Återkoppling efter intervju: En experts guide med exempel

Den ges vanligtvis av intervjuaren eller intervjugruppen och innehåller observationer, bedömningar och rekommendationer kring kandidatens färdigheter, erfarenhet, kvalifikationer och övergripande lämplighet för tjänsten.

Syftet med intervjufeedback är att ge kandidater meningsfulla insikter i deras styrkor och möjligheter till förbättring. 

Titta på några exempel på positiv feedback så ser du snabbt att den betonar kandidatens starka sidor, såsom teknisk expertis, kommunikationsförmåga eller relevant erfarenhet, samtidigt som den uppmärksammar deras prestationer och bidrag under intervjuprocessen.

Konstruktiv feedback lyfter däremot fram områden där kandidaten kan förbättras, såsom att stärka hårda eller mjuka färdigheter eller skaffa mer erfarenhet inom ett visst område.

Att ge kandidater insiktsfull feedback skapar en bättre kandidatupplevelse och stärker ditt arbetsgivarvarumärke. 

Vetskapen om att kandidater inte bara kan avfärdas på stående fot innebär ett extra ansvar för intervjuarna, vilket bidrar till att förbättra kvaliteten på den feedback de samlar in och leder till bättre rekryteringsbeslut (att samla in och ge feedback av hög kvalitet är en färdighet hos rekryterare som jag håller utkik efter och tränar).

Feedback bör också vara en tvåvägskommunikation; organisationer kan och bör efterfråga feedback från kandidaterna för att bidra till att förbättra rekryteringsprocessen.

Snabb fråga: Besvara vår 60-sekundersenkät och berätta hur du verkligen känner inför att använda AI-agenter i prestationsbedömningar, befordringar och coachning. Dina svar hjälper oss att bättre förstå de verkliga utmaningar som HR-team möter med AI i prestationshanteringen.

Bästa praxis för intervjufeedback

Precis som när du ger annan feedback är det viktigt att säkerställa att all feedback till kandidater är konstruktiv, tydlig och värdefull. Här är några viktiga riktlinjer:

1. Var snabb: Ge feedback så snart som möjligt efter intervjun medan detaljerna fortfarande är färska i intervjuarens och kandidatens minne. Om intervjugruppen har gjort sitt arbete och lämnat in sin feedback inom 24 timmar strävar jag helst efter att ge kandidaten feedback inom 72 timmar därefter. 
2. Fokusera på arbetsrelaterade kriterier: Basera din feedback på de kriterier som är relevanta för arbetet och de färdigheter som krävs. Försök att identifiera personliga fördomar eller kommentarer som inte rör kandidatens yrkesmässiga förmågor (samarbetsinriktad rekrytering kan vara till hjälp här).
3. Var konstruktiv: Ge råd om hur kandidaten kan förbättras i stället för att bara påpeka vad som var fel.
4. Var professionell och respektfull: Håll en professionell ton och visa respekt. Feedback bör ges på ett uppmuntrande och stödjande sätt (läs mer i Alana Fallis utmärkta artikel om hur man ger feedback).
5. Var ärlig: Ge ärlig och uppriktig feedback som varken är förskönad eller överdrivet hård.
6. Använd verktyg: Verktyg som system för hantering av jobbansökningar eller liknande rekryteringsprogram kan hjälpa till att sammanställa feedback till kandidater och samla in feedback från dem.
7. Dokumentera feedback: Spara en redogörelse för den feedback som har getts. Det bidrar till konsekvens och ger en referens för framtida kontakter med kandidaten.
8. Uppmuntra frågor: Låt kandidaten ställa frågor och be om förtydliganden för att säkerställa att de förstår feedbacken fullt ut och kan agera utifrån den på ett effektivt sätt.

Minnestips

Bästa praxis innebär att du bör ha din återkoppling i systemet och ett beslut fattat inom 24 timmar efter intervjun. Detta för att säkerställa att du kommer ihåg allt som hände.

 

Ibland kan människor behöva lite tid för att reflektera, och det är helt okej, men det har hänt så många gånger att en rekryterande chef inte har lämnat återkoppling på en vecka, säger till mig ”Jag behövde tänka på det” och sedan skriver återkoppling om fel kandidat!

Exempel på återkoppling efter intervju

Exempel på positiv återkoppling

Tekniska färdigheter

• ”Du visade mycket goda kunskaper i Python och levererade en tydlig och effektiv lösning på kodningsproblemet. Din förståelse för algoritmer och datastrukturer var imponerande.”
• ”Din erfarenhet av projekthanteringsverktyg som Jira och Asana märks tydligt, och du gav ett bra exempel på hur du effektivt hanterade flera projekt samtidigt.”

Beteendemässiga kompetenser

• ”Du kommunicerade dina idéer tydligt och självsäkert. Din förmåga att förklara komplexa koncept på ett enkelt sätt var mycket effektiv.”
• ”Du visade utmärkta problemlösningsförmågor, särskilt när du berättade om hur du hanterade den oväntade utmaningen i ditt tidigare projekt.”

Kulturell matchning

• ”Din entusiasm för vår företagskultur och vårt uppdrag var mycket tydlig. Vi tror att du skulle passa bra in i vårt team och bidra positivt till vår kultur.”
• ”Ditt samarbetsinriktade arbetssätt och dina exempel på teamprojekt visade att du värdesätter lagarbete och trivs med att arbeta i grupp.”

Styrkor

• ”Din omfattande bakgrund inom digital marknadsföring och dina framgångsrika kampanjer stämmer perfekt överens med vår marknadsföringsavdelnings behov.”
• ”Ditt proaktiva arbetssätt och din vilja att ta dig an nya utmaningar utmärkte sig. Vi uppskattar din beredskap att lära dig och utvecklas.”

Förberedelse 

• ”Kandidaten visade en enastående förberedelse genom att komma till intervjun med en tydlig förståelse för rollen och företagets uppdrag. De genomtänkta frågorna om våra projekt och processer visade på noggrann research och ett genuint intresse för att bidra till vårt team.”
• ”Det var tydligt att kandidaten hade gått igenom arbetsbeskrivningen noggrant och förberett relevanta exempel för att visa sina färdigheter, vilket gjorde svaren koncisa och anpassade till tjänsten.”

Positiv inställning 

• ”Kandidaten behöll en positiv och entusiastisk inställning under hela intervjun, vilket gjorde samtalet engagerande och trevligt. Deras optimism inför att ta sig an utmaningar var särskilt uppmuntrande.”
• ”Kandidaten hanterade svåra frågor med självförtroende och en positiv inställning, vilket visade på motståndskraft och förmåga att fokusera på lösningar snarare än problem.”

Lagarbete

• ”De visade en god förståelse för gruppdynamik och betonade hur de prioriterar öppen kommunikation och ömsesidig respekt för att uppnå gemensamma mål.”
• ”Kandidaten berättade entusiastiskt om sin roll i tidigare teamframgångar och visade en genuin uppskattning för kollegornas bidrag.”

Exempel på negativ återkoppling

Tekniska färdigheter

• ”Även om du har goda grundläggande kunskaper i Java lade vi märke till vissa luckor i din förståelse av avancerade koncept som samtidighet och flertrådning.”
• ”Din erfarenhet av SQL-databaser är tydlig, men din erfarenhet av NoSQL-databaser verkar begränsad, vilket är ett viktigt krav för den här rollen.”

Beteendemässiga kompetenser:

• ”Ibland var dina svar för kortfattade, vilket gjorde det svårt att fullt ut bedöma din tankeprocess och erfarenhet. Mer detaljerade svar skulle vara till hjälp.”
• ”Du verkade tveksam när du fick frågor om hur du hanterar konflikter på arbetsplatsen. Självförtroende i att hantera och lösa konflikter är viktigt för den här rollen.”

Kulturell matchning:

• "Vi märkte en viss tvekan när vi diskuterade företagets flexibla arbetsmiljö. Det är avgörande för oss att teammedlemmarna känner sig bekväma med och anpassar sig väl till distansarbete."
• "Din preferens för att arbeta självständigt kan vara en utmaning i vår mycket samarbetsinriktade teammiljö."

Förbättringsområden:

• "Vi märkte att du hade svårt med frågorna om situationsbedömning. Att öva på fler beteendebaserade intervjufrågor kan hjälpa dig att bättre formulera dina strategier för problemlösning."
• "Din tekniska presentation saknade visst djup, särskilt när det gällde att förklara motiven bakom dina designval. Om du ger mer sammanhang och motiveringar skulle dina argument bli starkare."

Bristande kommunikation

• "Kandidaten hade svårt att formulera sina tankar tydligt, vilket gjorde det svårt att fullt ut förstå deras erfarenheter och kvalifikationer. Svaren var ofta vaga eller saknade den detaljnivå som behövdes för att bedöma deras färdigheter."
• "När kandidaten ombads att utveckla specifika exempel gav hen svar som var ofullständiga eller inte relevanta för frågan, vilket tyder på svårigheter att effektivt förmedla relevant information."

Bristande förberedelser

• "Kandidaten verkade inte känna till rollens krav och kunde inte ge anpassade exempel på hur deras erfarenhet stämde överens med tjänsten. Detta gav intrycket att de inte hade gått igenom arbetsbeskrivningen i detalj."
• "När kandidaten fick frågor om vårt företag och dess uppdrag gav hen mycket allmänna svar, vilket tyder på att hen inte hade undersökt vår organisation eller våra värderingar före intervjun."

Tips om ordningsföljd

Jag tycker om att börja med det positiva och sedan gå vidare till vad som kan förbättras. Om jag har detaljerna till hands ger jag gärna rekommendationer, som tidigare har omfattat sådant som andra roller som de kan passa bättre för, färdigheter och kunskaper som de behöver utveckla, samt att strukturera sina svar på ett tydligare sätt.

Vad ska ingå i återkoppling efter en intervju?

När jag ger återkoppling till kandidater försöker jag alltid ta med följande:

Positiv återkoppling

Lyft fram styrkor eller positiva aspekter som observerades under processen, till exempel att kandidaten kommunicerade väl eller imponerade med sina tekniska kunskaper.

“Du visade en grundlig förståelse för rollen och var väl förberedd med exempel som tydligt visade din tekniska kompetens och problemlösningsförmåga.

Dina svar var välformulerade, koncisa och riktade sig direkt till frågorna, vilket framhävde din utmärkta kommunikativa förmåga.

Vi uppskattade också din positiva inställning och entusiasm inför tjänsten – det var tydligt att du verkligen ser fram emot möjligheten att bidra till vårt team.

Dessutom visade de specifika exempel du delade om din erfarenhet av att samarbeta med andra på din anpassningsförmåga och starka samarbetsförmåga. Sammantaget lämnade du ett mycket positivt intryck, och vi tror att du skulle passa mycket bra för den här rollen."

Konstruktiv återkoppling

Här behöver du vara specifik och ge exempel samt konkreta råd om områden som specifika färdigheter, problemlösningsförmåga eller förberedelser. Exempel:

"Tack för att du tog dig tid att delta i intervjun med oss. Även om du visade entusiasm inför rollen lade jag märke till att vissa av dina svar kunde ha varit mer fokuserade och detaljerade.

Om du gav specifika exempel med koppling till arbetskraven skulle det bli lättare att effektivt visa dina färdigheter och erfarenheter. 

Det skulle också vara bra att ägna mer tid åt att undersöka företaget och rollen i förväg, så att du bättre kan anpassa dina svar efter våra behov och förväntningar.

Det här är områden som du enkelt kan förbättra inför framtida intervjuer, och jag uppskattar din insats under vårt samtal."

Prestation i förhållande till arbetskraven

Koppla alltid samman kandidatens prestation med vad som krävs för att överträffa förväntningarna i rollen, till exempel:

”Tack för den tid och ansträngning du lade ner under intervjuprocessen. Även om du visade starka [specifik färdighet eller styrka, t.ex. ’tekniska kunskaper inom dataanalys’], kräver rollen en mer avancerad förmåga att [specifikt krav, t.ex. ’presentera insikter på ett effektivt sätt för intressenter utan teknisk bakgrund’]. 

Om du stärker din kommunikationsförmåga att förmedla komplex information på ett tydligt och övertygande sätt skulle det hjälpa dig att lyckas i den här typen av position. Din entusiasm och vilja att lära dig är tydliga, och med ytterligare utveckling inom detta område har du potential att överträffa förväntningarna i liknande roller.”

Framtida möjligheter

Ge förslag på framtida intervjuer eller roller som kandidaten kan vara bättre lämpad för utifrån sina styrkor och utvecklingsområden, och ge vägledning om hur personen kan förbättra sina färdigheter eller skaffa ytterligare erfarenhet inom vissa områden.

”Tack för den tid och ansträngning du lade ner under intervjuprocessen. Du visade stor potential, särskilt inom [specifikt område, t.ex. ’problemlösning eller teknisk expertis’], vilket är en utmärkt grund för att lyckas.

Även om det finns områden där ytterligare utveckling skulle stärka din förmåga att trivas i den här rollen – såsom [specifikt utvecklingsområde, t.ex. ’ledarskapsförmåga eller tvärfunktionellt samarbete’] – ser jag betydande möjligheter till utveckling.

Jag uppmuntrar dig att fortsätta bygga upp din erfarenhet inom [specifikt område] och utforska roller som ger dig möjlighet att finslipa dessa färdigheter. Med din beslutsamhet och proaktiva inställning är jag övertygad om att du kommer att hitta möjligheter där du kan utmärka dig och göra en meningsfull insats.”

Vad du inte ska ta med i intervjuåterkoppling

Generaliseringar

Ge specifika exempel och detaljer som stöd för din återkoppling. Vaga uttalanden som ”passade inte riktigt” utan något sammanhang kan vara förvirrande och frustrerande för kandidater. All återkoppling du ger bör kunna styrkas med specifika exempel.

Alltför kritisk återkoppling

Även om det är viktigt att ta upp utvecklingsområden bör du undvika ett hårt eller alltför kritiskt språk som kan avskräcka kandidaten eller skada personens självförtroende. 

Det innebär att du bör undvika ord eller fraser som ”skräp”, ”en besvikelse”, ”inkompetent” och ”du har inte det som krävs”.

Om du starkt tror att en position kanske inte passar kandidaten, kom ihåg att vara konstruktiv när du förmedlar det och erbjud råd och vägledning.

Något diskriminerande

Var medveten om att det i många jurisdiktioner, såsom Storbritannien och Europeiska unionen, finns lagstiftning som strikt reglerar åtkomst till och skydd av uppgifter. 

Återkoppling om kandidater betraktas som uppgifter som rör en specifik kandidat och enligt denna lagstiftning (den allmänna dataskyddsförordningen eller GDPR) har kandidaten rätt att begära alla uppgifter som ett företag har om hen. 

Många andra länder har använt GDPR som förebild för datalagstiftning och har antingen antagit eller arbetar med liknande lagar (Brasilien, Indien, Turkiet och Kalifornien i USA hittills), så detta är något alla bör vara uppmärksamma på.

Det innebär att du måste se till att din dokumenterade återkoppling är objektiv, tydlig och relevant för de färdigheter och den erfarenhet som krävs för jobbet samt för kandidatens prestation under intervjun i relation till dessa. 

Det är därför det inte får förekomma några kommentarer om vad kandidaten hade på sig, eventuella accenter eller något annat som kan anses vara diskriminerande.

Jag ger dessa varningar eftersom jag har sett sådant. Även om jag är glad att jag lyckades upptäcka så uppenbar partiskhet och ta upp den med de berörda personerna vid tillfället, bör du se till att dokumenterad återkoppling inte försätter dig i trubbel.

Och nej, du kan inte kringgå lagstiftningen genom att försöka begränsa återkopplingen eller göra något liknande. Om det upptäcks att du har dolt information om kandidaten är böterna mycket höga. 

Min standard är denna – om Amazon-teamet inte har kommit på ett sätt att begränsa återkopplingen, kan ingen göra det!

Hämta vår intervjumall

Email*

By submitting this form, you agree to receive the Interview Template, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. For details, review our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Vanliga frågor om intervjufeedback

Vilka är fördelarna med intervjefeedback?

Hur ger man kandidatfeedback?

Hur skriver man feedback efter en intervju?

Hur detaljerad bör feedbacken vara?