Införandet av elektroniska signaturer passar perfekt in i strategisk HR-hantering och bidrar till att optimera dokumentarbetsflöden och minska administrativa förseningar.

När bör du använda en elektronisk signatur?

Generellt sett används en elektronisk signatur i exakt samma syfte som en våt signatur: som bevis på att den signerande parten har tagit del av och godkänner villkoren i dokumentet.

Många HR-programvarulösningar inkluderar nu teknik för elektroniska signaturer, vilket ytterligare förbättrar arbetsflödets effektivitet. Det är ett pappersfritt alternativ som kan förbättra genomloppstiderna och effektivisera arbetsflödet genom att minska behovet av möten på plats. Och det sparar dessutom en enorm mängd papper!

Fördelar med att använda elektroniska signaturer

Elektroniska signaturer har många fördelar jämfört med handskrivna signaturer. Låt oss titta på vad jag anser vara de 6 största fördelarna:

Miljövänligt

Eftersom elektroniska signaturer är pappersfria är de ett utmärkt sätt för klimatmedvetna företag att ”leva som de lär”. De visar dina kunder att ditt engagemang för hållbarhet sträcker sig längre än ditt varumärkesmaterial och omfattar även hur du bedriver din verksamhet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Kostnadseffektivt

Att signera dokument elektroniskt innebär omedelbara kostnadsbesparingar eftersom det minskar antalet fakturerbara timmar för ditt team. I stället för att behöva boka ett möte på plats kan elektroniska signaturer samlas in på distans, vilket minskar kostnaderna för exempelvis porto, utskrifter och arkivering.

Minskad risk för mänskliga fel

När du förbereder ett elektroniskt dokument kan du fylla i många delar av formuläret i förväg, vilket minskar risken för mänskliga fel vid signering. Många lösningar för elektroniska signaturer, däribland Adobe och DocuSign, markerar också automatiskt varje plats i ditt digitala dokument där en signatur krävs, så att inget missas av misstag.

Säkerhet

Digitala autentiseringsmetoder och förbättrade säkerhetsfunktioner säkerställer att digitala signaturer verifieras, vilket hjälper dig att uppfylla alla krav på regelefterlevnad. Den här typen av programvara skyddar också dokument från manipulation och bevarar dokumentets integritet.

Att samla in signaturer elektroniskt skapar dessutom ett revisionsspår som enkelt kan granskas om det skulle uppstå frågor.

Automatisering av arbetsflöden

I ett elektroniskt dokument automatiseras godkännanden. Det innebär att signeringsprocessen automatiskt effektiviseras enligt det arbetsflöde du önskar. Många programvarulösningar erbjuder integrerade funktioner för elektroniska signaturer för att optimera denna process.

Genom att använda HR-databasprogramvara tillsammans med elektroniska signaturer påskyndar du dokumenthanteringen och godkännandeprocesserna genom att begära in, lagra och sortera dokument och signaturer på ett och samma ställe.

Synlighet & transparens

Alla som signerar kan se vem som har signerat dokumentet och får omedelbart en fullständigt signerad kopia när det har godkänts av alla berörda parter. De flesta lösningar för elektroniska signaturer lagrar också signerade dokument för arkivering, vilket gör dem enkla att hitta senare.

Förbättrad användarupplevelse

Elektroniska signaturer förbättrar kundupplevelsen genom att göra dokument enklare och snabbare att signera. Om du förbereder dokument för en upptagen chef som ofta reser är det inga problem! Hen kan signera dem från flygplatsen när hen går ombord på sitt flyg.

Flexibilitet

Elektroniska underskrifter kräver inte ett rum fullt av arkivskåp för att förvara pappersarbetet. De kan skickas till vem som helst, var som helst och när som helst, och lagras elektroniskt för framtida hänvisning. 

ROI - avkastning på investeringen

Att använda programvara för att samla in digitala underskrifter kan förbättra ett företags avkastning på investeringen genom att effektivisera arbetsflöden, påskynda slutförandet av avtal (vilket kräver färre arbetstimmar) och minska kostnaderna för papper, bläck och utskick.

Hur fungerar elektroniska underskrifter?

Elektroniska underskrifter underlättar avtalshanteringen genom att autentisera, spåra och lagra information om undertecknare. De fungerar precis som en handskriven underskrift och är unika för varje undertecknande part.

Undertecknare kan välja att använda en pekpenna för att skapa sin elektroniska underskrift eller använda en maskinskriven underskrift. Vanligtvis väljer undertecknaren i början av dokumentet vilket alternativ de föredrar och använder det under resten av dokumentet.

För teammedlemmar som är nya inom elektroniska underskrifter kan det vara bra att erbjuda introduktionsutbildning. På så sätt kan de vägleda era användare genom processen och besvara eventuella frågor.

Är elektroniska underskrifter lagliga?

Elektroniska underskrifter är lagliga och erkänns av många riktlinjer för regelefterlevnad, däribland förordningen om elektronisk identifiering, autentisering och betrodda tjänster (eIDAS) i Europeiska unionen samt lagen om enhetliga elektroniska transaktioner (UETA) i USA.

Reglerna för e-underskrifters laglighet kan variera beroende på geografisk plats och ibland kan kraven skilja sig även inom ett land, beroende på vilken delstat eller provins verksamheten bedrivs i. 

Det är bäst att kontrollera att din specifika situation omfattas av riktlinjerna för regelefterlevnad innan du väljer att införa en process för elektroniska underskrifter.

När godtas inte e-underskrifter?

Det finns fortfarande några områden där handskrivna underskrifter vanligtvis krävs. Dessa omfattar:

• Dokumentation för transport av farligt material
• Testamenten, truster och andra juridiska dokument
• Återkallelsemeddelanden av hänsyn till folkhälsa och säkerhet
• Uppsägningar av sjuk- eller livförsäkringar
• Meddelanden om utmätning, vräkning och utebliven betalning för en persons permanenta bostad
• Domstolsbeslut och officiella dokument
• Dokumentation som rör skilsmässa, adoption och familjerätt.

Programvara för elektroniska underskrifter

För att slutföra dokumentation med säkra elektroniska underskrifter behöver du välja en programvarulösning. Det finns en omfattande lista över tillgängliga tjänsteleverantörer, och var och en har sina egna unika fördelar. 

När du väljer en lösning är det bäst att börja med en kostnadsfri provperiod. På så sätt kan du testa funktionerna och bekräfta att de fungerar för just dina affärsbehov. Du bör också se till att din lösning för e-underskrifter kan integreras med de befintliga plattformar som ditt team använder.

Viktiga funktioner och användningsområden

När du jämför olika lösningar för e-underskrifter rekommenderar jag att du är särskilt uppmärksam på följande viktiga funktioner:

• Redigerings- och kommentarsfunktioner: Programvaran bör ge dig möjlighet att lägga till användbara kommentarer (till exempel förklaringar eller instruktioner) och redigera dokumentet efter behov.
• Säkerhet: Se till att programvaran har funktioner för autentisering och identitetsverifiering samt datakryptering.
• Mallar: För att förenkla användningen bör du leta efter programvarulösningar som tillhandahåller mallar som du kan bygga vidare på.
• Automatiserade arbetsflöden: Se till att programvaran låter dig skapa automatiseringar för sådant som bekräftelser och godkännanden.
• Lagring: Dokumentarkivering sparar tid och utrymme som annars skulle behöva användas för att arkivera pappersdokument.
• Granskningsspår: Välj en lösning som gör att du kan gå tillbaka och granska händelser om det skulle uppstå frågor.
• Mobilfunktionalitet: För att nå så många kunder som möjligt bör du se till att lösningen har stöd för både datorer och mobila enheter.
• Anpassning av varumärket: Att inkludera din logotyp och dina varumärkesfärger i dokumenten ger ett professionellt intryck.

Läs mer om dokumenthantering

Att välja rätt programvara för elektroniska signaturer som passar företagets behov kräver tid och eftertanke.

Om du letar efter sätt att förbättra effektiviteten och säkerheten i dina dokumenthanteringsprocesser kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev. När våra experter publicerar nya artiklar och släpper nya poddavsnitt blir du den första att få veta det.