Så ger du återkoppling: 5 sätt att förbli konstruktiv i svåra samtal

5 sätt att ge feedback

Effektiv feedback är en hörnsten i personlig och yrkesmässig utveckling. Den främjar förbättring, uppmuntrar till kommunikation och bygger förtroende. Hur feedbacken framförs är dock lika viktigt som själva feedbacken.

Effektiva sätt att hantera problematiska medarbetare börjar ofta med att ge feedback som är direkt, konstruktiv och lösningsfokuserad.

Vi ska titta på 5 tekniker som förstärker effekten av din feedback. Oavsett om du är chef, kollega eller mentor är dessa strategier utformade för att säkerställa att din feedback är konstruktiv, empatisk och stärkande.

1. Ta svåra samtal så snart som möjligt
2. Skriv ner mål, förväntningar och feedback
3. Eliminera oklarheter
4. Använd hjärnans vetenskap
5. Främja kontinuerlig feedback

1. Ta svåra samtal så snart som möjligt

Även om våra hjärnor är programmerade att undvika konflikter är ärlighet och ansvarstagande det enda sättet att kommunicera effektivt med anställda. 

Alla tycker om att höra positiv feedback, men det kan kännas känslomässigt laddat att sätta sig ner med en teammedlem och berätta vad hen inte lyckas med. På samma sätt vill ingen heller ta emot negativ feedback.

Konsten att ge konstruktiv kritik

Utifrån min erfarenhet av att coacha chefer och ledare har jag märkt att de flesta chefer drar sig för att ta svåra samtal eftersom de inte vill att människor ska ”må dåligt” och oroar sig för att de ska reagera negativt på kritisk feedback.

Följaktligen tar chefer inte upp sina farhågor direkt med en teammedlem. När de kommer till mig för att få hjälp har en anställds bristande prestation nått ett så allvarligt läge att de känner att det inte finns någon väg tillbaka till rätt spår.

Praktiska råd

Här är några tips för att säkerställa att din kritik tas emot väl och får genomslag.

• Ge feedback i rätt tid – Vänta inte tills personen har gått vidare till något annat eller har skapat dåliga vanor.
• Fokusera samtalet på personens framgång – Att lyfta fram medarbetarens och hens arbetes potential är effektivare än att älta misstagen och få personen att känna sig osäker.
• Var direkt och tydlig – Ett undvikande sätt att uttrycka sig kan förvirra de anställda ytterligare och göra att ditt budskap går förlorat. Att gå rakt på sak och fokusera på tydlighet är alltid bättre.
• Möt medarbetaren med empati – Du vet helt enkelt inte vad någon går igenom utanför arbetet. Kom ihåg att det här är en människa som kanske kämpar med relationer eller psykiska eller fysiska hälsoproblem.

Enligt Gallup kommer 98 % av de anställda att vara oengagerade om deras chef ger dem lite eller ingen feedback. Därför är effektiv feedback avgörande för att driva hög prestation och medarbetarengagemang.

2. Skriv ner alla mål, förväntningar och all feedback

Det främsta sättet att eliminera oklarheter kring förväntningar är att skriva ner dem på en plats som är lättillgänglig för alla parter. Detta gäller inte bara feedback utan även övergripande mål och förväntningar på teammedlemmarna. 

Det är god praxis för chefer att ha regelbundet schemalagda enskilda möten med var och en av sina direktrapporterande medarbetare, helst varje vecka. Jag föreslår att du använder en mall för enskilda möten som uppdateras före det återkommande mötet för att hålla alla parter samordnade och på rätt spår. 

När du samlar in förväntningar och feedback säkerställer användning av verktyg för medarbetarutvärdering att din feedback bygger på mätbara prestationsmått.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fördelar med en mall

Att använda en mall för 1:1-möten hjälper till att organisera samtalet, tydliggöra prioriteringar och följa upp framsteg mot målen över tid. Det är också ett utmärkt sätt att förbereda en direkt underställd inför ett kommande återkopplingssamtal.

Det finns tillfällen då chefer behöver träffa en teammedlem separat för att gå igenom en incident eller ha ett formellt prestationssamtal. 

Så här kan du gå tillväga i den här typen av samtal:

• Strukturera återkopplingen i minst 3, men högst 5, teman med stödjande exempel för varje område med bristande prestation eller beteende som behöver hanteras. 
• Beskriv påverkan som den bristande prestationen eller det specifika beteendet har på kunder, intressenter och kollegor.
• Var så specifik som möjligt och ge konkreta exempel på vad du har observerat och vad du skulle vilja se i stället.
• Be om medarbetarens synpunkter, inklusive deras förslag på hur saker kan förbättras och vilka åtaganden de kan göra framöver.
• Bekräfta ditt stöd för medarbetaren och förklara att ditt mål är att hjälpa dem att lyckas samt att du finns där för att erbjuda resurser och vägledning längs vägen.
• Fastställ nästa steg genom att ge båda parter tydliga slutsatser och åtgärdspunkter.

Praktiska råd

När du har ett mer formellt samtal bör du se till att följa upp med en skriftlig sammanfattning via e-post. 

Jag brukar använda ett manus som börjar så här: ”Jag skulle vilja sammanfatta vårt samtal i dag genom att återge vad vi diskuterade och vilka steg vi kommer att ta framåt.” 

Detta bekräftar att chef och teammedlem har en gemensam bild och ger dem en referens att återkomma till.

3. Undanröj oklarheter: hantera bristande prestation genom att identifiera gapet

I vissa roller är det enkelt att identifiera områden med bristande prestation. En säljare når till exempel antingen sin försäljningskvot eller inte. Men vad händer om resultaten och den övergripande prestationen är mindre konkreta, som i en roll inom ekonomi eller HR?

Det kan vara en utmaning för chefer att exakt beskriva vad som inte fungerar för en av deras direkt underställda inom dessa områden, särskilt när det handlar om mjuka färdigheter. Men specificitet och tydlighet är avgörande för alla strategier för prestationsförbättring.

Praktiska råd

Modellen Crucial Accountability erbjuder ett enkelt sätt att övervinna den här utmaningen: 

• Beskriv förväntningen
• Beskriv vad du observerar som skiljer sig från förväntningen
• Utrymmet däremellan kallas ”gapet”.

Det fortsatta samtalet bör fokusera på vad medarbetaren behöver göra för att överbrygga gapet. 

Behöver de ytterligare resurser eller vägledning? Handlar det om kompetensutveckling?

För att kunna stödja medarbetaren i att fullt ut uppfylla förväntningarna måste det vara tydligt för dem hur framgång ser ut.

4. Dra nytta av hjärnans vetenskap

David Rock, grundare av NeuroLeadership Institute, introducerade SCARF-modellen som ett referensverktyg för samarbete med andra, bland annat för att ge och ta emot återkoppling. 

Idén är enkel: om hjärnan uppfattar det du ska säga som ett socialt hot försätts den i ett ”bortaläge”, det vill säga ett slags kamp- eller flyktläge, vilket hindrar medarbetaren från att bearbeta det du ska berätta för dem.

Enligt SCARF-modellen är de 5 områden som kan utlösa de starkaste sociala reaktionerna:

• Status – vår relativa betydelse i förhållande till andra. Exempel: ”Är jag uppskattad? Spelar min åsikt någon roll?”
• Förutsägbarhet – förmågan att se vad som väntar härnäst. Exempel: ”Vad innebär framtiden för min roll eller för företaget?”
• Självbestämmande – vår känsla av kontroll över händelser.  Exempel: ”Får jag verktygen för att påverka mitt eget resultat? Kan jag fatta egna beslut?”
• Tillhörighet – hur trygga vi känner oss med andra. Exempel: ”Kan jag lita på dem omkring mig? Är jag en del av teamet?”
• Rättvisa – uppfattningen att man behandlas rättvist. Exempel: ”Behandlas jag på samma sätt som mina kollegor?”

Om ett negativt svar försätter hjärnan i ett ”bortatillstånd” blir medarbetaren distraherad och orolig och kommer sannolikt inte att minnas mycket av det du säger härnäst. 

Praktiska råd

Målet är att närma sig samtalet och formulera återkopplingen så att medarbetarens hjärna försätts i ett ”närtillstånd”. Då kan hjärnan tänka klart, ta till sig insikter och lösa problem.

Några förslag på hur du skapar ett närtillstånd vid återkoppling:

• Ge en förvarning och en tydlig agenda före mötet
• Återkopplingssamtalet bör hållas ansikte mot ansikte (eller via Zoom) så att medarbetaren kan se chefens kroppsspråk och ansiktsuttryck
• Fråga medarbetaren om det är ett bra tillfälle att ha ett återkopplingssamtal
• Utgå från hur du kan ge stöd i samtalet
• Ge även positiv återkoppling och berätta för medarbetaren vad hen gör bra.

5. Främja en kultur av kontinuerlig återkoppling och uppmärksamma framgångar

En kultur med kontinuerlig återkoppling innebär att återkopplingen inte börjar och slutar med prestationsbedömningar. Det innebär att både chefer och medarbetare löpande ber om återkoppling, och att organisationskulturen är sådan att det är normalt att ofta diskutera återkoppling.

Det innebär att coacha era chefer i att regelbundet be sina medarbetare om återkoppling. Fördelarna med denna strategi är många:

• Skapar en miljö präglad av tillit 
• Möjliggör att problemområden hanteras proaktivt
• Förbättrar kommunikationsförmågan hos både chefer och teammedlemmar
• Ger medarbetarna möjlighet att ta ansvar för sin egen utveckling genom att hantera utmaningar.

Praktiska råd

Att arbeta mot en kultur av kontinuerlig återkoppling behöver inte vara ett stort, formellt initiativ. Det börjar med att era chefer regelbundet ger och ber om återkoppling. På mitt nuvarande företag gör vi detta på följande sätt:

• Uppmuntra chefer att uppmärksamma och belöna medarbetare för bra arbete, både privat och offentligt, genom vår kanal för ”hyllningar” i Slack.
• Coacha chefer i att regelbundet be om återkoppling och tacka teammedlemmar när de får den
• Avsätt en del av prestationsbedömningarna för återkoppling till chefen.
• Planera regelbundna avstämningar mellan chef och direkt underställd medarbetare för att hålla kommunikationen öppen.

Använd en modell för att utveckla din återkopplingsprocess

Att integrera en strukturerad modell i återkopplingsprocessen kan avsevärt förbättra dess effektivitet och tydlighet. Olika modeller passar olika sammanhang och behov. Låt oss utforska några populära modeller:

1. COIN-modellen

COIN står för sammanhang, observation, påverkan och nästa steg.

Exempel: På gårdagens möte (sammanhang) lade jag märke till att du avbröt flera gånger (observation). Det verkade störa mötets flöde och de andra verkade tveka inför att bidra (påverkan). Inför framtida möten kan vi arbeta med att låta alla tala till punkt (nästa steg).

2. SBI (Situation-beteende-påverkan)

Fokuserar på en specifik situation, observerat beteende och dess påverkan.

Exempel: Under teamworkshopen (Situation) löste du det tekniska problemet effektivt (Beteende). Detta hjälpte oss att hålla tidsplanen och imponerade på kunden (Påverkan).

3. STAR (Situation-Task-Action-Result)

Betonar sammanhanget för en situation samt uppgiften, den vidtagna åtgärden och det uppnådda resultatet.

Exempel: Under det kvartalsvisa säljmötet (Situation) var din uppgift att presentera den nya strategin (Uppgift). Dina grundliga förberedelser och tydliga presentation (Åtgärd) ledde till teamets entusiastiska stöd och en tydlig handlingsplan (Resultat).

4. Pendleton-modellen

Uppmuntrar först till självbedömning, följt av positiv feedback och förbättringsförslag.

Exempel: Hur tycker du att din presentation gick? Jag tycker att du engagerade publiken effektivt (Positiv feedback), men kanske skulle mer data kunna inkluderas nästa gång (Förslag).

5. BOOST (Balanced, Observed, Objective, Specific, Timely)

Säkerställer att feedbacken är balanserad, baserad på observerat beteende, objektiv, specifik och ges i rätt tid.

Exempel: Jag observerade (Observerat) under de senaste projektmötena (I rätt tid) att dina insikter (Specifika) är väl underbyggda (Objektiva). Om du balanserade detta med mer interaktion i teamet (Balanserat) skulle det vara ännu mer fördelaktigt.

6. 360-gradersfeedback

Omfattande feedback som samlas in från olika källor, såsom kollegor, underställda och chefer.

Exempel: Dina kollegor uppskattar ditt lagarbete, dina juniora medarbetare beundrar ditt ledarskap och som din chef värdesätter jag ditt engagemang. Denna 360-gradersfeedback visar att du har goda färdigheter i teambuilding.

7. Stoppa-Börja-Fortsätt

En enkel metod som anger vilka beteenden en medarbetare bör sluta med, börja med och fortsätta med.

Exempel: Du bör sluta skjuta upp veckorapporterna, börja bidra mer i teamdiskussionerna och fortsätta med dina utmärkta uppföljningar med kunderna.

Bästa metoder för att ge feedback

Att ge effektiv feedback är en konst som kräver eftertanke och skicklighet. Låt oss titta på några bästa metoder som kan bidra till att göra din feedback mer verkningsfull och konstruktiv.

1. Var specifik och objektiv

• Fokusera på observerbara beteenden eller specifika resultat: Koncentrera dig på handlingar och resultat som är direkt observerbara, snarare än subjektiva tolkningar.
• Använd ett objektivt och tydligt språk: Undvik tvetydiga termer och var precis i dina beskrivningar.
• Undvik generaliseringar och personliga omdömen: Håll dig till fakta och undvik antaganden om personliga egenskaper eller avsikter.

2. Fokusera på konkreta insikter

• Ge vägledning om hur positiva beteenden kan förbättras eller upprätthållas: Ge tydliga och praktiska råd om vad som kan göras annorlunda eller fortsätta göras.
• Ge konkreta förslag eller steg för förbättring: Specifika och genomförbara steg hjälper till att omsätta feedback i verklig förändring.
• Säkerställ att feedbacken leder till praktiska och uppnåeliga åtgärder: Sätt realistiska förväntningar och uppnåeliga mål.

3. Upprätthåll en balans mellan positiv och konstruktiv feedback

• Uppmärksamma och uppskatta styrkor och framgångar: Erkännande av väl utfört arbete främjar motivation och självförtroende.
• Ta upp områden som behöver förbättras utan att överskugga det positiva: Se till att konstruktiv feedback inte förtar erkännandet av framgångar.
• Använd en stödjande ton för att uppmuntra och motivera: En positiv ton kan öka feedbackens mottaglighet och effektivitet.

4. Ge feedback i rätt tid

• Ge feedback kort efter den relevanta händelsen eller observationen: Snabb feedback säkerställer att detaljerna är färska och lättare att relatera till.
• Säkerställ att feedbacken är relevant och lämplig i sammanhanget: Anpassa feedbacken till de aktuella omständigheterna och målen.
• Feedback i rätt tid ökar dess relevans och påverkan: Omedelbar feedback uppfattas oftare som relevant och brådskande.

5. Främja en dialog i två riktningar

• Uppmuntra mottagaren att dela sitt perspektiv och sina tankar: Detta främjar förståelse och visar respekt för deras synsätt.
• Lyssna aktivt på deras svar och farhågor: Aktivt lyssnande visar empati och öppenhet för dialog.
• Främja en samarbetsinriktad miljö för ömsesidig utveckling: Återkoppling är en tvåvägsprocess och bör användas som ett verktyg för gemensam utveckling.

Ge rätt återkoppling vid rätt tidpunkt

Återkoppling är en viktig del av prestationshantering. Använd idéerna som presenteras här för att ge ledare och chefer i din organisation förutsättningar att ge och efterfråga återkoppling på rätt sätt.

Detta gör det möjligt för din organisation att ligga steget före problem innan de blir ohanterliga, samtidigt som det driver högre prestationer och medarbetarengagemang. 

Utöver att skapa en kultur av kontinuerlig återkoppling om prestationer bör du hålla dig uppdaterad om trender inom återkoppling mellan kollegor och tekniska förbättringar för att skapa en återkopplingscykel.

Och kom ihåg att återkoppling går åt båda hållen. Var alltid öppen för återkoppling från medarbetarna till chefer om hur du kan förbättra dig som chef, ledare eller organisation i allmänhet.

Som Mariya Hrsitova påpekar i sin artikel om exempel på negativ återkoppling: "Ingen är perfekt på att ge eller ta emot återkoppling! Det är en läranderesa, och det är också viktigt att vara mänskliga mot varandra på vägen".