?
5. Vilka utmaningar eller hinder för din produktivitet har du stött på den senaste tiden?
6. (Om intervjun genomförs av HR) hur känns det att arbeta under X?

Rollen

7. Vad skulle du vilja se förändras i din nuvarande roll?
8. Vad skulle göra din roll mer tillfredsställande?
9. Vilka färdigheter tycker du att vi inte utnyttjar tillräckligt i ditt arbete?
10. Vilka färdigheter skulle du vilja utveckla i din nuvarande roll?
11. Hur skulle en idealisk dag i din nuvarande roll se ut?
12. Hur skulle ditt drömjobb här se ut? 
13. Upplever du att dina mål och målsättningar är tydliga och möjliga att uppnå?

Kulturen

14. Upplever du att det finns ett effektivt samarbete inom organisationen?
15. Upplever du att människor trivs med att arbeta här?
16. Skulle du rekommendera oss som arbetsplats till en vän eller familjemedlem?
17. Upplever du att du är välinformerad om vad som händer i organisationen?
18. Vad skulle du behöva från oss för att få bättre stöd?
19. Vad hade eller gjorde du i en tidigare roll som du skulle vilja se här?
20. Vad får dig att fortsätta arbeta här? (Spara den till slutet.)

Expertens tips: Jag skulle ställa frågor som ”Vad får dig att fortsätta arbeta här?” mot slutet av intervjun – det är sådana frågor som man bygger fram till. 

Eftersom ett kvarstannandesamtal vanligtvis bör vara högst en timme bör den här listan räcka för att hjälpa dig att komma igång. Och återigen: det här är en samling frågor att välja från, inte en checklista.

Ett alternativ att överväga när du genomför kvarstannandesamtal är om du ska skicka några eller alla dina frågor i förväg.

En fördel med detta är att dina medarbetare får möjlighet att komma till samtalet förberedda med genomtänkta svar.

Genom att skicka frågorna i förväg kan du dock få ett mer bearbetat svar än om den intervjuade svarade spontant.

Under omgången av kvarstannandesamtal för den kämpande avdelningen på mitt företag ställde vi samma fråga till varje medarbetare: vad skulle du behöva från oss för att få bättre stöd? 

Vi följde sedan upp med relevanta ”varför”-frågor för att gå så djupt som möjligt och komma till kärnan av problemen på avdelningen. 

Bästa praxis för kvarstannandesamtal

• Ställ öppna frågor för att få fylligare svar.
• Gå djupare med hjälp av 5 varför-metoden.
• Agera utifrån återkopplingen och förklara varför om du inte kan göra det.
• Genomför kvarstannandesamtal regelbundet för att följa förändringar i medarbetarnas inställning över tid.
• Se till att de som genomför samtalen är utbildade i effektiv kommunikation och empatiskt lyssnande för att främja en mer produktiv dialog.

Vanliga frågor om kvarstannandesamtal

När bör du genomföra kvarstannandesamtal? 

Ett annat sätt att formulera detta vore: ”Hur ofta bör du genomföra kvarstannandesamtal?” Svaret beror på flera faktorer som jag tar upp nedan.

Kvarstannandesamtal med nyanställda

Organisationer kan använda kvarstannandesamtal under introduktionsprocessen för nyanställda när de har kommit till rätta och fått en känsla för sitt nya arbete.

Jag föreslår att du genomför ett kvarstannandesamtal omkring dag 90 efter att någon börjat (om ni inte redan har gjort det föreslår jag att organisationen överväger att skapa en 30-60-90-dagarsplan för att stödja medarbetarutvecklingen).

Med nyanställda kan ämnena som diskuteras vara vad som gick bra i introduktionsprocessen och om det fanns några hinder. 

Ni kan också prata om utvecklingsmöjligheter som de skulle vilja utforska eller om deras tankar kring arbetsmiljön ur en nyanställds perspektiv.

Kvarstannandesamtal med medarbetare som arbetat längre

Det avgör du själv – vissa experter föreslår att kvarstannandesamtal genomförs 3–4 gånger om året. Min personliga preferens är dock en gång per år och vid behov. 

Problem kan byggas upp och gradvis minska medarbetarnas trivsel, så om personalavdelningen eller chefer märker att medarbetarna är missnöjda eller oengagerade är det dags för kvarstannandesamtal.

Observera att dessa kvarstannandesamtal inte bör ta mer än en timme och till och med kan vara en del av en cykel för prestationsbedömning.

Det rekommenderas också att chefer regelbundet följer upp med sina direktrapporterande medarbetare.

Var bör kvarstannandeintervjuer genomföras?

Kvarstannandeintervjun behöver inte vara ett särskilt formellt möte – ni behöver inte sitta i ett styrelserum. 

Ni behöver en privat plats där medarbetarna kan tala fritt utan att någon annan hör samtalet. 

Om det är ett privat Zoom-samtal eller ett möte ansikte mot ansikte på ett kafé beror på företagets kultur. 

På min organisation föredrar vi starkt att genomföra kvarstannandeintervjuer personligen eller via video. Jag upplever att människor är mer öppna än när vi endast använder ljud. Det gör det också möjligt för intervjuaren att tolka icke-verbala signaler.

Vem bör genomföra kvarstannandeintervjuer?

Den som genomför kvarstannandeintervjun kan vara närmaste chef för den aktuella medarbetaren. Men det behöver inte vara så! 

På min organisation genomför personalavdelningen ibland kvarstannandeintervjuer. 

Kom ihåg att nuvarande medarbetare oftare än inte inte lämnar arbeten – de lämnar chefer. Medarbetare kommer inte att vara öppna i en kvarstannandeintervju om de inte litar på sin chef.

På mitt företag såg vi en ökad personalomsättning på en viss högpresterande avdelning, och ledningen ville höra från dem som stannade kvar, utöver de avslutningsintervjuer som vi redan genomförde.

I stället för att låta cheferna genomföra intervjuerna intervjuade HR dem, i hopp om att de skulle vara mer öppna kring problemen på avdelningen. Denna förändring visade sig vara oerhört lyckosam, eftersom medarbetarna var mycket öppna med de problem som deras team stod inför. 

Vi kunde sedan dela våra resultat med avdelningens ledning och vidta åtgärder utifrån dem.

Vad är skillnaden mellan en kvarstannandeintervju och en avslutningsintervju?

Kvarstannandeintervju	Avslutningsintervju
Genomförs under någons anställning	Genomförs efter att en uppsägning har lämnats in
Förebyggande	Reaktiv
Kan genomföras av medarbetarens chef eller HR	Genomförs av HR eller en chef som inte är medarbetarens närmaste chef

Vilka är målen med en kvarstannandeintervju?

Målet med kvarstannandeintervjuer är att samla in medarbetarfeedback för att utveckla nya initiativ och förbättra medarbetarupplevelsen, både för den enskilda medarbetaren och för den bredare gruppen av medarbetare. 

Det kan innebära att erbjuda mer flexibla arbetsformer, förbättra medarbetarförmåner eller bättre underlätta intern rörlighet.

Delta i samtalet

Kvarstannandeintervjuer är utmärkta verktyg att ha i personalledningens arsenal.

De visar att ni värdesätter medarbetarnas välbefinnande såväl som deras åsikter och kan vara skillnaden mellan att de stannar kvar, blir befordrade eller lämnar. Om du vill ha fler råd om hur de genomförs eller själv vill bidra med några, lämna en fråga eller ett svar i kommentarerna.

Du kan också ansöka om att gå med i People Managing People Community, en stöttande plats där du kan knyta kontakter och dela kunskap med erfarna branschfolk.