Mall och guide för prestationsförbättringsplan

I grunden är en PIP både ett formellt verktyg för ansvarsskyldighet och en vägledning för förbättring. Den ger medarbetare en rättvis möjlighet att förstå förväntningarna, vidta åtgärder och visa framsteg, samtidigt som den hjälper arbetsgivare att hantera problem med prestationer och kompetensbrister på ett transparent och konsekvent sätt.

Fördelar med en plan för prestationsförbättring

PIP:er hjälper teammedlemmar att förstå att deras nuvarande prestationer inte motsvarar förväntningarna och är ibland ett sista försök att få medarbetare på rätt spår innan uppsägning.

Detta är en normal del av processen för prestationshantering, men en PIP bör aldrig komma som en överraskning om den används som en korrigerande åtgärd.

I andra fall kan PIP:er användas på ett helt annat sätt, med fokus på medarbetarutveckling för att förbereda medarbetaren för en ny roll i företaget. 

I dessa fall betraktas en PIP inte som disciplinär och innehåller ingen information om nästa steg om PIP:en inte blir framgångsrik. Dessa fall är mycket mindre vanliga än disciplinära PIP:er som rör åtgärder.

Potentiella fördelar med att använda en PIP är bland annat:

Förtydligar förväntningarna

En PIP beskriver tydligt prestationsstandarder och förväntningar och hjälper medarbetare att förstå eventuella prestationsgap och vad som krävs för att lyckas.

Ger strukturerat stöd

Den erbjuder specifik vägledning och resurser, såsom utbildning eller mentorskap, för att hjälpa medarbetare att hantera prestationsproblem och kompetensbrister.

Förbättrar prestationerna

Genom att fokusera på mätbara mål och tillhandahålla en vägledning för förbättring kan PIP:er leda till bättre individuella prestationer och teamprestationer.

Uppmuntrar medarbetarutveckling

Planen kan hjälpa medarbetare att identifiera områden för utveckling och tillväxt, vilket leder till förbättrade färdigheter och karriärutveckling.

Ökar medarbetarengagemanget

När en PIP hanteras på ett positivt sätt kan den visa att organisationen satsar på medarbetarens framgång, vilket potentiellt kan öka motivationen och engagemanget.

Minimerar juridiska risker

Att dokumentera prestationsproblem och insatser för att stödja förbättring kan skydda organisationen om uppsägning blir nödvändig och minska de juridiska riskerna.

Minskar kostnaderna för personalomsättning

Att behålla och förbättra en medarbetare som underpresterar är ofta mer kostnadseffektivt än att anställa och utbilda en ersättare.

Vad ska ingå i en PIP?

En plan för prestationsförbättring (PIP) bör innehålla följande centrala delar:

Specificera prestationsbrister

Identifiera tydligt de områden där medarbetarens prestationer inte håller måttet. Ge konkreta exempel, såsom missade tidsfrister, låg produktivitet eller specifika beteenderelaterade problem.

Mål för förbättring

Fastställ mätbara och uppnåeliga mål som medarbetaren behöver nå för att förbättra sina prestationer. 

Dessa mål bör vara specifika, tidsbundna och kopplade till de identifierade prestationsproblemen (t.ex. ”öka försäljningen med 20 % inom 60 dagar” eller ”klara alla projektets tidsfrister under de kommande tre månaderna”).

Handlingsplan

Redogör för de steg som medarbetaren bör vidta för att förbättras. Det kan omfatta utbildningsprogram, mentorssessioner, förändringar i arbetsprocesser eller andra relevanta aktiviteter. Planen bör också ange vem som kommer att tillhandahålla stöd eller resurser.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Stöd och resurser

Lista de stödmekanismer som är tillgängliga för medarbetaren, till exempel coachning, utbildning eller tillgång till verktyg och resurser som kan hjälpa hen att lyckas.

Detta visar arbetsgivarens åtagande att hjälpa medarbetaren att förbättras.

Tidsramar och delmål

Ange en tydlig tidsram för PIP:en, vanligtvis 30, 60 eller 90 dagar, med delmål däremellan för att följa upp utvecklingen med regelbundna intervall, till exempel vid avstämningar varje eller varannan vecka.

Utvärderingskriterier

Definiera hur framgång kommer att mätas. Dessa kriterier bör vara objektiva och kvantifierbara samt kopplade till de mål som anges i PIP:en. 

Exempelvis kan mätvärden omfatta uppnådda försäljningsmål, minskade felfrekvenser eller förbättrade resultat för kundnöjdhet.

Konsekvenser av att inte nå målen

Förklara de möjliga utfallen om medarbetaren inte uppnår PIP:ens mål. Det kan innebära att PIP:en förlängs, att medarbetaren omplaceras till en annan roll eller att anställningen eventuellt avslutas.

Underskrifter och bekräftelse

Inkludera utrymme för både chefen och medarbetaren att underteckna dokumentet och bekräfta att de har gått igenom och förstått PIP:en. Detta bidrar till att säkerställa ansvarstagande och ömsesidig förståelse.

Använda SMART-mål i planer för prestationsförbättring

Att fastställa effektiva mål är en av de mest kritiska delarna i en plan för prestationsförbättring. Utan tydliga förväntningar och mätbara resultat är det svårt för medarbetaren att lyckas – eller för chefer att bedöma utvecklingen på ett rättvist sätt.

Därför anses det vara bästa praxis att införliva SMART-kriterierna i PIP-målen. SMART står för Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Relevanta och Tidsbundna, och detta ramverk säkerställer att varje mål i planen är tydligt, genomförbart och anpassat till verksamhetens behov.

Vad innebär SMART i samband med en PIP?

Specifika
Målen bör tydligt ange vad medarbetaren behöver förbättra. Undvik vaga formuleringar som ”vara mer proaktiv” och fokusera i stället på konkreta beteenden eller resultat.
Exempel: Svara på alla kunders e-postmeddelanden inom en arbetsdag.

Mätbara
Målet måste kunna följas upp. Inkludera mätvärden eller riktmärken som gör det möjligt för både chefen och medarbetaren att utvärdera framgång.
Exempel: Öka de månatliga resultaten för kundnöjdhet från 3,2 till minst 4,0.

Uppnåeliga
Målen bör vara realistiska utifrån medarbetarens roll, resurser och tidsram. Alltför ambitiösa mål kan leda till frustration eller misslyckande.
Exempel: Minska fel vid orderregistrering med 50 % under de kommande 30 dagarna med stöd av en checklista för kvalitetssäkring.

Relevanta
Målen måste överensstämma med medarbetarens huvudsakliga ansvarsområden och stödja bredare mål för teamet eller företaget.
Exempel: Förbättra noggrannheten i den ekonomiska rapporteringen för att stödja bokslutet med färre korrigeringar.

Tidsbundna
Varje mål i en PIP bör innehålla en tydlig tidsfrist eller granskningsperiod. Detta skapar ansvarstagande och ger båda parter en gemensam tidsplan för förbättringen.
Exempel: Slutför alla tilldelade utbildningsmoduler innan förbättringsperioden på 45 dagar löper ut.

Varför SMART-mål förbättrar resultaten av PIP:er

Att använda SMART-mål i PIP:er bidrar till att skapa ömsesidig tydlighet och minskar oklarheten kring vad ”framgång” innebär. Det skyddar också organisationen genom att visa att medarbetaren fick en strukturerad och rättvis möjlighet att förbättras.

När målen är vaga eller orealistiska kan samtal om prestationer bli subjektiva och leda till bristande samsyn. SMART-mål ger en neutral och objektiv grund för coachning, återkoppling och slutliga beslut om anställningsstatus om utveckling inte sker.

Vem ansvarar för att genomföra en PIP?

Det huvudsakliga ansvaret för att genomföra en plan för prestationsförbättring (PIP) ligger vanligtvis på medarbetarens närmaste chef eller arbetsledare. 

Även om den närmaste chefen har den mest framträdande rollen är ett samarbete mellan HR och medarbetaren avgörande för PIP:ens framgång​.

Så här bidrar de olika rollerna:

Chef eller arbetsledare

• Initierar PIP-planen: Chefen identifierar bristande prestation och utformar PIP-planen med specifika mål, åtgärder, tidsramar och kriterier för framgång.
• Övervakar framstegen: Det är chefens ansvar att genomföra regelbundna avstämningar för att följa medarbetarens förbättringar, ge feedback och göra nödvändiga justeringar av planen.
• Ger stöd: Chefen säkerställer att medarbetaren har tillgång till nödvändiga resurser, såsom utbildning eller mentorskap, för att uppnå målen i PIP-planen.
• Utvärderar resultaten: I slutet av PIP-perioden bedömer chefen om medarbetaren har uppnått målen.

Personalavdelningen

• Vägledning och tillsyn: Personalavdelningen kan ge råd om hur PIP-planen ska utformas för att säkerställa att den överensstämmer med företagets policyer och lagkrav.
• Dokumentation: Personalavdelningen säkerställer att PIP-processen dokumenteras korrekt, vilket är viktigt om ytterligare disciplinära åtgärder blir nödvändiga.
• Stöd till chefer och medarbetare: Personalavdelningen kan erbjuda resurser eller ytterligare utbildning till både chefen och medarbetaren för att underlätta PIP-processen.

Medarbetaren

• Aktivt deltagande: Medarbetaren ansvarar för att delta aktivt i PIP-processen, vidta nödvändiga åtgärder för att uppnå de angivna målen och kommunicera eventuella utmaningar.

Olika typer av prestationsförbättringsplaner

Det finns flera olika typer av prestationsförbättringsplaner som kan användas för att förbättra en medarbetares arbetsprestation. Generellt är dessa planer antingen korrigerande eller disciplinära, eller inriktade på medarbetarens utveckling.

Typerna av planer omfattar: 

1. Korrigerande åtgärdsplan—denna typ av plan innebär att prestationsnivåer identifieras och hanteras genom utbildning, coachning och/eller disciplinära åtgärder.

2. Utvecklingsplan—denna typ av plan fokuserar på att ge medarbetare uppnåelig utbildning och utvecklingsmöjligheter som är kopplade till deras nuvarande roller eller förbereder dem för potentiella framtida roller inom organisationen.

3. Karriärutvecklingsplan—denna typ av plan fokuserar på att hjälpa medarbetare att utveckla de färdigheter som behövs för att avancera inom den valda karriärvägen. 

Författarens tips

Utvecklings- och karriärinriktade prestationsförbättringsplaner förknippas vanligtvis inte med disciplinära åtgärder. Var därför försiktig med att kalla dem PIP-planer!

 

Socialt sett är det svårt för medarbetare att skilja mellan disciplinära och icke-disciplinära PIP-planer.

 

Prova ett alternativt namn, till exempel ”utvecklingsplan” eller ”prestationsplan för nästa nivå”. Ett annat namn innebär att medarbetaren inte behöver försvara att planen inte är disciplinär och kan tala om den med större självförtroende.

Följande information i denna artikel fokuserar på en disciplinär PIP-plan, eftersom sådana planer är de vanligaste och mest kritiska att genomföra enligt korrekta rutiner.

Fortsätt läsa här om du vill lära dig mer om disciplinära och prestationsrelaterade PIP-planer.

Varför placera någon på en PIP-plan?

Prestationsförbättringsplaner införs vanligtvis när någon inte uppfyller förväntningarna på arbetet i sin nuvarande roll.

Av egen erfarenhet finns det några anledningar till att man skulle placera någon på en PIP-plan: 

Bristande prestation

Medarbetaren presterar inte i sin roll och dina tidigare försök att korrigera beteendet har inte varit framgångsrika. 

Den här personen behöver en sista varning med tydlig dokumentation och kända konsekvenser, som vanligtvis omfattar uppsägning eller degradering. 

Detta är en mer omfattande anledning till att införa en PIP-plan, men ofta är det inte bara en enda sak som inte går enligt planen när en medarbetare har nått den punkt där en PIP-plan krävs. 

Oprofessionellt eller olämpligt beteende

Om medarbetaren har uppvisat oprofessionellt eller olämpligt beteende kan en PIP-plan införas för att hjälpa medarbetaren att förstå och hantera problemet. 

Självklart kan vissa former av oprofessionellt och olämpligt beteende utgöra grund för omedelbar uppsägning. 

Oförmåga att följa standardiserade rutiner

Om någon konsekvent visar en oförmåga att följa organisationens standardprocedurer kan en PIP ge vägledning om hur dessa processer ska följas korrekt och beskriva vad som kommer att hända om processerna fortsätter att inte följas.

Hög frånvaro/låg produktivitet

Om någon kontinuerligt har visat hög frånvaro och/eller påverkar verksamheten negativt på grund av låg produktivitet eller överlag skapar mer problem än värde i organisationen.

Oavsett den bakomliggande orsaken bör beslutet att placera någon på en PIP inte fattas lättvindigt, eftersom det sannolikt kommer att förändra relationen mellan medarbetaren och chefen oavsett resultatet av PIP:en. 

När någon placeras på en PIP börjar personen ofta söka annat arbete och kan lämna organisationen innan PIP:en är slutförd, särskilt om personen inte anser att PIP:en är rimlig eller att det är enkelt eller realistiskt att uppnå framgång.

PIP:er är ofta det sista steget i prestationshanteringen innan en medarbetare med bristande prestation sägs upp.

Enligt Mark Carey, delägare på en arbetsrättsbyrå, är det ”bara omkring 5–10 % av PIP:erna som leder till att medarbetaren stannar kvar” på företaget, så använd detta verktyg med försiktighet!

Är en prestationsförbättringsplan en disciplinär åtgärd?

En PIP är inte nödvändigtvis en disciplinär åtgärd, men den kan upplevas så av medarbetare.

Även om syftet är att stödja förbättring kan den också fungera som dokumentation om ytterligare disciplinära åtgärder, som uppsägning, blir nödvändiga om prestationen inte förbättras.

Organisationer ser den ofta som ett sista försök att hjälpa medarbetare att lyckas innan de överväger allvarligare konsekvenser. 

Om den däremot inte kommuniceras på ett bra sätt kan medarbetare uppfatta den som ett förebud om disciplinära åtgärder.

Så skapar du en prestationsförbättringsplan

Som jag sa bör PIP:er användas med försiktighet. För att vara effektiv måste du utforma en plan som är genomförbar, anpassad efter individens eller teamets roll och mål samt säkerställer att teammedlemmen får rätt stöd under hela processen.

Detta kan göras i några enkla men viktiga steg.

Steg 1: Överväg om en PIP är lämplig

Det första steget när du skapar en PIP är att bekräfta att det är rätt verktyg för situationen. En PIP ska aldrig komma som en överraskning.

Teammedlemmen bör redan ha fått återkoppling och coachning från sin chef (ofta många gånger) angående de problem som nu måste hanteras i en PIP.

Om du är en chef som ännu inte har diskuterat prestationen med den teammedlem som du vill placera på en PIP är det ännu inte dags att använda en PIP.

Om teammedlemmen som du överväger att placera på en PIP är nyare i organisationen bör du reflektera över personens introduktion (fick personen tillräcklig utbildning? Skulle ytterligare utbildning lösa problemet?). 

Det första steget för att införa en PIP är att först ha ett samtal med teammedlemmen om prestationen och dina förväntningar, och alltid följa upp med ett e-postmeddelande för att dokumentera samtalet och bekräfta dina förväntningar (HR kommer att uppskatta detta).

När dina samtal och uppföljningar har visat sig vara resultatlösa över tid är det rätt att överväga att använda en PIP.

Det finns vissa undantag från denna regel, men det gäller vanligtvis olämpligt beteende – du kommer att känna igen dessa situationer när de uppstår, eftersom de är uppenbara (på ett negativt sätt). 

Håll din HR-representant informerad under hela processen. Din begäran som chef om att placera en medarbetare på en PIP bör inte heller komma som en överraskning för HR. 

Steg 2: Skapa planen

Det första verkligt dokumenterade steget när någon ska placeras på en PIP är att prata med din HR-representant om personens prestation, dina tidigare försök att ge återkoppling och coacha medarbetaren samt varför du anser att det nu är dags att placera teammedlemmen på en PIP.

Att ge konstruktiv återkoppling är avgörande för medarbetarens utveckling. För att säkerställa att din återkoppling både får genomslag och motiverar kan du använda exempel på formuleringar för prestationsbedömningar för att anpassa ditt budskap och uppnå positiva resultat.

HR bör bekräfta din begäran och förhoppningsvis tillhandahålla en mall för PIP:en som är specifik för din organisation och godkänd av företagets jurister inom arbetsrätt. 

Skriv och överlämna inte en PIP utan att involvera företagets HR-representant. Om det görs felaktigt och medarbetaren drabbas av någon skada kan du bli personligt ansvarig. Rådgör med företagets HR-representant och/eller företagsjurist.

Om du har turen att få en mall från din HR-representant ska du börja där och inte använda alternativa mallar – anpassa dig alltid efter din organisation. Om det inte finns någon tillgänglig kan du ladda ner mallen i slutet av artikeln.

Gå igenom mallen tillsammans med din HR-representant och se till att du förstår vad som förväntas dokumenteras i varje del av mallen. Därefter är det vanligtvis du som chef som ska skapa den dokumenterade planen i mallen.

PIP-mallar innehåller vanligtvis följande avsnitt, som alla kräver dina synpunkter som chef: 

• Områden som ger anledning till oro—vad fungerar inte? Vad hände? Använd om möjligt mätetal och data.
• Observationer, tidigare diskussioner och vägledning—vad du hittills har sett och gjort åt saken.
• Förväntningar eller prestationsmål—vad som förväntas i relation till områdena som ger anledning till oro och arbetsrollen, till exempel mätetal, beteenden, resultat, projektleveranser med mera (var specifik).
• Rekommenderade förändringar—vad du förväntar dig att medarbetaren ska förändra för att uppfylla förväntningarna som anges i planen och arbetsrollen.
• Resurser—vad medarbetaren har till sitt förfogande för att uppfylla planens och rollens förväntningar.
• Stöd från ledningen—vad chefen kommer att göra för att stödja medarbetaren i dennes förbättringsplan.
• Avstämningar av framsteg—när ska chefen och medarbetaren specifikt prata om PIP:en i framtiden? Hur ska medarbetarens framsteg följas upp?
• Tidsplan och milstolpar—hur länge gäller PIP:en och när ska den vara avslutad? 30, 60 eller 90 dagar är vanligt. Jag föredrar 60 dagar eftersom det är tillräckligt lång tid för att se en förändring, men tillräckligt kort för att det inte ska kännas som att det pågår för evigt. 
• Förväntningar och konsekvenser under PIP-perioden—vilka förväntningar på uppförande och vilka konsekvenser gäller under PIP-perioden? Är de förändrade? Ange konsekvenserna (ofta upp till och inklusive uppsägning).
• Bekräftelse—se alltid till att medarbetaren, chefen och HR-representanten undertecknar dokumentet efter att det har överlämnats till medarbetaren. Dokumentet anses inte vara färdigställt och överlämnat förrän underskrifterna har kommit in. 

När du skapar en PIP ska du granska arbetsbeskrivningen för den medarbetare som inte presterar tillräckligt och se till att det du ber personen att göra är tydligt beskrivet samt att personen har haft tillräckligt med tid i rollen för att lära sig hur man lyckas. 

Du kommer att använda arbetsbeskrivningen i själva PIP:en, så ha den till hands!

Fundera över hur medarbetaren uppfyller respektive inte uppfyller prestationsförväntningarna och reflektera över om du kan identifiera grundorsakerna till problemet. 

Var beredd att beskriva de specifika delar av personens arbetsinsats och beteenden som bidrar positivt till ett effektivt arbete och de som inte gör det. 

Granska personens senaste prestationsbedömning och leta efter specifika tillfällen då du tidigare gav återkoppling, coachning eller vägledning i de frågor som har fått dig att skriva en PIP. Fundera på om medarbetarens bristande arbetsprestation går att mäta och se i så fall till att personen känner till prestationsmätningen.

Medarbetare som har det svårt är ofta medvetna om att de presterar sämre än förväntat, särskilt när deras chef har gett återkoppling längs vägen. 

Tydlig kommunikation kring förväntningarna är avgörande för att säkerställa att en PIP inte kommer som en överraskning och att medarbetarna kan samarbeta med cheferna för att skapa en effektiv förbättringsplan. 

Om en medarbetare blir överraskad eller beskriver att PIP:en kommit helt oväntat ska du se det som ett varningstecken och omedelbart diskutera det med din HR-representant. 

När du har gått igenom alla dessa punkter noggrant ska du dokumentera PIP:en skriftligt. Du kan prova vår PIP-mall som utgångspunkt, men gå naturligtvis alltid igenom den med din HR-representant och/eller företagets juridiska rådgivare. 

Steg 3: Förklara planen för medarbetaren

När du har skrivit PIP:en ska du gå igenom den med din HR-representant, göra eventuella nödvändiga ändringar eller förtydliganden och prata igenom hur du och HR-representanten ska samarbeta för att överlämna PIP:en till medarbetaren på plats eller via ett videosamtal.

Enligt min personliga uppfattning är det bäst när chefen och den som har skrivit PIP:en presenterar den för medarbetaren med stöd av och närvaro från HR under hela samtalet.

Det är viktigt att HR närvarar under detta samtal som vittne och för att signalera till medarbetaren att detta är en allvarlig fråga med verkliga konsekvenser.

Ofta räcker själva närvaron av HR i ett samtal om prestation för att hjälpa en medarbetare att vakna upp och inse att det personen gör inte fungerar och att en förändring krävs. 

Du kan få höra en medarbetare säga: ”Kommer jag att få sparken?” så snart personen ser HR i rummet.

Om det händer ska du lugnt svara: ”Nej, vi är här för att diskutera din prestation och genomföra en förbättringsplan.” Raka, enkla och faktabaserade svar kommer att vara till din hjälp när samtalet fortskrider.

När du inleder samtalet ska du rama in diskussionen och gå igenom varje del av dokumentet som du förberett i förväg (dela ut en utskriven kopia till alla som är närvarande på plats och/eller dela skärm om det är ett videosamtal). Håll dig till dokumentet så mycket du kan. Om du har förberett dig väl kan du nästan läsa igenom det rad för rad. 

Genom att hålla dig till dokumentet ser du till att allt ni pratar om dokumenteras, och medarbetaren kan hänvisa till dokumentet senare när hen minns samtalet och försöker bearbeta det som hände (det blir ofta en suddig eller oklar tidsperiod på grund av kroppens naturliga reaktion på hot eller chock, så håll dig till manus!).

När du avslutar samtalet där du överlämnar PIP:et ska du se till att medarbetaren förstår att hen kommer att få en kopia av det presenterade dokumentet och att hen måste underteckna dokumentet för att bekräfta:

1. Att hen har tagit emot det
2. Att det har diskuterats med hen
3. Att hen förstår innehållet och de korrigerande åtgärder som krävs, samt bekräftar att hen är medveten om de potentiella konsekvenserna av att inte följa planen.

Ange ett sista datum för underskriften, vanligtvis inom tre dagar. 

Du kan också överväga att skicka hem medarbetaren eller låta hen vara ledig resten av dagen efter att du har överlämnat ett PIP, eftersom det kan vara en ganska känslomässig process. 

Steg 4: Följ upp utvecklingen

Efter att du har överlämnat PIP:et kommer det säkert att kännas lite konstigt – kanske till och med spänt.

Som medarbetarens chef är du engagerad i hens prestation och förbättring. Förmedla detta till medarbetaren och försök återgå till ett positivt, utvecklingsinriktat tankesätt.

De mest framgångsrika planerna som jag har upplevt var sådana där medarbetaren sökte hjälp hos nära kollegor eller mentorer för att uppnå målen i sitt PIP.

Under hela PIP-perioden är regelbundna avstämningar mellan chefen och medarbetaren samt mellan chefen och HR-representanten avgörande för att underlätta en effektiv prestationshanteringsprocess. 

Var aktiv när det gäller att mäta och följa upp utvecklingen. Som chef är det här inte rätt tid att luta sig tillbaka och se om medarbetaren kan förändras; du måste delta i hens utveckling.

Kom ihåg de resurser och det chefsstöd som dokumenterats i planen. Det är ditt ansvar att se till att du uppfyller din del av överenskommelsen (och ja, det kan få juridiska konsekvenser om du inte gör det). 

Jag föreslår att du åtar dig att gå igenom PIP-dokumentationen direkt med medarbetaren varannan vecka, utöver de (förhoppningsvis) veckovisa enskilda samtal som du redan håller.

Det gör det möjligt att låta vissa samtal direkt omfatta PIP:et och andra inte. 

Skapa en regelbundenhet som håller medarbetaren engagerad och får hen att tänka på sin utveckling, utan att hålla PIP-dokumentet över hens huvud i varje interaktion under PIP-perioden. Om ditt dokument innehåller särskilda krav på godkännande av uppföljningar ska du se till att de dokumenteras korrekt.

När du följer upp utvecklingen ska du påpeka det om saker och ting inte förändras eller om du ser en negativ förändring hos medarbetaren. Fråga medarbetaren hur hen tycker att utvecklingen mot målen i PIP:et går.

Ha ärliga samtal om hur det går – det kommer att hjälpa när ni närmar er slutet, särskilt om konsekvenser blir nödvändiga.

I vissa fall kan du råka ut för en oväntad situation där medarbetaren säger att hen helt enkelt inte vill genomföra PIP:et eller fortsätta i rollen.

Om detta händer ska du ändra tonen i samtalet något och inta ett mer rådgivande förhållningssätt samt bekräfta att medarbetaren omfattas av ett PIP med ett slutdatum.

Om prestationsmålen inte uppnås senast på slutdatumet kommer medarbetaren att drabbas av konsekvenser, upp till och inklusive uppsägning.

Informera därefter din HR-representant om den mindre förändringen i händelseförloppet och rådgör med hen om vad som är bäst att göra härnäst.

Genom att agera på det här sättet fortsätter du att hantera prestationen och har grund för att avsluta medarbetarens anställning när PIP:et löper ut, men det kan också finnas en bättre väg antingen inom eller utanför organisationen – samarbeta med HR, de kan hjälpa till.

Steg 5: Bedöm alternativen

Om medarbetaren har uppnått målen:
Fira prestationen. Bekräfta den insats som krävdes för att förbättras och återför medarbetaren till din ordinarie process för prestationshantering. Erkännande – oavsett om det sker genom ett enskilt samtal, en skriftlig bekräftelse eller planering av nästa steg – bidrar till att förstärka den positiva utvecklingen och höja moralen.

Om utveckling har skett men målen inte har uppnåtts helt:
Du kan överväga att förlänga PIP:et om det finns en tydlig väg framåt. Anpassa tidsramar eller förväntningar efter behov och dokumentera beslutet med HR:s synpunkter.

Om målen inte uppnåddes:
Träffa HR för att gå igenom hela processen, inklusive den feedback som getts och den coachning som erbjudits. Om beslutet är att avsluta anställningen ska du följa organisationens rutiner för uppsägning och avslut av anställning. Detta bör innefatta ett avslutande samtal med HR, chefen och den anställda, och måste hanteras varsamt och med juridisk tillsyn.

Oavsett resultat ska du alltid dokumentera slutsatsen av PIP:en och upprätthålla en tydlig och respektfull kommunikation genom hela processen. Målet är inte bara att hantera prestationer, utan också att stödja en rättvis och transparent process som överensstämmer med företagets värderingar.

Tips för en framgångsrik PIP

Jag inser att jag har tagit upp mycket information ovan, så här kommer en sammanfattning av tipsen för en framgångsrik PIP:

1. Tydlig målsättning

• Definiera specifika och uppnåeliga mål med tydliga prestationsmått. Se till att målen är mätbara och tidsbegränsade så att framstegen kan bedömas korrekt.

2. Samarbeta med den anställda

• Involvera den anställda i utformningen av PIP:en för att säkerställa att personen förstår förväntningarna och känner sig engagerad i processen. Ta reda på vilket stöd personen kan behöva för att lyckas.

3. Ge regelbunden feedback

• Planera in täta avstämningar för att diskutera framsteg, utmaningar och justeringar. Kontinuerlig feedback hjälper den anställda att hålla kursen och ger möjlighet att hantera problem när de uppstår.

4. Erbjud resurser och stöd

• Identifiera den utbildning, handledning eller andra resurser som behövs för att hjälpa den anställda att förbättras. Tillhandahåll de verktyg och den vägledning som krävs för att stödja personens utveckling.

5. Dokumentera allt

• För detaljerade anteckningar över PIP-processen, inklusive möten, feedback och uppdateringar om framsteg. Detta är viktigt för att skydda både organisationen och den anställda genom att säkerställa transparens.

6. Fokusera på positiv förstärkning

• Uppmärksamma förbättringar och fira små framgångar längs vägen. Positiv förstärkning kan öka motivationen och uppmuntra till fortsatta framsteg.

7. Sätt realistiska tidsramar

• Fastställ en tidsram som ger den anställda tillräckligt med tid att visa förbättringar. Var flexibel vid behov, men se till att det finns ett tydligt slutdatum för att utvärdera resultatet.

8. Var objektiv och stöttande

• Ta dig an PIP:en med ett konstruktivt förhållningssätt och fokusera på utveckling snarare än bestraffning. Var empatisk och undvik att få den anställda att känna sig utpekad.

9. Förbered dig på olika resultat

• Även om målet är förbättring ska du vara beredd att vidta lämpliga åtgärder om den anställda inte uppnår PIP-målen, oavsett om det innebär att PIP:en förlängs, omplacering eller uppsägning.

Exempel på prestationsförbättringsplaner

Exempel 1: Försäljningsresultat

Problem: Den anställda har inte nått sina försäljningsmål under de senaste tre månaderna.

Mål:

• Öka månadsförsäljningen med 20 % inom tre månader.
• Uppnå minst 10 nya kundförvärv per månad.

Åtgärder:

• Delta i en försäljningsutbildning med fokus på förhandlingsfärdigheter under den första månaden.
• Planera in veckovisa individuella möten med försäljningschefen för att diskutera strategier och framsteg.
• Ringa minst 30 utgående samtal per dag till potentiella kunder.

Tidsram: Tre månader

Kriterier för framgång:

• Försäljningsmålen nås eller överträffas under två månader i följd.
• Antalet nya kunder uppgår till målet på 10 per månad.

---

Exempel 2: Kundtjänstens kvalitet

Problem: Den anställde har fått flera klagomål på dålig kundservice.

Mål:

• Minska antalet kundklagomål till noll inom de kommande 60 dagarna.
• Uppnå ett kundnöjdhetsbetyg på 4,5/5 eller högre.

Åtgärder:

• Slutföra en utbildning i kundservice inom de kommande 30 dagarna.
• Följa en högpresterande kundtjänstmedarbetare under tre dagar.
• Genomföra den feedback som framkommer i de veckovisa kvalitetsgranskningarna.

Tidsram: 60 dagar

Framgångskriterier:

• Inga kundklagomål under 60-dagarsperioden.
• Ett kundnöjdhetsbetyg på 4,5 eller högre i enkäter efter samtal.

---

Exempel 3: Projektledningsprestation

Problem: Den anställde missar konsekvent projektens tidsfrister.

Mål:

• Hålla 100 % av tidsfristerna för de tre kommande projekten.
• Förbättra färdigheterna inom projektplanering för att identifiera risker och minska förseningar.

Åtgärder:

• Delta i en workshop om tidshantering och projektplanering.
• Använda ett projektledningsverktyg för att följa upp uppgifter och tidsfrister, med veckovisa uppdateringar till chefen.
• Ta fram en riskbedömningsplan för kommande projekt.

Tidsram: Tre månader

Framgångskriterier:

• Alla projektens tidsfrister hålls för de angivna projekten.
• Dokumenterad förmåga att förutse och hantera potentiella projektrisker.

---

Exempel 4: Närvaro och punktlighet

Problem: Den anställde har ett återkommande mönster av att komma sent eller vara frånvarande från arbetet.

Mål:

• Komma i tid till varje schemalagt arbetspass under de kommande 90 dagarna.
• Meddela i förväg om planerad frånvaro.

Åtgärder:

• Ställa in dagliga påminnelser för att förbereda sig inför arbetsdagen.
• Lämna in en veckorapport med uppföljning av ankomsttider.
• Delta i en workshop om tidshantering.

Tidsram: 90 dagar

Framgångskriterier:

• 100 % punktlig närvaro under 90-dagarsperioden.
• Ingen oplanerad frånvaro utan föregående godkännande.

Juridiska och etiska överväganden vid utformning av en plan för prestationsförbättring

Att hantera planer för prestationsförbättring kan vara en komplex och skrämmande uppgift för både chefer och anställda.

Det är viktigt att säkerställa att alla berörda parter är väl informerade om förväntningarna, målen och rättigheterna i PIP-processen för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande och slutförande.

Vid utformningen av en plan för prestationsförbättring är det viktigt att ha vissa centrala detaljer i åtanke, såsom:

1. Skyddade grupper—säkerställ att alla teammedlemmar behandlas rättvist och med respekt, oavsett ras, kön, etnicitet eller någon annan skyddad grupptillhörighet.
2. Nationella lagar—följ tillämplig arbetsrätt i ditt land när du utformar och genomför PIP:er. Rådgör med din HR-representant och/eller företagets juridiska rådgivare. 
3. Diskriminering och trakasserier—säkerställ att PIP:er inte leder till diskriminering eller trakasserier av anställda på grund av deras skyddade grupptillhörighet.
4. Rättssäker process—ge teammedlemmarna en lämplig rättssäker process när ni fastställer och utvärderar framstegen mot målen i en PIP.
5. Skriftlig dokumentation—dokumentera varje steg i processen skriftligen för att säkerställa att det inte uppstår några missförstånd mellan de parter som deltar i genomförandet av en PIP.
6. Tydlighet—beskriv varje förväntning, målsättning och åtgärdssteg i detalj samtidigt som du undviker tvetydighet.
7. Rättvisa och konsekvens—säkerställ att förväntningar och målsättningar tillämpas rättvist på alla teammedlemmar och följs upp konsekvent inom varje avdelning eller team.
8. Överklaganderätt—ge anställda rätt att överklaga om de inte håller med om några beslut som fattats rörande deras PIP:er.
9. Anpassningsförmåga—tillåt flexibilitet inom PIP:erna för att hantera schemaändringar eller oförutsedda omständigheter som kan uppstå under en anställds prestationsförbättringsplan.
10. Medarbetarnas synpunkter och återkoppling—be om återkoppling från anställda under genomförandet av deras PIP, samt efter slutförandet, för att säkerställa att den var effektiv och uppnådde önskade resultat.

När du utformar en prestationsförbättringsplan är det också viktigt att använda verktyg som förbättrar din datainsamling. Verktyg som programvara för prestationshantering och programvara för tid och närvaro kan hjälpa dig att hantera, analysera och förbättra dina anställdas närvaro och övergripande arbetsprestation.

Ladda ner vår kostnadsfria mall för en prestationsförbättringsplan

Använd vår mall för prestationsförbättringsplan när du börjar fundera på en PIP. Kom ihåg att inte använda den här mallen utan att rådfråga din HR-representant eller företagets juridiska rådgivare. 

Få vår mall för prestationsförbättringsplan!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För ytterligare vägledning om prestationshantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.