Så avskedar du någon på rätt sätt: 10 saker du måste göra

Det finns också juridiska och etiska aspekter att ta hänsyn till. Därför ska du dokumentera allt. 

Konsekvent bristande prestation

När en medarbetare konsekvent misslyckas med att uppfylla företagets prestationskrav trots att hen har fått tillräcklig utbildning och stöd, kan uppsägning vara nödvändig. 

Oförmåga eller ovilja att anpassa sig till betydande förändringar på arbetsplatsen, såsom ny teknik, nya processer eller en omstrukturering av organisationen, kan hindra företagets utveckling och framsteg.

Brott mot företagets policy eller uppförandekod

Att ägna sig åt beteenden som bryter mot organisationens policyer eller uppförandekoder, såsom trakasserier, våld, diskriminering eller stöld, kan utgöra grund för uppsägning. Detta bidrar till att upprätthålla en trygg och respektfull arbetsmiljö.

Olaglig verksamhet eller etiska överträdelser

Inblandning i olaglig verksamhet eller allvarliga etiska överträdelser, såsom bedrägeri, förskingring eller brott mot sekretessen, kan vara tillräckligt allvarligt för att motivera uppsägning.

Skäl att inte avskeda någon

Innan du fattar det mycket verkliga beslutet att avsluta någons anställning bör du överväga om situationen först kan rättas till.

Tillfälligt försämrad prestation

Om en medarbetare som tidigare presterat bra upplever en tillfällig försämring av sin prestation ska du inte bara trycka på avtryckaren.

Hen kan gå igenom personliga utmaningar, eller så kanske hen är osäker på sin roll och sitt ansvar. Kanske räcker det med ett enkelt samtal.

Att erbjuda stöd, kanske i form av en plan för prestationsförbättring, en annan tjänst eller till och med ledighet innan uppsägning kan främja lojalitet och långsiktig produktivitet.

Så avslutar du någons anställning på rätt sätt

Följ dessa bästa praxis för att säkerställa att processen blir så smärtfri som möjligt för individen och det större teamet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Absolut nödvändigt #1: Undvik att använda ordet ”avskedad”

Trots artikelns titel tycker jag inte om att använda orden ”avskedad” eller ”uppsagd” när jag talar om att avsluta någons anställning. 

Även om de får höga betyg för tydlighet är de hårda och visar brist på respekt och empati för de personer som påverkas.

Om du å andra sidan uttrycker dig alltför vagt finns det en risk att medarbetaren lämnas undrande över exakt vilken anställningsstatus hen har.

En ”permittering” sker till exempel faktiskt när det inte finns tillräckligt med arbete för medarbetaren just då, men hen fortfarande är anställd av företaget.

”Låta gå” får det att låta som om det var medarbetarens beslut att lämna och att du bara … lät hen gå?

Jag föredrar att säga att någons anställning har ”avslutats”, vilket är tydligt men inte lika obehagligt som ”uppsagd”.

Absolut nödvändigt #2: Var säker på att avsked är det BÄSTA alternativet

Det finns många giltiga skäl som kan ha lett dig till den här punkten, oavsett om det handlar om fortsatt bristande prestation, bristande överensstämmelse med organisationens vision och värderingar eller att personen helt enkelt inte passar personlighetsmässigt med dig eller ditt team.

Oavsett orsaken bör du i dessa fall ställa dig några av följande frågor innan du skyndar dig att avskeda någon:

• Har jag gjort en rimlig ansträngning för att åtgärda bristande arbetsprestation?
• Har jag infört en plan för prestationsförbättring?
• Har jag genomfört regelbundna prestationsutvärderingar och 1:1-avstämningar?
• Finns det en annan befattning inom organisationen som de skulle passa bättre för?
• Har jag kontrollerat mina observationer med andra teammedlemmar och chefer?
• Kommer detta att vara en fullständig överraskning för den här medarbetaren och deras kollegor?

I fall där det naturligtvis förekommer allvarligare eller till och med olagliga problem, såsom bedrägeri, stöld, sexuella trakasserier eller våld, kan beslutet att avsluta någons anställning vara mycket enklare.

Att göra #3: Sätt punkt över i:na och korsa dina juridiska t:n

När du har beslutat att avsluta en anställning behöver du vara medveten om följande juridiska frågor och policyfrågor i samband med att säga upp någon:

1. Företagets uppsägningspolicyer, oavsett om de är skriftliga i en personalhandbok eller helt enkelt utgör vanlig företagspraxis;
2. Anställningsavtal, som avtalsmässigt reglerar relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare och ofta innehåller uppsägningsklausuler;
3. Grundläggande mänskliga rättigheter som skyddar människor mot sådant som diskriminering, exempelvis USA:s medborgarrättslag och Kanadas lag om mänskliga rättigheter;
4. Arbetsrättsliga lagar, oavsett om de är delstatliga, provinsiella (exempelvis British Columbias lag om anställningsstandarder) eller federala lagar (exempelvis Kanadas arbetslagstiftning eller WARN-lagen i USA)
5. Rättspraxis enligt common law, som enligt Kanadas justitiedepartement är ”lagar som inte är nedskrivna som lagstiftning, men som har utvecklats till ett regelsystem baserat på prejudikat.”

HR-chefer eller en arbetsrättsjurist kan hjälpa dig att undvika vanliga fallgropar kring juridiska frågor som provanställningsperioder, anställning utan anställningstrygghet och uppsägning med respektive utan saklig grund. De kan också svara på vanliga frågor som:

• Hur lång uppsägningstid eller hur mycket avgångsvederlag bör jag ge?
• Beror uppsägningstiden eller avgångsvederlaget på orsaken?
• Kan jag säga upp en medarbetare av vilken anledning som helst när som helst?
• Kan jag helt enkelt degradera en medarbetare eller sänka deras lön och hoppas att de säger upp sig?

I British Columbia sägs medarbetare exempelvis oftast upp ”utan saklig grund”, vilket innebär att anställningen kan avslutas utan att någon anledning anges för uppsägningen.

Om medarbetaren däremot har passerat sin provanställningsperiod har de rätt till någon form av uppsägningstid eller avgångsvederlag. Dessa uppsägningar skiljer sig från uppsägningar ”med saklig grund”, som vanligtvis är kopplade till tydliga, uppenbara och allvarliga överträdelser av samhällslagar eller företagets policyer.

Att göra #4: Skriv uppsägningsbrevet

När du har fattat beslutet att säga upp någon och stämt av med HR eller din arbetsrättsjurist behöver många saker göras innan uppsägningsmötet.

De måste göras diskret och konfidentiellt, och de enda andra personer som måste involveras eller informeras är din HR-chef, din chef och din IT-chef. 

Uppsägningsbrevet är en skriftlig version av de budskap du kommer att förmedla under uppsägningsmötet och överlämnas till medarbetaren under mötet.

Brevet anger endast fakta och innehåller inga orsaker bakom uppsägningen. Det är artigt, respektfullt och kortfattat och innehåller följande information:

• Giltighetsdatum för uppsägningen;
• Huruvida uppsägningen skedde med eller utan saklig grund;
• Detaljer om avgångsvederlaget (lön, förmåner, sjukförsäkring, aktieoptioner med mera);
• Förmåner vid uppsägning som den anställde kan ha rätt till, till exempel karriärrådgivning;
• Information efter anställningens slut, till exempel ett officiellt anställningsintyg och återlämnande av företagets egendom; samt
• Namn och kontaktuppgifter för eventuella frågor.
• Ett varmt avslut med uppriktiga lyckönskningar till den anställde inför framtiden.

OBS: I vissa fall där extra avgångsvederlag erbjuds kan du i utbyte begära att den anställde undertecknar ett frisläppande senast ett visst datum (ofta inom en vecka).

Måste göra nr 5: Förbered kommunikationen till teamet

Det kan vara chockerande för kollegor att se en anställd lämna företaget, särskilt om de inte kände till den anställdes prestationer eller andra problem. 

Förbered ett e-postmeddelande som ska skickas till resten av teamet och/eller organisationen (om det är ett mindre företag) omedelbart efter uppsägningsmötet.

Se också till att prata personligen med personer som påverkas mer av den anställdes avresa, oavsett om det beror på att de var vänner, arbetade nära tillsammans eller plötsligt kommer att behöva ta på sig mer arbete och ansvar. Hur du hanterar denna kommunikation kommer att spela en viktig roll i att återuppbygga förtroendet efter uppsägningen hos de berörda personerna.

I alla e-postmeddelanden och personliga samtal ska du komma ihåg att respektera din tidigare anställde, undvika nedsättande kommentarer och undvika att dela orsakerna bakom ditt beslut.

Det kan vara chockerande för kollegor att se en anställd lämna företaget, särskilt om de inte kände till den anställdes prestationer eller andra problem. 

Förbered ett e-postmeddelande som ska skickas till resten av teamet och/eller organisationen (om det är ett mindre företag) omedelbart efter uppsägningsmötet.

Se också till att prata personligen med personer som påverkas mer av den anställdes avresa, oavsett om det beror på att de var vänner, arbetade nära tillsammans eller plötsligt kommer att behöva ta på sig mer arbete och ansvar.

I alla e-postmeddelanden och personliga samtal ska du komma ihåg att respektera din tidigare anställde, undvika nedsättande kommentarer och undvika att dela orsakerna bakom ditt beslut.

Måste göra nr 6: Förbered en övergångsplan för teamet

Varje gång en anställd slutar, frivilligt eller ofrivilligt, finns det många nödvändiga aktiviteter för avslut av anställningen.

När någon blir uppsagd kan många av dessa aktiviteter dock behöva ordnas diskret. 

Några av dessa aktiviteter är:

• Kontakta berörda kunder eller leverantörer.
• Överföra ansvarsområden till andra teammedlemmar.
• Inaktivera åtkomst till lokaler, nätverk och andra IT-system. 

I vissa fall kan du också vilja överväga att involvera eller anlita säkerhetspersonal för att hjälpa till att eskortera den uppsagde anställde från arbetsplatsen. 

Jag rekommenderar endast detta i fall där du är orolig för att den anställde kan reagera aggressivt eller våldsamt, eller om det finns en betydande risk för stöld av eller skadegörelse på företagets egendom.

Måste göra nr 7: Välj rätt tid och plats (och ha ett vittne)

Skapa bästa möjliga förutsättningar för ett smidigt uppsägningsmöte genom att välja rätt plats, dag och tid. Här är några goda råd som jag har lärt mig genom åren:

Säkerställ avskildhet och lugn

Använd ett mötesrum som saknar fönster eller har fönsterbeklädnader. Undvik offentliga platser som restauranger och använd inte ditt kontor, så att du undviker avbrott från teamet.

Undvik fredagar

Att bli uppsagd kan vara traumatiskt, och stödresurser som rådgivare och terapeuter arbetar inte ofta på helger. Genom att undvika fredagar säkerställer du dessutom att du eller din HR-ansvariga är tillgänglig dagen efter om den anställde har frågor.

Undvik semestrar

Om det inte finns någon tidskritisk aspekt av uppsägningen bör du till exempel inte avsluta någons anställning precis innan personen ska åka på en veckolång semester.

Välj en lugnare tid på dagen

Försök att planera uppsägningsmötet till en tidpunkt då färre personer är på plats. Om den anställde till exempel ofta är på kontoret tidigt, innan alla kollegor har kommit, kan du försöka hålla mötet då.

Träffas ansikte mot ansikte

Att bli uppsagd kan vara en traumatisk livshändelse, så undvik att göra det via e-post, sms eller telefon och träffa personen ansikte mot ansikte. 

Om ni arbetar på en hybridarbetsplats kan du försöka hålla mötet på plats en dag då du vet att personen är på kontoret. Om ni däremot arbetar helt på distans bör du hålla mötet virtuellt (personen kommer att tycka att det är märkligt att bli kallad till kontoret för ett ”särskilt möte”).

Ha ett vittne närvarande

Det är viktigt att ha någon annan i rummet för att minimera eventuella juridiska diskussioner om vad som sades eller inte sades. 

Vanligtvis är det någon från personalavdelningen, men om du arbetar i ett mindre företag kan det behöva vara en administrativ assistent eller någon annan teammedlem som du litar på.

Måste göra nr 8: Öva, öva, öva

Att säga upp någon kan vara en nervpåfrestande upplevelse, särskilt om det är första gången. 

Resultatet av uppsägningsmötet kommer i hög grad att påverkas av hur du och din personalansvariga chef uppför er, så skriv ett manus, rollspela och öva. Det är dock viktigt att vara beredd på vad som helst, inklusive att manuset spårar ur. 

Du kan förvänta dig alla möjliga reaktioner från den uppsagda medarbetaren. Jag har sett förvåning och chock, även i fall där jag tydligt hade kommunicerat bristande arbetsinsatser i förväg och varnat den anställde för att anställningen var i fara.

Jag har sett personer bli arga, gråta, förhandla eller bara sitta där med stenansikte utan att säga något. Om du och din HR-representant övar på era roller och ser till att mötet går framåt kommer det dock att gå bra.

Måste göra nr 9: Framför de dåliga nyheterna snabbt och respektfullt

Det är dags att omsätta dina planer, förberedelser och övningar i praktiken. Nedan följer en serie steg som jag tidigare har tagit under uppsägningsmöten. Tänk dock på att varje organisation och situation är unik, så anpassa dem efter behov.

Steg 1: Följ den anställde till mötesrummet

Det här kan ofta vara ett svårt och obekvämt steg av ett par anledningar. 

För det första har mötet inte lagts in i den anställdes kalender, så du hoppas att personen är på plats och inte har gått ut för att ta en kaffe eller något annat. Ibland behöver du helt enkelt vänta tills personen kommer tillbaka.

När du får kontakt säger du ungefär följande: 

”[Den anställdes namn], jag behöver att du följer med mig till ett kort möte i konferensrummet.”

Vid det här laget kan personen misstänka att hen ska bli uppsagd och börja ställa frågor. Fortsätt bara att upprepa: ”Vi pratar när vi är i mötesrummet.”

Steg 2: Kom till saken och undvik småprat

Så snart den anställde ser din personalchef i rummet med ett allvarligt uttryck i ansiktet kommer personen att misstänka att något är på gång. 

Sätt er ner så snabbt som möjligt, undvik småprat och tomt prat och kom vänligt men bestämt till saken. Här är ett exempel på ett manus för att säga upp någon utan att ange skäl:

”[Den anställdes namn], jag är här för att informera dig om att vi avslutar din anställning utan att ange skäl, med verkan från och med idag. [HR-chefens namn] är här för att gå igenom nästa steg med dig, förklara sådant som avgångsvederlag och förmåner samt ge dig resurser som kan hjälpa dig i övergången till ditt nästa arbete. [Den anställdes namn], jag önskar dig all framgång i framtiden. Ta hand om dig och lycka till.”

Vid det här laget kan du förhoppningsvis resa dig och lämna rummet. Din före detta medarbetare kan dock börja ställa frågor, försöka förhandla eller bli arg och anklagande. Fortsätt bara att upprepa följande:

’[Den anställdes namn], jag har gett dig all information jag kan. Nu rekommenderar jag att du låter [HR-chefens namn] gå igenom allt med dig, så att du kan fokusera på att se framåt mot det som väntar dig. Ta hand om dig och lycka till.” 

Steg 3: Avsluta mötet

Om du har en HR-representant tar hen ofta hand om den här delen. Annars kan det vara upp till dig. Det finns några saker att hantera efter att du har framfört de dåliga nyheterna:

1. Dokumentation: ge dem uppsägningsbrevet, arbetsbefrielsebrevet (om tillämpligt) och anställningsintyget, och gå igenom detaljerna med dem och förklara vad de innebär.
2. Avgångsvederlag: om de har sagts upp utan saklig grund och har rätt till uppsägningstid, förklara hur det fungerar, vad som händer med sjukförsäkring och förmåner osv.
3. Säkerhet och egendom: samla in eventuella passerkort, nyckelbrickor, telefoner, bärbara datorer osv. som ger dem tillgång till lokalerna eller nätverket.

Steg 4: Följ med medarbetaren ut

Din HR-representant kan följa med medarbetaren till skrivbordet så att hen kan hämta personliga tillhörigheter, bilnycklar osv. 

Om hen däremot har samlat på sig 20 års saker rekommenderar jag att ni bokar in en tid utanför arbetstid så att hen kan hämta dem. Hen kanske försöker prata med kollegorna, men det är bäst att begränsa dessa samtal genom att säga:

“[Medarbetarens namn], vi behöver att du hämtar dina saker och beger dig ut, men hör gärna av dig till kollegorna när du har kommit hem.”

Följ slutligen med medarbetaren ut från kontoret eller byggnaden, men se till att hen är i ett sådant tillstånd att det är säkert för hen att ta sig hem. Om hen till exempel är förtvivlad kan du erbjuda dig att ringa efter en taxi som kör hen hem.

Måste göra #10: Genomför planerna efter avslutad anställning

Kommer du ihåg allt arbete du lade ner på att förbereda kommunikationen till teamet, sammanställa dina övergångsplaner och se till att IT-avdelningen var redo att stänga av medarbetarens nätverksåtkomst? 

Nåväl, omedelbart efter att medarbetaren lämnar byggnaden är det dags att genomföra dessa planer. 

Som du förmodligen har märkt är själva uppsägningsmötet viktigt, men mycket av arbetet ligger i planeringen och förberedelserna. Genom att göra det nödvändiga förarbetet i förväg maximerar du dina chanser till en smidig övergång när medarbetaren lämnar organisationen.

Att säga upp någon är en olycklig del av medarbetarupplevelsen

Under hela processen när någon sägs upp bör du komma ihåg att de medarbetare som blir kvar kommer att vara mycket uppmärksamma på hur du hanterade situationen. 

Var du empatisk och respektfull, eller nedsättande och tanklös? 

Var det en stor överraskning för alla, inklusive den uppsagda medarbetaren, eller såg alla hur du gjorde allt för att undvika att ta ett så drastiskt steg? 

Hur du uppträder under dessa stressiga situationer kan stärka eller förstöra din relation med teamet och påverka den övergripande medarbetarupplevelsen.

Programvara för medarbetarupplevelsen hjälper till med uppgifter som kommunikation, stöd, prestationshantering och målsättning.

Den hjälper till att undvika olyckliga situationer som att avsluta någons anställning och att förbättra engagemang, kvarhållande och prestation.

Viktiga slutsatser

• Överväg först alternativ och konsekvenser: Innan du beslutar att säga upp en medarbetare bör du undersöka alla möjliga korrigerande åtgärder, till exempel prestationsförbättringsplaner.
• Juridiska och etiska förberedelser: Säkerställ att juridiska och etiska standarder följs genom att dokumentera processen noggrant, rådgöra med HR-specialister eller jurister och utforma ett respektfullt och sakligt uppsägningsbrev.
• Effektiv kommunikation och uppträdande: Hantera uppsägningsprocessen med empati och respekt, välj lämpliga formuleringar och tidpunkter och förbered dig på olika reaktioner. Efter uppsägningen bör du kommunicera effektivt med teamet och hantera övergången smidigt för att upprätthålla en positiv arbetsmiljö.

Gå med i People Managing People-communityn

För ytterligare stöd i allt som rör talanghantering kan du gå med i People Managing People-communityn, en stödjande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och bygga framtidens organisationer.