Så använder du ERP-programvara: nybörjarguide

Viktiga funktioner i ERP-system omfattar lagerhantering, hantering av leveranskedjan, kundrelationshantering, redovisning, frakt, leveransplanering, försäljning, tidrapporter och mycket mer. 

ERP-system integrerar affärsprocesser, ökar insynen i den dagliga verksamheten och förbättrar beslutsfattandet.

För en djupare genomgång kan du läsa vår artikel om ERP-system och hur de fungerar.

Vilka olika typer av ERP-system finns det?

Det finns tre huvudtyper av ERP-implementationer. Dessa är lokalt installerade, hybrida och molnbaserade system. Varje typ av ERP-implementation har olika för- och nackdelar. 

Lokalt installerat ERP

Du installerar och kör ett lokalt installerat ERP-programvarusystem på interna servrar på platser som du kontrollerar. Det ger dig den kontroll och säkerhet som följer av att använda en egen IT-infrastruktur som ansluter till dina medarbetare, system och processer.

Lokalt installerade ERP-system är enklare att anpassa och ändra efter dina specifika affärsbehov. De är idealiska för företag som behöver skydda och övervaka systemdata. Du behöver specifika integrationer med andra system för dina dagliga affärsprocesser. Du behöver också dedikerade IT-resurser för att hantera underhåll av applikationer och servrar. 

Molnbaserat ERP

Detta är en ERP-programvarulösning som finns på en molnbaserad datorplattform, till skillnad från lokalt installerade system som körs på plats. Den gör det möjligt för företag att få tillgång till tjänster via internet. Leverantörer står värd för molnbaserad ERP-programvara och tillhandahåller den till företag. Detta eliminerar negativa faktorer som licensavgifter i förskott.

Efterfrågan på molnbaserad ERP-programvara fortsätter att öka och enligt GlobeNewswire förväntas den nå en genomsnittlig årlig tillväxttakt på över 17 procent från 2020 till 2025. Den ökade efterfrågan beror på möjligheten att analysera och få åtkomst till data i realtid.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hybrid-ERP

En hybrid-ERP-lösning eller ERP-svit enligt en tvåskiktsmodell kombinerar funktioner och kapacitet från både lokalt installerade och molnbaserade ERP-system. Det är en modulär ERP-applikation, ett system med flera källor för moderna digitala företag.

En tvåskiktsmodell syftar på en hybrid ERP-arkitektur där ERP-funktionerna bevaras i en lokalt installerad lösning och ERP-applikationer distribueras i molnet. Ditt företag använder det befintliga lokalt installerade ERP-systemet för att hantera koncernfunktioner och lägger till molnbaserad ERP-programvara för att stödja mindre affärsenheter.

Relaterad läsning: 5 exempel på ERP-implementationer i stora företag

Så använder du ERP-programvara

Att köpa ett ERP-system är en stor investering för alla företag, så du måste få ut så mycket som möjligt av det. När ERP-system används fullt ut ökar de effektiviteten och kvaliteten, minskar kostnader och fel samt förbättrar företagets resultat, produktivitet och lönsamhet. Så här använder du ERP-programvara och får ut så mycket som möjligt av den. 

Granska dina affärsprocesser

Det är viktigt att genomföra en processgranskning av verksamheten när du väljer det bästa ERP-systemet. Det hjälper dig att följa upp vilka processer som behöver förbättras (och hur), så att du kan mäta dem efter lanseringen av ERP-systemet för att kontrollera avkastningen på investeringen. 

Det här steget kan också hjälpa dig att avgöra vilka affärsprocesser som behöver mest uppmärksamhet, eftersom det påverkar vilken ERP-programvara du i slutändan köper. Behöver du till exempel något med en omfattande redovisningslösning? Eller ligger ditt fokus mer på personalfrågor? Om ditt svar är ”allt ovanstående” vet du att du bör leta efter en dyrare lösning som täcker alla områden. 

Något du kanske vill undersöka: Vad är egentligen programvara för etik och efterlevnad?

Investera i utbildning

Du bör aldrig underskatta värdet av att utbilda dina anställda och alla andra slutanvändare av din ERP-lösning. Utbildade användare får ut mesta möjliga av alla programvarulösningar och kan snabbt anpassa sig till uppdateringar och förändringar. Dessutom kan en djup förståelse av ERP-programvaran hjälpa dem att fatta välgrundade affärsbeslut snabbare. 

Många företag gör misstaget att anta att den inledande utbildningen räcker för att få användarna igång. Så är dock inte fallet. Allteftersom ERP-system fortsätter att utvecklas bör även dina anställda och användare göra det. Genom att samarbeta med din ERP-leverantör för att skapa fortlöpande utbildningsprogram kan användarna utöka sina kunskaper i takt med att programvaran blir mer avancerad. 

Fokusera på datakvalitet

Ditt ERP-system hjälper dig att hantera varför, när, var och hur data flödar. Dessa data måste vara omfattande, korrekta och tillgängliga, annars finns det ingen mening med att ha dem. Ta dig tid att utforma standarder för datainmatning, inklusive namnkonventioner och hur dokumentversioner ska hanteras. Se till att alla på företaget har tillgång till bästa praxis för datahantering som är enhetlig över avdelningsgränserna. 

Använd dessutom datarevisioner och rensning i batcher för att regelbundet göra stickprovskontroller av om standarderna följs. Att rensa felaktiga data kan slösa otaliga timmar, så det är mycket bättre att göra rätt från början.

Det kan verka petigt att fokusera på om användarna matar in dagen eller månaden först i datumfältet...men du kommer att ändra uppfattning när du exporterar till ett Excel-ark och inte enkelt kan identifiera åtgärder som utförts i februari kontra åtgärder som utförts den 2:a varje månad.  

Anpassa din ERP-plattform

De flesta ERP-programvaror är utformade som lösningar som passar många olika typer av företag. Att utforma en färdig lösning som passar företagets behov är ett sätt att säkerställa att du får ut mesta möjliga av din ERP-programvara.

För bästa resultat bör du be din tjänsteleverantör att hjälpa dig att anpassa systemet. Några av de anpassningar du kan förvänta dig är att dölja onödiga fält, aktivera eller inaktivera specifika funktioner, lägga till obligatoriska fält och mycket mer.

Dessutom kan du i mindre utsträckning anpassa din ERP-plattform med hjälp av integrationer och insticksprogram. Fråga din ERP-leverantör vilka alternativ som finns för att ansluta till andra appar eller implementera nischade widgetar. 

Framtidssäkra ditt ERP-system

ERP-system fortsätter, precis som alla programvaruområden, att utvecklas dag för dag. Den ERP-programvara du använder idag kan se helt annorlunda ut om fem, tio eller tjugo år. Fråga ERP-leverantören hur deras framtida utvecklingsplan ser ut. I vilken utsträckning investerar de i forskning och utveckling? Vilka ytterligare funktioner hoppas de kunna implementera? Hur ofta skickar de ut uppdateringar?

Ett bra ERP-system är inte en statisk monolit. Det är ett föränderligt ekosystem som anpassar sig till nya framsteg inom företagsteknik.

Överväg integrationsalternativ 

ERP-integrationer kan hjälpa dig att förbättra verksamhetens effektivitet genom att lägga till funktioner i din verktygslåda. Integrationer kopplar samman två separata program och gör det möjligt för dem att kommunicera med varandra. Vissa integrationer är mycket djupgående, så att information som matas in i den ena applikationen sömlöst kan nås från den andra. 

Vanliga integrationer med ERP-system kan omfatta tillverkning och design, kundrelationshantering (CRM), hantering av leveranskedjan (SCM) och lagerhanteringssystem (WMS). 

Dra nytta av mobilappar

En modern ERP-lösning kommer sannolikt med en app för smarta enheter för iOS och/eller Android. Dra nytta av den, eftersom den ger många fördelar för dina användare. Mobilappar ger ökad tillgänglighet och bättre insyn i dina ERP-system. 

Appar gör det också möjligt för dina anställda och användare att enkelt få tillgång till viktig information på distans. Det är ett enkelt sätt för alla, oavsett var de befinner sig, att hålla sig uppdaterade om all verksamhet.

Beakta den totala ägandekostnaden (TCO)

Att investera i ett ERP-system är en stor investering för de flesta företag. Ett kostnadsmedvetet företag som inför ett system bör titta på den totala ägandekostnaden för att avgöra vilken typ av ERP-system de behöver. Programvara kostar pengar – för att inte tala om andra investeringsfaktorer som inköp av maskinvara, användning av interna resurser, underhåll och framtida kostnader för uppgraderingar. Se till helheten och jämför den med den tid och de pengar du förväntar dig att spara. 

Läs mer: De 10 bästa ERP-systemen för småföretag med begränsad budget

Se till att företagsledningen står bakom beslutet

Stöd från högsta ledningen är en viktig indikator på hur implementeringen av ert ERP-system kommer att gå. Det är inte ett krav att den högsta ledningen involveras i implementeringsprocessen. Att samarbeta med dem möjliggör dock en ordentlig resursplanering, vilket ofta är en betydande framgångsfaktor under implementeringsprocessen.

Skapa ett tvärfunktionellt team

För en smidig implementeringsprocess bör ni sätta samman ett implementeringsteam med personer från olika avdelningar. Detta säkerställer att alla viktiga delar av verksamheten beaktas och bidrar till att samla in synpunkter från de olika team som förväntas använda systemet. 

I slutändan integreras alla organisatoriska funktioner i ert ERP-system. Se till att varje avdelning är representerad i lanseringsprocessen.

Mät systemets livslängd

Den avkastning på investeringen som ni får från ert ERP-system avgör om det var ett hållbart beslut för verksamheten. Den varierar över tid, och ni kan behöva justera och följa upp era mål med jämna mellanrum. Det ideala systemet bör ge er valuta för pengarna och en imponerande avkastning på investeringen.

Slutsats

Många företag använder ERP-programvara, men alla lyckas inte utnyttja dess fulla potential. Att förstå funktionerna och möjligheterna hos den valda lösningen kan hjälpa er att få ut så mycket som möjligt av den. Ert ERP-system är ett viktigt verktyg för verksamhetens framgång eftersom det hjälper er att öka effektiviteten, minska antalet fel, höja produktiviteten och i slutändan förbättra lönsamheten.

Många chefer gör misstaget att förbise viktiga aspekter, till exempel att skapa ett mångsidigt implementeringsteam, få med den högsta ledningen, ignorera utbildning, förbise systemuppgraderingar och underlåta att planera för framtiden.

Även om det är viktigt att förstå hur ert ERP-system fungerar för att kunna få ut så mycket som möjligt av det, är det sätt på vilket era medarbetare och användare utnyttjar det som avgör dess värde. Även om det är kostsamt bör rätt ERP-system ge er en imponerande avkastning på investeringen på lång sikt.

Läs även: ERP kontra MRP: En användbar guide och tre skillnader du behöver känna till

För ännu mer information från experter, prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. När ni ändå är igång kan ni anmäla er till väntelistan för att gå med i communityn!