Guide till kompetenskartläggning: Revolutionera din talanghantering

Vad är kompetenskartläggning?

Kompetenskartläggning är processen att identifiera de kompetenser, kunskaper och förmågor som behövs för varje roll och team och kartlägga dem mot de kompetenser som redan finns. De resulterande kompetenskartorna används sedan för att utveckla riktade strategier för rekrytering och/eller utbildning och utveckling för att täppa till eventuella luckor.

Kompetenskartläggning hjälper till att tydligt definiera vägar till olika roller inom organisationen och vad som krävs för att nå nästa nivå för alla befintliga eller potentiella medarbetare. De tre huvudsakliga områdena inom kompetenskartläggning är:

• Kompetenskartläggning för individuella roller
• Kompetenskartläggning för team
• Kompetenskartläggning för individer.

Fördelar med kompetenskartläggning

Kompetenskartläggning ger värdefulla insikter i organisationens talangpool. Dessa kan användas för att optimera arbetet med personalplanering, öka medarbetarnas engagemang och produktivitet, förbättra processerna för prestationshantering och arbetet med successionsplanering.

Fördelarna med kompetenskartläggning omfattar:

• Förbättrad personalplanering. Kompetenskartläggning hjälper organisationer att identifiera luckor i arbetsstyrkan och planera för framtida behov av rekrytering och utbildning. Detta säkerställer att rätt personer med rätt kompetenser finns tillgängliga när de behövs.
• Ökat medarbetarengagemang. Genom att identifiera medarbetarnas styrkor och svagheter kan organisationer erbjuda kompetensbaserade utbildningsmöjligheter. Detta leder till förbättrade prestationer, ökat engagemang, högre arbetstillfredsställelse och bättre bibehållande av medarbetare.
• Ökad produktivitet. När medarbetarna har en tydlig förståelse för sina roller och ansvarsområden blir de mer produktiva. Kompetenskartläggning hjälper chefer att tilldela uppgifter som matchar medarbetarnas kompetenser, vilket leder till arbete av högre kvalitet och ökad effektivitet.
• Bättre prestationshantering. Med kompetenskartläggningsdata lättillgänglig kan chefer ge mer exakt återkoppling om prestationer till sina team. Detta leder överlag till förbättrade processer för prestationshantering.
• Effektivare successionsplanering. Kompetenskartläggning hjälper organisationer att identifiera potentiella efterträdare till nyckelpositioner inom företaget. Detta gör det möjligt att skapa effektiva successionsplaner som säkerställer kontinuitet i ledarroller.
• Bättre rekryteringsprocess. Genom att veta vilka kompetenser som behövs får alla en mycket tydligare bild av vad de ska leta efter i en rekryteringssituation, vilket leder till bättre bedömningar och en mer effektiv och ändamålsenlig process.

Kompetensmatrisen

Kompetensmatriser är en viktig del av kompetenskartläggningsprocessen och används för att visualisera de kompetenser, kunskaper och förmågor som behövs för varje roll och team jämfört med de som redan finns.

De hjälper ledare att snabbt identifiera eventuella luckor i kompetenser och färdigheter samt att identifiera områden som kan förbättras.

Matrisen listar vanligtvis kompetenser på den ena axeln och roller och medarbetarnamn på den andra. Skärningspunkten mellan varje position och medarbetare visar vilka kompetenser som krävs för den specifika rollen eller positionen och anger vilka kompetenser som är avgörande för rollen. Medarbetarna bedöms sedan utifrån sin kompetensnivå för varje listad kompetens.

I kompetensmatrisen ovan kartläggs roller mot varje identifierad kompetens, tillsammans med anteckningar om vilka kompetenser som är avgörande för rollen.

Därefter kartläggs de enskilda teammedlemmarnas kompetenser för att bedöma hur varje individ presterar i förhållande till rollens förväntningar (vilket anges av prestationsnivån inom varje relevant kompetens).

Eventuella luckor markeras sedan med hjälp av ett färgkodningssystem, vilket bidrar till att öppna upp för samtal om utveckling och rekrytering.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så genomför du ett projekt för kompetenskartläggning

För närvarande investerar många organisationer i processer och teknik för att övergå till att bli kompetensbaserade organisationer.

Naturligtvis är kompetenskartläggning och skapandet av kompetensmatriser en del av denna process.

Här delar jag med mig av en struktur och insikter som kan hjälpa dig att kartlägga kompetenser och färdigheter i din organisation.

1. Fastställ projektets mål

Innan du väljer en kompetensmodell och börjar kartlägga kompetenser är det viktigt att förstå vad du hoppas uppnå med projektet.

Vill du identifiera luckor i medarbetarnas kompetenser? Vill du utveckla riktade utbildningsprogram? Strävar du efter att anpassa medarbetarnas kompetenser till organisationens mål? 

Genom att identifiera dessa mål blir det lättare att välja en modell som överensstämmer med dina målsättningar och att vägleda arbetet under hela processen. 

2. Välj en kompetensmodell

När du har fastställt projektets mål är nästa steg att välja en lämplig kompetensmodell eller kompetensram för att vägleda bedömningen och utvärderingen av roller, team och medarbetares kompetenser. 

Det finns flera modeller att välja mellan, var och en med sina egna styrkor och svagheter, så det är viktigt att noggrant överväga vilken som bäst passar organisationens behov.

Några vanliga modeller för kompetenskartläggning är: 

• Korn/Ferry Lominger Leadership Architect-kompetensmodell
• SIGMA:s ramverk för ledarskapskompetenser
• HRSG:s modeller för beteende-, tekniska och ledarskapskompetenser
• Branschspecifika kompetensmodeller, såsom kompetensmodellen för mat- och dryckesservering eller kompetensmodellen för sjuksköterskor.

Att få engagemang och stöd från de personer som påverkas av och kommer att arbeta med kompetensmodellen är avgörande för att implementeringen av en modell ska lyckas. 

Genom att följa dessa steg kan du säkerställa att du väljer en kompetensmodell som överensstämmer med deras mål och ger en effektiv ram för bedömning av medarbetarnas kompetenser.

2.1. Undersök tillgängliga modeller

Det finns många olika kompetensmodeller att välja mellan, från generiska kompetensramverk till branschspecifika standarder. Undersök de olika tillgängliga alternativen och utvärdera hur väl de passar din organisation utifrån faktorer som relevans, omfattning och användarvänlighet.

2.2. Involvera intressenter

Involvera viktiga intressenter, såsom HR-chefer, avdelningschefer och medarbetarna själva, i urvalsprocessen. Ta hänsyn till deras synpunkter på vilken modell som skulle fungera bäst för organisationen.

2.3. Utvärdera kostnader och resurser

Bedöm kostnaderna för att implementera varje modell, inklusive eventuell programvara eller utbildning för de medarbetare som ska genomföra bedömningarna. Vissa kartläggningsmetoder använder programvaruverktyg som kräver abonnemang, medan andra modeller snarare bygger på principen ”köp en gång, använd för alltid”, men kanske inte innehåller lika omfattande verktyg som de programvarubaserade modellerna.

2.4. Välj en modell

Välj den kompetensmodell som är mest lämplig för din organisation utifrån din undersökning och intressenternas synpunkter.

Praktiskt tips: Det finns inget enda rätt svar här, inte ens mellan olika branscher. Prata med ditt team och dina ledare för att förstå deras önskemål när det gäller en kompetensmodell. När du har hittat en modell du tycker om, bestäm dig för att prova den! Om den inte passar, våga anpassa den och prova något annat!

När du har valt en modell att prova kan du börja med kartläggningen (nu börjar det roliga på riktigt)!

3. Koppla kompetenser till roller och team

3.1. Identifiera nyckelroller

Börja med att identifiera de viktigaste rollerna inom organisationen som du vill kartlägga färdigheter för. Det kan handla om jobbtitlar eller specifika avdelningar. Jag föreslår att du börjar med en liten avdelning där rollerna är väl definierade. Att ha arbetsbeskrivningar redo för dessa roller är också till stor hjälp!

3.2 Lista nödvändiga färdigheter.

För varje roll listar du de specifika färdigheter som krävs för att utföra rollen effektivt. Detta kan baseras på arbetsbeskrivningar eller synpunkter från chefer och medarbetare.

Personligen föreslår jag starkt att du involverar chefen för rollen i den här processen, eftersom det är den personen som utvärderar rollens prestation och bör förstå vad som gör rollen unik och särskilt värdefull för organisationen.

3.3 Matcha färdigheter mot modellen

När du listar de färdigheter som krävs för en roll kanske de inte omedelbart stämmer överens med den modell du har valt, vilket innebär att de behöver översättas något för att passa in.

Med hjälp av den valda färdighetsmodellen matchar du varje nödvändig färdighet mot den relevanta färdigheten i modellen.

3.4 Utvärdera rollerna som en del av ett team

När färdigheterna har kartlagts för rollerna går du igenom rollerna som ingår i samma team och ser till att färdigheterna som är kopplade till dem visar variation. Exempelvis bör mer seniora roller vara förknippade med fler färdigheter eller färdigheter på en högre nivå, och rollerna bör skilja sig åt när det gäller vilka färdigheter som krävs.

Om du upptäcker att varje roll i ett team kräver alla färdigheter eller huvudsakligen samma färdigheter, är det en signal om att du bör granska rollerna och fastställa vad som skiljer varje roll åt samt hur du ska se på de olika rollerna utifrån vilka färdigheter som krävs. 

Gå tillbaka till steg 2 i det här avsnittet om detta händer, och var inte rädd för att göra ändringar under processens gång! Ju mer du övar på färdighetskartläggning, desto bättre blir du på det och desto tydligare kommer du att se variationen i vilka färdigheter som krävs mellan olika roller och team.

3.5 Granska färdighetsmatrisen med teamet

När du har identifierat färdigheterna för de olika rollerna och bekräftat variationen i vilka färdigheter som krävs och är användbara för de olika rollerna, visar du ditt utkast till kartläggning för teamet som faktiskt utför arbetet och ber om deras återkoppling för att se om det återspeglar de färdigheter de använder i sin roll.

Ibland får du höra om delar av arbetet som du inte kände till eller om komplexitet som kräver en viss färdighet som du inte hade förutsett. Det är absolut nödvändigt att kontrollera modellens giltighet med det team som den återspeglar. 

4. Bedöm färdigheter hos medarbetarna

När du har kartlagt vilka färdigheter som krävs för varje roll bedömer du medarbetarnas förmågor i förhållande till dessa krav med hjälp av den valda modellen. Detta kan göras genom enkäter, intervjuer och/eller andra bedömningsmetoder.

Processen innebär vanligtvis att man genomför färdighetsbedömningar eller prestationsbedömningar för att utvärdera medarbetarnas färdigheter inom olika områden, till exempel tekniska färdigheter, kommunikationsfärdigheter, ledarskapsförmåga, problemlösningsförmåga och så vidare.

Bedömningen bör återspegla den valda modellen och hanteras varsamt för att inte främja partiskhet eller uppblåsta färdighetsnivåer (när en chef eller medarbetare säger att en medarbetare har högre färdigheter än vad personen faktiskt har, i tron att det på något sätt kommer att hjälpa medarbetaren, chefen eller teamet). 

Tidigare har jag använt bedömningsskalor för färdighetskartläggning med tre grundläggande kategorier: otillräckliga färdigheter, goda färdigheter och överkvalificerad. Med dessa enkla kategorier kan medarbetare och chefer tydligt ange om en person ligger under, motsvarar eller överträffar förväntningarna inom en viss färdighet. 

5. Analysera färdigheter i hela organisationen

Puh! Om du har kommit så här långt har du lagt ner mycket arbete på att välja en modell, koppla roller och team till färdigheter samt utvärdera enskilda medarbetares färdigheter.

Nu är det dags att fundera på hur du kan använda färdighetsmodellen, kartläggningen och bedömningen för att identifiera kompetensgap mellan de färdigheter som krävs och medarbetarnas faktiska prestation när det gäller dessa färdigheter. 

I den här fasen är din uppgift att identifiera kompetensgap eller bristande överensstämmelser mellan de färdigheter medarbetarna har och kraven i deras roll. 

När du hittar kompetensgap ska du inte omedelbart betrakta en person som okunnig i sitt arbete eller som någon som ”inte passar”. Fundera i stället på vilka initiativ för kompetensutveckling som kan vara till hjälp för att minska kompetensgapet. 

Är någon i ditt team mycket skicklig inom ett område där en annan person har lägre färdighetsnivå? Det låter som ett utmärkt tillfälle för pararbete, arbetsobservation eller lite erfarenhetsutbyte för mig! 

När du funderar på hur du ska hantera ett kompetensgap bör du se dig omkring och ta vara på de experter som redan kan finnas inom organisationen.

Människor är sociala varelser, och lärande är en social aktivitet, vilket innebär att det är mycket fördelaktigt för både engagemang och lärande när en medarbetare får handleda eller lära en annan medarbetare en färdighet som hjälper dem att bli bättre på sitt jobb. 

När du identifierar kompetensluckor i stor skala, bortom ett enskilt team, rekommenderar jag att du utvecklar riktade handlingsplaner för att åtgärda identifierade luckor i medarbetarnas kompetens, till exempel utbildningsprogram eller utvecklingsmöjligheter. 

När du går igenom kompetensluckorna i olika roller och team bör du leta efter återkommande mönster. Behöver till exempel ditt kundframgångsteam utbildning i konflikthantering? Det låter som en utmärkt möjlighet för en kurs eller ett utvecklingsprogram i större skala, särskilt anpassat efter den gruppens behov.

Verktyg för kompetenskartläggning

Det finns idag en mängd olika verktyg för kompetenskartläggning som kan hjälpa organisationer att bedöma och kartlägga medarbetares kompetenser inom olika roller och team i nästan realtid, samt hjälpa till med dataanalys. Här är några exempel:

• HRSG – Det äldsta företaget inom kompetenskartläggning. HRSG är ett AI-baserat verktyg på expertnivå för kompetenskartläggning, analys av kompetensluckor och stöd för utveckling av kompetenser hos medarbetare som vill gå vidare i karriären. Som verktyg är det flexibelt och gör det möjligt att inkludera anpassade kompetenser i din kompetenskarta.
• AG5 – En renodlad programvara för kompetenshantering som har förtroende hos några av världens största flygbolag och tillverkare. AG5 stöder detaljerad kompetenskartläggning, inklusive säkerhets- och regelrelaterade kompetenser, och gör det möjligt för ledare att enkelt söka efter kompetenser i medarbetardatabasen för att identifiera personer i organisationen som passar för uppgiften. 
• MuchSkills – En plattform för talanghantering som stöder visualisering av individuella kompetenser och teamkompetenser samt en smidig sökfunktion för att identifiera vem i organisationen som har de kompetenser du söker. Med några få klick kan du se alla personer i organisationen som har kompetens inom en viss teknik, ett visst regelverk, ett visst kundbemötande eller liknande.
• iMocha – Ett AI-baserat bedömningsverktyg som hjälper organisationer att förstå sina medarbetares styrkor och svagheter för att identifiera möjligheter till intern rörlighet och fortsatt medarbetarutveckling.
• Skills Base – Programvara för kompetenskartläggning som är visuell och hjälper team att förstå, bedöma och agera utifrån kompetensdata. Skills Base är ett av de mest kompletta verktygen för kompetenskartläggning på marknaden och förstår direkt talangutveckling i relation till kompetenskartor, kompetensluckor och successionsplanering.
• TalentGuard – Ett verktyg för prestationshantering och kompetensbedömning som hjälper HR-team att engagera medarbetare genom lärandemöjligheter, inklusive coachning, utbildning och innehåll på begäran. 
• Cognology – Ett system för kompetenshantering som hjälper dig att förstå din nuvarande arbetsstyrka och identifiera externa kandidater för att fylla kompetensluckor. Cognology omfattar kompetensbedömningar, uppföljning och rapportering. 
• SoftExpert – En programvara för hantering av medarbetarutveckling, som enligt företaget självt möjliggör kompetenskartläggning, analys av kompetensluckor och planer för talangutveckling för att stödja medarbetarnas utveckling och successionsplanering i linje med företagets mål. 
• Augmentir – Inte ett renodlat verktyg för kompetenskartläggning och kompetenshantering, men kan uppnå dessa mål genom en av sina många moduler. Augmentir gör det möjligt att kartlägga och hantera kompetenser, men såvitt jag kan se är det utvecklat med roller inom tillverkning och fysisk drift i åtanke, inklusive kartläggning av säkerhets- och processkontrollrelaterade kompetenser! 
• Kahuna – Programvara för kompetenshantering som innehåller en visuell teambaserad matris som kopplar kompetenser till individer och lyfter fram luckor och utvecklingsmöjligheter med några få klick. Kahuna används av några av världens största organisationer och stöder olika roller, vyer och funktioner för HR-team, arbetsledare och chefer

Alla dessa programvarualternativ är sannolika kandidater för organisationer som vill kartlägga, sammanställa och visualisera de kompetenser som behövs i organisationen. 

Att hitta rätt programvaruverktyg för uppgiften är en mycket individuell process som börjar med organisationens mål för initiativet. 

Innan ni börjar använda programvaran bör du och ditt team vara överens om varför ni vill prova kompetenskartläggning och vilka resultat ni hoppas uppnå genom att använda en teknisk lösning för kompetenskartläggning som stöd för talangutveckling. 

Kontrollera också om ditt system för talanganskaffning har funktioner för kompetenskartläggning, eftersom några av de mer avancerade plattformarna ofta har det.

Låt oss kartlägga det! 

Att ta sig tid att arbeta med kompetenskartläggning hjälper till att upptäcka vägen mot hållbar tillväxt i organisationer och kommer att ge utdelning på lång sikt, eftersom du vet vilka talanger och kompetenser du har och vilka talanger och kompetenser du behöver skaffa i framtiden. 

Det hjälper dig att vidareutbilda teammedlemmar, och du kommer även att se ökat engagemang och ökad produktivitet.