Så gör du en kompetensgap-analys i 4 steg

Vad är en analys av kompetensgap?

En analys av kompetensgap är en metod som organisationer använder för att följa upp och mäta gapet mellan de färdigheter och kompetenser de behöver och de som deras arbetsstyrka för närvarande har.

HR-avdelningar och ledare utvärderar nuvarande medarbetares kompetenser för att bedöma deras arbetsprestation och avgöra om de har de förmågor och kunskaper som krävs för att nå strategiska mål och hålla jämna steg med nya trender. 

En analys av kompetensgap är ett utmärkt sätt för arbetsgivare att:

• Förstå sin arbetsstyrkas potential.
• Identifiera gap som på lång sikt kan hindra verksamhetens fortlevnad. 
• Upptäcka verktyg och insikter för att implementera ändamålsenliga rekryteringsstrategier.
• Skapa program för lärande och utveckling.
• Erbjuda möjligheter till kompetensutveckling.

Det rekommenderas att genomföra en analys av kompetensgap var tredje till var sjätte månad, när strategin förändras eller om du upptäcker några prestationsgap.

Med AI-drivna rekryteringssystem kan företag genomföra en mer exakt analys av kompetensgap, vilket säkerställer bättre matchning av talanger.

Exempel på en analys av kompetensgap

Idén att genomföra en analys av kompetensgap har blivit allt viktigare, men den är inte ny. Här är några exempel från senare tid där företag har behövt göra detta.

AT&T

I mitten av 2010-talet genomförde AT&T en omfattande analys av kompetensgap för att hantera de snabba förändringarna inom telekommunikationsbranschen, särskilt övergången till digitala och molnbaserade tjänster.

Som svar lanserade AT&T initiativet ”Workforce 2020” för att tänka om kring hur företaget förberedde medarbetarna för framtiden.

Företaget använde en kombination av interna undersökningar, prestationsdata och analyser av marknadstrender för att fastställa vilka färdigheter som saknades i arbetsstyrkan. De identifierade gap inom digital kompetens, datavetenskap och cybersäkerhet.

Lösningen var en omfattande investering i vidareutbildning av AT&T:s arbetsstyrka. De introducerade en onlineplattform med kurser i programvaruutveckling, dataanalys och andra efterfrågade områden, i samarbete med organisationer som Udacity och Georgia Tech för certifieringar och examina. Insatsen fick senare namnet ”Future Ready” för att visa företagets engagemang för att utbilda medarbetare för livet efter 2020.

Amazon

Amazon hade ett växande behov av specialiserad teknisk kompetens inom olika områden, särskilt inom maskininlärning, molnbaserad databehandling och robotteknik, för att stödja företagets expansion inom orderhantering och logistik.

Företaget använde data från prestationsbedömningar, marknadsundersökningar och framtida branschprognoser för att bedöma nuvarande kompetensnivåer och förutse behov. De identifierade betydande gap inom områden som datavetenskap, molnteknik och robotteknik.

För att lösa detta lanserade Amazon sitt ”Upskilling 2025”-initiativ och avsatte $700 million för att vidareutbilda 100 000 medarbetare inom relevanta tekniska färdigheter. Programmet omfattar bland annat Amazon Technical Academy, med fokus på färdigheter inom programvaruutveckling, och Machine Learning University, som lär ut avancerad datavetenskap och maskininlärning.

Programmet har sedan dess utökats och erbjuder medarbetarna en mängd olika utbildningsvägar.

Verizon

Verizon identifierade ett kompetensgap i sin arbetsstyrka, särskilt inom tekniska roller. För att hantera detta lanserade Verizon lärlingsprogrammet ”Verizon Thrive”, ett 12 månader långt initiativ där deltagarna både arbetar och lär sig, utformat för att utbilda personer i de centrala tekniska färdigheter som krävs för olika tjänster inom företaget.

Efter avslutat program tackade 95 % av deltagarna i den första kullen ja till erbjudanden om heltidsanställning hos Verizon, vilket visar programmets effektivitet när det gäller att minska kompetensgapet och stärka företagets talangbas.

"Lärlingsutbildning är ett fantastiskt verktyg som vi kan använda för att hantera kompetensgap", sade Ryan Craig, författare till Apprentice Nation, i ett avsnitt av podcasten People Managing People. "Det är inte bara ett utbildningsprogram. Och det är inte ett program som kräver att du betalar studieavgifter, tar på dig skulder eller tar någon ekonomisk risk. Lärlingsutbildningar är per definition ett arbete, och det är ett arbete som ger en lön att leva på, med inbyggd utbildning, inbyggda löneökningar i takt med att du blir mer produktiv och en inbyggd karriärväg."

Så genomför du en kompetensgapanalys

1. Bestäm plan och omfattning

Först måste du bestämma vem som ska övervaka processen, när du ska genomföra den, vilka du ska inkludera i utvärderingen och hur den ska gå till.

De två vanligaste nivåerna som en kompetensgapanalys bedömer är:

• Individnivå —du kan fastställa vilka färdigheter och förmågor varje yrkesroll kräver och hur de jämför sig med en medarbetares nuvarande kompetensinventering.
• Företags- eller teamnivå —du kan också avgöra om ditt team eller företaget som helhet har den kapacitet och kunskap som krävs för att slutföra ett projekt, eller om du måste vända dig till extern rekrytering.

Erfarna teamledare är mer lämpade för individuella bedömningar, medan HR eller externa konsulter är bättre för teambedömningar. 

Genom att välja en extern yrkesperson kan du upprätthålla objektiviteten och säkerställa att rekryterande chefer, teamledare och HR kan arbeta med sina uppgifter. 

Det är enklare att genomföra en kompetensgapanalys med verktyg för medarbetarutvärdering som identifierar förbättringsområden.

Vilken form av kompetensgapanalys ska du genomföra?

Nästa steg är att bestämma formen för kompetensgapanalysen. Alternativen omfattar:

• Prestationsutvärderingar
• Enkäter
• Medarbetarintervjuer
• Plattformar för kompetenshantering
• Tester före anställning. 
• 360-gradersfeedback
• Beteendebedömningar
• Utvärderingar av yrkeskunskaper.

Genom att använda verktyg för rekryteringsdatabaser kan du snabbt identifiera kandidater som fyller specifika kompetensgap i ditt team. Genom att genomföra kompetenstester efter medarbetarintervjuer kan du avgöra vilka möjligheter till karriärutveckling du bör investera i.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Identifiera kritiska kompetenser

Här bör du överväga två avgörande frågor: 

1. Vilka kompetenser anser ditt företag för närvarande vara värdefulla?
2. Vilka förmågor behöver medarbetarna för att fortsätta utföra sina arbetsuppgifter väl?

Många arbetsgivare främjar metoden med makro- och mikrokompetenser.

Den förstnämnda representerar det unika sätt på vilket en person arbetar och omfattar förmågor som kritiskt tänkande, problemlösning och ledarskap. 

De sistnämnda är mer tekniska färdigheter och har en fördefinierad inlärningsformel (t.ex. kodtestning). 

Hårda färdigheter utvecklas i takt med ny teknik och nya branschtrender och kräver därför kontinuerlig uppföljning.

Mjuka färdigheter är alltid högt värderade och nödvändiga, oavsett sektor eller företag.

Din kompetensgapanalys kan fokusera separat på dessa två typer av färdigheter. Målet är att identifiera vilka makrokompetenser ditt företag bör börja främja under de kommande fem åren och vilka mikrokompetenser som skulle gynna verksamheten nu. 

Experttips

Uppmuntra dina medarbetare att dela med sig av sina intressen och vilka färdigheter de vill förbättra eller skaffa sig. Att involvera dina medarbetare i processen visar också att du bryr dig om deras karriärutveckling och utveckling.

3. Bedöm den nuvarande arbetsstyrkans färdigheter för att identifiera luckorna

Det här steget hjälper dig att förstå om du bör anställa nya medarbetare eller om utbildning räcker för att hjälpa din personal att skaffa de färdigheter som saknas.

Färdighetsbedömningar är vanligtvis den enklaste och mest effektiva metoden för att göra detta.

Skapa bedömningar som är anpassade efter företagets och branschens behov, till exempel jobbsimuleringar.

Du kan också använda psykometriska tester för att analysera nivån på mjuka färdigheter, till exempel emotionell intelligens. Kombinera dessa insikter med medarbetarfeedback och prestationsbedömningar för att tydligt förstå din arbetsstyrkas begränsningar, potential och möjligheter.

4. Utforma åtgärder

När du har identifierat kompetensluckorna är det dags att skapa effektiva strategier för att överbrygga dem. Varje organisation kommer att möta unika kompetensluckor, men en rapport från Världsekonomiskt forum visar att kognitiva färdigheter, särskilt kreativt och analytiskt tänkande, är mycket efterfrågade, med teknisk kompetens strax därefter.

På liknande sätt visar en undersökning från McKinsey att dataanalys är det främsta området med kompetensluckor, följt av IT och företagsledning.

Typer av åtgärder

Beroende på vilka färdigheter som behövs och din arbetsstyrkas nuvarande förmågor är följande viktiga metoder för att hantera kompetensluckor:

Rekrytera kritiska färdigheter: Kompetensluckor kan leda till förändringar i rekryteringskriterierna, där man söker kandidater med den expertis som krävs. Om tiden är knapp kan du också vända dig till oberoende uppdragstagare för att tillfälligt fylla kompetensluckor.

Utbildning och utveckling: En analys av kompetensluckor kan styra dina utbildningsprogram mot specifika områden där medarbetarna behöver nya färdigheter.

Omarbeta arbetsroller: En genomgång av företagets mål kan avslöja områden där roller behöver omformas för att bättre anpassas till verksamhetens behov. Att omarbeta arbetsroller kan innebära att nuvarande medarbetare vidareutbildas eller omskolas för att uppfylla uppdaterade krav.

Utbilda för att åtgärda kompetensluckor

Du har identifierat vilka färdigheter dina medarbetare saknar och vilka som är viktigast för verksamheten. Nu är det dags att utbilda dem så att du börjar se förbättringar.

Här är några tips som hjälper dig att få dina utbildningsinsatser att lyckas.

Utveckla riktade utbildningsprogram

• Individuellt anpassade utbildningsplaner: Skapa utbildningsprogram som är anpassade efter de specifika behov som identifierats i färdighetsbedömningen. Dessa kan omfatta allt från tekniska färdigheter till mjuka färdigheter som ledarskap och kommunikation.
• Använd olika utbildningsmetoder: Inkludera en kombination av utbildningsmetoder, till exempel workshops, webbaserade utbildningsmoduler, webbseminarier och mentorsprogram, för att tillgodose olika inlärningsstilar.

Främja en kultur av kontinuerligt lärande

• Uppmuntra självstyrt lärande: Ge medarbetarna möjlighet att ta ansvar för sin egen utveckling genom att ge dem tillgång till lärresurser och tid för självstudier.
• Främja kunskapsdelning: Skapa möjligheter för medarbetarna att dela sina färdigheter och kunskaper, vilket stärker lärandet mellan kollegor.

Samarbeta med chefer och ledare

• Engagera ledningen: Involvera chefer och ledare i utbildningsprocessen, eftersom de spelar en viktig roll när det gäller att identifiera kompetensluckor och stödja medarbetarnas utveckling.
• Fastställ tydliga förväntningar: Säkerställ att cheferna förstår sin roll när det gäller att handleda och stödja sina teammedlemmar genom utbildningsprocessen.

Mät och anpassa utbildningsinsatserna

• Följ upp framsteg och resultat: Granska regelbundet hur effektiva utbildningsprogrammen är och bedöm hur de minskar kompetensluckorna och bidrar till verksamhetens mål.
• Var agil och flexibel: Var beredd att anpassa utbildningsprogrammen när företagets behov utvecklas och nya kompetensluckor uppstår.

Investera i professionell utveckling

• Extern utbildning och kompetensutveckling: Överväg att stödja vidareutbildning eller kurser för yrkesmässig utveckling som kan bidra med nya certifieringar, färdigheter och perspektiv.

Rekrytering för att täcka kompetensluckor

För de luckor som ni inte kan fylla genom utbildning behöver ni använda en rekryteringsstrategi som stödjer ert strategiska arbete med personalplanering.

Här är några tips som hjälper er att få ut mesta möjliga av era rekryteringsinsatser:

Förfina arbetsbeskrivningar och krav

• Specifika kompetensområden: Utforma arbetsbeskrivningar som tydligt beskriver de specifika färdigheter och kompetenser som krävs för att täcka de identifierade luckorna.
• Balans mellan nödvändiga och meriterande färdigheter: Prioritera nödvändiga färdigheter, samtidigt som ni är öppna för kandidater som kan växa in i rollen.

Använd riktade rekryteringsstrategier

• Riktad kandidatsökning: Rikta er mot specifika branscher, roller eller utbildningsprogram där potentiella kandidater med de önskade färdigheterna sannolikt finns.
• Utnyttja sociala medier och professionella nätverk: Använd plattformar som LinkedIn för att komma i kontakt med kandidater som har nischade färdigheter.

Inför kompetensbaserade bedömningar i rekryteringsprocessen

• Bedömningsverktyg: Inkludera praktiska bedömningar, fallstudier eller simuleringar för att effektivt utvärdera kandidaternas färdigheter.
• Beteendebaserade intervjuer: Använd beteendebaserade intervjutekniker för att förstå hur kandidater har tillämpat sina färdigheter i tidigare situationer.

Samarbeta med utbildningsinstitutioner och yrkesorganisationer

• Bygg relationer: Skapa kontakter med universitet, yrkesskolor och yrkesorganisationer för att få tillgång till en pool av nya talanger.
• Praktik- och lärlingsprogram: Inrätta program som lärlingsprogram som gör det möjligt för studenter eller nyutexaminerade att bidra med nya färdigheter och perspektiv till er organisation.

Främja mångfald i rekryteringen

• Bredda talangpoolerna: Variera era rekryteringsinsatser så att de omfattar olika demografiska och yrkesmässiga bakgrunder, vilket bidrar med en rad olika färdigheter och erfarenheter.
• Global talanganskaffning: Överväg att söka utanför de lokala talangpoolerna efter internationella kandidater som kan fylla specialiserade roller.

Varför genomföra en kompetensgapanalys?

Kompetenskraven förändras snabbt i nästan alla branscher världen över. Det är den främsta anledningen till att företag måste hålla koll på sin personals kompetensinventering. 

World Economic Forum (WEF) har konstaterat att 1,1 miljarder jobb riskerar att genomgå radikala förändringar på grund av teknik under det kommande decenniet, vilket innebär att många arbetsgivare kommer att behöva hantera omfattande kompetensluckor under de kommande åren.

Kompetensutveckling och omskolning bör vara återkommande inslag. Allt fler människor kommer att behöva anpassa sina kompetenser eller tillägna sig nya under det här årtiondet.

De vanligaste anledningarna till att genomföra en kompetensgapanalys är:

• Att uppleva en betydande försämring av verksamhetens resultat och inte nå de ekonomiska målen.
• Att införa ny programvara, en teknisk plattform eller en ny process.
• Att förutse en marknadsstörning (t.ex. automatisering) som kan försämra verksamhetens resultat.
• Att vilja följa förlusten eller tillkomsten av förmågor och kompetenser till följd av förändringar i personalstyrkan.
• Att ändra eller uppdatera affärsmodellen eller strategin och behöva data om personalens kompetensinventering.

Fördelar med kompetensgapanalys

Här är de viktigaste fördelarna som företag får genom att genomföra en kompetensgapanalys. 

• Det gör det möjligt för dig att ta till vara på din arbetsstyrkas kompetenser—en kompetensgapsanalys hjälper dig att förstå hur många anställda som har de efterfrågade färdigheter och kunskaper som krävs för att uppnå strategiska mål och målsättningar.
• Det förbättrar de anställdas lärande- och utvecklingsresa— en kompetensgapsanalys hjälper dig att bygga ett kompetensbaserat lärande utifrån vad som behövs.  
• Det stärker den strategiska personalplaneringen—bland annat säkerställer strategisk personalplanering att du anställer rätt antal personer med tillräckliga färdigheter och kompetenser.
• Det kan stärka dina rekryteringsinsatser—kunskapen om vilka färdigheter och förmågor dina framtida anställda bör ha kommer från de data som en kompetensanalys ger.
• Det hjälper till att minska kostnaderna—ger dig data som du kan använda för att utveckla kompetenserna hos din befintliga arbetsstyrka och främja intern rörlighet i stället för att rekrytera externt. 
• Det hjälper till att främja högpresterande team—att säkerställa att de anställda förvärvar de färdigheter som krävs för att vara konkurrenskraftiga och effektiva förbättrar teamets prestation och produktivitet.
• Det hjälper dig att skapa en konkurrensfördel—att känna till din arbetsstyrkas styrkor, potential och svagheter är en betydande konkurrensfördel som säkerställer ett bra arbetsgivarerbjudande.

Kompetensgapsanalysens metoder

En standardiserad kompetensgapsanalys hjälper till att identifiera skillnader mellan nuvarande och önskade färdigheter i en organisation. Här är två vanliga metoder:

1. Enkel kompetensgapsanalys:

En enkel metod där ett kalkylblad används för att jämföra nuvarande kompetensnivåer med önskade nivåer. Fälten omfattar:

• Den anställdes namn
• Kompetens (specifik för tjänsten eller framtida roller)
• Nuvarande kompetensnivå (skala för bedömning)
• Önskad kompetensnivå (skala för bedömning)

2. Kvantitativ kompetensgapsanalys:

En mer detaljerad, algoritmbaserad metod som fokuserar på kompetenser som de anställda använder ofta. Metoden omfattar:

• Benchmarking av kompetenser för varje roll, vilket kan göras antingen uppifrån och ned eller nedifrån och upp.
• Datainsamling: Använd enkäter, självskattningar eller 360-gradersfeedback.
• Poängsättning: Bedöm färdigheter på en skala från 1 till 5 genom att mäta både innehav av färdigheten och hur nödvändig den är, tillsammans med hur ofta den används.

Den här metoden passar bäst för större team och hjälper till att prioritera utbildningsbehov utifrån kompetensernas betydelse och användning.

Mallar för kompetensgapsanalys

Du kanske undrar hur en kompetensgapsanalys faktiskt ser ut. Oroa dig inte, vi hjälper dig med några exempelmallar som du kan börja använda direkt.

Låt oss gå från ett organisationsövergripande perspektiv och dela upp dessa i olika typer av kompetensgapsanalyser: individuell kompetensgapsanalys och kompetensgapsanalys för team.

Individuell

Instruktioner för mallen

1. Grundläggande information: Fyll i den anställdas namn, befattning, avdelning, chef, bedömare (personen som bedömer färdigheterna) och datumet för bedömningen.
2. Färdighet/kompetens: Ange de specifika färdigheter eller kompetenser som behövs för den anställdas roll. Exempel kan vara ”CRM-kunskaper”, ”försäljningsanalys” eller ”produktkunskap”. Läs mer om skillnaden i vår artikel om kompetensbaserad prestationshantering.
3. Nuvarande färdighetsnivå: Bedöm den anställdas nuvarande färdighetsnivå för varje kompetens enligt en enhetlig skala (t.ex. 1–5, där 1 är nybörjare och 5 är expert).
4. Önskad färdighetsnivå: Ange den kompetensnivå som behövs för rollen eller för framtida utveckling.
5. Åtgärd att vidta: Beskriv specifika steg som kan hjälpa den anställda att nå den önskade färdighetsnivån. Åtgärder kan omfatta utbildningsprogram, mentorskap eller självstudieuppgifter. Var specifik, till exempel ”Anmäl dig till en avancerad kurs i dataanalys” eller ”Boka coachningssessioner varje vecka med produktteamet.”
6. Startdatum och förfallodatum: Ange när varje åtgärdsplan ska börja och det förväntade slutdatumet.
7. Prioritet: Tilldela varje kompetensgap en prioritetsnivå. Till exempel:
   • Hög prioritet (t.ex. avgörande för rollen)
   • Medelhög prioritet (t.ex. fördelaktigt men inte brådskande)
   • Låg prioritet (t.ex. för framtida utveckling)

8. Kommentarer: Använd detta avsnitt för ytterligare anteckningar, till exempel uppdateringar om framsteg, feedback från den anställda eller eventuella justeringar av åtgärdsplanen.

Team

Mallinstruktioner:

1. Team och datum: Ange vilket team som genomför analysen och datumet.
2. Den anställdas namn och roll: Ange varje anställds namn och roll.
3. Övergripande färdighetsnivå: Detta fält beräknar automatiskt den genomsnittliga färdighetsnivån för varje anställd.
4. Färdighetsfält:
   • Ange varje specifik färdighet som utvärderas (t.ex. "dataanalys" eller "projektledning").
   • Bedöm varje färdighet utifrån en standardiserad skala (t.ex. 1–5).
5. Kommentarer och nästa steg:
   • Lägg till kommentarer eller föreslagna åtgärder för förbättring för varje färdighet.
   • Inkludera rekommendationer om utbildning, coachning eller rolljusteringar efter behov.

---

För fler expertartiklar om talanghantering och organisationsutveckling kan du prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People.