Teamnormer: Vad de är och hur man etablerar dem

Regler och riktlinjer är däremot formella och dokumenterade, ofta i form av policyer eller standardiserade arbetsrutiner.

Flexibilitet

Normer är flexibla och föränderliga och kan enkelt anpassas och utvecklas när teamet eller situationen förändras, utan formellt godkännande.

Regler och riktlinjer är mer rigida. På grund av sin formella karaktär kräver de godkännande från ledningen för att ändras.

Hur de skapas

Normer formas kollektivt genom teamets interaktioner och erfarenheter, medan regler och riktlinjer utvecklas och införs av någon med befogenhet (en ledare, en funktionell grupp eller organisationen).

Omfattning

Normer fokuserar på hur människor arbetar tillsammans i en specifik kontext. De är situationsbundna för ett team eller en grupp och är inte konsekventa i hela organisationen.

Regler och riktlinjer har en bredare omfattning och tillämpas vanligtvis konsekvent i hela organisationen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Ansvar och efterlevnad

Normer upprätthålls av teamet självt och bygger på ömsesidigt ansvar. Bristande efterlevnad hanteras genom återkoppling och diskussion, utan formella påföljder.

Regler och riktlinjer upprätthålls av en person eller funktion med befogenhet. Bristande efterlevnad får ofta formella konsekvenser.

Normer	Regler/riktlinjer
Ofta informella och oskrivna	Formella och dokumenterade
Mycket anpassningsbara	Rigida; kan endast ändras med ledningens godkännande
Formas kollektivt genom teamets interaktioner och erfarenheter	Skapas av ledningen och införs av någon med befogenhet
Fokuserar på hur människor arbetar tillsammans i vissa kontexter; situationsbundna	Har bred omfattning; oföränderliga
Upprätthålls av teamet självt; efterlevnaden bygger på ömsesidigt ansvar	Upprätthålls av någon med befogenhet; efterlevnaden får formella konsekvenser

Vikten av normer för högpresterande team

Normer bidrar till hög prestation genom att skapa den gemensamma förståelse som team behöver för att arbeta effektivt och samarbeta på ett framgångsrikt sätt. 

De hjälper teamet att hålla fokus på gemensamma mål och ansvar, vilket bidrar till att minska bruset från konkurrerande prioriteringar.

Att etablera teamnormer bidrar till att skapa en effektiv arbetsdynamik på tre viktiga sätt:

1. Konsekventa förväntningar och beteenden

För att prestera på en hög nivå behöver team konsekvens. Genom att fastställa inte bara vad människor gör i teamet utan också hur de gör det bidrar normer till att skapa fokus och produktivitet och eliminerar behovet av att avgöra hur arbetet ska utföras för varje projekt eller arbetsområde.

Normer skapar konsekventa förväntningar på hur teammedlemmarna samarbetar, fattar beslut och kommunicerar med varandra – allt detta minskar den oklarhet och de konflikter som kan bromsa team.

2. Ökat förtroende och samarbete

I sin berömda studie Project Aristotle fastställde Google att den främsta avgörande faktorn för ett högpresterande team är psykologisk trygghet – i grunden nivån av förtroende inom teamet. 

Normer påskyndar uppbyggnaden av förtroende och ömsesidigt ansvar genom att tydliggöra de förväntade beteendena kring att hålla åtaganden gentemot teamet, ta ansvar för misstag och samarbeta för att lösa problem.

3. Tydlighet kring prioriteringar

När teammedlemmar har gemensamma mål och en förståelse för hur deras individuella ansvarsområden stöder dessa mål kan alla prioritera utifrån samma gemensamma faktorer. 

De hjälper människor att fokusera sin tid och energi på de viktigaste projekten och besluten och undanröjer förvirring kring de högsta prioriteringarna för att uppnå resultat.

Exempel på teamnormer

Team kan skapa normer kring olika aspekter av sitt samarbete. Här är några exempel på de vanligaste typerna av normer.

1. När och hur teamet kommunicerar

Att fastställa gemensamma förväntningar på hur och när teamet kommunicerar, både internt och externt med tvärfunktionella samarbetspartner, är avgörande för att säkerställa tydlighet och produktivitet. Detta kan omfatta:

• Användning av kommunikationskanaler: När och hur teamet använder e-post jämfört med snabbmeddelanden, möten och allmöten
• Svarstider: Förväntade tidsramar för att svara på brådskande respektive icke-brådskande meddelanden och så vidare.
• Brådskande ärenden: Hur man kommunicerar när något är brådskande och vad som räknas som brådskande.
• Transparens i informationen: Hur transparent teamet är med information på olika nivåer inom teamet och organisationen.
• Förväntningar på möten: Vilka som bjuds in till möten, användning av dagordningar, förväntningar på sammanfattningar och vidareförmedling av information.

2. Hur beslut fattas i teamet

En gemensam förståelse för hur beslut fattas och kommuniceras ökar tydligheten och ansvarstagandet. 

Det säkerställer att beslut fattas effektivt och att teammedlemmarna förstår sin roll i processen. Några vanliga normer kring beslutsfattande är:

• Användning av specifika ramverk för beslutsfattande: Användning av verktyg som SWOT-analys, en beslutsmatris, RAPID eller RACI.
• Tydlighet kring vem som fattar beslutet: När teamet fattar beslut gemensamt, när beslutet fattas av ledaren och när beslutet delegeras till någon annan i teamet.
• Datadrivna beslut: Förväntningar på när data ska användas i stället för åsikter och hur mycket data som krävs för att fatta beslut.
• Omprövning av beslut: Kriterier för när det är acceptabelt att ompröva ett beslut.

3. Hur meningsskiljaktigheter kan lösas

Meningsskiljaktigheter är vanliga i team, men det är viktigt att skilja mellan olika åsikter och oenighet. 

Normer kan bidra till en sund debatt och förhindra att den eskalerar till konflikter som skadar teamets dynamik. Några exempel är:

• Aktivt lyssnande: Förväntningen att teammedlemmarna ska lyssna för att förstå snarare än lyssna för att svara.
• Uppmuntra öppen dialog: Att skapa en miljö där människor känner sig trygga med att diskutera och eventuellt framföra respektfullt avvikande åsikter.
• Acceptera att vara oense: Att fastställa förväntningar kring när debatter avslutas, beslut fattas och teamet går vidare trots att alla inte är överens om nästa steg.
• Lösningsbaserade diskussioner: Att åta sig att aktivt arbeta för att lösa oenighet i stället för att fastna i problemet.

4. Samarbete inom teamet och med tvärfunktionella samarbetspartner

Samarbete betyder inte samma sak för alla. Att fastställa normer för hur teamet arbetar tillsammans, både internt och med tvärfunktionella samarbetspartner, bidrar till att skapa en produktiv och inkluderande miljö. Exempel är:

• Proaktiv kommunikation: Att dela relevant information och uppdateringar för att uppmuntra informationsdelning och bryta ned stuprör.
• Att ge positiv och konstruktiv återkoppling: Förväntningen att teammedlemmarna regelbundet ska ge specifik, beteendebaserad återkoppling och vara öppna för att ta emot återkoppling.
• Respekt för expertis: Att erkänna och respektera teammedlemmarnas olika färdigheter och expertis samt utnyttja deras expertis på ett effektivt sätt.
• Ta in rätt samarbetspartner: Att säkerställa att rätt personer, utifrån roller och ansvarsområden, deltar i projekt samt i möten och diskussioner.

Steg för att fastställa teamnormer

Att medvetet fastställa teamnormer är en samarbetsprocess. Även om ledaren eller en neutral part (t.ex. en HR-partner) faciliterar processen, formas normer till sin natur gemensamt av teamet.

Följ dessa steg för att genomföra en effektiv session om teamnormer:

Samla in flera perspektiv

Beroende på teamets storlek kanske det inte är praktiskt eller meningsfullt att låta hela teamet delta i sessionen. 

Sessioner om teamnormer äger ofta rum på ledningsnivå, men för att säkerställa att perspektiv från alla nivåer i teamet beaktas bör du samla in information genom enkäter och samtal om sådant som:

• Befintliga teamnormer
• Föredragna kommunikationskanaler
• Mötesfrekvens och mötenas effektivitet
• Samarbetsverktyg (befintliga eller sådana som behövs)
• Aktuell teamdynamik
• Förväntningar på arbetet (t.ex. distansarbete, att svara på e-post efter arbetstid osv.)
• Feedback och erkännande
• Beslutsprocess
• Teamets värderingar och prioriteringar

Sammanställ och dela informationen med deltagarna före sessionen så att de får tid att läsa och ta till sig informationen.

Bedöm den aktuella situationen 

Bedöm den aktuella situationen med hjälp av den information du samlat in och deltagarnas perspektiv.

Det kan vara bra att skriva varje svar på självhäftande lappar så att du kan gruppera dem efter tema.

Gå sedan igenom temana och prioritera dem. Du kan till exempel upptäcka att sådant som faller under ”Arbetsförväntningar” redan finns på plats, medan sådant som rör ”Kommunikation” inte gör det. Fundera över:

• Vad fungerar bra och vill du bygga vidare på eller formulera som normer?
• Vad fungerar inte och skulle kunna förbättras genom att införa en ny norm?
• Vad ligger utanför diskussionens omfattning?

Du kan också börja se att det finns frågor som berör flera teman. Du kanske till exempel upptäcker att tillit, eller bristen på tillit, visar sig i kommunikation, samarbete, teamdynamik och beslutsfattande.

I så fall blir det mer effektivt att prioritera normer kring tillit än att formulera flera möjliga normer för en enskild kategori.

Några möjliga normer att överväga här är att uppmuntra gemensam problemlösning för att säkerställa att flera röster hörs och beaktas, skapa en tydlig återkopplingsloop som en del av projekt med fokus på ständiga förbättringar, offentligt uppmärksamma personer som vågar ta risker och lära sig av dem samt fastställa att alla beslut kommuniceras via e-post inom 24 timmar efter att besluten har fattats.

Brainstorma för att definiera nya normer

Brainstorma för att skapa definitioner för varje tema eller kategori. Formulera dem som ”jag”-meningar. Till exempel ”Jag erkänner när jag gör ett misstag” i stället för ”Personer erkänner när de gör misstag”. 

När definitionerna görs personliga kan varje person se sig själv och sitt eget beteende i dem.

Det är också bättre att använda ett enkelt språk i stället för ”företagsspråk”. Skriv till exempel ”Jag rådfrågar ämnesexperten och litar på hens rekommendation” i stället för ”Rådfråga ämnesexperter och använd deras expertis som underlag för beslutsfattandet”.

Gå igenom normerna när de har skrivits ned och fundera på vad som saknas och vad som är överflödigt innan du slutför listan.

Det finns inget perfekt antal normer, och målet är inte att skapa en norm för allt. Börja med att ta itu med några grundläggande frågor med fokus på kommunikation och tillit, eller behandla de största konfliktpunkterna.

Om teamet till exempel är frustrerat eftersom personer känner sig oinformerade om vad som händer i hela teamet, kan ni införa en veckovis avstämning där varje område ger en statusuppdatering.

Presentera dem för teamet och få med teamet

När normerna har slutförts delar du dem med teamet. Här följer några riktlinjer:

• Förklara syftet med att skapa normerna och hur de kommer att hjälpa teamet
• Påminn teamet om att du samlade in synpunkter från olika nivåer som underlag för de slutliga valen
• Beskriv normen och de beteenden som förväntas av personerna
• Skapa utrymme för personer att ställa frågor och ge feedback
• Förklara hur teammedlemmarna kommer att hålla varandra ansvariga för att upprätthålla normerna

Att presentera normerna på ett teammöte är ett bra sätt att visa entusiasm för och tilltro till normerna, engagera människor och tydliggöra förväntningarna. 

För framtida bruk, se till att medarbetarna kan hänvisa till normerna – i ett dokument på en sida eller på en webbplats som delas av teamet.

Att visa beteendena och hålla människor ansvariga

För att säkerställa att människor snabbt tar till sig normerna är det viktigt att ledare visar dem i sina interaktioner.

Att visa att normerna gäller alla skapar trovärdighet och hjälper teammedlemmarna att följa det beteende som modelleras.

Om en norm till exempel är att alla möten börjar och slutar i tid kommer människor att lägga märke till om ledare kommer sent till möten eller låter dem dra över tiden.

Det är också viktigt att uppmärksamma när teammedlemmar följer normerna på små sätt (t.ex. genom att ge personen en positiv kommentar direkt) och på större sätt (t.ex. genom att fira en framgång på ett teammöte).

Samtidigt bör teammedlemmarna hålla varandra ansvariga och ge återkoppling i realtid när de märker att någon inte visar normerna. Beteendeförändring kan ta tid, och till en början kan människor helt enkelt behöva en påminnelse eller lite vägledning. 

När teammedlemmarna känner att det både är tryggt och förväntat att på ett konstruktivt sätt hålla varandra ansvariga flyttas ansvaret för detta från enbart ledarskapet till hela teamet.

Slutligen bör normerna ses över när förutsättningarna förändras. Om ditt företag till exempel går från att de flesta arbetar på kontoret till att de flesta medarbetare arbetar enligt ett hybridschema, är det klokt att se över normerna för virtuellt respektive personligt samarbete samt förväntningarna kring kommunikation.

Genom att förbli flexibel och anpassningsbar i de förutsättningar som omger teamet kommer normerna att förbli relevanta och användbara.

Fallstudie om teamnormer: Att anamma ett ”första team”-tankesätt

För några år sedan arbetade jag med ett ledarteam bestående av seniora chefer som ansvarade för olika funktioner inom en och samma affärsenhet.

Även om teammedlemmarna tyckte om varandra och träffades regelbundet tog beslutsfattandet mycket tid och hamnade ofta hos teamledaren. 

De funktionella teamen upplevde att de ofta fick olika mycket information och ibland kände att ledarteamet inte hade koll på vad som pågick inom de olika funktionerna.

Avdelningschefen ville att hennes ledarteam skulle känna ett större ansvar för hela affärsenheten. 

Jag faciliterade ett möte om teamnormer med fokus på Patrick Lencionis koncept första team – idén att chefer och ledare, i stället för att prioritera de personer som rapporterar till dem, bör prioritera sina kollegor och arbetet med att leda verksamheten som helhet.

Under mötet gjorde ledarna följande:

• Utforskade sina tankar och reaktioner kring att gå från ett funktionsfokuserat tankesätt till ett ”första team”-tankesätt.
• Diskuterade beteendena i ett ”första team”-tankesätt, bland annat att omfamna det större bästa, ha tydliga och gemensamma förväntningar samt medvetet arbeta för att bygga teamet.
• Brainstormade kring specifika förväntningar och beteenden som skulle forma hur de interagerade med varandra.
• Skapade en lista över normer för ledarteamet.

Vid mötets slut enades ledarteamet om att de skulle:

• Träffas regelbundet utan teamledaren och föra rekommendationer och beslut vidare till affärsenhetens chef för slutligt godkännande.
• Använda ”Vad är bäst för affärsenheten?” som det första filtret när de fattar beslut.
• Först hitta områden där de var överens och därefter diskutera olika åsikter.
• Konsekvent kommunicera information genom sina respektive funktioner.

Genom att tillsammans skapa sina teamnormer fick ledarna ett egenintresse i att hålla sig själva och sina kollegor ansvariga, vilket ledde till högre tillit och enklare samarbete. 

Som följd kunde ledarteamet ta en mer aktiv roll i beslutsfattandet och problemlösningen för teamet som helhet.

Även deras team märkte fördelarna. Tack vare sitt engagemang för samarbete såg ledarteamet till att flera perspektiv alltid beaktades och att resultaten gynnade hela teamet, inte bara specifika områden.

Affärsenhetens chef upptäckte att hennes ledarteam ofta fattade beslut utan att behöva mer från henne än hennes synpunkter och slutliga godkännande, vilket frigjorde tid för henne att leda organisationen tillsammans med sitt ”första team”.

Praktiska lärdomar

Om du funderar på hur du själv kan börja skapa teamnormer får du här tre praktiska lärdomar som hjälper dig att komma igång:

1. Identifiera behovet av normer i teamet. Fundera på vad som är utmanande i teamet och överväg områden där det finns ineffektivitet. Om teamet känner sig tillräckligt informerat behöver ni förmodligen inte börja med kommunikationen. Om medarbetarna ofta är frustrerade över att de inte involveras i projekt där de har expertis, är det där ni bör börja.
2. Spåna tillsammans. Normer skapas gemensamt genom diskussion och debatt. Låt inte bara alla skriva ner sina tankar i ett Google-dokument och utgå från det, utan gör processen samarbetsinriktad.
3. Var flexibla och följsamma. När du och ditt team har skapat normer bör ni återkomma till dem regelbundet, särskilt när något i teamet eller omgivningen förändras. Era teamnormer bör vara anpassade efter situationen och kännas mycket relevanta.

Prenumerera på People Managing Peoples nyhetsbrev

För ytterligare stöd i att skapa högpresterande team kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.