Så här skriver du en jobbeskrivning: En experts guide

Den fungerar som en vägledning för både potentiella kandidater, rekryterande chefer och andra medlemmar i rekryteringsteamet.

Den bör innehålla tillräckligt med information för att väcka en arbetssökandes intresse och motivera dem att gå vidare med rekryteringsprocessen.

Det är också ett tillfälle att ge en inblick i företagets kultur, uppdrag och värderingar samt att bidra till att samordna förväntningarna mellan arbetsgivare och medarbetare.

Delar i en arbetsbeskrivning

Befattningens titel

Ange tydligt befattningens titel, som bör återspegla tjänsten och dess nivå inom organisationen på ett korrekt sätt.

Exempel: Operativ chef (COO), marknadschef, senior mjukvaruingenjör, försäljningsteamledare, HR-koordinator, kundservicemedarbetare.

Tjänstens syfte

Ge en kort översikt över tjänsten, dess huvudsakliga syfte och hur den passar in i organisationen.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Lista de huvudsakliga arbetsuppgifterna och ansvarsområdena som hör till tjänsten. Använd punktlistor för tydlighet och inled varje punkt med ett handlingsverb (t.ex. ”Hantera”, ”Utveckla”, ”Samordna”).

Obligatoriska kvalifikationer

Specificera de kvalifikationer som krävs, inklusive utbildning, certifieringar, erfarenhetens omfattning och färdigheter.

Utbildning

Specificera de utbildningskvalifikationer som krävs för att en medarbetare effektivt ska kunna utföra tjänstens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Ange tydligt relevanta studieområden, examina eller specifika inriktningar som ger de kunskaper som krävs för att lyckas i rollen.

Erfarenhet

Ange det minsta antal år av heltidsarbetserfarenhet som krävs för rollen samt vilka relevanta typer av erfarenhet som behövs för att uppfylla kvalifikationerna.

Om praktik, arbetslivserfarenhet från grundutbildningen eller anställningar som lärarassistent på avancerad nivå räknas som godtagbar erfarenhet ska detta tydligt anges som kvalificerande erfarenhet.

Kunskaper, färdigheter och förmågor

Definiera tydligt vilken kunskapsnivå som krävs för att börja i tjänsten genom att ange hur djup förståelse som behövs. Använd följande definitioner som vägledning:

• Praktisk kunskap: Grundläggande förståelse för principer och terminologi, vilket gör det möjligt att lösa enkla problem.
• Allmän kunskap: Tillräcklig kompetens inom området för att hantera standarduppgifter och typiska arbetssituationer, inklusive kännedom om ämnets viktigaste delar.
• Grundlig kunskap: Avancerad förståelse för ämnet, vilket gör det möjligt att lösa komplexa problem, ge teknisk rådgivning och fungera som en resurs för andra.
• Omfattande kunskap: Expertkunskaper som innebär djup förståelse, innovativt tänkande och utveckling av nya koncept eller angreppssätt (använd denna nivå sparsamt för mycket specialiserade roller).

Lista dessutom de specifika färdigheter och förmågor som är avgörande för att lyckas i rollen och inkludera eventuella licenser eller certifieringar som krävs.

Meriterande kvalifikationer

En utökad lista över meriterande kvalifikationer kan bidra till att ytterligare bedöma en kandidats potential att lyckas och vara produktiv i rollen.

Även om de inte är nödvändiga för att utföra tjänstens huvudsakliga ansvarsområden förbättrar dessa kvalifikationer kandidatens förmåga att prestera väl. 

Meriterande kvalifikationer betraktas som ”bra att ha” och kan omfatta ytterligare utbildning, relevant erfarenhet, specialiserade kunskaper, avancerade färdigheter och specifika förmågor som överensstämmer med rollens mål och organisationens behov.

Att inkludera sådana kriterier ger en tydligare bild av den ideala kandidaten samtidigt som det möjliggör flexibilitet i rekryteringsprocessen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Arbetsvillkor

Beskriv arbetsvillkoren och de fysiska krav som är direkt kopplade till tjänstens väsentliga arbetsuppgifter för att säkerställa efterlevnad av den amerikanska lagen om funktionsnedsättning (ADA). 

Ange typ, intensitet (ansträngningsnivå), frekvens (hur ofta) och varaktighet (tidslängd) för de fysiska eller mentala förmågor som krävs.

Ta hänsyn till följande faktorer:

• Arbetsmiljö: Ange om arbetet utförs inomhus (t.ex. på ett kontor) eller utomhus, och nämn relevanta miljöförhållanden.
• Exponeringsrisker: Ange eventuell exponering för farliga material, extrema temperaturer, höga ljudnivåer eller andra miljörisker.
• Fysiska krav: Inkludera väsentliga fysiska arbetsuppgifter som att klättra, stå, huka sig, böja sig eller skriva.
• Lyft och fysisk ansträngning: Definiera den fysiska ansträngningsnivå som krävs:
  • Stillasittande: Upp till 10 pund
  • Lätt: Upp till 20 pund
  • Medel: Upp till 50 pund
  • Tungt: Över 50 pund
• Arbetsschema: Ange om rollen regelbundet kräver arbete på nätter eller helger, eller beredskap.
• Plats och resekrav: Ange arbetsplatsen och om resor krävs, inklusive frekvens och destinationer när det är relevant.
• Klassificering som krispersonal: Förtydliga om tjänsten betraktas som nödvändig under kriser eller kritisk verksamhet.

Denna information säkerställer att förväntningarna på tjänsten är tydligt definierade samtidigt som den stödjer en inkluderande rekryteringsprocess som följer gällande regler.

Företagets uppdrag, vision och värderingar

Ange tydligt organisationens uppdrag, vision och kärnvärderingar för att förmedla dess syfte och långsiktiga mål.

Det hjälper kandidaterna att förstå företagets vägledande principer, kulturella förväntningar och hur deras roll bidrar till den övergripande framgången.

Lön, förmåner, bonusar

Överväg att beskriva den lön, de förmåner och den bonusstruktur som är kopplade till rollen för att skapa tydliga förväntningar hos kandidaterna. 

Du kan inkludera ett lönespann, förmåner, bonus- och provisionsstruktur samt de förmåner du erbjuder.

Genom att tydligt kommunicera dessa delar säkerställer du att kandidaterna förstår hela ersättningspaketet och kan bedöma tjänstens fullständiga värde.

Så skriver du en arbetsbeskrivning: en process i fyra steg

1. Skapa en enkel och lättförståelig jobbtitel

Börja med tjänstens jobbtitel. Mitt motto är att använda ett enkelt och lättförståeligt språk.

Om det redan finns en namngivningsstandard för en viss roll finns det ingen anledning att vara kreativ med jobbtiteln. Annars får människor svårt att avgöra om de passar för rollen utifrån titeln. 

Exempel: Om rollen är en kundansvarig bör du kalla den det i stället för exempelvis ”kundrelationsguru” eller något liknande.

2. Definiera ansvarsområden och resultat

Beskriv därefter rollens ansvarsområden och hur de bidrar till organisationens mål. Kandidater vill verkligen ha denna information!

Om du har svårt att formulera ansvarsområdena kan du skapa en lång lista över alla arbetsuppgifter som du kan komma på att personen i rollen måste slutföra.

Du kan använda en liknande struktur som den du skulle skapa för din strategi för kandidatsökning för att strukturera dina tankar.

Korta sedan ner den långa lista över arbetsuppgifter som du har sammanställt. Målet är att vara informativ utan att överbelasta med information. 4–6 punktlistor över ansvarsområden och lika många för färdigheter är en bra riktlinje.

När du har bestämt vilka ansvarsområden du ska inkludera kan du tänka tillbaka på ditt uppdrag som företag. Kanske har ni några OKR:er eller mål för teamet som dessa arbetsuppgifter kommer att bidra till.

Börja formulera dessa som resultat och lägg till dem i listan. På så sätt kan du koppla en specifik uppsättning ansvarsområden till ett resultat.

Exempel

Anta att du rekryterar en partner för teknisk talang. Du kan inkludera följande ansvarsområden och önskade resultat i arbetsbeskrivningen:

• Hitta, engagera och gallra kandidater inom produkt- och teknikområdet för att hjälpa oss att växa från X till XX personer under de kommande 9 månaderna.
• Samarbeta med rekryterande chefer för att ta fram rekryterings- och introduktionsplaner samt prioriteringar som stödjer expansion och tillväxt, och samtidigt säkerställa en fantastisk upplevelse för de nyanställda.

Fortsätt att koppla tillbaka till företagets uppdrag och varför ni finns. Det skapar en känsla av tillhörighet för rollen och därmed också en känsla av tillhörighet hos den potentiella kandidaten som läser den.

3. Beskriv de nödvändiga färdigheterna och egenskaperna

Börja därefter fundera på vilka färdigheter, relevant erfarenhet, utbildning, certifieringar och egenskaper som krävs för att en person ska betraktas som en kvalificerad kandidat.

Detta måste verkligen riktas till målgruppen för den lediga tjänsten.

Färdigheter och egenskaper för tjänster på nybörjarnivå

Om du rekryterar till en tjänst på nybörjarnivå ska du inte ange 2–3 års erfarenhet av X.

Detta moment 22, där man behöver erfarenhet för att få erfarenhet, är så vanligt att det har blivit ett populärt meme.

För en tjänst på nybörjarnivå bör du fokusera mer på den potentiella kandidatens egenskaper och ambitioner. Om du till exempel rekryterar till en administrativ tjänst på nybörjarnivå kan du inkludera sådant som:

• Öga för detaljer
• Organisationsförmåga
• Förmåga att prioritera

Erfarenhet av dessa färdigheter kan komma i många former och behöver inte nödvändigtvis härröra från tidigare administrativt arbete.

Färdigheter och egenskaper för tjänster som inte är på nybörjarnivå

För tjänster som inte är på nybörjarnivå behöver du inkludera specifik erfarenhet, krav eller till och med kvalifikationer för att attrahera rätt kandidater.

Att ange minsta antal års erfarenhet är ett omdiskuterat ämne. Vissa företag håller hårt på det, medan andra föredrar att lämna det vagt.

En fallgrop att se upp med är dock att inte efterfråga fler års erfarenhet än vad tekniken har funnits, som i exemplet nedan:

Den här frågan lämnar jag åt dig, eftersom jag ser båda sidor av argumentet. Personligen tycker jag att en ungefärlig riktlinje kan vara användbar för människor, men den bör inte behandlas som en absolut sanning, och jag lutar åt att inte använda den.

4. Lyft fram varför ditt företag är en fantastisk arbetsplats

Ju bättre kandidaten är, desto fler karriärmöjligheter har hen – det är helt enkelt ett faktum.

Även om det är viktigt att ge information om tjänsten är det därför lika viktigt att ge potentiella sökande en inblick i vad er företagskultur har att erbjuda.

Överväg att lägga till en sammanfattning och några punktlistor om följande egenskaper:

• Företagets uppdrag och värderingar
• Typ av arbetsmiljö (dvs. på kontoret, på distans eller hybrid)
• Förmåner (dvs. ledig klädsel eller kostnadsfria luncher på fredagar)
• Förmånspaket (dvs. sjukförsäkring, tandvård och ersättning för psykisk hälsa)
• Initiativ för hälsa och välbefinnande
• Möjligheter till karriärutveckling
• Policyer för semester och betald ledighet
• Policyer kring jämlik och/eller mångfaldsinriktad rekrytering

Kom ihåg att din jobbannons marknadsför hela företaget, inte bara den lediga tjänsten.

Det är här ett tydligt arbetsgivarerbjudande (EVP) kan hjälpa dig oerhört mycket. I grund och botten är ett EVP en uppsättning unika förmåner och erbjudanden som en arbetsgivare lovar att ge sina anställda i utbyte mot deras färdigheter, expertis och engagemang. 

Se det som det värde en organisation ger sina anställda i utbyte mot deras insatser.

Bästa praxis för att skriva en arbetsbeskrivning

1. Skapa en standardmall för arbetsbeskrivningar

Det är här du tar hjälp av din arbetsgivarprofilering och helst samarbetar med din marknadschef. 

Du vill skapa en identitet där vissa saker är standardiserade och igenkännbara – till exempel rubriker som leder ögat genom sidan och företagsinformationen.

2. Använd en konsekvent tonalitet

Tonaliteten är också något som marknadsavdelningen kan hjälpa dig med, eftersom den är en del av arbetsgivarens varumärkesidentitet. Om du inte är bekant med vad jag menar med ”tonalitet” följer här några exempel på vilken roll tonaliteten spelar i arbetsbeskrivningar.

Exempel på tonalitet

1. Du kontra passiv form. Jag föredrar starkt att använda ”du” i arbetsbeskrivningar. Jag tycker att det skapar närhet till kandidaten och hjälper till att visualisera och mänskliggöra upplevelsen. Detta står i kontrast till passiv form, som i stället låter som: ”Den ideala kandidaten för denna tjänst ska ha...”
2. Språkets formalitetsgrad. Vissa företag kommunicerar med en mycket formell tonalitet, medan andra använder ett mer avslappnat språk – båda fungerar bra och båda förmedlar något om organisationens kultur. Men om företagets tonalitet är informell och dina arbetsbeskrivningar låter som en inbjudan till en kunglig gala kan du oavsiktligt ge en felaktig bild av företaget och förvirra kandidaterna.

3. Håll det enkelt 

Använd ett enkelt och lättillgängligt språk (såvida du inte talar om specifika tekniska termer). Ingen blir imponerad om de behöver använda en synonymordbok för att förstå din arbetsbeskrivning – såvida du inte anställer en synonymordboksförfattare!

4. Håll det kortare 

Varje roll har en mängd arbetsuppgifter och uppgifter som måste täckas. Men om du skriver ut allt får du en vägg av text som få personer kommer att läsa. 

Punktlistor är din bästa vän, och det går att gruppera vissa uppgifter och sammanfatta dem i en punkt (se exemplet med den tekniska talangpartnern ovan).

5. Koppla ansvarsområden till resultat

Försök hjälpa personen att föreställa sig själv i rollen genom att koppla ansvarsområdena till resultaten och resultaten till teamets eller företagets mål. 

Du vill se till att rätt kandidat redan föreställer sig hur hen kommer att utvecklas tillsammans med företaget.

6. Experimentera

Precis som med allt inom rekryteringsmarknadsföring lönar det sig att hålla saker aktuella och experimentera lite. 

Skriv kanske ett par arbetsbeskrivningar för varje roll och A/B-testa dem för att se vilken som presterar bäst när det gäller antalet och, ännu viktigare, kvaliteten på kandidaterna.

Du kommer också naturligtvis att behöva uppdatera arbetsbeskrivningarna allteftersom tiden går och saker förändras inom organisationen.

5 saker att se upp med i en arbetsbeskrivning

1. Utfyllnadskrav

Jag är fast övertygad om att om allt du skriver är ”goda kommunikationsfärdigheter” eller ”noggrannhet”, så känner du inte personen som behöver ha rollen tillräckligt väl.

Du behöver tänka på vilka typer av kommunikationsfärdigheter som krävs och vara mer specifik. Vaga eller rent av löjliga jobbkrav skrämmer snabbt bort de främsta talangerna.

En produktchef kan till exempel behöva ha ”dokumenterade färdigheter inom tvärfunktionell kommunikation, där personen kan förstå både verksamhetens och teknikens behov”.

Detta ger mer vägledning.

2. Utbildningskrav

Detta är ett känsligt ämne, men det jag vill säga är att du bör tänka på vad som verkligen är nödvändigt.

Om det finns ett krav på en specifik kvalifikation eller certifiering är det helt rimligt att nämna det.

Men ett ”minst betyget 2:1 från ett av de 20 främsta universiteten” är oerhört exkluderande. Vi bör försöka komma bort från denna praxis, särskilt med tanke på att det finns så många alternativa vägar till en karriär.

3. Exkluderande språk

Exkluderande språk i jobbannonser kan avskräcka kandidater med olika bakgrunder och skapa en icke-inkluderande atmosfär. 

Det är viktigt att använda inkluderande språk för att attrahera en bredare talangpool, stärka företagets anseende och säkerställa att lagstiftningen följs.

Exempel är att använda könsneutrala termer och undvika åldersspecifika eller kulturellt vinklade formuleringar.

4. Formatering på jobbplattformar

Var uppmärksam på hur din formatering kan se ut på olika jobbplattformar. Många gånger har jag lagt ner mycket arbete på vackra rubriker och punktlistor, bara för att jobbplattformen ska klistra in en vägg av text när man tittar på jobbannonsen.

Leta efter en förhandsgranskningsknapp och jobbplattformens formateringsregler (vanligtvis på sidan med redigeraren), eller se åtminstone till att du granskar den publicerade annonsen direkt efter att du har publicerat den för att kontrollera formateringen. 

5. Löneintervall

I allt fler jurisdiktioner är det ett krav att ange ett löneintervall eller ett lönespann i en jobbannons.

Jag tycker att detta är ett intressant steg för att skapa mer jämlika förutsättningar och ge kandidater mer inflytande när de förhandlar. 

Om du har för avsikt att justera lönerna beroende på var en distansarbetande kandidat befinner sig, se till att ange det.

Verktyg som kan hjälpa

Att skriva en arbetsbeskrivning från grunden kan leda till ett allvarligt fall av ”tom sida-syndromet” – åkomman där man stirrar på en tom sida och upptäcker att även ens eget sinne har blivit helt tomt. Här är några verktyg som kan hjälpa dig:

Läs andra arbetsbeskrivningar för att få en utgångspunkt

Det kanske låter enkelt, men om du verkligen har fastnat när du ska börja beskriva en roll (detta har jag sett många gånger för juniora roller eller operativa roller), kan du titta på hur andra företag beskriver den. 

Titta på några exempel från konkurrenter och kanske några från helt orelaterade företag för att se vilka likheter och skillnader som finns (om du till exempel är ett B2B SaaS-företag kan du titta på hur företag inom konsumentvaror beskriver den här rollen).

Använd en könsdekoder för att upptäcka exkluderande språk

Studie efter studie har visat att det finns två stora skillnader i hur män och kvinnor söker jobb. 

Kvinnor försöker i allmänhet uppfylla 100 % av kraven för en roll innan de ansöker (vilket är anledningen till att du bör sammanfatta och hålla dig till färre punktlistor), och de är mindre benägna att reagera på ett överdrivet aggressivt eller exkluderande språk.

Nyligen såg jag "Han/Hon kommer att ingå i ett fyrmannalag". Bra gjort med Han/Hon (bättre hade varit Du), men sedan gjorde de bort sig med fyrmannalaget. Är det ett uttryckssätt—ja. Kan det vara exkluderande—också ja.

Det finns flera verktyg för detta. Datapeople och Textio är betalda verktyg med avancerade funktioner som språkdekodare och vissa former av AI (de känner till exempel igen uttryckssätt), och Genderdecoder är enklare men gratis. 

Det kanske överraskar dig vad som kan betraktas som ett exkluderande språk, särskilt om du aldrig har behövt granska ditt skrivande. En nyligen genomförd studie visade att språket till och med kan påverka medelåldern hos dina sökande.

ChatGPT

ChatGPT och andra chattbotar kan hjälpa dig att skriva arbetsbeskrivningar genom att tillhandahålla tydlig, inkluderande och engagerande text anpassad efter dina behov. När du använder ChatGPT för att skriva arbetsbeskrivningar bör du följa dessa goda råd:

1. Ange tydliga detaljer: Beskriv tydligt rollens ansvarsområden, nödvändiga färdigheter, kvalifikationer samt eventuella specifika företagsvärderingar eller kulturrelaterade aspekter för att säkerställa ett korrekt och relevant innehåll.
2. Fokusera på inkludering: Betona användningen av ett inkluderande språk för att attrahera en bred och mångfaldig grupp kandidater, och undvik termer som oavsiktligt kan utesluta vissa grupper.
3. Granska och redigera: Granska och finslipa alltid det genererade innehållet med avseende på korrekthet, ton och överensstämmelse med företagets röst enligt arbetsgivarvarumärket.
4. Säkerställ att lagstiftningen följs: Kontrollera att språket som används följer lagar om lika möjligheter till anställning och andra relevanta bestämmelser.

Exempel på instruktion:

"Skriv en detaljerad arbetsbeskrivning för rollen som [Jobbtitel]. Inkludera en övertygande översikt av tjänsten, huvudsakliga ansvarsområden, nödvändiga kvalifikationer (utbildning, erfarenhet, färdigheter), meriterande kvalifikationer, arbetsförhållanden, fysiska krav samt eventuella relevanta förmåner eller fördelar. Anpassa tonen till att vara [professionell/avslappnad/engagerande] och anpassa innehållet efter branschstandarder."

System för kandidatspårning

Slutligen har vissa system för kandidatspårning (ATS) också mallar för arbetsbeskrivningar som du kan använda samt tips om hur du optimerar dina annonser för SEO så att de visas för rätt personer.

Se till att kontrollera dessa och, om ni har en intern SEO-specialist, kanske du också kan rådgöra med dem om vad mer du kan göra.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People

För fler råd om hur du skriver en arbetsbeskrivning och om rekrytering i allmänhet kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.