Kvartalsvis prestationsbedömning: Så här gör du – guide och mall

Ett viktigt mål med kvartalsvisa prestationsöversyner är att anpassa kortsiktiga individuella mål till de övergripande affärsmålen (en viktig teknik för prestationsstyrning).

Målen kan förfinas eller anpassas utifrån förändrade prioriteringar, och genom att bedöma framstegen varje kvartal kan målen bli mer uppnåeliga. Det blir också enklare att följa framstegen.

Ett annat mål som är specifikt för kvartalsvisa översyner är att begränsa översynens fokus till de föregående tre månaderna.

Det innebär att översynerna blir mer taktiska och att frågorna i översynen fokuserar på nyligen uppnådda resultat och områden som kan förbättras. De ger en plattform för tätare uppföljningar och är ett mer proaktivt förhållningssätt till prestationsstyrning.

Vad som ska ingå i kvartalsvisa prestationsöversyner

Låter det bra hittills? Här är vad du bör ta upp i kvartalsvisa översyner.

Prestationsmått

Vi använder en blandning av olika typer av prestationsbedömningar, inklusive kvantitativa mått (t.ex. mål för försäljning/kundservice eller projektresultat) och kvalitativa faktorer (t.ex. lagarbete och problemlösningsförmåga) för att bedöma prestationen.

Några metoder för att mäta kvalitativa prestationer:

• Beteendeförankrade bedömningsskalor (BARS): Använd en prestationsskala som är förankrad i specifika beteenden för att konsekvent bedöma kvalitativa egenskaper.
• 360-graders återkoppling: Samla in återkoppling från olika källor för att få en heltäckande bild av medarbetarens prestation.
• Kompetensbaserade checklistor: Gå igenom en checklista över viktiga kompetenser med observerbara beteenden under bedömningarna.
• Projektresultat och fallstudier: Analysera projektresultat eller fallstudier för att bedöma bidrag inom områden som kreativitet och initiativförmåga.

Målanpassning

Granska och justera målen så att de överensstämmer med medarbetarens karriärambitioner och företagets strategiska prioriteringar.

Återkoppling och framåtsyftande återkoppling

Ge konstruktiv återkoppling på tidigare prestationer och erbjud framåtsyftande återkoppling, med fokus på konkreta förslag för framtida förbättringar.

Främja en öppen dialog

Vi utbildar våra chefer så att de kan ställa meningsfulla frågor som uppmuntrar teammedlemmarna att dela med sig av sina erfarenheter, farhågor och ambitioner. Exempel är ”Vilket stöd skulle hjälpa dig att nå dina mål?” och ”Vilka färdigheter vill du utveckla?”.

Identifiera möjligheter till professionell utveckling

Dessa genomgångar är ett tillfälle att identifiera utbildningar, certifieringar, utvecklande uppdrag eller mentorsmöjligheter som överensstämmer både med medarbetarens karriärmål och företagets behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Konkreta åtgärdspunkter

Avsluta genomgången genom att fastställa specifika och genomförbara steg som medarbetaren och chefen ska ta för att säkerställa framsteg under nästa kvartal. Åtgärdspunkterna kan omfatta nya uppgifter, justeringar av pågående projekt eller utvecklingsaktiviteter.

Så genomför du en kvartalsvis prestationsbedömning

En kvartalsvis prestationsbedömning följer en liknande struktur som en årlig bedömning, och Liz Lockhart har en utmärkt djupgående genomgång i sin artikel om att genomföra prestationsbedömningar.

Steg ett: Reflektera över teamets och medarbetarens prestationer

Eftersom du ska bedöma prestationerna under de föregående 3 månaderna bör detta steg ta mindre tid än vid en årlig bedömning.

Utöver höjdpunkter och mindre positiva aspekter av prestationerna ur chefens och medarbetarens perspektiv kan du även samla in 360-gradersåterkoppling från kollegor i teamet samt andra ledare och intressenter som känner till medarbetarens arbete.

Genom att be andra om ytterligare synpunkter kan du minska risken för partiskhet och skapa en mer heltäckande prestationsbedömning för teammedlemmarna.

Identifiera också eventuella utmaningar som dina direkt underställda medarbetare hade och fastställ vad som låg inom deras kontroll. Ta sedan fram några handlingsinriktade idéer för att hantera dessa utmaningar och skapa områden för förbättring. 

Leta efter områden där medarbetaren utvecklades under det föregående kvartalet och notera förbättringar inom de områden som väckte oro vid den senaste prestationsbedömningen. 

Steg två: Utforma din återkoppling utifrån förväntningarna på rollen

Genom att skapa en detaljerad översikt över de punkter du vill ta upp får du stöd under prestationsbedömningen.

I översikten bör du lyfta fram specifika prestationsmått från det föregående kvartalet (dessa mått bör baseras på förväntningarna på rollen).

Därefter kan du ge handlingsinriktad återkoppling som medarbetaren kan använda för att förbättra sina prestationer under nästa kvartal.

Om du samlade in synpunkter på prestationen från kollegor eller andra ledare bör du inkludera den informationen för att visa hur dina medarbetares prestationer påverkar andra i organisationen.

Steg tre: Förbered dig på att genomföra prestationsbedömningen

I detta steg skapar du en detaljerad översikt i den ordning du vill att samtalet ska följa, med hjälp av organisationens mall för prestationsbedömningar (om ni inte har någon kan du använda nedladdningen nedan).

Ett bra sätt att inleda samtalet är med positiv återkoppling, där du lyfter fram de värdefulla bidrag som personen har gjort till teamet under det senaste kvartalet. Du kan diskutera de delmål som personen har nått på vägen mot sina mål.

Därefter kan du övergå till konstruktiv återkoppling och utvecklingsmöjligheter, tillsammans med idéer om hur du planerar att stödja medarbetaren. Det är här du tar upp de handlingsinriktade återkopplingspunkterna.

Steg fyra: Genomför prestationsbedömningen

Använd din detaljerade översikt för att diskutera prestationsmåtten och ge handlingsinriktad återkoppling. 

Låt din direkt underställda medarbetare tala om sina prestationer under det senaste kvartalet och lyssna aktivt på det hen har att säga, även om du inte håller med om hens perspektiv. Om medarbetaren har genomfört en självutvärdering kan ni gå igenom den tillsammans nu.

Fråga din medarbetare vilka områden de anser att de behöver förbättra och diskutera eventuella skillnader i uppfattning. Den här delen av samtalet är avgörande för att bygga förtroende och låta dina medarbetare dela med sig av sina perspektiv. 

Ge sedan dina medarbetare tid att prata om sin karriärutveckling, inklusive vad de skulle vilja arbeta med under nästa kvartal. 

Fråga slutligen din medarbetare hur du kan stötta dem och be om eventuell feedback på din prestation som deras chef.

Jag har gått igenom det ganska snabbt, så jag föreslår att du läser Mariya Hristovas utmärkta artikel om bästa praxis för prestationsbedömningar för en mer djupgående genomgång.

Mall för prestationsbedömning

Hämta vår mall för prestationsbedömning!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Så övergår ni till kvartalsvisa prestationsbedömningar i organisationen

Att gå från årliga till kvartalsvisa prestationsbedömningar är en betydande förändring för alla organisationer och påverkar medarbetare på alla nivåer.

Nedan följer de steg som min organisation tog för att övergå från en årlig till en kvartalsvis cykel för prestationsbedömningar.

En kommentar om vår process och tidsplan: Vi använde samma verktyg för prestationshantering som vi redan hade på plats, vilket eliminerade behovet av teknisk implementering.

Vi behöll också mallen för prestationsutvärdering i stort sett oförändrad. Om vi hade gjort ändringar i den skulle det ha påverkat vår tidsplan avsevärt.

Säkra ledningens stöd

Precis som med alla initiativ behöver ni säkra ledningens stöd innan ni påbörjar övergången till kvartalsvisa prestationsbedömningar.

Vi tog fram ett beslutsunderlag att presentera för företagsledningen, som visade att kvartalsvisa bedömningar skulle effektivisera processen för prestationshantering för medarbetare på alla nivåer i organisationen, och lyfte fram fördelarna som anges ovan. 

I vår korta presentation betonade vi också att övergången skulle spara tid för cheferna och göra processen mindre betungande för alla medarbetare.

Efter att vi hade säkrat ledningens stöd identifierade vi några tidiga förespråkare i olika delar av verksamheten som kunde hjälpa oss att få bredare stöd i organisationen.

Kommunikation och förändringshantering

Vi började med att fastställa ett specifikt datum då de första kvartalsvisa bedömningarna skulle vara genomförda och arbetade sedan bakåt därifrån för att fastställa vår tidsplan och ta fram en robust plan för förändringshantering och kommunikation.

Med ett driftsättningsdatum i slutet av det första kvartalet påföljande år började vi arbetet under det andra kvartalet för att ta fram vår tidsplan och säkerställa att vi hade tillräckligt med tid för att genomföra förändringen på ett bra sätt. 

Vi arbetade med kommunikationen för att tydligt ange orsakerna till förändringen för både medarbetare och chefer. Vi använde flera plattformar för att förmedla informationen, bland annat e-post och vårt intranät, så att den skulle nå alla medarbetare.

I kommunikationen betonade vi fördelarna med mer frekvent feedback och hur detta överensstämde med företagets mål.

I kommunikationen till cheferna betonade vi särskilt att övergången till kvartalsvisa bedömningar inte skulle öka deras arbetsbelastning utan effektivisera processen. Vi visade också hur den skulle hjälpa dem att följa medarbetarnas framsteg mot målen. 

Utbildningstillfällen

Utöver kommunikationen till hela företaget tog vi fram utbildningsprogram för alla medarbetare och genomförde dem i 20 minuter långa Zoom-sessioner. 

Dessa utbildningstillfällen upprepade det som tagits upp i den tidigare kommunikationen och gav samtidigt medarbetare och chefer de verktyg och den information som behövdes för att framgångsrikt genomföra sin första kvartalsvisa bedömningscykel.

Vi erbjöd också ytterligare utbildning för chefer för att ge dem coachningsfärdigheter som kunde hjälpa dem att vägleda medarbetarna i deras yrkesmässiga utveckling. 

Som en del av utbildningen påminde vi cheferna om att ge feedback som är specifik, handlingsinriktad och fokuserad på förbättring.

Utvärdera och förbättra

Efter den första omgången av en kvartalsvis bedömningscykel är det ett bra tillfälle att samla in feedback om hur den fungerade. Du kan skicka ut en kort pulsmätning till alla medarbetare och chefer för att få deras perspektiv på vad som fungerade bra och vilka möjligheter till förbättring som finns.

Min organisation kommer att skicka ut separata pulsmätningar, en till chefer och en till alla medarbetare, för att be om feedback på hur den kvartalsvisa prestationsutvärderingen gick. Vi vill höra från organisationen för att säkerställa att processen fungerar smidigt och avgöra om några förändringar behöver göras. 

Vi kommer att anpassa pulsmätningen för att fråga om medarbetare och chefer kände sig förberedda och om de upplevde att processen gick smidigt för dem. 

Vi kommer också att be om feedback senare under året för att avgöra om de kvartalsvisa utvärderingscyklerna upplevs som mindre betungande än en årlig cykel. 

Bästa praxis för kvartalsvisa prestationsutvärderingar

Teknik och mall

Om ni inte redan gör det är mitt råd att använda programvara för prestationshantering för att effektivisera den kvartalsvisa utvärderingsprocessen. Programvaran ni redan använder kan sannolikt stödja en kvartalsvis utvärderingscykel. 

Vi fastställde i början av vår tidsplan att vår nuvarande programvara för prestationshantering kunde övergå till en kvartalsvis utvärderingscykel. Det skulle kunna göras ännu enklare om ni använder ett verktyg som erbjuder AI-funktioner för prestationsutvärderingar.

Oavsett om ni implementerar ny programvara eller inte är det nu ett bra tillfälle att se över er mall för prestationsutvärdering.

Ni kan behöva göra justeringar i er nuvarande mall för att anpassa den till en kvartalsvis utvärderingscykel. 

Avgör om era nuvarande mallar för självskattning och chefsbedömning passar era nya behov.

Målformulering och samordning

Ni bör samordna individuella mål och teammål med företagets övergripande mål. 

Uppmuntra chefer och medarbetare att sätta upp SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna) för varje kvartal. 

Att ta företagets övergripande mål och bryta ner dem till kvartalsvisa SMART-mål är ett bra sätt att säkerställa samordning. 

Det är viktigt att medarbetarna förstår hur deras individuella mål hänger ihop med företagets mål, och cheferna spelar en viktig roll i att hjälpa dem att förstå denna koppling. 

En kvartalsvis prestationsutvärderingscykel gör det möjligt att regelbundet se över och justera kortsiktiga mål så att de återspeglar förändrade prioriteringar i verksamheten. 

Främja en kultur av kontinuerlig feedback

Regelbundna prestationsutvärderingar bör bidra till att främja en kultur med mer kontinuerlig feedback.

Ni kan uppmuntra en företagskultur med kontinuerlig feedback även utanför formella utvärderingar genom att tillhandahålla kanaler för feedback i realtid, till exempel regelbundna avstämningar och plattformar för öppen kommunikation.

Regelbundna enskilda möten är utmärkta tillfällen att ge och ta emot feedback och gör det också enkelt att följa upp prestationen.

Andra värdefulla metoder för att samla in feedback från medarbetare omfattar enkäter, möten utan närmaste chef och avgångsintervjuer.

Ett annat bra sätt att skapa en kultur av kontinuerlig feedback är att regelbundet uppmärksamma och belöna önskade beteenden och goda prestationer – ni behöver inte vänta till prestationsutvärderingen. 

Frågor att ställa under kvartalsvisa utvärderingar

Med utgångspunkt i det jag sa ovan om att främja en öppen dialog kommer här några användbara frågor att ställa under en kvartalsvis utvärdering.

Målsamordning och framsteg

• "Hur känner du inför dina framsteg mot dina mål under det här kvartalet?"
• "Vilka hinder stötte du på när du arbetade mot dina mål, och hur övervann du dem?"

Styrkor och prestationer

• "Vilka prestationer under det här kvartalet är du mest stolt över?"
• "Vilka av dina styrkor har bidragit mest till dina framgångar på senare tid?"

Områden för förbättring

• "Vilka färdigheter eller områden skulle du vilja utveckla ytterligare?"
• "Var känner du att du kunde ha presterat bättre, och vilket stöd behöver du?"

Feedback och framåtsyftande återkoppling

• "Vilken feedback skulle du ge dig själv utifrån dina prestationer under det här kvartalet?"
• "Vad kan jag som chef göra för att ge dig bättre stöd under nästa kvartal?"

Professionell utveckling

• "Finns det några utbildnings- eller utvecklingsmöjligheter som du skulle vilja ta del av?"
• "Vilka färdigheter eller erfarenheter skulle hjälpa dig att uppnå dina långsiktiga karriärmål?"

Arbetsmiljö och välbefinnande

• "Vad tycker du om din nuvarande arbetsbelastning och balansen mellan arbete och privatliv?"
• "Har du några förslag på hur vi kan förbättra teamets arbetsflöde eller processer?"

Framtida mål och förväntningar

• "Vilka mål skulle du vilja sätta upp för nästa kvartal, och varför?"
• "Hur ser du på att din roll utvecklas under det kommande året, och vilka steg kan vi ta för att hjälpa dig att nå dit?"

Teamsamarbete och relationer

• "Hur skulle du beskriva ditt samarbete med teamet under det här kvartalet?"
• "Finns det någon du skulle vilja arbeta närmare med, eller någon teamdynamik du skulle vilja förbättra?"

Få mer inspiration i vår lista över frågor vid prestationsutvärdering och fraser för prestationsutvärdering.

Kvartalsvisa utvärderingar främjar en mer dynamisk prestationshantering

Kvartalsvisa prestationsutvärderingar är en växande trend inom prestationshantering som representerar en progressiv förskjutning mot ett mer dynamiskt och proaktivt arbetssätt för prestationshantering.

Organisationer kan främja en kultur av kontinuerlig feedback och förbättring, öka medarbetarnas tillfredsställelse och bidra till verksamhetens övergripande framgång.

Effektiv kommunikation, förändringsledning och utbildningstillfällen är viktiga delar av en lyckad övergång och säkerställer att både medarbetare och chefer förstår orsakerna till förändringen och har de verktyg som krävs för en smidig övergång.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People

För ytterligare vägledning om prestationshantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.