6 bästa metoderna för att effektivt introducera nya chefer
Introduktion är en viktig men ofta förbisedd fas i medarbetarens livscykel och alltför ofta får nyanställda och chefer inte det stöd de behöver för att vara effektiva i sin nya roll.
Med tanke på den viktiga roll chefer spelar i en organisation är det självklart att se till att nyanställda chefer får en ordentlig introduktion.
I den här artikeln delar jag med mig av bästa praxis för att framgångsrikt introducera nya chefer på alla nivåer i organisationen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är chefsintroduktion och varför är den viktig?
Chefsintroduktion är en strukturerad process som hjälper nyanställda eller befordrade chefer att bli effektiva i sina nya roller.
Det innebär att ge dem de verktyg, resurser, den information och det stöd som krävs för att förstå sin roll och sitt ansvar, navigera i företagskulturen och effektivt leda sina medarbetare till framgång.
Introduktionen för chefer sträcker sig längre än en allmän medarbetarintroduktion och fokuserar specifikt på de unika utmaningar och förväntningar som följer med en ledarroll.
Alla nyanställda bör delta i en formell introduktionsprocess för medarbetare, och det är ännu viktigare för nya chefer att ha en tydlig introduktionsplan.
En formell introduktionsplan säkerställer att nya chefer får den information, utbildning och de resurser som krävs för att snabbt komma in i arbetet.
Vad ska ingå i chefsintroduktionen?
Det finns vissa delar som behöver täckas när en ny medarbetare introduceras i organisationen, oavsett vilken erfarenhetsnivå personen har. Detta omfattar:
- En överblick över organisationens syfte, uppdrag och kärnvärderingar,
- En förklaring av företagsstrukturen (inklusive ett organisationsschema),
- Presentationer av relevanta kollegor på olika delar av företaget,
- Utbildning i de viktigaste verktygen och processerna som personen kommer att använda,
- Information om företagets mål, strategier och strategiska planer,
- Och hur personens roll bidrar till organisationens övergripande framgång.
Därefter kommer upplevelsen att skilja sig beroende på roll och erfarenhetsnivå. Det innebär att chefer på olika nivåer i organisationen har olika behov i sina introduktionsplaner.
För att skapa en framgångsrik introduktionsplan för chefer börjar du med den introduktionsmall för nyanställda som du använder för alla nya medarbetare och anpassar den sedan för varje individ.
I avsnitten nedan har jag beskrivit de olika detaljer du bör fokusera på när du introducerar nya chefer med olika erfarenhetsnivåer i företaget.
Introduktion för teamledare och juniora chefer
Teamledare och chefer på junior nivå är era oerfarna ledare. Även om de har de tekniska färdigheterna kan de sakna de ledarskaps- och medarbetarledningsfärdigheter som krävs för deras nya position.
Därför bör introduktionsplanen för mindre erfarna chefer innehålla schemalagda avstämningar och återkopplingssessioner med mer seniora chefer, så att de får fördjupa sig i processen att ge konstruktiv återkoppling, coachning och mentorskap. Detta fortlöpande stöd är avgörande för att hjälpa dem att utvecklas och växa i sin nya roll.
Du bör också inkludera formell utbildning och lärandemöjligheter för att utveckla och stärka deras ledarskaps- och medarbetarfärdigheter, oavsett om det är något ni har utvecklat internt eller en utbildning för nya chefer som erbjuds av en annan part. (Fördelen med intern chefsutbildning är att den kan anpassas efter varje ny chefs specifika behov.)
Introduktion för seniora chefer
Seniora chefer och avdelningschefer har sannolikt flera års chefserfarenhet, och deras introduktionsplan kan fokusera mer på teamutveckling.
Utöver punkterna ovan behöver en introduktionsplan för seniora chefer tydliggöra förväntningarna på prestation, mål och centrala prestationsindikatorer (KPI:er), inte bara för deras egen roll utan för hela avdelningen.
Förklara organisationens process för prestationshantering, inklusive prestationsbedömningar och mekanismer för återkoppling, och tydliggör hur återkoppling ges och tas emot inom organisationen i det dagliga arbetet jämfört med tidsplanen för den formella årliga prestationsbedömningen.
Introduktion för direktörer och företagsledare
Direktörer och företagsledare spelar en viktig roll i att forma och förstärka företagskulturen. Därför måste deras introduktionsprocess innehålla en djupgående genomgång av kulturen, så att de kan förstå och förkroppsliga organisationens värderingar och uppdrag.
Även direktörer och chefer behöver en omfattande förståelse för affärsinitiativ, intressenter, mätvärden och mål, inklusive de som de kommer att hållas ansvariga för.
Bästa praxis för introduktion av chefer
För att hjälpa dig och ditt personalteam att skapa en positiv medarbetarupplevelse för era nyanställda har jag sammanfattat några bästa praxis som kan göra stor skillnad.
Skapa en introduktionsplan
Den allmänna uppfattningen är att det tar omkring 90 dagar för någon att komma igång ordentligt i sin nya roll, och det kan ta ännu längre tid för mer seniora befattningar.
En 30-60-90-dagars introduktionsplan är ett användbart format för att planera introduktionsuppgifter, fastställa milstolpar och gradvis utöka ansvarsområden.
Planen bör innehålla standardiserade delar, till exempel förfallodatum för sådant som registrering av förmåner och de uppgifter som alla nyanställda behöver slutföra (t.ex. ... efterlevnadsutbildning!), samtidigt som den ger en struktur för anpassning utifrån den nya medarbetaren.
Att använda specialiserad introduktionsprogramvara kan också hjälpa till att optimera introduktionsprocesserna genom att göra det enklare att skapa personanpassade introduktionsprogram och enkelt följa upp framstegen.
Erbjud resurser i förväg
För att hjälpa chefer att snabbt komma igång är det bra att förse dem med skriftliga resurser, till exempel personalhandböcker, före deras första dag. Om möjligt kan du ge dem tillgång till företagets intranät, så att nya chefer också kan sätta sig in i företagets kultur, värderingar och uppdrag före dag ett.
Dessa resurser kan enkelt distribueras i ett introduktionspaket med information om förmåner och företagets policyer, helst i digitalt format för att effektivisera förberedelseprocessen och göra paketet anpassat för distansarbete och tillgängligt för alla. (Läs den här artikeln härnäst för fler introduktionstips anpassade för distansarbete!)
Mitt företag skickar ett välkomstpaket som innehåller profilprodukter som en anteckningsbok och en vattenflaska, tillsammans med en QR-kod som leder till portalen för nyanställda, där informationen är lätt att hitta.
En annan resurs att erbjuda i förväg är branschinformation, särskilt om den nya chefen har en bakgrund inom en annan bransch. Det kan exempelvis handla om branschspecifika nätverk och publikationer som personen bör bekanta sig med.
Skapa tidiga kontakter med teamet
Att presentera en ny chef för teamet före det officiella startdatumet kan bidra till att skapa förtroende, minska nervositeten inför den första dagen och bana väg för en smidig övergång. Det ger också den nya chefen möjlighet att skapa ett positivt första intryck innan personen officiellt tar över.
Börja med att ge den tillträdande chefen viktig bakgrundsinformation om de nya teammedlemmarna, till exempel deras roller, huvudsakliga ansvarsområden och eventuella anmärkningsvärda prestationer eller projekt. Det hjälper chefen att få en tydligare förståelse för teamdynamiken och förbereda sig för meningsfulla möten ansikte mot ansikte.
Uppmuntra dessutom den nya chefen att ta kontakt med teammedlemmarna på plattformar som LinkedIn. Denna lilla åtgärd påbörjar inte bara relationsskapandet, utan ger också chefen möjlighet att bekanta sig med varje teammedlems yrkesbakgrund och intressen.
Jag rekommenderar också att man, om möjligt, planerar in korta virtuella presentationer eller informella träffar före den första dagen. Om det inte fungerar att planera in dessa i förväg kan träffarna bli en del av introduktionschecklistan och bokas av medarbetarna själva under den första veckan.
Dessa inledande träffar bör vara ett avslappnat tillfälle för teammedlemmarna att välkomna chefen, dela insikter om sin arbetskultur och skapa en första kontakt, så att alla känner sig mer bekväma med övergången.
Sätt tydliga förväntningar
Förväntningarna på nya chefer bör vara tydliga från början och, vilket är viktigt, de behöver vara mätbara och uppnåeliga.
Kommunicera företagets nuvarande och framtida strategiska mål och initiativ och förklara hur chefens roll och team är kopplade till dessa mål.
SMART-mallen för målsättning är min föredragna metod för att sätta mål, eftersom den kräver kritiskt tänkande kring att formulera mål som är realistiska och uppnåeliga.
Under den första veckan bör den nya chefen och ledningsgruppen samarbeta för att ta fram kortsiktiga och långsiktiga mål.
Erbjud löpande stöd
Chefer, särskilt nya chefer, behöver löpande stöd, och du kan bidra till detta genom att para ihop dem med en mentor som själv har varit ny chef. Detta mentorskap kan ge den nya chefen värdefulla insikter på ett sätt som känns samarbetsinriktat.
Ett annat sätt att ge kontinuerligt stöd är att introducera nya chefer för varandra så att de kan bilda en grupp. Att ha detta stöd kan hjälpa nya chefer att känna sig välkomna, stöttade och engagerade.
Gör en djupdykning i kulturen
Ta fram ett organisationsschema som förklarar rapporteringsvägarna, hierarkierna och relationerna mellan avdelningarna. Detta hjälper den nya chefen att förstå hur hens roll passar in i helheten.
Informera den nya chefen om återkommande företagsevenemang, traditioner eller sociala sammankomster för att uppmuntra teambuilding, kulturell integration och en känsla av tillhörighet.
Ett exempel är att mitt företag firar Halloween med en kostymtävling, en tävling i att dekorera pumpor och en eftermiddagsfest. Medarbetarna uppmuntras att dekorera sin arbetsplats under oktober månad och att klä ut sig till Halloweenfesten.
Detta firande har ett högt medarbetarengagemang och var det mest överraskande jag fick veta om mitt företag.
Sammanfattning
Introduktionen av chefer påverkar direkt en organisations framgång genom att ge nya ledare de färdigheter, kunskaper och resurser de behöver för att leda sina team effektivt, driva resultat och bidra till företagets övergripande mål.
Kom ihåg att ett effektivt introduktionsprogram bör anpassas efter den nya chefens och organisationskulturens specifika behov.
Det finns många olika verktyg som kan hjälpa dig med detta, samt introduktionskurser som du kan gå för att fortsätta utveckla dina färdigheter.
Håll dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom introduktion av medarbetare, rekrytering, HR och ledarskap genom att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Du får de senaste artiklarna, insikterna, poddarna och mycket mer direkt i din inkorg.
